normas generales

NORMAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ADMNISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO 2014

Dichas normas fueron aprobadas en la resolución ministerial N°801-81 EFC/76 de fecha 17 de septiembre de 1981.

Las normas del Sistema Contable son:

1 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II

CAPITULO I

NORMAS GENERALES

DEL

SISTEMA DE CONTABILIDAD


Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas, paralelo con las propiedades de su funcionamiento para producir información expresada en unidades monetarias de las operaciones financieras ejecutadas.


01. METODOLOGIA

CONTABLE

02. USO DE FORMULARIOS PRENUMERADO

S

03. DOCUMENTOS SUSTENTATORI

OS

04. VERIFIACION

INTERNA

05. VALUACION Y

DEPRECIACION DE ACTIVO FIJO

06. CONCILIACION

DE SALDOS

1.- METODOLOGIA CONTABLE:

1.1 CON


1.2 OBJETIVO O FINALIDAD:

Establecer por escrito los procedimientos de autorización, ejecución, revisión y control de las operaciones financieras, a fin de uniformizar los juicios en las técnicas y procedimientos contables.

Establecer el ordenamiento, el significado y la dinámica de las cuentas.

1.3 ACCIONES A DESARROLLAR:

Las direcciones generales de administración u oficinas o que hagan de esta, deben adecuarse a los procedimientos contables establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas.

Para cumplir con lo establecido, se debe nombrar comisiones de trabajo con personal especializado para establecer los manuales de contabilidad que sirvan de modelo en la organización contable, estos deben estar basados en los principios uniformes y adaptados en su aplicación a casos particulares u operaciones propias de la entidad.

Cada entidad asumirá la responsabilidad de redactar los manuales, en los que se detallara los procedimientos específicos a seguir, flujo gramas, etc. Teniendo en consideración los procedimientos, libros, formularios, cuentas, estados financieros, e informes de gestión estén de acuerdo a lo establecido en las normas del sistema, los principios generalmente aceptados y las normas legales vigentes.



Vigilar que las centrales contables de los entes que alcanza el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas difundan a sus diferentes niveles contables las normas emitidas.

Circular y divulgar entre los usuarios o interesados la solución de casos especiales, que sirva para aclarar y ampliar los conceptos o contenidos de las normas y directivas emitidas.

Las entidades (a efectos de lograr exactitud de los datos contable, la adecuada presentación de la situación financiera y el resultado de sus operaciones a una fecha determinada), deberá de efectuar los asientos de ajuste pertinentes.

Los ajustes de carácter significativo deberán ser previamente aprobados por la máxima autoridad de la entidad o por algún funcionario designado a hacerlo. Los de menor cuantía podrán ser autorizados directamente por el contador general, dando cuenta al DIRECTOR O GERENTE GENERAL DE ADMINISTRACION O QUIEN HAGA SUS VECES DE ESTE. En ambos casos se requiere conservar la documentación sustitutoria respectiva.

1.4 BASE LEGAL :

1. D. L.. N° 19016 DEL 09/11/1971



2. D. L.. N° 20164 DEL 02/10/19733. D. L.. N° 20172 DEL 16/10/19734. D. L.. N° 21284 DEL 07/10/19755. DECRETO LEGISLATIVO N| 183 Y 198 DEL

12/06/1981

1.5 ALCANCE:

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas.

1.6 MECANISMO DE CONTROL:

Se propiciara la actualización contable de las normas determinadas en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas.

Las entidades del Sector Público Nacional decretaran las disposiciones internas que permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.



La prenumeracion es la asignación a los formularios una

numeración correlativa en original y copia, en forma simultánea a su impresión.


Mantener los registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.


Se establecerá el uso permanente de registro y formularios prenumerados que sustenten toda operación financiera o administrativa que incida contablemente.

Se apertura registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones o subsidios.

En caso de contar con más sistemas mecanizados, la impresión y distribución de los formularios se comunicara con la Central de Procesamiento Automático de Datos.

Se apertura el registro de control de formularios prenumerados a cargo de un funcionario responsable de uso y custodia.

Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo.


2.- USO DE FORMULARIOS PRE-

NUMERADOS:2.1

CON


En caso de requerir las modificaciones o sustitución de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

2.4 BASE LEGAL :

1. D. L.. N° 19016 DEL 09/11/19712. D. L.. N° 20164 DEL 02/10/19733. D. L.. N° 20172 DEL 16/10/19734. D. L.. N° 21284 DEL 07/10/19755. DECRETO LEGISLATIVO N| 183 Y 198 DEL

12/06/1981

2.5 ALCANCE:

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por subvenciones y subsidios.


Los registros y los formularios prenumerados se deben controlar mediante la implementación de los mecanismos mas apropiados, siendo responsables de su deterioro o extravió, el encargado de su custodia.

Las entidades efectuaran verificaciones posteriores de la numeración correlativa.



Es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza finalidad y resultados de la operación o traducción con los datos suficientes para su análisis.


Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.


Las directivas generales de administración u oficinas que hagan a sus veces de esta, comprendidas dentro del alcance de la norma, deberá reflejar en manuales y procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustenta toda operación financiera o administrativa que tenga incidencia contable.

