O PMO e a aferição de benefícios e valor dos projetos

Alonso Mazini Soler, D.Eng, PMPamsol@j2da.com.br

www.j2da.com.br

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Motivação:

Manifestar uma inquietação acerca do reconhecimento comum sobre as fronteiras

de abrangência do gerenciamento de projetos limitadas pelas entregas

2

Projetos são propulsores das

mudanças

Condicionantes do ambiente interno

Cadeia de valor, Regulamentação

Condições sócio,

políticas, econômicas

… e como tal, estão “umbilicalmente” atrelados aos benefícios proporcionados por suas entregas3

a história começa pelo fim ...

Projeto

Realização do Retorno

RecursosGastos

Tempo

Produto doProjeto

NO GO

GO

DataTérmino

Decisãode

Autorização

Concepção doProjeto

Benefícios

4Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso

Administrar o negócioMudar o negócio

“O valor para os stakeholders talvez não envolva lucro, mas implica necessariamente

na produção de resultados que, de algum modo, recuperem o custo explícito ou

implícito do capital consumido pelo projeto”

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Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso

Projeto

Realização do Retorno

Recursos

Tempo

Produto doProjeto

NO GO

GO

DataTérmino

Decisãode

Autorização

Concepção doProjeto

Benefícios

Eficácia

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EficiênciaProduzir entregas do melhor modo possível

ESTRATÉGIAS

OBJETIVOS INDICADORES METAS

INICIATIVAS: PROJETOS / PROGRAMAS

RESULTADOS - BENEFÍCIOS & VALOR

Financeira

Clientes / Beneficiários

Processos Internos

Aprendizado e Crescimento

Mapa estratégico BSC: cadeia de relações de

causa-e-efeito

Quais iniciativas devem ser selecionadas ?

O que esperar de cada iniciativa selecionada?

O sucesso individual/coletivo das iniciativas selecionadas garante o alcance das metas?

Entregas de projetos

Resultado percebido

Benefícios

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OBJETIVOS INDICADORES METAS INICIATIVAS

ESTRATÉGIA: Garantir a eficácia da operação

FOCO DE AÇÃO (Benefícios Esperados): Aumentar a retenção de alunos e, consequentemente, reduzir a evasão

Percentual de evasão de alunos

Reduzir para menos de 10% a evasão de alunos em 2014

1. Implantar sistema eletrônico de acesso de alunos em todas as unidades de ensino

2. Implantar política regional de relacionamento com empresas visando a colocação de formandos no mercado de trabalho

3. Implantar crédito educativo4. ...

8

Capital Humano

Capital da Informação

Capital Organizacional

Cultura Liderança Alinhamento Trabalho em Equipe

Processos de gestão operacional Processos de gestão de clientes Processos de inovação Processos regulatórios e sociais

• Abastecimento• Produção• Distribuição• Gerenciamento de riscos

• Seleção• Conquista• Retenção• Crescimento

• Identificação de oportunidades• Portfolio de P&D• Projeto/Desenvolvimento• Lançamento

• Meio ambiente• Segurança e saúde• Emprego• Comunidade

Proposição de valor para o cliente

Preço

Atributos do produto/serviço Relacionamento Imagem

Qualidade Disponibilidade Seleção Funcionalidade Serviços Parcerias Marca

Valor a longo prazo para acionistas

Melhorar a estrutura de custos

Aumentar a utilização de ativos

Expandir as oportunidades de receita

Aumentar o valor para os clientes

Estratégia de produtividade Estratégia de crescimento

PerspectivaFinanceira

Perspectivado cliente

Perspectivainterna

Perspectivade Aprendizado e crescimento

Funções estratégicas

Portfólio estratégico de

TI

Agenda de mudança

organizacional

9Fonte: Kaplan & Norton. Mapas estratégicos – Balanced Scorecard

Qualidade dos serviços

internos

Satisfação dos

Funcionários

Percepção de Valor aos

Clientes

Satisfação dos Clientes

Lealdade dos Clientes

Receita

Lucro

Retenção de Funcionários

Produtividade de

Funcionários

Inve

stim

ento

s(I

nici

ativ

as)

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Árvore de desafios(árvore de problemas)

Árvore de desafios(árvore de objetivos)

Fonte: May H. Campos da Paz. Cadernos Bunge de Cidadania: Elaboração de Projetos Sociais11

12

Aprimoramento da formação de Professores

Aumento do profissionalismo dos

professores

Aumento da motivação dos professores

Melhor aprendizado pelos alunos

Melhoria das aulas

Melhor pagamento aos professores

Aumento da retenção dos professores

Promoção de carreira para professoresMais professores

Menor evasão de alunos

A Árvore dos Objetivos serve, também, para definir as alternativas

de intervenção no projeto. As causas são, então, transformadas em meios e os efeitos em fins.

