o departamento executivo do serviço social do transporte ...cmsintranet.sestsenat.org.br/normativos...

SEST SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizaqem do Transporte

INSTRUÇÃO DE SERVIÇO - IS-DEX/SEST/SENAT/N.° 019/2017

Aprova o Manual de Gestão Documentaldo SEST SENAT.

O Departamento Executivo do Serviço Social do Transporte — SESTe do Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte - SENAT, representadopor sua Diretora-Executiva Nacional, NICOLE GOULART, no uso dasatribuições que lhe são conferidas pelo110/15,

ATO-PRE-CN/SEST/SENAT/N°

RESOLVE:

Art. 1°- Aprovar o Manual de Gestão Documental do SEST SENAT.

Art. 2° - Esta Instrução de Serviço entra em vigor a partir desta data,revogando-se quaisquer disposições em contrário.

Brasília, 08 de junho de 2017.

SENATional do 5

SAUS Quadra 1, Bloco ‘U’, Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61) 33151000 1 Fax: (61) 32232915 1 CEP: 70070-944Fale como SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.br

SESF SENM’ Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

MANUAL DE GESTÃO DEDOCUMENTOS

2017

SAUS Quadra 1, Bloco “.1”, Ed. CNT 1 BrasAia-DF 1 TeL: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.2915! CEP: 7007 -944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.br

SEST SENM Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

SUMÁRIO

1. FINALIDADE 4

2. ABRANGÊNCIA 4

3. CONSIDERAÇÕES GERAIS 4

4. ATIVIDADES DE ARQUIVO 54.1 Definição de documento 5

4.2 Caracterização quanto ao gênero 6

4.3 Arquivamento 6

4.31 Transferência 7

4.3.2 Local de armazenamento 8

4.4 Instrumentos arquivísticos 8

4.5 A classificação de documentos de arquivo 8

4.6 A avaliação de documentos de arquivo 11

4.6.1 Procedimentos para aplicação da tabela de temporalidade de documentos 11

4.7 Desarquivamento 11

5. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS 125.1 Espécie’Tipo documental 12

5.2 Modelos e formatação 14

6. ATIVIDADES DE PROTOCOLO 186.1 Recebimento e registro 18

6.2 Distribuição e conuo1e da tramitação 19

6.3 Expedição 20

6.4 Processos 20

6.4.1 Autuação de documento avulso para formação de processo 20

6.4,2 Numeração de folhas 21

6.4.3 Encerramento e abertura de volumes 23

6.4.4 Despacho 25

6.4.5 Juntada 25

6.4.6 Desapensação 28

6.4.7 Desentranhamento

6.4.8 Desmembramento 3

6.4.9 Reconstituição de processo

2 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 0070-944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.br

SEsi SEI Ai Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

ANEXO 1 35

ANEXO II 36

SAUS Ouadra 1, Bloco U”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 TeL: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.orq.br

SEST SEI Ai Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

1. FINALIDADE

Este manual apresenta as normas e os procedimentos para o tratamento dedocumentos no âmbito do SEST SENAT. Ele foi elaborado em conformidade com a legislação,as normas e os procedimentos aplicados à prática arquivística.

2. ABRANGÊNCIA

• Departamento Executivo

• Unidades Operacionais

3. CONSIDERAÇÕES GERAIS

Diariamente são elaborados documentos nos setores de trabalho para subsidiardecisões e formalizar as atividades administrativas do SEST SENAT. A informação é um ativovital - ela orienta e qualifica o processo decisório, O acesso às informações é um diferencialcompetitivo para as organizações, por isso a organização e disponibilização dos documentosdevem ser considerados fatores prioritários no ambiente coorporativo, sendo assim a gestãodocumental deve ser uma atividade constante. Ela é essencial, pois possibilita o controle daprodução, do uso e da destinação adequada dos documentos, assegurando, assim, a preservação eo acesso àqueles que possuem valor histórico, probatório ou administrativo.

A elaboração de procedimentos para produção de documentos é um dos esforçospara a implantação da gestão documental. A principal meta é munir os setores de trabalho depadrões e modelos, garantindo objetividade e clareza na comunicação interna e na relação com osparceiros externos. Esses modelos pretendem auxiliar o empregado a padronizar a redação, osformatos, as nomenclaturas dos principais atos administrativos passíveis de redação individual efornecer orientações para a gestão de documentos. As definições abrangerão os procedimentos eas técnicas que envolvem as atividades de produção, tramitação, uso, avaliação,acondicionamento e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária.

Este manual apresenta os principais conceitos e instrumentos arquivísticosrelativos à Gestão de Documentos. Estabelece o princípio sobre o qual repousa o controle dosdocumentos, qualquer que seja seu suporte ou formato. Esse controle assegura que asinformações possam ser recuperadas de maneira eficiente para seu uso administrativo e garanteuma administração eficaz em todas as fases do ciclo de vida dos documentos. Os instrumentosarquivísticos (código de classificação e tabela de temporalidade), quando aplicados nos setores detrabalho, permitem a transformação dos arquivos em um instrumento importante de apoio epreservação da memória institucional.

Para preservar os documentos e, consequentemente, as informações, deve-seformular uma política institucional que apoie a gestão documental. O objetivo é dar suporte aostomadores de decisão, garantindo o acesso fácil e ágil aos documentos.

jfart.Nacoat do

£NAT 4de36

SAUS Ouadra 1, Bloco U’, Ed. CNT 1 Brasília-DF j Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70(


$5ST

‘0-944

S Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizaqem do Transporte

4. ATIVIDADES DE ARQUIVO

A Gestão de Documentos foi definida no art. 3° da Lei n°8.159, de 8 de janeiro de1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outrasprovidências, conforme segue: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentose operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento emfase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guardapermanente”.

A aplicação da gestão documental pennite que a Instiwição utilize adocumentação de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental. Dessa forma, aInstituição soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda,duplicidade e extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização dainformação; controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento dedocumentos.

a) Objetivos da Gestão de Documentos

• Criar e gerir documentos a fim de tomá-los acessíveis, inteligíveis e utilizáveis.

• Eliminar documentos passíveis de eliminação.

• Identificar arquivos que apresentem relevante valor histórico e cultural.

• Organizar os arquivos de acordo com princípios arquivísticos a fim de preservar o seucontexto de produção.

• Garantir a descrição dos documentos de arquivo.

• Permitir acesso rápido e eficaz à informação, o que resulta na efetividade da tomada dedecisões.

• Racionalizar a produção e o fluxo de documentos (trâmite).

