Manajemen Arsip Digital Berbasis SIMAK dalam Peningkatan Layanan

Administrasi di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

Winka Surya Fatahillah

NIM. 11150251000007

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1441 H / 2019 M

i

LEMBAR PENGESAHAN

MANAJEMEN ARSIP DIGITAL BERBASIS SIMAK DALAM PENINGKATAN

LAYANAN ADMINISTRASI DI MADRASAH PEMBANGUNAN UIN JAKARTA

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan

memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

WINKA SURYA FATAHILLAH

NIM. 11150251000007

Di Bawah Bimbingan

ALFIDA, MLIS.

NIP. 19710215 199903 2 001

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1440/2019 M

ii

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Winka Surya Fatahillah

NIM : 11150251000007

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Manajemen Arsip Digital

Berbasis SIMAK dalam Peningkatan Layanan Administrasi di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta” adalah benar merupakan karya sendiri dan tidak

melakukan tindakan plagiat dalam penyusunan skripsi dan saya telah

mencantumkan sumber pengutipannya dalam daftar pustaka.

Saya bersedia untuk melakukan proses yang semestinya sesuai dengan undang-

undang jika ternyata skripsi ini secara prinsip merupakan plagiat atau jiplakan dari

karya orang lain.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari

menjadi tanggung jawab saya.

Jakarta, 10 Juli 2019

Winka Surya Fatahillah

iii

ABSTRAK

Winka Surya Fatahillah (NIM. 11150251000007). Manajemen Arsip Digital

Berbasis SIMAK dalam Peningkatan Layanan Administrasi di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta. Di bawah bimbingan Alfida, MLIS (19710215

199903 2 001) Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip digital

berbasis SIMAK dalam peningkatan layanan administrasi di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, dengan teknik pengumpulan data

melalui wawancara, observasi dan studi pustaka. Berdasarakan hasil penelitian

menunjukan bahwa, penerapan manajemen arsip digital berbasis SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta sudah menyesuaikan dengan teori

manajemen arsip digital. SIMAK memiliki peran terhadap penciptaan arsip

digital, penemuan kembali informasi, dan SIMAK sudah menyesuaikan

perkembangan teknologi. Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital

didalam SIMAK dengan cara menguasai menggunakan SIMAK, memenuhi

kebutuhan pengguna SIMAK, dan penggabungan keseluruhan arsip.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Digital, Layanan Administrasi Sekolah,

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

iv

ABSTRACT

Winka Surya Fatahillah (NIM. 11150251000007.) Digital Archive Management

Based on "SIMAK" in improving Administrative services in Madrasah

Development University of Islamic Negeri Jakarta. Under the guidance

of Alfida, MLIS (19710215 199903 2 001) library science study program

Faculty of Adab and Humanities Syarif Hidayatullah state the University

of Islamic Negeri Jakarta.

This research focus on SIMAK-based digital archive management in improving

administrative services in Madrasah Pembangunan UIN Jakarta. The method of

this research is descriptive-qualitative method. The data collection collected

through interviews, observation and literature. Based on the observations of the

researcher, SIMAK has a role in managing digital records in Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta has adjusted to the theory of digital archive

management. SIMAK has a role in the creation of digital archives, information

recovery, and SIMAK has adjusted technological developments. Improve the

quality of managing digital records within SIMAK by mastering using SIMAK,

meeting the needs of SIMAK users, and merging the entire archive.

The keywords : Digital Archive Management, School Administration Services,

Madrasah UIN Jakarta.

v

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim.

Puji syukur kehadirat Allah SWT telah memberikan nikmat ihsan, iman

dan islam, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Manajemen Arsip

Digital Berbasis SIMAK Dalam Peningkatan Layanan Administrasi Di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta” ini dengan baik terdapat banyak

kendala dan juga hambatan yang penulis hadapi saat penulisan skripsi ini, namun

itu semua penulis jadikan pembelajaran yang berharga dalam kehidupan bahwa

dibalik kesulitan pasti ada kemudahan hidayah yang didapatkan.

Kepada semua pihak yang selalu memberikan semangat serta motivasi

kepada penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini, penulis ucapkan

terimakasih. Setiap perkataan, perbuatan, bantuan yang diberikan, waktu dan juga

tenaga yang disisihkan sangatlah berarti bagi penulis. Terlebih kepada kedua

orang tua penulis, Ayah Chasmon Evwin dan Ibu Afriyani M Tanjung, serta adik-

adik Chairul Ivankha dan Farela Yadika atas kesabaran, keikhlasan, doa dan

dukungan lahir maupun bathin yang tiada habisnya dengan itu penulis mampu

bertahan menyelesaikan dan melalui ini semua.

Kepada pihak-pihak yang telah terlibat dalam proses penyelesaian skripsi

ini, izinkan penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Umar Lubis, Lc., MA, selaku

Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Syaiful Umam, M,A Ph. D, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora

vi

3. Ibu Siti Maryam, M. Hum, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan.

4. Bapak Amir Fadhila, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan.

5. Ibu Alfida, MLIS selaku dosen pembimbing penulis yang selalu

memberikan masukan-masukan serta arahan kepada penulis dalam

menyelesaikan skripsi.

6. Seluruh Bapak/Ibu dosen program studi Ilmu Perpustakaan atas ilmu yang

diberikan selama penulis melalui bangku perkuliahan.

7. Pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta yang telah memberikan

kesempatan kepada penulis untuk menjadikan tempat penelitian.

Khususnya Bapak/Ibu Guru, Karyawan DIKJAR, Bapak Yon Sugiyono,

dan Keluarga Besar Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

8. Sahabat penulis Febby Priscilya atas segala waktu yang diluangkan untuk

mencari referensi skripsi, Mega Rahmadini penghibur penulis dalam suka

maupun duka selama pelaksanaan skripsi, dan Sultan Luthfi MT atas

segala waktu dan tenaga yang disempatkan untuk membantu mengerjakan

skripsi, memberikan motivasi masa depan agar dapat menyelesaikan

skripsi dengan cepat.

9. Teman-teman seperjuangan mengerjakan skripsi dan sudah mengenal

penulis suka maupun duka selama 4tahun dibangku perkuliahan Annisa

Tri O, Syafira Dwi Cahyani, Yuliani Safitri, Novanda Sekarvia, Ika Destry

vii

L, Ira Rahmawati, Dita Zukhrotussholihah, JIPERS A 2015, JIPERS 2015,

HMJ IP.

10. Tidak lupa pula kepada sahabat-sahabat penulis sejak SMP s/d SMA Erni,

Tika, Dina, Nina, Venny, Intan, Audy, Kori, Mila, dan Indah atas

memberikan semangat dan motivasi dalam mengerjakan skripsi.

11. Teman-teman perjuangan selama KKN Formicidae 019 2018 satu bulan di

Kronjo Tangerang khususnya Fay, Lulu, Nadya, dan Kamila yang telah

memberikan semangat dan motivasi dalam menyelesaikan skripsi.

12. Kepada pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu,

namun tidak mengurangi rasa terimakasih penulis atas segala bantuan doa

baik moral maupun materil, waktu dan tenaga yang dihabiskan.

Penulis memahami betul terdapat banyak kekurangan dalam

menyelesaikan skripsi ini, maka kritik dan saran yang positif sangat

penulis harapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga kebaikan yang

telah diberikan kepada penulis akan mendapatkan balasan yang setimpal

oleh Allah SWT. Amin ya robbal alamin.

Jakarta, 10 Juli 2019

Winka Surya Fatahillah

viii

DAFTAR ISI

ABSTRAK ........................................................................................................................ iii

ABSTRACT ...................................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ xi

DAFTAR TABEL ........................................................................................................... xii

BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ...................................................................................................... 1

B. Pembatasan dan Rumusan Masalah ................................................................... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................................................... 7

D. Definisi Istilah ........................................................................................................ 8

E. Sistematika Penulisan ........................................................................................... 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR ................................................................................ 11

A. Manajemen Arsip Digital ................................................................................... 11

1. Penciptaan Arsip Digital ................................................................................... 13

2. Penyimpanan Arsip Digital ............................................................................... 15

3. Penemuan Kembali Informasi Arsip Digital ..................................................... 17

4. Jadwal Retensi Arsip Digital ............................................................................. 19

5. Peralatan Arsip Digital ...................................................................................... 22

B. Arsip Digital ........................................................................................................ 25

1. Sejarah Arsip Digital ......................................................................................... 28

2. Kriteria Arsip Digital ........................................................................................ 30

C. Layanan Administrasi Sekolah .......................................................................... 32

1. Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah ..................................................... 36

2. Administrasi Kesiswaan .................................................................................... 37

ix

D. Penelitian Terdahulu .......................................................................................... 39

BAB III METODE PENILITIAN ................................................................................. 42

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ....................................................................... 42

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................. 43

C. Sumber Data ........................................................................................................ 48

D. Penetapan Informan ........................................................................................... 48

E. Teknis Analisis Data ........................................................................................... 52

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................................... 54

A. Setting Lokasi Penelitian ......................................... Error! Bookmark not defined.

1. Selayang Pandang Madrasah Pembangunan UIN Jakarta ................................ 54

2. Struktur Organisasi ........................................................................................... 58

3. Visi, Misi, dan Tujuan ...................................................................................... 59

4. SIMAK .............................................................................................................. 61

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ..................................................................... 63

1. Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta ................................................................................................................ 63

a. Penciptaan Arsip Digital ......................................................................... 64

b. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip .......................................... 66

c. Manipulasi Arsip Digital…………………….………………………….68

d. Distribusi Arsip Digital…………………………………………………70

e. Penyusutan Arsip Digital……………………………………………….72

2. Peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta ................................................................................................................ 73

a. Penciptaan Arsip Digital ......................................................................... 74

b. Penemuan Kembali Informasi................................................................. 81

c. Penyesuaian Perkembangan Teknologi .................................................. 84

3. Cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK ................ 90

a. Menguasai menggunakan SIMAK .......................................................... 90

x

b. Memenuhi Kebutuhan Pengguna SIMAK .............................................. 93

c. Penggabungan Keseluruhan Arsip .......................................................... 98

BAB V PENUTUP ......................................................................................................... 103

A. Kesimpulan ........................................................................................................ 103

B. Saran .................................................................................................................. 104

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 106

LAMPIRAN

BIODATA

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 ........................................................................................................... 51

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 ............................................................................................................. 30

Tabel 3.1 ............................................................................................................. 43

Tabel 3.2 ............................................................................................................. 48

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring berkembangnya zaman, informasi sudah menjadi kebutuhan

pokok bagi manusia dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, pada hakikatnya

manusia merupakan makhluk yang rasa keingin tahuan akan informasi sangat

banyak dan tidak pernah puas. Sumber informasi terpercaya di zaman

teknologi canggih sekarang tidak hanya dari internet maupun buku saja

melainkan arsip, di setiap perusahaan pemerintah maupun swasta pasti

dilibatkan oleh pengelolaan arsip sebagai salah satu aktivitas yang

berpengaruh besar dalam melakukan pelayanan administrasi.

Salah satu pekerjaan kantor yang utama adalah mengelola arsip. Arsip

dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm,

rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala

macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara

penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai

bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,

keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-

kegiatan suatu organisasi, atau karena pentingnya informasi yang terkandung

di dalamnya.1

Arsip merupakan hasil catatan rekaman kegiatan atau sumber

informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,

1 Suparjati,Tuginem, dan Pudji Rahayu, Tata Usaha dan Kearsipan (Yogyakarta,

Penerbit Kanisius, 2000), . 10

2

organisasi maupun individu. Arsip bisa berupa berbagai media berupa surat,

piagam, buku, laporan, panggilan telpon, dan sebagainya. Dalam Undang-

Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan pereorang

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2

Pengelolaan Arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat sejarah organiasi

tersebut yang bermanfaat untuk penelitian, pengambilan pertimbangan

keputusan, atau penyusunan program kerja yang telah berkembang dari

organisasi tersebut. Menurut nilai atau kegunannya, ada bermacam-macam

arsip, misalnya arsip yang mempunyai nilai informasi (pengumuman,

pemberitahuan, undangan, dan sebagainya), arsip yang mempunyai nilai

kegunaan administrasi (ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan,

prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya), arsip yang mempunyai

nilai kegunaan hukum (akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-

peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, keputusan

peradilan, bukti kejahatan, dan sebagainya).3

2 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan: untuk Organisasi

Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan (Bandung, Pustaka Setia Bandung, 2015), .1 3 Suparjati, Tuginem, dan Pudji Rahayu, Tata Usaha dan Kearsipan (Yogyakarta,

Penerbit Kanisius, 2000), 11.

3

Sesuai perkembangan teknologi yang canggih selalu terhubung dengan

pengolahan data yang menghasilkan informasi baru, yang berpengaruh

terhadap perencanaan dan pengembangan sistem infromasi di perusahaan

maupun organisasi bertujuan untuk melaksanakan visi dan misi dari

perusahaan atau organisasi tersebut. Pengolahan arsip sudah mengalami

kemajuan menjadi arsip elektronik. Pada dasarnya arsip elektronik merupakan

arsip yang diolah, digunakan dan dipelihara dengan menggunakan sistem

komputer. Menurut Australia Archieve dalam buku Managing Electronic

Record, arsip elektronik adalah arsip yang tercipta dan terpelihara sebagai

bukti dari transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer

dan diolah didalam dan di antara sistem komputer.4

Perkembangan teknologi selalu menghadirkan update terbaru

mempengaruhi proses kegiatan pendidikan, berhubung dengan penciptaan

arsip elektronik sekolah memiliki fungsi memudahkan pekerjaan penginputan

arsip, menghemat kertas maupun tempat penyimpanan arsip sekolah, memiliki

nilai informasi terakurat, proses penemuan kembali informasi dengan cepat

dan lengkap. Secara teknis arsip elektronik mudah dibuat dan digunakan tetapi

tidak untuk perawatan dan pelestariannya. Arsip elektronik memiliki

kekurangan dan kelebihan masing-masing, arsip elektronik akan menjadi

bentuk arsip di masa depan, di mana arsip kertas akan tergantikan akibat

mudahnya pembuatan dan penggunaan arsip elektronik.

4 Agus Sugiharto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik: Panduan

Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik (Yogyakarta, Penerbit Gava Media, 2014), 85.

4

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pembina kearsipan

nasional mempunyai kewajiban dalam membuat pedoman serta standar di

dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis. Dikarenakan kewajiban inilah

maka ANRI membuat sebuah model aplikasi untuk pengelolaan arsip dinamis

dan model aplikasi untuk pengolahan dan pengelolaan arsip statis. Model

aplikasi tersebut saat ini disebut sebagai Sistem Informasi Kearsipan Dinamis

(SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Aplikasi tersebut bebas

digunakan oleh instansi atau lembaga yang membutuhkan dengan cuma-

cuma.5

Kualitas layanan dapat mempengaruhi kemajuan suatu organisasi

dalam memuaskan kebutuhan konsumen, organisasi pendidikan memiliki

kualitas yang baik tergantung dengan kinerja organisasi tersebut. Fungsi dari

Administrasi sekolah menjangkau keseluruhan aktivitas organisasi sekolah

tersebut, layanan administrasi merupakan salah satu upaya yang dilakukan

oleh pegawai bagian tata usaha dalam melayani pihak yang berada di

lingkungan sekolah.

Manajemen layanan khusus di sekolah pada dasarnya ditetapkan dan

diorganisasikan untuk mempermudah atau memperlancar pembelajaran, serta

dapat memenuhi kebutuhan khusus peserta didik sekolah. Layanan khusus

diselenggarakan di sekolah dengan maksud untuk memperlancar pelaksaaan

pengajaran dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Pendidikan

5 Imam Mulyantono, Materi pokok otomasi dalam kearsipan (Banten, Penerbit

Universitas Terbuka, 2016), 3.11.

5

di sekolah juga berusaha agar peserta didik senantiasa berada dalam keadaan

baik, yang menyangkut aspek jasmani maupun rohaninya.6

Tidak semua sekolah memperhatikan kepentingan nilai guna arsip

hanya memfokuskan saja dalam bidang pendidikan, di Madrasah

Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sangat memprioritaskan arsip

untuk kegunaan informasi jika dibutuhkan selalu tersedia. Masalah dalam

bidang kearsipan pada kenyataannya masih banyak orang yang tidak

memperhatikan yang terlalu mendalam, maka dari itu seklah merupakan

organisasi yang dapat menyempurnakan pengelolaan kearsipan sekolah itu

sendiri secara optimal agar mencapai tujuan dari sekolah tersebut.

Umat manusia sebagai khalifah di bumi harus melakukan hal kebaikan

mempertanggung jawabkan segala pekerjaan yang sudah diberikan amanah.

Allah berfirman dalam Al-Quran Surat Ali Imran ayat 22 yang berbunyi :

“Mereka itulah orang-orang yang sia-sia pekerjaannya di dunia dan di akhirat, dan

mereka tidak memperoleh penolong.”

Makna dari ayat al-qur‟an diatas dengan penelitian ini bahwa, pentingnya

meningkatkan kualitas program kinerja yang telah dibuat harus dilaksanakan jika

manusia tidak menjalankan tugas kewajiban dan tanggung jawab yang telah

diberikan akan rugi dalam kehidupan di dunia maupun di akhirat, maka dari itu

6 Wildan Zulkarnain, Manajemen Layanan Khusus Di Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara,

2018), 4.

6

kita sebagai umat manusia harus melaksanakan tugas yang ada selama masih

hidup dan tidak akan menyesal di akhirat nanti.

Dewasa ini telah banyak hadir aplikasi terkait pengelolaan arsip dan

otomasi kearsipan, Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) ONLINE

merupakan sistem digital arsip yang dimiliki oleh Bagian Tata Usaha Madrasah

Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang terbentuk sejak Januari 2015

yang bekerja sama dengan pihak ketiga, berisikan segudang informasi arsip

penting tentang kurikulum Madrasah Pembangunan. Sistem tersebut belum

berjalan secara optimal dikarenakan beberapa kendala, tenaga khusus ahli arsip

tidak tersedia, tumpukan arsip lama tidak diinput ke dalam sistem.

Berdasarkan hasil observasi awal pada Madrasah Pembangunan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta dalam pengelolaan kearsipan terdapat beberapa kendala.

Kendala pertama keefektivitasan dan keefisienan dalam mengelola arsip lama

menggunakan banyak waktu di Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta, Kendala kedua hanya memfokuskan kepada arsip baru saja arsip lama

tidak dikelola dalam sistem SIMAK, Kendala ketiga kurangnya tenaga ahli dalam

bidang khusus arsip (Arsiparis).

Seiring permasalahan yang telah terjadi di Madrasah Pembangunan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta dan ketertarikan penelitian mengenai pengelolaan

kearsipan, maka peneliti melalui sejumlah pertimbangan penulis tertarik untuk

meneliti dan mengkaji lebih lanjut mengenai pengelolaan kearsipan ini kemudian

dijelaskan kedalam skripsi yang berjudul “Manajemen Arsip Digital berbasis

SIMAK di Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”

7

B. Pembatasan dan Rumusan Masalah

Berdasarkan Latar Belakang yang sudah dijelaskan diatas, penulis

akan memfokuskan penelitian terhadap manajemen arsip digital berbasis

simak dalam peningkatan layanan administrasi sekolah. Fokus penelitian ini

dibuat agar tidak menyimpang dari apa yang diteliti sehingga maksud yang

diinginkan dapat disampaikan terhadap pembaca yang ingin memenuhi

kebutuhan informasinya.

Berdasarkan penjelasan pembatasan masalah di atas, penulis

menetapkan beberapa rumusan masalah penelitian sebagai berikut :

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

2. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

3. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam

SIMAK Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Dari rumusan masalah diatas, tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui manajemen arsip digital berbasis SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2. Untuk mengetahui peran SIMAK dalam proses pengelolaan arsip digital di

Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

3. Untuk mengetahui cara meningkatkan kualitas arsip didalam SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

8

Dari penjelasan tujuan penelitian, dapat menghasilkan manfaat yang

diharapkan dari peneliti yaitu :

1. Dapat menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, wawasan terhadap

pengelolaan kearsipan di Madrasah Pembangunan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Memberikan rujukan dan pemahaman dalam pengelolaan kearsipan dalam

pembelajaran.

3. Syarat penting untuk mendapatkan gelar Strata 1 Jurusan Ilmu

Perpustakaaan.

D. Definisi Istilah

Manajemen proses pengelolaan atau pengarahan suatu organisasi

dalam mencapai tujuan utama dari organisasi tersebut melalui sumber daya

yang lengkap dari masing-masing divisi dengan proses tahapan manajemen

dan fungsi-fungsi pokok yang ditampilkan oleh seorang manajer atau

pemimpin, yaitu Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing),

Kepemimpinan (Leading), dan pengawasan (Controlling)..

Arsip Digital atau yang lebih sering didengar sekarang yaitu arsip

elektronik memiliki transformasi dari manual berupa berbentuk fisik beralih

menjadi data perangkat lunak yang menggunakan sistem komputer.

SIMAK Online Sistem Informasi Manajemen Akademik atau

disingkat SIMAK Online Madrasah Pembangunan yang berfungsi untuk

mengatur jadwal akademik sekolah untuk mempermudah orangtua untuk

mengetahui perkembangan nilai dari siswa tersebut tanpa menunggu moment

9

mengambil nilai rapot siswa kesekolah dimanapun dan kapanpun dengan

menggunakan jaringan internet lalu memiliki akun dari website SIMAK agar

bisa mengetahui informasi nilai siswa.

Administrasi merupakan proses pekerjaan dalam melayani seseorang

dalam mengelola dan mengatur masuk dan keluarnya kegiatan organisasi

tersebut.

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta lahir berawal dari keinginan

tokoh-tokoh di Departemen Agama dan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta akan

adanya pendidikan Islam yang representatif. Pada awal tahun 1972, Panitia

Pembangunan Gedung Madrasah Komprehensif dibentuk oleh Rektor IAIN

Syarif Hidayatullah Jakarta, Prof. H.M. Toha Yahya Omar (alm).

E. Sistematika Penulisan

Bab I : Pendahuluan

Bab ini terdiri atas landasan pemikiran yang menjadi latar belakang

penelitianini harus dilakukan, diikuti dengan uraian pembatasan

dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan.

Bab II : Tinjauan Literatur

Bab ini ditulis untuk memberikan gambaran kepada pembaca dan

membahas tentang landasan-landasan teori yang digunakan, sesuai

dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti, yang diambil dari

literature-literatur yang berkaitan dan penelitian yang relevan

10

dengan topik penelitian meliputi : pengertian arsip, pengelolaa

ndigitalisasi arsip sekolah, jenis arsip sekolah

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis pendekatan yang digunakan,

teknik pengumpulan data yang dilakukan, dan teknik pengolahan

serta analisis data dalam memperoleh hasil penelitian.

Bab IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini membahas hasil penelitian yang mencakup profile objek

penelitian, hasil penelitian, dan pembahasan.

Bab V : Penutup

Bab ini merupakan akhir dari penelitian, terdiri atas penarikan

kesimpulan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupan saran-saran.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Manajemen Arsip Digital

Istilah manajemen secara umum bisa digunakam untuk bermacam-

macam organisasi, baik yang menghasilkan laba maupun jasa, misalnya

perusahaan besar/kecil/sedang, sekolah, rumah sakit, dan sebagainya. Istillah

tersebut juga digunakan untuk mengelola berbagai pekerjaan kantor, seperti

manajemen sumber daya manusia, manajemen pembelanjaan atau keuangan.7

Tujuan Manajemen ialah untuk memenuhi misi yang diemban, yaitu

menyelesaikan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen merupakan suatu alat bagi organisasi untuk mencapai tujuan.

Tujuan itu akan dapat dicapai tepat pada waktunya jika dalam keadaan baik.

Manajemen yang baik ialah manajemen yang tidak jauh menyimpang dari

konsep dan yang sesuai dengan objek yang ditangani serta tempat organisasi

itu berada.8

Manajemen arsip pada dasarnya adalah dapat menciptakan penataan

arsip yang sistematis, jaminan dan mutu penyimpanan arsip dengan aman dan

terpelihara hingga penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan sumber

informasi. Manajemen kearsipan ini secara umum menyajikan tentang

pengelolaan arsip kantor, baik arsip konvensional maupun arsip elektronik,

7 Laksmi, dkk, Manajemen Perkantoran Modern (Jakarta: Rajawali Press, 2016), 21.

8 Rohiat, Manajemen Sekolah : Teori Dasar Dan Praktik Dilengkapi Dengan Contoh

Rencana Strategis Dan Rencana Operasional (Bengkulu: PT Refika Aditama, 2012), 4.

12

dengan harapan dapat membantu para praktisi perkantoran apabila mengalami

kesulitan dalam pengelolaan arsip.9

Manajemen kearsipan di era teknologi yang sudah maju ini

menghadirkan inovasi terus-menerus dalam hal pengelolaan kearsipan yang

sudah berubah dari manual menjadi digital, dalam penerapan manajemen

kearsipan digital dimulai dari perencanaan, pengawasan, pengarahan,

pengorganisasian, pelatihan, pengembangan Aktivitas organisasi dapat berupa

pengelolaan sumber daya organisasi maupun proses pelaksanaan kerja yang

diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk menjamin agar aktivitas

tersebut dapat mencapai hasil yang diharapkan, diperlukan upaya manajemen

dalam pelaksanaan aktivitasnya.10

Melaksanakan manajemen kinerja akan memberikan manfaat bagi

organisasi, tim, dan individu. Manajemen kinerja mendukung tujuan

menyeluruh organisasi dengan mengaitkan pekerjaan dari setiap pekerja dan

manajer pada keseluruhan unit kerjanya. Pekerja memainkan peran kunci atas

keberhasilan organisasi . Seberapa baik seseorang pemimpin mengelola

kinerja bawahan akan secara langsung memengaruhi kinerja individu, unit

kerja, dan seluruh organisasi.11

Kehadiran arsip elektronik secara tidak langsung juga telah menuntut

pengelolaanya untuk berfikit dan bekerja diluar kapasistasnya. Dalam

9 Sularso Mulyono, “Manajemen Kearsipan,” UNNES Press Semarang, Khazanah, Jurnal

Pengembangan Kearsipan 9, No. 3 (2011): 65. 10

Wibowo, Manajemen Kinerja (depok: PT Raja Grafindo, 2017), 11. 11

Wibowo, Manajemen Kinerja (Depok: PT Raja Grafindo, 2017), 3.

13

mengelola arsip elektronik, tentu membutuhkan pengetahuan dan kemampuan

khusu dalam tata kelola kearsipan ditambah dengan pengetahuan komputer.12

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan dan

penerapan manajemen arsip digital maupun sistem informasi kearsipan harus

memiliki komponen sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, saling kerjasama membentuk satu kesatuan

Pelaksanaan Manajemen Arsip yang baik, sangat diperlukan oleh

sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan arsip atau kearsipan mencakup

proses penyusunan dan penyimpanan dokumen-dokumen dari mulai sekolah

itu didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru, siswa keluar atau pindah,

kelulusan siswa, pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan

kependidikan di sekolah itu.13

1. Penciptaan Arsip Digital

Seperti arsip cetak atau manual, pengelolaan arsip digital juga

membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk

mengelola arsip digital berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software). Hardware merupakan peralatan berupa fisik yaitu

komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software

12

Machsun Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi,” UIN Sunan

Kalijaga, Yogyakarta, Khizanah Al-Hikmah, Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kerasipan

4, No. 2 (2016): 169. 13

Zenith Mar‟atussolehah, “Manajemen Arsip Bidang Kesiswaan Di SMP Muhammadiyah 31

Jakarta,” Improvement, Jurnal Ilmiah Untuk Peningkatan Ilmiah, Manajemen Pendidikan 1, No. 1

(2014): 3.