Los documentos sustentatorios serán archivados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o


3.- DOCUMENTACION SUSTENTATORIA


correlativo procurando su fácil acceso y explotación. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes.

Se organizara y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectue las entidades con fondos públicos.

La documentación sustentatoria de las operaciones que deben remitirse a los organismos competentes, así como la que deba permanecer en la institución , se ordenara siguiendo un orden correlativo y/o cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior.

Se aplica la categoría de clasificación de seguridad, según las denominaciones que se le asigne a los documentos en función de su naturaleza y las restricciones que son necesarias poner en su difusión.

3.4 BASE LEGAL :


12/06/1981

3.5 ALCANCE:

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas; asimismo,



esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en lo referente a la documentación sustentatoria sobre fondos públicos recibidos en calidad de subvenciones y subsidios.


Los documentos fuentes o sustentatorios de uso interno deben adecuarse a los formatos establecidos en armonía con las normas vigentes.

La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente contra todo riesgo ( robo, incendio, inundaciones, etc. ). Estando bajo responsabilidad el órgano de documentación y archivo el manejo de la referida documentación.

Se aplicara el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes:

Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan cada operación contable, comprobando la veracidad de los datos, exactitud y visacion de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento.

Aplicación de la normativa, en el análisis del contenido o naturaleza de la operación.



Constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con documentos sustentables.

Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección.

Apliacion de los principios técnicos según la naturaleza de la operación.

4.1 CONCEPTO:

Es el conjunto de medidas que se toman en el análisis de las operaciones antes de su autorización y que se ejerce como una función inherente al proceso de dirección y gerencia.


Señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control interno en todo el proceso de las operaciones


4.- VERIFICACIÓN INTERNA:


financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.


Las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, orientaran sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad

Para cumplir con lo establecido, se deberá señalar enn los manuales de procedimientos las unidades o jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación.

Se aplicara el control interno previo, considerando los lineamientos siguientes:

1. verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan cada operación contable comprobando la veracidad de datos, su exactitud y visacion de funcionarios responsables en cada fase del procedimiento.

2. Aplicar la normatividad vigente en el análisis del contenido o naturaleza de a operación.

3. Constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con documentos sustentatorios.

4. Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección

5. Aplicar principios técnicos de acuerdo a la anturaleza de la operación.



4.4 BASE LEGAL :


12/06/1981

4.5 ALCANCE:



Los sistemas de contabilidad aplicados en la entidad referida en el alcance guardaran armonía con las Normas Técnicas y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases, deberán estampar sus firmas y el sello correspondientes debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución.

Dejar constancia escrita del control efectuado

En la autorización, el responsable utilizara sellos restrictivos que impidan la duplicación de la operación.



5.1 CONCEPTO:14

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II

5.- VALUACIÓN Y DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO:


Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso.

La valuación es una operación administrativa contable, referida a la determinación del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentación sustentatoria.se valúa para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar posteriormente. operaciones contables. El valor de los bienes además, sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del activo fijo.

La depreciación está referida a la pérdida o disminución del valor monetario del bien respectivo, debido al uso, a la acción del tiempo, a la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propósito de mantener una provisión para sustituir o reemplazar al bien.


Tener información real, referencial y/o actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro de activos fijos..


Se deberá considerar en relación con la valuación, control contable, métodos y porcentajes de depreciación, lo prescrito en las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.



En la determinación del valor del bien material a considerarse como activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumenten el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestión del ejercicio.

Los registros que por cada unidad o especie se lleva para control físico de los bienes que forman parte del patrimonio, guardaran correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del libro mayor.

5.4 BASE LEGAL :


12/06/1981

5.5 ALCANCE:





La valuación de los bienes deberá efectuarse con participación de personal de contabilidad y abastecimiento.

El Contador General o funcionario que haga sus veces de este, deberá dar conformidad a la valuación de los bienes del activo fijo.

El método y los porcentajes de depreciación que se apliquen en los bienes de activo fijo, se efectuaran teniendo en cuenta la actualización que se dicte al respecto.



6.1 CONCEPTO:

Consiste en la realización de acciones relacionados entre si y dispuestas en forma permanente o en periodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible o existente.


Asegurarse a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad o contabilidad de la información producida


Las Jefaturas Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro mayor que muestre los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.


6.- CONCILIACION DE SALDOS:


Para sustentar la información que se remita al órgano correspondiente se aplicara los procedimientos siguientes en su caso:

Arqueo de fondos y valores Conciliaciones bancarias Conciliaciones de cuentas por cobrar Inventario físico de materiales Conciliación de las cuentas de enlace Conciliación del marco legal del presupuesto.

Una verificación de saldos es la localización de errores y la adopción de medidas correctivas o ajustes.

El establecimiento de estos procesos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los Sistemas Contables, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las normas vigentes.

Es condición indispensable para relalzar la verificacion se saldos que esta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.