• Capacitar pessoal para aplicar os procedimentos arquivisticos.

• Reduzir custos com armazenamento.

• Otimizar o uso do espaço fisico.

• Divulgar e treinar os funcionários internos acerca dos procedimentos arquivisticos.

4.1 Definição de documento

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível deconsulta, estudo. prova e pesquisa.

Os documentos que irão compor o arquivo são aqueles que resultam das aÇvidadesdesenvolvidas pelo SEST SENAT. As prestações de contas, prontuários, doeumentço dos

qqicofe

5 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco U”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF j Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944

Fale como SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.br

S1SF SINAl Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

cursos, notas fiscais, inventários, projetos, processos de compra são alguns exemplos dedocumentos produzidos.

Os documentos podem ser fisicos, digitais (quando nascem em meio eletrônico) edigitalizados. A digitalização de documentos originais não permite a eliminação dos documentosoriginais em papel, servindo apenas para facilitar o acesso e manuseio, evitando o gasto deespaço fisico com cópias.

As normas encontradas neste manual são aplicadas aos documentos físicos edigitais originais. As cópias somente devem ser mantidas na ausência dos originais.

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza,de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, conforme descrito a seguir.

4.2 Caracterização quanto ao gênero

Documentos textuais: São os documentos manuscritos ou impressos.

Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendorepresentações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis.

Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado,contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos),desenhos e gravuras.

Documentos filmográficos: São documentos em peliculas cinematográficas e fitas magnéticasde imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas de vídeo magnéticas.

Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendoregistros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas.

Documentos micrográficos: São documentos em suporte filmico resultante da microrreproduçãode imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela.

Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados emcomputador. Ex.: disco rígido e disco óptico.

4.3 Arquivamento

Os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

a) Arquivo corrente

É o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos paraos quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de suas atividades e que se conservamjunto ao produtor em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

(arr1j,gNacionald0 6 de 36

‘‘SESTSEN

SAUS Ouadra 1, Bloco “J’, Ed. CNT 1 Brasflia-DF Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


S Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Ex.: Prontuário de um paciente que está em tratamento na Unidade Operacional,documentação dos alunos que estão realizando cursos nas Unidades, processos de compra emandamento (uso frequente, alta possibilidade de uso).

b) Arquivo intermediário

É o arquivo constituído por documentos que, não sendo de uso corrente, aguardamsua destinação final. Aguardam o cumprimento dos prazos de precaução e prescrição.

Ex.: Prestação de contas do Pronatec após analisada (deve aguardar vinte anospara a prescrição).

e) Arquivo permanente

É constituído por documentos que perderam seu valor administrativo, maspossuem valor secundário ou histórico.

Ex.: Ata da constituição do SEST SENAT, documentos da primeira turma formadapelo SEST SENAT.

> Valor primário refere-se ao uso administrativo para a instituição, razãoprimeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ouretenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se,portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos,legais ou fiscais.

> Valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles paraos quais os documentos foram criados. Podem ser: probatórios, quando comprovam a existência,o ftincionamento e as ações da instituição; informativos, quando contêm informações essenciaissobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.

O arquivamento de documentos avulsos ou processos ocorrerá mediante asseguintes condições: quando o documento perder o valor primário; por deferimento ouindeferimento do pleito; por prescrição, quando o desenvolvimento do documento avulso ouprocesso for interrompido por período superior a três anos; por omissão da parte interessada; epor cancelamento.

O documento, avulso ou processo, será arquivado mediante solicitação daautoridade competente.

4.3.1 Transferência

Os documentos a serem transferidos para o local de guarda deverão estarorganizados, classificados, acondicionados e acompanhados de Guia de Transferência de

Jvfiço(e oufl 7de36

____________________________________________________________________________________________

,,Çi pNacIoflaIdONAT

SAUS Quadra 1, Bloco “J’, Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 TeL: (61)3315.70001 Fax: (61)3223.2915!’ :7 070-944


SEST SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Documentos - Mexo 1. As transferências de documentos devem ser realizadas uma vez por ano,referentes à documentação do ano anterior que já encerrou sua atividade administrativa. Os casosque não se enquadram na situação acima devem ser discutidos com os responsáveis pela guarda.

A organização deverá consistir na retirada das cópias e duplicatas, no agrupamentode documentos com as mesmas características ou relacionados às mesmas atividades, de acordocom o Código de Classificação de Documentos de Arquivo. Somente deverão ser transferidos aoArquivo aqueles documentos com um potencial de uso que não justifique sua permanência naárea, de acordo com as disposições da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Os documentos deverão ser acondicionados em caixas-arquivo, que conterão umaetiqueta de identificação do seu conteúdo — o espelho - Mexo II. As publicações (livros, revistas,folhetos, encartes. etc.), que não forem editadas pelo SEST SENAT, não deverão ser transferidasao Arquivo Intermediário.

4.3.2 Local de armazenamento

A limpeza do depósito como espaço fisico abrange especialmente o piso e omobiliário. A forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó, poisremove as sujeiras sem transferir parte dela para outras áreas. Qualquer tipo de solvente ou ceranão é recomendado. Deve-se evitar também a água, pois sua interferência, por menor que seja,desequilibra a umidade relativa do ambiente. As estantes também podem ser limpas comaspirador de pó. O depósito deverá ser cercado de medidas de segurança de forma a garantir aintegridade fisica das informações nele contidas.

4.4 Instrumentos arquivísticos

Os dois principais instrumentos arquivisticos do SEST SENAT são o Código deClassificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação Final deDocumentos de Arquivo. Eles abarcam documentos referentes às atividades-meio (conjunto deoperações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suasatribuições específicas, são operações de gestão dos recursos humanos, financeiras,informacionais e materiais comuns a todas as instituições) e às atividades finalísticas (conjunto deoperações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas,são operações vinculadas diretamente à missão da instituição).

4.5 A classificação de documentos de arquivo

A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob ummesmo tema. Ela define, portanto, a organização fisica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. O código de classificação de documentos dearquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documentoproduzido ou recebido pela instituição no exercício de suas funções e atividades.

Os documentos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com asfunções e atividades desempenhadas, representadas no Código por meio de classes, subclasses,grupos e subgmpos, partindo-se do geral para o particular.

