O DNA do Secretariado: Competências e Desafios

exigindo um novo repertório

O Secretariado na Prática Organização, Ferramentas e Técnicas 

Aplicadas no Cotidiano

Adriana Freire

• Casada

• 02 filhos

• Graduada em Letras ‐UFMG

• Pós Graduada em Gestão Estratégica em Marketing ‐ PUCMinas

• Coach – Professional &Self Coach ‐ IBC

• Analista comportamental ‐ IBC

• Experiência de mais de 30 anos como Secretária Executiva em empresas Nacionais e Multinacionais

• Presidente do Comitê de Secretariado da AMCHAM‐BH

• Professora da Fundação Unimed nos cursos para secretárias, assistentes, recepcionistas, telefonistas

• Idealizadora e responsável pelo MinasSec – Encontro de Secretárias Executivas de MG

• Carreira citada como case de sucesso no livro Talentos Brasileiros do Secretariado Executivo do Prof. Antônio Pires

• Atualmente é Gerente responsável pela coordenação das atividades administrativas, logística e suporte à área de Recursos Humanos, atuando também como Secretária Executiva Bilíngue da Presidência da FIR Capital Partners

Entendendo o conceito.... O que significa ORGANIZAR?

Por em ordem aquilo que já existe. 

Instituir padrões ou métodos pelos quais devemos nos orientar. 

Traçar caminhos a serem seguidos

Por Dicionário inFormal (SP) em 25‐01‐2009

Conhecer

Planejar

AdministrarAgendar

Arquivar

Organização

Para organizar precisamos CONHECER ....

A empresa

A empresa

A empresa

Os profissionais

Os profissionais

A estrutura organizacional

As áreas especificas 

As políticas

Os clientes

Os clientes 

Internos 

ou

Externos 

CLIENTES INTERNOS

São todos aqueles que fazem parte do nosso dia a dia dentro 

do ambiente de trabalho

Gestor

Equipe

CLIENTES EXTERNOS

São aqueles que mantêm a empresa financeiramente através das compras de 

produtos e de mão de obra

“O”  CLIENTE

O CLIENTE

" Eu sou o homem que vai a um restaurante, senta-se à mesa e pacientemente espera, enquanto o garçom faz tudo, menos o meu pedido.Eu sou o homem que vai a uma loja e espera calado, enquanto os vendedores terminam suas conversas particulares.Eu sou o homem que entra num posto de gasolina e nunca toca a buzina, mas espera pacientemente que o empregado termine a leitura do seu jornal.Eu sou o homem que, quando entra num estabelecimento comercial, parece estar pedindo um favor, ansiando por um sorriso ou esperando apenas ser notado.Eu sou o homem que entra num banco e aguarda tranqüilamente que as recepcionistas e os caixas terminem de conversar com seus amigos, e espera.Eu sou o homem que explica sua desesperada e imediata necessidade de uma peça, mas não reclama pacientemente enquanto os funcionários trocam idéias entre si ou, simplesmente abaixam a cabeça e fingem não me ver.Você deve estar pensando que sou uma pessoa quieta, paciente, do tipo que nunca cria problemas.Engana-se.Sabe quem eu sou?

EU SOU O CLIENTE QUE NUNCA MAIS

VOLTA!

Discurso de “Sam Walton”, fazendo a abertura de um programa de treinamento para seus funcionários.

Samuel Moore Walton foi o fundador da maior rede de varejo do mundo, a Wal‐Mart, e de outra também entre as maiores, o Sam's Club.

Agência de viagem

Fornecedores de coffee break

Fornecedores de material de escritório

Fornecedores de material de limpeza

Os concorrentes

Conhecendo mais a empresa, os  colegas, os clientes e os fornecedores nos sentimos mais “parte integrante” do processo, mais preparados e com mais entusiasmo para o 

dia a dia

Organização requerPLANEJAMENTO...

Planejamento deve começar

cedo

Começando meu dia Acordar Léo Acordar Gustavo Tomar banho/arrumar Tomar café Ir para trabalho (*) Almoçar com família em casa Voltar para trabalho Voltar para casa Fazer um lanche Academia final do dia

(*) Fazer unha(*) Consulta

Café da manhã

Meu café da manhã

O que usar?

Uniforme, tudo de bom!