Las conciliaciones que se realicen respaldaran los saldos de las cuentas respectivas, debiendo al personal que lo practique y el Contador General dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

6.4 BASE LEGAL :

1. D. L.. N° 19016 DEL 09/11/19712. D. L.. N° 20164 DEL 02/10/19733. D. L.. N° 20172 DEL 16/10/1973



4. D. L.. N° 21284 DEL 07/10/19755. DECRETO LEGISLATIVO N| 183 Y 198 DEL

12/06/1981

6.5 ALCANCE:



Los funcionarios responsables supervisaran las acciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar y mejorar las técnicas o procedimientos empleados.



En toda previsión, solicitud, obtención de suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisaran y aplicaran criterios de calidad, oportunidad, lugar y costo; este último cuando sea pertinente

1.1 CONCEPTO:

El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.

Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento selecciono y priorizo, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:

CANTIDAD: magnitud, todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente, puede medirse y numerarse.


S.A. 01:APLICACION DE CRITERIO DE EFICIENCIAS.A 02:INTEGRIDAD DE ADMINISTRACION DEL ABASTECIMIENTOS.A 03: ACTUALIZACION Y UTILIZACION DE INFORMES PARA EL ABASTECIMIENTOS.A 04: UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES S.A 05: UNIDAD DEN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENESS.A 06 : AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTOS.A 07: VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS.

CAPITULO Ii

NORMAS GENERALES

DEL

SISTEMA DE ABATECIMIENTO

1.- S.A 01: APLICACIÓN DEL CRITERIO DE EFICIENCIA.


CALIDAD: conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, cualidad, importancia o valor de algo.

OPORTUNIDAD: condición, medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento más conveniente. ( puntual)

LUGAR: porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento ( espacio que ocupa un objeto)

COSTO: valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritméticamente o algebraicamente, el precio de cada componente.

La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de Abastecimiento corresponde a todos los órganos de una entidad, en especial los de línea o ejecución. El órgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.


Establecer mecanismos que garanticen la contribución de Abastecimiento, a la consecución de los resultados institucionales. Además de rodear de garantías y pautas de medición.


Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también llanadas órganos o unidades ejecutoras) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisitos para prever, solicitar



y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios.

El órgano de Abastecimientos proporcionara a las dependencias usuarias los instrumentos (llamados también documentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.También en forma acordada con dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirán el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones o solicitudes con:

Disponibilidad presupuestal. Disponibilidad de bienes y servicios Disponibilidad de materia de austeridad y

abastecimiento; y Prioridades del pan de actividades de la

entidad.

Definidas y conciliadas de las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrara los bines y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.

El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos de manera oportuna. Los casos que no se sujeten a dicha norma, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento.

A solicitud del órgano de abastecimiento, las dependencias usuarias subsanaran las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite.

El órgano de abastecimiento, en coordinación con racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de



simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc. De bines o servicios.

El órgano de Abastecimientos, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de políticas para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.


El director general de administración, o quien haga sus veces, certificara periódicamente los instrumentos o instrucciones para establecer las condiciones de EFICIENCIA – EFICACIA.

El órgano de abastecimiento informará periódicamente, a la Dirección general de Administración o quien haga sus veces de está {a y al órgano de control interno, los casos de imprecisión u omisión criterios de eficiencia y eficacia.

Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomaran en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.



El planeamiento, organización y control del Abastecimiento abarcara tanto a los bienes como a los servicios y se ejecuta a través de procesos técnicos.


2.- S.A 02: Integridad De Administración Del Abastecimiento.


1.1 CONCEPTO:

El abastecimiento, es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo garantizado (denominados servicios); ambos, bines y servicios, se emplean para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la administración Publica.

Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos de abastecimiento: catalogación, requisición de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final. Como cualquier actividad, es posible concebirlo o realizarla considerando las fases del proceso administrativo.

En el abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad pública, de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el órgano de Abastecimiento.


Establecer mecanismos que garanticen la contribución de Abastecimiento, a la consecución de los resultados



institucionales. Además de rodear de garantías y pautas de medición.


Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también llanadas órganos o unidades ejecutoras) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisitos para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios.

El órgano de Abastecimientos proporcionara a las dependencias usuarias los instrumentos (llamados también documentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.También en forma acordada con dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirán el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones o solicitudes con:

Disponibilidad presupuestal. Disponibilidad de bienes y servicios Disponibilidad de materia de austeridad y

abastecimiento; y Prioridades del pan de actividades de la

entidad.

Definidas y conciliadas de las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrara los bines y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.



El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos de manera oportuna. Los casos que no se sujeten a dicha norma, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento.

A solicitud del órgano de abastecimiento, las dependencias usuarias subsanaran las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite.

El órgano de abastecimiento, en coordinación con racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc. De bines o servicios.

El órgano de Abastecimientos, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de políticas para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

1.4 BASE LEGAL:

1.5 ALCANCE:


El director general de administración, o quien haga sus veces, certificara periódicamente los instrumentos o



instrucciones para establecer las condiciones de EFICIENCIA – EFICACIA.

El órgano de abastecimiento informará periódicamente, a la Dirección general de Administración o quien haga sus veces de está {a y al órgano de control interno, los casos de imprecisión u omisión criterios de eficiencia y eficacia.

Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomaran en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.


normas generales

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