old.bparchiv.huold.bparchiv.hu/eleveltar/data/files/269140918.doc · web viewtartalom. a...

1/439

Adatvagyon felmérés – adatfelvételi jegyzőkönyvek

Változat száma: 0.00Minőségbiztosítás:Fájlnév: Adatvagyon_felvételi_jegyzőkönyvek_BFL_

2010A dokumentumot készítette: FLEXUS Consulting Tanácsadó Kft.

Oldalak száma: 441Mellékletek száma: 0

FLEXUS – NEW DIMENSION OF REORGANIZATION1125 Budapest, Istenhegyi út 103/B., (1) 412-0046, [email protected], www.flexus.hu

mailto:[email protected]

Tartalom

A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI.................................................3

A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI.........................................................................77

A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI.......................................................................274

A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI..............................................................................................320

A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI.......................................................................336

A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI.......................................................................411

A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI 426

2/439

A FŐVÁROSI SZÉKHELYŰ ÁLLAMIGAZGATÁS TERÜLETI SZERVEI ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI

3/439

ADATFELVÉTELI JEGYZŐKÖNYV

ÁNTSZ KÖZÉP-MAGYARORSZÁGI REGIONÁLIS INTÉZETE FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:OTH részéről: Nagy Géza informatikai vezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető helyettes

FLEXUS részéről: Kovács Zoltán

FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. június 23.

FELMÉRÉS HELYE:

Országos Tisztifőorvosi Hivatal1097 Budapest, Gyáli út 2-6.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: ÁNTSZ Közép-magyarországi Regionális Intézete

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete:

2.1. Elektronikus iktatás helyzete: EFRIRKitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.

2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?

Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

KFKI EFRIR Iratkezelés (az ÁNTSZ regionális és kistérségi intézetei számára

1.9.31 2004 – –

4/439

TeVeComp

Bt.

Számítógépes

iktatóprogram

az OTH

számára

V4.39H 1993

2011-től egységes, országosan használt iratkezelő rendszer bevezetését tervezik. Ez akkreditált

lesz export funkcióval.

2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeENEF Kft. ENEF - 2002-2004

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Nem. Az ENEF csak a regionális volt, párhuzamosan papíralapon is folyt az iktatás.Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? EFRIR: ORACLE (adatbázis kezelő), és dbase ENEF: MS ACCESS (adatbázis kezelő).

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? Felhasználói kézikönyv.

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott. A leválogatás kézi úton megoldható, a kistérségi központokon keresztül. Az állományok egyesítésénél arra figyelni kell, hogy a teljes állományt raktuk bele.EFRIR: 2,5 Gb Országos adatTeVeComp Bt.: 143 MB Országos adat

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott.EFRIR: 0,5 Gb Országos adatTeVeComp Bt.: 3 MB Országos adat

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott.Nem. A TeVeComp Bt. által fejlesztett szoftver esetében elkülönülnek az éves állományok, az évzárást követően külön dbf állomány keletkezik.2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? 162 884EFRIR: főszám: 2.900.000, alszám: 8650000 Országos adatTeVeComp Bt.: főszám: 7000, alszám: 35240 Országos adat

5/439

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 435 512EFRIR: főszám: 2300000 Országos adatTeVeComp Bt.: 43000 Országos adat

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott.Az EFRIR: Oracle adatbázis esetében a rendszeres mentés szalagra történik, Solstice Backup szoftver segítségével. A hét utolsó napján teljes mentés történik, egyéb napokon inkrementális. Archivált mentési állományokkal rendelkezünk.A TeVeComp Bt. által fejlesztett szoftver esetében a mentés a Novell szerverről feladatütemező segítségével file másolással történik (teljes mentés). Archivált mentési állományokkal rendelkezünk (adatbázisok DVD-n).2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? Igen, Excell.Igen, html és pdf készíthető. A TeVeComp Bt. által fejlesztett szoftver esetében nincs ilyen funkció.

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Nincs.

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása Kitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.Nem ilyennel rendelkezünk.

2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?


2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

6/439

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB)

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

2.3. E-mail archiválásAz üggyé váló e-maileket kinyomtatják.2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? MS EXCHANGE 2007

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott.A mentés megoldott, Symantec Backup Exec System Recovery szoftver segítségével. Naponta teljes mentés készül. Archivált állományokkal rendelkezünk.Korábban is központi levelező rendszert használtak, ennek 95%-a lett importálva. A mostaniról nincs még archiválás, mert nem teljes. Az archivált állomány a régi Sun One-ról, mágneses szalagon.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Országos Tisztifőorvosi Hivatal által nyilvántartott.Nem2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 650 GB a mostani állomány. 3260 felhesználó (még kb. 250-300 importját tervezik.2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzeteElektronikus aláírással nem rendelkezünk.Tervben van, egyelőre a kormányzattól várják.

2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?

7/439

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?

2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete

2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Országos Tisztifőorvosi Hivatal tartja nyilván.Igen2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?

Név Cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.

EFRIR nincs 20 GB 4 GB Oracle

Egészségügyi

Szolgáltatók

Nyilvántartása

nincs 160 MB Oracle

ÁNTSZ külső

portál

van PDF, RTF,

XLS

20 MB MaxDB

Fekvőbeteg

Területi

Ellátási

Kötelezettség

nincs 65 MB MySQL

MS Active

Directory

nincs

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?A rendszeres adatmentés szalagra történik, Solstice Backup szoftber segítségével. A hét utolsó napján teljes mentés történik, egyéb napokon inkrementális. Archivált mentési állományokkal rendelkezünk.2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.EFRIR: html és PDF fájlba exportálhatók a lekérdezések.2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?EFRIR: Oracle dump, valamint a táblák xls, csv fájlba exportálhatók.Portálszerkesztő keretrendszer rendelkezik export funkcióval, az export funkció acp állományt készít.

2.6. Hang- és képrögzítés Nem rendelkezünk ilyennel.

8/439

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Az Országos Transzplantációs Nyilvántartás DSR hangrögzítő berendezést használ a CRACenter nevű szerverhez csatlakoztatva.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?A rögzítés saját formátumban a szerver HDD-jére kerül.2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?13 GB2.7. Konvertálás, migrálás (2.1.3. megválaszolva).Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.

2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)?

Megnevezés Formátum GB

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?

2.8. Intézményi honlap

2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igenwww.antsz.hu2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Országos Tisztifőorvosi Hivatal tartja nyilván.JBOSS, MAX BB. WEBON, PONTAL MOTOR2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? Országos Tisztifőorvosi Hivatal tartja nyilván.

2.9. E-Irattári szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Igen

9/439


ADÓ- ÉS PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉSI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:APEH részéről: Kiss Géza osztályvezetőBFL/MOL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető helyettesHollósi Gábor (MOL) levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal1054 Budapest, Széchenyi u. 2.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:


2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.



10/439



2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?


2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?


2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.

2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? A program ügykezelő program, de nem teljes körű az elektronikus ügykezelés.

Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció TanúsítványSaját

fejlesztés

DOKU 1.0 2009. június

2-től

Van

(tanúsító

11/439

folyamatosan cég: Mátrix

Kft)


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejesaját fejlesztés IKTAT 1992-2009


Minden nem selejtezett, illetve nem stornirozott ügy iratainak minden adata, illetve az adatok közötti kapcsolat is migrálásra kerül. A migráció 100%-ban sikeresnek tekinthető, csak olyan adatok migrálása nem sikerült, amelyek nem a megfelelő szabályok betartásával kerültek az adatbázisba (más informatikai rendszerek adatainak automatikus áttöltése során keletkező adatok egy része).Mit jelent az, hogy nem a megfelelő szabályok betartásával kerültek az adatbázisba? A betöltés során külső körülmények (pl. lefagyás) miatt előfordult probléma, ami megoldódott.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?VMS – DSM, illetve VMS CACHE2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

IgenKérésünkre a felhasználói kézikönyvet („DOKU” Kezelési útmutató felhasználók számára) 2010. június 10-én megküldték.2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

Az APEH informatikai rendszere nagyon szerteágazó, sok kapcsolat található az egyes szakmai rendszerek között, adattárolás szempontjából sem különíthetők el teljesen egymástól. Az adatbázisokban tárolt teljes adatmennyiség kb. 6000 GB (6 TB)(2.2.6–9) Az adatállomány elvileg leválogatható, de közösen arra az elhatározásra jutottunk, hogy ha egyesítve lesz a MOL-os adatokkal, úgyis az országos adatokra lesz szükség, ezért felesleges. Arra kell figyelni, hogy az egyesítéskor ne duplikáljuk a számokat!2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB)

Erre csak becsült adatunk van, de több mint 1000 GB az éves növekmény.

Országos2007: 47043886 (24548864)2008: 50915713 (23377662)2009: 58241672 (26134612)

KMRI2007: 16545495 (9264375)

12/439

2008: 17264772 (8663383)2009: 22170119 (11579424)

Budapest2007: 3557768+3638118+4094353 (2034653+2013203+2182917)2008: 3564108+3697469+4369867 (1920635+1899251+2048580)2009: 4991862+4919321+5492731 (2915099+2686914+2667334)


Az APEH jelenleg saját struktúrát használ, így a teljes iktatott iratmennyiséget tudjuk megadni, ez 2008-ban 50,9 millió db.2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?

nem


A rendszerben többféle csatolmány is található, részben digitalizált iratok, elektronikusan beérkező adatállományok (pl. elektronikus bevallás). Sokféle fájl kerülhet csatolásra.

A kezelt file formátumok: doc., pdf., tif., xls., jpg. Az adózók számára az elektronikus ügyintézés során az elektronikus dokumentumok mellékleteként jelenleg tif., pdf. és xls. file-ok csatolására nyílik lehetőség.


Jelenleg nagyteljesítményű szervereken tároljuk az adatokat, az adatok tükrözésével növelve a biztonságot.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen, a DOKU rendszer elsősorban PDF formátumban menthető riportok formájában, illetve az elektronikus postakönyvek XLS formátumban használja az exportlehetőséget. A többi szakmai rendszer is rendelkezik ezzel a funkcióval eltérő formátumok felhasználásával.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?A legtöbb rendszerünk ORACLE alapú, amely többféle exportformátumot is támogat. Lehet exportálni xml-be is.

2.3. E-mail archiválás

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Belső levelezés Lotus Notes, Interneten át érkező e-mailek keletkezése ... Programot használunk.A belső levelezés Lotus Notes. Adatvédelem miatt a saját levelezés különválik.2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?

13/439

Mindkét program lehetőséget biztosít az archiválásra, ezek felhasználásával megtörténik az archiválás. Az elektronikus ügyfélszolgálatokon keresztül beérkező e-mailek évenként CD/DVD-re kiírásra kerülnek.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen, részben.Panasziroda 10000/év, adózói kérdések 30000/év. KKI 3 szintű adatcsere. A „gov”-os címre érkezőt archiválják. vezetői levelezés külön archiválás. Ami ügy, kinyomtatásra kerül.2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?Nincs pontos információ, több száz GB

2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete

2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Igen, az elektronikus igazolási kérelmek befogadása, illetve kiadása során.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?A jogszabályok függvényében laklamazzuk az ügyfélkapu, illtve az elktronikus aláírás lehetősségeit.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Az APEH nagy számban használ elektronikus adatbázisokat, szakmai rendszereket. Ezek ismertetése jelentősen túlmutat a jelen felmérésen, ezek részletes megismerése, feltérképezése hosszabb időt vesz igénybe, illetve adatkezelési kérdéseket is felvet. Szükség esetén az APEH és a levéltár közös munkabizottság létrehozásával tudná a részletes felmérést megtenni.

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?



14/439

2.6. Hang- és képrögzítés

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Igen, a telefonos Ügyintézői Contact Center rögzíti a hívásokat és iratként iktatásra is kerülnek az egyes hangfelvételek.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Mivel iratnak minősülnek, az irat típusához tartozó megőrzési idő végéig megőrzésre kerül. Az archiválás mágnesszalagon történik.rögzített hangfile-ok pcm. formátumúak. 2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Központi nyilvántartásba kerülnek.Kb 10000 hívás/hó, 1600 munkaállomás. A telefonos ügyfélszolgálatunkra eddig országosan 19 000 telefonhívás érkezett, ebből 14 100 rögzítésre került, kiterjesztése .pcm, terjedelme megközelítőleg 65 gigabyte.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.



2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Nem



2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?Nincs, a jelenleg használt rendszerek a szükséges formátumokat tudják kezelni.

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?A jelenleg használt rendszerek a szükséges formátumokat tudják kezelni.


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen.

15/439

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Minden felkerülő adat archiválásra kerül.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?A keletkezés szerinti formátumban.2.9. E-Irattári szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?

16/439


FOGLAKOZTATÁSI ÉS SZOCIÁLIS HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Foglalkoztatási Hivatal részéről: Kaszás Szilvia informatikus

dr. Oroszlán Andrea rendszergazdaBFL/MOL részéről: Nagy László informatikus

Rácz Attila főosztályvezető-helyettesCsapó Mária (MOL) levéltárosHegedűs István (MOL) levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Foglalkoztatási és Szociális Hivatal1089 Budapest, Kálvária tér 7.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Foglalkoztatási és Szociális Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:






17/439















Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció TanúsítványH. Sz. Sz. Bt IMAP 2007 részleges

Régi típust használják, elkészült már az akkreditáció, de ezt vezették be, egyelőre a

levelezőrendszer nem tud csatlakozni hozzá


18/439


MAGÓ Szervezési

és

Számítástechnikai

Bt.

Magó iktatórendszer - 1998-ig

H. Sz. SZ. Bt IMAP - 1999-2003

ADM Kft ORCHI 5.5 2003-2006

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A Magó iktatórendszerből nem, mert teljesen más adatszerkezettel rendelkezik, és a korábbi jogszabályoknak megfelelő adatokat tartalmazta. Az ORACHI és a korábbi IMAP verziók adattartalma teljes egészében migrálásra került.A nem konvertált adatbázist nem használják.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Magó: DbaseORCHI: Oracle, majd MSSQLIMAP: Oracle

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?A Magó iktatórendszerről nincsenek dokumentációk.Az ORCHI rendszernél rendszerterv, felhasználói leírás, technikai leírás.Az IMAP rendszernél felhasználói dokumentáció, rendszergazdai kézikönyv.

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)1 GB

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) kb. 0,2 GB


Év főszám összes1999 1270 24752000 1123 26442001 1917 50722002 3234 71302003 4085 79122004 9138 241952005 17647 626572006 28910 984662007 12731 303332008 51978 1570592009 33807 94471

19/439

2010 149501 341682

Összesen 180790 526582

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?nem

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?DOC, PDF, TIF, JPG

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Teljes mentés naponta, DLT kazetta, standard Oracle eszközökkel történik a mentés, nincs archiválás.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Listázhatók az iktatási és érkeztetési adatok tetszőleges Excel-táblán. Teljes táblaexport megvalósítható Oracle-lel.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Szabványos Oracle-export.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Exchange 2003

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Nem.Saját gépen mentés. Későbbiekben tervben. Van központi e-mail-cím, erre érkezőt „szignálják”.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?–


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Nem


1 2010. június 7-én2 2010. június 7-én

20/439


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Igen



Mellékletben

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen, változó, változó, változó.Mit jelent? Több tucat rendszer, 60 alkalmazásból, 30 régiós.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Általában nincs.Excel, az akkreditáció után xml.2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?NemRendezvényeken van hangfelvétel, de nem archiválják, nem is fogják.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?–2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.–2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?–2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.

21/439



Magó-féle iktatórendszer dbf 0,5

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?van

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?2006-2008 dbf-ből Oracle adatbázisba.

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Nehéz volt, mert új program került bevezetésre, aminke az eredeti clipperes programhoz képest más lett a logikája.

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?–

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?Eltérő mzőszerkezettel nem tudtuk migrálni az adatállományt, mert a jogszabály közben megváltozott.


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?van

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?nem–2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Hasznos, de egyelőre nem kívánják igénybe venni.

22/439


FŐVÁROSI FÖLDHIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Földhivatal részéről: Orosz Attila informatikai osztályvezető

Konecsnyi Attila rendszergazdaBFL részéről: dr. Haraszti Viktor főosztályvezető

Sipos András főosztályvezetőLux Zoltán informatikai szakértő

FLEXUS részéről: Miski Zoltán

FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. március 30.

FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Földhivatal1111 Budapest, Budafoki út. 59.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Földhivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:





FÖMI MIR

(Megyei

Iktató

Rendszer)

Oracle Form-

ban

1.0.4 2006 - -

23/439

fejlesztett

alkalmazás



FÖMI KDIR Nem ismert 1996 - 2004

Saját fejlesztés Iktató (Oracle alapú) 1.0.0 – 1.0.2 2004 - 2006


Adatmigrálás a teljes adatbázison mindkét esetben sikeresen megtörtént.


Kdir Dataflex

Iktató Oracle

MIR Oracle 9i, 10-50 tábla


Csak felhasználói kézikönyvvel.


1 GB


300 MB


Nem


120.622 db24/439


7.000 db


Igen, mindig teljes mentés, DAT72 kazettára, ntbackup programmal. Archivált mentési állományok vannak.


Nincs.


Táblákat, sémákat, illetve teljes „mentési exportot” (dump) támogat. Formátuma: .dmp (célprogrammal feldolgozható szöveges mentési állomány, ám nem valódi export)




FÖMI BIIR

(Bp-i) Oracle

Form-ban

fejlesztett

alkalmazás

5.23 1997 - -



FÖMI KDIR (a BIIR elődje, csak

iktatási funkciója volt)

Nem ismert 1992 - 1996

25/439


A korábbi adatállományok migrálása teljeskörűen, sikeresen megtörtént.


Oracle 10g.


Felhasználói kézikönyv és adatmodell.(Az akkreditált szoftver használata hosszútávon nem elkerülhető, erre két elvi megoldás lehetséges:

Akkreditált szoftver bevezetése és meglévő állományok migrációja Meglévő saját iratkezelők (MIR, BIIR rendszerek) tanúsítása


525 GB + kb. 70 GB tif formátumú kép állomány. Ez az adatbázis a tulajdoni lapokat tartalmazza és ez az állomány már nem növekszik.


kb. 40 GB


16.736.568 db


Nem


Elektronikusan keletkezett iratok (.rtf) és képfájlok (.tiff).


Igen, szalagos egységekre (DLT, LTO), mindig teljes mentés, CA BrightStore illetve ntbackup. Archivált mentési állományok vannak.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.26/439

Nincs


Táblákat, sémákat, illetve teljes exportot támogat. Formátuma: .dmp (szöveges állomány)


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?

Outlook Express, Squid.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?

Nem A vezetés már gondolt arra, hogy bizonyos emaileket archiválni kellene.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?



Nem


Tervezzük, 2010-ben, információgyűjtési fázis.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?

Igen


Név Cél Csat. Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.

Topobase Térképi - - 196 GB 10 GB Oracle

27/439

Svájci

szoftver, GIS,

AUTOCAD

alapú

nyilv. tart.

IMI Pénzügy - - 300 MB 60 MB Oracle

PanSoft Pénztár - - 1,4 GB 50 MB MS SQL

WinPA Postázó - - 1,2 GB 300 MB PostgreSQL

Tatigazd Számvitel - - 21 MB 10 MB DBase

Szemiramisz Személyügy - - 100 MB 5 MB DBase


Nem


Igen, szalagos egységre (DAT, DLT), ntbackup, mindig teljes


Nincs.


