2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 -

SEMINARSKO GRADIVO

OLAP analize v iCentru

Seminarsko gradivo 2016

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 -

Kazalo

Razlaga sistema .................................................................................................................... 3

Osnovni pregled OLAP kocke ....................................................................................... 5

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli ................................................................................. 5

Glava vrtilne tabele ......................................................................................................... 6

Telo vrtilne tabele ........................................................................................................... 7

Prilagoditev delovanja vrtilne tabele ............................................................................... 7

Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele ........................................................................11

Filtriranje podatkov vrtilne tabele ...................................................................................12

Kako začeti? .....................................................................................................................13

Primer ...........................................................................................................................13

Pogledi na vrtilno tabelo ....................................................................................................18

Grafični prikaz podatkov ...................................................................................................19

Prikaz podrobnih podatkov ...............................................................................................20

Tiskanje podatkov .............................................................................................................21

Izvoz podatkov ..................................................................................................................22

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 3 -

Razlaga sistema

Kaj je OLAP?

OLAP je kratica za OnLine Analytical processing (sprotna analitična obdelava). Je

programska oprema ali pa postopek, vgrajen v programsko opremo, ki omogoča, da v

kratkem času analiziramo veliko podatkov. Praviloma prikazuje podatke večrazsežno oz.

večdimenzionalno. Taki strukturi pravimo OLAP kocka.

Kocka omogoča hiter in zanesljiv vpogled v podatke iz različnih zornih kotov. OLAP

tehnologija obdela veliko količino podatkov in v vsakem trenutku uporabnikom pripravi

analize poslovnih procesov, ki so ključni vir strateških informacij pri procesu odločanja. V

poslovnem svetu so za pripravo poročil managerjem zelo aktualne preglednice, ki imajo

veliko analitično moč. Vendar se za pripravo le-teh lahko porabi veliko časa, saj more

zadolžena oseba v podjetju potrebne podatke zbrati in jih primerno urediti. Tako pripravljene

preglednice so lahko za uporabnike delno neuporabne, ker težko najdejo ravno tiste podatke,

ki jih potrebuje. Orodje OLAP rešuje vse te težave, saj ponuja logično, hierarhično in

strukturirano pregledovanje podatkov.

Naključen pogled v množico podatkov da nerazumljiv prikaz številk, ki jih v večini primerov

zelo težko razložimo, še težje pa enostavno uporabimo.

Zaradi tega je pravilen dvostopenjski pristop k OLAP analizam.

Jasno mora biti postavljeno vprašanje, kaj pravzaprav želimo analizirati.

Osnutke analiz shranimo v »svoj« nabor, da nam bo določena analiza hitreje dostopna.

Kje imamo OLAP analize v knjigovodstvu

Dvostavno knjigovodstvo

• Pregled knjiženja

• Pregled bilance

• Plan prilivov in odlivov

• Hitri pregled

• Analiza plana po kontih

• Analiza izračunanega izkaza

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 4 -

Davek na dodano vrednost

• Analiza postavk obrazca DDVO

• Analiza vrstic DDV

Osnovna sredstva in drobni inventar

• Pregled osnovnega sredstva po izbiri

• Pregled DI po izbiri,

• Analiza obračuna amortizacije

• Analiza sprememb v OS in DI

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 5 -

Osnovni pregled OLAP kocke

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli

Okno prikaza podatkov v obliki vrtilne tabele (OLAP) je razdeljeno na več delov

Nad podatki vrtilne tabele je vrstica z ikonami, ki nam omogočajo upravljanje s pogledi na

vrtilno tabelo, tiskanje in izvoze podatkov.

dostop do SAOP spletne strani za informacije in pomoč.

dostop do lastnih zaznamkov in organizacijskih navodil

gumba za shranjevanje in urejanje shranjenih poizvedb

gumba za izvoz podatkov. Gumb vam omogoča direkten izvoz v excel, txt ali pdf

datoteko in s tem še lažje pripravo poročil.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 6 -

Glava vrtilne tabele

Podatki glave omogočajo filtriranje in prilagoditev prikaza vrtilne tabele.

Na zgornjem delu glave (1.) imamo nabor podatkov, ki so namenjena filtriranju podatkov a

niso vključeni v trenutni pregled. Polja v tem delu so na razpolago, da jih prikažemo ali v

stolpcih ali vrsticah vrstilne tabele.

V levem delu naslednje vrstice glave (2.) imamo številčna polja, ki se prikazujejo v

podatkovnem delu vrtilne tabele. Podatkovna polja so razvrščena tako, kot se prikazujejo v

podatkovnem delu vrtilne tabele(2a).