14

merupakan program-program dari komputer yang berguna untuk

menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki.

Semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah,

dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada

pengguna, maka pada masa teknologi modern seperti sekarang ini, telah

terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan

dengan menggunakan alat-alat elektronik. Sistem pengelolaan arsip

dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara

terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras,

jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen

fisik yang selama ini dilakukan.14

Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang

berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca

secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital,

seperti komputer atau lainnya. Media pembaca data digital yang saat

ini populer antara lain: Hard Disk Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD

atau bentuk lainnya. Sementara media penyimpanan digital yang sekarang

umum digunakan adalah menggunakan harddisk, karena memiliki

kapasitas yang besar, harga yang relatif murah, daya tahan yang cukup

baik, dan dapat dintegrasikan ke dalam sistem server komputer.15

14

Eva Mirza Syafitri, “Pengelolaan Arsip Elektronik Pada Bagian Administrasi Jurusan

Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Madiun,” Politeknik Negeri Madiun, Epicheirisi, Jurusan

Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Madiun 2 , No. 1 (2018): 7. 15

Sambas Ali Muhidin, “Pengelolaan Arsip Digital,” Universitas Pendidikan Indonesia,

Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen 2, No. 3 (2016): 179.

15

Menghasilkan penciptaan arsip digital yaitu dengan cara

pemindaian dokumen, pemindaian dokumen adalah memindahkan

dokumen baik yang diterima (untuk disimpan) maupun yang akan dikirim,

dari bentuk hard file (print, cetak, hasil tik, tulisan tangan, foto, lukisan)

ke dalam bentuk soft file.

Pengarsipan dalam bentuk dokumen elektrik dengan menggunakan

data utama di input melalui scanner, hasil scanner disimpan dengan

meliputi 3 Jenis file yaitu:

a. File PDF digunakan untuk pencairan arsip (surat) atau dokumen

dan sekaligus dokumen dapat diprint

b. File JPG digunakan untuk menampilkan berupa gambar arsip

(surat) atau dokumen

c. File TXT digunakan untuk melakukan pengisian buku agenda

surat masuk dan surat keluar.16

2. Penyimpanan Arsip Digital

Proses penyimpanan arsip digital dengan aplikasi memiliki jenis

informasi sesuai klasifikasi, suatu file data bisa terdiri dari satu record atau

lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah

oleh sistem operasi yang mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media

yang bersangkutan.

Salah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karena

ketepatan pemilihan media penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian

16

Imasita, “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) Dan Dokumen Pemerintah

Berbasis Web Pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan,” Universitas

Hasanuddin Makassar, Sainsmat 4, No. 2 (2015): 201.

16

dimana pemilihan media penyimpanan tersebut mengacu pafa kriteria

tertentu. Salah satu cara sederhana dalam melakukan pemilihan media

penyimpanan adalah dengan mempertimbangkan periode akses

penggunaan arsip elektronik tersebut.

Selain itu, aneka format penyimpanan yang menjadi satu-satunya

tantangan yang harus dihadapi oleh arsiparis, dengan adanya web 2.0 para

pegawai dapat menciptakan, membagikan dan menyimpan informasi

dalam berbagai penyimpanan berbasis web seperti googledocs, blog, wiki,

slideshare, flickr, youtube, facebook dan banyak lagi. Informasi tidak lagi

hanya disimpan dalam server sebuah organisasi.17

Media penyimpanan yang berkapasitas besar sangat berpengruh

terhadap penyimpanan arsip digital, seperti hard disk atau disk optic yang

memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,

sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam

satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai

dengan sistem aplikasinya.

Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam

penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau

nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar,

jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media

penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya. Pemberian

nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar,

17

Wiwiet Mardiati, “Tantangan Manajemen Arsip Elektronik Di Era Web 2.0,” Jurnal

Vokasi Indonesia, Journal of Vocation Program University of Indonesia 3, No. 2 (2015): 62.

17

terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali

informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk

mengatur sistem pengindeksan.18

Dari proses di atas, dapat diketahui dalam menyimpan arsip harus

memperhatikan banyak faktor dalam penyimpanan arsip digital, yaitu

dalam memilih tempat penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis,

bentuk dan ukurannya, jika arsip digital berbentuk besar maupun kecil

disesuaikan dengan kemampuan kapasitas penyimpanan.

3. Penemuan Kembali Informasi Arsip Digital

Penemuan kembali informasi dari kandungan nilai arsip tidak

hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya saja,

akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya.

Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan

keakuratan sistem pemberkasan dalam penyimpanannya.

Prosedur kegiatan pelaksanaan penemuan kembali arsip, adalah

sebagai berikut;

a. Permintaan arsip kegiatan, penemuan kembali arsip dimulai dengan

adanya pihak peminjam yang memerlukan arsip. Peminjam

mengajukan permohonan kepada pengelola dengan cara mengisi

kartu peminjam arsip.

b. Penentuan kata tangkap, setelah adanya sebuah permintaan

peminjaman arsip, hal yang dilakukan selanjutnya adalah

18

Daryono, “Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik,” 2011, 3,

https://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/.

18

menentukan kata tangkap arsip yang dibutuhkan. Kata tangkap

berupa nama orang, nama badan, pokok masalah, serta waktu. Kata

tangkap ditentukan sesuai dengan sistem penyimpanan yang

digunakan.

c. Penentuan kode penyimpanan, setelah menentukan kata tangkap,

selanjutnya adalah menentukan kode penyimpanan. Kode

penyimpanan berupa huruf, angka, dan kombinasi angka serta huruf.

d. Pencarian arsip kegiatan, pencarian arsip merupakan langkah terakhir

dalam prosedur kegiatan penemuan kembali arsip. Mencari arsip

yang berada di tempat penyimpanan sesuai dengan kode

penyimpanan arsip yang ditentukan.19

Penelusuran informasi bagian dari sebuah proses penemuan

informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, dengan

bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi

terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual dan

menyediakan pemasok informasi berdasarkan kebutuhan pemakai.

Dalam hal ini penemuan kembali informasi berfungsi untuk

menganalisis pertanyaan pengguna yang merupakan representasi dari

kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan

pencarian yang tepat. Selanjutnya pernyataan-pernyataan pencarian

tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi.

19

Dalila Putri Joana, “Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Surat Perintah Tugas

(Spt) Di Sub Bagian Administrasi Dan Umum Inspektorat Provinsi Jawa Tengah,” Universitas

Diponogoro, Jurnal Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya 7, No. 3 (2018): 8.

19

Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut

pula sistem penemuan kembali arsip (Retrieval system) adalah penemuan

informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan

sistem semata-mata menemukan arsipnya.

Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem

penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, sebab itu biasanya

sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat

kaitannya, kalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya

penemuan kembali arsip itu akan sulit.20

4. Jadwal Retensi Arsip Digital

Jadwal retensi merupakan jadwal pemindahan dan pemusnahan

arsip sesuai dengan lama arsip dan jenis arsipnya, dalam menentukan

waktu retensi arsip sebaiknya berdasarkan golongan arsip diantaranya,

“Arsip Vital, Penting, Berguna, dan Tidak Berguna”. Jadi tidak semua

arsip bisa dimusnahkan dan dipindahkan, akan tetapi ada beberapa

golongan arsip yang tidak boleh dimusnahkan dalam arti abadi, seperti

arsip vital yang di dalamnya terdapat hal-hal yang sangat penting bagi

perusahaan atau lembaga.21

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menegaskan bahwa Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan

20

Mulyadi, “Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (Sikd) Sebagai Sarana Temu Kembali

Arsip Di Dinas Arsip, Perpustakaan Dan Dokumentasi (Arpusdok) Kota Palembang,” JIPI (Jurnal

Ilmu Perpustakaan Dan Informasi) UIN Raden Fatah Palembang 3, No. 1 (2018): 53. 21

Ade Dadan Nugraha, “Pola Pengelolaan Arsip Audio Visual : (Studi Kualitatif

Deskriptif Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Jawa Barat,” Universitas Pendidikan

Indonesia, Edulibinfo, Journal of Library and Information Science 4, No. 2 (2017): 6.

20

Tinggi dan BUMN dan atau BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi

Arsip (JRA) dan ditetapkan oleh Kepala Daerah setelah mendapat

Rekomendasi dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana

menentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasi

kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari

penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki

nilai guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya.

Dalam kearsipan, retensi artinya lama sesuatu arsip disimpan

(ditahan) di file aktif atau file inaktif sebelum dipindahkan atau

dimusnahkan. Jadwal retensi arsip adalah jadwal pemindahan dan

pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan

pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan. ”

”Jadwal Retensi mempunyai kegunaan yaitu;

a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat yang tidak memiliki

jangka waktu simpan yang lama,

b. Penyimpanan sementaara arsip-arsip yang tidak diperlukan

lagi bagi kepentingan administrasi,

c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.22

Menindak lanjuti hal tersebut pemusnahan arsip yang telah habis

retensi dan tidak memiliki nilai guna menggunakan sistem otomatis

22

Aselly Anggraini Saputri, “Proses Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip Berdasarkan

Jadwal Retensi Arsip Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten

Ponorogo,” Universitas Negeri Surabaya, JPAP, Jurnal Administrasi Perkantoran 5, No. 3

(2017): 6.

21

pemusnah arsip, dengan membuat format khusus mengenai jadwal

retensi arsip didalam komputer seperti penghapusan virus di sistem

komputer memiliki jadwal peringatan pemilahan arsip yang yang tidak

digunakan.

Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen Pedoman

pelaksanaan penyusutan adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan

merupakan proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan

penyerahan arsip statis oleh lembaga pencipta kepada lembaga kearsipan.

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis tidak dapat melakukan penyusutan

secara otomatis tetapi sistem tersebut memiliki menu untuk mencetak

Daftar Pertelaan Arsip (DPA). 23

Penerapan jadwal retensi arsip versi digital dengan cara

membedakan folder mana arsip yang sudah digunakan lalu dipindahkan

dengan folder arsip yang tidak akan digunakan lagi lalu dimusnahkan

dengan penghitungan jadwalnya. Arsiparis terlibat dalam membimbing

dan mengajar administrator dalam departemen administrasi pekerjaan

menyusun jadwal retensi arsip.

Oleh karena itu, arsiparis membutuhkan pengetahuan baik tentang

persyaratan legislatif untuk melakukan penilaian dan hal penting lainnya.

Arsiparis sering bekerja sebagai manajer dari repositori arsip. Memiliki

23

Yudha Saintika, “Perencanaan Strategid Pengembangan Dan Integrasi E-Goverment Di

Kabupaten Banyumas,” Insttitut Teknologi Telkom Purwokerto, Jurnal Simantec 6, No. 3 (2018):

3.

22

pengalaman dalam cara mengolah arsip menggunakan prinsip penataan

dan deskripsi untuk membuat arsip dapat diakses untuk umum.24

5. Peralatan Arsip Digital

Dalam proses diigitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan

ruang simpan yang besar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang

digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan pembuatan daftar arsip

elektronik proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional

yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses

digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat

aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip

elektronik yang dihasilkan.

Untuk membangun sistem manajemen arsip yang baik dan

berbasiskan Electronic Document Management (EDM) sistem, beberapa

komponen dasar yang harus dimiliki, antara lain :

a. Document Repository, merupakan system storage penyimpanan

dokumen yang biasanya berada hardisk pada sebuah server.

Document Repository dapat berada pada satu lokasi server tertentu

atau dapat tersebar di beberapa server berbeda. Selain menyimpan

dokumen di dalam Document Repository, sistem juga harus memiliki

database untuk beberapa informasi dokumen yang disimpan. Data ini

biasanya disebut dengan metadata.

24

Fitri Handayani, “Analisis Kompetensi Arsiparis Profesional Di Indonesia,” Sekolah

Parcasajana Universitas Gajah Mada, JIPI, Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi 3, No. 2

(2018): 231.

23

b. Folder Structures, sistem EDM harus memungkinkan sistem

administrator untuk melakukan pengaturan dan pemeliharaan

struktrur folder yang terorganisasi untuk menyimpan dokumen pada

folder yang telah diklasifikasikan Folder dapat dibuat berdasarkan

struktur organisasi, berdasarkan project yang dilakukan atau

berdasarkan fungsi bisnisnya.

c. Integrasi dengan Aplikasi Desktop, sistem EDM perlu diintegrasikan

dengan aplikasi desktop, sehingga memungkinkan pengguna untuk

menyimpan dokumen langsung dari aplikasi yang digunakan untuk

pembuatan dokumen. Seperti integrasi dengan aplikasi desktop

perkantoran yang dimiliki windows, yaitu Microsoft office.

d. Checkin dan Checkout, merupakan fitur yang dapat mengawasi siapa

yang melakukan editing dokumen dan memastikan tidak lebih dari

pengguna yang melakukan proses edit dokumen.

e. Version Control, setelah dokumen diperbarui, diperlukan mekanisme

yang dapat melakukan pencatatan perubahan yang terjadi pada satu

dokumen. Ini dapat dicapai dengan memberikan version number pada

dokumen.

f. Auditing, fitur auditing akan memungkinkan pengguna yang

berwenang untuk mengetahui perubahan yang telah dibuat pada

dokumen sejak pertama kali dibuat. Misalnya,jika sebuah dokumen

saat ini ada di versi 1.3, maka fitur auditing akan memungkinkan

pengguna yang berwenang mengetahui kapan dokumen pertama kali

24

dibuat, tanggal diperbarui dan pengguna mana. Singkatnya, audit

memungkinkan Anda menemukan perubahan yang terjadi, kapan

mereka dibuat, dan siapa yang membuatnya.

g. Security, keamanan komponen yang sangat penting untuk penerapan

EDM yang benar. Keamanan harus terintegrasi secara ketat dengan

sistem file, sehingga memungkinkan izin akses keamanan diterapkan

pada tingkat yang berbeda dalam sistem. Misalnya, sistem harus

mengizinkan administrator untuk menerapkan pengaturan keamanan

tertentu ke dokumen individual, sehingga menentukan bahwa

pengguna tertentu atau grup pengguna tertentu dapat membaca dan

membuat perubahan pada dokumen tertentu, sedangkan pengguna

lain mungkin hanya dapat membaca dokumen itu tapi tidak membuat

perubahan; Pengguna lain mungkin bahkan tidak bisa melihat

dokumen itu.

h. Klasifikasi dan index, semua dokumen harus diklasifikasikan dan

diindeks menggunakan metadata, sehingga memungkinkan dokumen

dengan mudah diambil di kemudian hari dengan menggunakan

mekanisme pencarian. Metadata harus berisi informasi tentang

dokumen, seperti penulis, judul dokumen, tanggal pembuatannya,

subjek dokumen, dan departemen tempat dokumen tersebut berasal

dan beberapa informasi lainnya

i. Search dan Retrieval, bagian lain dari klasifikasi dan pengindeksan

dokumen. Ketika dokumen diklasifikasikan dan diindeks, mereka

25

ditempatkan di dalam repositori dokumen secara sistematis. Semakin

intuitif klasifikasi dan pengindeksan dokumen, semakin mudah untuk

menemukannya menggunakan mekanisme search dan retrieval

j. Optical Character Recognition (OCR), metode yang digunakan untuk

mengindeks dokumen yang kemudian memungkinkan dokumen

untuk dicari. Sebagai contoh Jika konten belum diindeks dengan

menggunakan OCR, maka pengguna hanya akan dapat menemukan

judul, pamlis dan subjek Namun jika konten dokumen telah diindeks

menggunakan OCR, konten dari dokumen juga dapat dicari, sehingga

pengguna dapat menemukan dokumen tersebut hanya dengan

mengetikan kata kata kunci saja tanpa harus tau judul penulis dan

subjeknya.25

B. Arsip Digital

Dalam penerepan pengelolaan arsip di era kemajuan teknologi, Digital

Arsip atau yang lebih sering didengar sekarang yaitu arsip elektronik memiliki

transformasi dari manual berupa berbentuk fisik beralih menjadi data perangkat

lunak yang menggunakan sistem komputer. Arsip elektronik mudah diciptakan

mengingat memakan tempat penyimpanan semakin menumpuk maka solusi

arsip elektronik sangat berguna, juga arsip elektronik bisa ditemukan dengan

waktu singkat.

Arsip digital adalah data (arsip) yang dapat disimpan dan

ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode

25

Daniel Arsa, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada PT.

Datascrip Kantor Penjualan Cabang Jambi,” Pasca Sarjana STIKOM Dinamika Bangsa, Jambi,

Jurnal MSI, Manajemen Sistem Informasi 4, No. 1 (2019): 21.

26

biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat

membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat

pergunakan atau dimanfaatkan.26

Arsip yang merupakan objek atau informasi digital yang tersimpan

dalam sebuah simpanan kelembagaan. Objek atau informasi digital tersebut

merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa suatu lembaga. Saat ini

pengelolaan arsip digital penting untuk dilakukan, Hal ini tidak terlepas dari

faktor intensintas masyarakat dalam memanfaatkan produk-produk teknologi

informasi. Kondisi ini menyebabkan maraknya informasi kegiatan Lembaga

diciptakan dan disimpan dalam format digital.27

Arsip elektronik (digital) memiliki daur hidup mulai dari penciptaan,

penyimpanan dan penemuan kembali, pengolahan (manipulasi),

pendistribusian, dan penyusutan. Daur hidup arsip elektronik pada dasarnya

sama dengan pengelolaan arsip secara konvesional. Hal utama yang perlu

diperhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah kecepatan dan

ketepatan dalam penemuan kembali arsip atau informasi.28

Arsip elektronik mengandung informasi yang bisa dibaca mesin, bukan

informasi yang bisa dibaca manusia. Arsip elektronik dapat berisi semua jenis

informasi. Kemungkinan meliputi, tetapi tidak selalu terbatas pada, data

kuantitatif dari jenis yang terkandung dalam database dan file spreadsheet; teks

26

Sambas Ali Muhidin, “Pengelolaan Arsip Digital,” Universitas Pendidikan Indonesia

Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen 2, No. 3 (2016): 179. 27

Heri Abi Burachman Hakim, “Aplikasi Pengelolaan Arsip Digital Dalam Berbagai

Format,” Universitas Surakarta, Khazanah, Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9 (2016): 25. 28

Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Elektronik : Panduan Pengembangan Aplikasi

Kearsipan Elektronik (Yogyakarta: Gava Media, 2014), 85.

27

berkode karakter dari jenis yang terkandung dalam pemrosesan kata, file, dan

pesan e-mail; gambar, termasuk gambar dokumen elektronik serta gambar

video dan grafik yang dihasilkan komputer; dan suara, termasuk rekaman suara

dan musik. Arsip elektronik yang dibuat oleh komputer dan perangkat seperti

komputer biasanya berisi informasi kode digital.29

Untuk mendukung penerapan arsip elektronik agar berjalan dengan baik

diperlukan prosedur yang baik pula yaitu adanya peralatan dan perlengkapan

yang mendukung serta sumber daya manusia/personil yang mempunyai

keterampilan dan pengetahuan dalam penggunaan teknologi dan informasi di

bidang kearsipan. Dalam penerapan arsip elektronik dibutuhkan kondisi yang

baik untuk menunjang kegiatan yang dilaksanakan. Kondisi tersebut akan

mempermudah dalam melaksanakan penerapan arsip elektronik.30

Peran arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban mengharuskan

arsip memiliki karakteristik otentim (authenticity), andal (reliability), utuh

(integrity), dan dapat digunakan (useability). Agar dapat memiliki karakteristik

tersebut maka arsip harus dikelola dengan sistem pengelolaan arsip yang andal

(reliability), utuh (integrity), sesuai peraturan (compliance), menyeluruh

(comprehensiveness), dan sistematik (systematic).31

Pentingnya prasarana arsip untuk menunjang pelaksanaan

penyelenggaraan kearsipan serta dengan memanfaatkan teknologi untuk

29

William Saffady, Managing Electronic Records (United State America: ARMA

International, 2009), 1. 30

Yunita, “Penerapan Arsip Elektronik Di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi

Kota Bukittinggi,” Universitas Negeri Padang, Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan,

4 (2015): 328. 31

Muhammad Rustam, Pengelolaan Arsip Elektronik (Banten: Universitas Terbuka,

2015), 5.39.

28

mempermudah pengelolaan arsip, yaitu dalam sistem kearsipan elektronik

dengan menggunakan perangkat lunak/aplikasi khusus untuk menghimpun dan

mengelola kearsipan,mengenai perangkat lunak kearsipan yang berkembang,

dengan demikian pengelolaan arsip bisa lebih efektif jika didukung dengan

perangkat lunak/aplikasi yang menunjang bagi penyelenggaraan administrasi

perkantoran.32

1. Sejarah Arsip Digital

Sistem kearsipan yang terakhir adalah Sistem Kearsipan Nasional

(SKN). Berdasarkan Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan

berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas

tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi

dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengelola Sistem

Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang terdiri dari aplikasi Sistem

Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)/e-record dan Sistem Informasi

Kearsipan Statis (SIKS)/e-archives dengan menggunakan sarana Jaringan

Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang merupakan pengembangan

sistem arsip yang berbasis elektronik/digital seiring perkembangan

tekonologi informasi. SKN sebagai salah satu bentuk reformasi sistem,

merupakan bagian dari penyelenggaraan e-government dalam

meningkatkan proses pemerintahan (e-administration), menghubungkan

32

Novie Achmad Qodar, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Sekretarit DPRD Kabupaten

Ciamis,” FISIP Universitas Galuh, Dinamika 4, No. 4 (2018): 651.

29

dengan masyarakat (e-citizens dan e-services) dan membangun interaksi

dengan pihak lain (e-society) untuk mewujudkan pemerintahan yang

terbuka (open government).33

Pada tahun 2016 ANRI lakukan Uji Publik terhadap Sistem

Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang merupakan produk sistem

kearsipan yang dibuat oleh ANRI. Kepala ANRI Mustari Irawan

memberikan sambutan dalam Uji Publik Aplikasiini . Dalam sambutannya

Mustari mengatakan uji publik ini dimaksudkan sebagai wahana untuk

mendapatkan feedback dari 176 stakeholder yang telah

mengimplementasikan aplikasi SIKD di instansinya.

Diharapkan dengan masukan ini ANRI mampu lebih

mengembangkan aplikasi untuk mendukung program RPJMN pemerintah

dalam kerangka e-Government yaitu pengelolaan arsip elektronik yang

tertib di setiap Kementerian/Lembaga Pemerintah pusat dan daerah,

Perguruan Tinggi dan BUMN/BUMD.

Kepala Pusat Data dan Informasi Widarno menyampaikan bahwa

aplikasi SIKD ini sangat penting sebagai jantung pendokumentasian

rekaman informasi di setiap lembaga, dan sangat penting

diimplementasikan untuk bisa mengelola arsip yang tercipta. Aplikasi

SIKD ini telah banyak digunakan oleh Kementerian/Lembaga, Perguruan

Tinggi, BUMN dan BUMD, dan Lembaga Kearsipan Provinsi dan

33

DPAD Jogjakarta, “Pengantar Sistem Informasi Kearsipan Dinamis,” 2018,

dpad.jogjaprov.go.id/article/.../pengantar-sikd-diy-9-12-okt-18-57...

30

Kabupaten/Kota. Diharapkan dengan adanya masukan dari berbagai

stakeholder dapat meningkatkan performance aplikasi ini.34

2. Kriteria Arsip Digital

Proses penilaian arsip tidak lepas dari kegiatan penyusutan arsip.

Untuk memusnahkan sebuah arsip harus diawali proses penilaian dan

kriteria. Dengan penilaian inilah seorang petugas atau yang berwenang

dalam manajemen kearsipan akan terbantu dalam proses penyusutan arsip.

Ada beberapa kriteria dalam proses penilaian arsip. Proses penilaian ini

didasarkan pada nilai guna suatu arsip

Tabel berikut memberikan perbandingan daur hidup arsip

elektronik dan arsip konvensional35 :

Tabel 2.1

Daur Hidup Arsip Elektronik dan Arsip Konvensional

Tahapan Arsip Elektronik Arsip Konvensional

1. Penciptaan Penciptaan

2. Penyimpanan dan Penemuan

Kembali

Pengelolaan dan

Distribusi

3. Manipulasi Penggunaan

4. Distribusi Pemeliharaan

5. Penyusutan Penyusutan

Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara

elektronik atau dari hasil proses alih media. Kemudian dilakukan

penyimpanan dan diperlukan adanya sistem penemuan kembali baik secara

34

Arsip Nasional Republik Indonesia, “ANRI Lakukan Uji Publik Terhadap Sistem

Informasi Kearsipan Dinamis,” 2016, https://www.anri.go.id/index.php/detail/1041-ANRI-

Lakukan-Uji-Publik-terhadap-Sistem-Informasi-Kearsipan-Dinamis. 35

Muhammad Rosyid Budiman, “Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik,” BPAD

Yogyakarta, 2009, 5.

31

manual maupun secara otomasi menggunakan aplikasi pemograman.

Tahap selanjutnya adalah manipulasi yaitu dimana arsip elektronik

digunakan dalam proses administrasi, baik itu hanya dibuka kembali,

dilakukan duplikasi, penggandaan atau pengkopian, dilakukan editing dan

penyimpanan kembali. Setelah tahap manipulasi arsip elektronik

mangalami tahap distribusi yaitu periode dimana arsip elektronik

mengalami perpindahan baik untuk tujuan perawatan maupun untuk

penggandaan penggunaan. Perpindahan karena perawatan adalah dengan

mengganti media penyimpanan atau memperbaharui teknologi media

simpan.36

Sistem otomasi kearsipan yang berbasis komputer yang disebut

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). SIKD adalah aplikasi

berbasis web yang digunakan untuk mengolah kearsipan pada suatu Dinas.

Aplikasi ini dibangun untuk mempermudah manajemen dan

pendistribusian arsip sehingga diharapkan terdapat acuan dan keseragaman

dalam pengelolaan surat secara otomasi, aplikasi ini hadir dalam

mengupayakan pengelolaan arsip dinamis secara elektronik yang dapat

membawa pengaruh terjadinya transformasi informasi dari tekstual ke

bentuk digital. Dengan aplikasi tersebut dapat membantu dan

memudahkan arsiparis/ pegawai dalam mengelola arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis manual, masing-masing tahap berdiri

sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Sedangkan pada pengelolaan arsip

36

Yunita, “Penerapan Arsip Elektronik Di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi

Kota Bukittinggi,” 329.

32

dinamis elektronik, proses penciptaan dan penyimpanan berlangsung

dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan

dalam satu tahap sehingga pengelolaan arsip dinamis elektronik lebih

efisien Dengan hadirnya SIKD ini, maka pengelolaan arsip dinamis akan

berjalan dalam satu tahap sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih

efisien.37

Aplikasi SIKD ini sangat penting sebagai jantung

pendokumentasian rekaman informasi di setiap lembaga, dan sangat

penting diimplementasikan untuk bisa mengelola arsip yang tercipta.

Aplikasi SIKD ini telah banyak digunakan oleh Kementerian/Lembaga,

Perguruan Tinggi, BUMN dan BUMD, dan Lembaga Kearsipan Provinsi

dan Kabupaten/Kota. Diharapkan dengan adanya masukan dari berbagai

stakeholder dapat meningkatkan performance aplikasi ini.

