Att göra upphandling och kravspecifikation för mediatjänsterITHU-internat, Lund 2012Mats Brenner, mbr@hig.se

Utgångläget

Ramfaktorer:

Behovsanalys/Syfte

IT-strategi och policy för sociala medier

IT-plan och eventuell förvaltningsmodell

Befintliga system, befintliga lokaler/personal

Nya pedagogiska koncept – strategi för nätbaserat lärande

Finanseringsmodell/er

Upphandla IT-system

Aspekter:

Licenser / Open Source / Befintligt / Nytt

Integreringar / Outsourcing / Samverkan

Egen kapacitet / kompetens

Säkerhet / IT-miljö t ex WiFi

Användarstatistik & Educational data

Systemägarskap / Förvaltningsmodell

Nuläget

Arbetsflöden – situation före funktion

Tekniska beskrivningar

– text och grafiskt

Nuläge: Videohantering – case 1

Rapport: (summarisk visning av rapportens innehåll/struktur + matrix)

Jämförelse av videohanteringssystem – för inspelning och publicering av webbföreläsningar (17 sid)

Innehåll:Problem och behov

Nuläge

System på marknaden

Övriga lärosäten, exempel

Kriterier utifrån verksamhetsområden

Resultat – jämförelse av system utifrån kriterier för kravspecifikation

Förslag och rekommendationer

Bilaga A: Jämförande matris / Comparison Matrix

Nuläge: Jämförelse av olika system

Upphandling: Infact - case 2

Nulägesanalys och

Prototyp/Mocup/User Interface etc

Kravspecifikation och Anbudsinfodran

Funktionella krav

Icke-Funktionella krav

På bara svenska eller även engelska

Synka med budget, investeringsbudget eller speciella projektmedel, beslut för uppdraget

Underlag för kravspecifikation

KravtypFörslag på uppdelning enligt FURPS+, i följande kategorier:FunktionAnvändbarhetPålitlighetPrestandaUnderhållbarhetDesignspecifikationer

OtydligheterDe krav där det direkt kunnat avgöras om information saknas får kommentar.

Förfrågningsunderlag och Anbudsinfodran

Förfrågningsunderlag

Upphandling och urval

Upphandlingsform”Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.”

Upphandlingsföreskrifter och kriterierOrganisationens allmänna riktlinjerUtvärdering av anbudsgivare och anbudTilldelningsbeslutUpphandlingskontrakt

Underlag för kravspecifikation till anbudsgivare Bilagor:Översikt över befintlig prototyp, Mocup el. User Interface (om sådan finns)Underlag för kravspecifikation för vidareutvecklingKravlista med prioriteringarArbetsprocesser och aktörerBakgrund och mål med systemetSanningsförsäkran

Anbudsutvärdering

Förteckning över inkomna anbudAlla dokument noteras som skall inkomma/saknasAnbudsutvärderingVal av anbud och Utvärderingskriterier - kvalitet, teknisk lösning, pris och krav på leverantörens erfarenhet och formkrav/distribution/kommunikation (viktning i %)Hur utvärderingen gjordesRankning – beskrives/metodTilldelningsbeslutBeslutsunderlag från bedömargruppenVem som fick göra jobbet…

Elektronisk upphandling, för skapa en Annons - exempelvis Visma Opic AB (tidigare Allego): http://www.opic.com/sv/Annonsera/ / http://www.opic.com/sv/tendsign/ Open Source Software, Eu:s joinup guidlines: https://joinup.ec.europa.eu/software/guidelines