Oracle, MS SQL - Táblákat, sémákat, illetve teljes exportot támogat. Formátuma: .dmp (szöveges állomány)


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

Igen (Hang is van vezetői ülésekről, de nem archiválják, csak jegyzőkönyvkészítéshez használják. Az informatikai osztálynak semmi teendője nincs ezekkel, el sem jut hozzájuk.)

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Igen, terepfelmérési fotókat, merevlemezen, jpg formátumban.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.

Nincs (Ezekhez nyilvántartó alkalmazás a FÖMI-nél van)28/439


Kb. 2 GB



Nincs



Igen


2005 – 2008 között folyamatosan, Oracle 7-ből Oracle 10g-re.


Nagy pontosságot, figyelmet igénylő feladat




2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?

Igen

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

A minisztérium honlapján van tárhelyünk, a mentésekről ők gondoskodnak.

Archiválás valószínűleg nincs

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?

29/439



Az elektronikus irattári szolgáltatást hasznosnak tartják.

30/439


KÖZÉP-MAGYARORSZÁGI REGIONÁLIS ÁLLAMIGAZGATÁSI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A KMRÁH részéről: Burszán Judit informatikai főosztályvezetőBFL részéről: dr. Kenyeres István főigazgató-helyettes

Rácz Attila főosztályvezető-helyettesLux Zoltán informatikai szakértő


FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. május 18.

FELMÉRÉS HELYE:

Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal1056 Budapest, Váci utca 62–64. I. emelet 113.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:


2.1. Elektronikus iktatás helyzeteKitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.


Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció TanúsítványAC Soft Kft. IRMA 2.1 2009.01. igen igen

2009. évi mentett adatállomány mérete: 25, 6 MBCsak iktatásra használják, csak ezt a modult vették meg.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeSaját fejlesztés Peres ügyek 1.0 2002-2008

31/439

MAGO BT. IKTAT 4.1 1991-2001

Gogola-Pölöskei SZÜR 4.0 1999-2007

ECOSoft-GO Bt. Adminisztrátor 5.0 20082003-ig a Dos-alapú IKTAT-ot használták, ebből lett a SZÜR.

Pest megye: 1999-

Budapest: 2002-

A Peres ügyek külön fejlesztés, mert a hivatal nem tudjták beilleszteni az összes tevékenységét a

Lotus alapú programokba. Kifutó. Pl. lajstromszám. az IRMÁ-ban külön iktatókönyvként szerepel.

Mago egyedi adatbázis-kezelő. Főváros és Pest megye is.

Mindegyik programnak külön rendszergazdája volt.

Az IRMÁ-t az összes ügykezelő kezeli.

Gond az expediálással.

Ügyintézőknek alszám iktatási jogosultság.

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?

Nem emigráltattuk a korábbi évek adatállományait.

Iktatásnál gyakorlatilag 3 szoftvert használnak előzményezéshez.

2003-ig kinyomtatták az iktatókönyveket.


ADMINISZTRÁTOR - Lotus Notes alapú kliens-szerver adatbázis-kezelőSZÜR - Lotus Notes alapú kliens-szerver adatbázis-kezelőIKTAT – saját adatbázis kezelőPeres ügyek – Access adatbázis kezelő

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell^?

- Felhasználói kézikönyv- Műszaki dokumentáció- AdatmodellMindegyiknek van. Helyben megkaptuk az IKTAT felhasználói és kezelői leírását.


32/439

A központi szerver a felettes szervnél (ÖM) üzemel, ezért nincs rálátásunk az adatállomány

méretére.

???


Lásd 2.1.6. pont.

???


A jogszabályi előírásoknak megfelelően minden naptári évben új iktatókönyve(ke)t nyitunk,

az előző évek iktatókönyv(ei)ben csak módosítani (kivezetés, szerelés, stb) lehet.


2008 évben: 82427 iktatási tétel

1.1.10. Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)

2008 évben: 34324 főszám , 48103 alszám2009: 105 197 db ebből: főszám: 29217, alszám:75980 db2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

- A központi szerver helyileg a felettes szerv épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről, a mentésről és az archiválásról.

- Az előző évek adatainak mentéséről teljes körűen, napi rendszerességgel gondoskodunk:

Dosos IKTAT napi mentés, a többi napi/heti mentés.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?

Van export funkció – Word, Excel és html formátumban lehet az adatokat kimenteni.

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van, és ez milyen formátumokat támogat?Az adatbáziskezelő rendszert ( MS SQL )nem érjük el,csak az iktatórendszer felhasználói felületén tudunk adatokat exportálni.

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.Nem használjuk a csatolást2.2A . Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések; verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?

33/439

G/ártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítványnem


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejenem

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.2 A. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

2.2.6. Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerbenévente?(GB)2.2.8.Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?

2.2.9.Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pd"f, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?






Microsoft Exchange Server

34/439


A központi szerver a felettes szerv épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről, a mentésről és az archiválásról. Minisztérium.

Nincs e-mail archiválás.

2008-ig e-maileket papír alapon is megküldték. 2009-től már nincs papír, így esetleges a be iktatásuk. Kinyomtatják, ha mégis szükségesnek látják.


Lásd 2.3.2. pontot.


2.3.5. Lásd 2.3.2. pontot.


2.4.1.Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?

IgenHivatali kapu: fél év alatt 1 ügy. 30 regisztrált kolléga.beérkezik az elektronikus irat, kinyomtatják, papíralapon fut tovább.Felmerült az elektronikus aláírás kérdése – levéltárba adás után.

2.4.2.Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikusadatbázissal?Igen

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült,tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázismérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő programmegnevezése - pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?

Név Cél Csatolmány

Formátum

Méret Eves gyar.

Adatbázis k.

Évkör

TÖRV Helyi önkormányzatok rendeleteinek nyilvántartása

igen PDF, DOC, XLS,JPG, BMP

5.3 GB 0.5 GB

Lotus Notes

1992-2008

Ezen belül Pest PEST: 3 (1979) 35/439

megye 541 MBBUDAPEST: 1 935 MB

1992-

Budapest 1992-ÜGYKEZ

Ügyiratok nyilvántartása (2008.12.31-ig)

nem - 10 GBÜGYKEZ (LOTUS)BUDAPEST 2002: 935 MB2003: 790 MB2004: 1442 MB2005: 1247 MB2006: 1526 MB2007: 1629 MB2008: 3248 MBPEST1999: 308 MB2000: 393 MB2001: 492 MB2002: 511 MB2003: 595 MB2004: 963 MB2005: 1064 MB2006: 1260 MB2007: 634 MB2008: 714 MB

- Lotus Notes

PEST: 1999-2008BUDAPEST: 2002-2008

GKTAM1

Súlyos mozgáskorlátozottak gépkocsi szerzési támogatása

igen Doc, 10 MB Access

GKTAM Súlyos igen Doc, 10 MB saját

36/439

2 mozgáskorlátozottak gépkocsi szerzési támogatása

TERKA TÖRV rendszer része, csak az adatok felküldésére szolgál, a felküldött adatok a TÖRV rendszerbe kerülnek beItt üzemeltetik, csak fut, fogadják – továbbküldik.Nemzeti rendelettár.

a beküldött fájlok összes mérete:2006: kb. 2 MB2007: 89 MB2008: 168 MB2009: 144 MB(2010: május 19-ig 74 MB (kb. 160 MB lesz))

SZABI 2007: 4.5 MB2008: 5.8 MB2009: 9.1 MB

Access

Építési hatósági

Építési hatósági ügyintéző. Kiemelt beruházások.Saját fejlesztés a kisajátításokról.

Excell

Postázó Pest megyénél postai nyilvántartó

2.5.3.Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen

2.5.4.Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?

Igen, van rendszeres adatmentés

Hálózati backup szerverre

Windows Backup

Naponta teljes, heti ismétlődéssel

2.5.5.Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.

Igen, XLS és TXT formátumokat támogat37/439

2.5.6.Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

Lotus - TXT és XLS formátumokat támogat

Access:DOC, EXCEL, TXT, stb


2.6.1.Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

Igen

építésfelügyelet + kisajátítás. Nincs tudomásuk róla, mentésről nem tudnak.

2.6.2.Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Nem őrizzük meg hosszú távon.

2.6.3.Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.

Nincs

2.6.4.Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

0

38/439

2.7. Konvertálás, migrálásAz iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.

2.7.1 Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)?


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Nincs

2.7.3.Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?

-

2.7.4.Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?

-

2.7.5.Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?

2.7.6.Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?

- A feladat aktualitását vesztette.

- Két alkalmazás van egyidejűleg nyitva, az aktuális éviben iktatunk, a régiben előzményezünk és szükség esetén szerelünk.

- Adminisztrátor + IRMA + IKTAT – adott esetben 3 is nyitva!

2.8.1.Van-e az intézménynek honlapja?

Igen ,http://www.kmrkh.hu

Belső fejlesztés. Székely Éva. XARA. Legalább háromszor át lett alakítva. vezetőnként új.

Pest megyének 2007-től van.

2.8.2.Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

Igen

2004-től van honlap. 4 évre visszamenőleg megvan.

39/439

2.8.3.Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?

Változás esetén mentési funkció.

2.9. E-lrattárí szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?IgenA tájékoztató után fokozott érdeklődés, de természetesen nem ezen a szinten dől el.

40/439


KÖZÉP-MAGYARORSZÁGI REGIONÁLIS ÁLLAMIGAZGATÁSI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A KMRÁH részéről: Burszán Judit informatikai főosztályvezetőBFL részéről: dr. Kenyeres István főigazgató-helyettes

Rácz Attila főosztályvezető-helyettesLux Zoltán informatikai szakértő



FELMÉRÉS HELYE:

Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal1056 Budapest, Váci utca 62–64. I. emelet 113.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:




Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció TanúsítványAC Soft Kft. IRMA 2.1 2009.01. igen igen

2009. évi mentett adatállomány mérete: 25, 6 MBCsak iktatásra használják, csak ezt a modult vették meg.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeSaját fejlesztés Peres ügyek 1.0 2002-2008

41/439

MAGO BT. IKTAT 4.1 1991-2001

Gogola-Pölöskei SZÜR 4.0 1999-2007

ECOSoft-GO Bt. Adminisztrátor 5.0 20082003-ig a Dos-alapú IKTAT-ot használták, ebből lett a SZÜR.

Pest megye: 1999-

Budapest: 2002-

A Peres ügyek külön fejlesztés, mert a hivatal nem tudjták beilleszteni az összes tevékenységét a

Lotus alapú programokba. Kifutó. Pl. lajstromszám. az IRMÁ-ban külön iktatókönyvként szerepel.

Mago egyedi adatbázis-kezelő. Főváros és Pest megye is.

Mindegyik programnak külön rendszergazdája volt.

Az IRMÁ-t az összes ügykezelő kezeli.

Gond az expediálással.

Ügyintézőknek alszám iktatási jogosultság.


Nem emigráltattuk a korábbi évek adatállományait.

Iktatásnál gyakorlatilag 3 szoftvert használnak előzményezéshez.

2003-ig kinyomtatták az iktatókönyveket.


ADMINISZTRÁTOR - Lotus Notes alapú kliens-szerver adatbázis-kezelőSZÜR - Lotus Notes alapú kliens-szerver adatbázis-kezelőIKTAT – saját adatbázis kezelőPeres ügyek – Access adatbázis kezelő

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell^?

- Felhasználói kézikönyv- Műszaki dokumentáció- AdatmodellMindegyiknek van. Helyben megkaptuk az IKTAT felhasználói és kezelői leírását.


42/439

A központi szerver a felettes szervnél (ÖM) üzemel, ezért nincs rálátásunk az adatállomány

méretére.

???


Lásd 2.1.6. pont.

???


A jogszabályi előírásoknak megfelelően minden naptári évben új iktatókönyve(ke)t nyitunk,

az előző évek iktatókönyv(ei)ben csak módosítani (kivezetés, szerelés, stb) lehet.


2008 évben: 82427 iktatási tétel

2.1.10. Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)

2008 évben: 34324 főszám , 48103 alszám2009: 105 197 db ebből: főszám: 29217, alszám:75980 db2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

- A központi szerver helyileg a felettes szerv épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről, a mentésről és az archiválásról.

- Az előző évek adatainak mentéséről teljes körűen, napi rendszerességgel gondoskodunk:

Dosos IKTAT napi mentés, a többi napi/heti mentés.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?

Van export funkció – Word, Excel és html formátumban lehet az adatokat kimenteni.

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van, és ez milyen formátumokat támogat?Az adatbáziskezelő rendszert ( MS SQL )nem érjük el,csak az iktatórendszer felhasználói felületén tudunk adatokat exportálni.

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.Nem használjuk a csatolást2.2A . Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések; verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?

43/439

G/ártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítványnem


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejenem

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.2 A. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval(felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

2.2.6. Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerbenévente?(GB)2.2.10. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?


2.2.14. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pd"f, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?






Microsoft Exchange Server

44/439


A központi szerver a felettes szerv épületében van, ott gondoskodnak az üzemeltetésről, a mentésről és az archiválásról. Minisztérium.

Nincs e-mail archiválás.

2008-ig e-maileket papír alapon is megküldték. 2009-től már nincs papír, így esetleges a be iktatásuk. Kinyomtatják, ha mégis szükségesnek látják.


Lásd 2.3.2. pontot.


2.3.10. Lásd 2.3.2. pontot.


2.4.3.Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?

IgenHivatali kapu: fél év alatt 1 ügy. 30 regisztrált kolléga.beérkezik az elektronikus irat, kinyomtatják, papíralapon fut tovább.Felmerült az elektronikus aláírás kérdése – levéltárba adás után.

2.4.4.Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikusadatbázissal?Igen

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült,tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázismérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő programmegnevezése - pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


Formátum

Méret Eves gyar.

Adatbázis k.

Évkör

TÖRV Helyi önkormányzatok rendeleteinek nyilvántartása

igen PDF, DOC, XLS,JPG, BMP

5.3 GB 0.5 GB

Lotus Notes

1992-2008

Ezen belül Pest PEST: 3 (1979) 45/439

megye 541 MBBUDAPEST: 1 935 MB

1992-

Budapest 1992-ÜGYKEZ

Ügyiratok nyilvántartása (2008.12.31-ig)

nem - 10 GBÜGYKEZ (LOTUS)BUDAPEST 2002: 935 MB2003: 790 MB2004: 1442 MB2005: 1247 MB2006: 1526 MB2007: 1629 MB2008: 3248 MBPEST1999: 308 MB2000: 393 MB2001: 492 MB2002: 511 MB2003: 595 MB2004: 963 MB2005: 1064 MB2006: 1260 MB2007: 634 MB2008: 714 MB

- Lotus Notes

PEST: 1999-2008BUDAPEST: 2002-2008

GKTAM1

Súlyos mozgáskorlátozottak gépkocsi szerzési támogatása

igen Doc, 10 MB Access

GKTAM Súlyos igen Doc, 10 MB saját

46/439

2 mozgáskorlátozottak gépkocsi szerzési támogatása

TERKA TÖRV rendszer része, csak az adatok felküldésére szolgál, a felküldött adatok a TÖRV rendszerbe kerülnek beItt üzemeltetik, csak fut, fogadják – továbbküldik.Nemzeti rendelettár.

a beküldött fájlok összes mérete:2006: kb. 2 MB2007: 89 MB2008: 168 MB2009: 144 MB(2010: május 19-ig 74 MB (kb. 160 MB lesz))

SZABI 2007: 4.5 MB2008: 5.8 MB2009: 9.1 MB

Access

Építési hatósági

Építési hatósági ügyintéző. Kiemelt beruházások.Saját fejlesztés a kisajátításokról.

Excell

Postázó Pest megyénél postai nyilvántartó

2.5.7.Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen

2.5.8.Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?

Igen, van rendszeres adatmentés

Hálózati backup szerverre

Windows Backup

Naponta teljes, heti ismétlődéssel

2.5.9.Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.

Igen, XLS és TXT formátumokat támogat47/439


Lotus - TXT és XLS formátumokat támogat

Access:DOC, EXCEL, TXT, stb


2.6.5.Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

Igen

építésfelügyelet + kisajátítás. Nincs tudomásuk róla, mentésről nem tudnak.

2.6.6.Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Nem őrizzük meg hosszú távon.

2.6.7.Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.

Nincs

2.6.8.Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

0

48/439


2.7.1 Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)?


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Nincs

2.7.7.Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?

-

2.7.8.Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?

-

2.7.9.Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?


- A feladat aktualitását vesztette.

- Két alkalmazás van egyidejűleg nyitva, az aktuális éviben iktatunk, a régiben előzményezünk és szükség esetén szerelünk.

- Adminisztrátor + IRMA + IKTAT – adott esetben 3 is nyitva!

2.8.4.Van-e az intézménynek honlapja?

Igen ,http://www.kmrkh.hu

Belső fejlesztés. Székely Éva. XARA. Legalább háromszor át lett alakítva. vezetőnként új.

Pest megyének 2007-től van.

2.8.5.Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

Igen

2004-től van honlap. 4 évre visszamenőleg megvan.

49/439

2.8.6.Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?

Változás esetén mentési funkció.

2.9. E-lrattárí szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?IgenA tájékoztató után fokozott érdeklődés, de természetesen nem ezen a szinten dől el.

50/439


FŐVÁROSI ÉS PEST MEGYEI MEZŐGAZDASÁGI SZAKIGAZGATÁSI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:MGSZH részéről: Gréczi Sándor osztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal1135 Budapest, Lehel u. 43-47.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete




Magó Bt. Wikt 1,5 2004.01.01. - -

Magó Bt. Kozikt 5.1 2000.01.01 - -

Belső (FVM) FVM Iktató 2003.01.01 - -


Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje51/439

- - - -

- - - -


Korábban adatállományok migrálása nem történt. 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljes körűen megtörtént.


dBase/ Access


Felhasználói kézikönyv.2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

1 Gb/1 Gb/2 Gb


0,3 Gb


Külön könyvtárakban.


150.000


40.000


A három program adatbázisa három különböző szerveren található, a mentések is különböző típusúak.


52/439


Dbf, xls




CNW Zrt.

NetRegister v4.20.45 2002 Tanúsított rendszer

Tanúsítvány reg.sz.: 02-T7822/2006-03595NetRegister Modulok: NetContact, NetPostV: 4,2Érvényesség: 2010.dec.31.


Nem.


2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?

Korábban adatállományok migrálása nem történt. 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljes körűen megtörtént.


Tanúsított rendszer üzemel.


Tanúsított rendszer üzemel.

53/439


5,85 GBytes


8 – 9 Gbytes (becslés a 2008-as adatbázis méret alapján)


8323 darab


Igen, évente új adatbázis készül, de a korábbiak a szerveren továbbra is elérhetők, használhatók (olvashatók!) maradnak.


Bármilyen formátum tárolható, jellemzően: doc, xls, pdf, tiff, jpg. A csatolmányok az adatbázisban tárolódnak.


Igen, IBM VXA szalagos – napi és teljes, utóbbi 5 nap bármelyike visszaállítható; évenkénti archívok a szerveren és az ügyfélnél optikai lemezen.


Törvényben előírt meta-adatok átadása - CSV


Dokumentumokat MS rtf-be, a listákat pedig CSV-be, vagy XML-be.