*ico(e

SES1S 8de36

SAUS Quadra 1, Bloco UJI, Ed. CNT 1 Brasflla-DE 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 700 0-944


SESF SENM Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

A codificação utilizada tomou como modelo o código de classificação decimal,que se constitui num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dezsubclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um númerointeiro, composto de três algarismos, como se segue:

Classe 000 — Administração e Funcionamento;

Classe 100— Promoção Social;

Classe 200 — Desenvolvimento Profissional;

Classe 300— Projetos Especiais;

Classe 400 — Desempenho Operacional;

Classe 500— Vazia;

Classe 600 - Vazia;

Classe 700 - Vazia;

Classe 800 - Vazia;

Classe 900 - Vazia.

As classes principais correspondem às grandes ftinções desempenhadas pelainstituição. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, que,também, recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Os códigos numéricosrefletem a subordinação das unidades de classificação. Essa subordinação é representada pormargens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.

O código de classificação de documentos de arquivos utiliza duas classesprincipais para as atividades-meio, que são a 000 (Administração Geral) e 900 (AssuntosDiversos). As outras oito classes (100, 200, 300, 400, 500, 600, 700 e 800) são reservadas àsflrnções relativas às atividades-fim.

A Classe 000 Administração Geral (atividade-meio) foi subdividida em novesubclasses:

010- Organização e Funcionamento;

020 - Gestão de Pessoas;

030 - Gestão de Materiais;

040 - Gestão Patrimonial;

050 - Gestão Financeira e Orçamentária;

060 - Gestão de Documentos e Informações;

070 - Gestão das Comunicações;

> 080 - Auditorias;

090 - Outros Assuntos Relativos à Administração Geral.g.,rico(e9 E

Di1ttOflEKCCUtV iOflhl do

SES AT

9 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-944

Fale com o SEST SENÂT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.br

SEST SENAF Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

O Código de Classificação de Documentos da atividade-fim do SEST SENATpossui quatro grandes classes documentais, são elas:

100- Promoção Social;200 - Desenvolvimento Profissional;300 - Projetos Especiais;400 - Desenvolvimento Operacional.

Procedimentos para classificação dos documentos de arquivo

São necessários os seguintes passos para realizar a classificação, a ordenação e oarquivamento dos documentos:

Passo 1 —classificação do documento

Ler o documento.

Identificar a ffinção e a atividade às quais o documento se relaciona.

Localizar o “assunto” no código de classificação de documentos.

Anotar o código de classificação, a lápis, no canto superior direito do documento.

Passo 2—arquivamento do documento

Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta suspensa, pasta A-Z,caixa-arquivo).

Passo 3 —ordenação do documento

Verificar o método de ordenação utilizado para o conjunto documental.

Ordenar o documento de acordo com o método definido.

Métodos de ordenação

Ordenação alfabética: ordenação de acordo com a sequência das letras do alfabeto.

Ordenação cronológica: ordenação de acordo com sucessão temporal (data).

Ordenação geográfica: ordenação de acordo com as unidades territoriais (países, estados,municípios, distritos, bairros e outras).

Ordenação numérica: ordenação de acordo com a sequência numérica atribuída aosdocumentos.

WIcote 9 Uaciott:i dcDiretora

NN 10 de36

SAUS Quadra 1, Bloco T’, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70 70-944



4.6 A avaliação de documentos de arquivo

A tabela de temporalidade é um instrumento elaborado a partir do processo deavaliação dos documentos. Sua finalidade é definir prazos de guarda e a destinação final dosdocumentos. A tabela de temporalidade contempla os conjuntos de documentos produzidos erecebidos no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediáriae a destinação final (eliminação ou guarda permanente). O processo de avaliação considera afunção para a qual o documento foi criado, identificando os valores a ele atribuídos (primário ousecundário), segundo o seu potencial de uso.

Os objetivos da avaliação de documentos são:

> reduzir a massa documental;

» agilizar a recuperação dos documentos e das informações;

> gerar eficiência administrativa;

> melhorar a conservação dos documentos de guarda permanente;

> racionalizar a produção e o fluxo de documentos (trâmite);

> liberar espaço fisico.

4.6.1 Procedimentos para aplicação da tabela de temporalidade dc documentos

Os procedimentos para aplicação da tabela de temporalidade de documentos são:

a) Verificar se os documentos estão classificados de acordo com o código de classificação dedocumentos.

b) Separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para cada fase.

c) Contar o tempo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de arquivamento dodocumento, salvo os documentos que originam despesas, cujo prazo de arquivamento écontado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União - TCU.

d) Eliminar as cópias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no mesmoconjunto.

e) Proceder ao registro em documento de eliminação dos documentos a serem eliminados.

1) Elaborar instrumento descritivo dos documentos destinados à transferência para o ArquivoIntermediário.

4.7 Desarquivamento

O documento, avulso ou processo, será desarquivado mediante solicitação, pordespacho ou memorando, da autoridade competente quando houver necessidade de continuidadede análise da matéria. Após o desarquivamento, o documento, avulso ou processo, poderá sertramitado ou a ele ser anexado ou apensado novo documento, avulso ou processo.

*ico(e ou16DhCtOtXC

1SEi 11de36

SAUS Ouadra 1, Bloco ‘J’, Ed. CNT 1 Brasilia-DF 1 Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2915 1 CE 70070-944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.br1’


Empréstimo e consulta não se caracterizam como desarquivamento. A operação dedesarquivamento deverá ser registrada no sistema ou em meio de controle próprio. Destaca-seque o desarquivamento de documento é diferente do empréstimo do documento. No primeirocaso, o documento será, mediante solicitação, retirado do arquivo, tramitado e entregue aousuário que solicitou; a partir dai, o processo poderá receber novos documentos e passar pornovas tramitações. No segundo caso, o empréstimo de documentos trata-se apenas dadisponibilização, mediante solicitação, do processo ao usuário para que ele realize consultassobre o seu conteúdo — não é permitida a inserção de novos documentos.

5. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Quando se produz um documento, é importante entender a sua finalidade e, assim,utilizar o melhor instrumento para transmitir a informação. Esse esclarecimento é importante paraestabelecer um bom entendimento da mensagem.

5.1 Espécie/Tipo documental

Espécie/Tipo de documento Finalidade

Comunicação interna entre áreas do SEST SENAT que podem estarhierarquicamente em mesmo nivel ou em níveis diferentes.

MEMORANDOEx.: Coordenador de Promoção Social questiona o Gestor da Unidade sobrea compra de camiseta para um evento.

Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoasdiferentes do SEST SENAT.

MEMORANDO-CIRCULAREx.: Gestor comunica a todos os colaboradores sobre o prazo para

:: encaminhar o cronograma de férias ao responsável.