C. Layanan Administrasi Sekolah

Kualitas civitas akademik Pendidikan di Madrasah Pembangunan

berpengaruh terhadap kurikulum sekolah, Administrasi sekolah merupakan

pengelolaan segala jenis aktivitas yang ada di lingkungan sekolah dimulai dari

pendaftaran peserta didik baru, penerimaan siswa baru / siswa keluar, nilai-

nilai siswa, data siswa, data guru maupun karyawan, laporan keuangan, secara

efektiv dan efisien dalam unsur pendidikan demi mencapai tujuan yang

bersistematika dalam mengelola lingkungan sosial di sekolah.

37

Yanuro Nisfi Nahariyah, “Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (Sikd)

Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Di Subbag Umum Dan Kepegawaian Bappeda Provinsi Jawa

Tengah,” Jurusan Ilmu Perpustakaan, Universitas Diponegoro, Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5

(2016): 2.

33

Dalam rangka mempertahankan kualitas layanan, maka diperlukan

pelayanan yang prima. Pelanggan adalah kunci untuk memepertahankan

kelangsungan hidup organisasi, Pelayanan dan kepuasan pelanggan adalah

merupakan tujuan utama dalam perusahaan karena tanpa pelaggan, perusahaan

tidak akan ada. Asset perusahaan sangat kecil nilainya tanpa keberadaan

pelanggan. Karena itu tugas utama perusahaan adalah penarik dan

mempertahankan pelanggan. Pelanggan ditarik dengan tawaran yang lebih

kompetitif dan dipertahankan dengan memberika kepuasan.38

Kualitas layanan dikatakan baik apabila penyedia jasa memberikan

layanan yang sesuai dengan harapan pelanggan begitupun sebaliknya kualitas

layanan dikatakan jelek apabila pelanggan memperoleh layanan yang lebih

rendah dari harapan mereka, dewasa ini unsur layanan sudahmenjadi tuntutan

dan merupakan hal yang strategis bagi perusahaan atau lembaga pendidikan

untuk bersaing di pasar.39

Pengembangan sumber daya manusia berpijak pada fakta bahwa setiap

tenaga kerja membutuhkan pengetahuan, keahlian, dan keterampilan yang

lebih baik. Pengembangan lebih terfokus pada kebutuhan jangka panjang.

Pengembangan juga membantu para karyawan untuk mempersiapkan diri

dalam menghadapi perubahan pekerjaan atau jabatan yang diakibatkan oleh

adanya teknologi baru atas pasar produk baru.40

38

Nina Rahmayanty, Manajemen Pelayanan Prima : Mencegah Pembelotan dan

Membangun Customer Loyality (Yogyakarta, Graha Ilmu, 2010), h.5 39

Budi Haryono, How To Manage Costumer Voice (Yogyakarta: Andi Offset, 2013), 12. 40

R. Supomo, Manajemen Sumber Daya Manusia (Bandung: Penerbit Yrama Widya,

2018), 62.

34

Sedangkan pengetahuan tersembunyi merupakan pengetahuan yang

tersimpan dalam benak seorang individu serta memiliki keterkaitan yang

sangat erat dengan kecerdasan, keahlian, rasa dan persepsi masing-

masingsumber daya manusia yang memiliki pengetahuan tersebut. Karena

tidak diartikulasikan dalam bentuk dokumen, pengetahuan tersembunyi lebih

sulit untuk diakses dibandingkan dengan pengetahuan eksplisit. Perusahaan

dapat memanfaatkan modal manusia (human capital) dengan segala

pengetahuan dan kemampuannya dalam menjalankan kegiatan operasi

perusaaahn. Bahkan produk-produk baru yang inovatif lahir dari modal

manusia berkualitas yang dimiliki oleh perusahaan.41

Perusahaan merupakan bagian integral dari kehidupan masyarakat.

Perusahaan akan menjadi efektif selama menjalankan aktivitas yang

dibutuhkan masyarakat. Kontribusi perusahaan terhadap masyarakat

mengindikasikan bahwa faktor di luar organisasi akan berpengaruh terhadap

aktivitas dan kemajuan organisasi. Masyarakat mengharapkan perusahaan

bisnis untuk menyediakan produk dan jasa yang diperlukan dengan tingkat

harga yang wajar, bermutu, dan pengiriman yang tepat waktu. Masyarakat

mengharapkan perusahaan bisnis mematuhi nilai dan norma sosial.

Masyarakat mendayagunakan sumber daya manusia yang ada, dan pada

akhirnya masyarakat menghendaki agar setiap karyawan diperlakukan secara

adil dan bijaksana.42

41

Ismail Solihin, Manajemen Strategik (Bandung: Erlangga, 2012), 52. 42

Arif Yusuf Hamali, Pemahaman Manajemen Sumber Daya Manusia (Yogyakarta:

Center for Academic Publishing Service, 2018), 16.

35

Peningkatan layanan administrasi sekolah berepengaruh terhadap

kualitas dari ketata usahaan sekolah sebagai tanggung jawab dan mengontrol

keperluan informasi, pusat ingatan dan sumber segala dokumen. Pada

hakikatnya, administrasi tata usaha melakukan kegiatan pencatatatn segala

sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan

keterangan bagi pimpinan.

Setiap pekerjaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi tentu

mempunyai segi ketatausahaan, dalam pengelolaan Administrasi sekolah

dinaungi oleh bagian tata usaha, tata usaha sangat penting inti dari organisasi

tersebut dan tidak bisa dipisahkan dari jalannya badan usaha atau tempat kerja.

Tata Usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan

menyediakan pelbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan itu

memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan

penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.43

Tata Usaha disebut sebagai pegawai kantor melakukan tugas yang

bervariasi dan terbagi dalam beberapa bagian spesifik dari kantor, yang di

dalamnya diperlukan pengetahuan terbatas mengenai prosedur dan sistem

manajemen kantor. Tugas-tugas tata usaha yang diberikan disesuaikan dengan

prosedur kantor pada keberadaan individu, dan termasuk kombinasi dari

menjawab telepon, pembukuan, mengetik atau mengolah kata, stenograf,

mengoperasikan mesin kantor, dan pengarsipan.44

43

Daryanto, Administrasi Pendidikan (Jakarta, PT Rineka Cipta, 2010), h.94 44

Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran (Solo: Pustaka Setia, 2014), 40.

36

Keseluruhan aktivitas yang telah berjalan disekolah disusun oleh Tata

Usaha, aktivitas yang berkaitan dengan kesiswaan, kepegawaian, tugas dan

tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha

kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian

disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang

diperlukan.

Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu

kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru

berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.

1. Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah

Dalam pelayanan administrasi sarana dan prasarana berada

dilingkungan sekolah yang menunjang atas tercapainya suatu tujuan dari

pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk

menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk

meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien.

Serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan,

sehingga akan tercipta keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan

kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah maupun warga

masyarakat sekitarnya. Lingkungan pendidikan akan bersifat positif atau

negatif itu tergantung pada pemeliharaan administrasi sarana dan

prasarana itu sendiri.

Sarana mempunyai arti penting dalam Pendidikan. Gedung sekolah

misalnya sebagai tempat berlangsungnya kegiatan belajar mengajar di

37

sekolah. Sarana dan fasilitas mempengaruhi kegiatan belajar mengajar di

sekolah, anak didik tentunya dapat belajar dengan lebih baik dan

menyenangkan jika sekolah memenuhi kebutuhan belajar dari anak didik

itu sendiri.45

Prasarana Pendidikan juga didefinisikan sebagai semua perangkat

kelengkapan dasar yang digunakan secara tidak langsung menunjang

pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.46

Sarana dan Prasana disekolah merupakan semua alat, fasilitas, atau

kelengkapan dasar yang digunakan secara langsung maupun tidak

langsung untuk mencapai tujuan pendidikan, seperti gedung, ruangan,

meja, kursi, papan tulis, perpustakaan, laboratoriun, halaman, taman, dsb.

2. Administrasi Kesiswaan

Suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen

yang baik untuk melayani kebutuhan masyarakat. Untuk itu administrasi

kesiswaan sangatlah berperan dilembaga pendidikan tersebut.

Administrasi kesiswaan lembaga pendidikan sangat lah menunjang sekali.

Apabila lembaga pendidikan pada erah globalisasi sekarang ini dalam

pengolahan data administrasi kesiswaan masih dilakukan secara manual,

dirasakan kurang efektif, karena untuk pencarian data memerlukan waktu

yang lama .47

45

Syaiful Bahri Djamarah, Psikologi Belajar (Jakarta: Rineka Cipta, 2011), 183. 46

Agustino Hermino, Asesmen Kebutuhan Organisasi Persekolahan (Jakarta: Gramedia,

2013), 178. 47

Deci Irmayani, “Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan Pada Smk Pemda

Rantauprapat Berbasis Client Server,” Manajemen Informatika, AMIK Labuhan Batu, Informatika,

Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu, 2 (2014): 2.

38

Sebagai anggota yang berada dilingkungan sekolah siswa

mempunyai hak untuk memperoleh pelajaran, mengikuti kegiatan-

kegiatan tertentu, menggunakan fasilitas, memperoleh bimbingan dan

sebagainya. Disamping itu juga siswa mempunyai kewajiban untuk hadir

pada waktunya, mengikuti pelajaran, mengikuti ulangan dan mentaati tata

tertib yang berlaku.

Layanan administrasi kesiswaan merupakan salah satu usaha dan

kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan

dengan biodata siswa yang mempunyai tujuan upaya pengembangan

potensi siswa. Administrasi kesiswaan berhubungan dengan segala

aktivitas siswa setiap harinya disekolah yang mana selalu tercatat dan

dimasukan kedalam administasi kesiswaan, kegiatan manajemen

kesiswaan meliputi :

a. Penetapan daya tampung

b. Penetapan persyaratan siswa yang akan diterima,

c. Pembentukan panitia penerimaan siswa baru

d. Memberikan orientasi siswa baru

e. Mencatat kehadiran siswa

f. Mencatat prestasi dan kegiatan siswa

g. Membina disiplin siswa

h. Membina siswa yang telah tamat48

i. Papan absensi siswa

48

Rohiat, Manajemen Sekolah : Teori Dasar Dan Praktik (Bandung: PT Refika Aditama,

2010), 25.

39

j. Buku absensi harian siswa

k. Rekapitulasi absensi siswa

l. Peraturan siswa

m. Pembinaan bakat siswa

n. Pemberdayaan organisasi siswa

Tujuan manajemen peserta didik adalah mengatur kegiatan-

kegiatan peserta didik agar kegiatan-kegiatan tersebut menunjang proses

pembelajaran di lembaga pendidikan (sekolah); lebih lanjut, proses

pembelajaran dapat berjalan lancer, tertib dan teratur sehingga dapat

memberikan kontribusi bagi pencapai tujuan sekolah dan tujuan

pendidikan secara keseluruhan.49

D. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu sesuai dengan tema Manajemen Digital Arsip

Sekolah,yaitu :

1. Kini Hiriyanti (2016) Mahasiswi Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Jurusan Manajemen

Pendidikan, dengan judul “Manajemen Kearsipan Dalam Upaya

Peningkatan Mutu Pelayanan Administrasi di SD Muhammadiyah

Condongcatur Yogyakarta”.

Persamaan dari penelitian tersebut dengan penelitian penulis adalah

didasarkan pada perumusan masalah implementasi manajemen kearsipan,

upaya meningkatkan mutu pelayanan administrasi di sekolah. Kedua

49

Mohamad Mustari, Manajemen Pendidikan (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2014),

109.

40

penelitian tersebut menggunakan pendekatan kualitatif, teknik

pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan

dokumentasi.

Perbedaaan penelitian tersebut dengan penelitian penulis adalah perbedaan

arsip yang diteliti merupakan arsip konvensional sedangkan penelitian

penulis arsip digital menggunakan system, perbedaan lokasi tempat

penelitian tersebut di SD Muhammadiyah Condogcatur Yogyakarta dan

lokasi tempat penelitian penulis di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

2. Dika Setiabudi (2017) Mahasiswa IAIN Purwokerto, Fakultas Ilmu

Tarbiyah dan Keguruan, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam, dengan

judul “Manajemen Kearsipan di Madrasah Tsanawiyah Negeri

Karanganyar Purbalingga”.

Persamaan dari penelitian tersebut dengan penelitian penulis adalah

penelitian tersebut menggunakan pendekatan kualitatif, teknik

pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan

dokumentasi.

Perbedaaan penelitian tersebut dengan penelitian penulis adalah perbedaan

perumusuan masalah manajemen kearsipan yang dilakukan MTs Negeri

Karanganyar, pelaksanaan pengorganisasian arsip MTs Negeri

Karanganyar, cara meningkatkan intensif pemeliharaan kearsipan MTs

Negeri Karanganyar sedangkan perumusan masalah penelitian penulis

adalah manajemen arsip digital berbasis SIMAK, peran SIMAK terhadap

pengelolaan arsip, cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital.

41

Perbedaan selanjutnya arsip yang diteliti merupakan arsip konvensional

sedangkan penelitian penulis arsip digital menggunakan system, dan

perbedaan lokasi tempat penelitian tersebut di MTs Negeri Karanganyar

lokasi tempat penelitian penulis di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

42

BAB III

METODE PENILITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

1. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif, yaitu

penelitian yang mendeskripsikan dan memberikan penjelasan mengenai

keadaan yang terjadi di tempat penelitian apa adanya. Secara harfiah,

metode deksriptif adalah metode penelitian untuk membuat gambaran

mengenai situasi atau kejadian, sehingga metode ini berkehendak

mengadakan akumulasi data dasar belaka.50 Tujuan penelitian yang hendak

dicapai dalam penelitian deskriptif adalah untuk mendapatkan informasi

lebih dalam mengenai Manajemen Digital Arsip Berbasis Website SIMAK

dalam Peningkatan Layanan Administrasi di Madrasah Pembangunan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Pendekatan Penelitian

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian

kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan jenis penelitian yang temuan-

temuannya tidak diperoleh melalui prosedur statistik atau bentuk hitungan

lainnya. Contohnya dapat berupa penelitian tentang kehidupan, riwayat,

dan perilaku seseorang, disamping juga tentang peranan organisasi,

pergerakan sosial, atau hubungan timbal balik.51

50

Moh. Nazir, Metode Penelitian (Bogor: Ghalia Indonesia, 2013), 55. 51

Moh. Nazir, Metode Penelitian (Bogor: Ghalia Indonesia, 2013), 57.

43

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Lokasi Penelitian ini dilaksanakan di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta, Komplek UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jalan Ibnu Tamia

IV, Pisangan, Ciputat Timur, Kota Tangerang Selatan, Banten, 15419.

Alasan penulis memilih penelitian ini adalah melihat dari fenomena

yang unik penerapan arsip digital dengan menggunakan SIMAK di

sekolah, tidak semua sekolah memperhatikan kerapihan dan ketertiban

mengelola arsip di sekolah.

2. Waktu Penelitian

Waktu pelaksanaan penelitian ini dilakukan pada bulan November

2018 s/d April 2019, gambaran secara rinci disajikan pada tabel

berikut :

Tabel 3.1

Jadwal Penelitian

No. Kegiatan Waktu Pelaksanaan

1. Observasi November 2018

2. Penelitian Penjajakan Desember 2018

3. Wawancara Penelitian Maret - April 2019

Tabel diatas merupakan waktu pelaksanaan penelitian dibuat pada 08 April 2019.

a. Observasi dilaksanakan pada 26 November 2018.

b. Penelitian penjajakan dilaksanakan pada 20 Desember 2018.

c. Wawancara penelitian dilaksanakan pada 29 Maret dan dilanjutkan

kembali pada 08 April 2019.

44

C. Sumber Data

Jenis sumber data dibedakan berdasarkan jenis data yang diperlukan

secara umum dibagi menjadi dua : penelitian primer dan penelitian sekunder.

1. Data Primer

Data Primer merupakaan penelitian yang membutuhkan data atau

informasi dari sumber pertama, biasanya kita sebut dengan responden.

Data atau informasi diperoleh melalui pertanyaan tertulis dengan

menggunakan kusioner atau lisan dengan menggunakan metode

wawancara. Data sekunder dapat digunakan untuk mengidentifikasi

masalah baik masalah praktis maupun masalah teoritis.

a. Observasi

Pengamatan terhadap suatu objek yang diteliti baik secara

langsung maupun tidak langsung untuk memperoleh data yang

harus dikumpulkan dalam penelitian. Secara langsung adalah terjun

ke lapangan terlibat seluruh pancaindra. Secara tidak langsung

adalah pengamatan yang dibantu melalu media visual/audiovisual,

misalnya teleskop, handycam,dll untuk mengetahui keberadaan

objek, situasi, konteks dan maknanya dalam upaya mengumpulkan

data penelitian.52

Proses observasi dimulai dengan mengidentifikasi tempat

yang hendak diteliti. Setelah tempat penelitian diidentifikasi,

dilanjutkan dengan membuat pemetaan, sehingga diperoleh

52

Djam‟an Satori, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2016), 105.

45

gambaran umum tentang sasaran penelitian. Kemudian peneliti

mengidentifikasi siapa yang akan diobservasi, kapan, berapa lama

dan bagaimana.53

Peneliti telah mengidentifikasi dari pengamatan yang

didapat, dimulai dari melihat situs website Madrasah Pembangunan

di google situs tersebut menampilkan SIMAK jika ingin

mengakses SIMAK harus log-in dan memasukan password,

bagaimana cara pengguna mengakses SIMAK, bagaimana reaksi

dan sikap pengguna terhadap SIMAK.

Pengguna pertama yaitu admin pusat pengelolaan SIMAK

yaitu bagian Tata Usaha atau disebut bagian DIKJAR disingkat

pendidikan dan pengajaran, sebagai admin pusat dalam hal

penggunaan SIMAK mendapatkan perhatian dan peralatan khusus

seperti komputer, hardisk, antivirus yang memadai untuk

menyimpan keseluruhan data dalam hal melayanin administrasi di

sekolah.

Pengguna kedua yaitu guru sebagai penghasil penciptaan

arsip yang dibutuhkan oleh orangtua maupun siswa, dalam hal

penggunaan SIMAK diinput ke dalam excel, dan dipindahkan

kedalam laptop masing-masing, arsip akan ditampilkan jika ada

perubahan semester.

53

J.R. Raco, Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karakterisktik Dan Keunggulannya

(Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 2010), 112.

46

Pengguna ketiga yaitu orangtua dan siswa, sebagai

pengguna yang dilayani oleh sekolah dalam penggunaan SIMAK

langsung menggunakan gadget seperti laptop, computer maupun

handphone bisa diakses kapanpun.

b. Wawancara

Suatu teknik pengumpulan data untuk mendapatkan

informasi yang digali dari sumber data langsung melalui

percakapan atau tanya jawab. Wawancara dalam penelitian

kualitatif sifatnya mendalam karena ingin mengeksplorasi

informasi secara holistic dan jelas dari informan, mengungkapkan

perspektif emic : bagaimana informan memandang persoalan atau

keadaan dari segi perspektifnya-menurut pikiran dan perasaan.54

Sedangkan definisi wawancara adalah percakapan dengan

maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak yaitu

pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan

terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas

pertanyaan itu.55

Pelaksanaan wawancara dilakukan untuk mengetahui

permasalahan yang diketahui hasil dari persepsi informan yang

telah merasakan permasalahan yang ada ditempat penelitian.

Dengan melaskanakan wawancara menghasilkan saran dan solusi

terhadap permasalahan yang terjadi di tempat penelitian.

54 Djam‟an Satori, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2013), 131.

55 Dani Kurniawan, “Komunikasi Model Laswell Dan Stimulus-Organism-Response

Dalam Mewujudkan Pembelajaran Menyenangkan,” Universitas Sebelas Maret 2 (2018): 65.

47

2. Data Sekunder

Data Sekunder merupakan penelitian yang menggunakan bahan

yang bukan dari sumber pertama sebagai sarana untuk memperoleh data

atau informasi untuk menjawab masalah yang diteliti. Penelitian ini juga

dikenal dengan penelitian yang menggunakan studi kepustakaan dan yang

biasanya digunakan oleh para peneliti yang menganut paham pendekatan

kualitatif.

Data sekunder adalah data yang diperoleh tidak langsung dari

subyek penelitian. Data sekunder sudah dikumpulkan dan disajikan oleh

pihak lain, baik dengan tujuan komersial maupun nonkomersial. Data

sekunder biasanya berupa data statistic hasil penelitian dari buku laporan

survey, majalah/surat kabar, dokumentasi maupun arsip-arsip resmi.56

a. Kajian Kepustakaan

Kajian kepustakaan merupakan penelitian yang datanya diambil

teutama atau atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen,

artikel, jurnal, laporan, koran, dan lain-lain).57

Penelitian ini

melakukan pencarian data menggunakan bahan-bahan pustaka

yang terkait dengan permasalahan penelitian baik berupa fisik

maupun elektronik.

b. Dokumentasi

Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui

dokumen-dokumen file setiap folder yang terdapat pada file di

56

Suliyanto, Metode Penelitian Bisnis (Yogyakarta: Andi Offset, 2018), 158. 57

Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori Dan Panduan Praktis

Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Penelitian Pemula (Jakarta: STIA LAN Press, 2003), 87.

48

SIMAK dikomputer, dan foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah

mendapat izin dari pihak Tata Usaha Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta dengan tujuan sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan

dalam penyusunan skripsi.

Metode dokumentasi adalah informasi yang berasal dari

catatan penting baik dari lembaga atau organisasi maupun dari

perorangan. Dokumentasi penelitian ini merupakan pengambilan

gambar oleh peneliti untuk memperkuat hasil penelitian, dokumentasi

bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari

seseorang.58

D. Penetapan Informan

Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang

terlengkap sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam

penulisan penelitian. Dalam penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih

orang-orang yang akan diwawancara (informan). 59

Dalam menentukan informan pertimbangan adalah keakuratan dan

validitas informasi yang diperoleh. Berdasarkan hal ini maka jumlah informan

sangat tergantung pada hasil yang dikehendaki. Bila mereka yang menjadi

informan adalah orang-orang yang benar-benar menguasai masalah yang

diteliti, maka informasi tersebut dijadikan bahan analisis.

58

Heri Saputra, “Peran Partai Aceh Dalam Upaya Mensejahterahkan Mantan Inong Balee

Kabupaten Pidie,” Universitas Syiah Kuala 3 (2018): 10. 59

Emzir, Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Press,

2011), 53.

49

Peneliti diberi kewenangan dalam menemukan siapa saja yang menjadi

informan, bisa saja peneliti membuang informan yang dianggap tidak layak.60

Kriteria penetapan informan yang ditetapkan oleh penulis dalam penelitian ini

adalah Petugas Tata Usaha, Guru, Walimurid, dan Murid.

Dalam penelitian ini, penulis mengambil informan yang memahami

tentang Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta, berikut data dari beberapa informan yaitu :

Tabel 3.2

Daftar Data Informan

NO Nama Informan Jabatan

1. Efron Faulia Kepala TU

2. Tubagus Mutaqqin Karyawan TU

3. Yon Sugiyono Kepala P3JM

4. Syukrini Irfiyanda Guru MI

5. Khaironi Agustini Guru MTS

6. Silvia Wahyuni Komite Sekolah

7. Raisa Alesandra OSIS MTS

8. Raden Naufal OSIS MA

Tabel penetapan informan diatas dibuat oleh penulis pada 16 Agustus 2017.

Dari daftar daftar tabel diatas data informan terdapat 3 kategori

informan yaitu :

1. Informan dengan mempunyai tugas pelayanan admin pusat SIMAK dalam

melayani administrasi sekolah, yaitu :

60

Emi Suwarni, “Peluang Dan Hambatan Pengembangan Usaha Mikro Pada Era

Ekonomi Digital,” Universitas Bina Darma 2 (2018): 31.

50

Efron Faulia, S.E (Kepala Divisi DIKJAR Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta)

Penulis memutuskan memilih beliau sebagai informan karena beliau

memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap kinerja dari Sistem

Informasi Manajemen Akademik Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

yang menjabat sebagai Kepala Pendidikan dan Pengajaran atau disingkat

DIKJAR, beliau bekerja dari tahun 2004 hingga sekarang.

Tubagus Muttaqin, S.Pd (Staf Keuangan dan Kepegawaian Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta)

Penulis memutuskan memilih beliau sebagai informan karena beliau

mengerti dalam pengelolaan dari Sistem Informasi Manajemen Akademik

Madrasah Pembangunan, beliau bekerja dari tahun 2014 sampai sekarang.

2. Informan dengan mempunyai tugas yang menghasilkan data dan arsip,

yaitu guru-guru di Madrasah Pembangunan:

Drs. Yon Sugiono (Ketua P3JM)

Penulis memilih beliau sebagai informan karena beliau sebagai user

SIMAK, beliau merupakan menjabat Ketua P3JM di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta atau biasa disingkat Pusat Penelitian

Pegembangan dan Jaminan Mutu, beliau juga sebagai guru mengajar di

Madrasah Ibtidaiyah. Beliau bekerja di Madrasah Pembangunan sejak

tahun 1994 s/d sekarang

Syukrini Irfiyanda, S.Pd (Wali Kelas 1E, Guru Matapelajaran Tematik dan

Fiqih Al-Qur‟an)

51

Penulis memilih beliau sebagai informan karena beliau sebagai user

SIMAK dan sebagai guru wali kelas di Madrasah Ibtidaiyah yang

menghasilkan data didalam SIMAK. Beliau bekerja dari tahun 2009

hingga sekarang.

Khaironi Agustini, S.Pdi (Wali Kelas 7C, Guru Matapelajaran Akidah dan

Akhlak)

Penulis memilih beliau sebagai informan karena beliau sebagai user

SIMAK dan sebagai guru wali kelas di Madrasah Tsanawiyah yang

menghasilkan data didalam SIMAK. Beliau bekerja dari tahun 2009

hingga sekarang.

3. Informan memiliki tugas dilayani oleh pihak sekolah yaitu Pengguna

ketiga Orangtua Siswa dengan diwakili oleh komite sekolah dan OSIS :

Drg. Silvia Wahyuni (Ketua Umum Komite Sekolah Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta)

Penulis memilih beliau sebagai informan karena beliau merupakan

perwakilan dari orangtua yang menggunakan jasa layanan SIMAK. Beliau

sudah menjabat sebagai Ketua Umum Komite sejak 2009 s/d sekarang,

beliau sudah mengalami banyak perkembangan dan peristiwa yang terjadi

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

Raisa Alesandra (Ketua OSIS MTS Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Periode 2019/2020)

Penulis memilih siswa tersebut sebagai informan, karena mewakili dari

jenjangan Madrasah Tsanawiyah siswa yang menggunakan SIMAK, siswa

52

tersebut mengenyam Pendidikan sejak Madrasah Ibtidaiyah 2009 s/d

sekarang di Madrasah Tsanawiyah tingkatan kelas 9 G.

Raden Naufal (Ketua OSIS MA Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Periode 2019/2020)

Penulis memilih siswa tersebut sebagai informan, karena mewakili dari

jenjangan Madrasah Aliyah siswa yang menggunakan SIMAK, siswa

tersebut mengenyam Pendidikan sejak Madrasah Ibtidaiyah 2009 s/d

sekarang di Madrasah Tsanawiyah tingkatan kelas 12 MIA 2.

E. Teknik Analisis Data

Teknis analisis data kualitatif yaitu sebuah kegiatan untuk mengatur

mengurutkan, mengelompokkan, memberi kode/tanda, dan

mengkategorikannya sehingga diperoleh suatu temuan berdasarkan fokus

masalah yang ingin dijawab. Adapun Teknik analis data yang digunakan

yaitu61

:

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan kegiatan merangkum, memilih hal-hal pokok,

memfokuskan pada hal-hal penting serta mencari tema dan polanya.