Uniforme

Vantagens para a Empresa

Uso de uniforme transmite confiabilidade, respeito e boa impressão.Reduz problema com funcionários que usam roupas inadequadasFortalece a marca e a identidade visual da empresa no mercadoNão é gasto, é investimento!!!!

Vantagens par Funcionário É algo muito vantajoso, porque além de 

economizar na compra de roupas para trabalho, também poupa tempo e evita aquele velho dilema “Com que roupa eu vou?”.

Custo X Benefício para funcionário é bem interessante

É cômodo e práticoO uniforme social gera um conceito de elegância e 

estilo O uniforme também ajuda o funcionário a se sentir 

inserido no ambiente de trabalho, faz ele se sentir parte da empresa e consequentemente melhora o rendimento.

Trabalho numa empresa que não oferece uniforme

Para meu cargo/função a empresa não oferece uniforme

Como me vestir para trabalhar?

Caso a empresa não tenha uniforme, ao escolher a roupa para trabalhar sugerimos que 

leve em consideração:

Perfil da empresa Cargo, função

Tipo físico e estilo próprio 

Formal, sofisticadaBanco, órgãos públicos, escritório advocacia

Informal, jovemComunicação, publicidade, informática

Indústria/Fábrica

Perfilda 

empresa

Cargo 

Posição

Função

Tipo físico

e

Estilo próprio

Estilo próprio

Cuidado com modismo

“A moda sai de moda,o estilo jamais”

Coco Chanel

Vestindo para trabalhar

Na dúvida, prefira o clássico

Vestindo para trabalhar

Dia comum Happy hour

Vestindo para trabalhar

Dia comum Palestra

Cuidado pessoal é fundamental

Cabelo

Maquiagem

UnhasSapato

Acessórios

Sugestões

Cabelos

Devem estar limpos, bem tratados e sem raiz de outra cor

Dê preferência para o cabelo preso 

Maquiagem leve, a base é fundamentalDiscreta e funcional

Unhas limpas e bem cuidadas

Evite

Sapato fechado, salto médio

Adequado Evite

Acessórios leves, elegantes

Lenços 

&

Echarpes

Acessórios leves, elegantes

Pérolas

Planejando o dia na empresa

• Verificar copa ‐ frutas, biscoito, café e chá 

• Verificar pagamento dos sócios

• Efetuar pagamentos – Internet banking

• Agendar reuniões/compromissos

• Verificar agenda de reuniões/salas na empresa

• Verificar necessidade de garagem para visitante

• Informar agenda das salas para copeira – água/café

• Lembrar sócios de compromissos externos

• Pegar assinatura dos sócios em documentos e digitalizar

• Verificar necessidade de serviço externo

• Agendar motoboy – cartório/correio

• Confirmar reuniões do dia seguinte

Planejamento é importante para todos e fundamental para o profissional de secretariado!

Administração do Tempo

Administrar o Tempo ou melhor... o nosso Dia

O tempo não pára e anda sempre à razão de sessenta 

segundos por minuto, sessenta minutos por hora, 

24 horas por dia

Administrar o tempo é ter atitude assertiva diante de 

uma tarefa

Podemos administrar as ações, os eventos que acontecem no tempo: tarefas profissionais, festas, viagens, lazer, leitura e uma série de outras situações e 

tarefas. 

(Tríade do Tempo)

Administração do Tempo

TRABALHO VIDA PESSOAL

Desperdiçadores de tempo

Desperdiçadores de Tempo

Desorganização pessoal Falta de pontualidade Internet, celular – Redes sociais Não antecipar acontecimentos Falta de comunicação e transparência Não delegar Incapacidade para dizer “Não” Fazer e receber chamadas telefônicas Arquivos desorganizados Ausência de plano diário/planejamento

Sugestões para “organizar” o tempo no dia a dia

Crie uma lista de pessoas que você sabe que seu gestor atenderá, até mesmo estando em reunião.

Tenha sempre em mãos o contato das pessoas relevantes que representam transações, negócios em andamento que são importantes para seu gestor atender imediatamente

Sugira horário para despachar com seu gestor

Sugira horário para seu gestor atender funcionários

Conversas e reuniões  intermináveis ‐ Com delicadeza, ajude seu gestor sugerindo nova reunião, conference call, etc

Aprenda a administrar o seu tempo para evitar atrasos, prejuízos e consequentemente estresse.