O oficio é a forma padronizada de comunicação escrita entre empresas,Orgãos públicos e instituições privadas ou pessoas fisicas, em caráter

OFÍCIO oficial.

Ex.: Encaminhamento de oficio por Gestor de Unidade à Prefeitura parasolicitar isenção de IPTU.

Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes.OFICIO-CIRCULAR Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da

Administração Pública ou particulares.

CARTAModalidade de comunicação a ser utilizada entre o DepartamentoExecutivo e as Unidades Operacionais do SEST SENAT.

CARTA-CIRCULAR Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes.

*içoteaoaxccSENA.r 12 de 36

Fale como SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.brSAUS Ouadra 1, Bloco “Y’, Ed. CNT 1 BrasAia-DF 1 Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61)3223.29151 CEP: 7 070-944

SEST SENA1W Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

O e-mau institucional já é considerado como documento comprobatório. Sea mensagem do correio eletrõnico é produzida ou recebida para atender e

E-MAIL apoiar as atividades desenvolvidas pela instituição, ela deve ser reconhecidae tratada como um documento arquivistico. Deve-se evitar o uso delinguagem coloquial e não abordar informações de cunho pessoal.

Decisão proferida sobre oficio, memorando, parecer, informação,

DESPACHOrequerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seuconhecimento e solução. O despacho pode constituir-se de uma palavra, deuma expressão ou de um texto mais longo.

O relatório é uma exposição sistemática e circunstanciada de fatos eocorrências, de execução de serviços ou de providências tomadas. E um

RELATORIO documento que transmite informações sobre um determinado problema ousituação, registra deficiências, expõe descobertas, apresenta ideias e fazrecomendações necessárias.

A ata é o registro escrito das ocorrências de uma reunião. Deve ser redigidaseguidamente, sem espaços de entrelinhas, sem rasuras, sem parágrafos e

;.. sem emprego de abreviaturas. Em caso de contestações ou emendas aotexto apresentado, a ata so podera ser assinada depois de aprovadas as

t*:. correções.Es

Em uma ata, devem constar necessanamente

a) natureza da reunião;

b) hora, dia, més, ano e local de sua realização;

c) nome de quem presidiu a reunião;

d) nome dos membros presentes e ausentes;

e) síntese das resoluções tomadas.

ATA Sua estrutura básica é comumente apresentada da seguinte forma:

a) Título: ata da (número ordinal por extenso) reunião do (identificação daentidade ou grupo de trabalho produtor da ata).

b) Texto: Às (horas, no formato quatorze horas) do dia ... (numérico) diasdo mês de ... (identificação do mês) de ... (ano por extenso), no(indicação do lugar e da assembleia), reuniu-se ...(nome do grupo) com apresença do presidente (nome do presidente), presentes .. (nomecompleto dos presentes), para ... (objetivo da reunião). Iniciando a reunião,

(narrativa dos acontecimentos e decisões)

Tendo-se esgotado a Ordem do Dia, o Senhor Presidente agradeceu a: presença de todos e declarou encenada a reunião, da qual foi lavrada a

presente Ata que segue assinada pelo Presidente e pela Secretária ad hoc.Local, data por extenso (onze de março de dois mil e quinze).

c) Assinaturas e indicação dos respectivos cargos.

. É o instrumento de comunicação intema ou extema que expressa um juízoNOTA TECMCA ou opinião sobre questão técnica, administrativa ou financeira com vistas a

esclarecer dúvidas ou indagações acerca de matériasr4e interesse do

*ico(8

TcflIdo

13 de 36

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 www.sestsenat.org.brSAUS Ouadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 070-944

SEST Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Instituto.

Ex.: Nota técnica sobre pagamento realizado após a data, pois as contas daUnidade estavam bloqueadas.

* Todas as correspondências devem trazer o nome e o cargo da pessoa que as expede, abaixo do local de suaassinatura.

* NÃO DEIXAR A ASSINATURA EM PÁGINA ISOLADA DO EXPEDIENTE: transfira pan essa página aomenos a última frase anterior ao fecho; nas correspondências com mais de uma página, será anotada, no cantoinferior direito, a quantificação das páginas, no formato 1,2 e 3 (página atual/quantidade de páginas do documento).

* Documentação eletrônica

Todas as regras básicas pan produção de documentos em papel devem ser seguidas para a produção dedocumentação eletrõnica. Deve-se, porém, atentar pan a atualização e obsolescência dos programas, computadores,CDs, e para o desgaste do suporte em que o documento foi criado, promovendo, quando possível, a migração pansuportes novos tanto no sentido da tecnologia quanto no do uso.

5.2 Modelos e formatação

A padronização de documentos a partir de critérios preestabelecidos tem comoobjetivo facilitar a busca por informações e a compreensão de quem os lê. Documentos bemestruturados e padronizados caracterizam uma instituição preocupada em manter padrões dequalidade.

O Memorando, a Carta e o Oficio são os mais utilizados, eles se diferenciam pelafinalidade. Este manual tem como objetivo uniformizar os documentos do SEST SENAT,portanto será adotada uma diagramação única para os documentos de padrão oficio.

Os documentos devem se caracterizar pela clareza na exposição de seu teor. Paraque um texto seja claro, ele deve ser:

• impessoal;

• escrito sob o padrão culto de linguagem;

• formal e padronizado;

• conciso.

Devem conter as seguintes partes:

a) Tipo e número do expediente com quatro dígitos e dois dígitos para o ano.

Exemplo:

MEMO. /SEST/SENAT/COAS N.° 0000/16

OF. /SEST/SENAT/DEX N.° 0000/16

CT. /SEST/SENAT/DEX/ASSLEG N.° 0000/16

,íico(e 9o (aOlictota Exccu ionul do

SES SE AT

14 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco ilJfl Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 TeL: (61)3315.70001 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70 70-944


SESF SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizaqem do Transporte

MEMO. CIRC/SEST/SENAT/COAS N.° 0000/16

OF. C[RC/SEST/SENAT/DEX N.° 0000/16

CT. CIRC/SEST/SENAT/UNID. AO1 N.° 0000/16

Nota: A numeração dos documentos do padrão oficio recomeça a cada ano e deve possuir quatrodígitos.

b) Local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.

Exemplo: Brasília, 24 de agosto de 2016.

c) Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.

Nota: No caso do oficio, devem ser incluídos também o endereço, a cidade, o Estado e o CEP(sem ponto final, apenas com hífen).