Reduksi data ini akan memperoleh gambaran yang jelas mengenai topik

yang sedang diteliti. Dalam reduksi data ini peneliti mengumpulkan data

dengan berbagai cara dari berbagai sumber lalu menganalisisnya, sehingga

mendapatkan gambaran/pemahaman yang lebih dalam dan tajam lagi

mengenai masalah yang diangkat.

61

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif : Teori Dan Praktik (Jakarta: Bumi

Aksara, 2013), 209.

53

2. Penyajian Data

Penyajian data merupakan sekumpulan informasi tersusun, digunakan

untuk lebih meningkatkan pemahaman dan analisis sajian data. Peneliti

akan menyajikan data dalam bentuk teks yang akan bersifat teks naratif.

Selain itu penyajian data juga dapat mencakup berbagai jenis sumber

berupan table, jaringan kerja dan bagan. Dalam penelitian ini, peneliti

melakukan kegiatan wawancara dan observasi lapangan di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta.

3. Penarikan Kesimpulan

Penarikan Kesimpulan merupakan hasil penelitian yang menjawab fokus

penelitian berdasarkan analisis data dan disajikan dalam bentuk deskriptif

objek penelitian dengan berpedoman pada kajian penelitian. Setelah

melakukan penelitian lebih lanjut hingga diperoleh data lapangan yang

sesuai dengan konteks masalah, maka tahap akhir peneliti akan

menyimpulkan serta membandingkan dengan teori yang telah ada. Setelah

itu barulah peneliti menuliskan pada bagian pembahasan dan kesimpulan

peneliti.

54

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Setting Lokasi Penelitian

1. Selayang Pandang Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Madrasah Pembangunan Uin Jakarta terletak di Jl. Ibnu Taimia IV

Komplek UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tangerang

Selatan, Banten15419 Indonesia. TEL: (021) 7402172, (021) 7401143.

Lahirnya Madrasah Pembangunan UIN Jakarta berawal dari keinginan

akan adanya lembaga pendidikan Islam yang representatif dari para tokoh

di Departemen Agama dan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Pada awal

tahun 1972, Panitia Pembangunan Gedung Madrasah Komprehensif

dibentuk oleh Rektor IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Prof. H. M. Toha

Yahya Omar (alm).

Bulan Juni 1972, bertepatan dengan Lustrum III IAIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, dimulai pembangunan gedung madrasah yang

ditandai dengan peletakan batu pertama oleh Menteri Agama RI pada

masa itu, yaitu Prof. H.A. Mukti Ali dan Rektor IAIN Syarif Hidayatullah.

Tanggal 17 November 1973, gedung madrasah diserah-terimakan dari

Pimpinan Bagian Proyek Pembinaan Bantuan Untuk Madrasah Swasta

Pemda DKI Jakarta kepada IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Tahun 1974, pertama kali Madrasah Pembangunan membuka

tingkat Ibtidaiyah. Jumlah muridnya baru 58 orang, terdiri dari Kelas I: 43

orang, Kelas II: 8 orang, dan Kelas III: 7 orang. Permulaan kegiatan

55

belajar mengajar dimulai pada tanggal 7 Januari 1974.Tanggal inilah yang

kemudian ditetapkan sebagai „Hari Kelahiran‟ Madrasah Pembangunan.

Pada awal tahun 1977, Madrasah Pembangunan membuka tingkat

Tsanawiyah. Peserta didik angkatan pertama berjumlah 19 orang. Bulan

Juli 1991, dibuka kelas jauh tingkat Ibtidaiyah di Pamulang, bekerja sama

dengan Yayasan Al Hidayah sebagai penyedia lahan.

Sesuai dengan keputusan Rektor IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

sejak awal September 1974 pembinaan Madrasah Pembangunan

dilaksanakan oleh Tim Pembinaan yang dipimpin oleh Dekan Fakultas

Tarbiyah. Tugas tim ini di antaranya adalah menyiapkan Madrasah

Pembangunan sebagai 'madrasah laboratorium' Fakultas Tarbiyah IAIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pada tahun 1978, Madrasah Pembangunan ditetapkan sebagai

Madrasah Pilot Proyek Percontohan (yakni madrasah dengan kurikulum

yang bermuatan pendidikan umum dan agama sehingga lulusan madrasah

dapat melanjutkan ke sekolah umum sederajat) oleh Departemen Agama

RI melalui Surat Keputusan Dirjen Bimas Islam Depag RI Nomor:

Kep/D/03/1978. Berdasarkan keputusan tersebut, kemudian

diselenggarakan kegiatan penataran penulisan modul dan uji coba

pembelajaran dengan sistem modul. Empat modul bidang studi Al-Quran

Hadits, Bahasa Arab, Bahasa Indonesia, dan Matematika telah

diujicobakan sampai dengan tahun 1985.

56

Mulai tahun 1988, berdasarkan Surat Keputusan Rektor IAIN

Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor: 06 Tahun 2008, wewenang pembinaan

dan pengelolaan Madrasah Pembangunan dilipahkan kepada Yayasan

Syarif Hidayatullah Jakarta. Pengembanan sebagai 'madrasah

laboratorium' dilaksanakan bersama-sama dengan Fakultas Tarbiyah IAIN

Syarif Hidayatullah Jakarta. Tahun Pelajaran 1991/1992 Madrasah

Pembangunan membuka tingkat Aliyah. Peserta didik yang diterima

pertama kali sebanyak 32 orang terdiri dari 10 laki-laki dan 22 perempuan.

setelah empat tahun berjalan, berkenaan dengan kebijakan pemerintah

dalam hal pendidikan (khususnya Madrasah Aliyah), pada Tahun Pelajaran

1995/1996 MA Pembangunan tidak menerima pendaftaran peserta didik

baru lagi. Tahun 1996/1997, sebanyak 31 orang peserta didik terakhir lulus

dari MA Pembangunan IAIN Jakarta.

Seiring dengan perubahan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta

menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, sejak

tahun 2002 Madrasah Pembangunan IAIN Jakarta mengikuti perubahan

nama menjadi Madrasah Pembangunan UIN Jakarta. Tahun Pelajaran

2006/2007 atas dorongan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan

banyaknya permintaan masyarakat, Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

kembali membuka tingkat Aliyah.Jumlah peserta didik pertama yang

diterima adalah 47 peserta didik terbagi dalam 2 rombongan belajar.

Setelah tiga tahun berjalan, akhir tahun 2009 Madrasah Aliyah

57

Pembangunan UIN Jakarta telah diakreditasi dengan hasil grade A

kategori Memuaskan, sama dengan perolehan akreditasi MI dan MTs.

Pada Tahun Pelajaran 2010/2011 telah dimulai rintisan program

bilingual di tingkat tsanawiyah yang secara intens dievaluasi dan

disempurnakan. Pada Tahun Pelajaran 2015/2016 MA Pembangunan UIN

Jakarta membuka Kelas Bahasa dengan program utamanya penguasaan

TOEFL (peserta didik kelas X) dan IELTS (peserta didik kelas XI). Dan

pada tahun pelajaran 2016/2017 MA Pembangunan UIN Jakarta telah

dicanangkan sebagai Madrasah Berbasis Riset. Pada aspek manajemen

Madrasah Pembangunan UIN mengimplementasikan Sistem Manajemen

Mutu (SMM) dan telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2008

No.QSC:00863 untuk pelayanan pendidikan pada seluruh satuan

pendidikan.62

62

Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Panduan Peserta Didik :

Tahun Pelajaran 2018/2019 (Ciputat: Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

2018).

58

2. Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Stuktur Organisasi Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Stuktur Organisasi Madrasah Pembangunan UIN Jakarta telah mencakupi

keseluruhan kalangan dan memiliki peran tugas masing-masing dalam mengurus

dan menciptakan suasana di lingkungan sekolah sebagaimana mestinya, beberapa

dari struktur organisasi tersebut sepeerti komite, tata usaha, guru merupakan

bagian dari pengelolaan, penciptaan, dan pengguna SIMAK.

59

3. Visi, Misi, dan Tujuan

a. Visi

Misi lembaga pendidikan terkemuka dalam pembinaan keislaman,

keilmuan, dan keindonesiaan, dengan mengapresiasi potensi peserta didik.

b. Misi

1) Menyelenggarakan pendidikan dasar dan menengah yang akan

melahirkan lulusan beriman dan bertaqwa serta memiliki kemampuan

kompetitif dan keunggulan komparatif.

2) Melakukan pembinaan kesehatan fisik sehingga terbentuk

keseimbangan antara kekuatan keilmuan dengan perkembangan jasmani

peserta didik serta dapat melahirkan lulusan yang cerdas, kuat dan

sehat.

3) Melakukan inovasi kurikulum dengan aksentuasi pada pembinaan

leislaman, sains dan teknologi serta apresiatif terhadap kecenderungan

globalisasi dengan tetap berpijak pada kepribadian Indonesia.

4) Melakukan pembinaan tenaga pendidikan sebagai tenaga professional

yang menguasai aspek keilmuan, keterampilan mengajar, kepribadian

pedagogis serta komunikasi global yang dijiwai akhlak mulia.

5) Melakukan pembinaan tenaga kependidikan yang professional yang

menguasai bidang ilmu yang mendukung tugasnya, etos kerja yang

tinggi, serta kepribadian yang Islami.

6) Mengupayakan tersedianya sarana prasarana dan fasilitas belajar

mengajar yang dapat memberikan kesempatan kepada peserta didik

60

untuk dapat megikuti kegiatan belajar seluas-luasnya, sehingga

madrasah benar-benar berfungsi sebagai pusat pembelajaran.

7) Melakukan pembinaan kemandirian dan team work melalui berbagai

aktivitas belajar baik intra maupun ekstrakurikuler.

c. Tujuan

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta mempunyai tujuan:

1) Terselenggaranya pendidikan dasar dan menengah yang akan

melahirkan lulusan beriman dan bertaqwa serta memiliki kemampuan

kompetitif dan keunggulan komparatif.

2) Terwujudnya peserta didik yang memiliki keseimbangan antara

kekuatan jasmani dan rohani serta kepekaan dan kepedulian social.

3) Terwujudnya kurikulum yang memiliki kekuatan pada pembinaan

keislaman, sains dan teknologi serta apresiatif terhadap kecenderungan

globalisasi dengan tetap berpijak pada kepribadian Indonesia dan

kemampuan potensi anak.

4) Tersedianya pendidikan sebagai tenaga professional yang menguasai

bidang keilmuan yang diasuhnya secara luas, mandalam dan

komprehensif serta memiliki kemampuan untuk mengajarkannya

(teaching skill), berkepribadian pedagogis, dan berakhlak mulia.

5) Tersedianya tenaga kependidikan professional yang dalam

melaksanakan tugasnya didukung oleh ilmu pengetahuan yang relevan,

memiliki etos kerja, loyalitas, dan dedikasi yang tinggi yang dilandasi

akhlak mulia.

61

6) Tersedianya sarana prasarana dan fasilitas sumber belajar yang dapat

memberikan kesempatan kepada para peserta didik untuk dapat belajar

seluas-luasnya, sehingga madrasah benar-benar berfungsi sebagai pusat

pembelajaran.

7) Terwujudnya peserta didik yang mandiri yang mampu melakukan team

work melalui berbagai aktivitas belajar baik intra maupun

ekstrakurikuler.

4. SIMAK

Sistem Informasi Manajemen Akademik atau disingkat SIMAK Online

Madrasah Pembangunan yang terbentuk pada awal tahun 2015 bulan Januari

yang bekerjasama dari pihak ketiga rekanan pengelolaan dibidang kurikulum

penilaian. Berawal dari kebijakan Madrasah Pembangunan ingin memfasilitasi

akses yang bertujuan mempermudah memperoleh informasi untuk guru, siswa,

orangtua, manajemen madrasah pembangunan.

SIMAK memiliki fungsi untuk mempermudah orangtua untuk

mengetahui perkembangan nilai dari siswa tersebut tanpa menunggu moment

mengambil nilai rapot siswa kesekolah dimanapun dan kapanpun dengan

menggunakan jaringan internet lalu memiliki akun dari website SIMAK agar

bisa mengetahui informasi nilai siswa.

Saat ini pihak Madrasah Pembangunan sedang mengusahakan rencana

untuk membuat sistem sendiri karena keterbatasan tenaga ahli khusus belum

memadai. Arsip yang diinput dikelola dalam bentuk digital hanya arsip baru

saja dari kurikulum tahun 2015, sedangkan arsip lama dipisahkan ditempat

62

penyimpanan arsip dalam bentuk file karena keterbatasan waktu untuk

memindahkannya jadi hanya ada satu komputer dikhususkan penyimpanan

arsip lama dalam bentuk excel dan diklasifikasikan.

Rencana pemindahan arsip lama masih diusahakan dengan perencanaan

proyek membuat system sendiri tetapi masih bergantung dengan kebijakan

Madrasah Pembangunan karena memakan waktu dan biaya.

Jenis arsip yang sering digunakan merupakan pengelolaan nilai raport

digital. Pembuatan arsip digital langsung saja diinput oleh guru mata

pelajaran, wali kelas dan pegawai dalam pengelolaan nilai dengan memiliki

akun dan password yang telah dibuat. Berikut beberapa arsip yang ada di

Madrasah Pembangunan :

1) Nilai siswa

2) Data siswa

3) Jadwal kegiatan siswa

4) Ekstrakulikuler

5) Mata Pelajaran siswa

6) Data Guru dan Pegawai

7) Orang tua siswa

Setelah diupload nilai oleh guru orangtua bisa mengakses dengan cara

mendownload melihat nama anak yang bersangkutan. Pengelolaan nilai selalu

dilakukan update setiap semesternya dengan memiliki tampilan jendela baru.

SIMAK memiliki sistem yang fleksibel tergantung keinginan user dengan cara

upload dan download data tersebut.

63

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bagian ini penulis akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh

melalui serangkaian metode penelitian seperti observasi , wawancara

dilapangan, dan studi literatur mengenai peran SIMAK dalam pengelolaan

arsip digital di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta dan cara meningkatkan

kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK sehingga menghasilkan

manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta, penulis juga

akan memaparkan hasil wawancara dengan para informan.

1. Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta

Pelaksanaan Manajemen Arsip yang baik, sangat diperlukan oleh

sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan arsip atau kearsipan

mencakup proses penyusunan dan penyimpanan dokumen-dokumen dari

mulai sekolah itu didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru, siswa

keluar atau pindah, kelulusan siswa, pencatatan seluruh data personel

tenaga pendidik dan kependidikan di sekolah itu.63

Penerapan manajemen

arsip digital didalam SIMAK harus menyesuaikan dengan pedoman dan

teori manajemen arsip digital, yang telah ditetapkan agar terus berjalan dan

mendapatkan peningkatan, dimulai dari Penciptaan, Penyimpanan dan

Penemuan Kembali, Manipulasi, Distribusi, dan Penyusutan.64

63

Zenith Mar‟atussolehah, “Manajemen Arsip Bidang Kesiswaan Di SMP

Muhammadiyah 31 Jakarta,” 3. 64

Muhammad Rosyid Budiman, “Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik,” 5.

64

a. Penciptaan Arsip Digital

Lembaga pendidikan dan sekolah memiliki kebijakan dan

cara tersendiri dalam hal mengelola arsip sekolah, SIMAK menjadi

ciri khas Madrasah Pembangunan UIN Jakarta dalam hal tersebut.

SIMAK sudah memiliki standarisasi dari rujukan kurikulum

nasional dan menyesuaikan dengan karakter kebutuhan penilaian

yang ada di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

Penciptaan arsip digital didalam SIMAK dimulai dengan

alur pembuatan database terdahulu, dasar dari SIMAK adalah

website. Setelah database dibuat semua data terutama data individu

diinput kedalam SIMAK terdahulu, SIMAK merupakan arsip

digital yang berisikan dengan arsip biodata dan nilai-nilai siswa.

Proses penciptaan arsip digital didalam SIMAK dilakukan

oleh guru-guru, setiap aktivitas dan mata pelajaran yang sudah

dilaksanakan siswa akan diberikan penilaian dan menghasilkan

arsip didalam SIMAK. Setiap guru memiliki catatan dan nilai-nilai

menggunakan laptop masing-masing, mengingat jangka waktu

yang lama hanya disetiap pergantian semester sebelum guru-guru

65

mengisi nilai nya dengan SIMAK terlebih dahulu setiap guru

menggunakan excel.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“SIMAK Sistem Informasi Manajemen Akademik yang itu hanya untuk

pengarsipan nilai siswa tidak kemudian mencakup seluruh arsip yang

terjadi di MP tidak, hanya untuk siswa dan itu dikelola oleh bagian

DIKJAR, pertama ketika SIMAK itu kita create karena yang akan

terlibat disana admin dan guru itu sendiri, guru sebagai penginput

nilai karena yang bersangkutan lebih mengetahui nilai anak itu sendiri,

nah setelah guru mapel menginput maka nilai itu masuk kedalam

akunnya wali kelas nah kita dibagian DIKJAR itu membantu mencetak

nya jadi tidak sedikitpun terlibat untuk pemberian nilai tapi lebih ke

pencetakan.”65

Pentingnya prasarana arsip untuk menunjang pelaksanaan

penyelenggaraan kearsipan serta dengan memanfaatkan teknologi

untuk mempermudah pengelolaan arsip, yaitu dalam sistem

kearsipan elektronik dengan menggunakan perangkat

lunak/aplikasi khusus untuk menghimpun dan mengelola

kearsipan,mengenai perangkat lunak kearsipan yang berkembang,

dengan demikian pengelolaan arsip bisa lebih efektif jika didukung

dengan perangkat lunak/aplikasi yang menunjang bagi

penyelenggaraan administrasi perkantoran.66

65

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 66

Novie Achmad Qodar, “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Sekretarit DPRD Kabupaten

Ciamis,” FISIP Universitas Galuh, Dinamika 4, No. 4 (2018): 651.

66

b. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Digital

Media penyimpanan yang berkapasitas besar sangat

berpengaruh terhadap penyimpanan arsip digital, seperti hard disk

atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi

dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi

yang berbeda. Penyimpanan arsip digital didalam SIMAK tidak

menggunakan hard disk langsung tersimpan didalam satu server

database tersebut sewaktu proses SIMAK diciptakan.

Aneka format penyimpanan yang menjadi satu-satunya

tantangan yang harus dihadapi oleh arsiparis, dengan adanya web

2.0 para pegawai dapat menciptakan, membagikan dan menyimpan

informasi dalam berbagai penyimpanan berbasis web seperti

googledocs, blog, wiki, slideshare, flickr, youtube, facebook dan

banyak lagi. Informasi tidak lagi hanya disimpan dalam server

sebuah organisasi.67

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau di SIMAK semua data yang telah terinput tersimpan diserver

sehingga misalnya kita punya data siswa yang ketika dia 3-4tahun yang

lalu disini jika kita ga punya sistem digital informasi seperti itu yang

dikelola SIMAK kita bisa kesulitan, tapi kalau dengan adanya SIMAK

selama nilai itu terinput disistem kita bisa buka kapanpun itu”68

Penyimpanan arsip harus memperhatikan banyak faktor

dalam penyimpanan arsip digital, yaitu dalam memilih tempat

67

Wiwiet Mardiati, “Tantangan Manajemen Arsip Elektronik Di Era Web 2.0,” Jurnal

Vokasi Indonesia, Journal of Vocation Program University of Indonesia 3, No. 2 (2015): 62. 68

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

67

penyimpanan arsip yang sesuai dengan jenis, bentuk dan

ukurannya, jika arsip digital berbentuk besar maupun kecil

disesuaikan dengan kemampuan kapasitas penyimpanan.

SIMAK sudah mendapatkan eksistensi hasil dari kinerja nya

dalam penemuan kembali informasi, penemuan kembali arsip

digital didalam SIMAK dengan melihat sub-sub menu yang sudah

berisikan arsip yang akan dicari ketika dibutuhkan tidak

menggunakan waktu lama dan informasi yang didapat sangat

terpercaya hal tersebut dirasakan oleh pengguna guru maupun wali

murid.

Penemuan kembali informasi berfungsi untuk menjawab

pertanyaan dan kebutuhan pengguna yang merupakan suatu

kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan

pencarian yang tepat. Selanjutnya pernyataan-pernyataan pencarian

tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah tersusun dan

terorganisasi.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“SIMAK sangat membantu dalam hal penemuan kembali informasi,

jadi masuk sistem digital jadi semua terekap untuk jangka waktu

beberapa tahun disitu kalau ada kejadian kehilangan nilai kita sudah

punya data nya. Kemudian wali murid bisa mengakses kapan saja,

kapanpun dia mau bisa masuk kedalam SIMAK itu. Iya, jadi di SIMAK

itu nggak hanya nilai rapot, ada informasi agenda bulanan kalender

68

akademik ada semua. Maksudnya semua orangtua punya handphone ya

jadi bisa akses dimanapun.”69

Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau

disebut pula sistem penemuan kembali arsip (Retrieval system)

adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip

tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya.

Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem

penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan, sebab itu

biasanya sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip

sangat erat kaitannya, kalau sistem penyimpanan salah maka

dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.70

c. Manipulasi Arsip Digital

Tahap selanjutnya adalah manipulasi yaitu dimana arsip

elektronik digunakan dalam proses administrasi, baik itu hanya

dibuka kembali, dilakukan duplikasi, penggandaan atau

pengkopian, dilakukan editing dan penyimpanan kembali. Setelah

tahap manipulasi arsip elektronik mangalami tahap distribusi yaitu

periode dimana arsip elektronik mengalami perpindahan baik untuk

tujuan perawatan maupun untuk penggandaan penggunaan.

69

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 70

Mulyadi, “Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (Sikd) Sebagai Sarana Temu Kembali

Arsip Di Dinas Arsip, Perpustakaan Dan Dokumentasi (Arpusdok) Kota Palembang,” JIPI (Jurnal

Ilmu Perpustakaan Dan Informasi) UIN Raden Fatah Palembang 3, No. 1 (2018): 53.

69

Perpindahan karena perawatan adalah dengan mengganti media

penyimpanan atau memperbaharui teknologi media simpan.71

Manipulasi arsip digital merupakan proses menyalin dari

arsip yang asli atau biasa dengan kita sebut dengan copy paste file

dari yang asli, fungsi dari manipulasi arsip digital menjaga jika

terjadi hal kerusakan server arsip yang asli hilang kehilangan dari

arsip yang asli sudah dilakukan penggandaan arsip yang asli.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau error paling karena kita kan bekerjasama paling kalau ada

maintenance menginformasikan ke kita bahwa dalam jangka sekian

belum bisa diakses karena gangguan maintenance, ada

pemberitahuannya. Cara mengatasinya menunggu kabar dari dia,

kalau misalnya urgent dan belum terselesaikan kita coba kontak

bahkan kalau perlu kita datengin karena ada agreement. Error ga

banyak paling 1-2kali bukan error sih ya sinkron karena kan kita ini

jumlah siswa nya nggak sedikit dan bukan tidak ada tingkat

kerumitannya sehingga memakan waktu.”72

Manipulasi arsip digital didalam SIMAK dengan cara

keseluruhan pengguna sudah mempersiapkan duplikasi,

penggandaan, pengkopian arsip dilaptop masing-masing pengguna

baik guru maupun orangtua, , dilakukan editing dan penyimpanan

kembali baik dengan nama yang sama atau dengan nama yang

berbeda.

71

Yunita, “Penerapan Arsip Elektronik Di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi

Kota Bukittinggi,” 329. 72

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

70

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau arsip lama ya bisa kita tanyakan ke TU apabila dibutuhkan

yang diluar SIMAK kalau gurunya rajin menyimpan dokumentasikan ya

ga hilang, hanya guru masing-masing megang terserah guru mau

disimpan atau gak.”73

Manipulasi arsip didalam SIMAK terjaga sangat aman,

penyimpanan kembali dengan nama yang sama boleh jadi karena

ditimpa dengan tidak sengaja yang berakibat hilangnya informasi

dari data sebelumnya atau dengan kata lain hilangnya arsip digital

yang asli.

d. Distribusi Arsip Digital

Proses digitalisasi tidak sekedar hanya melakukan

pemindaian pada arsip atau dokumen tetapi juga harus diperhatikan

proses pencarian data yang dengan mudah dapat dilakukan serta

proses distribusi yang dapat dengan mudah tersebar dengan cepat.74

Pengelolaan arsip yang mengikuti dinamika perkembangan

teknologi yang terjadi di masyarakat, saat ini masyarakat akrab

dengan produk-produk teknologi informasi dalam mendukung

aktivitas hariannya. Intensitas interaksi masyarakat dengan produk-

produk teknologi menyebabkan arsip mulai diproduksi dalam

format digital. Arsip yang terlahir dalam format digital

73

Syukrini Irfyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 74

Muhammad Sholeh, “Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Dengan Menggunakan Tanda

Tangan Elektronik Dan Implementasi Aplikasi Arsip Menggunakan Arteri,” AKPRIND

Yogyakarta, Jurnal Dharma Bakti-LPPM IST AKPRIND Yogyakarta 1, No. 2 (2018): 142.

71

menyebabkan unit pengelola arsip perlu memikirkan strategi

pengelolaan arsip digital.75

Pendistribusian dan pengelolaan arsip digital menggantikan

struktur birokrasi dan administratif yang kaku dengan kelompok

kerja yang lebih fleksibel dalam suatu institusi, penggunaan dan

kenyamanan internet yang sudah sedemikian melekat dalam

kehidupan sehari-hari masyarakat, respon pengelolaan arsip

terhadap tren terbaru mampu memberikan sumbangsih sosial yang

penting, seperti berpartisipasi dalam peningkatan kualitas layanan

dan kebijakan publik dengan memanfaatkan teknologi

berjejaring.76

Proses pendistribusian arsip digital didalam SIMAK

memiliki kekurangan dalam hal penyimpanan, pada saat

mengakses tidak bisa langsung tersimpan langsung di komputer,

laptop, maupun handphone pengguna walimurid/murid. Pengguna

SIMAK hanya bisa melihat/screenshoot saja. Hal tersebut sudah

menjadi kebijakan dari pihak Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta untuk memilih penyimpanan dan pengamanan arsip hanya

dalam berbentuk legger dan ketika diakses lalu di download

75

Heri Abi Burachman Hakim, “Aplikasi Pengelolaan Arsip Digital Dalam Berbagai

Format,” Universitas Surakarta, Khazanah, Jurnal Pengembangan Kearsipan 9, No. 1 (2016): 24. 76

Widiatmoko Adi Putranto, “Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangkan

Kembali Sudut Pandang Pengguna,Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangkan

Kembali Sudut Pandang Pengguna,” Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas

Gadjah Mada, Diplomatika 1, No. 1 (2017): 4.

72

berubah menjadi dalam bentuk PDF hanya untuk guru-guru dan

pihak tata usaha.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Tampilannya mudah digunakan tidak hanya nilai kita bisa melihat

tampilan lainnya seperti eksul, dan segalam macem tampilan yang ada di

SIMAK, tetapi data yang ada di SIMAK tidak bisa disimpan dan

didownload hanya bisa di screen shoot saja. Kalau soal mendownload

dan disimpan saya kurang paham dan tidak tersedia didalam SIMAK tapi

untuk mengakses hanya screenshoot saja membuka saja lalu melihat.”77

e. Penyusutan Arsip Digital

Tujuan dari penyusutan arsip yaitu menghindari

tercampurnya arsip-arsip aktif dengan arsip-arsip inaktif atau arsip

bernilai penting dengan arsip tidak penting, memudahkan temu

kembali arsip, mengehemat biaya, mengatasi masalah

penyimpanan, mengatasi masalah penyimpanan arsip. Dalam

manajemen arsip elektronik, proses penyusutan arsip bisa

dilakukan kapan saja, berbeda dengan manajemen arsip

konvensional. Dalam manajemen arsip konvensional penyusutan

dilakukan pada tahap akhir manajemen arsip. Kegiatan penyusutan

ini dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip untuk mendapatkan

efisiensi dan penghematan ruangan, peralatan dan tenaga.78

77

Raisa Alesandra, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 78

Devi Ermawati, “Manajemen Arsip Elektronik : Analisis Deskriptif Terhadap Standard

Manajemen Arsip Elektronik Di Indonesia Virtual Art Archive (IVAA) Yogyakarta,” UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta, DigiLib 1, No. 1 (2017), 49.

