OFICIO(Viene del Latn OFFICIUM) Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Su finalidad Informar, Invitar, Pedir, Remitir. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. Facultad para Firmar Oficios Los oficios de circulacin externa, son firmadas solamente por la mxime autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, peden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin. Partes de un Oficio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Membrete: Nombre de la institucin. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. Despedida Firma y cargo del que remite el oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones

como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. [editar]Partes

Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de AoEs la denominacin que se le da al ao actual P.Ej. "Ao de la Paz Mundial".

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.

Numeracin

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,

Firma y posfirma

Firma: Se escribe la rbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.

Anexo

Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribucin

Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EL INFORMEEs un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters

La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias paginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. l informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en papel A4. rea de difucin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua. Partes del Informe 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan:

y

Informe Ordinario:

Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas:

y y

Es regular y rgido. Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros.

y y y y y

Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. Informe Extraordinario.-

Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. Caractersticas.-

y y

Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan:

yA pedido de la autoridad, Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y o Si se presentan casos imprevistos de inters. y Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempea cargo administrativos. y Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. y No llevan titulo.

o o

Observaciones

y y y

Los informes que presentan los servidores que no desempea cargos administrativos no llevan numeracin ni siglas, los mismos que los memorando que remiten. Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin de "Informe". Informe tcnico

Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Caractersticas:

y y y y

El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de documento. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

Subttulos del texto del informe tcnico:

y y y y y

Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.