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NOTICE DE SAISIE DES
LICENCES CLUB SUR LE
SITE DE LA F.F.A.
Le but de ce document est de servir de support aux bénévoles devant saisir et mettre à
jour les données des licenciés de leur club chaque saison sur le site internet dédié de
la fédération française d'athlétisme.
Rédigé par l'U.S. Issoire Athlétisme.
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Accès au site internet :
Ouvrir un navigateur internet et saisir l'adresse (URL) suivante :
http://www.athle.com/siffa
La page internet d'authentification suivante s'affiche
Saisir comme utilisateur : « siffa »
Et comme mot de passe : « siffa »
Reste à cliquer sur le bouton « OK »
S'affiche alors la nouvelle fenêtre du site fédéral où l'on peut s'identifier en tant
qu'administrateur club
Saisir comme code d'accès : « c063012_Licences »
Et comme mot de passe : « 2014Lic ! »
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Le click sur le bouton « Connexion » ouvre la porte du site
il faut cliquer sur le bouton bleu « Licences »
Comment saisir une licence :
.1. Si l'adhérent avait déjà une licence la saison précédente ET si aucune des
informations le concernant (adresse, téléphones, courriel …) n'a changé ET si le type
de licence voulu est le même que la saison précédente (Compétition, découverte,
running, dirigeant…)
.2. L'adhérent existe déjà sur une des saisons passées : la précédente ou une plus
ancienne et l'on veut modifier son type de licence ou mettre à jour une donnée
personnelle.
.3. Le nouvel adhérent n'a jamais été licencié
.4. Le nouvel adhérent était licencié dans un autre club
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.1. Aucune modification à apporter, juste saisir le certificat médical
« Renouvellement rapide des licences » d'un adhérent déjà présent l'année
précédente:
Valable pour un adhérent n'ayant aucune modification des données personnelles
(téléphone, adresse, ….) et conservant le même type de licence (running, compétition
encadrement, ….)
Saisir le n° de licence puis cliquer sur le bouton « Rechercher »
S'assurer que le choix « Oui » pour assurance individuelle accident est sélectionné.
Saisir la date du certificat médical
Saisir le courriel de l'adhérent
Sélectionner sa discipline principale et s'il y a lieu la discipline secondaire.
Cliquer sur le bouton « Renouveler la licence pour la saison…. »
Identité acteur
N° lic.
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.2. Renouvellement d'une licence avec mise à jour des données de l'adhérent
« Gestion des acteurs » permet aussi bien de renouveler une licence, mettre à jour les
données et saisir un nouvel adhérent
S'affiche la liste des licenciés selon les critères dans le cadre rouge.
Sélectionner un licencié dans la liste en cherchant dans les pages successives ou
rechercher par le numéro de licence ou le nom puis double cliquer sur le nom pour
afficher le détail par le choix « Coordonnées » dans le groupe « Actions » de la
colonne de droite.
Le Click sur le bouton « Modifier » permet de reprendre les informations voulues.
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Prise de licence d'un acteur
Sélectionner le choix « Licence » du groupe « Relations » dans le menu vertical de
gauche puis cliquer sur le bouton « Renouvellement de la licence ».
Une fois le type de licence sélectionné, la date du certificat médical de moins de trois
mois saisie, l'assurance individuelle sélectionnée à « Oui » et l'adresse de courriel
vérifiée il ne reste qu'à saisir une discipline principale et cliquer sur le bouton «
Valider le renouvellement. »
L’adresse email est OBLIGATOIRE en l’absence saisir celle du club.
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.3. Saisie d'un nouvel adhérent
« Gestion des acteurs » permet de saisir un nouvel adhérent
S'affiche la liste des licenciés selon les critères dans le cadre rouge.
Cliquer sur le bouton « Ajout d'un acteur » pour saisir l'identité de l'intéressé.
Il est absolument essentiel après avoir saisi Nom et Prénom de vérifier l'existence de
la personne. Pour cela cliquer sur «-- Recherche des homonymes --»
S'affiche alors la liste des homonymes trouvés. Il faut alors vérifier par les dates de
naissance si la personne n'a pas déjà eu par le passé une licence.
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Si l'on retrouve une personne dans la liste avec exactement la même date de
naissance, il est fort probable qu'il s'agisse du nouvel adhérent.