Nunca é tarde para não se atrasar mais e 

ser uma pessoa elegante!

Agendamento&

Recados

AGENDAMENTO

Cuidado

Cuidado

Perigo

Qual sua preferência?

Agendamentos & recados

Claro, objetivo, completo• Data • Horário• Local• Empresa• Nome dos participantes• Endereço ( se possível anexar mapa)• Telefone• Nome da secretária

Agendamento & recados

Fácil acesso•Agendas de Papel• Smartphones• Tablets• Notebooks• Palm

Agendamento

Agendamento eletrônico

Indispensável

Agendamento feito

O que falta?

Arquivamento

Trate com respeito, ética e confidencialidade as  informações 

de sua empresa

Um arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de:

Segurança Precisão 

SimplicidadeAcesso

Arquivamento

Arquivamento digital

Arquivamento digital

Arquivamento digital

O arquivamento adequado facilita o dia a dia da área, da empresa e do profissional de 

secretariado

Confidencialidade

Cuidado redobrado 

com informações estratégicas e confidenciais

Informática &  Tecnologia

Organização

Um local de trabalho caótico e desorganizado interfere na 

produtividade, na imagem do profissional de secretariado e

consequentemente da empresa

Falta de organização gera conflito...

...muito conflito

....frustração

...stresse

...stresse

...atrasos

... prejuízo financeiro

... prejuízo na imagem

“A pessoa organizada é normalmente menos estressada, economiza tempo e dinheiro. 

Além disso, causa melhor impressão nos colegas e superiores e tem mais chances de crescer 

profissionalmente”.

José Luiz Cunha, CEO da OZ! Organize Sua Vida

Quando uma pessoa chega atrasada a uma reunião, perde 

documentos ou perde prazos, por conta de desorganização, está 

roubando tempo e produtividade de outras pessoas. 

É possível? 

É possível? 

Fácil?

Organização requersenso de utilização!

Verifique o que é necessário no seu ambiente de trabalho, descarte o que não for usar e realoque o que tem menor frequência de uso para 

um local adequado.

“Posso precisar disso um dia”

Cuidado!!!

Organizando papéis

Caixa de entrada e de saída

Tomar atitude assim que receber novos papéis : digitalizar, guardar ou destruir

Criar pastas para classificar os papéis “Pendência”, “Ler” , “Sócios”

Caixa de entrada e de saída

Pastas independentespara cada assunto

Locais 

Específicos

para cada

tipo de

documento

Pasta com nome de cada sócio para documentos pessoaisPasta para documentos a serem enviados para cartório e/ou correioPasta com nome de cada sócio para documentos a serem assinados

Pastas etiquetadas ficam muito mais bonitas e organizadas

Etiquetar cada tipo de 

documento

Sinalizar claramente que aquele lugar é para aquele determinado documento

Lembre‐se que você pode saber hoje o que colocou numa determinada pasta mas lembrará com tanta facilidade daqui a alguns 

meses?

Sugestão: Rotulador

Ao levar documentos para assinatura, não esquecer de sinalizar os locais onde deverão ser assinados para agilizar, evitar 

retrabalho e perda de tempo quando 

assinado em local errado

Extremamente útil

É responsável por pagamentos?

Pasta 

sanfonada 

de A a Z e 

31 divisórias 

Organizando e‐mails

Estabelecimento de freqüência para verificação de e‐mails: uma vez pela manhã, uma no meio do dia e outra no final

Deixar na caixa de entrada apenas os e‐mails que espera ler ou que exijam resposta

Utilizar o campo “Assunto” para ter e dar indicação precisa

Criar uma assinatura com informações para contato no final de cada e‐mail

Utilizar as pastas de e‐mail para classificar os assuntos

IDEAL

Profissional organizada

Sem AfliçãoSem Stresse

Sem DesesperoSem Prejuízo

Mas quando fazemos o que gostamos

egostamos do que fazemos

temos força e determinação para superar as dificuldades, atingir nossos objetivos e sermos vitoriosos em nossa carreira

O Secretariado Executivo é a profissão que me 

realiza e que me faz feliz!

Amo ser Secretária Executiva

Muito obrigada!

Sejam felizes! Saúde e sucesso!

Adriana Freire

(31) 9202.5051adriana@fircapital.com

www.adrianafreire.com.br