Not Protectively Marked  

Action: The key priorities agreed in the joint space are: Firearms, Public Protection and Emergency Response. At force level key priority for Sy is Custody; and for Sx DSP & Gatwick. JH to review data contained in the paper and progress according to agreed priorities in terms of future workforce planning. Bring back to JCOM having first reviewed with the 4 ACCs.  

2.2  Recognition Bonus Payments JH outlined a paper relating to the above setting out proposals to harmonise the current schemes running in Surrey and Sussex. If proposals as detailed in section 4 of the paper are agreed, work will then take place to bring back policy to allow processes to be more aligned. MB stated it may also be beneficial to consider where proposals fall into the joint space whether there are sufficient budgets to cover costs in those areas?   DECISION:  Chief Officers agreed to proposals but stated further info would be required with regards to what proposals would mean for both forces. JH will progress and bring back further clarity.  

JH 

2.3  Leadership Review and Early Adopters Options  The above paper provided detail with regards to the outcome of a recent Leadership Review which was published by the College of Policing. Based on the recommendations, it was stated agreement will now be required by Chief Officers as to which early adopter they wish to take part in. A decision regarding direct entry schemes will also be required.   LO stated opportunities are more limited than ever due to resourcing/capacity and although the concept is supported and both forces are interested in schemes, she believes the recommendations as they are restrict forces. All agreed both forces would like to work with The College and that we have a case to request more time to assess individuals and to stipulate at what point they will enter the organisation ‐ 3 different levels.  There are also currently restrictions such as OSPRE.   Action Direct Entry ‐ Comms/narrative surrounding direct entry/fast track schemes requires better focus to improve public reassurance and confidence. JH to work with HR on providing narrative/GY to link in with the College.  Action To respond to CoP confirming interest in direct entry options but outlining that single strand offers are considered too restrictive an approach. Response to include offer to work with CoP to put Innovation Fund bid together to develop a more flexible offer to prospective candidates in a bid to attract new talent.  DECISION:   It was agreed both Forces would be happy to support recommendations 3&4 but with conditions, plus recommendation 5 with a slightly different position.  

JH 

2.4  Senior Managers Travel Allowances Recent HR re‐structuring and collaboration has resulted in the creation of new roles, requiring senior managers to travel more frequently. This has seen an increase in travel costs for a small minority of individuals. Chief Officers were invited to consider a number of options in order to compensate managers fairly, as arrangements differ across the two forces in the current model and position set by the HRMC who have recently amended allowances meaning some costs cannot be covered.    GY queried why this is now suddenly a priority and why impact has been identified as being greater for Surrey mangers. Is this as a direct result of the changes imposed by HRMC? It was stated if changes have come about as a result of those changes, then a further paper may be required outlining potential implications for the organisation and 

JH 

Not Protectively Marked  

staff.  LO suggested whether there would be scope to incorporate/align allowances into future pay reviews and to continue to operate with current arrangements until this time.  MB stated he feels obtaining tax/legal advice would be required and if this revealed it would impact upon staff that they would need to be updated. It was stated individuals are not meant to have two different places of work and that an interim solution needed to be reached before a final solution agreed.   ACTION: Pend decision in order to obtain tax/legal advice on proposals & any implications of recent changes made by the HMRC which may impact staff allowances.  

2.5  SCC: Vision, Objectives, Design Principles SC outlined details relating to the new design operating model for the Surrey and Sussex Specialist Crime Command. There were 3 main objectives and 5 design principles which required agreement by JCOM today. Design Principles included, Serving the Public, Leadership & Management, Affordability, People and Performance.  DECISION:  The proposals were agreed by Chief Officers.  ACTION:  Principles agreed ‐ but language within objectives to be tweaked to reflect threat, risk and harm, and tone down sense that efficiency as a primary driver.  

SC 

3.  Items for Discussion:   

3.1  HMIC GY requested all to consider any feedback Sussex/Surrey can take to future reference groups in relation to recent HMIC visits in force i.e. PEEL. It was stated this needs a consistent joint message with regards to service and experiences of recent visits.  ACTION:  {CONTENT REMOVED} to liaise in respect of recent force inspections and ongoing liaison with HMIC.    

GY      

 

3.2  Proposal for Devolution  GS summarised details in relation to the Cities and Local Government Devolution Bill which was explained forms a key part of the Government’s policy of devolving powers and responsibilities to local areas. This will allow combined authorities known as CAs to be formed. The CAs would then be able to directly elect Mayors and agree which powers would belong to the Mayor and which to the CAs. Views were requested as to whether forces should provide input now surrounding force priorities or whether this should be deferred until after March in Phase 2 to allow us to see how this develops. GS suggested that a future round of IF bids may want to include Hierarchical Video Surveillance.  ACTION: GS to write to 3SC Chief Execs suggesting meeting with the two Chiefs in order to discuss public sector transformation elements of the proposals.   

