ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN PROYECTADOS EN

TRANSFERENCIA

GESTION DOCUMENTAL

JOSE ANTONIO RODRIGUEZ GARCIA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

COLEGIO FERNANDO MAZUERA VILLEGAS IED

BOGOTA OCTUBRE 2013

INTRODUCCION

La organización de archivos es una de las tareas administrativas que

más suele incomodar a los empleados públicos, así que rara vez

encuentran tiempo para poner en orden el desorden. Mediante esta

guía se podrá conocer que es un archivo, el ciclo vital de los

documentos, normatividad archivística, que es una transferencia

documental,clases de transferencias, los principios

archivísticos(principio de procedencia y de orden original), y la

preparación física de la documentación para proyectar una

transferencia documental del archivo de gestión al archivo central,

además conocer de qué se trata la ley 594 del 2000 “ la ley general de

archivos”.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Organizar el archivo de a institución, empezando por el archivo de gestión de cada dependencia, Identificando y aplicando Las normas archivísticas para la organización de un fondo acumulado, contando con instrumentos de control para una eficiente consulta, y recuperación de documentos de archivo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dar a conocer a cada uno de los funcionarios administrativos de la institución, las normas archivísticas que deben ser aplicada para la organización del archivo de gestión.

Informar la importancia de tener bien organizado nuestro puesto de trabajo.

Aplicar cada conocimiento adquirido en esta capacitación para el beneficio de la institución.

Preservar los documentos teniendo en cuenta las condiciones del depósito, muebles, normas técnicas y de gestión de la calidad y legislación vigente.

Aplicar las nuevas tecnologías en la preservación y conservación documental y en los procesos de recuperación de la información, de acuerdo con las políticas de la organización y la legislación vigente.

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos

y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o

jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier

soporte, incluidos los informáticos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final.

Se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTION: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión, la consulta es menos frecuente.

ARCHIVO HISTORICO. Archivo al cual se transfiere del archivo central, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

Ley 80 de 1989 (creación del AGN)

LEY 594 DEL 2000 (ley general de archivos), reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. ART 15 de la ley 594 de 2000 (Responsabilidad especial y

obligaciones de los servidores públicos).

ART 16 de la ley 594 de 2000 (Obligaciones de los funcionarios a cuyo

cargo estén los archivos de las Entidades Públicas).

Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo.

Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la presentación de la Tablas de

Retención Documental al A.G.N.

ACUERDO 038 DEL 2002 (Responsabilidad de los servidores públicos

frente a los documentos y archivos).

042 de 2002: Establece criterios para la Organización de archivos de

gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas.

Art 79: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario

público, obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los

documentos públicos a la ciudadanía o medios de comunicación en

especial.

LEY 734 DE 2002CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIODEBERES

Art 34

(Núm. 1). Deber de cumplir y hacer cumplir las normas.

(Núm. 5). Custodiar y cuidar la documentación e información

(Núm. 22). Responder por la conservación de los documentos

Art 35

(Núm. 7). Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los

asuntos a cargo

de los servidores públicos o la prestación de los servicios a que está

obligada.

(Núm. 08). Omitir y retardar o no suministrar oportunamente

respuesta a las

peticiones respetuosas de los particulares o a solicitud de las

autoridades, así

como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien

corresponda su conocimiento.

(Num 13): Ocasionar daño o dar lugar a perdida de bienes,

elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder

por razón de sus funciones.

(Num 21): Dar lugar al acceso o exhibir expedientes o archivos a

personas no autorizadas.

El desconocimiento de la norma no lo exime de la responsabilidad.

Es un principio de Derecho que indica que el desconocimiento

o ignorancia de la ley no sirve de excusa, porque rige la

necesariapresunción o ficción legal de que, habiendo sido

promulgada, han de saberla todos.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Remisión de los documentos del Archivo de Gestión, al Central y de

este al Archivo Histórico.

CLASES DE TRANSFERENCIAS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:Son los traslados de documentos

del archivo de gestión al archivo central para su conservación y

consulta.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:Son los traslados de

documentos del archivo central al archivo histórico, para su

conservación total dado su valor histórico, científico o cultural.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo

vital de los documentos.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Principio de Procedencia:Este es el principio fundamental de la

práctica archivística

Permite identificar los creadores de los documentos que bien pueden ser institucionales cuando hablamos de Fondo o Administrativos se hacemos mención a secciones o subsecciones. Según lo indicado por el AGN cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede. La premisa, no se deben mezclar documentos provenientes de varios

fondos. Como decimos: “juntos pero no revueltos

Principio de Orden Original:También llamado principio histórico. Indica que los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo o como lo dice el AGN conservación de los documentos dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo. El orden original nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries documentales y expedientes. El Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos establecidos en los procedimientos para determinar con qué documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar. El principio de orden original permite determinar la secuencia en la

producción documental llevando a la ordenación física de los

documentos que componen los expedientes y las series. Está

asociado al proceso de Ordenación documental.