Exemplo:

À Senhora

NICOLE GOULART

Diretora-Executiva Nacional do SEST SENAT

À Senhora

JOANA FERREIRA

Coordenadora de Administração e Finanças

Rua José da Silva, 2358

Bairro São Pedro

70070-944 - Brasíli&DF

agiücole

SAUS Ouadra 1, Bloco AU”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


15 de36

SEsr SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Ao SenhorJuiz, Ministro, Senador,

Governador e Vice, Fulano de Tal Vossa SenhorAo Sr. Fulano de Tal

• Prefeito, Secretário deEstado e Embaixador

Cargo (se tiver) Senhoria CargoCargo

EndereçoEndereço

Ao Senhor

Demais autoridades e Fulano de TalAo Senhor Fulano de Tal

Vossa Senhor

Cargo (se tiver) Senhoria CargoCargo

particulares

EndereçoEndereço

Ao Magnifico Reitor

Reitor Fulano de Tal Vossa Magnífico Ao Senhor Fulano de Tal

Magnificência ReitorEndereço

Endereço

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), àsautoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquercargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. Ovocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

(...)No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

RuaABC,n° 123

70123-000 — Curitiba!PR

sArico(e90 íartDiretora Exec t aciona1 dr

SENAT

16 de 36

cada destinatário.O elaborador do documento deve tomar cuidado com o tratamento reverente a

Presidente:

da República

do Congresso Nacional

do STF

A Sua Excelência oSr. Fulano de Tal

Cargo

Endereço

VossaExcelência

Excelentíssimocargo

Excelentíssimo Sr. Fulano de Tal

Cargo

Endereço

SAUS Quadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasilia-DEI Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70470-944


SESF SEI Ai Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssirno para as autoridades querecebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. E suficiente o uso do pronome detratamento Senhor.

Itens presentes no documentos de padrão oficio:

a) Assunto: resumo do teor do documento.

Exemplo: “Repasse financeiro às Unidades Operacionais do SEST SENAT.” Ou: “Necessidadede aquisição de novos computadores para atualizar o parque tecnológico das UnidadesOperacionais do SEST SENAT.”

b) Vocativo: quem invoca o destinatário (deve ser seguido de vírgula).

Exemplo: Senhor Coordenador de Contabilidade,

c) Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expedientedeve conter a seguinte estrutura:

Introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as formas: “Tenhoa honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta.

Exemplo: “Em resposta ao MEMO./SEST/SENAT/COAS N° 0000/16, de 1° de fevereiro de2016, encaminho anexa cópia do Oficio n° 34, de 3 de fevereiro de 2016, da Diretoria-Executiva,que trata da requisição do empregado Fulano de Tal.”

• Desenvolvimento: assunto detalhado. Se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto,elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição.

e Conclusão: reafirmação ou simplesmente reapresentação da posição recomendada sobre oassunto.

Nota: Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejamorganizados em itens ou títulos e subtítulos.

d) Fecho:

Respeitosamente: para autoridades superiores.

Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior e particulares.

e) Assinatura do autor da comunicação: As comunicações oficiais devem trazer o nome e ocargo da autoridade que as expede abaixo do local de sua assinatura. A forma de identificaçãodeve ser a seguinte:

(Espaço para assinatura)

NOME

Cargo

-s

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em páginaisolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior aofecho. Não incluir linha para assinatura.

jVicokDiietott

SAUS Quadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 79070-944

Fale como SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.br

36

SEST SEIIAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

É indicado que os documentos do Padrão Oficio sigam à seguinte forma de

Configurações Padrão

FonteTimes New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé.Obs,: simbolos não existentes na fonte Times New Roman poderá utilizar as fontesSymbol e Wingdings.

Número de páginas Constar a partir da segunda página.

Todos os tipos de documentos do Padrão Oficio devem ser impressos em papel de tamanhoTamanho

A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.

Orientação O documento deverá ser impresso segundo a orientação “Retrato”.

Início de parágrafos O inicio de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.

Espaçamento entre . . -

. Deve ser utilizado espaçamento de 2,D cm.paragrafos

Espaçamento entre .

. Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.linhas

Alinhamento O texto deve serjustificado.

Margem esquerda O campo destinado à margem lateral esquerda terá 3 cm.

Margem direita O campo destinado à margem lateral direita terá 2 cm.

Margem superior O campo destinado à margem superior terá 3 cm.

Margem inferior O campo destinado à margem inferior terá 3 cm.

6. ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, o registro, a distribuição, ocontrole da tramitação e a expedição.

6.1 Recebimento e registro

a) Ao receber documentos dos Correios, de empresas ou pessoas fisicas que entreguempessoalmente, deve-se verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao SESTSENAT.

b) É preciso datar, assinar e devolver o comprovante de recebimento encaminhado pelaempresa — ela é a responsável por portar esse comprovante.

apresentação:

SAUS Quadra 1, Bloco ‘T’, Ed. CNT 1 Brasoia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 701


SEST SENfl Serviço Social da TransporteServiço Nacional deAprendizaqem da Transporte

c) No caso de o documento, avulso ou processo, não se destinar ao SEST SENAT, deve-seprovidenciar a sua devolução.

d) Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendoindícios de violação, registre o fato no ato do recebimento e comunique imediatamente àautoridade competente.

e) Separar os documentos. avuLsos ou processos, de caráter confidencial (devem teridentificação no envelope). Eles deverão ser encaminhados à autoridade competente devidamentelacrados.

O Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como “Urgente”, que precisaser priorizado para fins de registro e distribuição.

g) Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do (s) respectivo (s)anexo (s) e/ou se consta (m) o (s) volume (s) indicado (s).

h) Abrir o envelope ou pacote, registrar o documento, avulso ou processo, onde constarão osrespectivos dados identificadores, tais como:

• o assunto a que se refere o documento;

• a espécie/tipo, o número, a data de produção e a data de recebimento do documento;

• o número de anexo(s) e o número de volume(s);

• o nome do remetente/interessado/representante legal e o nome do destinatário;

• o documento de identificação e o endereço do remetente/interessado/representante legal;

• o código de rastreio (para Correios e Transportadoras);

• a descrição do objeto.

i) O carimbo com o número de protocolo gerado pelo sistema (quando houver) deve seraposto no verso da primeira página, no canto inferior esquerdo, exceto no caso de contratos,termos aditivos ou outros documentos que impossibilitem o carimbo. Onde ainda não foiimplantado sistema, deve ser indicado o uso do caderno de protocolo.

Observação: serão abertas todas as correspondências destinadas ao SESTSENAT, exceto concorrência (licitação), destinadas aos diretores e órgãos de controle, devido aocaráter confidencial das informações.

