NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 30301

2013-12-11

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. SISTEMAS DE GESTIÓN DE REGISTROS. REQUISITOS E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. MANAGEMENT

SYSTEMS FOR RECORDS. REQUIREMENTS

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica

(IDT), respecto al documento de referencia, la norma ISO 30301:2011.

DESCRIPTORES: información y documentación; gestión

de registros; requisitos.

I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2013-12-20

PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC-ISO 30301 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2013-12-11. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestión de documentos de la STN del Archivo General de la Nación. ARCHIVO DE BOGOTÁ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN BANCO DE LA REPUBLICA BP DOCUMENT COLVISTA S.A.S. DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD SOCIAL GESTION DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA -GSE S.A.- INDEPENDIENTE- JHON FREDY GONZÁLEZ

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES P & Z SERVICIOS LTDA. SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: AMERITEC ARCHIVEROS SIN FRONTERAS ARIAS CONSULTING ASCOLBI COLARCHIVOS COLCIENCIAS COLEGIO AMERICANO ECOFILM ECOPETROL ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA -ESAP-

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU G4S SETECSA GRUPO ASD INDEPENDIENTE - ADDY ANDREA RODRÍGUEZ INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDOÑEZ INDEPENDIENTE - ALBA CLEMENCIA HENAO INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO INDEPENDIENTE - ALEXANDRA CELIS AVILA

INDEPENDIENTE - AMANDA SANCHEZ INDEPENDIENTE - ANDRÉS ALEXANDER VEGA INDEPENDIENTE - ÁNGELA MARÍA RINCÓN INDEPENDIENTE - ÁNGELA PINZÓN INDEPENDIENTE - ANGÉLICA ELEJAL INDEPENDIENTE - ANYELA RODRÍGUEZ INDEPENDIENTE - AURA RINCÓN INDEPENDIENTE - AURELIANO HERNÁNDEZ INDEPENDIENTE - CAMILO ROJAS INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRÉS MUÑOZ INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRÉS PINO INDEPENDIENTE - CARLOS NEIRON PUENTES INDEPENDIENTE - CESAR ALBEIRO MOTOYA INDEPENDIENTE - CLARA INÉS ROMERO INDEPENDIENTE - CLAUDIA CAMACHO INDEPENDIENTE - DAVID ANDRÉS CORRALES INDEPENDIENTE - DIANA VIVET PRIETO INDEPENDIENTE - EDGAR MAURICIO GONZALEZ INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA INDEPENDIENTE - ELVIA MARÍA SOLER INDEPENDIENTE - ENNIO PRADA INDEPENDIENTE - ESMERALDA QUINTERO INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO INDEPENDIENTE - FREDDY JARAMILLO OROZCO INDEPENDIENTE - FREDDY VELÁSQUEZ INDEPENDIENTE - JAIRO ALEXANDER PEÑA INDEPENDIENTE - JAVIER IBAN UMAÑA INDEPENDIENTE - JORGE A. MONTOYA G. INDEPENDIENTE - JOSÉ EFRAIN FORERO INDEPENDIENTE - JOSÉ LEONARDO CALDERON INDEPENDIENTE - JOSÉ MAURICIO VARGAS INDEPENDIENTE - JUAN OTTO MELO INDEPENDIENTE - LEILA PAOLA FONSECA INDEPENDIENTE - LUZ MARINA RODRIGUEZ INDEPENDIENTE - LUZ MARY VARGAS INDEPENDIENTE - LUZ MIREYA GOMEZ INDEPENDIENTE - MARÍA DEL CARMEN TRILLERAS INDEPENDIENTE - MARÍA DORA SUAREZ