Preparación fisca de la documentación:

Los documentos objeto de transferencia se deben preparar de

acuerdo al siguiente orden:

1. Ordenación: Es la forma de disponer los documentos en forma

consecutiva, determinando que documento va primero y cuál va

después. Para ello se utilizan varios sistemas de ordenación que

materializan la idea de secuencia. Los más utilizados son:

Ordinal / Cronológico / Alfabético / Mixto.

“Es importante advertir que el sistema de ordenación depende de las

características de la documentación”.

2. limpieza documental.Se requiere utilizar aspiradora para las partes externas de los libros, tomos y cuadernillos; para la parte interna se debe utilizar brocha de cerdas suaves o bayetilla.

Se retiran copias, papel, fax, documentos resumen, borradores, documentos con biodeterioro (hongos, microorganismos).

Eliminación de material metálico. Este paso se realiza con extremo cuidado para evitar la mezcla Indiscriminada de documentosque puedan afectar lafoliación y posteriormente nuestro inventario. Esimportante eliminar el material metálico como clips, ganchos de cosedora, y mariposa, además de ganchos legajadores, procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a los documentos. Se debe cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con elementos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y fe documentación.

3. foliación:Se realiza la numeración consecutiva de cada una de las hojas que componen nuestra documentación, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

3.1La foliación debe realizarse en números arábigos, sin utilizar como complemento letras, cifras o signos como bis, b, etc. Si se deben anexar documentos de forma temporal a los expedientes, evitar la utilización de gancho de cosedora; se recomienda la utilización de clips plásticos. 3.2 Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1)

en adelante en la esquina superior derecha de fa hoja, de manera legible y sin enmendaduras 3.3 SI existen errores en la foliación, esta se anulara con una línea oblicua sobre la numeración anterior, evitando tachones y realizando de nuevo la numeración. 3.4Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño., estén doblados, se numeran como un solo folio. 3.5 Los impresos insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio en orden consecutiva. En el campo de notas del inventario se registra el número de folio del impreso, titulo, año y número total de páginas. 3.6 Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben enviar a la transferencia a excepción de los utilizados como material de barrera, aquellos folios que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse y se foliaran en su orden. 3.7La cantidad de folios máximo por carpeta o legajo es de 200. 3.8La numeración tiene que abarcar todos los folios incluyendo recibos, periódicos, planos, etc.

4. alineación extrema superior:Es la unificación de los tamaños de

los documentos dentro de la carpeta, en tanto sea posible, debido a

que la uniformidad evita deterioros en la manipulación de los mismos.

5. material de barrera:Son dos hojas blancas, ubicadas al inicio y al

final de nuestra documentación que evitaran el deterioro de la misma

al contacto con las tintas y el ácido de las carpetas.

6. Rotulación de unidades de conservación (carpeta, legajos, az`s,

libros. La documentación debe ser almacenada en las carpetas o

legajos normalizados por el COLEGIO FERNANDO MAZUERA

VILLEGAS IED. Debiendo estar rotulada con el formato especifico.

Rotulo de carpeta. Diligenciada de acuerdo al instructivo; utilizando un

esfero de mina negra.

Nota: No se debe usar resaltadores, marcadores y tintas de colores

para diligenciar los rótulos de carpetas.

7. inventario documental (formato)Es el formato que registra la información de cada una de las unidades de conservación (carpetas, legajos, paquetes, tomos o libros) pertenecientes a una serie documental. Cada unidad productora debe registrar dicha información en el formato Inventario Documental, al momento de trasladar documentación al área de Gestión Documental.

8. marcación unidad de almacenamiento (caja estandarizada x-

200)La caja X - 200 es la caja estandarizada para realizar el

almacenamiento de la documentación. Al momento almacenar los

documentos al interior de la caja se hará de la siguiente manera:

Se tendrá como punto de referencia el Logo Símbolo del IED

colegio Fernando Mazuera VILLEGAS,cuando termine el

almacenamiento dé los documentos estos estarán almacenados de

forma consecutiva y el último se verá reflejado en la parte derecha

de la caja, o de apertura de la misma. Para realizar la marcación,

se recomienda utilizar un lápiz de mina negra, diligenciando cada

uno de los datos según formato e instructivo.