Exchange/Lotus/Szolgáltatói (pop3) Jelenleg folyamatban van az átállás egységes Exchange-re.


A különböző típusú rendszereknél változó.54/439


Helyenként.

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 100 Gb (becslés)



Nem.


Az MGSZH Központnál folyamatban van a kidolgozása, pontos információkkal nem rendelkezünk.



Igen.



WinTiszt Személyzeti

nyilvántartás

Nem dbf 0,3 Gb 0,05 Gb Visual

FoxPro


Igen.


Igen (DAT kazetta) Napi hetente felülíródik + éves.


Igen (xls, dbf,csv)

55/439




Nem.






Nincsenek.



Nincs.




Nincs.


Nincs szükség migrálásra.


56/439


Csak az MGSZH Központnak.


Nincs információ.


Nincs információ.



Igen, hasznos.

57/439


ORSZÁGOS MUNKAVÉDELMI ÉS MUNKAÜGYI FELÜGYELŐSÉG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:OMFF részéről: dr. Csáder Adrienn

Németh Katalin Balikó Károly rendszergazdaSzendefi Attila mb. főosztályvezető

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség1024 Budapest, Margit krt. 85.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Felügyelőség

FELMÉRÉS ANYAGA:





H.Sz.Sz. Bt. IKTATÓ 2.0 1998 - -

58/439

2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? Nem


2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? Nem100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Oracle 10g

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 7,9 GB (10 év)

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) kb. 2GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Nem

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? 5 677 443 db

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2009: 889 637 db, 2008: 862 869

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Igen, EMC-VTL->QUANTUM szalagkönyvtár Legato-Networkerrel inkrementális és teljes mentés. Vannak archivált mentési állományok.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? XLS

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? csv, dmp, txt, htm, xml




59/439















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Novell GroupWise

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Igen, teljeskörűen. Vannak archivált mentések (kilépő esetén)

60/439

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Nem

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? kb. 100 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Nem

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Igen, 2011. január 1. Árajánlat bekérve.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Igen


61/439

Név Cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar.

Adatbázisk. Haszn. ideje

FEIR ellenörzések nyílvántartása nem tartalmaz 8.1 GB kb: 2GB oracle 10g 2000

hatósági

nyilvántartás

a rendezett munkaügyi

kapcsolatoknak, valamint a

közbeszerzési eljárásoknak

való megfelelést a

pályázatokat elbíráló,

támogatást nyújtó

szervezetek ellenőrzésére.

nem tartalmaz 300MB 50MB 2006 09.023.

Wintiszt humánpolitikai munka

automatizálása

nem tartalmaz 160MB 10MB FoxPro 1998 ban már volt az

OMMÍF-nél

Primon Hálózati nyomtatók

monitorozása

nem tartalmaz 2,3 GB 2 GB MsSql 2008

Cafeteria Cafetéria rendszer

nyilvántartása

nem tartalmaz 6 MB 0 MsSql 2010

TÉR Teljesítmény értékelő

rendszer

nem tartalmaz 50MB 0 MsSql 2008

IMI Intézményi Munkaügyi

Információs rendszer (MÁK)

nem tartalmaz 1,2 GB 300MB 2003

62/439

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? EMC-VTL->QUANTUM szalagkönyvtár Legato-Networkerrel inkrementális és teljes mentés. A mentések idejét Informatikai biztonsági okok miatt nem adhatjuk meg.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Oracle export, excel támogatás

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Oracle export


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? igen, digitális (fényképek)

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? Igen, AVAMAR mentés

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. Nincs, file server











2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igen

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? Taper linux, A mentések idejét Informatikai biztonsági okok miatt nem adhatjuk meg.



Oldalszám: 64 / 439


FŐVÁROSI TŰZOLTÓPARANCSNOKSÁG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Tűzoltóparancsnokság részéről: Szász Jánosné osztályvezető

Mészáros József alezredesBFL/MOL részéről: Nagy László informatikus

Rácz Attila főosztályvezető helyettes


FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. február 05.

FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Tűzoltóparancsnokság1081 Budapest, Dologház u. 1.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Tűzoltóparancsnokság

FELMÉRÉS ANYAGA:







Szépligeti Ferenc

IktatOK 1.5 2008. január 1.

SGS Hungária

HU 08/3283.1

Egyelőre csak iktatásra használják.



Nem

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem, mert nem volt korábban, ez az első.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?—2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?—2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)460 MB2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 600 MB

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?41531 főszám, 45120 alszám (2009. XI. 26.)2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Egyelőre ez az első év, nincsen tapasztalatunk.2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Van rendszer, adatmentés. Szalagos adathordozón mind a három. ARCVIEW. LTO-2 típusú.2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen. EXCEL.


2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Nincs.2.3. E-mail archiválás

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?NOVELL GROUPWISE.2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Van hivatalos e-mail cím, nem mentik. Ha ügy keletkezik, kinyomtatják. Nem.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem.2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?Nem.2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete

2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Nem.2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Igen.2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete

2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Az Informatikai Főosztályvezető nem adott választ.Nincs térinformatikai rendszer.2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem.2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Nem.2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Nem.


2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Nem.2.6. Hang- és képrögzítés

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Igen, esetenként.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Örökre. Fotó, Videó, CD, DVD, QXD, TIFT, JPG, VOB, MPG, MP3CD DVD a jellemző. Nem történik önrevízió a CD-k, DVD-k vonatkozásában.2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs.2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?kb. 500GB2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.Ez az első év, első program.Van export funkció. Excelbe tudnak exportálni.2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)?










2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Nem.2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?—2.9. E-Irattári szolgáltatások

Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Igen.



VÁM-ÉS PÉNZÜGYŐRSÉG KÖZÉP-MAGYARORSZÁGI REGIONÁLIS PARANCSNOKSÁG FELMÉRÉSE

az elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:VPOP-KMRP részéről: Tóth István mb. osztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető

helyettesFLEXUS részéről: Kovács Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnokság1033 Budapest, Huszti út 42.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Vám-és Pénzügyőrség Közép-magyarországi Regionális Parancsnokság

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete:A felmérés kapcsán kiderült, hogy 2010 márciusa óta ügykezelésre is használják a programot, maradt papíralapú is, pl. személyzeti ügyek.








Erre vonatkozóan nem rendelkezünk adatokkal.




2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)2007: 49495 db; 2008: 61541 db; 2009. novemberig: 64731, 2009: 74763. Az összes budapesti székhelyű szerv esetén 741.000.









Az Országos Parancsnokság a teljes iktatást látja, az összes adatbázist. Önálló iktatókönyvek vannak, évente 1-gyel kezdődő iktatószámmal.2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)?


Montana Zrt.

MonDoc iratkezelő rendszer (MonDoc System)

4.2.0.0125 2006. év vége

Cerktop termék és rendszertanúsító ház

02-T7746/2006-03568 (tanúsítvány regisztrációs száma)


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeMontana Rt. MonDoc Erre vonatkozóan

nem találtunk adatot

2004-2006. év végéig

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.2007-től lehetséges az adatok listázása, a korábbi iktatásokat (a beszámoló szerint erre ritkán van szükség), előzményezéseket egy mentett Excel-táblából végzik. A mentés DVD-n is megtalálható.



2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)Körülbelül 25 GB

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 2009-ben kb. 60 M

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?Az összes ügyszám: 175767 db. ebből főszám: 37826 db.



Nem

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?DOC, PDF

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Az adatok naponta teljes körűen kerülnek mentésre, Netpackup szoftverrel, SQL formátumban majd a mentést követően IBM szalagra kerülnek ki. Archivált mentési állomány nincs.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen van, pdf és csv formátumokat támogat. Excelt használják, oszlopbeállítás kérdése a listázás.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Ld. 2.2.12


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Exchange levelező szerver, MS Outlook 20032.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Az e-mailek központilag, teljes körűen kerülnek mentésre. A mentés folyamata megegyezik a 2.1.11. pontjában foglaltakkal. Archivált mentési állományok nincsenek.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?nem2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? Kb. 300 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Elektronikus ügykezelésnél sem külső, sem belső levelezésnél nem használunk e-aláírással ellátott iratot.2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Tervezzük, de központi döntés és költségvetési keret rendelkezésre állásának függvénye. Bevezetésének nincs még tervezett dátuma.



2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Igen. Büntetőeljárásban a Bűnügyi Ügyfeldolgozó Rendszert, RobotzsaruNeo.



Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

RobotzsaruNeo

Bűnesetek, büntetőeljárásban résztvevő személyek nyilvántartása

igen Rtf, pdf, jpeg

Rekordszám: 22 millió, méret 15 Gbyte

370.000 rekord, 1-1.5 Gbyte

Linux alapú, op rendszerű Apache webszerver, Oracle adatbázis

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? ld. Rendőrség.

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Teljes körű, központi napi mentés van, az Oracle eszközeivel. Majd kimentésre kerül szalagra. Jelenleg a kimentés folyamata átalakítás alatt van, de a részletekről nincs információnk.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Ld. Rendőrség.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Lásd Oracle 10.2.


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket nem használunk. Az Országos Parancsnokság Hivatala koordinálja azokat a tevékenységeket, ahol van.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?




2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni. A 2.1.3. és a 2.2.3. kérdésekre adott válaszunk alapján a 2.7 témakörre nem rendelkezünk adatokkal.









2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Egy külső internetes (vam.gov.hu) és egy belső intranetes honlap van. Mind a külső, mind a belső honlap központi (VPOP) kezelésű. A VPKMRP-nek külön honlapja nincs.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Nem.




E-irattári szolgáltatás akkor lenne érdekes, ha az általunk kiválasztott iratok rögtön olvashatók is lennének. A tájékoztató szerint a kiválasztott iratok nem érhetők el közvetlenül, hanem egy lista alapján a levéltár összeállítja az igénylést, s csak azt követően jutunk az ügyiratunkhoz. Nem derül ki, hogy a kiválasztásunktól a levéltári összeállításig mennyi idő telik el.


A FŐVÁROSBAN MŰKÖDŐ ÖNKORMÁNYZATOK ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT FŐPOLGÁRMESTERI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Főpolgármesteri Hivatal részéről: Tóth Gábor Attila alosztályvezető,

Informatikai Ügyosztály

Kormos Sándor EDOK-programirányító

BFL részéről: Lux Zoltán informatikusGerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető-

helyettesdr. Kenyeres István főigazgató-

helyettesFLEXUS részéről: Miski Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Főpolgármesteri Hivatal1052 Budapest, Városház u. 9-11.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros Önkormányzatának Főpolgármesteri Hivatala

FELMÉRÉS ANYAGA:








Axis

Consulting

2000 Kft.

Contentum.Net 1.1 2008. 01. 01.CERTOP

kibővített

02-

T9038/2007-

04442

Axis

Consulting

2000 Kft.

Contentum.Net 3.2 2009. 01. 01.CERTOP

kibővített

02-

T9038/2007-

04442

Az Ügyfélszolgálati Irodában írásos vagy szóbeli bejelentés alapján a kérelmek, ügyek bekerülnek a Contentum (KIR3, EDOK)-rendszerbe. Ezután az EDOK támogatásával az ügyintézői szintű ügykezelés megindítható. Az EDOK-ban egy rendszerben fut a 350 szervezeti egység elektronikus ügykezelése. 2008 óta kétféleképpen tudnak elektronikusan ügyeket kezelni:

1. e-iratok kezelése (e-mail, MS Word 2007, Outlook EML): Sharepoint 2007 dokumentumtár (ennek a fájlrendszerrel szemben az az előnye, hogy hozzáférési jogosultságok szerint tudja kezelni a dokumentumokat),

2. szkennelt iratképek (tiff-ből OCR-ezett pdf-ek, szerveroldali elektronikus aláírással). Szkennelt iratképeket egyelőre csak egyes ügyosztályok használnak (jelenleg a Hivatal kb. 5%-a, ilyen például az Informatikai Ügyosztály), ennek bevezetése az ügyosztályvezető hatásköre.

Az EDOK teljes bevezetését szakaszolni kellett, mindmáig nem került minden funkció bevezetésre. A rendszer 2008 áprilisa óta van éles üzemben, 2008 nyarától szakaszosan vezették be az ügyosztályokon, kb. egy év alatt.Az iratkezelés folyamata alapvetően a papíralapú rendszerre lett kialakítva, álláspontjuk szerint teljesen elektronikus iratkezelésre még sokáig nem kell felkészülni. A papíralapú irat átadása papíralapon zajlik.Az EDOK bevezetésével kapcsolatos, az alábbi közgyűlési előterjesztésben felmerült problémákról nem esett szó:http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=tirhidden&command=showagendaitem&agendaitemid=717502.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeSOFT-LAND Kft. Professzional 1993 – 2008. 04 .27.

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?


(100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.)

Igen, a migráció a fenti definíció alapján teljes körű, és 100%-ban sikeres volt. Probléma az adatábrázolás szempontjából a korábbi programban hibásan kezelt szöveges adatokkal kapcsolatban merült fel.

A Professzionál szoftverének a Hivatal által használt verziói csak iktatási (adatnyilvántartási) funkciókkal rendelkeztek. A migrálásnál a problémát az jelentette, hogy a régi szoftverben bármely adatmezőbe bármit be lehetett írni, a program nem felügyelte az adatbevitelt, tehát szerkezeti, nem adatmegjelenítési problémák voltak. A program nem volt felkészítve adatellenőrzésre, így adat típus jellegű problémák voltak. A migrálás során folyamatos adatbázis-karbantartással, tisztítással oldották meg a problémát. Az EDOK-ban egy külön program (E-migration) kezeli a Professzionál adatait.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

FoxPro.


Nem.


35 GB az iktatási adatbázis, hasonló méretű és dinamikusan növekszik a dokumentumtár.


Nem határozható meg az éves szintű növekedése: a rendszer használatának kiterjesztése a felhasználói kör és a használt funkciók tekintetében a Hivatalban folyamatos, egyre növekvő tendenciát mutat.


2009-11-27-én: 177.328 főszám és 732.107 alszám.

Éves adatok:2009: 93825 főszám és 408233 alszám2008: 88258 főszám és 358891 alszám


2006: 90004 főszám és 232075 alszám2010-ben a 2009-es iktatások számának másfélszeres növekedése várható. Az iktatási kedvet nagyon megdobta, hogy lehetőség nyílt a word (docx)-fájlok és az e-mailek iktatására, korábban az e-mailek mentése nagyon nehézkes volt, ezért nem iktatták. 2011-re lesz világos, mekkora nagyságrendileg az iktatások száma.A Professzionál-ban nem lehetett pontosan látni az ügyszámot, ezért van az, hogy a 2007-es válaszukban megadott adat (444065 főszám és 406748 gyűjtőszám 2006-ban) nem valós.2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?

Fizikailag nem. Az iktatási-iratkezelési adatokat tartalmazó adatbázis egységes. A migrált adatokat tartalmazó adatállomány viszont önállóan került kialakításra. Az elektronikus csatolmányokat és szkennelt iratképeket tartalmazó adatbázis Microsoft SharePoint 2007 dokumentumtár mögött helyezkedik el. Logikai szegmentálás iktatókönyvenként és havi bontásban van.


Fentiek mindegyike megengedett a rendszerben, de alapvetően az iratok eredeti formátumát (.docx, .msg) támogatjuk. A megengedett fájlméret praktikus okokból korlátozva van. Az ügyintézők számára a Microsoft Office programcsomag két tagjával (Word szövegszerkesztő és Outlook levelező) integrálva van az irat- és dokumentumkezelő szoftver, aminek eredményeként közvetlenül az Office eszközökből végezhető az iktatás. Emellett lehetőség van a fizikai iratok szkennelt képeinek feltöltésére, amit a rendszer TIFF és PDF formátumban tárol, az irat részeként.


Igen, napi gyakorisággal készül szalagos biztonsági mentés, ill. az adatbázis replikálva van. Az éves iktatókönyv záráskor mind az adatbázist mentjük, mind a XML formátumú adatexportot végrehajtunk. A dokumentumtárról ugyancsak napi szintű szalagos biztonsági mentés készül.


XML exportra van lehetőség.Irattári jel szerint lehet lekérdezni, a csatolmányokat is tartalmazza.



Microsoft SQL Server 2005 adatbáziskezelő (iratkezelő), és Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (dokumentumkezelő) rendszerek kezelik az adatokat. Az exportálásra a rendszer levéltári átadás funkciója lett kifejlesztve, XML kimenettel.



Microsoft Exchange Server 2003 SP2.


Igen, EMC NetWorker 7.4. Teljes körű mentés, havi és éves mentési állományok.Xml-adatlekérdezés nincs, mentésre csak a backup miatt kerül sor, a levelek tartalmát nem nézik. A hivatalos e-maileket iktatják, ettől fogva az EDOK kezeli. Nem tudtak választ adni arra, hogy meddig őrzik meg a leveleket, de úgy tudják, a közgyűlési tagok leveleit tovább megőrzik.


Igen.Postafiókra, ill. a levél tárgyára egyaránt lehet szűkíteni.


Jelenleg 82 GB.



Nem.


Igen, 2010. évben. Az alapinfrastruktúra kiépítésre került, az iratkezelő rendszer PKI funkciói rendelkezésre állnak, de elektronikus aláírásra szolgáló tanúsítványokat még nem szereztünk be, valamint a szoftveres illesztés további fejlesztés előtt áll.


Jelenleg is folyamatban van az iratok hitelesítésének megoldása. Első lépésben a szerveroldali hitelesítést kívánják biztosítani, második lépésben vezetik majd be a hitelesített elektronikus aláírást. Az elektronikus aláírás bevezetésére csak a Ket. előírása miatt készültek, de egyetlen esetben sem volt rá szükség, a korábban beszerzett tanúsítványaik már lejártak. Jelenleg egyelőre, hogy a Ket. már enyhített a szabályozáson, és elment a jogalkotó az Ügyfélkapu, ill. Hivatali Kapu használatának előírása felé, nem készülnek bevezetni az elektronikus aláírást. A hiteles elektronikus aláírásra jelenleg csak az EDOK dokumentumainak szerveroldali hitelesítése miatt lenne szükség, de csak emiatt nem kívánják megújítani a tanúsítványt.A Hivatalnál az első, a Hivatali Kapun át lebonyolítandó feladat az elektronikus közbeszerzés lesz.



Igen. Integrált rendszereink alapvetően központi SQL adatbázisokkal dolgoznak.


Megítélésünk szerint – a Contentum.Net kivételével – nincs levéltári szempontból lényeges alkalmazásunk.

Név Cél Csatolmány Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

EDOK iratkezelés docx, tiff, pdf 34 GB + 19, 5

GB

dokumentumtár

eMigration régi

iktatórends

zer adatai

5 GB

TIR

Több, mint száz adatbázis van a Hivatalban, ezekre az Informatikai Ügyosztálynak nincs rálátása. Egyes szervezeti egységek külső fejlesztővel üzemeltetnek adatbázisokat, sok Access, ill. Excel-adatbázis is van. A személyzeti nyilvántartás pl. viszont az EDOK-ban vezetik, de hozzáférési jogosultságok szintjén külön kezelik.TIR (Testületi Információs Rendszer): közgyűlési előterjesztések információs folyamata.Az összes adatbázis feltérképezése jegyzői utasításra, az összes ügyosztály bevonásával valósítható meg.








