no p-06 prosedur berlaku 1 desember 2017 pengajuan...

PROSEDURNo P-06

Berlaku 1 Desember 2017PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDALAM KONFERENSI DI LUAR

NEGERI

Revisi 2Hlm L

Unit tPPM

No Revisi Bagian Yang Diuba h DisetujuiL 1. Tujuan: penam bahan

2. Rua ng l ingkup: penambahan

3. Prosedur pengajuan pertemuan i lmiah4. Penambahan prosedur pengajuan Bantuan Seminar

Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI5. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM

Ka. LPPM,

8 November 2016

2 1. Perubahan istilah "pertemuan ilmiah" meniadi"konferensi"

2, Batas penqaiuan pendanaan LPPM untuk konferensike luar negeri adalah 1 bulan sebelum kegiatandilaksanakan

3, Pengaturan frekuensi keikutsertaan seorang dosendalam konferensi

4. Penambahan peraturan Rektor Nomor ll|/PRT/2017-10/195 pada referensi

5, Perubahan pengertian dosen dan konferensi, sertapenambahan istilah "pemakalah artikel ilmiah" dan"pembicara kunci"

6. Penambahan wewenang kepala LPPM

Ka. LPPM.24 November20L7

PROSEDUR No P-06

Berlaku 1 Desember 2017

PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR

NEGERI

Revisi 1

Hlm 2

Unit LPPM

NOMENKLATUR PROSEDUR KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR NEGERI

No. Prosedur Nama Prosedur

6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI

6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR

6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR

6.4

Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi

Luar Negeri

6.4.2 Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri ini

bertujuan untuk menerangkan:

a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI

b) Langkah-langkah pengajuan pendanaan mengikuti konferensi dengan pendanaan

keikutsertaannya dipusatkan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

(LPPM) UNPAR, dan langkah-langkah penyelesaiannya.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2017 untuk pengajuan keikutsertaan dalam

konferensi tingkat internasional, dan dilaksanakan di luar negeri. Keikutsertaan dalam konferensi

yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:

a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (contributed paper)

b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker atau

keynote speaker)

Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di luar negeri memiliki

beberapa ketentuan:

a) Pengajuan kegiatan konferensi (dokumen pengajuan pada SILPPM dan form hitungan

keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan

berlangsung.

b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR dengan syarat dosen

yang mengajukan keikutsertaan adalah penulis pertama atau corresponding author.

c) Dosen yang mengajukan keikutsertaan dalam konferensi internasional luar negeri wajib

memiliki SKS penelitian dan / atau pengabdian kepada masyarakat pada semester berjalan.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 3

Unit LPPM

d) Pendanaan maksimal adalah Rp 20.000.000,- per dosen per tahun.

e) Frekuensi keikutsertaan dosen untuk menghadiri konferensi sebagai pemakalah /

contributed paper dengan pendanaan UNPAR sebanyak-banyaknya 4 (empat) kali per

tahun, dihitung sebagai total konferensi nasional, konferensi internasional dalam negeri,

dan konferensi internasional luar negeri.

Pengecualian diberikan untuk keikutsertaan seorang dosen sebagai pembicara kunci

(invited / keynote speaker) dalam suatu konferensi, sejauh mendapatkan penugasan dari

Rektor, maka kegiatan tersebut tidak dihitung dalam frekuensi tetapi tetap dihitung dalam

pendanaan maksimal yang dimiliki seorang dosen.

f) Makalah yang akan dipresentasikan memiliki indeks kemiripan tidak lebih dari 30%

berdasarkan software deteksi kemiripan iThenticate dengan filter dan setting sesuai

dengan Prosedur Operasional Baku Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah.

g) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau

media ilmiah lainnya.

h) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.

i) Setiap konferensi hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan

skim pendanaan ini.

3. REFERENSI

3.1. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013 tentang

Perjalanan Dinas.

3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/176 tentang

Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah Dosen

3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195 tentang

Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi

3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2017-12/504-I tentang Revisi Prosedur Desember 2017.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

4. 1. Dosen adalah dosen tetap UNPAR ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi

sebagai pemakalah (contributed paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker)

4. 2. Konferensi adalah pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau

perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat

keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.

Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar, lokakarya,

kolokium, atau kongres.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 4

Unit LPPM

4. 3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan

untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: Formulir

Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi di Luar Negeri, formulir hitungan keuangan,

leaflet kegiatan, makalah lengkap, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang

mengadakan kegiatan seminar.

4. 4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan

konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi

melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.

4. 5. Pembicara kunci (Invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk menjadi

pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.

4. 6. Pengecekan kemiripan teks (artikel) adalah pendeteksian kemiripan sebuah teks (artikel)

dengan artikel lain untuk memeriksa orisinalitas dari teks tersebut. Artikel lain yang diperiksa

adalah artikel yang dipublikasikan di web dan artikel ilmiah yang dipublikasikan dan disitasi

oleh Crossref maupun basis data artikel ilmiah

5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas

ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk

terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di dalam negeri.

Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bertanggung jawab atas

proses pengecekan kemiripan artikel ilmiah.

Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat

meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan

dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.

5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas

dosen lainnya meskipun mengikuti konferensi.

5.3. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta dampak

konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.

5.4. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan

konferensi di luar negeri.

5.5. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan konferensi

untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.

5.6. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan

dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 5

Unit LPPM

6. RINCIAN PROSEDUR

Kegiatan konferensi di luar negeri dapat didanai dengan:

a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi

(RISTEKDIKTI)

Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.

b) Dana internal

c) Dana lain-lain

Dosen mengikuti konferensi di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI

maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian,

maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.

Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan

konferensi melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya

melalui LPPM.

Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN

RISTEKDIKTI maupun dana internal.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 6

Unit LPPM

Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri

Dosen

Phas

e

Pengajuan BSLN ke RISTEKDIKTI

Hasil?

Kecukupan dana?

Pelaksanaan Kegiatan dengan

skema BSLN

2 bulan sebelum kegiatan?

Pernah mendapatkan BSLN

pada tahun tsb?

Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR

Pengajuan dana yang belum

tercover Ke LPPM UNPAR

Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR

Kabar?

Kecukupan dana?

Kegiatan dengan pendanaan LPPM

UNPAR

Pembatalan / pengembalian dana

LPPM

Menggunakan dana LPPM untuk yang belum

tercover BSLN

Pengembalian dana LPPM untuk yang

tercover BSLN

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Ditolak

Diterima

Belu

m a

da

peng

umum

an

Ditolak

Diterima

Cukup

Tidak

Cukup

Tidak

Pengajuan Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri

Pendanaan?

Pengajuan Surat Tugas Rektor

melalui SI LPPM

Lain-lain

BSLN / LPPM

Menyiapkan berkas pengajuan

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 7

Unit LPPM

6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI

6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.

6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.

6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)

bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.

6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika

RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.

6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.

Apa bila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat

pengantar.

Apa bila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan

untuk melengkapi dokumen pengajuan.

6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.

6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan permohonan

surat tugas ke Rektor

6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan

mengikuti konferensi.

LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang

bersangkutan.

6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan

mengirimkannya ke dosen.

6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada

simlitabmas.

6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.

6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.

Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.

Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.

6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan

BSLN RISTEKDIKTI.

6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.

6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 8

Unit LPPM

6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.

6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.

6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.

6.1.19. Proses selesai.

P06-6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (1)

DosenLPPM

Phas

e

Menerima informasi BSLN

Menyebarluaskan informasi BSLN

Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas

Mengirimkan hardcopy proposal ke LPPM

Lengkap?

Melengkapi berkas proposal

Menyiapkan surat pernyataan dan surat

pengantar

Menandatangani surat pernyataan

KLPPM Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan

surat tugas ke Rektor

Mengirimkan softcopy surat pengantar dan

pernyataan yang sudah ditandatangani.

Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor

Mengunggah berkas pada sistem

Menerima pengumuman hasil seleksi proposal

Diterima?

tidak

lengkap

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 9

Unit LPPM

Lanjutan

P06-6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (2)

DosenLPPM

Ph

ase

Diterima?Meneruskan informasi

ke LPPM

PROSES SELESAIMeneruskan

informasi ke LPPM

Pelaksanaan kegiatan seminar

Membuat pelaporan dan mengunggah

dokumen di simlitabmas

Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke

LPPM

Membuat surat pengantar pelaporan

kegiatan BSLN

Mengirimkan dokumen asli ke

RISTEKDIKTIMenerima pendanaan

BSLNPROSES SELESAI

Tidak

Ya

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 10

Unit LPPM

6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR

6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada

silppm.unpar.ac.id

6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM

6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21.

6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa

konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik

dosen.

6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21.

6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap

permohonan keikutsertaannya dalam konferensi di luar negeri.

6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak

menyetujui pengajuan tersebut.

6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21.

6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah konferensi lengkap, leaflet,

acceptance letter, hasil review, dan F-21)

6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data

SILPPM.

6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM

selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan.

6.2.12. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam konferensi

sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.2.13. LPPM melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan menggunakan software

iThenticate.

Apabila indeks kemiripan yang dihasilkan di atas 30%, LPPM menolak pengajuan

keikutsertaan konferensi dosen tersebut.

6.2.14. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke Rektor

dan memproses pengajuan pendanaan pada SIK.

6.2.15. Porses selesai.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 11

Unit LPPM

P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR (1)

Dosen KaProdi Dekan

Ph

ase

Menyiapkan berkas pengajuan

Mengajukan pertemuan ilmiah di SILPPM

Mengunduh dan menandatangani F-21

Memproses persetujuan pada

form F-21Setuju?