V tretjem delu glave OLAP (3.) so polja, ki predstavljajo stolpce vrtilne tabele po katerih

pregledujemo podatke vrtilne tabele.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 7 -

Telo vrtilne tabele

Telo vrtilne tabele prikazuje izbrane podatke

Prilagoditev delovanja vrtilne tabele

Desni klik na miško (v teh navodilih bo desni klik miške označen z ) v glavi vrtilne

tabele nam odpre spustni meni, s pomočjo katerega lahko dodatno prilagodimo delovanje

vrtilne tabele.

Izberemo lahko naslednje akcije:

Prikaži seznam polj – odpre se nam okno, v katerega lahko odlagamo oz. iz katerega

lahko jemljemo filtrirna oz. podatkovna polja s pomočjo miške. Podatkovna polja so obarvana

v rumeno barvo in jih lahko odlagamo samo v podatkovni del glave (2.) vrtilne tabele. Primer:

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 8 -

Znesek v dobro je izbran podatek, katerega vrednost se prikazuje v podatkovnem delu.

Lahko ga umaknemo v seznam ( glava tabele 1) to naredimo tako, da kliknemo na polje in

ga enostavno povlečemo v glavo tabele.

Lahko pa ga umaknemo na razpoložljiv seznam polj.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 9 -

Ostala polja lahko odlagamo v vse ostale dele glave vrstilne tabele – filter, vrstice, stolpce.

Odložitev podatkov iz glave vrtilne tabele v seznam polj nam omogoča umik polj iz prikaza

vrtilne tabele. Privzeto so vsa polja vrtilne tabele prikazana na vrtilni tabeli. Na ta način lahko

umaknemo filtrirna in podatkovna polja, ki jih ne potrebujemo na pogledu vrtilne tabele, tako

da postane vrtilna tabela bolj pregledna in lahko sočasno vidimo več podatkov.

Prikaži pogovorno okno filtra – odpre se nam pogovorno okno filtra, ki nam omogoča

sestaviti napreden filter za prikaz podatkov vrtilne tabele

Skrij/pokaži filter polja – nam omogoči hitro začasno skritje/prikaz filter polj in s tem prikaz

več podatkov na ekranu.

Omogoči izbor več podatkov – nam omogoča izbor več podatkov za prikaz detajlov in

kopiranje podatkov.

Prikaži/Skrij vsoto vrstic – prikaže/skrije skupne seštevke podatke vrstic.

Prikaži/Skrij vsoto stolpcev - prikaže/skrije skupne seštevke podatke stolpcev.

Lastnosti - Omogoča nam enostavno upravljanje z dimenzijami in merami vrtilne tabele.

Polja lahko premeščamo med področji filtrov, stolpcev, vrstic, podatkov in razpoložljivimi

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 0 -

podatki preprosto tako, da ji povlečemo z miško in spustimo v ustrezno okno. Poleg tega

lahko na enak način tudi razvrščamo podatke znotraj posameznega dela preglednice (okna).

Poleg tega lahko v tem oknu tudi vklopimo/izklopimo prikaz posebnih zbirnih vrstic za

dimenzije, ki imajo eno samo vrednost (Vsote za eno vrednost) ter izberemo osnovo

izračuna prikazanih zbirnih podatkov. Osnova izračuna ima dve možni vrednosti:

cbRowData – prikazani zbirni podatki se izračunajo na osnovi vrstic podatkov,

ki so osnova za prikaz vrtilne tabele

cdVisibledata – prikazani zbirni podatki se izračunajo na osnovi na vrtilni

tabeli vidnih podatkov

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 1 -

Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele

Ko se vrtilna tabela s podatki prikaza odpre so prikazani najvišji nivoji prikaza. S klikom na

pred podatkom razširimo prikaz na pod nivoje izbranega podatka.

S klikom na pa se vrnemo v izhodiščni položaj.

Če želimo odpirati in zapirati več podatkov skupaj pa desno kliknemo na področju kjer se

nam prikazujejo nivoji vrtilne tabele se nam odpre spustni meni, ki nam omogoča naslednja

dejanja:

Strni/Razširi – strne oziroma razširi eno nivo ene veje prikaza (enako kot klik na + ali - )

Strni vse/razširi vse – strne oz razširi izbrani nivo prikaza v vseh vejah (enako kot <Ctrl>-

oziroma <Ctrl>+ )

Razširi vse po vseh nivojih (<Ctrl><R>)/Strni vse po vseh nivojih (<Ctrl><S>) – Razširi oz.

strne vse nivoje vseh vej

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 2 -

Filtriranje podatkov vrtilne tabele

Podatke prikazane na vrtilni tabeli filtriramo tako, da na etiketah polja z miško izberemo .