73

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut:

“Tidak ada penyusutan arsip, karena sistem nya digital paling itu saja

terkunci oleh tahun pelajaran dan juga semester, jadi ketika semester

ganjil sudah selesai dia akan terkunci, walaupun arsip 10 tahun

kedepan tidak dimusnahkan karena arsip berjalan terus kalau arsip

penilaian kecuali arsip keuangan mungkin ada data misalnya 10 atau

20 tahun bisa ada audit pertahun, kalau kita bagian penilaian tidak

akan terhapus. Kalau data nya banyak biasanya kita upgrade saja

misalnya di memori nya, ataupun sudah terlihat penuh dari

pengelolaan SIMAK nya memberi tahu ke kita atau mau diupgrade

kapasitasnya.”79

Penyusutan arsip digital didalam SIMAK tidak berlaku,

ketentuan dari pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta tidak

mengadakan Jadwal Retensi Arsip, pihak sekolah sangat

menghargai nilai kearsipan dari segi jenis arsip apapun didalam

SIMAK. Penyimpanan arsip didalam SIMAK sudah menyanggupi

menampung banyak dan tidak memungkinkan adanya pemeriksaan

otomatis retensi dokumen.

2. Peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta

SIMAK menghasilkan output nilai mapun data siswa yang dimulai

dari pelaksanaan kegiatan administrasi di sekolah, SIMAK memiliki peran

dalam pengelolaan arsip digital terutama dalam hal arsip penilaian

individu siswa, SIMAK mampu memenuhi kebutuhan para penggunannya

dan melaksanakan sesuai dengan fungsinya. Pengguna SIMAK terdiri atas

79

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

74

guru, karyawan, orangtua, dan lingkungan sekitar madrasah pembangunan

yang berkepentingan diberi izin untuk mengakses SIMAK.

Proses tahaapan dari siklus kinerja SIMAK menghasilkan beberapa

peran yang dimulai dari :

a. Penciptaan Arsip Digital

SIMAK berperan terhadap hasil dari pengamatan guru

terhadap siswa untuk menghasilkan nilai, setelah nilai dikumpulkan

menjadi satu menghasilkan dokumen yang akan langsung dimasukan

kedalam SIMAK dengan cara pemindaian dokumen dari bentuk hard

file (print, cetak, hasil tik, tulisan tangan, foto) yang akan berubah

menjadi berbentuk soft file yaitu arsip digital penilaian yang tersedia di

isi masing-masing sub menu SIMAK.

Setelah menghasilkan arsip digital yang sudah diinput kedalam

SIMAK keseluruhan arsip akan tersimpan secara otomatis apabila

mengikuti langkah-langkah yang sudah diajarkan dalam penggunaan

SIMAK, mengingat kapasitas hard disk berbentuk database yang

dimiliki SIMAK sudah dirancang oleh pihak vendor mampu untuk

menyimpan dokumen banyak dengan menyeimbangi kebutuhan

lingkungan Madrasah Pembangunan UIN Jakarta tidak perlu

khawatirkan.

Sumber penciptaan arsip disekolah sangat banyak diperoleh

mulai dari kegiatan aktivitas sehari-hari disekolah saja sudah

menghasilkan arsip. Arsip terbesar disekolah adalah nilai siswa karena

75

mengingat sumber utama sekolah merupakan siswa, hal tersebut

menghasilkan output pengarsipan nilai digital yang didapat dengan

mengingat proses penemuan kembali informasi dengan menyesuaikan

kebutuhan yang digunakan mencari sumber informasi yang tepat

dengan memilah isi sub menu yang ada di SIMAK.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Peran simak itu ya sangat membantu dengan hal pengarsipan,berkaitan

dengan pengarsipan data terutama data nilai karena sudah terprogram

dengan sistem jadi pengelolaannya jadi lebih mudah lebih simple jadi

dalam satu database semuanya tersimpan untuk semua anak,semua kelas,

semua guru, semuanya jadi satu tempat lah. Kalau belum terdatabase jadi

satu kan biasanya kepisah-pisah nih masih ada di guru masing-masing

atau masih di laptop guru maupun karyawan kalau dengan penggunaan

SIMAK ini semuanya jadi lebih mudah untuk melakukannya seperti it uterus

bisa dibuka dimana saja kan karena mengaksesnya dengan database jadi

kalau dirumah mau minta data kita tinggal buka aja gitu”80

Hasil informasi dari informan, menjawab sesuai dengan teori

yang telah dijelaskan bahwa dijaman yang modern ini arsip digital

didalam SIMAK sangat berperan penting terutama pada sekolah-

sekolah yang membutuhkan pengelolaan data yang cepat dan efisien.

Arsip yang merupakan objek atau informasi digital yang

tersimpan dalam sebuah simpanan kelembagaan. Objek atau informasi

digital tersebut merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa suatu

lembaga. Saat ini pengelolaan arsip digital penting untuk dilakukan,

80

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

76

hal ini tidak terlepas dari faktor intensintas masyarakat dalam

memanfaatkan produk-produk teknologi informasi. Kondisi ini

menyebabkan maraknya informasi kegiatan Lembaga diciptakan dan

disimpan dalam format digital.81

Lembaga pendidikan tersebut juga mengikuti perkembangan

teknologi dalam pengarsipan, karena lebih bermanfaat dibandingkan

dengan penggunaan manual yang membutuhkan waktu yang lama dan

tempat penyimpanan yang memakan ruang, oleh karena itu arsip

digital harus dipergunakan semaksimal mungkin untuk membantu para

organisasi yang membutuhkan pengelolaan data seperti arsip.

Penciptaan arsip sebelum di input ke dalam SIMAK, awal mula

penciptaan arsip yang akan di input ke dalam SIMAK dengan

membuat database berbasis website yang telah dirancang oleh pihak

vendor yang bekerjasama dengan Madrasah Pembangunan, dari

sebelum SIMAK dibuat pihak DIKJAR Madrasah Pembangunan

bagian Tata Usaha sebaga admin utama sudah melakukan promosi cara

penggunaan dan pekerjaan dari SIMAK tersebut.

Setelah SIMAK dibuat para pengguna bisa langsung

mengoperasikan dan menginput keseluruhan biodata individu siswa

yang meliputi penilaian, kesehatan, prestasi, dan data orangtua siswa

tersebut yang akan menjadi arsip didalam SIMAK secara online.

81

Heri Abi Burachman Hakim, “Aplikasi Pengelolaan Arsip Digital Dalam Berbagai

Format,” 25.

77

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau di SIMAK alurnya adalah kita membuat database nya dulu karena

memang basis nya website maka semua data terutama data individu nya

dahulu ya, karena SIMAK itu arsip digital nya itu adalah arsip biodata dan

nilai-nilai siswa itu yang diarsipkan, setelah itu disesuaikan dengan

kebutuhan penilaian yang ada di MP karena karakter setiap sekolah

berbeda-beda walaupun rujukan nya adalah juknis secara nasional cuma

ada beberapa item yang memang menjadi ciri khas MP itu yang di

sesuaikan di database SIMAK nya setelah itu baru guru-guru dapat mengisi

nilai nya melalui SIMAK.”82

Pembahasan teori tersebut sama dengan penciptaan arsip digital

yang mana, arsip elektronik mengandung informasi yang bisa dibaca

mesin, bukan informasi yang bisa dibaca manusia. Arsip elektronik

dapat berisi semua jenis informasi.

Kemungkinan meliputi, tetapi tidak selalu terbatas pada data

kuantitatif dari jenis yang terkandung dalam database dan file

spreadsheet; teks berkode karakter dari jenis yang terkandung dalam

pemrosesan kata, file, dan pesan e-mail; gambar, termasuk gambar

dokumen elektronik serta gambar video dan grafik yang dihasilkan

komputer; dan suara, termasuk rekaman suara dan musik. Arsip

elektronik yang dibuat oleh komputer dan perangkat seperti komputer

biasanya berisi informasi kode digital.83

Penciptaan Arsip Digital didalam SIMAK dimulai dari

pengguna utama yaitu para guru keseluruhan Madrasah Pembangunan

82

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 83

William Saffady, Managing Electronic Records, 1.

78

UIN Jakarta yang mana berperan dalam menghasilkan arsip dinamis

yang akan digunakan terus menerus dari siswa tersebut masuk hingga

menjadi alumni tetap tersedia, apabila guru tersebut mendapat giliran

sebagai wali kelas maka semakin banyak arsip yang disimpan maupun

diciptakan,bagian Tata Usaha atau DIKJAR hanya sebagai

adminpengelolaan arsip digital yang mana mengsinkronisasikan agar

tetap berjalan sesuai dengan kebutuhan keseluruhan pengguna.

Manfaat serangkaian kinerja SIMAK yang memberikan

kemudahan dalam pengelolaan kearsipan dan sudah dirasakan

langsung oleh para pengguna yang mendukung terhadap keseluruhan

maupun kelangsungan pekerjaaan, SIMAK sudah tertata rapih sesuai

klasifikasi.

SIMAK sudah memenuhi kebutuhan tugas pokok organisasi

dan sesuai dengan keinginan maupun fungsinya, kinerja yang telah

dilakukan para pengguna mampu tersusun dengan rapih dan sesuai

dengan klasifikasi karena banyak beberapa item bagan-bagan yang ada

di SIMAK sangat bermacam-macam jadi mudah ditemukan.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau sejauh ini sih SIMAK MP sudah lumayan ya, maksudnya sesuai

dengan fungsinya cuman mungkin kalau ada kesulitan ketika mau ngedata

tuh gabisa dicopy, misalnya guru sudah punya nilai data di excel mau

dicopy nilainya tuh gabisa ke SIMAK, jadi setiap anak harus diinput satu-

satu. Jadi kita rata-ratakan dulu baru kita masukan kedalam SIMAK.”84

84

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

79

Informasi yang bisa didapatkan dilihat dari berbagai item-item

yang ada di menu SIMAK telah tersusun dengan rapih dan tidak ada

yang kosong semuanya. Disetiap item terisi oleh arsip-arsip yang telah

dikelola oleh admin maupun pengguna sesuai dengan klasifikasi dan

penyusunannya.

Arsip yang sudah diinput didalam SIMAK memiliki

identifikasi dan pengelompokan masing-masing, dimulai dari individu

siswa tersebut biodata, kesehatan, prestasi siswa, aktivitas siswa yang

diikuti, penilaian yang diperoleh siswa tersebut. Pengelompokan

pembedaan kelas, tingkatan dari MI – MA juga berbeda-beda semakin

naik level kelasnya semakin banyak item-item yang ada didalam

SIMAK.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau pengelompokan arsip didalam SIMAK itu sendiri kita pengarsipan

nya itu pilihan nya bisa persiswa bisa perkelas karena dikelas itu terdapat

beberapa siswa, terus juga bisa perparalel lalu bisa pertahun akademik,

jadi pengelompokkan nya seperti itu. Jadi kalau kita butuh nilai ditahun

misalnya 1 atau 2tahun tinggal nyari aja ajaran mana yang kita inginkan

lalu dari SIMAK nya sendiri menyajikan data-data atau nilai-nilai yang ada

di tahun tersebut seperti itu untuk pengelompokkan arsip nya.”85

Pengelompokan arsip didalam SIMAK itu berbeda-beda

tergantung dari divisi dan jabatan para pengguna arsip dilingkungan

Madrasah Pembangunan, jika pengguna hanya guru mata pelajaran

85

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

80

saja maka arsip yang diinput hanya mata pelajaran saja berbeda dengan

guru wali kelas yang menyimpan arsip keseluruhan siswa yang

dipegang dan mata pelajaran dikelas lainnya juga diinput semakin

banyak.

SIMAK membedakan dalam hal nilai guna arsip yang bersifat

rahasia maupun terbuka tergantung dengan sisi akun penggunanya, jika

guru mata pelajaran ingin mengakses nilai bukan siswa didikannya

tidak bisa mengakses hanya siswa dan kelas tertentu yang bisa diakses,

guru wali kelas juga hanya bisa melihat siswa didikanya saja.

Wali murid hanya bisa mengakses nilai dan kegiatan anaknya

saja, jika wali murid belum membayar dan melunaskan uang SPP

SIMAK langsung otomatis terkunci dan tidak bisa mengakses, ketika

wali murid sudah membayar SIMAK bisa diakses kembali, jadi

SIMAK memiliki sistem buka – tutup otomatis dddalam hal tersebut.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Untuk pembedaan nilai guna arsip itu yang bersifat rahasia atau terbuka

sih saya masih belum paham, tapi biasanya kalau kita butuh arsip yang

lama kita langsung ke admin nya “pak saya butuh arsip 2017 nih karena

kemaren data manual nya hilang sebagainya, nilai-nilai nyabisa diprint out

lg ga pak” gitu biasanya kita langsung ke admin.”86

Hasil informasi dari informan, tidak sesuai dengan apa yang

penulis bayangkan yakni SIMAK memiliki arsip yang bernilai rahasia

dan terbuka, jadi arsip yang ada didalam SIMAK bisa difilter yang

86

Khaironi Agustini, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

81

bersifat rahasia tidak bisa diakses begitu saja dengan pengguna, jika

arsip bernilai terbuka bisa langsung diakses.

Selain itu, yang terlibat dalam pembuatan projek SIMAK dari

keseluruhan lingkungan Madrasah Pembangunan merupakan orang-

orang yang terlibat dalam projek SIMAK dimulai dari pihak

Manajemen memberikan surat berita ke pusat yakni Direktur,

pimpinan; unit kepala masing-masing madrasah dari MI-MTS-MA.

b. Penemuan Kembali Informasi

SIMAK memiliki peran terhadap penemuan kembali informasi

arsip digital dengan memahami keinginan pengguna yang memiliki

aktivitas sehari-hari harus mendapatkan informasi dengan cepat,

dimulai dari permintaan pengguna, penentuan informasi yang

dibutuhkan, penentuan klasifikasi isi dari setiap folder yang ada di

SIMAK, tahap terakhir dengan melakukan pencarian arsip oleh

pengguna.

Para pengguna SIMAK mampu menelusuri di setiap bagian

menu yang ditujukan seperti folder nama siswa sesuai tingkatan MI -

MA, tahun angkatan, maupun pelajaran. Tujuan utama dari arsip

digital berbasis SIMAK ini dibuat untuk memudahkan kebutuhan para

pengguna dalam mencari informasi dengan cepat dan tepat dan mampu

membantu pekerjaan para pengguna.

Dimulai berawal dari penggunaan secara manual hingga

berbasis digital, dengan adanya SIMAK para pengguna yaitu para guru

82

dalam menjalankan aktivitas utamanya mengelola peniliaian siswa

dilingkungan sekolah tidak terlepas dari SIMAK.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Iya, jadi di SIMAK itu nggak hanya nilai rapot, ada informasi agenda

bulanan kalender akademik ada semua. Maksudnya semua orangtua punya

handphone ya jadi bisa akses dimanapun.”87

Hasil informasi dari informan, sesuai dengan teori yang telah

dipaparkan dalam fungsi arsip digital yang mana peran arsip sebagai

bahan bukti pertanggungjawaban mengharuskan arsip memiliki

karakteristik otentim (authenticity), andal (reliability), utuh (integrity),

dan dapat digunakan (useability).

Agar dapat memiliki karakteristik tersebut maka arsip harus

dikelola dengan sistem pengelolaan arsip yang andal (reliability), utuh

(integrity), sesuai peraturan (compliance), menyeluruh

(comprehensiveness), dan sistematik (systematic).88

SIMAK sudah mendapatkan eksistensi hasil dari kinerja nya

dalam penemuan kembal informasi, para guru merasakan manfaat dari

SIMAK yang dapat membantu dan meringangkan pekerjaan dalam

pengelolaan nilai siswa yang semakin banyak setiap tahun ajarannya.

Pengelolaan arsip yang tertib para wali murid mempercayakan

SIMAK dengan prestasi siswa, sekolah sebagai salah satu sarana

87

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 88

Muhammad Rustam, Pengelolaan Arsip Elektronik, 5.39.

83

pendidikan formal memerlukan banyak hal yang mendukung yaitu

antara lain kepentingan dan kualitas yang baik dari kepala sekolah dan

guru, peran aktif dinas pendidikan atau pengawas sekolah, peran aktif

orangtua dan peran aktif masyarakat sekitar sekolah.

Kewajiban para orang tua untuk menciptakan lingkungan yang

kondusif sehingga dapat memancing keluar potensi anak, kecerdasan

dan rasa percaya diri. Orangtua mempercayakan SIMAK dalam

memantau stastistik prestasi dan perkembangan anaknya tersebut di

sekolah.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Iya, bisa jadi acuan untuk nilai-nilai angka, tapi untuk nilai sosial segala

macam perkembangan pasti tetap untuk konsultasi dengan gurunya, itu kan

hanya keluar angka-angka saja kan atau mungkin keterangan deskripsinya

tetapi untuk keseharian anak tetap diskusi dengan gurunya. Paling gak

mereka udah punya gambaran lah nilai anaknya semester sekarang dan

semester depan gitu.”89

Dalam memantau perkembangan kemampuan akademik dan

sikap anak, orang tua diminta untuk tetap berdiskusi dengan guru wali

kelas ke sekolah tidak hanya mempercayakan saja dengan SIMAK,

memeriksa nilai-nilai ulangan dan tugas anak mereka.

Memantau efektifitas jam belajar di sekolah. Orang tua dapat

menanyakan aktifitas yang dilakukan anak mereka selama berada di

sekolah. Dan tugas-tugas apa saja yang diberikan oleh guru mereka.

Kebanyakan siswa tingkat SMP dan SMA tidak melaporkan adanya

89

Sukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

84

kelas-kelas kosong dimana guru mereka berhalangan hadir. Sehingga

pembelajaran yang ideal di sekolah tidak terjadi dan menjadi tidak

efektif.

c. Penyesuaian Perkembangan Teknologi

Peralatan arsip digital yang digunakan oleh SIMAK sangat

berperan terhadap kebutuhan dan menyesuaikan perkembangan

teknologi sesuai dengan standar nasional dimulai dari database,

klasifikasi folder, kode pengaman.

Saat ini pengelolaan arsip digital penting untuk dilakukan, Hal

ini tidak terlepas dari faktor intensintas masyarakat dalam

memanfaatkan produk-produk teknologi informasi. Kondisi ini

menyebabkan maraknya informasi kegiatan Lembaga diciptakan dan

disimpan dalam format digital.90

Sebelum projek SIMAK diciptakan para pengguna terutama

guru dalam penginputan nilai dengan menggunakan cara manual yaitu

dengan menggunakan peralatan buku nilai, alat tulis, serta

penghitungan statistik nilai pun dengan manual. Guru memiliki

kesulitan dalam hal itu mengingat bertambahnya siswa didik semakin

banyak dengan tempat penyimpanan yang sangat terbatas.

Projek SIMAK dibuat membuat perubahan perpindahan dari

proses manual ke digital menjadi lebih ringan dan terbantu,

mempersingkat waktu penemuan kembali informasi, informasi yang

90

Heri Abi Burachman Hakim, “Aplikasi Pengelolaan Arsip Digital Dalam Berbagai

Format,” 25.

85

didapat juga lengkap dan sesuai dengan klasifikasi. Para wali murid

bisa melihat perkembangan anaknya dengan mudah secara online.

Kurikulum pemberi informasi mengoreksi tampilan dari isi dari

kinerja SIMAK, ketatausahaan sebagai admin utama dala pengelolaan

SIMAK yang dinaungi oleh DIKJAR (Pendidikan dan Pengajaran),

Guru dan Orangtua memberikan saran dan masukan sebagai pengguna

utama dari projek SIMAK.

Biaya yang sudah dikeluarkan oleh pihak Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta dalam pembuatan projek SIMAK sangat

besar karena mengingat lingkungan Madrasah Pembangunan sangat

luas dan sesuai kebutuhan sekolah banyak.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Oke dalam projek SIMAK yang terlibat yaitu; Dari pihak vendor sebagai

pengelola atau pembuat website atau database nya, lalu dari pihak MP nya

Manajemen berkaitan dengan persetujuan ataupun penerbitan surat berita

kerjasama Direktur, pimpinan; dari unit kepala madrasah maupun dari

wakil kepala madrasah, kurikulum, pemberi informasi sebagai koreksi

terkait dengan tampilan ataupun isi dari SIMAK; ketatausahaannya terlibat

sebagai admin yang ada di MP yang dapat merubah secara umum dan

megang pengelolaan terkait database, dalam hal ini dikelola oleh unit

DIKJAR (Pendidikan dan pengajaran); Orangtua memberikan masukan,

juga siswa nya. Biaya dalam projek SIMAK ada di Manajemen ya, karena

kalau di DIKJAR itu hanya pengelolaan saja cuma untuk biaya itu beda

tempat lagi. Dinilai dari segi besar projek SIMAK ini kan besar sesuai

kebutuhan sekolah, semakin sekolah itu besar dan banyak kebutuhannya

86

jadi perkiraaan biaya nya besar cuman kita tidak mengetahui berapa

nominalnya.”91

Pembuatan projek SIMAK bersifat terbuka sebelum dibuat

diadakan rapat dan pemberitahuan keseluruhan keluarga besar

lingkungan Yayasan Madrasah Pembangunan UIN Jakarta mengetahui

akan projek tersebut, akan tetapi dalam hal anggaran biaya pembuatan

projek SIMAK sangat tertutup tidak bisa dijelaskan berapa nominal

yang sudah dikeluarkan mengingat lingkungan dan kebutuhan sekolah

yang sangat besar, jadi bisa dibayangkan biaya yang sudah sikeluarkan

banyak.

Dampak sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK, sebelum

SIMAK diciptakan para pengguna melakukan aktivitas penginputan

nilai secara manual dengan menggunakan alat tulis dan buku-buku

yang berbeda dimulai dari absen, perizinan, data siswa semakin banyak

dan memamakan tempat.

Sesudah menggunakan SIMAK para pengguna merasakan

sendiri dampak positif yang didapatkan, penyesuaian setelah

menggunakan SIMAK ada beberapa pengguna merasakan kesulitan

karena penginputan berbasis teknologi ini dengan adanya pemahaman

secara perlahan mempelajari dan membiasakan menggunakan SIMAK

pengguna bisa menyesuaikannya.

91

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

87

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Dampak nya sih positif ada sisi nya yang kurang juga jadi agak ribet.

Kalau positif yang pertama SIMAK bantu kita cepat menganalisa angka-

angka yang kita butuhkan terus kedua anak bisa langsung dari rumah tapi

kekurangan nya gini seumpamanya kita input masih di buku nilai terus kita

input ke SIMAK yang belum KKM ulang lagi ke manual dulu nanti setelah

KKM input ulang ke SIMAK jadi ada dua kali kerja, kalau nilai belum KKN

nilai tetap keluar setelah test remedial baru nilai diperbarui lagi, tapi kalau

manual kan ada tahapan-tahapan nilai perubahan-perubahan nilai yang

didapat siswa.”92

Kefektivitasan SIMAK dalam kinerja nya memiliki hasil yang

positif dari para pengguna, dari sebelum SIMAK diciptakan dengan

cara manual menggunakan tangan serta alat tulis setelah menggunakan

SIMAK para pengguna harus menyesuaikan perkembangan teknologi

yang semakin maju jadi para pengguna dituntut untuk mengikutinya

dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan dengan menggunakan

SIMAK.

SIMAK sudah mnyesuaikan perkembangan teknologi, kriteria

SIMAK dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD ) yang

dikeluarkan oleh ANRI, SIMAK tidak menyesuaikan dengan kriteria

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD ) oleh ANRI, karena

SIMAK sendiri membuatnya dengan pihak vendor bukan diperoleh

dari ANRI, karena pihak Madrasah Pembangunan tidak mempunyai

rujukan ke ANRI dan belum mnegusulkan kesana.

92

Khaironi Agustini, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

88

Secara umum SIMAK sudah memenuhi kebutuhan karakter

yang ada di Madrasah Pembangunan dengan memiliki ciri khas

sendiri, rujukan yang dianut oleh Madrasah Pembangunan didalam

SIMAK ini sesuai dengan standar kurikulum nasional dalam

penanganan penilaian siswa.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Saya kurang tahu apa yang disyaratkan dan dikritetriakan oleh ANRI

belum kesana cuma yang jelas SIMAK ini ada kemudahan untuk mengakses

nilai anaknya, untuk memonitor nilai anaknya udah gitu aja dan itu sudah

cukup dirasakan mereka melihatnya sebagai suatu yang positif.”93

Hasil informasi dari informan, tidak sesuai dengan penulis

bayangkan dari awal pembuatan SIMAK sudah mengikuti dan

menerima rujukan diperoleh dari pusat pembuatan arsip dinamis

berbasis website oleh ANRI dengan menyesuaikan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis oleh ANRI dengan mengimplementasikan aplikasi

SIKD di setiap instansi diharapkan dengan masukan ini ANRI mampu

lebih mengembangkan aplikasi untuk mendukung program pemerintah

dalam pengelolaan arsip elektronik yang tertib.

SIMAK tidak melaksanakan JRA yang mana sesuai dengan

ketentuan pengelolaan arsip oleh ANRI, Arsip yang ada didalam

SIMAK tidak akan dimusnahan mengingat kebijakan yang dilakukan

oleh pihak Madrasah Pembangunan yang akan tetap melakukan

93

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

89

terhadap arsip-arsip tersebut hanya disimpan saja sampai 10 tahun

kedepan atau selamanya.

Mengingat kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna arsip

yang ada dilingkungan Madrasah Pembangunan harus selalu stand by

siap siaga jika suatu saat diperlukan sudah dilakukan dan disetujui oleh

pihak Madrasah Pembangunan yang berwenang.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau di SIMAK semua data yang telah terinput tersimpan diserver

sehingga misalnya kita punya data siswa yang ketika dia 3-4tahun yang lalu

disini jika kita ga punya sistem digital informasi seperti itu yang dikelola

SIMAK kita bisa kesulitan, tapi kalau dengan adanya SIMAK selama nilai

itu terinput disistem kita bisa buka kapanpun itu, bahkan jangan sampai

ada yang dihanguskan ga ada data yang sudah expired dibuang ga ada

semuanya tersimpan. Selama itu terinput ada, misalkan ibu sekolah disini

10 tahun lagi sudah lulus butuh nilai kita masih ada.”94

Hasil informasi dari informa, tidak sesuai dengan penulis maksud

yang mana dalam pengelolaan arsip itu harus ada JRA nya karena itu

sudah menjadi ketentuan oleh pihak pusat pengelolaan arsip ANRI,

dengan adanya JRA pihak lembaga sekolah mampu menginformasikan

bahwa telah ada koordinasi yang baik antara ANRI mengenai tata naskah

dinas. Diharapkan dengan adanya koordinasi yang baik tidak terdapat

kerancuan lagi dan dengan adanya JRA ini akan ada pengelolaan arsip

yang sistematik.

94

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

90

3. Cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

SIMAK merupakan sistem yang berdatabase menggunakan

teknologi pada umumnya, SIMAK harus ada perkembangangan dan

menyesuaikan zaman kecanggihan teknologi agar tidak tertinggal. Kualitas

yang SIMAK punya disini maupun siswa tersebut jumlahnya milyaran

masih mampu menampung skala jumlah yang tidak terhingga dengan

kelibihan tersebut siswa yang sudah tidak disekolah masih bisa mengkases

nilai-nilai dari sebelum siswa tersebut lulus.