A Fővárosi Közgyűlés nyilvános ülésein kép- és hangfelvétel készül.

Ezeket tartalmilag a Sajtóiroda, technikailag a külső szolgáltató kezeli, csak a létrehozott médiafájlokat kezeli az Informatikai Ügyosztály.A bizottsági ülésekről csak hangfelvétel készül (magnókazetta, ill. mp3).2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

A Budapest portálon a videók megtekinthetők, Windows Media és Real Media formátumban: http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=videoarchivumA Budapest Portálon, és az Intraneten 1 évre visszamenőleg megtekinthetők a videoanyagok. A rögzítés (2005. okt. 28.) kezdetétől számítva a felvételek rendelkezésre állnak.


Nincs.


Nagyságrendileg 110 GB.




http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=videoarchivum

Nincsenek. A szoftveréletciklus alatt az adatbázisok szerkezete változhat, a szoftver leváltását pedig általában adatmigrálás követi. Eredményes migrálás esetén a forrásállományt nem őrizzük meg.









www.budapest.hu

A Sajtóiroda megbízásával külső szolgáltató kezeli a honlapot.2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

Biztonsági mentéssel.


Szalagos napi mentés Windows backup-pal.



A mellékelt rövid tájékoztató alapján a szolgáltatás lényege (átmeneti) irattári szolgáltatások nyújtása. Ugyanakkor az integrált iratkezelő rendszernek funkcionálisan és technikailag nagyon hasonló elvárásoknak kell megfelelnie. Fentiek


http://www.budapest.hu/

miatt az e-irattári szolgáltatás elsősorban nem az ügyintézői-iratgazdai gyakorlatban tűnik hasznosnak, hanem a levéltári kutatások, elemzések szempontjából.



BUDAPEST I. KERÜLET BUDAVÁRI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATAL FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Az I. Kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Tánczosné dr. Pósa Ibolya aljegyzőVeid Zsuzsanna iktató

csoportvezetőÓradnai Gábor informatikusSzabó Eszter informatikusSzegőfi Péter ROXBORO

Hungary Kft.BFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető-


FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. január 26.

FELMÉRÉS HELYE:

I. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala1014 Budapest, Kapisztrán tér 1.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest I. kerület Budavári Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete


2.1. Elektronikus iktatás helyzete


Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.
















2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha

ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?




Roxboro

Hungary Kft.

EWO

Drótlevéltár

2009

v.1.0

v.2.0

2007. január

1.

2009. január

1.

2008 - Teljes

körű

2009 -

Kibővített

I-RXB08T_TAN

I-

RXB009F1_TAN

Mátrix Kft.

Az ügyiratkezelő rendszerük képes kezelni a szkennelt iratképeket, az általuk „gépiratnak” nevezett, csak fájlban létező dokumentumokat (pl. word, excel), illetve az ún. adatmorzsákból álló valódi e-iratokat is. Ez utóbbiak az ügyhöz kapcsolódó adatokat metaadatsorban tárolják. Az ügy lezárása után a metaadatokat xml-formátumban tárolják, a csatolt állományokat is SQL-szerveren tárolják. A csatolt állományok fájl rendszerben történő tárolásának korlátaival kapcsolatos tapasztalataik miatt döntöttek az sql alapú csatolmánytárolás mellett. Az irat teljes történetét tartalmazó xml-t egyben lehet lementeni. Tapasztalataik szerint az MS xml adatmotor hozzávetőleg 100 millió adatrekordig tudja probléma mentesen kezelni az adatokat, e mennyiség felett már indexelési keresési korlátok jelentkeznek. Az EWO rendszer egy az állatluk kidolgozott metaadat modellre épül.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeSummit Magic(Btrieve) 1999-ig

KFKI CSE Workflow 2006-ig

1988 óta van elektronikus iktatás, kb. 1998-ig a Magó DOS-os programját használták, majd 2-3 évig volt a Magic, de nem vált be. A CSE Workflow nem ismerte


az ügyiratláncokat, sok gond volt ezek helyreállításával. A Workflow még megvan, időnként keresnek benne, mert bizonyos keresési szempontoknál, a rossz helyre felvitt adatok miatt így egyszerűbb a keresés. Magic egy gépen fut (ez dbase-es).


Teljes migrálás megtörtént, az adatállományok elérhetők az új rendszerben. 100%-ban sikeres migrálás történt. Migrálás közben hiányzó, részben hiányzó ügyiratláncolatokat állítottunk helyre.

1988 óta minden adat megvan.


-Magic: dbase


-Nem.2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

200Gb2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB)

5GB2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?

1.625.000db (migrált állományokkal együtt)

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Az EWO rendszer többszintű elkülönítésre ad lehetőséget. Az aktív

állományból, éven túli, átmeneti tárolásra, egy XML archívumba kerülhetnek az iratok, ahonnan hordozható egységre, külső tárolóra is átmenthetőek az állományok. Ezen kívül, évzáráskor – a jogszabályi előírásoknak megfelelő - iktatókönyv mentés készül, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva. Egyelőre, jelenleg még nincs az önkormányzatnak tárkapacitás problémája, így még csak az átmeneti tárolót használjuk.

Az előző évi lezárt iratokat kimentik xml-be, a többi élő ügy marad, de a lezárt ügyek is láthatók a szoftverben, hiszen időnként csatolni, szerelni kell. Minden adat bennmarad a rendszerben, törlés nincs, csak sztornírozás. Probléma: a gyámügyön pl. 18 évig egy ügyiraton marad egy ügy. Évzáráskor az adatokat Access-ben is kimentik (ez sql-kompatibilis). Ez az Access-fájl az alapja az exportnak, tartalmazza a kötelező adatokat (előiratokat, utóiratokat is), ezt a szerver aláírja, időbélyegzővel ellátja, és ezt időnként újra frissíti.



Kiegészítő csatolmányok: Tiff, jpg, pdf-kép, pdf-szöveg, es3, doc, docx stb. nem korlátozzuk a csatolható formátumokat. (Ez a szabadság természetesen nem vonatkozik a futtatható állományokra, amelyek csatolása tiltott.)

Irat csatolmányok: XML szabványú, es3 kiterjesztésű, szerveroldali és/vagy kliensoldali elektronikus aláírással és esetenként időbélyegzővel ellátott szabványos envelope.

2009-től már a csatolt dokumentumokat is SQL szerverben tároljuk, régebbi állományok még fájlstruktúrában is vannak.

Nem a papíralapú iratokat szkennelik (kivéve: Adócsoport, mert ott egy másik szoftvert használnak, az készíti e képeket). Ami papíralapon érkezik, az papíralapú marad, ami szkennelve, az szkennelt, ami űrlapon e-iratként, az e-irat marad. Az ügyfelek elenyésző mértékben indítanak elektronikusan ügyet (e-iratként a parkolási engedély-kérelmek és a közérdekű bejelentések népszerűek). Ez azért is van, mert az illetékfizetés elektronikusan csak az Okmányirodán megoldott. Január 1-től az egyéni vállalkozók ügyeit a Hivatali Kapun át kell intézni, tapasztalataik szerint ennek használata jelenleg nagyon nehézkes, még nem megoldott a gépi kapcsolat a Hivatali Kapu és az iratkezelő rendszer között.Bármilyen csatolmányt tud kezelni a rendszer, de az es3 a rendszerspecifikus (Microsec, külső titkosítású fájl.) Iratképnél mindig pdf-et használnak.


Adatmentés külön szigorú szabályozás szerint, több szinten történik. A teljes adatállomány tükrözött HD másolattal rendelkezik, HD sérülés

esetére SQL Backup készül, naponta, havonta adatmentési problémák

kezelésére, Adatarchiválás készül, elkülönült gépen lévő HD-re, havonta Elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott iktatókönyv és csatolt

állományi mentés készül évzáráskor


3. MDB – iktatókönyv fájl es3 típusú, elektronikusan aláírt envelope-ban4. XML – metadat és ügyviteli adatok fájl5. Csatolmányok MS SQL export és/vagy eredeti fájlformátumban

Iktatókönyv mdb, azaz MS Access adatbázis formátumban készül, mely kizárólag SQL szabványos elemeket tartalmaz. Az így készülő adatbázis minimálisan az iktatókönyvekre jogszabályokban minimálisan meghatározott adatmezőket tartalmazza (ez opcionálisan bővíthető). Ezen kívül bejegyzésre kerül az adott irat metaadatait, vendégkönyvét, átadókönyvét és egyéb ügyviteli adatait tartalmazó XML fájl neve, valamint a csatolt állományok fájlazonosítója. Az irat metadatait tartalmazó XML fájl nevében, valamint a csatolmányok nevében is, kötelezően megjelenik az irat egyedi azonosítója.



MS SQL 2008 adatbáziskezelőt használunk, elvileg minden elérhető exportfunkcióval. A rendszer bonyolultsága miatt azonban nem elképzelhető az automatikus export.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Microsoft Exchange

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Archiválás nincs, az aktuális állomány minden nap mentésre kerül2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?nem2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?10GB



Igen, fogadhatunk és küldhetünk is. Ezen kívül az EWO rendszer szerveroldali aláírással maga is készít ilyen iratot, pótolva ezzel az ügyfélkapun viszontazonosított ügyfelek által kitöltött űrlapok hitelesítését.2007 óta.2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?

-2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete


Igen2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


Ctsrv Pénzügyi

rendszer

2,5GB 10% MsSQL

SzocInfo Népjóléti

rendszer

100MB 10% Oracle8i


Nincs az EWO-ba integrálva a Szocinfo, a Magó-féle szabálysértési és a Wintiszt nyilvántartó rendszer. Az EWO azonban ezekből is iktat. Térinformatikai rendszerük nincs, de tervezik a bevezetését. Van egy Rudas és Karig-féle térképi adatbázisuk, csak a nyilvántartási modul fut. További adatbázisok: gyámügy, Önkadó (ezek pár 100 MB méretűek), a parkolási rendszer (5-10 GB). Az Önkadó-t hamarosan a Wonka rendszer fogja felváltani.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Windows Backup, Oracle dump


-2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

-2.6. Hang- és képrögzítés


IgenDigitális fotók: általában DVD-re mentik, egyes szervezeti egységeknél csatolják az irathoz, pl. graffiti-mentesítés képei, homlokzatfelújítás kötelező elrendelése. Egyes fotósorozatokat (pl. a polgármester részvételével lezajlott rendezvények) DVD-re mentenek, az Építési Iroda tervtára is használ digitális fotókat. A hatósági ügyintézés fotói (pl. a graffiti mentesítés fotói is) bekerülnek az EWO-ba. A fotók HDD-n történő tárolása megoldott, jelenleg van elég kapacitás. 2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Bizottsági és Képviselő-testületi ülések hanganyaga. A bizottsági hanganyagot 1-2 hónapig wav hangfájl, a KT hanganyag hosszú távra. (Mikro Voks rendszer). CD lemezre mentve.2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.

Nincs alkalmazás2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

10GB2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.




2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?igen

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?Iktatórendszer 1999 BTriev – Oracle8iiktatórendszer 2006 Oracle8i - MSSQL

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?nehéz,de sikeres volt, adatvesztés elenyésző


nem2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Van

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Teljes mentés, hetente

Az elektronikus ügyintézés az interneten keresztül is használható (jogosultságtól függően, Az alaphonlap (www.budavar.hu) statikus, ez áthivatkozik az EWO-rendszerre. Az ügyfél, ha a honlapra ír be, egyből iktatókönyvi bejegyzést is kreál, és láthatja a saját ügyeinek meghatározott adatait, mivel a jogosultság „adatmorzsa-szinten” van elmentve.



Igen, hasznosnak tartjuk és csatlakoznánk is, amennyiben biztosítható egy elektronikus és vegyes ügyirat valamennyi adatának együttes tárolása. Ehhez egy ügyirat-irattár leíró szabvány létrehozását tartjuk szükségesnek, melynek hiányában minden rendszer kénytelen saját szabványt kialakítani.


http://www.budavar.hu/

Javaslatuk: jó lenne egy központi ügyirat-leíró szabvány, egy egységes adatmodell, a szerveknek kiosztható megkülönböztethető jelekkel, így könnyebben lehetne egységesen kezelni különböző szervek iratait. Ebben a szabványban a korábbi adatmódosításoknak is benne kellene lenniük, (bár ez nagy méretet eredményez). Az adatmezőknek ne legyen eleve megszabva a neve, csak számuk legyen, melyeket az egyes szervek nevezhetnek el.

Digitalizálás: Csak a képviselő-testületi, bizottsági és kisebbségi önkormányzati ülések anyagait digitalizálják.



BUDAPEST FŐVÁROS II. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐTESTÜLETÉNEK POLGÁRMESTERI HIVATALA FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A II. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Juhász Györgyné központi ügyviteli csoportvezető

Szabó Péterné Informatikai Iroda mb. vezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

II. kerületi Önkormányzat Képviselőtestületének Polgármesteri Hivatala1024 Budapest, Mechwart liget 1.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros II. Kerületi Önkormányzat Képviselőtestületének

Polgármesteri Hivatala

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Tanúsított, integrált ügyviteli rendszer2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.




Noha a 2. 2. kérdéscsoportot töltötték ki, és a használt Tigra Scriptor ügyiratkezelő rendszer képes elektronikus iratkezelésre, mégis kizárólag elektronikus iktatásra használják. Egyelőre nem is tervezik az elektronikus iratkezelés bevezetését.Az Ügyfélkapun vagy a Hivatali Kapun érkezett elektronikus iratokat is kinyomtatják.



TIGRA Kft. Tigra ORP Scriptor

2.7 2006.07.10. VAN 02-T7788/2006-03600


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeADM Informatikai Kft.

ORHI Iktató és Dokumentumkezelő Rendszer

5.0 2002.01.01 -2006.07.30

Tudomásunk szerint igen, azonban telepítőkészletet vagy telepített részt, nem találtunk, írásos dokumentummal nem rendelkezünk.1988-tól elektronikusan iktatnak, 1988-2002 között egy saját fejlesztésű, DOS-os

szoftvert használtak, ezt nem őrizték meg, és nem is maradt fent dokumentáció sem

róla.

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

A teljes adatállomány migrálása megtörtént 100 %-os arányban.

2009 márciusában jelentős mértékű személycserék történtek az Informatikai Irodán, mert a migrálási problémákat tartósan nem tudták megoldani.Korábban többször is történt migrálás, nem teljes mértékűen, de lényeges adatvesztés nélkül.


2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? MSDE

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? Igen.

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 3,6 GB

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 0,4 GB


Főszám : 1.357.101 Alszám: 2.560.302


Igen, logikailag, év megjelöléssel

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?Elektronikusan keletkezett iratok, doc, pdf, xls formátumúak, adatbázisban tárolódnak.Nem használnak elektronikus csatolmányokat, de a rendszer a felsorolt formátumokat támogatja. 2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Az Önkormányzat végzi teljes mentéssel, serverre, naponta, veritas backup, 2 évre visszamenőleg van archiválva.

A szoftver nem jól kezeli a Linux és a 2008 alapú szerverek mentését, a 2003-as alapú szervereket menti jól.


Igen, XLS, CSV, XML, PDF


XLS, SQL, CSV, TXT


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Postfix Admin


2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Minden felhasználó egyénileg menti a beérkező e-maileket.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Egyénileg eltérő.

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? Egyénileg eltérő.


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Nem.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Még nem. Egyáltalán nem tervezik jelenleg.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Igen.

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)? A szabálysértési iroda ki-be érkező levelek nyilvántartására szolgál. Nem iktató hanem nyilvántartó!


Adatbázisk.

Komunáldata

Szabálysértési Nyilvántartás

Nincs Nincs 128 MB

MS SQL

Vannak további adatbázisok is, ezek adatait megküldték 2010. május 5-én:

Winszoc (Szociális Iroda)

Wingyer (Gyámhivatal)


Tégla (Építési Iroda)

Gemini (Építési Iroda + Vagyonhasznosítás)

Onkado (Adócsoport)

Működési Engedély Program (Iparker)

Szálláshely nyilvántartó program (Iparker)

Uniker (Városrendészet)

Cafeteria (Humánpolitika)

Wintiszt (Humánpolitika)

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Igen. 2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? DATA kazetta.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Nincs.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Nincs.



Diktafon, Mikrovoks rendszer, videokamera, digitális fényképezőgép

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? Irodától függően változik. (Építésügyi Iroda, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Iroda, Városrendészeti Csoport)A jegyzői iroda 1991. évtől 2007.12.31. -ig wave formátumban, 2008-tól REP formátumban, minden testületi ülésről DVD, illetve DATA kazetta. Külön nyilvántartás nincs.Digitális fényképezőgépet az Építésügyi Irodán használnak, a képeket HDD-n tárolják. 2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. Excel tábla, UNIKER program, stb. a program kapcsolja össze.


2.7. Konvertálás, migrálás


Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.

2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nincs.





2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? .



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igen van.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Igen.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? A honlap anyagai egy külső szerverfarmon találhatóak, az üzemeltető mentési és archiváló rendszert működtet, mely napi szinten készít mentést a portál tartalmáról. Egy adott állapotot 60 napig őriznek meg.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? NemEgyelőre elektronikus iratokat sem kívánnak kezelni.



BUDAPEST III. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATAL FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A III. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

dr. Tass Bálint aljegyzőBalázs Béla informatikai

osztályvezetőFalvai Tamás Központi Iktató

vezetőjeBFL részéről: Nagy László informatikus


helyettesdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

III. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala1033 Budapest, Fő tér 1.1033 Budapest, Fő tér 3.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest III. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

FELMÉRÉS ANYAGA:





IBCnet

Magyarország

Kft.

City v2 2006 nincs nincs

AQUIS

Informatika

Zrt.

Doquis v1.3 2010. 01.01. igen A2-T8 375

PAAT-0 42L

Nem sikerült az adatok migrálása a City iktatószoftverből a Doquis iktatószoftverbe,

így nem vezették be 2010. január 1-jén az új szoftvert, valószínűleg 2011. január 1-

jén tudják majd csak bevezetni a Doquis-t. A Doquis Oracle adatbázis-kezelő-t

használ. A City java alapú szoftver volt.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeIBCnet

Magyarország Kft.

City v1 2001-től

1990 óta van elektronikus iktatás, Szamper András volt a fejlesztője egy DOS-os

alapú szoftvernek, ezt ugyanő fejlesztette tovább a DOMINO nevű iktató szoftverré,

ezt váltotta fel 2001-től a City. Ezek a korábbi migrálások 100%-osan sikeresek

voltak.


A 2010 01.01-től induló Doquis rendszerbe migráljuk a teljes adatállományt, jelenleg 80%-os az eredmény, folyik az adattisztítás. Problémák migrálás során: duplikált iktatószámok, hibás irattári tételszámok, a jelenlegi rendszerben nincsenek kivezetve a selejtezett, Levéltárnak átadott iratok.

2009 decemberében új problémák jelentkeztek a migrálás során: előiratokat nem jelzett, nem iktatott megbízhatóan a tesztüzem során az új szoftver, további probléma: a City rendszerben nincs bejövő irat rovat. A City nem jelöli a selejtezést, levéltárba adást, ezt manuálisan kell átvezetni. Az iktatókönyveket csak sávonként lehet lekérdezni.2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?


