Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?

Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg

Rådgiver eKoR AS

Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv

Dagens papirarkiv:• Saksarkiv• Personalarkiv• Eiendomsarkiv• Barnehage• Skole / Elevmapper• Kart og tegninger• Regnskap• ….…

Dagens elektroniske arkiv:• Saksarkiv• Personalarkiv• Elevmapper• Eiendomsarkiv• ………

Noark 4 skisse

Virksomhet - helhet

Data inn Data utVirksomhetslogikk

Flere, uavhengige systemer

Virksomhetslogikk

Portal

Epost

Eksterne

Chat

Støtte- system

Fagsystem

Adm.system

Skjema Sak-/arkiv

Integrasjon - hvorfor

•  Overholde journalplikt, arkivplikt mv. •  Overholde sikkerhetskrav

–  unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner •  Samle informasjon på (færre) steder •  Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy

–  fag-/støttesystemer –  rapporteringssystemer – …

Dagens situasjon -fagsystemer

•  Datafangst og dokument-produksjon i fagsystemer

•  Journal- og arkivplikt •  Fagsystemene må ha tilgang

arkivering iht. arkivloven –  kun en delmengde er arkivpliktig –  arkivutfordringen løses ved

oversending/integrasjon mot eksisterende, Noark-godkjent sak-/arkivløsning

•  Noark-5 skiller ut arkivkjernen som en egen del

Offentlig virksomhet

Fagsystem

Fagsystem

Fagsystem

Fagsystem

Fagsystem

Sak-/arkivsystem

A

Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer

•  Nye oppgaver og roller –  leder – saksbehandler – arkivar

•  Hvordan ser det ut i dag –  lover og forskrifter –  integrasjoner for å støtte regelverket –  hvordan er arbeidsprosessene i dag

•  dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv •  Økonomiske forhold rundt dette

–  tekniske integrasjoner –  programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) –  organisatoriske forhold (skjulte kostnader)

•  systemdrevet organisering (systemtvang) •  Noark 4 -> Noark 5

–  fra rigiditet til lego-mulighet

Noark

•  Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984) –  Akronym av NOrsk ARKivsystem

•  Noark-4 (1999) •  Noark 5 (2008)

–  ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering –  endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard

•  ”…Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg.

•  Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger…”

Noark 5

•  Stiller krav til – Arkivstruktur – Metadata – Funksjonalitet

•  Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses – Legger til rette for

ulike løsninger

Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem

Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt

•  ivaretar kravene til arkivering

Arkivkjernen •  definerte grensesnitt •  frittstående i forhold til arkitektur

Offentlig virksomhet

Fagsystem

Arkiv

Arkivkjerne (Noark)

Sentrale føringer – arkitektur -Felleskomponenter i kommunal sektor

N5

Noark 5 åpner for skreddersøm

•  Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning –  papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) –  hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”? –  vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det –  vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere

•  Økonomiske forhold rundt dette –  status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv –  ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

Flere, uavhengige systemer

Virksomhetslogikk

Portal

Epost

Eksterne

Chat

Saks- system

Fagsystem

Adm.systm

Skjema Noark 5- godkjent

arkiv

Lav kostnad?

– eller ”endret kostnad”? –  ja / nei / vet ikke

» …...tiden vil vel vise

» det kommer an på dere……

Noark 5

•  Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5

•  Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5.