Nota: La marcación de las cajas se debe realizar en lápiz. Evitando el

uso por completo de esferas, marcadores o resaltadores

INSTRUCTIVO FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Nombre completo o razón social de la

entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso:

SECRETARIA DE EDUCACION.

UNIDAD PRODUCTORA: Nombre del área asistencia! o administrativa

que produce y traslada la documentación.

SERIE: Nombre de la serie o tema general al cual pertenece la

documentación (revisar TRD del área).

SUBSERIE: Nombre de la subserie o tema específico, el cual se deriva

del tema general al cual pertenece la documentación (revisar TRD del

área).

NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Hace alusión' al tipo de descripción de la documentación, sea simple o compuesta. Escribiéndose: Unidad documental compuesta si la conforman diferentes tipos de documentos. Ej. Historias Laborales, Contratos, Historias Clínicas, etc. Unidad documental simple si la conforma un solo tipo de documento. Ej. Decretos, circulares, resoluciones, etc. REGISTRO DE ENTRADA: Este espacio lo diligencia el área de Gestión Documental, registrando Fecha de ingreso con el número consecutivo correspondiente a la transferencia. TIPO DE TRANSFERENCIA: Existen dos tipos de transferencias: primaria y secundaria, la primera se refiere al traslado de documentos de los archivos de gestión (áreas asistenciales y administrativas) hacia el archivo central, y el segundo tipo de transferencia aplica en el caso del traslado de documentos hacia archivos históricos para su debida conservación RELACIÓN: Es el número consecutivo total de las carpetas, legajos, paquetes o tomos que conformen la transferencia, registrando en la

columna relación desde 1 en consecutivo hasta finalizar la última hoja de los inventarios, evidenciándose al final el número global que corresponde a la totalidad de documentos entregados para custodia a Gestión Documental. NÚMERO DE ORDEN: Número consecutivo de orden según sean carpetas, Legajos, paquetes o tomos, iniciando desde 1 con sus correspondientes consecutivos, lo cual nos indicara en detalle la cantidad de documentos almacenados por cada caja X-200 estandarizada para el Colegio. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Es la ubicación de cada una de las cajas X-200 en la bodega y mobiliarios que tiene dispuestos el Colegio - identificando: Nivel - Modulo- Estante- Entrepaño- Caja- Carpeta. TITULO UNIDAD DESCRIPCION: Es el título o nombre asignado a la documentación, según la serie o tema. FECHAS EXTREMAS: Son las fechas que indican los momentos de

inicio y de finalización del conjunto de documentos. Debiéndose

registrar de la siguiente manera. El documento de fecha más antigua de

producción en la columna de fecha inicial y el de fecha más reciente se

registrara en la columna de fecha inicial. Ingrese S.F cuando no se

conozca la fecha.

UNIDAD DE CONSERVACION: Se denominan unidades de

conservación a las carpetas, cajas, AZ`S, legajos, paquetes etc., puesto

que contienen un conjunto de documentos garantizándoles su

preservación e identificación.

En el inventario se registra N. de caja según sea el consecutivo. N. de

carpeta una a una, igual si es un tomo o en la eventualidad que sea otro

tipo de unidad de conservación se registra en la columna OTRO.

N. FOLIOS: En dicha columna se registra el número total de folios que

componen la carpeta, legajo, paquete, tomo u otro.

SOPORTE: En esta columna se registran únicamente soportes

diferentes al papel, así: (M) microfilmes, (v) cintas de video, (c) casetes,

(MG) Magnético (E) Electrónicos, (o) (CD,DVD) Óptico.

NOTAS: En esta columna podrá registrar los datos relevantes que no

hayan sido registrados y que permitan identificar con más exactitud la

documentación.

ELABORO: Registre nombres y apellidos, cargo y firma de la persona

que elaboro el inventario; así como el lugar y la fecha de entrega.

RECIBIO Y COTEJO: Se registra nombres y apellidos, cargo y firma de

la persona que recibió y cotejo el inventario documental, así como el

lugar y la fecha de recibo y cotejo.

PAGINA N: Numero consecutivo de cada página del inventario.