2010-től az akkreditált rendszert használjukOracle


2010-től az akkreditált rendszert használjukTalán megvan a felhasználói kézikönyv a City rendszerhez.

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)20 GB1989-től összesen

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)2 GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Nem, egy adatbázisban vannak, csak új iktatókönyvek kerülnek megnyitásra.

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?2500000

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 205000

2009. lezárt év: 213 000 iktatott ügy


Biztonsági mentés készül, naponta inkrementális, hetente teljes, heti forgásban, mágnes kazettára, cserélhető diszkre, MS Windows fájl rendszer mentéssel


NincsA City-nek nincs export funkciója, a Doquis-nek van, xml formátumot támogat.


Nincs

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.A DOQUIS ügykezelő rendszert, mely alkalmas csatolt állományok kezelésére is, tervezik távlatilag ügykezelő rendszerként használni. Jelenleg csak a 2010 januárjától az elektronikusan beadni előírt egyéni vállalkozói űrlapokat kezelik elektronikus iratként, (eddig kb. 30-40 elektronikus iratot iktattak), jelenleg egy HDD-n tárolva, mivel ezeket a Hivatali Kapun keresztül kell beadni, A Hivatali Kapuhoz pedig - szemben az Ügyfélkapuval - nem tartozik tárhely, így, ha nem mentik le az iratokat, olvasás után kitörlődnek onnan. Egyelőre az általános nyomtatványkitöltő program - ez az APEH által használt ABEV továbbfejlesztett változata - saját formátumában mentenek, de hosszabb távon azt tervezik, hogy az ügykezelő szoftver szedje le a Hivatali Kapuról az e-iratokat.Iratok digitalizálását nem tervezik egyelőre.



Igen, xml formátum.2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?MS Exchange


Biztonsági mentés készül, naponta inkrementális, hetente teljes, heti forgásban, mágnes kazettára, cserélhető diszkre, MS Windows fájl rendszer mentéssel. Archivált állományok nincsenek.Az e-maileket, ha azok hivatalos jellegűek, átküldik az iratkezelő szoftverbe, és ott iktatják (egyúttal ki is nyomtatják).

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem, mivel csak biztonsági mentés van.

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?50 GB



Nem2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?

Igen, a Hivatali Kapun keresztül. Csatlakoztunk a Hivatali Kapuhoz.





Adatbázisk.

GISPÁN térinformatikai

rendszer

Nincs, de

képes rá!

?????jpg.

dgn?

12GB 1-2GB ORACLE


A 2007-es kérdőívben még az alábbi adatokat adták meg:adatbázis megnevezése: mérete összesen(MB): évi gyarapodásának mértéke (MB):

City 10000 1000

Kimera Szociálpolitika 2700 200

CIVIL ÜZLET 14 2

CIVIL TELEP 8 0,5

CIVIL PÉNZ 10 1

Közterület használat 1 0,1

KÖLCSÖN 3 0,2

ZAJ REGISZTER 1,9 0,1

Burkolat bontás 0,7 0,1

Eszköznyilvántartó 11 0,5

Térinformatika 100 10

Önkadó 300 30

Ezek közül a Kimera és az Önkadó össze lett kötve az iratkezelő szoftverrel. A Civil adatbázisok közül az Üzlet az üzlethelyiségek, a Telep a telephelyek, a Pénz pedig a pénzügyek nyilvántartására szolgál. A Térinformatika a Gispán iratkezelő rendszerben működik, moduljaiból az ingatlannyilvántartást használják (ez a földhivatali adatbázisokkal kiválható), a rajzi alrendszerben található a 2002-es és 2009-es légifotó-felvételeken alapuló térképi adatbázis (a 2009-es felvételek igen jó felbontásban), ezekhez kapcsolódik egy szintvonal- és egy közműtérkép-adatbázis. A közműtérképek a víz, gáz, telefon és távhő-vezetékeket mutatják. A térképi adatbázis Microstation alapú, a numerikus adatok Oracle adatbázis-kezelővel működnek. Vannak archivált állományok. A rendszerből DGN formátumban lehet adatokat exportálni. A Gispán-ban kezelt légifotókról készült mentés 5 DVD-t foglal el tehát kb. 20-25 GB. A légifotók jó minőségűek, felbontásuk elég nagy, jóval méter alatti. A rendszert egy szerver cluster szolgálja ki. 2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

Nem2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?

Heti mentés, teljes. Tömörített formátumban. Külön partícióra.2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.

Nincs2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

Nincs




Hangrögzítés van a testületi és bizottsági üléseken2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Igen. 1990-től speciális Grundig és normál magnókazettán, 2006-tól mp3 formátumban, HDD-n megvannakA képviselő-testületi ülések rögzítése történt speciális, egyedi méretű Grundig kazettákra, ezekhez két db, valószínűleg működésképtelen magnót őriznek a pincében. A bizottsági üléseket kompakt kazettákra rögzítették, ezeken gyenge minőségű felvételek vannak, de megőrizték a felvételeket. Átvétel 1994-ig lehetséges!


Nincs2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?

Nincs erről pontos információ, de a kompakt kazettákból meglehetősen sokat tárolnak – a bizottsági ülések száma jóval nagyobb a testületieknél.


2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nincs



Nincs2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?



Nincs2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?

Nem volt szoftver váltás



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen, www.obuda.hu

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?A szolgáltató havonta adatállomány (fájl) szintű mentést ad DVD adathordozón 2009. január óta



IgenE-irattári szolgáltatásra jelenleg nem tartanak igényt.

Maradandó értékű iratok az iktató/ügykezelő rendszerük iktatási állománya, és a Gispán rendszer adatállománya. A e-mail-ek maradandó értéke kétséges, hiszen a hivatalos megkereséseket továbbítják az iktatásnak, a levelek szűrésére megoldási javaslatuk nincs.


http://www.obuda.hu/


BUDAPEST IV. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATAL FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A IV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Müller Péter informatikai osztályvezető

Bleitner Attila ügyviteli osztályvezető

Zabó Ferencné mb. ügyviteli csoportvezető

Kiss János informatikusBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

IV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala1041 Budapest, István út 14.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros IV. kerület Újpest Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:






Magó Informatikai Kft

Wikt 7.0 2008 Teljeskőrű 02-T7788/2006-03486

Magó Informatikai Kft

Wikt 6.0 2006 Részleges 02-T7788/2006-03486

2009 októbere óta a Wikt 7.1-es verzióját használják, mivel a Wikt 7.0 tanúsítványa lejárt. A tanúsítvány száma: HU09/4443. A szoftver képes elektronikus ügykezelésre is, de jelenleg erre még nem, csak iktatásra használják. Az egyéni vállalkozók esetében 2010. január 1-je óta kötelező e-ügyintézés kapcsán eddig 102 elektronikus irat keletkezett, ezeket a Hivatali Kapun keresztül kell benyújtani, és a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának (KEKKH) előírása az is, hogy winchesteren, előírt fájlstruktúrában kell tárolni ezeket az e-iratokat. Ezeket azonban az iktatószoftverben is és papíralapon is tárolják. Pénzhiány miatt nem tervezik egyelőre az elektronikus ügykezelés bevezetését.A Hivatali Kapuval kapcsolatos tapasztalataik: jelenleg eléggé kezdetleges, nehézkes a használat, bonyolultan lehet csak menteni. Az akkreditált Wikt elvileg rendelkezik export funkcióval azonban a bemutatón ez nem működött emiatt felveszik a kapcsolatot a fejlesztővel. 2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeMagó Bt Wikt 1.5.K 2003-2006

MAgó Bt Közikt 5.1 1987-2002

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? Igen100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Igen teljes adatállomány a migrálás 100 %-os volt.Miután 1987 óta folyamatosan a Magó Bt/Kft. legfrissebb szoftverét használják, a régebbi verzióból történő migrálás nem okozott problémát, valamennyi adat 1987 óta megvan. Úgy tűnik, 1987-ben egyből elektronikus iktatásra álltak át, nem volt párhuzamos papíralapú és elektronikus iktatás, mert papíralapú iktatókönyveik csak 1986-ig vannak.2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?



2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 3,07GB(2009 novemberi adat.) 2010. január végén 3,2 GB. Ebben az adatban a log-fájlok, indexfájlok adatai nincsenek benne.2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) Kb:0,15GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Nem2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?Főszám:936763 Alszám:11225502.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) Főszám:137425Alszám:72548Ez a 2009. novemberi adat, a teljes év ügyforgalma kb. 10%-kal több.

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Igen szalagos+winchester; időnként teljes+ inkrementálisÉvente szalagos mentés (LTO-4-es szalagra), de csak az utóbbi években, amióta új, Symantec-es mentő szoftverük van, régebben DVD-re mentettek. Egy mentést évente archiválnak.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?XLS; TXT2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Adatbázis-kezelő prg SQL2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.


















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Exchange


2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? NemÚjabban van e-mail mentés, teljeskörű, a mentett állományban több szempont szerint is lehet szűrni. A törölt e-maileket is helyre tudják állítani egy ideig. A hivatali jellegű e-maileket kinyomtatják és iktatják.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?El tudják különíteni.2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?Kb. 100 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? FogadunkEddig 1 db elektronikusan aláírt iratot fogadtak, az iktató szoftver képes ezek kezelésére.2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?





Népesség ua SQLKiméra Szoc SQL

Jóval több adatbázisuk van (ÖNKADÓ, Saldo pénzügyi, Építésigazgatási térkép-adatbázis, digitális alaptérkép, Wingyer stb.), ezek listáját, méreteit és formátumait e-mailben meg fogják küldeni.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Igen

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen, szalagos+winchester; időnként teljes+inkrementálás2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Nincs2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Nem, csak a Testületi ülésekről.

Globomax Mikrovoks, szerintük 2003, a Globomax szerint 2000. május 10. óta, évente 4 GB, összesen tehát kb. 28 vagy 40 GB a terjedelem. Ezt a képviselő-testületi ülések hanganyagának rögzítésére használják. A bizottsági üléseken diktafonos hangfelvétel készül a jegyzőkönyv elkészítésére, utána nem őrzik meg a felvételeket.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Igen mentésre kerül, program saját formájában.2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?




2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Igen

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?2006 iktató Acces/ Windows iktatórendszer SQL2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Sikeres volt2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?





2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Nem


A honlapot külső szolgáltató gondozza, nem is tudják nyomon követni, melyik cég kezeli jelenleg, majd utánanéznek és írásban válaszolnak. A honlapok rendszeres mentése szerintük törvényi előírás (melyik törvény?)


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Most még nem érdeklődünk a szolgáltatás iránt.

Érdeklődnek, hogy az e-irattári projekt hogyan viszonyul, a többi ASP (Application Service Providing)-t nyújtó cég szolgáltatásaihoz, illetve hogyan lehet az ő szolgáltatásaik versenytársa.

Szívesen digitalizálnának iratokat, de a Hivatal eddig nem adott és nem is tervez adni erre pénzt.



BELVÁROS-LIPÓTVÁROS BUDAPEST FŐVÁROS V. KERÜLET ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Az V. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Róbert Mária ügyviteli csoportvezetőBFL részéről: Lux Zoltán informatikus

Gerhard Péter levéltárosKorinek Tamás levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

V. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala1051 Budapest, Erzsébet tér 4.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Belváros-Lipótváros Budapest Főváros V. kerület Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:





AC SOFT

Szoftverfejles

ztő Kft.

IRMA ver.2.0 2008.07.01 Kibővített

akkreditáció

02-

T7872j2006-

03598


Az IRMA alkalmas elektronikus ügykezelésre (szkennelt dokumentumok csatolása), de erre jelenleg még nem használják (a dokumentumokat nem fájlrendszerben, hanem adatbázisban tárolja). Külsős rendszergazda van (havi bérleti díjat fizet a szoftverért a PH), akivel nehézkes a problémák, hibák elhárítása. Pl. kellene egy visszatöltés-próba, de ezt az elmúlt másfél év alatt még nem sikerült megcsinálni. Adatbáziskezelő: mssql.2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?


Hivatal programozója

Saját fejlesztésű program

I. 1988-1999

AC2000 DOMINO ?(nincs adat) 2000-2003

Hivatal programozója

Saját fejlesztésű program

II. 2004-2008.06.30.

1988 óta van elektronikus iktatás, a jelenlegi rendszer is 1988-tól kezdve tárolja az adatokat.2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

A 2000-es migráció során a főszámok, és alszámok számossága hiánytalanul megtörtént, de az előzmények, utózmányok, a határidők valamint az előadók átvitele igen rossz hatékonysággal történt. Ezeket a hibákat az adatok a mai napig magukon hordják annak ellenére, hogy az idők folyamán a kiderült hibák folyamatosan javításra kerülnek.A 2008-as migráció igen, jó eredménnyel járt (100%), bár a korábbi hibák természetesen öröklődtek, valamint a korábban kézzel bevitt (begépelt és nem válsztott) adatok, melyek az IRMA rendszerben már kódállománya kerültek a mai napig kezeletlenek. Ezek a kezeletlenségek azonban nem befolyásolják az adatok megfelelőségét és érthetőségét.

A DOMINO a XVI. kerületi önkormányzatnál akkreditált iratkezelő szoftverként működik, az V. kerületben a 2000-es migrálás során a határidők, az előadók nem mindig kerültek át az új rendszerbe, az előzmények, utózmányok migrálása viszont teljesen sikeres volt. A rekordok mind megvannak, csak néhány adatmező tartalma veszett el.



A saját fejlesztésű ügyiratkezelő program Dbase adatbázis-kezelővel, a DOMINO egy speciális, erre a feladatra kifejlesztett adatbázis-kezelővel, mely számunkra mint felhasználóknak csak a programon keresztül volt elérhető.

A DOMINO nem standard adatbázis-kezelővel működött, az IRMA MSsql adatbázis-kezelővel.2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?

A saját fejlesztésű programnál igen, a DOMINO rendszernél csak Felhasználói leírás állt rendelkezésre

Mind a saját fejlesztésű szoftver, mind a DOMINO ma is megvan, üzembe tudják helyezni.2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

3,6 GB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)kevesebb, mint 1 GB


Nincs elkülönítve


1 400 000 és 1 500 000 közötti


nagyságrendileg: 90 000 – 100 000 közötti az utolsó években


Van, napi rendszerességgel, merevlemez (san) és szalagos mentés is történik, heti egy teljes (péntek) és hat különbségi.


Van export funkció: DOC,HTML, XLS, és bizonyosaknál XML formátumbankiegészítés: XML formátumú exportlehetőségek:

Iktatókönyv,


Metaadatok,Levéltárba adandó tételek


MS Access, Excel, MS OLE DB, MSXMLOLEDB.



Nem használunk.A Hivatali Kapun keresztül bonyolódó ügyforgalmat nem nyomtatják ki, úgyhogy itt elektronikus ügykezelés zajlik.Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány


Nem használtunk.
















Microsoft Exchange 2007Van központi postafiók. Van ügyintéző, aki kinyomtatja, iktatja a hivatalos e-maileket, de ez nem általános magatartás.2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?

Igen, Symantec Backup Exec szoftverrel. Napi rendszerességgel, merevlemez (san) és szalagos mentés is történik, heti egy teljes (péntek) és hat különbségi.

Jelenleg mentik az e-mail-eket, de ha helyhiány lesz, le fogják törölni a korábbi leveleket.kiegészítés: központi e-mail szerveren van, mindenki korlátozás nélkül törli vagy nem törli a saját leveleit és nagy számú SPAM-jait. Arról sincs információ, ha valaki törlés előtt lementi saját gépre. Azokat a hivatalos e-mail-okat, melyek az ügyintézéshez kapcsolódnak, azokat kinyomtatják a kollégák, és az iktatóban iktattatják, így kerül az aktába papíron.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem.



Nem megválaszolható, adathiány miatt.Csak a (külsős) rendszergazda tudná a méretet. Ő viszont nehezen érhető el.kiegészítés: 105GB2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete


Nem.


Igen.



Igen.



Adatbázisk.

Pénzügyi rsz.

Gordius

van ecf 0,01 0,02 MsSql

Működési

eng.nyt.

nincs 0,009 Access

Önkormányzati

adók rsz

nincs 3 0,1 DBase

Feladat

menedzsment

rsz

nincs Speciális

egyedi

ANDOC Testületi

anyagok rsz

nincs van pdf 2 1,5 Speciális

egyedi MSsql

Testületi

szavazatszámlál

ó rsz.

nincs 2,5 Többféle

szöveges

állomány és


hangrögzítés

Segélyezési rsz

Winszoc

nincs 0,15 Firebird

Testületi anyagok rendszer: az előterjesztéseket csak digitális formában (formátum:pdf) kapják meg a képviselők (internetes kapcsolat révén laptopon nézik az ülésen), csak egy példányt nyomtatnak ki. Ezt a rendszert a ModulInfo nevű cég üzemelteti, így nincs információ arról, hogy milyen adatbázis-kezelővel működik a rendszer. Jelenleg van kialakítás alatt ugyanebben a szoftverben a Feladatkezelő rendszer.Térinformatika: Intermet (400 MB) (LZ) (nem jól működik, le akarják cserélni) Interneten nem megfelelően működik (LZ).A működési engedélyek nyilvántartása elődje a vállalkozói rendszer (ABACUS) voltA Gyámügyön nem használnak semmilyen adatbázist.Az adatbázisokat több külső cég üzemelteti.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

Nem


Igen, Symantec Backup Exec szoftverrel. Napi rendszerességgel, merevlemez (san) és szalagos mentés is történik, heti egy teljes (péntek) és hat különbségi.


Minden esetben más-más, ha van.




Csak hangrögzítésre.Globomax Mikrovoks. A bizottsági ülésekről csak hangkazettás felvétel készül, ezeket nem őrzik meg. Képfelvételeket a City TV készít, nincs információ ezek archiválásáról.Digitális fotók: a térinformatikai rendszerben vannak fotók (homlokzatképek), burkolatbontási fotók a Műszaki Osztályon, a szabálysértésen is készülnek képek, ezeket CD-n tárolják (?)2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

MP3



Nincs.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?Nincs adat.



Nincs.



Igen.

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?A segélyezési rendszernél a fejlesztő a korábbi DOS-os rendszerben lévő adatokat átkonvertálta WINDOWS-os környezetre (Winszoc), a verzióváltáskor.

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Probléma mentes volt.






2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Nincs adat.

Nem. Külső cég üzemelteti a honlapot, a Hivatal dolgozói még módosítani sem tudnak rajta (pl. a hirdetmények kihelyezését PrintScreen-ekkel tudják csak dokumentálni). E hirdetményeket könyvtárrendszerben archiválják, terjedelmi adatokról nincs információ. 2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?



Probléma: az elektronikus iratok hitelességének kérdése.



BUDAPEST FŐVÁROS VI. KERÜLET TERÉZVÁROS ÖNKORMÁNYZATA FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A VI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Molnár Jánosné ügyviteli ügyintéző

Pukszler Csaba informatikai referensBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

VI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala1067 Budapest, Eötvös utca 3.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros VI. kerület Terézváros Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:





saját 2006


Saját fejlesztésű szoftver, az akkreditációs folyamat elindult, de leállt. A szoftver alkalmas ügyiratkezelésre is (szkennelt iratok csatolása), de erre nem használják. A szoftver open source alapú: php+mysql+apache.2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeEmődi Zsolt iktató 2005. 12. 31-ig

1992 óta van elektronikus iktatás.