Tidak semua lembaga sekolah memperhatikan kepentingan penilaian

arsip siswa setelah siswa tersebut tidak ada disekolah tersebut terutama

ketika siswa tersebut pindah, keluar, maupun lulus dari sekolah.

a. Menguasai menggunakan SIMAK

Hasil penciptaan projek SIMAK yang telah melakukan kerjasama

pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta dengan pihak ketiga vendor,

pihak Madrasah Pembangunan hanya sebagai pengelola dan pengguna

saja tetapi dalam urusan kerusakan diserahkan kepada ahlinya pihak

vendor yang mampu mengatasi jika ada hambatan kerusakan database,

harus menguasai dan mempelajari keseluruhan jika terjadi beberapa

kendala, sehingga mampu menanganinya tanpa perlu jauh menghampiri

pihak vendor SIMAK dalam urusan kerusakan tidak diserahkan kepada

ahlinya pihak vendor yang mampu mengatasi jika ada hambatan

kerusakan database.

91

Admin pusat pengguna SIMAK di bagian DIKJAR harus

menguasai hal tersebut dalam menangani permasalahn yang terjadi jika

suatu saat terjadi kesalahan maka tidak bergantung dengan

mengandalkan pihak vendor jadi pengguna admin bisa terbiasa mandiri.

SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta sebagai suatu alat Manajemen

kegiatan aktivitas di sekolah dimulai dari kegiatan aktivitas dari siswa

maupun kegiatan-kegiatan yang diadakan disekolah.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Salah satunya mungkin iya aktivitas pembelajaran akademik, input nilai,

input kesehatan, input sikap, ekskul, SIMAK itu hanya sarana yang

memudahkan kita gitu kalau sebelumnya sistem nya manual sekarang sudah

beralih ke sistem digital.”95

Meningkatkan kegiatan aktivitas disekolah dengan melaksanakan

manajemen kinerja akan memberikan manfaat bagi organisasi, tim, dan

individu. Manajemen kinerja mendukung tujuan menyeluruh organisasi

dengan mengaitkan pekerjaan dari setiap pekerja dan manajer pada

keseluruhan unit kerjanya. Pekerja memainkan peran kunci atas

keberhasilan organisasi .

Seberapa baik seseorang pemimpin mengelola kinerja bawahan

akan secara langsung memengaruhi kinerja individu, unit kerja, dan

95

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

92

seluruh organisasi.96

Dari penjelasan teori tersebut menyebutkan bahwa

SIMAK sudah menerapkan keberhasilan kinerja organisasi tersebut

memperngaruhi keseluruhan aktivitas kegiatan yang ada disekolah

Pihak DIKJAR dalam mengatasi permasalahan yang ada di

SIMAK ketika mengalami hack, error/sistem down pasti pernah dialami

dikarenakan menggunakan sistem database pasti memiliki kesalahan

teknis. Ada banyak penyebab mengapa mengalami Internal Server Error

yang paling banyak terjadi disebabkan karena kesalahan konfigurasi di

file.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Emm kalau hack nggak, kalau error paling karena kita kan bekerjasama

paling kalau ada maintenance menginformasikan ke kita bahwa dalam jangka

sekian belum bisa diakses karena gangguan maintenance, ada

pemberitahuannya. Cara mengatasinya menunggu kabar dari dia, kalau

misalnya urgent dan belum terselesaikan kita coba kontak bahkan kalau perlu

kita datengin karena ada agreement. Error ga banyak paling 1-2kali bukan

error sih ya sinkron karena kan kita ini jumlah siswa nya nggak sedikit dan

bukan tidak ada tingkat kerumitannya sehingga memakan waktu.”97

Meskipun pada umumnya kesalahan ditemukan di website error

juga bisa teradi karena kesalahan file permissions di script itu sendiri,

atau file lain pada saat sinkronisasi karena bertambah banyak data siswa

yang di input, jika kesalahan sudah terlalu rumit pihak vendor lah yang

menangani kesalahan tersebut.

96

Wibowo, Manajemen Kinerja, 2017, 3. 97

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

93

Proses penanganan arsip lama yang tidak dikelola didalam

SIMAK banyaknya berupa kertas yang belum diinput oleh pihak admin

SIMAK dikarenakan memakan tempat dan memakan waktu dalam

penginputan, memungkinkan salah satu arsip mudah terselip, hilang,

ataupun rusak.

b. Memenuhi Kebutuhan Pengguna SIMAK

Proses peningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam

SIMAK yang sedang berjalan dengan cara pihak DIKJAR sebagai admin

pengelolaan SIMAK meminta pendapat saran dari keseluruhan pengguna

apa saja yang belum memenuhi kebutuhan permintaan dari semua

pengguna yang belum tersedia didalam SIMAK sehingga menghasilkan

Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital yang didalam

SIMAK perlu yang perlu diperhatikan pembaharuan tampilan dan sistem,

tampilan merupakan sumber penilaian utama yang dapat dinilai dari

pengguna tidak hanya kinerja dan fungsinya saja akan tetapi perlu

diperhatikan tampilannya agar pengguna lebih merasakan eksistensi dari

SIMAK tersebut.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Pembaharuan ya so far so good ya, maksudnya kita melihat sudah

terakomodir lah semua kebutuhan baik guru,siswa tapi bukan berarti kita

94

berhenti untuk berinovasi ada, cuman sejauh ini kita lihat ya sudah lumayan.

Ya inovasi perlu tapi itu belum dilakukan selama SIMAK itu ada.”98

Kegiatan pembaruan tampilan pada SIMAK belum terlaksanakan

karena mengingat kinerja dari SIMAK sudah memenuhi kebutuhan

masih nyaman dengan posisi tampilan yang sekarang, yang dilakukan

oleh pihak DIKJAR sedang memproses rancangan dan menambahkan

tampilan apa saja yang perlu dimasukan, yang bertujuan untuk mendapat

memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan

dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan tampilan terbaru dari

SIMAK.

Arsip-arsip yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang

hanya bisa bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari

kelembapan udara dan mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal

yang tidak diinginkan, seperti bencana alam dan human error.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau arsip lama ya bisa kita tanyakan ke TU apabila dibutuhkan yang

diluar SIMAK kalau gurunya rajin menyimpan dokumentasikan ya ga hilang,

hanya guru masing-masing megang terserah guru mau disimpan atau gak”99

Banyaknya arsip lama yang tidak dikelola menyebabkan salah

satu faktor penghambat berkembangnya organisasi dan hanya

memfokuskan dengan arsip-arsip baru saja, bila tidak dikelola dengan

baik bisa mengakibatkan peengguna mengalami kesulitan ketika harus

98

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 99

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

95

mencari arsip yang dibutuhkan, tentunya hal ini membutuhkan waktu

yang tidak sedikit.

Mengelola kualitas arsip diperlukan perawatan dan pengamanan

arsip yang ada didalam SIMAK untuk meningkatkan terus menerus

kualitas arsip, hal tersebut harus mampu mengatasi masalah perawatan

arsip dan penanganan jika terjadi bencana alam.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Keamanan di SIMAK karena pake sistem login user jadi kalau dia gak punya

login user dan gabisa login ya gabisa dan yang bisa login juga orang-orang

tertentu. Perawatan hanya dari pihak vendornya saja kalau kita update

data.”100

Pengamanan dan perawatan didalam SIMAK tidak terlalu intensif

karena hanya menyerahkan dengan pihak vendor saja, membuat

perencanaan yang menjelaskan tindakan pencegahan atau

meminimumkan akibat bencana potensial itu sangat penting, tindakan

yang perlu diambil bila benar-benar terjadi bencana, dan tindakan untuk

merawat arsip setelah terjadi bencana, disegi lain manusia dengan

menggunakan sistem teknologi dapat mengendalikan lingkungan

sehingga terkendalikan namun biasanya tidak dapat diramalkan.

Tidak sepenuhnya sempurna ada beberapa terdapat hambatan

selama menggunakan SIMAK yang dirasakan oleh pengguna dalam

proses penginputan.

100

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

96

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Teknis tampilan sih misalnya kalau ditombol SIMAK ada masukin nilai-nilai

per-anak kan kalau kita enter itu ada bagian bawah ada tulisan save dan batal, nah

posisi save dan batalnya tuh kebalik save nya disebelah sini jadi kesini, jadi kalau

komputernya agak lemot ke enter ya jd ke enter batal, harusnya posisi save nya tuh

sebelah kanan bukan kiri. Kalau lemot sih tergantung internetnya ya, kalau sinyal nya

lemot yang bisa ilang semua datanya.”101

Hambatan yang dirasakan oleh pengguna ketika menginput jika

dalam keadaan terdesak deadline tidak bisa mengcopas data yang sudah

ada melainkan dengan mengetik ulang satu persatu, proses dalam

penginputan berpengaruh jika mengalami lemahnya jaringan data akan

hilang tidak tersimpan, untuk mendukung sistem informasi dan kearsipan

elektronik pada Madrasah Pembangunan diperlukan perbaikan perubahan

kualitas sistem dengan tujuan memenuhi kebutuhan informasi yang baik.

Proses memperhatikan penanganan arsip lama yang tidak ada

dikelola didalam SIMAK sudah dipisahkan ada yang berbentuk kertas

dan soft copy, dan sedang dalam proses dikerjakan oleh pihak DIKJAR

mengingat semakin banyak dan fasilitas yang dibutuhkan sedang dalam

proses permintaan.

Kondisi ini terjadi karena beberapa hal diantaranya disebabkan

karena kurangnya pengetahuan petugas pengelola arsip maupun masih

101

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

97

adanya anggapan bahwa arsip adalah sesuatu yang kurang atau tidak

penting.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut:

“SIMAK itu berjalan kurang lebih 3tahun yang lalu, adapun sebelum itu

terdokumentasikan secara fisik dan soft copy jadi kita punya arsip digital

bukan berbasis sistem dan arsip berbentuk laporan, legger dan sebagainya

tapi semenjak ada SIMAK semua arsip menjadi digital. Pokoknya arsip yang

lima tahun kebelakang masih di kita diruangan namanya arsip aktif, dokumen

aktif tapi kalau udah lebih dari itu kita alihkan keatas.”102

Oleh karena hal tersebut disampaikan oleh informan bahwa arsip

yang tidak dimasukan kedalam SIMAK merupakan bahan kerja di

instansi yang sedang dalam proses pengelolaan dan tetap dijaga dengan

baik, arsip tersebut masih dalam proses kita yang sering dibutuhkan

sebagai referensi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan sehingga

harapannya arsip dapat mengakses dengan mudah.

Mengingat dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital terdapat

materi yang ada didalam SIMAK yang belum didapat oleh bagian Tata

Usaha dan diperlukan jabatan fungsional Arsiparis melalui pengelolaan

dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya; menjaga

keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; dan

Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik

dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

102

Tubagus Muttaqin, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

98

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kurang tau yaa hmmm, karena saya pengen nya tuh SIMAK juga bisa

nyimpen materi-materi nih anak bisa belajar dirumah pengen nya gitu kan

udah punya akun dan password masing-masing, kalau bisa ditingkatkan

kayanya lebih mudah dalam memberikan materi bukan karena lebih mudah

tapi efektivitas belajar siswa jadi ketika mereka belum mengerti disekolah

mereka bisa belajar lagi dirumah dengan menggunakan buku SIMAK pun juga

bisa. Menurut saya perlu ya Arsiparis karena arsip lama kelamaan makin

banyak ya apa lagi disini sekolah nya banyak unit difokuskan, jadi sih

perlu”103

Profesi arsiparis sangat dibutuhkan lembaga pemerintahan,

banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi

buangan. Mau tidak mau kenyataan dan anggapan ini masih hidup dan

berkembang di lembaga-lembaga pemerintah.

Otomatis hal ini berpengaruh terhadap psikologis pegawai yang

ditempatkan atau dimutasi ke unit kearsipan. Oleh karena merasa sebagai

“orang buangan”, etos kerjanya pun menurun. Hal ini tentunya

berpengaruh terhadap pengelolaan arsip yang kurang maksimal. Hasilnya

tentu saja bisa ditebak, arsip sulit ditemukan saat dibutuhkan.

c. Penggabungan Keseluruhan Arsip Digital

Pihak DIKJAR sedang merencanakan proses penggabungan

keseluruhan arsip manual menuju digital yang ada di lingkungan

Madrasah Pembangunan, tidak hanya arsip penilaian saja melainkan

bagian integrasi keuangan pun juga sedang diusahakan untuk masuk

kedalam SIMAK, dengan menambahkan item-item baru yang belum

103

Khaironi Agustini, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

99

tersedia di SIMAK mampu mendapatkan nilai eksistensi yang tinggi

mampu mengembangkan dan meningkatkan kualitas sesuai kebutuhan

keseluruhan pengguna SIMAK.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut:

“Meningkatkan kualitas nya paling dengan menambahkan item-item yang

belum ada di SIMAK itu ditambahkan jadi lebih banyak fungsinya banyak

kegunaan arsipnya yang tidak hanya baru penilaiain nya saja kedepan

mungkin lebih variatif jadi bisa terintegrasi dengan keuangan jadi tidak hanya

penilaian saja tapi juga dari segi keuangannya baik itu SPP, uang pangkal

dan uang kewajiban yang ada di siswa semuanya juga terintegrasi di SIMAK

jadi untuk pengelolaan terus juga pengontrolan dan jadi pengarsipan sudah

jadi satu. Satu database yang semuanya didalam satu wadah yang

memudahkan dan orang tua juga bisa mengakses dan melihat langsung jadi

kayak mengecek SPP mana ajanih yang sudah dibayar ataau mana yang

belum dibayar jadi suatu saat bisa dilihat seperti itu.”104

Hasil informasi dari informan, sesuai dengan teori yang

dijelaskan dalam fungsi penerapan manajemen untuk meningkatkan

kualitas pengelolaan arsip digital yang ada didalam SIMAK, pencapaian

tujuan organisasi menunjukkan hasil kerja atau prestasi kerja organisasi

dan menunjukkan sebagai kinerja atau perfoma organisasi. Hasil kerja

organisasi diperoleh dari serangkaian aktivitas yang dijalankan

organisasi.

Aktivitas organisasi dapat berupa pengelolaan sumber daya

organisasi maupun proses pelaksanaan kerja yang diperlukan untuk

mencapai tujuan organisasi. Untuk menjamin agar aktivitas tersebut

104

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

100

dapat mencapai hasil yang diharapkan, diperlukan upaya manajemen

dalam pelaksanaan aktivitasnya.105

Menghasilkan manajemen yang baik dalam suatu organisasi

diperlukan keterampilan yang mutlak dengan mengkoordinasikan

berbagai kegiatan yang ada dalam organisasinya, mengelola timnya

secara efektif mengendalikan sumber daya yang ada memiliki skill dan

kualitas yang mumpuni agar dapat melakukan tugasnya dengan baik

dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital yang ada didalam

SIMAK.

SIMAK mudah digunakan dan mampu memenuhi kebutuhan,

tampilan yang ada didalam SIMAK user friendly dan mampu memenuhi

kebutuhan para pengguna utama seperti Guru-guru danWali Murid.

Mudah diakses dimanapun dan kapanpun selama jaringan internet seperti

WiFi dan mobile data handphone memadai.

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara penulis

dengan informan, sebagai berikut:

“Alhamdulillah ya kita guru-guru ga ada keluhan ya sesuai lah dengan

fungsinya, bisa didownload bisa diprint. Biasanya kita ngeinput nilai mentah

nanti keluar dengan bentuk pdf, jadi bisa diprint.”106

Mempertahankan kualitas layanan yang disebutkan pada teori,

maka diperlukan pelayanan yang prima. Pelanggan adalah kunci untuk

memepertahankan kelangsungan hidup organisasi, Pelayanan dan

105

Wibowo, Manajemen Kinerja, 2017, 11. 106

Syukrini Irfiyanda, Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

101

kepuasan pelanggan adalah merupakan tujuan utama dalam perusahaan

karena tanpa pelaggan, perusahaan tidak akan ada.

Asset perusahaan sangat kecil nilainya tanpa keberadaan

pelanggan. Karena itu tugas utama perusahaan adalah penarik dan

mempertahankan pelanggan. Pelanggan ditarik dengan tawaran yang

lebih kompetitif dan dipertahankan dengan memberika kepuasan.107 Arsip

yang diakses mudah didapatkan dari item-item yang terdapat di menu

SIMAK dan langsung otomatis tersimpan bila sedang dibutuhkan.

Pegawai Tata Usaha (DIKJAR) mengikuti pelatihan jabatan

fungsional arsiparis dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan

kearsipan sebagai sarana dan prasarana, hal yang menentukan baik

buruknya pengelolaan arsip sangat tergantung oleh sumber daya manusia

yang mampu untuk mengelola arsip tersebut.

Dalam pemerintahan orang yang bertugas mengelola arsip serta

yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan diperoleh melalui

pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan, serta

mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan

kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan

lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan

organisasi perguruan tinggi negeri dinamakan Jabatan Fungsional

Tertentu Arsiparis.

107

Nina Rahmayanty, Manajemen Pelayanan Prima : Mencegah Pembelotan dan

Membangun Customer Loyality (Yogyakarta, Graha Ilmu, 2010), h.5

102

Fenomena kondisi diatas sesuai dengan hasil wawancara

penulis dengan informan, sebagai berikut :

“Kalau untuk karyawan sendiri sudah pernah melaksanakan kegiatan workshop

ataupun seminar berkaitan arsiparis ya, itu di saya lupa tahunnya sekitar

berapa ya 3 atau 4 tahun yang lalu ya sudah, cuma rencana nya di tahun ini

paling tidak di awal tahun ajaran baru ketika kita raker kita akan usulkan untuk

adanya kegiatan workshop ataupun seminar arsiparis, karena kan karyawannya

kebetulan ada yang baru bahkan ada yang beberapa sudah pindah dan sekarang

banyak yang baru butuh pengetahuan berkaitan tentang arsiparis, usulannya sih

sudah masuk kedalam program untuk arsiparis.”108

Arsiparis terlibat dalam membimbing dan mengajar administrator

dalam departemen administrasi pekerjaan menyusun jadwal retensi arsip.

Oleh karena itu, arsiparis membutuhkan pengetahuan baik tentang

persyaratan legislatif untuk melakukan penilaian dan hal penting lainnya.

Arsiparis sering bekerja sebagai manajer dari repositori arsip. Memiliki

pengalaman dalam cara mengolah arsip menggunakan prinsip penataan

dan deskripsi untuk membuat arsip dapat diakses untuk umum.109

108

Efron Faulia, Hasil Wawancara Penelitian, 2019. 109

Fitri Handayani, “Analisis Kompetensi Arsiparis Profesional Di Indonesia,” 231.

103

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarakan hasil penelitian di atas mengenai “Manajemen Arip

Digital berbasis SIMAK dalam peningkatan layanan Administrasi di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta ”, maka dapat penulis simpulkan bahwa:

1. Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta telah menerapkan dan mengacu pada teori manajemen arsip digital

yang telah ditetapkan dimulai dari tahapan penciptaan, penyimpanan dan

penemuan kembali, manipulasi. Namun demikian dari keseluruhan tahapan

manajemen arsip digitalmasih terdapat kekurangan pada tahapan distribusi

dan penyusutan arsip digital.

2. Peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta merupakan peralatan sistem kinerja penciptaan arsip digital,

proses temu kembali informasi dengan menggunakan SIMAK menjadi

tertata rapih dan sistematis, arsip digital didalam SIMAK sudah mengikuti

perkembangan teknologi. Akan tetapi dalam hal penemuan kembali

informasi SIMAK memiliki batasan tergantung dengan jabatan dan tugas

dari pengguna SIMAK.

3. Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta, dengan cara menguasai penggunaan SIMAK

jika terjadi kendala kerusakan atau maintanance, memenuhi kebutuhan

pengguna SIMAK menambahkan item-item terbaru, penggabungan

104

keseluruhan arsip kedalam SIMAK. Untuk meningkatkan kualitas

pengelolaan arsip dengan menggabungkan keseluruhan arsip memiliki

waktu dan keterbatasan sumber daya manusia nya yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, berikut saran yang dapat penulis

berikan :

1. Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta masih terdapat kekurangan dalam hal penerapan manajemen

arsip digital seperti pendistribusian arsip dan penyusutan arsip harus

diperhatikan. Penulis menyarankan agar wali murid dan murid memiliki

wewenang dalam menyimpan arsip tersebut tidak hanya melihat dan di

screenshoot saja dan sebaiknya didalam SIMAK diadakan jadwal retensi

arsip didalam SIMAK harus diterapkan.

2. Peranan SIMAK terhadap arsip digital di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta dalam penemuan kembali informasi, penulis menyarankan tidak

hanya guru yang terkait mata pelajaran saja untuk keseluruhan bisa

mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan.

3. Cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital SIMAK dengan

menambahkan item terbaru dari SIMAK, tidak harus selalu fokus

terhadap perihal arsip penilaian siswa saja. penulis menyarankan

sebaiknya memiliki nilai di bidang pendidikan mengadakan belajar

mengajar mengingat SIMAK berada di lingkungan sekolah, diharapkan

105

dengan hal tersebut SIMAK menjadi peranan utama dan sangat

bepengaruh terhadap Madrasah Pembangunan UIN Jakarta.

4. Berdasarkan dari hasil penelitian ini yang berjudul “Manajemen Arsip

Digital berbasis SIMAK dalam peningkatan layanan Administrasi di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta” penulis menemukan dan

menyarankan untuk penelitian selanjutnya untuk meneliti tentang Jadwal

Retensi Arsip Digital yang ada didalam SIMAK Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta.

106

DAFTAR PUSTAKA

BUKU

Agustino Hermino. Asesmen Kebutuhan Organisasi Persekolahan. Jakarta:

Gramedia, 2013.

Agus Sugiarto. Manajemen Kearsipan Elektronik : Panduan Pengembangan

Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media, 2014.

Arif Yusuf Hamali. Pemahaman Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:

Center for Academic Publishing Service, 2018.

Budi Haryono. How To Manage Costumer Voice. Yogyakarta: Andi Offset, 2013.

Djam‟an Satori. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2013.

Emzir. Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press,

2011.

Imam Gunawan. Metode Penelitian Kualitatif : Teori Dan Praktik. Jakarta: Bumi

Aksara, 2013.

Irawan. Logika Dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori Dan Panduan Praktis

Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Penelitian Pemula. Jakarta: STIA

LAN Press, 2003.

Ismail Solihin. Manajemen Strategik. Bandung: Erlangga, 2012.

J.R. Raco. Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karakterisktik Dan

Keunggulannya. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 2010.

Khaerul Umam. Manajemen Perkantoran. Solo: Pustaka Setia, 2014.

Laksmi, dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Rajawali Press, 2016.

Moh. Nazir. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia, 2013.

107

Mohamad Mustari. Manajemen Pendidikan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,

2014.

Muhammad Rustam. Pengelolaan Arsip Elektronik. Banten: Universitas Terbuka,

2015.

R. Supomo. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit Yrama

Widya, 2018.

Rohiat. Manajemen Sekolah : Teori Dasar Dan Praktik. Bandung: PT Refika

Aditama, 2010.

Sambas Ali Muhidin. “Pengelolaan Arsip Digital.” Universitas Pendidikan

Indonesia 2 (2016): 179.

Suliyanto. Metode Penelitian Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, 2018.

Syaiful Bahri Djamarah. Psikologi Belajar. Jakarta: Rineka Cipta, 2011.

Wibowo. Manajemen Kinerja. depok: PT Raja Grafindo, 2017.

Wildan Zulkarnain. Manajemen Layanan Khusus Di Sekolah. Jakarta: Bumi

Aksara, 2018.

William Saffady. Managing Electronic Records. United State America: ARMA

International, 2009.

JURNAL

Ade Dadan Nugraha. “Pola Pengelolaan Arsip Audio Visual : (Studi Kualitatif

Deskriptif Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Jawa Barat.”

Universitas Pendidikan Indonesia, Edulibinfo, Journal of Library and

Information Science 4, No. 2 (2017).

108

Arsip Nasional Republik Indonesia. “ANRI Lakukan Uji Publik Terhadap Sistem

Informasi Kearsipan Dinamis,” 2016.

Aselly Anggraini Saputri. “Proses Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo.” Universitas Negeri Surabaya,

JPAP, Jurnal Administrasi Perkantoran 5, No. 3 (2017).

Dalila Putri Joana. “Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Surat Perintah

Tugas (Spt) Di Sub Bagian Administrasi Dan Umum Inspektorat Provinsi

Jawa Tengah.” Universitas Diponogoro, Jurnal Ilmu Perpustakaan,

Fakultas Ilmu Budaya 7, No. 3 (2018).

Dani Kurniawan. “Komunikasi Model Laswell Dan Stimulus-Organism-Response

Dalam Mewujudkan Pembelajaran Menyenangkan.” Universitas Sebelas

Maret, Jurnal Komunikasi Pendidikan 2, No. 1 (2018).

Daniel Arsa. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada

PT. Datascrip Kantor Penjualan Cabang Jambi.” Pasca Sarjana STIKOM

Dinamika Bangsa, Jambi, Jurnal MSI, Manajemen Sistem Informasi 4,

No. 1 (2019).

Daryono. “Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik,” 2011.

https://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-

elektronik/.

Deci Irmayani. “Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan Pada Smk Pemda

Rantauprapat Berbasis Client Server.” Manajemen Informatika, AMIK

109

Labuhan Batu, Informatika, Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu 2, No. 2

(2014).

DPAD Jogjakarta. “Pengantar Sistem Informasi Kearsipan Dinamis,” 2018.

dpad.jogjaprov.go.id/article/.../pengantar-sikd-diy-9-12-okt-18-57...

Emi Suwarni. “Peluang Dan Hambatan Pengembangan Usaha Mikro Pada Era

Ekonomi Digital.” Universitas Bina Darma, Ikhra-ITH Ekonomika 2, No.

2 (2018).

Eva Mirza Syafitri. “Pengelolaan Arsip Elektronik Pada Bagian Administrasi

Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Madiun.” Politeknik Negeri

Madiun, Epicheirisi, Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri

Madiun 2, No. 1 (2018).

Fitri Handayani. “Analisis Kompetensi Arsiparis Profesional Di Indonesia.”

Sekolah Parcasajana Universitas Gajah Mada, JIPI, Jurnal Ilmu

Perpustakaan dan Informasi 3, No. 2 (2018).

Heri Abi Burachman Hakim. “Aplikasi Pengelolaan Arsip Digital Dalam

Berbagai Format.” Universitas Surakarta, Khazanah, Jurnal

Pengembangan Kearsipan 9, No. 1 (2016).

Imasita. “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) Dan Dokumen

Pemerintah Berbasis Web Pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap

Provinsi Sulawesi Selatan.” Universitas Hasanuddin Makassar, Sainsmat

4, No. 2 (2015).

110

Machsun Rifauddin. “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi.” UIN

Sunan Kalijaga, Yogyakarta, Khizanah Al-Hikmah, Jurnal Ilmu

Perpustakaan Informasi dan Kerasipan 4, No. 1 (2016).

Muhammad Rosyid Budiman. “Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik.” BPAD

Yogyakarta, 2009.

Mulyadi. “Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (Sikd) Sebagai Sarana Temu

Kembali Arsip Di Dinas Arsip, Perpustakaan Dan Dokumentasi

(Arpusdok) Kota Palembang.” JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan

Informasi) UIN Raden Fatah Palembang, JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan

dan Informasi) 3, No. 1 (2018).