INDEPENDIENTE - MARÍA EUGENIA SANDOVAL INDEPENDIENTE - MARÍA HELENA GÓMEZ INDEPENDIENTE - MARIA LUCILA ZAMBRANO INDEPENDIENTE - MARÍA SOLEDAD RIVEROS INDEPENDIENTE - MARLY YOLIE QUINTANA INDEPENDIENTE - MARTHA HELENA ARANGO INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA VARGAS MORENO INDEPENDIENTE - MONICA BERNAL INDEPENDIENTE - NANCY GALLO INDEPENDIENTE - NAYIBE SOACHA INDEPENDIENTE - NELSON SANCHEZ INDEPENDIENTE - NIDIA PATRICIA ESPINDOLA INDEPENDIENTE - NINFA MERCEDES NARANJO INDEPENDIENTE - NOHORA YEMID QUITIAN INDEPENDIENTE - NOHRA PATRICIA VELA INDEPENDIENTE - NUBIA ESPERANZA CORTES INDEPENDIENTE - NURIAN OMAIRA ROJAS INDEPENDIENTE - OSCAR HERNÁN SERRATO INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA VILLAMARIN INDEPENDIENTE - RUBENUID ROMERO INDEPENDIENTE - RUTH SANCHEZ INDEPENDIENTE - SANDRA ELIANA RUIZ INDEPENDIENTE - SANDRA LILIANA RONCANCIO INDEPENDIENTE - SANDRA SIERRA INDEPENDIENTE - TRINIDAD ROJAS INDEPENDIENTE - VIANNEY LUCIA GARZÓN INDEPENDIENTE - WILSON SANCHEZ INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI INVERSIONES AJOVECO S.A. MÁRQUEZ URIZA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE TRANSPORTE MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA PASSWORD LTDA. POLICIA NACIONAL PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SECURE DATA DE COLOMBIA SENA - DIRECCIÓN GENERAL SIDEIN

SOFTWARE INTEGRADO THOMAS GREG UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

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CONTENIDO

Página INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... i 1. ALCANCE .................................................................................................................. 1 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................. 1 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................... 2 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ....................................................................... 2 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO .................................. 2 4.2 REQUISITOS DEL NEGOCIO, REQUISITOS LEGALES Y OTROS ......................... 3 4.3 DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL SGR .................................................................... 3 5. LIDERAZGO .............................................................................................................. 4 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN .......................................................................... 4 5.2 POLÍTICA .................................................................................................................. 4 5.3 FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ORGANIZACIONALES .............................................................................................. 5 6. PLANIFICACIÓN ....................................................................................................... 6 6.1 ACCIONES PARA TRATAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES ................. 6 6.2 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y PLANES PARA ALCANZARLOS ................. 6 7. SOPORTE .................................................................................................................. 7 7.1 RECURSOS ............................................................................................................... 7

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Página 7.2 COMPETENCIA ......................................................................................................... 7 7.3 TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN ................................................................. 7 7.4 COMUNICACIÓN ....................................................................................................... 8 7.5 DOCUMENTACIÓN .................................................................................................. 8 8. OPERACIÓN .............................................................................................................. 9 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ...................................................... 9 8.2 DISEÑO DE LOS PROCESOS DE REGISTROS ....................................................... 9 8.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE REGISTROS .................................... 11 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .......................................................................... 11 9.1 MONITOREO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN .......................................... 11 9.2 AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA .................................................................... 12 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ............................................................................. 13 10. MEJORA .................................................................................................................. 13 10.1 CONTROL DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ................. 13 10.2 MEJORA CONTINUA .............................................................................................. 14 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 28 DOCUMENTO DE REFERENCIA ....................................................................................... 29 ANEXOS ANEXO A (Normativo) PROCESOS Y CONTROLES .............................................................................................. 15

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Página ANEXO B (Informativo) INTERRELACIONES ENTRE NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001, NTC-ISO-IEC 27001 Y LA NTC-ISO 30301 ................................................................................................................... 19 ANEXO C (Informativo) LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA AUTOEVALUACIÓN ............................................... 25 FIGURAS Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes técnicos internacionales relacionados .......................................... iii Figura 2. Estructura del SGR ............................................................................................. iv