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? igen Ha igen, milyen eredménnyel járt? sikeres volt Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? probléma nem volt a teljes adatállomány migrálása során, így az 1992-től 2005.12.31 -ig keletkezett adatok teljes egészében átkerültek a jelenleg használt rendszerbe. 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?mysql adatbáziskezelővel működikNyílt forráskódú, php: mysql, ill. apache.2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? felhasználói kézikönyv, adatmodellA felhasználói kézikönyv a szoftver súgójában található.2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)1.5 GB2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)0.2 GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Nem, egy adatbázismotorban van

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? főszám: 675.253, alszám: 1.093.215

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) főszám: 43.404, alszám: 78.013

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? igen Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? mindig teljes módszerrel történik a backup alapú szalagos mentés Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? igen


Szalagos napi mentés DLT-szalagra.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? nincsVan, bármilyen formátumban (xls stb.) Hitelesíteni is tudják ezeket, de valamilyen jogszabályi problémára hivatkoztak ezzel kapcsolatban.2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? sql dump, csv, stb.



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? linux alapú exim

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? az elektronikus ügyintézéshez szükségese-mailok mentésre kerülnek, egyébként tartalom nélkül csak a naplófájl kerül mentésre Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Két db e-mail cím ([email protected]; [email protected]) hivatalos, csak az ezeken a címeken zajló levélforgalmat mentik. Csak bizonyos ügytípusokra fogadnak elektronikus iratokat, ezt 2005 óta írja elő helyi rendelet.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 0,5 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? fogadunk és küldünk isAz ügyfélszolgálat két munkatársának van elektronikus aláírásra jogosultsága, de a gyakorlatban nem használjál. Kb. 2005-2006 óta van elvi lehetőség hiteles elektronikus iratforgalomra. A Hivatali Kapun érkező e-iratok fogadására két főnek van jogosultsága az Okmányirodán, tőlük papíralapon megy tovább az ügy. 2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?





2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? igen



önkadó dbase 950

szoc 1 GB oracle

közter 85 GB oracle

Az összes adatbázis teljes mérete kb. 200 GB, az adatbázisok egy részét az adott szervezeti egység kezeli, másokat az informatikai csoport. Térinformatikai adatbázisuk a Kolibri, 2006-ban vásárolták meg, de már 5 éve húzódik a Földhivatalnál a digitális alaptérkép aktualizálása, így nem használják, mert nem naprakész.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? mindig teljes módszerrel történik a backup alapú szalagos mentés




2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? nemGlobomax Mikrovoks: kb. 2000 óta, a bizottsági ülésekről készülnek felvételek, de ezek nem kerülnek az Informatikára. A közterület-felügyelet és a Hatósági Osztály tárol digitális fényképeket, a közterület-felügyelet ezeket szerveren archiválja, a jogszabályi előírások szerint, 1,5-2 évig őrzik meg.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? a jogszabályban előírt ideig őrizzük meg

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. nincs




2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? nincs








2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? igenElőször saját üzemeltetésű volt a honlap, majd külső szolgáltatónak adták át, egy éve újra saját üzemeltetésű, nyílt forráskódú. A honlap alkalmas elektronikus ügyiratok indítására, de nem használják ezt a funkciót.2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? dump szalagra napi mentés



Pukszler Csaba szerint nem lesz a közeljövőben elektronikus ügykezelés a Hivatalnál, és az e-irattár miatt sem valószínű, hogy bevezetnék. Annak ellenére ugyanis, hogy az e-irattár révén megtakarítást lehet elérni a hardverkapacitás terén, de a tömeges szkennelés és a sávszélesség-növelés miatt így is pluszköltségeket okozna a Hivatalnak a jelenlegi, papíralapú iratkezeléshez képest. Így az e-irattári projektbe való bekapcsolódás csak azoknak éri meg, akik mindenképpen elektronikus ügyiratkezelést használnak vagy kívánnak bevezetni.


Digitalizálás: A pénzügyi osztályon a számlákat szkennelik, a testületi előterjesztések kb. 4-5 éve digitalizálva vannak, a képviselők CD-n jutnak hozzájuk (nincsenek hitelesítve).



BUDAPEST FŐVÁROS VII. KERÜLET ERZSÉBETVÁROS ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A VII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Macherné Sebők Irén ügyviteli csoportvezető

Dezső Edit ügyviteli ügyintéző

Szőke Zoltán rendszergazdaVona Krisztián rendszergazda

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosKorinek Tamás levéltárosdr. Kenyeres István főigazgató-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat Képviselő –testületének Polgármesteri Hivatala

1073 Budapest, Erzsébet körút 6.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:






Professzionál

Zrt

GovSys 4.0 2008.01.01 Certop Kft kibővített


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeRendszerház Bt WinDoc 2005.08.15 1990-2007.12.31


A WinDoc rendszerből teljes mértékben megtörtént az adatok migrálása a GovSys Rendszerbe.Problémát jelentett, hogy a WinDoc és a GovSys eltérő struktúrában rendezi az adatokat. Főleg a lakcímek esetében okozott nehézséget, hogy a WinDoc-ban nem volt strukturálva ez az adatmező. Végül is minden adat migrálásra került 1989 szeptembere, az elektronikus iktatás bevezetésétől fogva. Ez annak is köszönhető, hogy a GovSys a WinDoc utóda (Mihalics Gábor, a WinDoc és előzményei fejlesztője bevitte rendszerét a GovSys-t fejlesztő Professzionál Zrt-be). A GovSys-t a Hivatal négy hónapig tesztelhette, mielőtt élesítve lett a rendszer. Az éles bevezetés 2008. január 1-jén, az egész Hivatalban egyidejűleg következett be.2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

A WinDoc rendszer dbf állományokban tárolta az adatokat.

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?Felhasználói kézikönyvvel és üzemeltetői kézikönyvvel rendelkezünk a WinDoc rendszerhez2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)Jelenleg az Oracle adatbázis mérete 22GB a 1990-től migrált adatokkal együtt.



9GB az éves kb. keletkező adatmennyiség.

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Oracle adatbázis szinten nincs elkülönítve.

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?Az összes ügyszám amelyből, főszám:1.187.744, alszám:687.798.

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2008. évi iktatott főszám:61896, alszám:54715.

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Napi mentés készül, amit hetente archiválunk (pénteki mentés kerül archiválásra hétfőn). A napi mentések egy dedikált BackUp szerverre történik, a pénteki mentés hétfőn kerül archiválásra DVD lemezle. A fájlszerver teljes tárterülete 300 Gbyte.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Ügyiratforgalmi, hatósági statisztika készítése xls formátumba.

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Oracle export funkciója




Professzionál

Zrt

GovSys 4.0 2008.01.01 Certop Kft kibővített

A Govsys-t jelenleg nem használják elektronikus ügykezelésre, de az e-ügykezelés bevezetése tervben van. Jelenleg már két területen (telepengedélyek, működési engedélyek) tesztcsatlakozás történt az Ügyfélkapuhoz, így ezeken a területeken már jelenleg is van e-ügykezelés (szkennelik az ügyiratokat). Vannak elképzelések a papíralapú iratok digitalizálására is, mert ma már könnyebben lehet az elektronikus iratok megőrzésére forrásokat szerezni, mint az irattárak bővítésére. Kérdéses azonban, hogy a Hivatalon belül, vagy külső cég bevonásával történjen az iratok


digitalizálása. A már digitalizált állományokat az Oracle adatbázisban tárolják, az iratképek a tervek szerint pdf-ben lesznek mentve. Problémát jelent, hogy a GovSys-ben jelenleg még nincsenek szabályozva a hozzáférési jogosultságok.A Szabálysértés már most is mindent digitalizál (külön is iktat, ők is a Professzionál szoftverét használják), de minden ügyirat papíralapon is megvan. A terjedelmi adatokat kérjük megküldeni.Az egyéni vállalkozók nyilvántartásánál, ahol az ügyintézés 2010. január 1-től csak elektronikusan lehetséges, Szőke Zoltán ügyfélkapus hozzáférésével fogadják a beérkező űrlapokat. A hozzáférést ki akarják terjeszteni az Okmányirodára is. A Magyarország.hu böngészőfelülete, ahol az űrlapok kitöltése történik, zárt rendszer, nem kapcsolható össze az iktatórendszerrel, így a beérkező űrlapokat kinyomtatják és úgy iktatják, de elmentik az előírt könyvtárstruktúrában is. Tervezik a két rendszer közvetlen összekapcsolását.2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?















Az e-mail-eket nem iktatják elektronikusan, a hivatalos leveleket kinyomtatják és papíralapon iktatják. Ugyan van központi postafiók: [email protected] , de minden dolgozó e-mail címe kinn van a honlapon, így nem csak a központi fiókba érkezhetnek iktatandó e-mailek. Idén átállnak, a storage blade-es megoldású lesz.2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?MS Exchange 2003

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Mentés készül a levelezésről MS BackUp-al hetente egyszer Dedikált BackUp szerverre.Az előző 3-4 hét e-mailjei vannak mentve. Hatalmas mennyiségről van szó: három hónap alatt kb. 800000 e-mail (ennek kb. a fele spam) fut be a hivatalba, míg ennyi idő alatt csupán 30000 iktatás történik. 500 MB egy-egy postafiók tárhelye, ezt indokolt esetben 1-2 GB-ra növelik.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?95GBJelenleg kb. 100 GB2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete

2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Jelenleg még nem

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Igen tervezzük 2010-től. Bevezetése folyamatban van.A kormányzat a hiteles elektronikus iratforgalomban az elektronikus aláírás helyett immár az ügyfélkapus/hivatali kapus megoldásokat ösztönzi, így egyelőre nem vezették be, és már nem is kívánják bevezetni a hiteles elektronikus aláírást, pedig tavaly már árajánlatokat is kértek a megvalósításhoz. A szabálysértésen volt 5 dolgozónak Netlock-os elektronikus aláírása, de nem használják.




2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Igen a különböző hatósági, igazgatási feladatok ellátásához a Hivatal rendelkezik cél alkalmazásokkal:

Pénzügyi Rendszer Pénzügyi analitikai rendszerek Szociális Rendszer Gyermekvédelmi Rendszer Testületi Szavazó Rendszer Testületi munkát támogató Dokumentum Menedzsment Rendszer Térinformatikai Rendszer Vagyonkataszter Rendszer Társasház Nyilvántartó Rendszer MÁK IMI Rendszer ÖNKADO rendszer Parkolási Engedély Kezelő Rendszer (Parkoló kártya) Személyügyi Rendszer Szabadság Nyilvántartó Rendszer Complex Jogtár Complex Céghírek



Adatbázisk.

FORRÁS

SQL

Pénzügy igen xls 2GB MS SQL

2005

WinSzoc Szociális igen rtf, doc 200MB FireBird

WinGYERE Gyámügy igen rtf, doc 100MB FireBird

THK Képviselő

testület

igen rtf, doc,

xls, pdf,

jpg

20GB Oracle

Kataszter Vagyon-

gazdálkodás

igen xls 100MB dbf

Társasház igen xls 50MB dbf

THK: testületi előterjesztések kezelése, ebben küldik szét az előterjesztés-tervezeteket, módosító indítványokat csak ebben a rendszerben lehet indítani.


Térinformatika: Jelenleg Datakart (tartalma: alaptérkép, közműtérkép. ortofotó-réteg, saját formátumban), de ezt áprilisban le fogják cserélni: egy TÁMOP-os pályázat keretében új térinformatikai rendszert fejlesztenek, ennek már lesz ügymenetkezelési funkciója is, és benne lesz a zöldkataszter, utcakataszter, önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, építésnyilvántartás, kockázatelemzés.Digitális fotók adatbázisa: Dozvald János fotóművész gazdag gyűjtése a kerület épületeiről (köztük dokumentálva az időközben lebontott épületek). Az adatbázis mérete 50 GB (10 db DVD-re fér rá), utca-házszám szerint kereshetően. (A honlapon, illetve az Okmányirodán található terminálon elérhető az adatbázis egy része).Anyakönyvi névmutatók adatbázisa: a legtöbb megkeresés névre irányul, ezért készítették. Az adatbázis 1895-től kezdve tartalmazza az anyakönyvezett nevét és az anyakönyvi bejegyzés sorszámát, sql adatbázis-kezelővel.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Napi mentés készül, amit hetente archiválunk (pénteki mentés kerül archiválásra hétfőn). A napi mentések egy dedikált BackUp szerverre történik, a pénteki mentés hétfőn kerül archiválásra DVD lemezle.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen. Excel, TXT2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Testületi szavazó rendszernél történik hangfelvétel (Globomax Kft. MVoks Rendszer). Digitális és analóg felvétel is készül.A Mikrovoks DOS-os elődjében kb. 1991-1992-től vannak meg a képviselő-testületi hangfelvételek, 1996-1998-tól digitális felvételek is. Az ülésekről analóg és digitális felvétel is készül. Az export fájlban már nem lehet elkülöníteni a zárt üléseket (nincs kulcs). A képviselő-testületi ülések képfelvételei a kerületi TV-nél lehetnek meg, a honlapon néhány hónapira visszamenőleg lehet megnézni a felvételeket.. A műszaki ügyiratokhoz készült digitális képmellékleteket a fájlszerveren tárolják valamint CD-n csatolják az aktákhoz. A kerületnek Dozvald János által készített fotógyűjteménye van az épületfotók nevükben tartalmazzák az utca/házszámot. A fotók együttes mérete kb. 50 Gbyte.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Igen megőrizzük.


2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?10GB



Régi képviselő-testületi határozatok: valószínűleg migráltatva lett (két ilyen régi szoftver is volt).

Országosan Egységes Ingatlannyilvántartási Rendszer (OER): Az 1980-as évek végén készült, a kerületi (alapvetően papíralapú, esetleg több kerületben is adatbázisban?) bérházak teljes felmérése, DOS alapú, Clipper 87-ben. A BFL-ben az V. kerületi IKV-tól behozott V. kerületi felmérés adatlapjai vannak meg: XXIX.1703.c: Országosan Egységes Ingatlannyilvántartási Rendszer (OER) adatlapok

Régi vagyonkataszter


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Igen2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?Régi pénzügyi rendszerből (Korend Gordius PÜ rendszer), Btriave adatbázisból MS SQL 2005-be. A régi külön pénzügyi és külön számviteli rendszer egybe lett integrálva.A Winszoc-ban, már több mint tíz éve, volt migrálás.2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?A migrálás alapvető problémáját a két rendszernek a teljesen különböző adatmodellje jelentette.





2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen. www.erzsebetvaros.hu

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Igen történik mentés.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Szerződéses szolgáltató cég végzi az önkormányzat honlapjának üzemeltetését.A cég neve: Localinfo, a honlap cms-platformon működik, php-s, saját fejlesztés.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Igen

A veszélyeztetett állapotban lévő anyakönyvi alapiratok digitalizálása érdekében együttműködnének a BFL-lel.


http://www.erzsebetvaros.hu/


BUDAPEST FŐVÁROS VIII. KERÜLET JÓZSEFVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A VIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Kósa Edit ügyviteli csoportvezető

Kollár Tamás informatikai csoportvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros VIII. kerület Józsefvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1082 Budapest, Baross utca 65-67.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros VIII. kerület Józsefvárosi Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:






Rudas@Kari

g Kft.

GISPÁN 3.19.00 2010-01-01

2010. január 1-től a GISPÁN 3.19.00 verzióját vezették be, az átállás jelenleg is tart. Állításuk szerint ez a verzió már akkreditált szoftver, de az ÖM honlapján nem szerepel az akkreditált szoftverek között. Az érkeztetési és az iktatási funkció már élesben működik, a szignálást és a kiadmányozást most oktatják. Az ügykezelő funkciókat is tervezik bevezetni.2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? nem


Rudas@Karig Kft. GISPÁN 3.160 3 2004-2009. 12.31

Mihalics 1989-2003

1998 óta használják a GISPÁN-t, először 3-4 alrendszert használtak, most háromszor annyit. 2004 óta használják iktatásra is, továbbá pl. az önkormányzati bérlemények nyilvántartása, az önkormányzati ingatlanvagyon-nyilvántartása, az építmények műszaki adatainak nyilvántartása is már ebben zajlik. 2004-ig a Mihalics-féle, nagyon egyszerű FoxPro alapú iktatóprogramot használták. 1989-től a szociális ügyeknél kezdtek el elektronikusan iktatni, 2-3 év alatt terjedt ki az elektronikus iktatás az összes területre.


nem100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A 2010-es migrálás most zajlik, vannak hibák, és olyan problémák, mint pl. hogy a határidő-nyilvántartást nem tudják listázni. A Mihalics-féle programból a GISPÁN-ba történő migrálásnál adatjavítás nem történt, a korábban keletkezett hibák bent maradtak a rendszerben.



Felhasználói kézikönyv

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) A rendszer nem csak az iktató rendszerből áll, hanem egy Integrált térinformatikai rendszer része, így ez nem állapítható meg.A teljes adatállomány mérete kb. 100 GB, ennek nagyobb rész iktatási állomány.


2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)Nem tudják. 2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Fizikailag nem különül el, de lekérdezésekkel ki lehet gyűjteni az egyes években keletkezett állományokat.2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? A GISPÁN-ban jelenleg 2 050 000 ügyszám van összesen (tehát nemcsak az iktatási állományok.)2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)

Főszám: 79 842 Alszám: 245 6002009. november végi adat.


Igen, havonta egy alkalommalKétféle mentési rendszer van: egyik a komplett mentés, az egész Oracle adatbázis mentésre kerül, illetve napi mentés, ez havi egy alkalommal kerül archiválásra, a dump-ok is mentésre kerülnek. Szalagos mentés, típusa LTO Ultrium 2.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?

Igen, CSVA szoftver xml-formátumban nem tud exportálni.2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Microsoft Exchange 2007

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Symantech Bachip ExecSzeretnék, ha minden hivatali e-mail érkeztetve lenne. Jelenleg a hivatalos e-maileket kinyomtatják, majd iktatják.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Igen

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 70 GB




2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Szándékuk csatlakozni a majdan kialakítandó regionális központhoz, (ezek a pályázatok most zajlanak), saját forrásból nem kívánnak kialakítani hiteles elektronikus iratkezelést.





Gispán Térinform.

iktatás

4 GB Oracle

Winszoc Szociális 1 GB SQL

Wingyer Gyámügy 300 MB SQL

Wintiszt Személyügy 150 MB FoxPro

IMI Munkaügyi

inform.

rendszer

200 MB Oracle

Visual Népességnyilv

ánt.

1 GB SQL

McaFee Vírusírtó 100 MB SQL

Itiner Helyi nyilv. 30 MB SQL

A dokumentumok a szakmai programokból állnak elő, mentésük hasonló: MS sql adatbáziskezelő.Két térinformatikai rendszerük van: a GISPÁN-é, ez nem teljesen naprakész (földhivatali alapú), ebben nincs ortofotó réteg; illetve a Főépítészi Iroda naprakész térinformatikai adatbázisa, ebben sok réteg van, köztük légifotó-adatbázis is


(kétévente fotózzák végig a kerületet). Ez ArcView alapú, így biztosan van export funkciója.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Igen, IBM LTO


Nem



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Igen, digitális, analóg.Globomax Mikrovoks, kb. 2002-2003 óta, a képviselő-testületi ülések mellett azok a bizottsági ülések is rögzítésre kerülnek, amelyek a tanácsteremben tartanak, ahol ki van építve a rögzítő rendszer. 2010-ben két bizottság ülésezik itt. A bizottsági üléseket amúgy kazettákra veszik, ezeket időnként digitalizálják (a 90-es évektől fogva), a digitalizált felvételeket CD-n, vagy DVD-n, mp3 formátumban a bizottságok őrzik.Mind a GISPÁN, mind a Főépítészi Iroda térinformatikai rendszerében vannak digitális csatolt állományok: fotók, építmény nyilvántartás: az önkormányzati ingatlanok alaprajzai, homlokzatfotók, utcaképek, illetve a légifotók. Légifotót 2 évente készítenek.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?