Menandatangani F-21

Setuju?

Menandatangani F-21

Membuat Revisi

Proses Selesai

Menyerahkan form F-21Mengunggah F-21 dan

berkas-berkas pengajuan lainnya

Revisi

TidakYa

Tidak Ya

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 12

Unit LPPM

Lanjutan

P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri LPPM UNPAR (2)

Dosen Staf Keuangan Fakultas LPPM

Ph

ase

Mengunggah F-21 dan berkas-berkas

pengajuan lainnya

Membuat Form 211-M

Menyerahkan Formulir 211-M

Memeriksa kelengkapan dokumen

Kemiripan >30%?

Menerima surat pemberitahuan

PROSES SELESAI

Ya

Lengkap?

Melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan software

iThenticate

Ya

Melengkapi kekurangan Tidak

Pengajuan diterima

Membuat pengajuan surat tugas ke Rektor

Membuat pengajuan pencairan

Pengajuan ditolak

Membuat surat penolakan

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 13

Unit LPPM

6.3. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR

6.4.1. Setelah pelaksanaan konferensi, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SILPPM.

6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22.

6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam

SILPPM.

6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke

bagian keuangan fakultas.

6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas

ke LPPM.

6.4.6. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.

6.4.7. Proses selesai.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 14

Unit LPPM

P06-6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR

DekanDosen Ketua Jurusan LPPM

Ph

ase

Mengunduh dan menandatangani

Form F-22

Menyiapkan Berkas penyelesaian

Melengkapi isian pada SILPPM &

Upload Sertifikat, F-22

Menandatangani Form F-22

Menandatangani Form F-22

Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas

yang lalu meneruskan ke

LPPM

Memeriksa Kelangkapan

Lengkap?

Verifikasi pada SILPPM

Proses Selesai

Revisi

Ya

Tidak

Mengembalikan berkas ke dosen

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 15

Unit LPPM

6.4. Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas:

1. Permohonan surat tugas Rektor,

2. Form 211-M,

3. Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM

6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas

di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya

6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan

6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan

6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan

surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat

6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan

persetujuan pendanaan ke Rektor.

Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor menandatangani

surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.

Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor

mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo

pertidaksetujuan.

6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan

6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)

beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan

6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK

6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi

SIK dan mencetaknya

6.4.1.11. Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan

melampirkannya di SIK Pencairan

6.4.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan

6.4.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip

Permohonan Transfer ke Biro Keuangan

6.4.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 16

Unit LPPM

6.4.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana sesuai dengan slip

permohonan transfer

6.4.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir

Fakultas

6.4.1.17. Proses selesai.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 17

Unit LPPM

P06-6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (1)

KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Rektorat

Ph

ase

Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas

Rektor, F-21 yang sdh disetujui

Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di

SIK

Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya

Menandatangani berkas dari SIK

Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat

Membuat surat tugas dan mengajukan berkas

permohoan pendanaan ke Rektor

Rektor Setuju?Ya

Rektor membuat memo tidak setuju

Tidak

Rektor menandatangani surat

tugas dan berkas permohonan

Menerima kembali berkas

Meneruskan memo rektor ke KLPPM

Proses Selesai

Menerima berkas yang sudah ditandatangani

Rektor

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 18

Unit LPPM

Lanjutan

P06-6.4.1 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (2)

Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan

Ph

ase

Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor

Mengirim berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses verifikasi pada SIK

Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

Menandatangani berkas

Mengirim berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan

permohonan

Melakukan proses pencairan dana

Menerima pencairan dana

Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas

PROSES SELESAI

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 1

Hlm 19

Unit LPPM

6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti

penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM

6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi

Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK

6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian

6.4.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian

6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta

berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan

6.4.2.6. Selesai

P06-6.4.2 Prosedur Penyelesian Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri

Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM

Ph

ase

Menyerahkan berkas penyelesaian beserta

bukti penggunaan dana

Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan

dinas pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

penyelesaian

Menandatangani berkas penyelesaian

Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya

ke biro keuangan

PROSES SELESAI

PROSEDURNo P-06

Berlaku 1 Desember 2017PENGAJ UAN KEI KUTSERTAANDALAM KONFERENSI DI IUAR

NEGERI

Revisi tHlm 20

Unit tPPM

7. KRITERIAKEBERHASILAN

Proses pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri lancar sesuai

orosed ur ini.

8. LAMPIRAN

8.1. Pa nd uan penggunaan SILPPM

Bandung, 30 November 2017Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Katolik Parahyangan

ra Nawangpalupi , Ph.D.

Dibuat oleh: LPPM UNPAR

Taneffii3$November 2017

Diperiksa ole[: Wakil Rektor Bidang Penelitian,Pe nga b4,amda b'l(erja SamaTa nsfiaJiS0$lb-vEtflbe r 20u

no p-06 prosedur berlaku 1 desember 2017 pengajuan...

Documents