Novie Achmad Qodar. “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Sekretarit DPRD

Kabupaten Ciamis.” FISIP Universitas Galuh, Dinamika 4, No. 4 (2018).

Sularso Mulyono. “Manajemen Kearsipan.” UNNES Press Semarang, Khazanah,

Jurnal Pengembangan Kearsipan 9, No. 3 (2016).

Widiatmoko Adi Putranto, “Pengelolaan Arsip Di Era Digital:

Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna,” Program Studi

Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, Diplomatika 1, No.

1 (2017).

Wiwiet Mardiati. “Tantangan Manajemen Arsip Elektronik Di Era Web 2.0.”

Jurnal Vokasi Indonesia, Journal of Vocation Program University of

Indonesia 3, No. 2 (2015).

Yanuro Nisfi Nahariyah. “Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis

(Sikd) Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Di Subbag Umum Dan

111

Kepegawaian Bappeda Provinsi Jawa Tengah.” Jurusan Ilmu

Perpustakaan, Universitas Diponegoro, Jurnal Ilmu Perpustakaan 5, No. 4

(2016).

Yudha Saintika. “Perencanaan Strategid Pengembangan Dan Integrasi E-

Goverment Di Kabupaten Banyumas.” Insttitut Teknologi Telkom

Purwokerto, Jurnal Simantec 6, No. 3 (2018).

Yunita. “Penerapan Arsip Elektronik Di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan

Dokumentasi Kota Bukittinggi.” Universitas Negeri Padang, Jurnal Ilmu

Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 4, No. 1 (2015).

Zenith Mar‟atussolehah. “Manajemen Arsip Bidang Kesiswaan Di SMP

Muhammadiyah 31 Jakarta,” Improvement, Jurnal Ilmiah Untuk

Peningkatan Ilmiah, Manajemen Pendidikan 1, No. 1 (2014).

WAWANCARA

Efron Faulia. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Khaironi Agustini. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Madrasah Pembangunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Panduan Peserta

Didik : Tahun Pelajaran 2018/2019.

Raisa Alesandra. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Raden Naufal. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Silvia Wahyuni. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Syukrini Irfiyanda. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Tubagus Muttaqin. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

Yon Sugiyono. Hasil Wawancara Penelitian, 2019.

LAMPIRAN

Lampiran 2

Draft Pertanyaan Wawancara

Pertanyaan Wawancara Penelitian

Guru Madrasah Pembangunan Uin Jakarta

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

a. Apakah SIMAK membantu temu kembali informasi dengan cepat dan

lengkap?

b. Apakah SIMAK sudah tertata rapih sesuai klasifikasi? Dan penyusunannya

dimulai dari bagian apa saja?

c. Bagaimana SIMAK membedakan nilai guna arsip yang bersifat rahasia dan

terbuka?

Bagaimana dampak sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

d. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu Guru maupun Wali Murid? Dan arsip yang

diperoleh dapat di peroleh serta download lalu disimpan?

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

c. Bagaimana dengan penanganan arsip lama Bapak/Ibu Guru yang tidak

dikelola didalam SIMAK?

d. Apakah ada hambatan selama Bapak/Ibu Guru dalam menggunakan SIMAK?

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Pertanyaan Wawancara Penelitian

Tata Usaha Madrasah Pembangunan Uin Jakarta

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

a. Bagaimana cara penciptaan arsip didalam SIMAK sebelum diinput? Apakah

diidentifikasi sesuai klasifikasi atau dideskripsikan dahulu?

b. Bagaimana pengelompokan arsip didalam SIMAK? Apakah berdasarkan

subjek, program kerja, tugas pokok, atau kegiatan aktivitas sekolah?

c. Dalam projek SIMAK siapa saja yang terlibat? Dan berapa biaya yang

sudah dikeluarkan oleh pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

d. Apakah SIMAK sudah memenuhi standar sesuai dengan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis (SIKD ) oleh ANRI?

e. Bagaimana Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada didalam SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

a. Apakah SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)? Dan

berapa kali SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)?

b. Apakah SIMAK pernah mengalami hack, error/sistem down? Bagaimana

cara mengatasinya?

c. Bagaimana cara perawatan dan pengamanan arsip yang ada didalam

SIMAK? Apakah ada penanganan khusus?

d. Bagaimana dengan penanganan arsip lama yang tidak ada dikelola didalam

SIMAK?

e. Apakah pegawai Tata Usaha sudah mengikuti kegiatan pelatihan dan

pengembangan jabatan fungsional arsiparis dalam rangka meningkatkan

kualitas pengelolaan kearsipan?

Wawancara Komite Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

a. Apakah fungsi dari SIMAK sudah memenuhi visi misi yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

b. Apakah SIMAK digunakan oleh keseluruhan berbagai jenjang tingkat pimpinan

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

c. Apakah kinerja SIMAK sudah diterapkan dalam aktivitas sehari-hari di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

d. Bagaimana kondisi arsip sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

e. Bagaimana hasil kinerja output dari SIMAK, apa ada kepuasan pribadi dan

servisnya lebih baik?

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

f. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu Guru, Wali Murid, maupun Murid? Dan

arsip yang diperoleh dapat di peroleh serta download lalu disimpan?

g. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

h. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

i. Apakah ada hambatan selama Bapak/Ibu Guru dalam menggunakan SIMAK?

j. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Wawancara Siswa Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

a. Apakah fungsi dari SIMAK sudah memenuhi visi misi yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

b. Apakah SIMAK digunakan oleh keseluruhan berbagai jenjang tingkat pimpinan

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

c. Apakah kinerja SIMAK sudah diterapkan dalam aktivitas sehari-hari di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

d. Bagaimana kondisi arsip sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

e. Bagaimana hasil kinerja output dari SIMAK, apa ada kepuasan pribadi dan

servisnya lebih baik

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu Guru, Wali Murid, maupun Murid? Dan

arsip yang diperoleh dapat di peroleh serta download lalu disimpan?

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

c. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

d. Apakah ada hambatan selama Bapak/Ibu Guru dalam menggunakan SIMAK?

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Lampiran 3

Hasil Wawancara

Nama Drs. H. Yon Sugiono

Status Kepala Pusat Penelitian, Pengembangan, dan Jaminan Mutu

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau memiliki tugas dan wewenang jika ada yang ingin

mengadakan penelitian, memberikan izin, dan memberikan

masukan serta saran terhadap penelitian di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta

Analisis Pak Yon data peningkatan SIMAK

1. Bagaimana perkembangan SIMAK dari pertama kali dibuat sampai dengan sekarang ?

Perkembangan atau peningkatan dari SIMAK itu sendiri mengalami peningkatan-

peningkatan yang signifikan dari awal diterapkannya aplikasi SIMAK 3 tahun yang

lalu dengan fitur-fitur yang masih sangat sederhana dan standar penilaian pada

umumnya. Karena sesuai dengan karakteristik Madrasah Pembangunan model

penilaiannya diatas rata-rata maka kebutuhan Madrasah Pembangunan sedikit demi

sedikit disempurnakan lewat sistem aplikasi SIMAK, sehingga dari tahun ke tahun

SIMAK selalu diperbaharui sesuai kebutuhan peniliaian yang terus berkembang.

2. Apakah ada kesulitan selama menggunakan SIMAK?

Jadi penilaian-penilaian harus masuk kedalam penilaian KI 1, KI 2, KI 3, s/d KI 4 jadi

harus masuk disitu, ketika pada proses input nilai ternyata didapati fitur-fitur yang

kurang dari kebutuhan guru maka bisa dilaporkan kepada adminnya lalu di settings

dibuatkan sesuai kebutuhan, aplikasi SIMAK itu bersifat dinamis sesuai dengan

kebutuhan sekolah, jadi update nya dilakukan secara terus menerus sesuai dengan

kebutuhan.

3. Apakah SIMAK sudah memenuhi kebutuhan pengguna yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

Peningkatan SIMAK sesuai dengan update kebutuhan pengguna dilakukan setiap

tahunnya, sewaktu SIMAK baru dibuat belum bisa menyimpan arsip lama itu menjadi

sebuah kelemahan SIMAK kemudian itu dilaporkan sebagai temuan, kemudian pada

update berikutnya sudah bisa menyimpan arsip lama yang ada di tahun sebelum-

sebelumnya dengan di copy dari file-file yang ada di excel ada mekanisme dan aturan

didalam SIMAK, kalau hari ini ada siswa yang sudah naik kelas 3tahun yang lalu

ditengah-tengah rapotnya hilang mereka datang kesini untuk print out itu tidak butuh

waktu lama karena memang datanya masih tersimpan bisa diambil lewat SIMAK nanti

di transfer ke excel bisa. Jadi file-file nilai yang tersimpan di SIMAK itu berbentuk

excel. Dahulu untuk memprinotut K13 sangat memerlukan 6 lembar kertas dengan

adaya SIMAK bisa diringkas lembaran halamannya menjadi 2 lembar.

4. Bagaimana dengan arsip lama yang tidak dikelola didalam SIMAK ?

Memudahkan guru tidak menulis dan memindahkan kedalam nilai raport satu persatu

dengan adanya SIMAK jadi dipermudah Mengelola arsip lama yang tidak ada di

SIMAK menginput ulang satu-persatu kedalam excel lalu dimasukan ke SIMAK

belum ada proses scan, artinya SIMAK masih bisa ditingkatkan fungsi nya dan

kebutuhan-kebutuhan kita, namanya juga teknologi pasti terus menerus berkembang

5. Apakah ada data dari perkembangan SIMAK ?

Aplikasi sulit dijelaskan dalam bentuk data hanya bahasa-bahasa deskripsi saja,

perkembangan SIMAK mulai dari fitur yang sederhana sampai dengan sekarang

masih terus diolah lagi.

Nama Syukrini Irfiyanda, S.Pd

Status Wali Kelas 1E Madrasah Ibditiyah, Guru Mata Pelajaran Tematik,

Fiqih Al-Qur‟an.

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau merupakan informan yang direkomendasikan oleh kepala

pusat penelitian mampu menjawab pertanyaan wawancara karena

sangat memahami penggunaan SIMAK, mengingat beliau

merupakan guru sekaligus wali kelas di MI MP UIN Jakarta.

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Sangat berperan banget, kalau dulu sebelumnya kita mengisi rapot sistem nya

manual. Jadi paling nilai-nilai rapot hanya terekap oleh guru, dan itu

pemberitahuan ke orangtua hanya ketika pembagian rapot dengan buku rapot,

jadi masuk sistem digital jadi semua terekap untuk jangka waktu beberapa tahun

disitu kalau ada kejadian kehilangan nilai kita sudah punya data nya. Kemudian

wali murid bisa mengakses kapan saja, kapanpun dia mau bisa masuk kedalam

SIMAK itu.

a. Apakah SIMAK membantu temu kembali informasi dengan cepat dan

lengkap?

Iya, jadi di SIMAK itu nggak hanya nilai rapot, ada informasi agenda

bulanan kalender akademik ada semua. Maksudnya semua orangtua punya

handphone ya jadi bisa akses dimanapun.

b. Apakah SIMAK sudah tertata rapih sesuai klasifikasi? Dan penyusunannya

dimulai dari bagian apa saja?

Kalau sejauh ini sih SIMAK MP sudah lumayan ya, maksudnya sesuai

dengan fungsinya cuman mungkin kalau ada kesulitan ketika mau ngedata

tuh gabisa dicopy, misalnya guru sudah punya nilai data di excel mau

dicopy nilainya tuh gabisa ke SIMAK, jadi setiap anak harus diinput satu-

satu. Jadi kita rata-ratakan dulu baru kita masukan kedalam SIMAK.

c. Bagaimana SIMAK membedakan nilai guna arsip yang bersifat rahasia

dan terbuka?

Kalau SIMAK di MP itu sudah ada sistem kunci nya sudah ada, jadi

misalnya kalau pembagian rapot UTS atau UKK dalam jangka tertentu

tidak bisa diakses, misalnya orangtua belum bayar SPP tidak bisa melihat

nilai anaknya kalau belum selesai bayaran, terus misalnya pada saat

pembagian PTS SIMAK dikunci dulu agar orangtua tertarik datang ke

sekolah untuk diskusi perkembangan anaknya, setelah pembagian rapot

SIMAK nya sudah dibuka lagi gitu ada sistem buka tutupnya.

d. Bagaimana dampak sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Tergantung kalau misalnya guru-gurunya up to date tuh sebenernya sangat

membantu nilai nya tuh KD nya sudah jelas nilai yang kita masukan sudah

jelas, tapi sebagian guru-guru yang sudah senior belum point 4.0 agak

kesulitan juga, tapi setelah pembelajaran sih Alhamdulillah samapai

sekarang ga ada yang bermasalah semuanya bisa pakai dari yang tua sampai

yang muda bisa pakai.

e. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Iya, bisa jadi acuan untuk nilai-nilai angka, tapi untuk nilai sosial segala

macam perkembangan pasti tetap untuk konsultasi dengan gurunya, itu

kan hanya keluar angka-angka saja kan atau mungkin keterangan

deskripsinya tetapi untuk keseharian anak tetap diskusi dengan gurunya.

Paling gak mereka udah punya gambaran lah nilai anaknya semester

sekarang dan semester depan gitu.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam

SIMAK sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Untuk pengelolaan nya mungkin bagian TU ya, kalau guru kan sebenernya

kan bukan pengelolanya jadi istilahnya pengguna gitu kan kita cuma sekedar

user untuk pengelolaan segala macem gak kita yang pegang, cuman sebelum

SIMAK ini ada emang bagian TU minta pendapat kita bagaimana design,

bagian-bagian apa yang harus masuk kedalam SIMAK itu kita mengusulkan

harus ada KD nya, bagian manajemen pasti gaktau KD itu apa, peran Guru

untuk KD semester 1 apa KD semester 2 apa nanti kita buat laporan nya gitu,

jika ada kesalahan KD guru bisa mengedit/disetting.

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu Guru maupun Wali Murid? Dan arsip

yang diperoleh dapat di peroleh serta download lalu disimpan?

Alhamdulillah ya kita guru-guru ga ada keluhan ya sesuai lah dengan

fungsinya, bisa didownload bisa diprint. Biasanya kita ngeinput nilai

mentah nanti keluar dengan bentuk pdf, jadi bisa diprint.

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Salah satunya mungkin iya aktivitas pembelajaran akademik, input nilai,

input kesehatan, input sikap, ekskul, SIMAK itu hanya sarana yang

memudahkan kita gitu kalau sebelumnya sistem nya manual sekarang

sudah beralih ke sistem digital.

c. Bagaimana dengan penanganan arsip lama Bapak/Ibu Guru yang tidak

dikelola didalam SIMAK?

Kalau arsip lama ya bisa kita tanyakan ke TU apabila dibutuhkan yang

diluar SIMAK kalau gurunya rajin menyimpan dokumentasikan ya ga

hilang, hanya guru masing-masing megang terserah guru mau disimpan

atau gak.

d. Apakah ada hambatan selama Bapak/Ibu Guru dalam menggunakan

SIMAK?

Teknis tampilan sih misalnya kalau ditombol SIMAK ada masukin nilai-

nilai per-anak kan kalau kita enter itu ada bagian bawah ada tulisan save

dan batal, nah posisi save dan batalnya tuh kebalik save nya disebelah

sini jadi kesini, jadi kalau komputernya agak lemot ke enter ya jd ke

enter batal, harusnya posisi save nya tuh sebelah kanan bukan kiri.

Kalau lemot sih tergantung internetnya ya, kalau sinyal nya lemot yang

bisa ilang semua datanya.

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Kalau bagian Tata Usaha sih saya kurang tau, kalau guru sih udah

sebelum penggunaan SIMAK tuh kita sudah dikasih pembekalan

tentang itu, kayaknya sih TU bisa semua soalnya guru apa-apa ngadu ke

TU untuk dibantu. Jabatan TU hanya DIKJAR menurut saya sih sudah

cukup tidak perlu Arsiparis, karena TU sudah mampu mengatasinya.

Nama Khaironi Agustini, S.Pdi

Status Wali Kelas 7C Madrasah Tsanawiyah, Guru Mata Pelajaran

Akidah Akhlak

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau merupakan informan yang direkomendasikan oleh kepala

pusat penelitian mampu menjawab pertanyaan wawancara karena

sangat memahami penggunaan SIMAK, mengingat beliau

merupakan guru sekaligus wali kelas di MTS MP UIN Jakarta.

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Peran SIMAK di Madrasah Pembangunan sangat membantu, pertama dalam

pengarsipan nilai-nilai, kan terkadang kalau masih manual by paper itu suka lupa

naro tapi kan kalau di SIMAK sudah bisa print out lagi dokumen-dokumen yang

sedang kita butuhkan gitu.

a. Apakah SIMAK membantu temu kembali informasi dengan cepat dan

lengkap?

Iya membantu sekali.

b. Apakah SIMAK sudah tertata rapih sesuai klasifikasi? Dan penyusunannya

dimulai dari bagian apa saja?

Menurut saya sih tertata rapih, tapi kalau untuk bagian-bagian nya karena

saya sebagai wali kelas yang pertama saya bisa melihat nilai siswa sesuai

mata pelajaran, terus yang kedua saya juga bisa melihat legger nya, terus

absensi, ekskul, kita bisa lihat juga bisa input juga terus bagian yang paling

penting tuh ketika nilai siswa sudah atau belum KKM jadi kita bisa kasih tau

informasinya dan mereka juga bisa lihat dari rumah kan.

c. Bagaimana SIMAK membedakan nilai guna arsip yang bersifat rahasia dan

terbuka?

Untuk pembedaan nilai guna arsip itu yang bersifat rahasia atau terbuka sih

saya masih belum paham, tapi biasanya kalau kita butuh arsip yang lama kita

langsung ke admin nya “pak saya butuh arsip 2017 nih karena kemaren data

manual nya hilang sebagainya, nilai-nilai nyabisa diprint out lg ga pak” gitu

biasanya kita langsung ke admin.

d. Bagaimana dampak sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Dampak nya sih positif ada sisi nya yang kurang juga jadi agak ribet. Kalau

positif yang pertama SIMAK bantu kita cepat menganalisa angka-angka yang

kita butuhkan terus kedua anak bisa langsung dari rumah tapi kekurangan nya

gini seumpamanya kita input masih di buku nilai terus kita input ke SIMAK

yang belum KKM ulang lagi ke manual dulu nanti setelah KKM input ulang

ke SIMAK jadi ada dua kali kerja, kalau nilai belum KKN nilai tetap keluar

setelah test remedial baru nilai diperbarui lagi, tapi kalau manual kan ada

tahapan-tahapan nilai perubahan-perubahan nilai yang didapat siswa.

e. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Iyasih dari beberapa orangtua, “bu bagaimana nilainya gitu kan” terus saya

jawab ibu bisa lihat di SIMAK nah ketika mereka lihat dan mereka bisa

langsung nanya “oh bu ternyata anak saya kurang KKM nih” oh ya bu bisa

langsung ke guru mata pelajaran yang bersangkutan, sangat membantulah.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Kalau untuk kualitas sih gimana ya cukup sih, untuk meningkatkan nya selama

ini saya rasakan dari pengalaman penggunaaan SIMAK cara meningkatkannnya

itu hmm belum ada, itukan sistem ya dan programmer cukup standard an disitu

ada klasifikasi masing-masing dari yang dibutuhkan guru-guru dari nilai dan

legger itu sih.

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu Guru maupun Wali Murid? Dan arsip yang

diperoleh dapat di peroleh serta download lalu disimpan?

Ya mudah, jadi kalo saya seumpanya kan guru akidah butuh print out nilai

yang harus saya kasih ke masing-masing wali kelas itu bisa.

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau keseluruhan kegiatan di Madrasah Pembangunan sih saya belum tau,

saya hanya fokus cuma di nilai saja.

c. Bagaimana dengan penanganan arsip lama Bapak/Ibu Guru yang tidak

dikelola didalam SIMAK?

Kita punya buku nilai , karena saya ini nya ke nilai arsip-arsip nilai ya kita

masih simpan yang manual nya ada.

d. Apakah ada hambatan selama Bapak/Ibu Guru dalam menggunakan

SIMAK?

Itu tadi hambatan nya mengenai anak yang belum KKM kita harus nunggu

dulu biar sampe KKM biar gampang juga di input ke SIMAK, tapi biasanya

saya tetep input ke SIMAK biar orangtua tau oh anak saya belum KKM tapi

kita jadi berulang-ulang buka lagi gitu sih.

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Kurang tau yaa hmmm, karena saya pengen nya tuh SIMAK juga bisa

nyimpen materi-materi nih anak bisa belajar dirumah pengen nya gitu kan

udah punya akun dan password masing-masing, kalau bisa ditingkatkan

kayanya lebih mudah dalam memberikan materi bukan karena lebih mudah

tapi efektivitas belajar siswa jadi ketika mereka belum mengerti disekolah

mereka bisa belajar lagi dirumah dengan menggunakan buku SIMAK pun

juga bisa. Menurut saya perlu ya Arsiparis karena arsip lama kelamaan makin

banyak ya apa lagi disini sekolah nya banyak unit difokuskan, jadi sih perlu.

Nama Efron Faulia, S.E

Status Kepala Tata Usaha Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau merupakan informan yang direkomendasikan oleh kepala

pusat penelitian, sangat menguasai dalam pengelolaan SIMAK.

Mengingat beliau merupakan kepala tata usaha atau disebut

dengan bagian pendidikan dan pengajaran (DIKJAR) MP UIN

Jakarta.

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Peran simak itu ya sangat membantu dengan hal pengarsipan,berkaitan dengan

pengarsipan data terutama data nilai karena sudah terprogram dengan sistem jadi

pengelolaannya jadi lebih mudah lebih simple jadi dalam satu database semuanya

tersimpan untuk semua anak,semua kelas, semua guru, semuanya ajdi satu tempat lah.

Kalau belum terdatabase jadi satu kan biasanya kepisah-pisah nih masih ada di guru

masing-masing atau masih di laptop guru maupun karyawan kalau dengan

penggunaan SIMAK ini semuanya jadi lebih mudah untuk melakukannya seperti it

uterus bisa dibuka dimana saja kan karena mengaksesnya dengan database jadi kalau

dirumah mau minta data kita tinggal buka aja gitu.

a. Bagaimana cara penciptaan arsip didalam SIMAK sebelum diinput? Apakah

diidentifikasi sesuai klasifikasi atau dideskripsikan dahulu?

Kalau di SIMAK alurnya adalah kita membuat database nya dulu karena memang

basis nya website maka semua data terutama data individu nya dahulu ya, karena

SIMAK itu arsip digital nya itu adalah arsip biodata dan nilai-nilai siswa itu yang

diarsipkan, setelah itu disesuaikan dengan kebutuhan penilaian yang ada di MP

karena karakter setiap sekolah berbeda-beda walaupun rujukan nya adalah juknis

secara nasional cuma ada beberapa item yang memang menjadi ciri khas MP itu

yang di sesuaikan di database SIMAK nya setelah itu baru guru-guru dapat mengisi

nilai nya melalui SIMAK.

b. Bagaimana pengelompokan arsip didalam SIMAK? Apakah berdasarkan subjek,

program kerja, tugas pokok, atau kegiatan aktivitas sekolah?

Kalau pengelompokan arsip didalam SIMAK itu sendiri kita pengarsipan nya itu

pilihan nya bisa persiswa bisa perkelas karena dikelas itu terdapat beberapa siswa,

terus juga bisa perparalel lalu bisa pertahun akademik, jadi pengelompokkan nya

seperti itu. Jadi kalau kita butuh nilai ditahun misalnya 1 atau 2tahun tinggal nyari

aja ajaran mana yang kita inginkan lalu dari SIMAK nya sendiri menyajikan data-

data atau nilai-nilai yang ada di tahun tersebut seperti itu untuk pengelompokkan

arsip nya.

c. Dalam projek SIMAK siapa saja yang terlibat? Dan berapa biaya yang sudah

dikeluarkan oleh pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Oke dalam projek SIMAK yang terlibat yaitu :

1. Dari pihak vendor sebagai pengelola atau pembuat website atau database nya

2. Lalu dari pihak MP nya Manajemen berkaitan dengan persetujuan ataupun

penerbitan surat berita kerjasama Direktur, pimpinan

3. Dari unit kepala madrasah maupun dari wakil kepala madrasah, kurikulum,

pemberi informasi sebagai koreksi terkait dengan tampilan ataupun isi dari SIMAK

4. Ketatausahaannya terlibat sebagai admin yang ada di MP yang dapat merubah

secara umum dan megang pengelolaan terkait database, dalam hal ini dikelola oleh

unit DIKJAR (Pendidikan dan pengajaran)

5. Orangtua memberikan masukan, juga siswa nya

6. Biaya dalam projek SIMAK ada di Manajemen ya, karena kalau di DIKJAR itu

hanya pengelolaan saja cuma untuk biaya itu beda tempat lagi. Dinilai dari segi

besar projek SIMAK ini kan besar sesuai kebutuhan sekolah, semakin sekolah itu

besar dan banyak kebutuhannya jadi perkiraaan biaya nya besar cuman kita tidak

mengetahui berapa nominalnya.

d. Apakah SIMAK sudah memenuhi standar sesuai dengan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis (SIKD ) oleh ANRI?

Saya belum dapat referensi nya yang berkaitan langsung dengan ANRI nya ya,

cuma secara umum sesuai dengan kebutuhan karakter yang ada di MP dan rujukan

nya adalah seusuai standar kurikulum nasional karena berkaitan dengan penilaian

dan rapot, kalau unsur dari ANRI nya kita belum cuma secara juknis nasional

sudah terpenuhi seperti itu. Tidak sampai ke ANRI karena di Madrasah itu nanti

ada kegiatan akreditasi kayak audit-audit madrasah gitukalau dulu kita pakai iso itu

biasanya kita rujukannnya kesaana, cuma kalau sampai ke ANRI konsumi nya

masih secara lokal.

e. Bagaimana Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada didalam SIMAK di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Tidak ada, karena sistem nya digital paling itu saja terkunci oleh tahun pelajaran dan

juga semester, jadi ketika semester ganjil sudah selesai dia akan terkunci, walaupun

arsip 10 tahun kedepan tidak dimusnahkan karena arsip berjalan terus kalau arsip

penilaian kecuali arsip keuangan mungkin ada data misalnya 10 atau 20 tahun bisa ada

audit pertahun, kalau kita bagian penilaian tidak akan terhapus. Kalau data nya banyak

biasanya kita upgrade saja misalnya di memori nya, ataupun sudah terlihat penuh dari

pengelolaan SIMAK nya memberi tahu ke kita atau mau diupgrade kapasitasnya.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Meningkatkan kualitas nya paling dengan menambahkan item-item yang belum ada di

SIMAK itu ditambahkan jadi lebih banyak fungsinya banyak kegunaan arsipnya

yang tidak hanya baru penilaiain nya saja kedepan mungkin lebih variatif jadi bisa

terintegrasi dengan keuangan jadi tidak hanya penilaian saja tapi juga dari segi

keuangannya baik itu SPP, uang pangkal dan uang kewajiban siswa semuanya juga

terintegrasi di SIMAK menjadi untuk pengelolaan terus juga pengontrolan dan jadi

pengaktifan sudah jadi satu. Satu database yang semuanya didalam satu wadah yang

memudahkan dan orang tua juga bisa mengakses dan melihat langsung jadi kayak

mengecek SPP mana ajanih yang sudah dibayar ataau belum dibayar jadi suatu saat

bisa dilihat seperti itu, dan juga pengarsipan itu menjadi satu database dalam satu

wadah dan juga lebih memudahkan orangtua juga bisa mengakses bisa melihat

langsung jadi kayak

a. Apakah SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)? Dan berapa kali

SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)?