Benefícios - Impactos positivos e mensuráveis provocado por uma mudança de desempenho na organização que contribui para o alcance de um ou mais objetivos estratégicos

P.Ex: Economia de dinheiro, melhoria da satisfação do cliente, aumento da receita, redução do risco, etc

Gerenciamento de Benefícios – Identificação, definição, acompanhamento, realização e otimização dos benefícios

• Benefícios são resultados mensuráveis

• Benefícios contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos

• O Gerenciamento de Benefícios diz respeito ao respaldo às decisões de investimento e à otimização de sua realização

13Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits

VALOR

Satisfação das necessidades (BENEFÍCIOS)

(Retornos Monetários e não monetários)

Uso de Recursos (Gastos)(dinheiro, pessoas, tempo, energia e

materiais)

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O ROI é avaliado no contexto da CADEIA DE IMPACTO que ocorre com os participantes (agentes e clientes) que atendem a um programa (projeto), aprendem o modo novo de fazer as coisas, aplicam adequadamente o que aprenderam e, como consequência, geram benefícios para a empresa.

O “dinheiro” é revelado através da conversão dos benefícios observados do programa em valor monetário e de sua comparação com os custos do programa (projeto).

1. Reação

2. Aprendizado

3. Implementação e Aplicação

4. Benefícios

5. Valor (ROI)

Isolar os efeitos do programa

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16Fonte: Jack Phillips – Show Me The Money

1. Definir e desenvolver a lógica dos benefícios

Definir a relação dos principais benefícios esperados do projeto e organizá-los numa estrutura lógica de causa-e-efeito.

Estabelecer a lógica entre benefício e valor

2. Desenvolver o plano de benefícios e valor

Estabelecer métricas (indicadores e metas) para cada benefício e determinar “quando” e “como” o alcance dos benefício serão avaliados

3. Monitorar os benefícios durante a implantação do projeto

Monitorar regularmente o progresso do projeto associado à entrega dos benefícios esperados. Modificar o Plano de Benefícios, caso se faça necessário, quando houver mudanças no plano do projeto

4. Encerrar o projeto e revisar a situação do alcance dos benefícios

Ao final do projeto, atualizar o Plano de Benefícios de modo a rever os prazos, formas e responsablidades pela avaliação dos benefícios que ainda não foram alcançados

5. Monitorar o alcance dos benefícios

Monitorar regularmente o alcance dos benefícios através do painel de benefícios. Estabelecer um sistema de comunicação que relate o alcance dos benefícios e do valor

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1. O período de tempo (geralmente longo) entre a decisão de autorização (investimento) de um projeto e a realização do benefício

Principais dificuldades da realização dos benefícios:

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2. O desejo (otimista) do executivo autorizador de iniciar o projeto, à revelia de analises que apontam o contrário

3. A exposição pessoal do executivo autorizador diante da evidência de uma decisão errada

4. A dificuldade do estabelecimento de uma lógica de causa-e-efeito que vincule as entregas do projetos aos benefícios desejados

5. Os resultados alcançados não são, necessariamente, atribuíveis à execução do projeto (confundimento das causas)

6. A perda de aprendizado e comprometimento devido aos movimentos organizacionais das pessoas envolvidas com o projeto

7. A relação subjetiva entre a contabilização do benefício e do valor (intangibilidade)

Papéis Principais e Responsabilidades:

1. Diretor do Programa2. Gerente do Programa3. Gerente de Mudanças4. Responsável pelo Benefício

Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits

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Entidade que se ocupa da organização do portfólio de

iniciativas, da potencialização do desempenho de cada uma

delas e do alcance dos objetivos estratégicos

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Ampliação da abrangência do suporte à gestão do projeto

para além da fronteira das entregas - realização de

benefícios e de valor

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