6.2 Distribuição e controle da tramitação

É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro. Adistribuição dos documentos, avulsos ou processos, aos seus destinatários deverá ser registrada.

*iCote

de 36

SAUS Ouadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasilia-DF 1 Tei: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 0070-944


SEsr SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

6.3 Expedição

• Registrar a expedição do documento.

• Efetuar a expedição do documento, adotando medidas quanto à segurança, de modo que nãohaja riscos de perda ou extravio. Todo documento expedido será acondicionado em embalagemespecífica, apondo-se etiqueta com os dados identificadores, conforme a figura a seguir:

Destinatário — Frente Remetente — Verso

Pronome de TratamentoNome completo do remetente

Nome completo do destinatánoCargo ou ftinção

Cargo e funçãoNome da unidade administrativa

Nome da unidade administrativaNome do órgão ou entidade

Nome do órgão ou entidadeEndereço

EndereçoCidadei•tF

Cidade/UFCEP

CEP

Figura: Modelo 1

• Quando se tratar de envelope timbrado, não é necessário identificar o remetente.

• Os documentos de caráter particular não serão expedidos pelo SEST SENAT.

6.4 Processos

6.4.1 Autuação de documento avulso para formação de processo

A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatóriaquando o assunto, tema ou solicitação requerer análises. informações, despachos pareceres oudecisões de duas ou mais unidades administrativas.

Os processos devem ser iniciados pela área responsável pelo objeto. O processodeve ser formado, sempre que possível, por um documento avulso original. No caso danecessidade de uso de cópia, devem ser observadas as odentações deste manual:

• Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, de forma padronizada, comgrampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordemcronológica do documento mais antigo para o mais recente.

*icolê , lzrt

de 36

SAUS Quadra 1, Bloco “J, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 7 1070-944



• Na capa do processo, deverão constar as seguintes informações:

V tipo de documento;

V número do processo (a numeração recomeça a cada ano e deve possuir cinco dígitos; e doisdígitos no ano);

V data de autuação;

V origem;

V título;

‘ resumo.

• Numerar as folhas, apondo o carimbo específico para numeração de folhas no canto superiordireito.

• Registrar a operação em sistema (quando houver) ou meio de controle próprio.

6.4.2 Numeração de folhas

O responsável pela abertura do processo deverá iniciar a numeração das páginasdo processo. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelo colaborador queadicionar novos documentos, mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no cantosuperior direito na frente da folha. O carimbo específico para numeração de folhas deverá conterespaços para apor:

• o número da folha;• o número do processo;

• a rubrica do empregado que estiver numerando a folha.

Para esse procedimento, deve-se observar que:

• A capa do processo não será numerada.

• Apor na segunda folha do processo o carimbo específico para a numeração de folhas,devendo ser registrado no campo II. o número 2.

• O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá comoreferência a letra “v”, da palavra verso.

Exemplo: folha 3v.

• Será vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o usode conetivo e a diferenciação utilizando-se letras e números.

(jco(e

21 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco liJil, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61)3315.7000! Fax: (61) 3223.2915 1 CEP 70070-944



• No caso de se detectar erro de numeração, será utilizado um “X” para inutilizar anumeração incorreta e será aposto o carimbo específico, registrando o novo número da folha.

• No caso de se detectar erro na numeração e não houver registro do ocorrido, deve-seregistrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Naimpossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido aodestinatário, por meio de despacho, informando a ocorrência.

• Para os documentos em tamanho reduzido, é preciso observar:

V Se o documento apresenta informação apenas na frente: deverá ser colado em folha depapel branco (tamanho A4), apondo-se o carimbo específico para numeração de folhas, deforma que o canto superior direito seja atingido pelo carimbo, sem prejuízo da informaçãoregistrada, conforme a figura a seguir:

Figura: Modelo II

SAUS Quadra 1, Bloco U, Ed. CNT 1 Brasília-DEI Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


22 de36

SESF SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

Se o documento apresenta informação na frente e no verso: deverá ser colado de maneiraa não prejudicar a leitura das informações. E preciso apor o carimbo específico para a numeraçãode folhas, de forma que o canto superior direito seja atingido por ele, sem prejuízo da informaçãoregistrada.

e Apor o carimbo “Em Branco”, conforme a figura a seguir, no verso das folhas que nãocontenham informações registradas:

EM BRANCO

Figura: Modelo III

Observação: os processos constituídos anteriormente à vigência deste manual eque contiverem folhas com o verso em branco, essas não deverão ser carimbadas. As folhasinseridas a partir da vigência deste manual deverão ser, obrigatoriamente, carimbadas.

6.4.3 Encerramento e abertura de volumes

Cada volume de um processo deverá conter, no máximo, duzentas folhas.incluindo o “Termo de Encerramento de Volume”. Quando da inclusão de folhas em umprocesso for verificado que serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas, a autoridadecompetente da instituição em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à árearesponsável, por meio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anterior seráencerrado com as folhas que contiver.

Observação: documento que contenha, originalmente, mais de duzentas folhasdeverá ser dividido, desde que não prejudique a compreensão do seu conteúdo.

Procedimentos para o encerramento e a abertura de um novo volume:

• Lavrar o “Termo de Encerramento de Volume” em folha a ser anexadaapós a última folha do processo, conforme a figura a seguir:

SAUS Ouadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


SESF SENMServiço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

SESF SENAT

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Ao(s)

______

dia(s) do mês de

_______________

do ano de

_________

procedemos ao encerramento do volume n°

_______

do processo n°

___________,

contendo

________

folhas, abrindo-se em seguida o volume n°

_______

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo IV

• Lavrar o “Termo de Abertura de Volume”, o qual será a primeira folha donovo volume, conforme a figura a seguir:

SEST SENAT

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Ao(s)

______

dia(s) do mês de

____________

do ano de

_________

procedemos a abertura do volume n°

_______

doprocesso n°

______________,

que se inicia com a folha n°

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo V

2k de 36

SAUS Quadra 1, Bloco flJII, Ed. CNT 1 Brasflia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.br a


• A numeração das folhas obedecerá à sequência do volume anterior.

• Os volumes do processo deverão tramitar juntos.

• Registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume no sistema ou meio decontrole próprio.

6.4.4 Despacho

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita mediante autilização de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas ao processo tantas folhas dedespacho quantas forem necessárias.