Odpre se nam okno

na katerem si izberemo podatke, ki jih želimo pregledovati. Privzeta vrednost je, da so

prikazani vsi podatki. Če v filtru niso izbrani za prikaz vsi podatki, se puščica na etiketi

obarva v modro.

Razvrščanje podatkov lahko spremenimo (naraščajoče/padajoče) s pomočjo izbora

na etiki vrstice ali stolpca.

Ali pa

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 3 -

Kako začeti?

Pred prvo analizo si je potreba postaviti konkretno vprašanje.

Kateri podatki me zanimajo, ter kakšen je namen analize.

Primer

V nadaljevanju si bomo pogledali primer analize prihodkov po stroškovnih mestih od leta

2014 do 2016 za obdobje junij.

Na pregledu knjiženja se najprej omejimo, kot prikazano na spodnji sliki.

Ob kliku na gumb OLAP se nam odpre vrtilna tabela, kjer vidimo prihodke skupaj glede na

izbrane parametre v predhodnem koraku (prihodki od leta 2014 do 2016 za obdobje junij).

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 4 -

Ker nas zanimajo prihodki po stroškovnih mestih po posameznih poslovnih letih si v

preglednico najprej prenesemo – povlečemo z miško polje Obr. leto, v stolpec vrtilne tabele

pa postavimo poje Naziv SM. Iz preglednice pa umaknemo stolpce, ki jih ne potrebujemo.

Dobimo:

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 5 -

V kolikor nas zanimajo podrobnosti, ki tvorijo seštevke, ki jih vidimo na zaslonu, označimo

polje, ki nas zanima, kliknemo z desno miškino tipko. Odpre se nam meni, kjer izberemo

Podrobnosti.

Nato se odpre nova tabela, ki prikazuje podrobnosti.

Vrstni red stolpcev si uredimo z miško.

Ker želimo zbir po določenem sklopu podatkov in so nam nekateri odveč si tabelo uredimo.

Posamezna polja/stolpce lahko izločimo iz našega pregleda. Postavimo se na polje katerega

želimo izločiti, kliknemo desni gumbek na miški in izberemo možnost Izloči to kolono. V

našem primeru stolpec Dogodek se premakne med Izbor polj.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 6 -

Če izberemo možnost »Izbor polj« lahko v prikazano okno enostavno povlečemo polja, ki

nas ne zanimajo.. tako dobimo podroben prikaz podatkov, ki so za nas pomembni.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 7 -

Ko imamo urejen podatkovni del, preverimo še matematični del seštevka polja »Znesek v

dobro«.

To naredimo tako, da desno kliknemo na napis Znesek v dobro (ne na puščico zraven

napisa).

Prikaže se pogovorno okno, ki bo nastavljeno tako:

Tip zbira – iz spustnega menija nastavimo vrednost, ki jo želimo prikazovati v

osnovnih celicah prikaza mer in na veliki sumi. Izbiramo lahko med standardnimi

statističnimi funkcijami (sum – vsota, count – število, min – najnižja vrednost, max –

najvišja vrednost, average – poprečje, ...).

Vrednost zbirov – določa prikaz zbirnih podatkov na nivoju dimenzij. Sestavljen je iz

dveh delov – načina prikaza zbirnih podatkov (tvAutomatic – samodejni izbor

prikazanega zbira, ki je vezan na Tip zbira prikazane mere, tvCustom – kjer sami

izberemo do štiri zbire podatkov za prikaz ali tvNone – zbirnih podatkov za ta nivo ne

želimo prikazovati) ter izbire funkcije. Iz spustnega menija je možno izbrati do štiri

funkcije za prikaz na nivoju dimenzije. S pomočjo poleg funkcije se nam odpre

okno, v katerega lahko vpišemo obliko števila, ki ga želimo prikazati v zbirnih

podatkih.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 8 -

Pogledi na vrtilno tabelo

Poglede na vrtilno tabelo lahko tudi shranimo tudi z izborom . Odpre se nam meni z

dvema izboroma

.

Izbor Shrani nam omogoča shraniti trenutni pogled na vrtilno tabelo. Odpre se nam okno, v

katerega vpišemo ime pod katerim želimo shraniti pogled na podatke vrtilne tabele.

Shranjujejo se nastavitve in izgled vrtilne tabele ne pa sami podatki in filtri podatkov – le-ti se

vedno jemljejo sveži iz podatkovnih baz. Hitro dostopamo do shranjevanja pogleda tako

izberemo .