2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? 40 GB












2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? NemKülső szolgáltató kezeli a honlapot, ők valószínűleg archiválják, legalább napi mentés van. A honlap php-platformon működik. 2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Igen, amennyiben elektronikus ügyirat kezelés történik.

Digitalizálás: az informatikai csoportnál beszkennelik és digitalizálják a papíralapú iratokat, más szervezeti egységnél nem digitalizálnak semmit, pedig a GISPÁN előző verziója is már alkalmas volt elektronikus iratok csatolására, ennek ellenére ezt a funkciót nem használták/használják.



BUDAPEST FŐVÁROS IX. KERÜLET FERENCVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A IX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Mosócziné Szabó Ágnes közigazgatási irodavezető

Torsa Klára számítástechnikai csoportvezető

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosdr. Haraszti Viktor főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros IX. kerület Ferencvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1092 Budapest, Bakáts tér 14.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros IX. kerület Ferencvárosi Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:





Professzionál GOVSYS 4.0 2007.01.01. akkreditált Certop


Zrt. 24/2006.rendelet

BM-IHM-NKÖM

Magó-féle

szabálysértési

iktatás

Nem

akkreditált

A Govsys-t 2010 januárjától dokumentumkövetésre is használják. Egyelőre nem vállalták azt a nagy átalakítást, hogy egyúttal ügykezelő rendszerként is működjön. Az elektronikus ügykezelést 2011-ben sem tervezik bevezetni. A későbbiekben (tervezetten 2012-től) viszont be kívánják vezetni az elektronikus ügyintézést. ÁROP-pályázat (Államreform Operatív Program) keretében képzelik el a szervezeti-informatikai átalakítást, és ennek keretében az e-ügyintézés feltételeinek kialakítását (az NFÜ honlapja szerint a IX. kerületi önkormányzat nem szerepel a program támogatottjai között). Adataik szerint az ügyfelek 47-48%-a intézné ügyeit elektronikusan.A Govsys bevezetése óta az addig papíralapon iktatott peres ügyeket is a szoftverben iktatják.Jelenleg két területen folyik elektronikus iratkezelés. 2003 óta a képviselő-testületi, bizottsági, kisebbségi és részönkormányzati (József Attila-lakótelep) határozatokat, rendeleteket (ez utóbbiak 1990 óta megvannak elektronikusan) szkennelve, elektronikusan kezelik. A kerület honlapján pedig 2006 decemberétől a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei is elérhetőek elektronikusan.A kincstári pénzügyi beszámolókat elektronikusan is be kell küldeni, így ezeket elektronikusan (is) kezelik. Más irattípusok digitalizálása egyelőre nincs napirenden.Az egyéni vállalkozók ügyintézésében 2010 januárja óta a jogszabály-módosítás a Hivatali Kapun át elektronikus beadványokat ír elő. Ezeket kinyomtatják, iktatják, mivel az Abev-en alapuló Általános Nyomtatványkitöltő Rendszer nem kapcsolható össze a hivatali ügyintézésben használt gépekkel. Így itt sem elektronikus ügykezelés sem zajlik, hanem a nyomtatványokat kinyomtatják, és úgy iktatják. További probléma a szoftverrel, hogy ha az ügyfél három napig nem nézi meg az ügyfélkapuját, eltűnik az elektronikus visszaigazolás.A kerület honlapja szerint az alábbi ügytípusokban szintén lehet elektronikusan ügyet intézni:

Ügyfajta Ügyfél azonosításhoz szükséges

6. gépkocsi kijelentése

minden IX. kerületi természetes és jogi személy

„C” hitelesítési osztályba tartozó fokozott biztonságú elektronikus aláírás*

parkolási engedély igénylés

minden IX. kerületi természetes és jogi személy

C” hitelesítési osztályba tartozó fokozott biztonságú elektronikus aláírás*

építmény és minden legalább évi Minősített Közjegyzői


telekadó bevallás

5M Ft adóbefizetési kötelezettséggel rendelkező ügyfél

tanúsítvány

adóegyenleg ellenőrzés, 0-s igazolás igénylése

minden IX. kerületi jogi személy regisztráció

*A Ferencvárosi Önkormányzat ezen tanúsítványok kiállításának költségeit átvállalja.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeSolet Softland Kft. 1988-tól 2006.12.31.-

ig

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A korábbi adatállományt teljes mértékben migrálta a vállalkozó az új iktató rendszerbe.A Softland fejlesztői azonosak a Professzionáléval, így nem volt gond az adatok migrálása. Ígéretet kaptunk az 1990-es év próbamigrálásának megküldésére.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?ClipperA szabálysértési iktatószoftver Clipperrel működik, a Solet egy, a Clipperhez hasonló, saját adatbázis-kezelővel működött.

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?felhasználói kézikönyv

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)50 GB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)7 GB



nem


2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2008: 4741 főszám + 3556 alszám2009(mai napig): 4334 főszám + 3251 alszámKiegészítés,:2008: 70779 főszám + 79036 alszám, összesen: 1498152009: 62792 főszám + 74362 alszám, összesen: 1371542.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?A fejlesztő szalagos mentést, a felhasználói oldalon Raid-es napi mentést készítünk, heti forgásban.Ennek mérete tömörítve 12 GB (teljes mentés)A DLT-mentőegység helyben van, ezt a fejlesztő távolról kezeli. Archiválást azonban nem végez, pedig az üzemeltetési szerződés szerint ez is kötelessége lenne.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?van, formátum: pdf, xml

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Oracle adatbáziskezelő SQL script ill. dmp lehetőség



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Postfix MTA es Cyrus IMAPD van használatban OpenLDAP kozos cimtarral.Külső üzemeltető kezeli, 3 db linuxos szerverrel (ők kezelik az internetet és a tűzfalat is). A levelezőrendszert ki akarják váltani egy (talán) Exchange szerverrel. A Hivatalban működik „H meghajtó”, így belső kommunikációra főleg ezt használják.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?nem készül mentés


A felhasználók a saját gépükre ment(het)ik a leveleiket. A polgármesteri, jegyzői e-mailek kinyomtatva iktatásra kerülnek, akárcsak az olyan e-mailek, amelyekből ügy lesz.




2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?nemA kerület honlapja szerint jelenleg is fogadnak elektronikusan aláírt iratot (gépkocsi kijelentése, parkolási engedély iránti kérelem benyújtása, építményadó, telekadó bevallása).

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Elmondásuk szerint nem tervezik egyelőre, nincs rá pénz. Az adóbevallás miatt egy évig használtak elektronikus aláírást, de aztán pénzhiány miatt leálltak vele. (???)





Classys

pénzügyi rsz.

10 GB 1 GB Oracle

Önkadó 9 GB 100 MB MySQL

IMI 2 GB 100 MB Oracle

Creatív

Contact

Vagyonkez.

10 GB Oracle

KIMÉRA

Szoc.rendsze

r

5 GB 250 MB MySQL


Több, mint 60 szoftvert használnak. Az okmányirodai adatbázisok (népességnyilvántartó), az Önkadó, illetve az ASZA anyakönyvi adatbázis központiak, nincs értelme szervenkénti bontásban számolni az adatokat. Az adatbázisokat szerintük a fejlesztők nem hajlandóak, illetve nem tudják konvertálni.

Van térinformatikai adatbázisuk, szerződéses, három szoftverrel. Eddig nem volt hálózati. 2010. márciustól Datakart-os térinformatikai rendszert vezetnek be, ez linuxos alapú, nagyon olcsó, ez hálózati lesz, tetszőlegesen lehet ráfűzni további adatbázisokat. Adatmigrálást azonban nem terveznek, párhuzamosan kívánják használni a régi és az új rendszert. 2010. január 1-től kellett volna elindulnia a működési engedély-modulnak, de ennek bevezetését végül elhalasztották. Van ortofotó-réteg is. A korábbi állományokat DVD-re mentik.Kiegészítés, 2010. június 17:Lehetőség van a térképek (ezekből évente több is készül) jpg-ben vagy pdf-ben történő átadására (2003-tól). Légifotó a teljes kerületről, ortofotó csak a kerület középső területéről van (80 db CD a terjedelem).

A vagyonkataszteri adatbázisuk egy munkaállomáson működik. Ebben minden kerületi épület fotója megtalálható (átvennénk!)Kiegészítés, 2010. június 17:A vagyonkataszter neve Cityinform. A szoftvert Emődy Zsolt (kerületi önkormányzati képviselő) fejlesztette. A Microsoft Jet adatbázisában működik, lehetőség van az adatok Excelbe történő exportjára, illetve teljeskörű leltárjegy készítésére (pdf formátumban, de ez 10000 oldal körüli, és nem értelmezhetőek az adatok a szoftver ismerete nélkül.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?mindig teljes, RAID-es mentés külön gépen, heti forgásban2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Hanganyagok készülnek a testületi, bizottsági ülésekről, alkalmanként 1 cd készül, szervezési csoport tárolja, évenkénti bontásbanFőépítészi Iroda cd-n, dvd-n tárolja a rendezési terveket, kszt-ket, évenkénti bontásbanGlobomax Mikrovoks rendszerben veszik fel a testületi üléseket, 2009 januárja óta a bizottsági üléseket is ebben rögzítik. Korábban diktafonnal vették fel a bizottsági


ülések hanganyagát, nem tudtak választ adni, megőrzésre kerültek-e ezek a kazetták.A kerületi TV kb. 8-9 éve készít képfelvételeket a testületi ülésekről, ezek a Ferencvárosi Művelődési Központban kerülnek archiválásra.A vagyonkataszteren kívül két ügytípusban használnak még digitális fotókat: a közterület-felügyelet, illetve az építéshatósági ügyek. Az építéshatósági ügyeknél a fotókat kinyomtatva elhelyezik az ügyiratban.


2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.nincs2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?becslés alapján 500-1000 GB közti érték2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.









2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?vanKülsős szolgáltató üzemelteti.


2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?naponta teljes szerver

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?heti forgásban



feltehetően egyszerűsítené a levéltári adatszolgáltatást



BUDAPEST FŐVÁROS X. KERÜLET KŐBÁNYAI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A X. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Sövegjártó Ferenc informatikai osztályvezető

Horváth Olga informatikai csoportvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros X. kerület Kőbányai Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1102 Budapest, Szent László tér 29.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros X. kerület Kőbányai Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:





















Gyártó Megnevezés Ver- Bevezeté Akkreditáció Tanúsítvány


zió s

PROFESSZION

AL KFT

GOVSYS

IRATKEZELŐ

RENDSZER

4.02008.12.

15.



Rendszerház BtWin Doc 98

iratkezelő rendszer- 2008. december 14.

A WinDoc elődje a Magó-féle rendszer volt. Ebben 1987. április 1-től egy sávban,

majd 1987. október 1-től mind a négy sávban elektronikusan történt az iktatás.

A szabálysértés külön iktat, egy WinDoc-hoz hasonló rendszerben, Foxpro, DBF

adatbáziskezelővel.

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? IGEN – 100%Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A teljes adatállomány migrálásra került. A név és a cím általában a nem a „Tárgy”-ba, hanem a „Tárgy szöveg”-be került, de az általános keresővel megtalálható.

Voltak sérült adatok, de ezek már a WinDoc-ban is rosszul voltak benne.

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?WinDoc: FoxPro.

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?Műszaki dokumentáció, a szoftver jelenleg is megvan, el is tudják indítani, de nem engednek hozzáférést az ügyintézőknek.2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 982MB

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 2008. december eleje óta 512MB



Összesen 1.915.607 Korábban évi 100000, most évi 70000 ügy kerül iktatásra (kevesebb szociális ügy) + a szabálysértés 1800-200 ügyet iktat évente. A TÜK-iratok továbbra is papíralapon vannak iktatva (nagyon kicsi ügyszám).2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan? NEM

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?Jelenleg a Govsys-t csak iktatásra használják, ügykezelésre nem. Tervezik azonban, hogy a Govsys-ben csatolják majd az elektronikus dokumentumokat, illetve a kimenő határozatokat is szeretnék elektronikusan is rögzíteni. Állításuk szerint ők nem jelenleg nem tudnak a Govsys-ban szkennelt állományokat csatolni (???).A Professzionál-nak jelenleg nincs a Hivatali Kapuhoz alkalmazása, de terveik szeriont, amint megoldható az összeköttetés a Hivatali Kapuval, először azokban az ügykörökben akarják az e-ügykezelést bevezetni, amelyeket a Hivatali Kapun keresztül kell intézni (legelőször az egyéni vállalkozók nyilvántartásánál, majd további 4-5 ügykörnél kívánják bevezetni.) Jelenleg ezeket az ügyeket pen-drive-on, ill. nyomtatva kezelik.2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? IGENAdatbázis dumpokat nem tudnak menteni, mert nem kaptak jelszót a fejlesztőktől az adatbázishoz. Fájlszintű mentés van csak, ehhez azonban le kell állítani a rendszert.2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? -A szállító nem biztosított adatbázis hozzáférést, emiatt semilyet.


jelenleg nem tárolunk benne leveleket

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Exim Qmail2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?A teljes e-mail forgalmat mentik és archiválják. Szabályozva van, hogy csak hivatali célra lehet használni az e-mailt. Van központi postafiók: [email protected]és: Linux-os szervereken a több szerver egymás között pakolgatja, hetente-kéthetente kimentik külső winchesterre.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen.2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? Nincsen ben60-70 GB




2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? NEM

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? IGEN - ki kell alakítani az ügyköröket és folyamatokatNem, mert a Hivatali Kapu kiváltja az elektronikus aláírást.2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete

2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? IGEN


Név CélCsatol-mány

For-mátum

Méret Éves gyar.Adat-

bázisk.

KIMÉRA SZOC

szociális segélyek nyilván-tartása

nincs mysql

KIMÉRA GYÁM

gyámügyek nyilván-tartása

doc 11MB

A meglévő 2008.08

óta keletkezet

t

Ms sql

WIN KÖZSZALL

pénzügyi rendszer – szállítói nyilvántartás, kötelezettségvállalás nyilvántartás, ingatlanvagyon-kataszter

nincs > 1 GB mysql

Zala Tivadar

telepengedélyek nyilvántartása

Access0,03-

0,04 GB


Térinformatika: Argis ArcView (szabad szoftver – Az ArcView biztos nem szabad ha az ArcGis rol van szó akkor az sem, ezek ESRI termékek): a térképi bázisa tartalmazza a közhiteles alaptérképet, továbbá azokat a közműtérképeket, amelyeket meg tudják venni. Van egy külön pincekataszterük (a kőbányai tömedékelt vagy üreges pincék térképi adatbázisa) is, ezzel is összekapcsolható, van ortofotó-réteg is, eddig 3-4 fényképezés történt.Az ingatlanvagyon-katasztert a KOZSZALL tartalmazza.A telepengedélyek nyilvántartását a Zala Tivadar-féle Access adatbázis tartalmazza.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? NEM

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? IGEN –is-isNapi mentés, év végén DVD-re mentés.2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. NEMAz adatbázis-kezelőnek van export funkciója. KIMÉRA, KOZSZALL: csv-export. A pénzügyi rendszerből az üvegzseb-adatokat havonta kiexportálják.2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Hang rögzítés – Képviselő testületi, Testületi Bizottságok ülésének hangrögzítése Digitális „Mikrovoks”A bizottsági ülések hangfelvételeit (majdnem minden bizottságét) is a Mikrovoks-ban rögzítik (két stabil és egy mobil rendszerrel rendelkeznek). 2006-tól rögzítik a testületi üléseket a Mikrovoksban, 2008-tól a bizottságiakat is. 2005 előtti anyagokat is digitalizáltak (képviselő-testületi, bizottsági ülések), bár az 1991-1992-es bizottsági ülések elvesztek, ezeket nem tudják digitalizálni. Ezeket CD-n és DVD-n őrzik.1998 óta nincs kerületi TV, a korábbi időszak archívumának hollétéről nincs tudomásuk, de elvileg valamelyik állami hivatal ezeket gyűjti. Ezért nem készülnek képfelvételek, legfeljebb protokolleseményeknél. Kerületi iskoláknál vannak még filmfelvételek. Van egy „udvari” fényképész, aki viszont az összes eseményt megörökíti. Ezeket a képeket össze tudják gyűjteni, át is tudják adni.Digitális fényképeket a Közterület-felügyelet és az Építéshatóság készít. A közterületes képeket nem csatolják az ügyhöz, mert hatalmas mennyiség készül.A Hivatal épülete körül és az épületen belül térfigyelő rendszer van, ezek felvételeit egy hónapig őrzik meg.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? 2005. december 31. mágnesszalagos hangrögzítés – részben digitalizálva lett2006.január 1-től Microvoks testületi rendszer digitális hangrögzítése – rep fájl, amit szükség esetén mp3-ba konvertálunk

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.NINCS


2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?A Képviselő-testületi ülések hanganyaga (rep) 2006 óta ~30GB évente 5-6GB keletkezikA bizottsági ülések hanganyaga ~50GB




DOMINO szociális segélyek nyilvántartása

Vista adatbázis 1GB


Pénzügyi rendszer

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?2009. félév DBF -> mysql


2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? nincs

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? DOMINO szociális segélyek nyilvántartása – nem tartottuk szükségesnek,


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? IGENdelthaportal db2-motor2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? IGEN

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? Üzemeltetési szerződés keretében azonnalvisszaállítható formában



Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Igen, használható, ártól függő

Szerintük problémát jelenthet, hogy nincs szabványosítva, illetve jogszabályban előírva, hogy mi a metaadat. Így nem világos, az eredeti rendszer logikája hogyan tükröződik az e-irattárban.



BUDAPEST FŐVÁROS XI. KERÜLET ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Fölker Elemér iktató csoportvezető

Tamás László informatikusFicsor Csaba informatikai

igazgató (KÖR 2004 Informatikai Nonprofit Kft.)

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosTasnádi Ákos levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1113 Budapest, Bocskai út 39-41.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Az 1987-től alkalmazott iktató programot a tavalyi évben megváltoztatásra került. Új iktató és dokumentumkezelő az informatikai és folyamatkezelő követelményeknek megfelelő, minősített program került bevezetésre. Az idei évben a dokumentumok teljes elektronikus kezelésnek kialakítására kerül sor.

A saját fejlesztésű iratkezelő/iktató szoftverek szerintük jobbak, mert jobban a helyi igényekre vannak specializálva, míg a dobozos termékek rugalmatlanok a helyi elvárásokkal szemben.2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag


iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.


Gyártó Megnevezés

Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

Freesoft NyRt KIR eRecord

(Contentum)

3.1

3.2

2008.09.29

2009 ősze

ISO

9001:2000

SGS United

Kingdom Ltd.