Do despacho devem constar o destinatário, a matéria tratada, a providência a serimplementada, a data, o nome e a assinatura do destinatário. As folhas de despacho deverão sercarimbadas, numeradas e rubricadas, de acordo com as orientações deste manual.

6.4.5 Juntada

Juntada é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) aprocesso, realizando-se por anexação ou apensação.

A juntada de processo(s) a processo somente poderá ser executada pela árearesponsável, enquanto que a juntada de documento(s) avulso(s) a processo poderá ser executadapela unidade administrativa onde o processo estiver sendo instruído.

6.4.5.1 Juntada por anexação

A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre emcaráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de processo(s) aprocesso, seja de documento(s) avulso(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) doprocesso, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento.

6.4.5.2 Juntada por anexação de documento(s) avulso(s) a processo

Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documento(s) avulso(s) a processo,desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que o(s) documento(s) avulso(s)anexado(s) passa(m) a compor o processo. Deve-se obedecer sequencialmente à numeração dasfolhas.

a) reunir o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) anexado(s);

b) informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão)anexado(s) ao processo. O despacho deverá anteceder o(s) documento(s) avulso(s) anexado(s),devendo ser feito na última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho;

c) anexar o(s) documento(s) avulso(s) em questão;

d) numerar a(s) folha(s) do(s) documento(s) avulso(s) anexado(s) ao processo.

6.4.5.3 Juntada por anexação de processo(s) a processo

Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processosacessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessad eassunto, prevalecendo o número do processo mais antigo, ou seja, o processo principal.

g’[icoíe ouDireto?’ Exe

ii1°SAUS Ouadra 1, Bloco iIJVI Ed. CNT 1 Brasilia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


SEST SENMServiço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

a) Manter a capa e o conteúdo do processo principal que, obrigatoriamente, será o processomais antigo.

b) Lavrar o “Termo de Juntada por Anexação” em folha a ser anexada após a última folhado processo principal, conforme a figura a seguir:

SEST SENAFTERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

Em / / , atendendo ao despacho constante à(s)folha(s) n°(s)

__________,

faço anexar ao presente processo n°o(s) processo(s) n°(s)

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo VI

e) O processo a ser anexado (processo acessório) deverá ser colocado logo após a últimafolha do processo principal. Fisicamente, a capa do processo acessório, que será juntado, deveráser dobrada e não deverá ser numerada.

d) Anular com um “X” a numeração das folhas do processo que está sendo anexado e apor ocarimbo específico para numeração de folhas, renumerando-as e rubricando-as, seguindo com anumeração do processo principal.

e) Nos casos em que as folhas do processo principal somadas ao processo acessórioultrapassarem as duzentas folhas, além dos procedimentos descritos acima, deverão ser seguidostambém os procedimentos referentes ao encerramento e à abertura de volumes.

1) Registrar a operação de anexação no sistema ou em meio de controle próprio.

6.4.5.4 Juntada por apensação

A juntada por apensação de documento(s), avulso(s) ou processo(s), o troprocesso, ocorre em caráter temporário e tem como objetivos o estudo, a instru ão e a

ti’Oircwra Ex acienal a

1’ SENAF

26 de 36

SAUS Ouadra 1, Bloco ‘U”, Ed. CNT) Brasília-DF 1 Tel.: (61)3315.7000! Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-944


SEST SENATServiço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. Cada documento, avulso ou processo,conserva sua identidade e independência.

6.4.5.5 Juntada por apensação de documento(s) avulso(s) a processo

Esta juntada se caracteriza pela junção de documento(s) avulso(s) a processo,observando-se que o(s) documento(s) avulso(s) apensado(s) não integrarão o processo.

a) Reunir o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) apensado(s).

b) Informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) apensado(s) aoprocesso. O despacho deverá ser feito na última folha do processo ou mediante a utilização defolha de despacho.

e) Apensar o(s) documento(s) avulso(s) em questão.

6.4.5.6 Juntada por apensação de processo(s) a processo

Esta juntada se caracteriza pela junção de um ou mais processos (processosacessórios) a outro processo (processo principal). Sempre que ocorre uma juntada por apensação,os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente noprocesso principal.

a) Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar, ficando o processoprincipal, isto é, o que contiver o pedido da juntada por apensação, em primeiro lugar.

b) Manter a numeração original das folhas de cada processo.

e) Lavrar o “Termo de Juntada por Apensação”, em folha a ser anexada após a última folha doprocesso principal, conforme a figura a seguir:

SESF SENATTER11O DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

Em / / , atendendo ao despacho constante à(s)folha(s) n°(s)

________________

faço apensar ao presente processode n°

______________________

o(s) processo(s) n°(s)

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo VII

2 de36

SAUS Quadra 1, Bloco “J, Ed. CNT 1 Brasília-DF Irei.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


S,y SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

d) Registrar a operação de apensação no sistema ou em meio de controle próprio.

6.4.6 Desapensação

Ocorre quando há a necessidade de separar documento(s), avulso(s) e/ouprocesso(s), anteriormente juntado(s) por apensação.

A desapensação de processo(s) somente poderá ser executada pela unidadeprotocolizadora, enquanto que a desapensação de documento(s) avulso(s) poderá ser executadapela unidade administrativa onde o processo estiver sendo instruído. A desapensação deveráocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.4.6.1 Desapensação de documento(s) avulso(s)

a) Informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) desapensado(s) doprocesso. O despacho deverá constar do mesmo processo que contiver o pedido de juntada porapensação, devendo ser feito na última folha do processo ou mediante a utilização de folha dedespacho.

b) Separar fisicamente o(s) documento(s) avulso(s) do processo.

c) Registrar a operação no sistema ou em meio de controle próprio.

6.4.6.2 Desapensação de processo(s)

a) Informar, por meio de despacho, qual(is) processo(s) acessório (s) será(ão) desapensado(s) doprocesso principal. O despacho deverá constar da última folha do processo principal ou mediantea utilização de folha de despacho.

b) Separar fisicamente o(s) processo(s) acessório(s) do processo principal.

e) Lavrar o “Termo de Desapensação” em folha a ser anexada após a última folha do processoprincipal, conforme a figura a seguir:

de 36

SAUS Quadra 1, Bloco “J”, Ei CNT j Brasilia-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-944



SESF SENAF

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

que

passam a tramitar em separado.

Figura: Modelo VIII

d) Registrar a operação de desapensação no sistema ou em meio de controle próprio.

