工作可以方便些、聰明些、輕鬆些 ·...
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經營決策論壇 /62 期 /2010.12 月4
發行人的話 From The Publisher
叡揚資訊執行長 張培鏞
工作可以方便些、聰明些、輕鬆些
記得大學第一次踏進電路學實驗室,助教第
一堂課講的就是實驗台上的東西與擺放位
置均有所本,例如慣用右手的人,銲槍就應擺在
右手邊,因為這會讓動作順暢,這是我第一次深
刻感受到工作效率與空間操作動線有這麼直接的
關係;1980 年代,「OA 辦公家具」成為工作職場
上的新興熱門名詞,也揪出我內心疑惑:「簡單的
辦公家具為何可以跟這麼大的 Office Automation
意涵產生關聯 ? 」經過時間洗禮,開始慢慢發現
一個看似簡單不起眼的辦公室桌椅也能攸關生產
力,因為這跟辦公室的動線設計息息相關。最
近,Google 開始大談辦公室環境與動線設計關
乎創意與生產力甚鉅,在 Peopleware:腦力密集
產業的人才管理之道 (Tom Demarco & Timothy
Lister 著 ) 這本名著中也提到辦公室空間與動線
設計跟專案及團隊生產力有很大關係。
空間設計與生產力 實體空間到數位空間
環境空間設計的進化,從實體生產線來看,自從
1908 年福特汽車 pipeline 生產線設計以來,在歷
經百年徹底焠鍊,不管是工廠生產線或是服務業
賣場 ( 例如經典的麥當勞空間設計、速食生產與
服務動線 ),透過不斷的改良,提高了效率;把
概念拉到數位空間,資訊應用系統畫面設計與操
作動線猶如現實空間流暢性的重要性,只是空間
性由實際的人體操作動線移到了資訊系統的使用
畫面,轉變成視覺與指間中的操作動線。
應重新定義的藍領與白領界線
過去,我們稱工廠生產線上工作的人為藍領,坐
辦公室的人為白領階級;工廠生產線上的工作性
質是因著生產線上特定的位置,而被設計成做固
定的工作,換句話說,也就是清楚表示任何超越
規範的行為與突如其來的創意都是不被允許的;
但在追求效能與效率的當下,利用資訊系統的輔
助、導引與規範,讓在辦公室特定職務的人透過
資訊系統規範與引導下做特定的事,例如銀行的
櫃台作業,鐵路與航空的櫃檯賣票作業,甚至連
工廠、賣場及餐廳的進出貨與發票等處理作業,
都是作業人員在資訊系統的輔助與規範下完成工
作,但卻出現一個現象,你我可能都有經驗在百
貨公司裡嘗試要一些折扣時,卻碰到她們告訴你
沒辦法,因為這已超出電腦設定的折扣範圍。
故我們可以看到如果以設計力、創意的腦力活動
來區分藍領與白領,那麼已經有非常多的非工廠
在 Knowledge worker 的工作平台上,還有很大
空間與市場待開發,未來我們還會以既有基礎持
續投入 Knowledge worker 辦公室自動化 (OA) 這領域。
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工作可以方便些、聰明些、輕鬆些 工作已經是藍領階級了,特別是在這 20 ~ 30 年
間,因為工作流程再設計(BPR-Business Process
Reengineering)及資訊系統的導入(ERP、CRM
等)讓這現象特別明顯。透過資訊系統運作下,
不斷收集的資訊所能創造出的分析資訊也不斷增
加,這也是為什麼這幾年大家都在做 BI(Business
Intelligence 商業智慧)與 Data Mining(資料探
勘)。這時候設計商業模式、工作流程與組織,
資訊系統,利用資料做分析與決策等腦力密集工
作就顯得更加重要。我們可以看到科技進步所產
生的變化,的確有不少的腦力工作被資訊系統取
代了,這也就是結構性的工作流失,這現象反映
出來的就是看到在已發開的歐美國家,政府無不
傾力催生推動產業升級與培育文化創意產業的萌
芽茁壯,來改善結構性失業的根本問題。
OA (Office Automation) 定義的層次
深入看一下目前以腦力為主的辦公室活動,良好
的實體辦公環境應具備什麼條件呢?