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INTRODUCCIÓN El éxito organizacional depende significativamente de la implementación y el mantenimiento de un sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente el desempeño, al tiempo que se abordan las necesidades de todas las partes interesadas. Los sistemas de gestión ofrecen metodologías para tomar decisiones y gestionar recursos, con el fin de lograr las metas de la organización. La creación y la gestión de registros son integrales en las actividades, los procesos y los sistemas de cualquier organización; permiten lograr la eficiencia en el negocio, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad del negocio. También permiten a la organización capitalizar el valor de sus recursos informativos como bienes empresariales, comerciales y de conocimiento y contribuir a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los retos del entorno global y digital. Las normas de sistemas de gestión (NSG) suministran herramientas a la alta dirección para implementar un enfoque sistemático y verificable para el control de la organización en un entorno que favorece las buenas prácticas empresariales. Las normas sobre sistemas de gestión de registros elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 están diseñadas para facilitar a las organizaciones de todo tipo y tamaño, o a los grupos de organizaciones con actividades empresariales compartidas, la implementación operación y mejora de un sistema de gestión eficaz de los registros (en adelante denominada SGR). El SGR dirige y controla la organización, con el fin de establecer una política y unos objetivos relacionados con los registros y el logro de tales objetivos. Esto se alcanza a través de: a) funciones y responsabilidades definidas, b) procesos sistemáticos, c) medición y evaluación y d) revisión y mejora. La implementación de la política y los objetivos de los registros, sólidamente basados en los requisitos de la organización, garantizará la creación, la gestión y la accesibilidad, para aquellos que necesiten de información confiable y fidedigna sobre las actividades del negocio y que evidencia tales actividades, según se requiera. La implementación exitosa de la política y los objetivos de los registros da como resultado registros y sistemas de registros adecuados para todos los propósitos de una organización. La implementación de un SGR en una organización también garantiza la transparencia y la trazabilidad de las decisiones tomadas por la dirección responsable y el reconocimiento del interés público.

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ii

Las normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 se desarrollan en el marco de las NSG para que sean compatibles y compartan elementos y metodología con otras NSG. La norma ISO 15489 y otras normas e informes técnicos internacionales, también desarrollados por ISO/TC 46/SC 11, son los principales instrumentos para diseñar, implementar, monitorear y mejorar procesos y controles de registros que operan bajo la dirección del SGR cuando las organizaciones deciden implementar la metodología SGS. NOTA La norma ISO 15489 es la norma fundamental que codifica la mejor práctica para las operaciones de gestión de los registros.

La estructura de las normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11, bien sea publicadas o en proceso de elaboración, se ilustra en la Figura 1. Estas normas están destinadas para uso por parte de: - la alta dirección que toma las decisiones relacionadas con el establecimiento y la

implementación de los sistemas de gestión dentro de su organización; - las personas responsables de la implementación del SGR, tales como profesionales en

las áreas de gestión de riesgos, auditoría, registros, tecnología de la información y seguridad de la información.

El SGR determina los requisitos para la gestión de los registros y las expectativas de las partes interesadas (clientes y partes interesadas) y, a través de los procesos necesarios, produce registros que satisfacen tales requisitos y expectativas. La Figura 2 presenta la estructura del SGR y la relación con los clientes y las partes interesadas.

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Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes técnicos internacionales

relacionados

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Figura 2. Estructura del SGR

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INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. SISTEMAS DE GESTIÓN DE REGISTROS. REQUISITOS 1. ALCANCE Esta norma especifica los requisitos que un SGR debe cumplir, con el fin de dar soporte a una organización en el logro de su mandato, misión, estrategias y metas. Trata del desarrollo y la implementación de una política y objetivos relacionados con los registros y suministra información sobre la medición y el monitoreo del desempeño. Un SGR se puede establecer en una organización o a través de organizaciones que comparten actividades empresariales. En toda esta norma, el término “organización” no se limita a una organización sino que también incluye otras estructuras organizacionales. Esta norma es aplicable a cualquier organización que busque: a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGR para dar soporte a sus negocios; b) asegurar la conformidad con su política de registros declarada; c) demostrar conformidad con esta norma a través de:

1) la ejecución de una autoevaluación y autodeclaración, o 2) la búsqueda de confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la

organización, o 3) la búsqueda de la certificación de su SGR por una parte externa.

Esta norma se puede implementar con otras normas de sistemas de gestión (NSG). Es útil especialmente para demostrar la conformidad con los requisitos de documentación y registros de otras NSG. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los siguientes documentos de referencia son indispensables para la aplicación de esta norma. Para referencias fechadas, únicamente se aplica la edición citada. Para referencias sin fecha, se aplica la edición más reciente del documento citado (incluyendo todas las enmiendas).

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NTC-ISO 30300, Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. fundamentos y vocabulario. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de este documento, se aplican los términos y las definiciones indicados en la norma ISO 30300. …

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IMPORTANTE Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final. El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en nuestra red de oficinas (véase www.icontec.org). El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor. Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del contacto cliente@icontec.org

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