 GS    

 

3.3  Cambridge Bursaries It was stated Cambridge University have recently been awarded funding to offer 74 UK Police Leaders financial assistance to study part‐time at the University. The bursaries will cover half of the fees to complete a two year, part‐time Master’s degree in evidence based policing. Nominations for suitable candidates are required by no later than 1st December. LO stated Surrey fully supports. GY stated he would like time to consider how we pitch to the organisation and at what level and scale. Sussex also to consider how bursaries can be funded by individuals nominated which will be based on personal circs. All present agreed that a caveat needs to be placed on what is researched, in order to 

JH 

Not Protectively Marked  

benefit both organisation and individual.  ACTION:  Both forces supportive of the scheme and each force will support two individuals subject to successful nominations. JH will circulate an advert across both forces for expressions of interest.  

4.  Items for Information:   

4.1  ACC Nicholson  ‐ LN attended the meeting from Thames Valley and provided the latest update with regards to CT work and resource planning in response to the recent terror attacks in Paris. Regular SCC meetings have been put in place and there are also plans to arrange a table top exercise created around a ‘Paris’ type scenario incident. Enhanced national ARV capability has also been put in place. It was stated directions to forces are any initial ARV response would be as per current agreements within each force.  The threat level remains severe. GS stated he would have concerns with this formulae approach. All agreed it is key both forces work together in order to provide speedy responses. Although delays have been experienced in circulating information. LO stated she would ensure this feedback was provided personally.   ACTION:  To consider what an uplift to Firearms Department would look like in light of events in Paris, and the need to have sufficient capacity/readiness to send ARVs to incidents out of force.    Re‐visit in DMMs importance around tracking and keeping records of firearms intelligence/incidents.  Other updates also included: 

1. DRR2 Still under consultation. A decision will not be reached until after announcement and plans are in place under point 3 below. Discussions still to take place regionally regarding where best location would be to ensure best use of deploying teams.   2. Undercover policing enquiry All forces have now provided a response relating to UC ‐ which was a useful process. NCA are to provide a collective response summarising overall force responses. There could be future requests for forces to provide info relating to learning and areas for possible improvement. Consideration will also be given to the possible creation of a future joint GG.   3. Special Branch (SBPs)  Two  distinct  phases,  costed  BC  as  now.  Keen  to move  to  this  quickly.  It  is hoped this can be put  in place before Apollo roll out. Further work will be required once  in  place  re  National  Function  of  Indexing  and  National  Provision  of  24/77. {CONTENT REMOVED} remains Project Lead. LN sending  letter  to every member of SB outlining plans. Reiterated HR need  to be aware  this  is about building a  ‘costed case’ etc.  4. Regional response to Child Sexual Abuse (as part of SPR) CSE ‐ Chair has changed for Regional Threat Group. New Co‐Ordinator post created due to additional funding ‐ {CONTENT REMOVED}. Problem profile being developed. No further National update has been provided since 8 force risk assessment pilot took place. LO expressed concerns that she was not made aware of performance until recent letter received and queried why this was not flagged at Regional level, filtering down to Chief Constables? It was highlighted a common understanding 

LN 

Not Protectively Marked  

workforce planning. Bring back to JCOM having first reviewed with the 4 ACCs. 

274  2.3  Leadership Review & Early Adopters Options  To respond to CoP confirming interest in direct entry options but outlining that single strand offers are considered too restrictive an approach. Response to include offer to work with CoP to put Innovation Fund bid together to develop a more flexible offer to prospective candidates in a bid to attract new talent.  Direct Entry ‐ Comms/narrative surrounding direct entry/fast track schemes requires better focus to improve public reassurance and confidence. JH to work with HR on providing narrative/GY to link in with the College. 

JH   

 275  2.4   Senior Managers Travel Allowances Pend decision in order to obtain tax/legal advice on proposals & any implications of recent changes made by the HMRC which may impact staff allowances. 

JH/MB   

276  2.5  SCC Vision, Objectives, Design Principles Principles agreed – but language within objectives to be tweaked to reflect threat, risk and harm, and tone down sense that efficiency as a primary driver. 

SC   

277  3.1   HMIC {CONTENT REMOVED} to liaise in respect of recent force inspections and ongoing liaison with HMIC.   

KW    

278  3.2  Proposal for Devolution GS to write to 3SC Chief Execs suggesting meeting with the two Chiefs in order to discuss public sector transformation elements of the proposals  

GS   

279  3.3  Cambridge Bursaries Both forces supportive of the scheme and each force will support two individuals subject to successful nominations. JH will circulate an advert across both forces for expressions of interest.  

JH   

Not Protectively Marked  

280  4.1  CT Update ‐ Paris Terror Attacks To consider what an uplift to Firearms Department would look like in light of events in Paris, and the need to have sufficient capacity/readiness to send ARVs to incidents out of force.   Re‐visit in DMMs importance around tracking and keeping records of firearms intelligence/incidents. 

SB   

281  4.2  PCC Elections Develop a candidate package with Surrey in preparation for the up and coming PCC Elections in May. PB to link in with DT/Lucy Thomas? regarding requirements. 

PB   

282  5  Staff survey pre‐meet required in preparation for launch ‐ Comms will need to be agreed between HR and both Chief’s. 

KP/RS   

283    JH to link in with Supt Assoc with regards to proposals re. 3 x temp vacancies at Chief Supt as a result of the forthcoming  PNAC assessment centres (TB/MT) and the retirement of RB.  Subsequent emails to Supts and Chief Insps re potential opportunities to follow.  

JH