桌椅、空間當然是基本要求,書寫文章、簡報製
作等文書作業工具也是缺一不可;但這樣是否足
夠了?如果我們找個人跟著 knowledge worker,
典型者如 : 單位領導人、主管、顧問、專案經
理、分析師或是各類設計師,可以發現這些人的
工作總脫離不了:規劃未來與發想、觀察時事與
因應、領導計劃、開會討論、拜訪接待、追蹤、
檢討與調整計畫等,如果我們把這些事項的精神
抽取出來,我們可以發現有幾個重要元素 :
1. 跟人、事、時間與資源間有緊密關係。
2. 諸多的協同互動。
3. 活動與計畫是將上述這些元素關聯在一起的黏
著劑,活動與計畫常伴隨以文件記錄出現之。
4. 隨著時間推進,上述這些資訊的規模會越來越
大,整合性的價值越高,但如果缺乏一個資訊
化的系統來輔助將資訊關連起來並管理之,則
會難以駕馭其產生的功效並隨之流失。
這也是為什麼我們會看到台灣政府自民國 82 年
後即積極投入電子化公文,透過公文有效的管理
政務推動,進一步於民國 91 年開始對重大施政
計畫實施管理,我們有幸參與了這些e化的推
動,也感受到這些計畫對於政府效能所產生的重
大影響,也因為實際參與讓我們有深入感受與進
步,我們必須說這些系統支撐的是一種高層次腦
力活動的 PDCA (Plan-Do-Check-Act),也是較高
層次的 OA,這也大大提升行政效率與效能。
因而我們領悟到資訊系統對於 Knowledge worker
的幫助有了如圖二的看法,也就是在傳統上大家
所說的「資料流」外,我們認為還有上層次的
「文件流」與 「活動 ( 計畫 ) 流」,想一想我們的
活動不都是透過一個接一個的子題串聯,直到完
成細部成果後逐一彙總,我們也可以了解每次的
活動都脫離不了通知、過程與結論等文件,每個
文件中都脫離不了人事時地物等資訊,所以這三
者有上下游的緊密關聯,過去大家之所以只著重
於「資料流」,就我個人看來是因為比較好處理,
圖一:CIO網站的Application分類,從分類可
看出 BI 及 KM 等輔助知識工作者的工具與平台
已逐漸跟ERP、CRM一樣變成必備之 e 化工具
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發行人的話 From The Publisher
且過去只著重於文數字的 Data Base 之資訊技術
也較成熟,然在進入 Internet 時代後,我們可以
看到處理文件、多媒體的技術快速演進,典型者
如 Google、amazon、YouTube 等,這些新類型
的資料也正考驗我們處理的能力。
工作平台的確讓工作方便了
以圖二視野與有計畫地研發與推廣下,我們已經
有下列相對的產品來支援 :
1. 需較制式流程規範的文件處理,也就是政府
與金融業所需的公文管理 (S.P.E.E.D.):這
產品已推出多年也歷經了好幾代的改版,目前
已經進化到可提供集團與政府單位內部大規模
的雲端共用服務,例如新北市、苗栗縣、大台
南、宜蘭縣政府、中華郵政、富邦金控,元大
金控等,這些極龐大且具有多部門的公司,就
是使用非常大規模的雲端共用版服務。
2. 具 備 Enterprise 2.0 特 色 的「 知 識 管 理 」
(Vitals/KM):這看似虛無飄渺的知識管理,
卻簡單的可以讓組織內的作業環節輕易結合,
例如:會議記錄、客訪報告、專案文件知識
庫、lesson and learn,讓大家有個協同互動的
工作平台且可以方便留存 / 找尋資料;平台極
具彈性,大到可以讓味全、頂新集團兩岸多公
司全部導入,小到可以作為學校知識管理的教
學平台,例如日本駒澤 Komazawa 大學就挑
選 Vitals/KM 做為教學平台。
3. 彈性甚鉅的「交辦、會議、活動管理」
(teamKube):這是一個可將活動內「人事時
地物」等資訊一網打盡的高度整合軟體,且可
整合文件與知識大管家的 Vitals/KM,更是一
個普羅大眾日常會議、交辦與執行過程的良好
工作平台,讓大家的工作方便些、聰明些、也
輕鬆些,這雖是叡揚最新推出的產品,一如預
期推出就得到超級好評,包括常擔心交辦不落
實的政府單位,到極度重視執行力的世界級頂
尖的電子公司都相繼導入,顯現大家對於活動
流資訊的掌控與執行力之重視。
上述這些工具是叡揚眾多同仁們,經年累月所聚
集之珍貴經驗與多年投入研發的心血成果,我們
認為在這 Knowledge worker 的工作平台上,還
有很大空間與市場待開發,未來我們還會以既有
基礎持續投入 Knowledge worker 辦公室自動化
(OA) 這領域,因為畢竟未來的核心競爭是在這
群具有掌控事情能力及具有動腦價值的辦公室關
鍵族群上,讓 Knowledge worker 工作得更有效
率,拓展無限商機與潛力。
圖二、白領自動化 - 協同、連結、網絡