A partir de là il faut stopper la saisie (pour ne pas générer un doublon de licence
pour un même individu) en cliquant sur le bouton annuler.
Attention si l’acteur n’a pas pris de licence depuis plus de trois ans (modification
du siffa en septembre 2015) , il ne sera peut-être pas possible de le trouver dans la
grille de gestion des acteurs du point 1.
Après s'être assuré en prenant contact, il faut :
- soit générer une demande de mutation si la personne était licencié lors de la
saison précédente, voir point 4 ci-après.
- Soit saisir la licence comme un adhérent déjà existant, voir point 1.
Si aucune correspondance n’est trouvée dans la liste ou si la liste est vide, il suffit de
fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton « Fermer » puis de continuer la saisie des
renseignements (Sexe, date de naissance, téléphones, … ) et enfin de cliquer sur le
bouton « Valider l'ajout ».
S'affiche alors la même fenêtre que pour un acteur existant permettant de renseigner
la date du certificat médical et le type de licence.
Vous ne trouvez pas l’athlète dans la gestion des acteurs en saisissant le numéro
de licence que vous avez trou ;vé dans la liste des homonymes ???
Normal les développeurs de la fédé nous font des farces …
Appliquer la méthode ci-après
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Certaines modifications des interfaces de gestion des acteurs ont introduit un filtre sur
un nombre d’années limités (3 ans introduit en 2015)
Dans ce cas retour au point 3.
Saisissez toutes les données dans l’écran du nouvel acteur sans vous soucier de la
recherche d’homonyme.
En fin de saisie, validez en toute mauvaise conscience ;-) pour voir s’afficher un
message de rappel à l’ordre.
Reste à cliquer sur « ICI » pour voir l’acteur dans la grille
Il est alors possible de sélectionner l’athlète en cliquant sur la ligne et accéder aux
informations. Saisir sa licence comme au point 1 devient possible. Ouf !!!
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.4. Saisie d'une demande de mutation (licencié venant d'un autre club)
A partir du sous-menu « LICENCES » choisir « Gestion des demandes de mutation ».
Cliquer le bouton « Ajout d'une nouvelle demande »
Saisir le n° de licence et cliquer sur le bouton « Rechercher »
Après avoir vérifié les informations du licencié et leurs correspondance avec le
bulletin d'adhésion il ne reste qu'à cliquer sur le bouton « Valider la demande » pour
que soient générés les documents de mutation.
Quand celle-ci aura été validée par ligue et club de départ, elle changera de statut ce
qui permettra la saisie de la licence, sur laquelle il faudra alors renseigner les
nouvelles coordonnées de l'adhérent.
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Divers fonctionnalités :
Ré-expédition de l'email de licence
Dans la partie droite de l'écran et le groupe « Relations » choisir la ligne « Licence »
puis cliquer sur le bouton « Ré-expédition de l'email licence » pour renvoyer le
courriel de prise de licence et information de connexion au site de la fédé directement
à l'adhérent.
Récupération de la fiche licence (= attestation de licence)
Dans la partie gauche de l'écran et le groupe « Autres » choisir la ligne « Fiche acteur
» choisir la deuxième ligne « A03 - Attestation de licence avec logo » puis cliquer sur
le bouton « Préparer la fiche »
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Récupération du fichier des licenciés
Dans le sous-menu « Autres » le choix « Etats » amène sur des éditions de documents
Dans la partie centrale « 05 - LISTE », choisir la première ligne « L1.1-Informations
des licenciés »
Saisir le n° du club, conserver le format du résultat à « pdf », puis cliquer sur le
bouton « Exécuter »
Dans le bandeau vert cliquer sur « Etat des éditions () » pour avoir accès à la liste des
fichiers en attente de création et pouvoir le récupérer quand celui-ci est généré.
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1 cliquer sur « Actualiser la liste » pour faire apparaître le bouton 2 quand celui-ci
n'est pas présent ce qui est le cas tant que le fichier est en cours de création. Le clic
sur 2 affiche, en une page internet, le fichier des licenciés au format « pdf »
Il ne reste qu'à l'enregistrer par l'icône de disquette ou en cliquant avec le bouton de
droite et choisissant « Enregistrer sous ».Sortie du SIFFA en cliquant sur « Quitter »
en haut à droite de la page.
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