Biasanya kita update security nah biasanya per dua sampai tiga tahun, kalau untuk

tampilan karena ini sifatnya dinamis jadi masih terus dikembangkan jadi ada apa

namanya ada item-item yang memang perlu ditampilkan ataupun perlu

dimunculkan biasanya sih kita akan minta ke pengembangan nya diakomodir

ataupun diadakan, yang tadinya hanya untuk penilaian saja cuma dalam saat ini ada

pengembangan terintegrasi dengan bagian keuangan.

b. Apakah SIMAK pernah mengalami hack, error/sistem down? Bagaimana cara

mengatasinya?

Kalau hack sih enggak ya, karena kan kita ada sistem security nya, terus kalo error

atau sistem down kalau awal-awal iya karena kan dulu itu kapasitas dari servernya

tuh masih terbatas memang masih dalam tahap uji coba ketika dalam satu semester

ternyata ada kejadian down gitu ya karena kan biasanya kalo down itu bukanya

yang akses banyak ya berkaitan sama jumlah akses, jadi kalau akses nya bersama-

sama akan down kalau dulu. Nah cara mengatasi nya kemaren sudah kita upgrade

diservernya untuk kapasitas dan kualitas diservernya, Alhamdulillah sekarang sudh

tidak mengalami seperti itu.

c. Bagaimana cara perawatan dan pengamanan arsip yang ada didalam SIMAK?

Apakah ada penanganan khusus?

Kalau perawatan dan pengamanan arsip sudah ada didalam sistem nya ya, dan itu

sudah ada jadi pas udah ada schedule nya berkaitan dengan perawatan server dan

pengamanan nya itu sudah terjadwal jadi kayak pengamanan gitu paling tidak

1atau 2 tahun dia akan update securitynya dan itu sudah terjadwal ataupun sudah

dikelola sama tim dari SIMAK nya seperti itu.

d. Bagaimana dengan penanganan arsip lama yang tidak ada dikelola didalam

SIMAK?

Arsip lamanya biasanya kita berupa soft copy ya, file itu ada di satu cpu walaupun

sekarang masih ada di masing-masing cpu dari TU nya DIKJAR nya cuman

sedang ada proses untuk pengumpulan arsip nih semuanya dijadikan satu tempat

yang dinamakan Bank Data, yang mana kita kumpulkan dan klasifikasikan kita

jadikan satu tempat di Bank Data itu kalau yang ada soft copy nya kalau yang

tidak ada softcopy nya biasanya kita ada print outnya kita kumpulkan kita

arsipkan, karena cukup banyak dan juga ada dimasing-masing komputernya

teman-teman di DIKJAR memang arsip kadang-kadang ada yang double ada

yang malah satu file itu ada double bukan double lagi bahkan tiga atau empat

yang sama ini yang perlu disortir diklasifikasi dan itu butuh proses seperti itu.

e. Apakah pegawai Tata Usaha sudah mengikuti kegiatan pelatihan dan

pengembangan jabatan fungsional arsiparis dalam rangka meningkatkan kualitas

pengelolaan kearsipan?

Kalau untuk karyawan sendiri sudah pernah melaksanakan kegiatan workshop

ataupun seminar berkaitan arsiparis ya, itu di saya lupa tahunnya sekitar berapa

ya 3 atau 4 tahun yang lalu ya sudah, cuma rencana nya di tahun ini paling tidak

di awal tahun ajaran baru ketika kita raker kita akan usulkan untuk adanya

kegiatan workshop ataupun seminar arsiparis, karena kan karyawannya kebetulan

ada yang baru bahkan ada yang beberapa sudah pindah dan sekarang banyak yang

baru butuh pengetahuan berkaitan tentang arsiparis, usulannya sih sudah masuk

kedalam program untuk arsiparis.

Nama Tubagus Muttaqin, S.Pd

Status Staff Keuangan dan Kepegawaian

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau merupakan informan yang direkomendasikan oleh kepala

pusat penelitian, sangat menguasai dalam pengelolaan SIMAK.

Mengingat beliau merupakan bagian dari petugas tata usaha.

1. Bagaimana peran SIMAK dalam pengelolaan arsip digital di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau dibicarakan arsip sekolah itu banyak dari surat menyurat, surat tugas tapi

kita memang ada namanya SIMAK Sistem Informasi Manajemen Akademik

yang itu hanya untuk pengarsipan nilai siswa tidak kemudian mencakup seluruh

arsip yang terjadi di MP tidak, hanya untuk siswa dan itu dikelola oleh bagian

DIKJAR, bagian DIKJAR itu bagian dari pendidikan dan pengajaran. Karena

bagian tata usaha itu dibagi menjadi tiga pertama bagian administrasi, kedua

bagian keuangan dan kepegawaian, ketiga bagian umum. Diumum ada arsip ada

tetapi dokumentasi didalam SIMAK tidak, dikepegawaian di arsip banyak dan

didokumentasi SIMAK tidak. Jadi SIMAK itu hanya bagian DIKJAR yang

terkait nilai siswa gitu.

a. Bagaimana cara penciptaan arsip didalam SIMAK sebelum diinput? Apakah

diidentifikasi sesuai klasifikasi atau dideskripsikan dahulu?

Pertama ketika SIMAK itu kita create karena yang akan terlibat disana

admin dan guru itu sendiri, guru sebagai penginput nilai karena yang

bersangkutan lebih mengetahui nilai anak itu sendir, nah setelah guru mapel

menginput maka nilai itu masuk kedalam akunnya wali kelas nah kita

dibagian DIKJAR itu membantu mencetak nya jadi tidak sedikitpun terlibat

untuk pemberian nilai tapilebih ke pencetakan.

b. Bagaimana pengelompokan arsip didalam SIMAK? Apakah berdasarkan

subjek, program kerja, tugas pokok, atau kegiatan aktivitas sekolah?

Karena terkait nilai siswa ya, jadi semuanya masuk kedalam akun wali kelas

jadi yang jadi wali kelas kita kasih akses dengan fitur yang lebih dibanding

dengan guru bidang studi ya, kalau guru bidang studi hanya input nilai , tapi

kalau wali kelas dia bisa melihat semua siswa dan bisa memberikan nilai

harian, absen, izin. Semua nya punya akun tetapi fitur nya berbeda-beda.

c. Dalam projek SIMAK siapa saja yang terlibat? Dan berapa biaya yang

sudah dikeluarkan oleh pihak Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau saya secara personal tidak bisa menjawab itu karena bukan saya yang

terlibat dalam pengadaan yamungkin nanti bisa diinikan dengan bapak

efron. Masalah pengadaan dan pembiayaan saya kurang tahu.

d. Apakah SIMAK sudah memenuhi standar sesuai dengan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis (SIKD ) oleh ANRI?

Saya kurang tahu apa yang disyaratkan dan dikritetriakan oleh ANRI belum

kesana cuma yang jelas SIMAK ini ada kemudahan untuk mengakses nilai

anaknya, untuk memonitor nilai anaknya udah gitu aja dan itu sudah cukup

dirasakan mereka melihatnya sebagai suatu yang positif.

e. Bagaimana Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada didalam SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau di SIMAK semua data yang telah terinput tersimpan diserver

sehingga misalnya kita punya data siswa yang ketika dia 3-4tahun yang lalu

disini jika kita ga punya sistem digital informasi seperti itu yang dikelola

SIMAK kita bisa kesulitan, tapi kalau dengan adanya SIMAK selama nilai

itu terinput disistem kita bisa buka kapanpun itu, bahkan jangan sampai ada

yang dihanguskan ga ada data yang sudah expired dibuang ga ada semuanya

tersimpan. Selama itu terinput ada, misalkan ibu sekolah disini 10 tahun lagi

sudah lulus butuh nilai kita masih ada.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Pengelolaan yang dilakukan paling setiap tahunnya sinkron siapa saja yang

menjadi wali kelas tentunya nanti kita sesuaikan kalau dia jadi wali kelas fitur-

fitur akan masuk ke dia, penyesuaian itu ada disetiap tahun ajaran dan

penyesuaian guru mapel.

a. Apakah SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)? Dan

berapa kali SIMAK perlu pembaharuan tampilan dan sistem (update)?

Pembaharuan ya so far so good ya, maksudnya kita melihat sudah

terakomodir lah semua kebutuhan baik guru,siswa tapi bukan berarti kita

berhenti untuk berinovasi ada, cuman sejauh ini kita lihat ya sudah lumayan.

Ya inovasi perlu tapi itu belum dilakukan selama SIMAK itu ada.

b. Apakah SIMAK pernah mengalami hack, error/sistem down? Bagaimana

cara mengatasinya?

Emm kalau hack nggak, kalau error paling karena kita kan bekerjasama

paling kalau ada maintenance menginformasikan ke kita bahwa dalam

jangka sekian belum bisa diakses karena gangguan maintenance, ada

pemberitahuannya. Cara mengatasinya menunggu kabar dari dia, kalau

misalnya urgent dan belum terselesaikan kita coba kontak bahkan kalau

perlu kita datengin karena ada agreement. Error ga banyak paling 1-2kali

bukan error sih ya sinkron karena kan kita ini jumlah siswa nya nggak

sedikit dan bukan tidak ada tingkat kerumitannya sehingga memakan waktu.

c. Bagaimana cara perawatan dan pengamanan arsip yang ada didalam

SIMAK? Apakah ada penanganan khusus?

Keamanan di SIMAK karena pake sistem login user jadi kalau dia gak

punya login user dan gabisa login ya gabisa dan yang bisa login juga orang-

orang tertentu. Perawatan hanya dari pihak vendornya saja kalau kita update

data.

d. Bagaimana dengan penanganan arsip lama yang tidak ada dikelola didalam

SIMAK?

SIMAK itu berjalan kurang lebih 3tahun yang lalu, adapun sebelum itu

terdokumentasikan secara fisik dan soft copy jadi kita punya arsip digital

bukan berbasis sistem dan arsip berbentuk laporan, legger dan sebagainya

tapi semenjak ada SIMAK semua arsip menjadi digital. Pokoknya arsip

yang lima tahun kebelakang masih di kita diruangan namanya arsip aktif,

dokumen aktif tapi kalau udah lebih dari itu kita alihkan keatas.

e. Apakah pegawai Tata Usaha sudah mengikuti kegiatan pelatihan dan

pengembangan jabatan fungsional arsiparis dalam rangka meningkatkan

kualitas pengelolaan kearsipan?

Kalau dikaitkan dengan SIMAK tadi semua yang memiliki user dan telibat

disana ada pembekalan itu, sehingga kedepannya mereka bisa dengan

masalah-masalah yang terjadi di sistem supaya prepare gitu. Kalau SIMAK

hanya DIKJAR dilatih untuk bisa menyelesaikan masalah-masalah yang ada

di SIMAK adapun diluar itu karena mereka ga punya akses kesana, tetapi

kalau kearsipan masing-masing unit selain DIKJAR ada juga dan itu juga

ada SOP nya dan sudah terarsipkan.

Nama Drg. Silvia Wahyuni

Status Ketua Umum Komite Madrasah Pembangunan UIN Jakarta

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Beliau merupakan informan yang direkomendasikan oleh kepala

pusat penelitian, sangat menguasai dalam penyampaian dalam

penggunaan SIMAK dari pihak perwakilan orangtua.

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Jadi kita sudah mulai menggunakan manajemen arsip digital ini, mulai kita salah

satu ini dijelaskan bahwa SIMAK ya, sistem nilai anak itu dimasukan dari semua

informasi mengenai kegiatan belajar mengajar, nilai, sampai info-info yang perlu

diketahui orangtua itu bisa kita akses melalui SIMAK oleh orangtua dirumah, jadi

mereka ga mesti datang kemari harus ada edaran surat. Dengan mengakses

menggunakan nomor induk anak ya jadi sudah bisa mengakses, jadi kalau misalkan

ada ulangan kan bisa dipantau disitu UTS dan hasil ujian bisa dipantau. Juga

informasi yang terkait dengan biaya-biaya SPP atau biaya tambahan lainnya itu bisa

diakses, jadi orangtua yang sibuk bekerja tidak bisa datang ke sekolah jadi

dimudahkan.

a. Apakah fungsi dari SIMAK sudah memenuhi visi misi yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

Iya sudah, memang itu salah satu visi misi ya untuk memudahkan orangtua ya

kan kita mengikuti perkembangan zaman teknologi informatikanya sudah maju

dan dengan adanya SIMAK sudah memenuhi semua.

b. Apakah SIMAK digunakan oleh keseluruhan berbagai jenjang tingkat pimpinan

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Ya, kitakan mulai ada jenjangan dari TK, MI, MTS, MA jadi semuanya sudah

mengikuti manajemen seperti ini. Mulai dari orangtua TK, MI, MTS, MA sudah

pakai SIMAK untuk manajemen.

c. Apakah kinerja SIMAK sudah diterapkan dalam aktivitas sehari-hari di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau sehari-hari belum full ya, jadi lebih kepada kesiapan masing-masing unit

siapa yang lebih cepat kinerja nya dalam menginput nilai maupun informasi-

informasi, tetapi ada juga yang menunggu beberapa bulan. Misalnya seperti

ulangan tidak selalu bersamaan ya, misalnya di unit ini kapan di unit sana kapan,

jadi ulangannya beda lagi. Jadi mereka memberikan informasi terkait dengan

kegiatan unit masing-masing, tidak mesti perhari misalnya 3 bulan paling cepat

atau tergantung semesteran.

d. Bagaimana kondisi arsip sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Iya sekarang lebih tersusun rapih ya tentunya, dengan sistem informasi digital

begini ya lebih rapih gitu kan lebih mudah, yang jelas kan orangtua tidak melalui

kertas kita bisa melalui online dan tidak perlu berhadapan langsung dengan pihak

manajemen sekolah, lebih tersusun rapih dan tertib. Arsip lama tetap di simpan di

Tata Usaha pelan-pelan dipindahkan ke dalam digital, kita mengurangi

pemakaian kertas juga yang konvensional mengurangi.

e. Bagaimana hasil kinerja output dari SIMAK, apa ada kepuasan pribadi dan

servisnya lebih baik?

SIMAK ini sudah berjalan selama 3 tahun ya, jadi memang bertahap sambal terus

diperbaiki, kalau misalnya ada kekurangan dan kelebihan wajar namanya juga

sedang dalam proses, ya memang kadang juga ada usernya itu orangtua merasa

kecewa sedang mengakses belum ada updatw apa-apa, tapi juga ada yang puas

terutama pada saat ulangan memang kita lebih terbantu, kalau pada saat kegiatan

aktivitas sehari-hari tidak diperlukan. Jadi orangtua hanya memerlukan pada saat

ulangan harian, ulangan semester, dan ulangan kenaikan kelas, kalau ada keluhan

ya itu kondisional yang terjadi di setiap unit.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Sebenarnya kalau mau menuju idealnya terutama pada SDM-nya kan harus paham

semua, mereka semua harus bisa meningkatkan terutama mengenai disiplin, me-

manage, me-maintance, pemakaian SIMAK ini kalau SDM-nya paham semua

otomatiskan mereka tidak ada kendala-kendala seperti misalnya tidak terupdate atau

tampilan dari situs MP nya kosong tidak berubah, kemudian mereka harus ada

kesadaran tinggi bahwa ini adalah bagian dari tanggung jawab bersama, untuk

informasi itu jangan berfikir bahwa ini tugas si a, si b, si c ini merupakan tugas

bersama-sama jadi jika ada kendala bisa saling membantu pada SDM. Kalau soal

perlatan dan teknis-teknis itu memang harus update terus ya, namanya juga teknologi

tidak ada habisnya jika tidak berusaha update nanti akan tertinggal

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Wali Murid ? Dan arsip yang diperoleh dapat di

peroleh serta download lalu disimpan?

Kalau untuk user friendly kalau diberi skala persen sekitar 70% an lah ya,

karena kami akui masih dalam tahap proses terus menerus memperbaiki, jadi

kadang-kadang kalau ada tampilan yang kurang menarik mungkin orang

yang sudah biasa kerja diluar teknologi nya cepat karena orangtua kita basic

dan backgroundnya berbeda mungkin ada yang dibagian IT gitu dan disini

SDM nya masih belajar.

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Sebenarnya kalau SIMAK nya itu baik artinya maksimal ya semua aktivitas

dan kegiatan itu bisa menjadi mudah, kalau ada perubahan informasi

mengenai anak nya tidak usah mencari-cari jika SIMAK ini sudah maksimal

dan fungsinya ditingkatkan

c. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Siswa Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Iya itu tadi kalau SIMAK nya sudah maksimal dan makin mudah

mempercayakan hasil prestasi siswa, kadang ada kejadian anak MTS

dititipkan pesan terhadap orangtua tidak disampaikan apalagi kalau pesannya

gaenak buat dia tidak akan disampaikan hanya disimpan saja, dan orangtua

komplain jika tiba-tiba anaknya medapatkan nilai jelek maupun sikap

anaknya disekolah tidak baik.

d. Apakah ada hambatan selama Wali Murid dalam menggunakan SIMAK?

Hambatan tidak ada kalau selama kita terus mau belajar, karena kan disini

ada pelatihannya, hambatannya ya ga terlalu besar sih.

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Tata Usaha sudah bisa menghandle semua ya, kalau jabatan arsiparis sih

tidak perlu ya selama karena semuanya digital dengan sistem tidak semuanya

kan yang terpenting SDM nya sudah menguasai ilmunya jangan sampai

dengan dari sekian banyak pegawai yang paham hanya 1 atau 2 orang yang

sangat disayangkan, kalau untuk sekarang sih arsiparis perlu karena banyak

dari unit TK s/d Aliyah tapi kalau sudah makin berkembang SDM nya bisa

menguasai semua arsiparis tidak diperlukan lagi.

Nama Raden Naufal

Status Ketua OSIS Madrasah Aliyah 2019 / 2020

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Informan merupakan hasil dari rekomendasi oleh kepala pusat

penelitian, informan merupakan perwakilan dari pihak siswa

dalam penggunaan SIMAK.

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Sudah bagus dan memudahkan siswa melihat nilainya lebih gampang kayak gitu sih.

a. Apakah fungsi dari SIMAK sudah memenuhi visi misi yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

Kalau visi misi nya mungkin yang pasti tujuannya bagus dari SIMAK ini agar

kita mengurangi pemakaian kertas (paperless) dan kita jadi mengetahui

perkembangan teknologi.

b. Apakah SIMAK digunakan oleh keseluruhan berbagai jenjang tingkat pimpinan

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Tentu tapi jangka waktu nilai dimasukan dalam SIMAK penuhnya di akhir dan

tidak langsung masuk gitu.

c. Apakah kinerja SIMAK sudah diterapkan dalam aktivitas sehari-hari di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Sudah dikerjakan nilai langsung masuk tapi gak semua guru langsung

memasukan nilai.

d. Bagaimana kondisi arsip sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Yang pasti lebih bagus, lebih terkoordinir buat pembagian nilainya, kalau dari

kami siswa ada nilai yang kurang dan belum kami bisa melihat tanpa langsung

menghadap ke guru tersebut, kalau arsip lama sewaktu saya di MI dan MTS guru

suka keteteran lupa dengan penginputan nilai yang tertinggal, semenjak saya MA

SIMAK ini sudah ada jadi memudahkan.

e. Bagaimana hasil kinerja output dari SIMAK, apa ada kepuasan pribadi dan

servisnya lebih baik?

Kalau dari saya pribadi sih sudah puas dengan pelayanan dari SIMAK dan

servisnya alhamdulillah sudah baik.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Kalau dalam pengelolaan arsip siswa tidak tau dengan jangka waktu nya kapan

diinput kedalam SIMAK, kalau bisa langsung saja masukan nilainya tanpa

menunggu pergantian semester.

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Murid? Dan arsip yang diperoleh dapat di peroleh serta

download lalu disimpan?

Tampilannya mudah digunakan tidak hanya nilai kita bisa melihat tampilan

lainnya seperti eksul, dan segalam macem tampilan yang ada di SIMAK,

tetapi data yang ada di SIMAK tidak bisa disimpan dan didownload hanya

bisa di screen shoot saja.

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Meningkatkan sih bisa kalau kita lebih aktiv lagi di website MP dan SIMAK

tersebut sih bisa.

c. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Murid Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Yang pasti bisa kadang wali murid banyak yang tidak percaya atau tidak tahu

kalau misalkan anak nya sendiri memiliki prestasi, dengan adanya SIMAK

ini mereka bisa memantau anaknya sendiri berprestasi.

d. Apakah ada hambatan selama Murid dalam menggunakan SIMAK?

Hambatan sih tidak ada, alhamdulillah lancar-lancar saja. SIMAK sendiri

jarang error jika sedang diakses dan saya pribadi belum pernah merasakan

error.

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip digital

apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam menangani

arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Seperti tadi Tata Usaha tidak langsung mempublikasikan nilai dan mungkin

ada beberapa yang menyebabkan hal itu tapi secara keseluruhan untuk

memantau yang jelas mempermudah. Kalau arsiparis sih perlu tapi kalau

misalkan tidak ada arsiparis dari sisi murid tidak mengetahui apa itu arsiparis.

Nama Raisa Alesandra

Status Ketua OSIS Madrasah Tsanawiyah 2019 / 2020

Pertimbangan

Penentuan

Informan

Informan merupakan hasil dari rekomendasi oleh kepala pusat

penelitian, informan merupakan perwakilan dari pihak siswa

dalam penggunaan SIMAK.

1. Bagaimana Manajemen Arsip Digital berbasis SIMAK di Madrasah Pembangunan

UIN Jakarta?

Manajemen di SIMAK itu sebelumnya arsipnya biasa kan manual dll, nah

menurutku dengan adanya SIMAK jadi lebih gampang aksesnya kayak misalnya

untuk ppdb aja sekarang online jadi lebih cepet dan nilai informasinya lebih cepet.

a. Apakah fungsi dari SIMAK sudah memenuhi visi misi yang ada di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta ?

Sudah cukup memenuhi sih

b. Apakah SIMAK digunakan oleh keseluruhan berbagai jenjang tingkat pimpinan

di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Iya dari MI, MTS, MA

c. Apakah kinerja SIMAK sudah diterapkan dalam aktivitas sehari-hari di Madrasah

Pembangunan UIN Jakarta?

Mungkin kalau untuk siswa ya biasa ya hanya untuk nilai dan lain-lain, dan

informasi yang lain kurang dimasukan kedalam SIMAK gitu, untuk point

penghargaan kurang di update sih dari beberapa menu yang lain sih kurang di

update.

d. Bagaimana kondisi arsip sebelum dan sesudah menggunakan SIMAK di

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Seperti yang tadi saya bilang semuanya jadi lebih gampang karena yang tadinya

manual menjadi digital.

e. Bagaimana hasil kinerja output dari SIMAK, apa ada kepuasan pribadi dan

servisnya lebih baik?

Iya sih seneng karna untuk beberapa informasi bisa kita ketahui lebih dulu

daripada kita harus menunggu.

2. Bagaimana cara meningkatkan kualitas pengelolaan arsip digital dalam SIMAK

sehingga menghasilkan Manajemen yang baik di Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Mungkin itu sih menu-menu baru nya ditambahkan dan update informasi nya lebih

banyak sesuai dengan waktunya.

a. Apakah tampilan SIMAK mudah digunakan (user friendly) dan mampu

memenuhi kebutuhan Murid? Dan arsip yang diperoleh dapat di peroleh serta

download lalu disimpan?

Iya mudah digunakan, kalau soal mendownload dan disimpan saya kurang

paham dan tidak tersedia didalam SIMAK tapi untuk mengakses hanya

screenshoot saja membuka saja lalu melihat.

b. Apakah SIMAK mampu meningkatkan keseluruhan kegiatan aktivitas

Madrasah Pembangunan UIN Jakarta?

Kalau untuk keselurah sih enggak hanya sebagian lebih kepada kayak nilai, dll.

Karena menurut saya ini kurang digunakan lebih maksimal lagi jadi memang

harusnya lebih baik lagi, untuk kegiatan belajar mengajar belum maksimal.

c. Apakah dengan menggunakan SIMAK, para wali murid menjadi

mempercayakan dalam memantau prestasi Murid Madrasah Pembangunan UIN

Jakarta?

Iya kalau dari orangtua saya sendiri jadi dia dapat memantau oh nilai saya yang

kurang disini, disini, jadi dia punya peta gitu.

d. Apakah ada hambatan selama Murid dalam menggunakan SIMAK?

Tidak ada kesulitan sih, malah gampang banget kalau saya lupa password

bisa saya recovery jadi ga ada sih hambatannya. Kalau forget password

sudah tersambung menggunakan email pribadi.

e. Sebagai pengguna SIMAK, dalam meningkatkan pengelolaan arsip

digital apakah ada materi yang belum didapat oleh Tata Usaha dalam

menangani arsip? Dan perlukah jabatan fungsional Arsiparis?

Mungkin perlu untuk beberapa hal misalnya bagus juga sih kalau di

SIMAK itu ada pemberitaan petugasnya mungkin perlu untuk

pembelajaran ke siswa nya.

Lampiran 4

Observasi dan Wawancara Informan

Observasi tempat penelitian dengan

Kepala Pusat Penelitian dan Jaminan Mutu MP UIN

Jakarta

Wawancara Penelitian dengan

Kepala Tata Usaha (DIKJAR) MP UIN Jakarta

Wawancara Penelitian dengan

Staff Keuangan dan Kepegawaian MP UIN Jakarta

Wawancara Penelitian dengan

Guru MI UIN Jakarta

Wawancara Penelitian dengan

Guru MTS UIN Jakarta

Lampiran 5

Wawancara Penelitian dengan Pengguna SIMAK

Wawancara penelitian dengan

Ketua Umum Komite MP UIN Jakarta

Wawancara penelitian dengan

Ketua OSIS MTS MP UIN Jakarta

Wawancara penelitian dengan

Ketua OSIS MA MP UIN Jakarta

Lampiran 6

Arsip Jumlah Keseluruhan Siswa

Lampiran 7

Arsip Guru Wali Kelas

Lampiran 8

Arsip Guru Aktif Madrasah Ibtidaiyah MP UIN Jakarta

Lampiran 9

Arsip Prestasi Siswa Madrasah Ibtidaiyah MP UIN Jakarta

Lampiran 10

Arsip Ledger Nilai Siswa

Lampiran 11

Arsip Ekskul Siswa

Lampiran 12

Arsip Jadwal Mata Pelajaran Siswa

BIODATA PENULIS

WINKA SURYA FATAHILLAH. Lahir di Jakarta 25 Maret

1997, merupakan anak pertama dari tiga saudara oleh Bapak

Chasmon Evwin dan Ibu Afriyani M Tanjung. Bertempat

tinggal di Jalan Amal Bakti Rengas, Ciputat Timur, Tangerang

Selatan. Penulis menempuh pendidikan sekolah dimulai dari

dasar sampai dengan atas di Jakarta, yaitu SDN 012 Pagi Jakarta (2009), SMPN

31 Jakarta (2012), SMAN 87 Jakarta (2015) dengan konstrasi jurusan Ilmu

Pengetahuan Sosial (IPS). Di tahun yang sama usai kelulusan dari Sekolah

Menengah Atas, penulis melanjutkan pendidikan S1 di Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta dengan Program Studi Ilmu Perpustakaan. Selama

kuliah penulis sempat menjabat sebagai Bendahara Himpunan Mahasiswa Jurusan

Ilmu Peprustakaan periode 2016/2017, Bendahara Kuliah Kerja Nyata 019 di

Desa Kronjo, Tangerang pada tahun 2019, selain itu penulis juga pernah

mempunyai pengalaman praktik lapangan kerja di Perpustakaan Utama UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta pada tahun 2018.