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL ROTULO DE LA UNIDAD DOCUMENTAL - CP.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Es la ubicación de la documentación contenida en cada una de las cajas X-200 en la bodega y mobiliarios que tiene dispuestos el Colegio - identificando: nivel - modulo- estante- entrepaño- caja y carpeta, para e! caso de documentos en transferencia este espacio al rotular las carpetas se deja libre para que lo diligencien en Archivo central en donde dispondrán la ubicación.

ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe escribir nombre completo de la entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso: Secretaria de Educación.

UNIDAD PRODUCTORA: Se escribe el nombre del área asistencial o administrativa que produce y traslada la documentación.

SERIE: Es la codificación de la serie y tema general al cual pertenece la documentación (revisar TRD del área). Ej. Contratos, circulares, etc.

SUBSERIE: Es la codificación de la subserie y tema general al cual pertenece la documentación (revisar TRD del área). Ej. Contrato de arrendamiento/ circulares informativas, etc.

FECHA INICIAL: (FECHA EXTREMA) Se registra la fecha más antigua de los documentos almacenados en la carpeta. Escríbalas de la siguiente manera: día-mes-año. Cuando no se conozca la fecha inicial ingrese S.F (SIN FECHA).

FECHA FINAL: (FECHA EXTREMA) Se registra la fecha más reciente de los documentos almacenados en cada carpeta. Escríbalas de la siguiente manera: día-mes-año. Cuando no se conozca la fecha final ingrese S.F (SIN FECHA). FOLIOS: Se registra el número total de folios que componen la carpeta, legajo, paquete, tomo u otro. Estos deben contener un máximo de 200 folios..

.

NOTA: Las unidades de conservación “carpetas, legajos, tomos, etc.”. Deben ir marcadas en la esquina inferior izquierda con No consecutivo de caja y en el extremo inferior derecho con No consecutivo ya sea carpeta, legajo, tomo, libro, paquete, etc.

ROTULO DE LA UNIDAD DE CONSERVACION (CP)

ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD PRODUCTORA: NUMERO DE ORDEN.

SERIE Y/O GRUPO DOCUMENTAL:

SUBSERIE:

DESCRIPCION:

FECHA EXTREMAS: DE HASTA

FOLIOS: CARPETA N. DE

ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL GRUPO DE ARCHIVO

NUMERO DE CARPETA: NUMERO DE CAJA.

SIGNATURA:

NIVEL MODULO ESTANTE

ENTREPAÑO: CARPETA N.

INSTRUCTIVO UNIDAD DE CONSERVACION CAJA

ESTANDARIZADA

ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe escribir nombre completo de la

entidad dueña de la totalidad de los documentos, en este caso:

Secretaria de Educación

UNIDAD PRODUCTORA: Se escribe nombre del área asistencial o

administrativa que produce y traslada la documentación.

SERIE DOCUMENTAL: Registre el nombre de la serie o tema general al

cual pertenece la documentación. Ej. Contratos

SUBSERIE: Es la codificación de la subserie y tema general al cual pertenece la documentación (revisar TRD del área). Ej. Contrato de arrendamiento/ circulares informativas, etc.

DESCRIPCION:

FECHAS EXTREMAS: (fecha inicial - fecha final) se refiere a la fecha

más antigua y a la más reciente de la totalidad de los documentos

almacenados en la caja X-200, para determinarlas debe verificar el

inventario documental caja x caja estableciendo fechas. Escriba

solamente los años, Ej. 2000 - 2006 (Donde 2000 es la fecha más

antigua y 2006 es la fecha más reciente).

CONTENIDO: Se escribe el contenido almacenado al interior de la caja.

Ej. Dependiendo la clase de unidad de conservación: carpeta, legajo,

tomo, paquete o libro, así: (carpeta 1 - a carpeta 10) ó (legajo 1 a legajo

10), (paquete 1a paquete 10) según el caso.

.

.

ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD PRODUCTORA :

SERIE Y/O GRUPO DOCUMENTAL:

SUBSERIE:

DESCRIPCION :

FECHAS EXTREMAS:DE HASTA

CONTIENE CARPETAS:DE HASTA

EEPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL GRUPODE ARCHIVO

. formato transferencia documental

ART 15 de la ley 594 de 2000 (Responsabilidad especial y obligaciones de los

servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones

titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente

inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo

General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a

que haya lugar en caso de irregularidades).

ART 16 de la ley 594 de 2000 (Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo

estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los

funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las

entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación

de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de

los documentos de archivo y serán responsables de su organización y

conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos).

Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los

funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética

profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente

en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.

Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les

confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la

documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del

patrimonio documental de la Nación.

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la

obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y

áreas relacionadas con su labor.