Izbor Uredi poglede nam omogoča preimenovanje in brisanje obstoječih pogledov. Odpre

se nam preglednica z obstoječimi pogledi vrtilne tabele, ki nam omogoča preimenovanje

pogleda, dajanje pogleda v skupno rabo in brisanja obstoječih pogledov.

Shranjeni pogled na vrtilno tabelo lahko aktiviramo tako, da izberemo . Odpre se nam

preglednica, iz katere izberemo želeni pogled na vrtilno tabelo. Izbiramo lahko med lastnimi

pogledi na vrtilno tabelo in pogledi, ki so jih za vrtilno tabelo dali avtorji v skupno rabo.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 1 9 -

Grafični prikaz podatkov

Prikaz zbirnih grafičnih podatkov zaženemo z desnim klikom na miško na podatkovnem

področju in izborom Zbirni graf ali pa s pomočjo izbora . Odpre se nam okno z

grafičnim prikazom zbirnih podatkov. Podatki se prikazujejo po poljih, ki jih imamo v

vrstičnem delu in nam omogočajo sprehajanje v globino. Graf je možno natisniti ali shraniti v

PDF obliki.

Če želimo prikazati grafične podatke iz izbranih celic, moramo najprej označiti celice, katerih

vrednosti želimo prikazati v grafični obliki. Pri tem moramo imeti aktivno nastavitev Omogoči

izbor več podatkov. Nato s pomočjo desnega miškinega klika in izbora Graf odpremo okno z

grafičnim prikazom. Graf je možno natisniti ali shraniti v PDF obliki.

Primer:

V kolikor želimo primerjati prihodke skupaj po poslovnih letih kliknemo na nivo podatkov Obr.

Leto.

Podatke lahko primerjamo tudi znotraj enega poslovnega leta po stroškovnih mestih.

Izberemo poslovno leto in kliknemo v polje Naziv SM.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 0 -

Prikaz podrobnih podatkov

Občasno nas zanima, iz katerih podatkov je sestavljen zbirni podatek, ki je prikazan v vrtilni

tabeli. Da bi to videli izberemo celico ali celice s podatki, ki jih želimo analizirati in s pomočjo

desnega miškinega klika in izbora Podrobnosti, odpremo podrobno preglednico s podatki, ki

so vir zbirnega podatka. Te podatke lahko na tem mestu natisnemo ali izvozimo.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 1 -

Tiskanje podatkov

Tiskanje podatkov izberemo s pomočjo . Odpre se nam meni

,

ki nam omogoča naslednje:

Tiskaj – natisne podatke vrtilne tabele

Predogled – pripravi predogled tiska podatkov vrtilne tabele

Nastavitve – omogoča nastavitev tiskanja podatkov vrtilne tabele

Oblikuj – omogoča oblikovanje tiskanja podatkov vrtilne tabele

Hitro lahko zaženemo tiskanje podatkov vrtilne tabele s pomočjo izbora .

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 2 -

Izvoz podatkov

Izvoz podatkov izberemo s pomočjo . Odpre se nam meni

,

ki nam omogoča naslednje:

Izvoz v Excel - vse – omogoča izvoz vseh podatkov vrtilne tabele v MS Excel obliki

prikaza. Pred izvozom se izvede razširitev podatkov po vseh nivojih. Primer:

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 3 -

Izvoz v Excel - pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel obliki

prikaza. Izvoženi nivoji so v datoteki taki, kot so bili ob zagonu izvoza. Primer:

Izvoz v Excel - vrstice vse – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel

tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža

se samo vsebina ne pa tudi oblika. Pred izvozom se izvede razširitev podatkov po

vseh nivojih. Primer:

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 4 -

Izvoz v Excel - vrstice pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel

tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža

se samo vsebina ne pa tudi oblika. Izvoženi nivoji so v datoteki taki, kot so bili ob

zagonu izvoza. Primer:

Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice vse – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS

Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena

vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Pred izvozom se

izvede razširitev podatkov po vseh nivojih.

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 5 -

Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS

Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena

vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Izvoženi nivoji so

v datoteki taki, kot so bili ob zagonu izvoza.

Izvozi v Txt – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v besedilno datoteko

2 2 . 1 1 . 2 0 1 6 O L A P v S A O P i C e n t e r - 2 6 -

Izvozi v PDF – omogoča izvoz liste podatkov v PDF obliki

Po izvozu se novo nastala datoteka odpre s privzetim programom za odpiranje datotek

izbrane oblike, če je le-ta definiran na sistemu.