6.4.7 Desentranhamento

Desentranhamento consiste na retirada de folhas do processo após verificar-seterem sido anexadas indevidamente. O desentranhamento só poderá ser executado pela unidadeprotocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente, justificando aoperação. E vedada a retirada do(s) documento(s) avulso(s) que deu(ram) origem ao processo.

a) Informar quakjs) folha(s) do processo será(ão) desentranhada(s).

Ii) Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo, conforme despacho da autoridade competente.

c) Conservar a numeração original do processo que teve folhas desentranhadas.

d) Lavrar o “Termo dc Desentranhamento” em folha a ser anexada após a última folha doprocesso que teve as folhas desentranhadas, conforme a figura a seguir:

Em / / faço desapensar

o(s)

processo(s)do processo n°

de n°(s)

Assinatura

Cargo

de36

co a;n.ü

SAUS Quadra 1, Bloco 0J11 Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


Aí

SEsrServiço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

SESF SENAFTERMO DE DESENTRÀNHAMENTO

Em / / , faço a retirada do presente processo de n°

_____________________

da(s) folha(s) n°(s)

_______________

por motivo de

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo IX

e) Registrar a operação no sistema ou em meio de controle próprio.

6.4.8 Desmembramento

Desmembramento consiste na retirada de folhas do processo para a formação deum novo processo. Só poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante solicitação,por despacho, da autoridade competente, justificando a operação. E vedada a retirada do(s)documento(s) avulso(s) que deu(ram) origem ao processo.

a) Informar qual(is) folha(s) do processo será(ão) desmembradas(s).

b) Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo conforme despacho da autoridade competente.

c) Conservar a numeração original do processo que teve folhas desmembradas.

d) Lavrar o “Termo de Desmembramento” em folha a ser anexada após a última folha doprocesso que teve as folhas desmembradas, conforme a figura a seguir:

yqïco te

30 de36

SAUS Quadra 1, Bloco ‘U’, Ed. CNTBrasfliaDFTei.: <6D 3315.70001F:x: (61)3223.29151 CEP: 700701 4

SES1 SEflATServiço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

SESF SENAFTER11O DE DESMEMBRAMENTO

Folha(s) n°(s)

_________________________

retirada(s) para formaçãodo processo n°

_________________

Data: / /

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo X

e) Registrar a operação em sistema ou meio de controle próprio.

O Proceder à autuação da(s) folha(s) desmembrada(s) de acordo com os passos descritos nestemanual.

6.4.9 Reconstituição de processo

Ao ocorrer a perda ou o extravio de processo, os gestores competentes do SESTSENAT deverão ser comunicados, cabendo a eles promover a apuração dos fatos, por meio desindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um empregado ou umacomissão para proceder à reconstituição do processo, conforme descrito a seguir:

a) Resgatar as informações e as cópias dos documentos que formavam o processo perdido ouextraviado, solicitando, quando necessário, ãs áreas por onde o processo tramitou, adisponibilização de cópias dos documentos.

b) Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando paraautuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número de processo.

e) Lavrar o “Termo de Reconstituição de Processo”, o qual será a primeira folha do processoreconstituido, conforme a figura a seguir:

DIWraEfl ,vaNucI111

1 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco U”, Ei CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61)322329151 CEP: 70070-944


SEsr SENAF Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

SEST SENATTERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO

Ao (s)

_______

dias do mês de

__________________

do ano de

______________

procedemos a reconstituição do processo n°

Produtor do Processo

Interessado

Código de classificação / descritor / resumo do assunto

Número de folhas

____________________________________________

Motivo da reconstituição

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo XI

d) Encaminhar o processo à Diretoria-Executiva que determinou a reconstituição, para que sigaseu trâmite.

e) No caso de perda ou extravio de volume de um processo, deverão ser seguidos os esmosprocedimentos anteriormente descritos, mantendo-se a numeração original do prucess Ness

1

UVicote Çouia c

Diretora £xec ti actúnzi

32 de 36

SAUS Quadra 1, Bloco U’, Ed. CNT 1 Brasília-DF 1 Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-94


S SEflA1 Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizaqem do Transporte

caso, deve-se lavrar o “Termo de Reconstituição de Volume”, o qual será a primeira folha dovolume reconstituido, conforme a figura a seguir:

SEST SENATTERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME

Ao (s)

_______

dias do mês de

________________

do ano de

_____________

procedemos a reconstituição dovolume do processo n°

____________________________

Produtor do Processo

Código de classificação / descritor / resumo do assunto

Número de folhas

Motivo da reconstituição

Assinatura

Cargo

Figura: Modelo XII

dr

3b de 36

SAUS Quadra 1, Bloco U’ Ed. CNT 1 Brasflia-OF 1 Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


SESF SENM Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

1) Registrar a operação no sistema ou em meio de controle próprio.

g) No caso da localização do processo ou volume (s) desaparecido (s) ou extraviado (s), esse (s)deverá(ão) prosseguir sua tramitação, depois de anexado (s) a ele o processo ou volume (s)reconstituido (s), conforme os procedimentos adotados para a juntada por anexação que seencontram descritos neste manual.

*ico( OUÇ0

D!TSENPLT

(SAUS Quadra 1, Bloco ‘U, Ed. CNT 1 Brasflia-DF j TeL: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP:

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.orq.br

SEST SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizagem do Transporte

ANEXO!

IS-DEXISEST/SENAT N.° 019/17

Guia de Transferência de Documentos SEST/SENAT/DEX N.° 00l/XX

Coordenação: XXX Total de Caixas:

Caixa Assunto - Descrição Datas Observações

Data Inicial Data Final

01

02

03

04

Brasília, XX de xxx de 2OXX.

ASSINATURA E CARIMBO DO(DA) COORDENADOR(A) DA ÁREA

ASSINATURA E CARIMBO DA COORDENAÇÃO DE ADMNISTRAÇÃO ESUPRIMENTOS

ATENÇÃO: TODOS OS CAMPOS SÃO DE PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO.

35 de3ó

SAUS Ouadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasília-DE Tel.: (61) 3315.7000 1 Fax: (61) 3223.2915 1 CEP: 70070-944


SES1 SENAT Serviço Social do TransporteServiço Nacional deAprendizaçem do Transporte

ANEXO II

IS-DEXJSESTISENAT N.° O 19/17

riíÉiïSENAFData-limite:

Area:

Caixan°:Códi2o de classificação e descricão:

36 de 36

SAUS Ouadra 1, Bloco “J”, Ed. CNT 1 Brasia-DF 1 Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-944

Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 1 www.sestsenat.org.br a

o departamento executivo do serviço social do transporte ...cmsintranet.sestsenat.org.br/normativos...

Documents