Systems &

Services

Certification.

A 3.2 -es verziónak megújított tanúsítványa van.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeRendszerház WinDoc 1987-2008


A Windoc rendszer már nem felelt meg a jogszabályi előírásoknak. Ebből csak a metaadatokat migrálták. 98, 6%-os volt a migrálás sikeressége, de adattisztítást követően gyakorlatilag elérték a 100%-ot. A legtöbb probléma a szabálysértési iktatással volt, itt módosítani kellett az alapadatokat (az eredeti szoftverben sem voltak ezek konzisztensek). Így 1987-től minden adat teljes körűen megtalálható a jelenlegi iktatószoftverben.


dBase



Felhasználói kézikönyvEltették a Windoc-ot, így elvileg még tudják használni.2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)

10.2Jelenleg 26 GB a teljes adatállomány (ez az adat volt 10,2 GB 2009 novemberében), de ezek nagy része tesztfájl stb., az éles adatállomány 6 GB. Becslésük szerint ennek 10%-a lehet irattári terv szerint maradandó értékű irat.2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)

Erre pontos választ jelen pillanatban nem tudunk adni. Tekintve, hogy intézményünkben jelen pillanatban zajlik a papír alapú iratok elektronikus másolatának készítése és integrálása az iratkezelő rendszerbe, a várható évente keletkező adatmennyiség jelentősen nőni fog. Ennek mértéke ma néhány 100 MB 1 év távlatában de ez a jövőben ugrásszerűen nőhet..

A metaadatok 3-4 GB-tal bővülnek évente.


Nem


főszám: 1177989 db, alszám: 2897848 db


főszám: 79335 db, alszám: 315363 db

2008: 240 000 ügy

2009: 80000 iktatott és 80000 másképp nyilvántartásba vett ügy.


Van. Az adatbáziskezelő (Oracle) saját beépített mentési funkciójával készül mentés fájlba, majd azt mentési rendszer (Veritas NetBackup) menti szalagos meghajtón keresztül. A mentés napi mentés munkanapokra vetítva. A scope teljes mentés.


Van. Irat export és ügyirat export Xml formátumba.

Nem használják, de tudják, hogy működik (ez jogszabályi előírás is).



DMP formátumú az export. Támogat (xls,csv,dmp,)


2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? 2009 óta az iktatóprogramot elektronikus ügykezelésre is használják: a papíralapú iratokat szkennelik, és csatolják az iktatókönyvi állományokhoz. A csatolmányok pdf formátumúak. Visszamenőleges szkennelés is folyik, az elmúlt három év lett részlegesen feldolgozva, jelenleg néhány sáv, a teljes iratanyag kb. 15-20%-a lett szkennelve, a terv az, hogy visszamenőleg három év teljes iratanyagát szkenneljék. Úgy ítélik meg, hogy a három évnél régebbi iratok esetében ügyviteli célból már nem éri meg a visszamenőleges szkennelés. Az elektronikus ügykezelés folyamatosan bővül a Hivatalban, 2010. február 15-től a Hivatal 40%-a már így fog dolgozni.Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány








Még nem ismert. Bevezetés alatt.


Még nem ismert. Bevezetés alatt.



Nem


Pdf és tiff. Adatbázisban tároljuk. Az iratkezelő rendszer saját adatbázisában.


Van. Az adatbáziskezelő (Oracle) saját beépített mentési funkciójával készül mentés fájlba, majd azt mentési rendszer (Veritas NetBackup) menti szalagos meghajtón keresztül. A mentés napi mentés munkanapokra vetítva. A scope teljes mentés.





Novell GroupWise


Mentést nem archiválási célból használunk. Megközelítőleg 4 hónapnyi távlatban lehető fel mentett állomány a rendszerről ez azonban katasztrófa helyzet esetén szükség helyreállítási célt szolgál. A mentés teljes körű.


Az e-mailek, ha hivatalosak, iktatásra kerülnek (napi 20-50 db iktatott e-mail). Nem tudnak postafiók szerint szűrni.


Nem




Nem


Igen, a jövő év során. Az előkészületek a szervezési feladatok specifikálásánál tartanak. A technikai részletek kidolgozottnak tekinthetőek.



Igen. Természetesen rengeteg elektronikus adatbázissal rendelkezünk azonban ezek nem kapcsolódnak közvetlenül sem az iratkezelő rendszerhez sem az azzal kapcsolatos folyamatokhoz. Az ebben tárolt állományokat, információkat nem kívánjuk az e-irattárban tárolni így ennek a kérdésnek a célja nem teljesen világos a számunkra.


Az adatbázisok teljes adatterülete 10 TB.Név Cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.




Igen





Nem

Igen. Globomax Mikrovoks, valamint a kerületi TV-ben közvetítik a képviselő-testületi üléseket. Ezeket, bár nem tekintik felvételnek, valójában mentik és megőrzik. (A zárt üléseket nem rögzítik.) A képfelvételeket a kerületi TV-nél (önkormányzati tulajdonban lévő cég) őrzik. Nyilvántartó alkalmazás nincs.A digitális fotókat elektronikusan csatolják, az ügykezelő rendszer tartalmazza őket.















Igen. www.ujbuda.huA honlapot ugyanaz az önkormányzati tulajdonban lévő cég üzemelteti, mint a kerületi TV-t.


Igen


Az összes file és az adatbázis naponta a szerveren biztonsági mentésre került.A biztonsági mentéseket pár napig tárolják, így az utolsó napi verzió mindig előállítható.



IgenProblémásnak látják, hogy a Hivatalban kizárólag elektronikus ügykezelés nincs, vagy csak papíralapú, vagy vegyes iratkezelés folyik. Azt azonban nem látják elképzelhetőnek, hogy egy ügyirat papíralapú részeit az irattárban, míg az elektronikus részeit az e-irattárban tárolják.Nem látják, ki kezelné az e-irattárban őrzött iratok nyilvántartását (?)Problémás, hogy nincs megoldva, milyen díjért és feltételekkel lehet majd igénybe venni az e-irattári szolgáltatást a pályázatban garantált öt díjmentes év után. Szerintük reálisan csak akkor éri meg ezt a szolgáltatást igénybe vennie egy szervnek, ha valami garanciát kap arra, hogy az öt év letelte után is csak jelképes összeget kell majd fizetnie a szolgáltatás igénybe vételéért, mivel ez a szolgáltatás csak jóval nagyobb időtávlatban értelmezhető. Nekik még öt évig van elég tárolókapacitásuk, és könnyen tudnak szerezni forrásokat a kapacitásbővítésre.

Amúgy jó ötletnek tartják, szerintük igazán akkor lenne rá igény, ha a külsős bérirattároló és iratkezelő cégek analógiájára az e-irattár kezelné, selejtezné és adná át a levéltárnak az e-iratokat.



BUDAPEST FŐVÁROS XII. KERÜLET HEGYVIDÉKI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A XII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Lévai Zoltán ügyfélszolgálati és ügyviteli csoportvezető

Kovách Balázs informatikai referensBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosKorinek Tamás levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XII. kerület Hegyvidéki Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1126 Budapest, Böszörményi út 23-25.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XII. kerület Hegyvidéki Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:








Aquis Zrt Doquis 1.3.46.20 2007.01.01. Kibővített 02-

T8375/2007-

04218

A bejövő iratoknál jelenleg csak a polgármesteri és jegyzői bejövő iratok szkennelése

történik, viszont valamennyi kimenő iratnál a dokumentum (word-fájl) elektronikusan

csatolva van (kb. 2009 eleje óta). Ezt az tette lehetővé, hogy a pályázati úton

beszerzett DOQUIS-hoz a pályázat keretében kaptak egy szkennert is.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeRendszerház Kft WinDoc 2005.08.15.

1988 óta a Windoc-ban, illetve annak DOS-os előzményében (Mihalics-féle program)

történt az iktatás. Ennek az adatait viszont nem tudták migrálni a DOQUIS-ba, mert

túl sok (adatbeviteli) hiba volt a Windoc-ban.

A Hivatali Kaput is immár sikeresen használják, a kezdeti problémákat már sikerült

kiküszöbölni.

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Nem tudomdbf2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?Felhasználói kézikönyv


2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)A jelenlegi adatbázisméret 23 Gb

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) A 23 Gb 3 év adatmennyisége, ez alapján évente 7-8 Gb adat keletkezik. Ebben benne vannak a csatolt és szkennelt dokumentumok is.

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?132098

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Nem, az iktatás adatai egy adatbázisban találhatók. Az adatokon végzett módosítások logolása külön adatbázisban tárolódik.

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?szkennelt iratok pdf-ben, illetve egyéb dokumentumok doc formátumban, melyek az adatbázisban tárolódnak

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Igen, napi inkrementális és heti teljes mentés történik az adatbázisról, CA mentőszoftverrel, szalagos egységekre

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen, az alkalmazásból az adatok XML és XLS formátumban is kinyerhetőek.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Az adatbázis kezelő az SQL-ben szokásos export-import funkciókkal rendelkezik.

2.3. E-mail archiválásA hivatalos e-mail-ek iktatásra kerülnek. Két központi postafiók van: [email protected], [email protected] (ezeket nem találtam meg a honlapon, de találtam egy [email protected] címet.2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Microsoft Exchange






Igen, CA Brightstor Arcserve szoftverrel, szalagos mentésre. VLDB adatbázis formátumban menti. A havi mentéseket fél évig megőrizzük, a heti mentéseket pedig 1 hónapig.Mentés van, archiválás nincs.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Mivel nincs évekig megőrizve, így nem.

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?A heti teljes mentés 30-35 gb.


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?A rendszer képes fogadni az elektronikus aláírással ellátott dokumentumokat.Minden irodavezető kapott e-aláírási jogosultságot. 2008-ban, amikor a két éve letelte után meg kellett volna újítani a tanúsítványt, tovább nem fizettek elő rá.Ezután három e-aláírás maradt meg: a jegyzőé és két alpolgármesteré, de az alpolgármesterek nem használják, a jegyző is csak arra, hogy ezzel hitelesíti a naptári év végén lezárt iktatókönyveket. Ügyvédektől érkezett már elektronikus aláírással ellátott irat, de e-aláírású irat küldésére még nem került sor. 2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?





Winszoc szociáli

s

Wintiszt

Tégla2 építésig

azgatás

Mininfor

m

közterül

et-

felügyel


et

Térinfor

matika






2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Digitális fényképezőgépA szakirodák használnak digitális fényképezőgépet, de a közterület-felügyelet kivételével a képeket nem töltik fel az ügykezelő rendszerbe.Globomax Mikrovoks: képviselő-testületi ülések hanganyagának rögzítésebizottsági ülések: diktafon, ezek nem kerülnek archiválásraA kerületi Tv rendszeres nem, csak alkalmanként közvetít a testületi ülésekről.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Szerverre történik a mentés, jpg formátumban

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs nyilvántartó alkalmazás a fényképek kezelésére. Elsősorban helyszíni bejárások során készült felvételekről van szó, melyet az adott iroda kezel

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?Mivel minden iroda más-más mappába menti a saját fényképeit, így nehéz meghatározni.











2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen, www.hegyvidek.euA www.hegyvidek.hu cím nem az Önkormányzaté!A honlapot külső cég üzemelteti (Webra International), php, Windows, mysql és MSsql adatbázis-kezelővel. Kb. 2006 óta működik ez a honlap. Mentés biztosan van, az archiválásban nem biztosak. A honlap cms platfomon működik.2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?A szolgáltató file szintű biztonsági mentést végez



Nem



BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Bodolai Rómeó informatikai jegyzői referens

Szőcs Zsolt informatikusBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1139 Budapest, Béke tér 1-3.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:















2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?







GSTMax

Kft.

GSTSystem 3.6.3619.41392 2008.01.01. igen igen

A GST alkalmas elektronikus ügykezelésre is. Általában azonban csak iktatásra használják. Csatolt állományokat is tud kezelni (az adatbázisban fájlrendszerre hivatkozással). A szociális osztályon használnak 1999 óta csatolmányokat: a határozatok template-jeit. Ma is a csatolmányok 99%-a szociális határozat. Formátum: Word, Excel. Az önkadó is ügykezel 1998-tól.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeCSE Systems CSE WorkFlow 5.0 1998-2007

1989-1998 között egy DOS-os iktatószoftvert használtak. 1989-ben még nem volt teljeskörű az elektronikus iktatás, csak 500 iktatási (fő- és gyűjtőszám) adat van ebből az évből. Tisztán elektronikus iktatás 1999 óta van, addig papíralapon is iktattak.

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? IgenHa igen, milyen eredménnyel járt? Jó eredménnyelFejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! A teljes adatállományt migráltuk 100%-os sikerrelMilyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? Amelyeket a két rendszer eltérően kezelt: pl.: csatolások, szerelések, irattári terv, stb...100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A DOS-os programból részleges migráció történt, a CSE-ben a régi workflow mezőben kereshetőek az 1998 előtti adatok.

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? Oracle

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? Részben


2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 10GB 1998-tól

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 2GB csatolmányokkal együtt 2009-ben

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban? Főszám:, 2.700.000, alszám: 11.750.000

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan? Nem

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)? doc, xls, adatbázis hivatkozással fájlrendszeren

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Igen, Tivoli TSMLTO-szalag, 30 szalagos Jukebox egységben, visszamenőleg két hétre, archiválás nincs.Terabájtokat mentenek, mert a kerületi egészségház anyagait is a Hivatal informatikája menti (pl. röntgenfelvételek 2 TB).

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. xmlKipróbáltuk, működik az XML-export.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Oracle dmp


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Lotus Domino- Lotus Notes

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Aktuális állapotot mentjük Tivoli TSM14 millió beérkezett levél 2008 nyara óta, ennek 1%-a „normális” mail, ezek 20%-a is spam. Nincsenek archivált mentési állományok. Vannak funkcionális e-mail címek. Ha ügy lesz egy e-mailből (hivatalos) kinyomtatják, és úgy iktatják.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 150GB



2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Fogadunk-fokozott2009-ig a honlapon keresztül fogadtak elektronikusan aláírt iratokat. Jelenleg 7 db elektronikus aláírással rendelkeznek + 1 db hivatali e-szignó az IRM-mel való kapcsolattartáshoz (központi cégnyilvántartó).Ők már a KET-módosítás előtt is az ügyfélkapus kapcsolatot preferálták, korábban 10 ügytípus-űrlapot lehetett online kitölteni, ezt az iktatórendszer automatikusan érkeztette. 2009 októbere óta új honlapjuk van, ez még nincs összekötve az ügyfélkapuval. Probléma, hogy ha változik egy mező, programozó kellett a módosításhoz, míg korábban könnyen módosítani lehetett az űrlapot.






ONKADO Adó nem 300 MB 10MB DBase

Oracle Pénzügyi

rendszer

nem 21,5GB 20MB Oracle

Sok adatbázisuk van, utánanéznek, elküldik.Térinformatika: ortofotók, (2004 óta négyévente két repülés tavaszi(lombtalan-őszi(lombos)) vannak az ortofotókon kívül egyéb légifotók is, vagyonkataszter is van benne.


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Igen, Tivoli TSM

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Nem

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Oracle dmp



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? NemGlobomax Mikrovoks. Az önkormányzati tulajdonú, de kiszervezett üzemeltetésű TV13-nál megvannak a testületi ülések kép-és hanganyagai. A bizottsági ülésekről készül hangfelvétel, de azt nem őrzik meg.Digitális fényképek: az építéshatóságon kinyomtatva csatolják az ügyirathoz. A közterület-felügyeletről nincs információ.Van hivatalos fényképész, valamint külső fotósok, a fotók könyvtárszerkezetben tárolódnak.GVOP-pályázat keretében az összes kerületi önkormányzati tulajdonú ház végéig lett fotózva (6000 a 80000 lakásból önkormányzati), ez benne van a térinformatikai rendszerben.





2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nem









2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? IgenRégen Lotus Notes, IBM-websphere motorral, ez nem működött jól, most php-s motorral működik.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? NemMentés van, archiválás nincs.




Digitalizálás jelenleg nincs, 2010 folyamán egy pilot keretében a szociális osztály iratait digitalizálják, esetleg oda fognak venni egy szkennert. Érdekli őket ebben a témában a piaci best-practice.

A korábbi adatvagyon-felmérésük GVOP-pályázat (4.3.2-2004) eredménye volt, célja az adatvagyon másodlagos hasznosítása („eladni” az adatokat), nem lett kézzelfogható eredménye, leszámítva a térinformatikai rendszer kiépítését.



BUDAPEST FŐVÁROS XIV. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XIV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Sáfrán Erzsébet aljegyzőTiletzky Vera ügyiratkezelési

csoportvezetőToldi Tibor informatikai

osztályvezetőGáspár Rudolf adatvédelmi felelősCzár Ferenc szoftverüzemeltető

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XIV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1145 Budapest, Pétervárad utca 2.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XIV. kerületi Önkormányzat

FELMÉRÉS ANYAGA:








RD Systems

Kft

Integrált

Igazgatási

Rendszer

1.01 2004 Mátrix

Vizsgáló

Ellenőrző és

Tanusító Kft.

I-RDS07T_TAN

Egy GVOP-pályázat keretében fejlesztettek ki egy integrált elektronikus ügyintézési rendszert, ennek a része az RD Systems szoftvere is, amely 2008 végén lett akkreditálva. A rendszer ORACLE adatbáziskezelőt használja és integrálja a hivatal egyéb alrendszereit is. Az integrált iratkezelési rendszer áll egy, a webes portálon keresztül igénybe vehető online űrlapkitöltő rendszerből (ezt a KET 2009-es módosítása óta, ami az ABEV-en alapuló nyomtatványkitöltő program használatát írja elő, nem használhatják, pedig sokba került a kifejlesztése), az ügyiratkezelő szoftverből és egy dokumentumtárból. A dokumentumtárban kezelik az elektronikus iratokat, ezek az ügyiratkezelő programban ügyekhez csatolt dokumentumokként jelennek meg. Korábban tehát az ügyfeleknek a honlapon keresztül lehetőségük volt e-ügyintézés kezdeményezésére. Jelenleg a központilag létrehozott egyéni vállalkozói űrlapok kivételével nem fejlesztettek még ki az ABEV-es nyomtatványkitöltő szoftverben saját űrlapokat. A korábbi e-ügykezelésben, annak 2 éves használata alatt kb. 5-6 teljesen elektronikus ügyintézés történt.Az iratkezelő rendszer minden alkalmazással össze van kapcsolva (a honlappal, sőt még a térinformatikai rendszerrel is. A honlapon a kapcsolat egy call center vagy contact center (work flow alapú rendszer), a vagyonkataszteri rendszernek is van portálkijárata.A dokumentumtárban kezelt iratok formátuma nem OCR-ezett pdf. 2007 óta elektronikusan is rögzítenek bizonyos (jellemzően hosszú ideig élő, illetve az ügyfél személyes megjelenését nem igénylő) ügyköröket: vállalkozók telepengedélyei, rendszeres gyermekvédelmi támogatás, közterület-használati engedély, szociális ügyek. Volt elképzelés a papíralapú iratok visszamenőleges digitalizálására, tárgyaltak a BFL-lel és különféle cégekkel is, próbaszkennelést is végeztek az építési iratokban, de túl drágának találták. Ennek keretében 2008ban a BFL kezdeményezésére már felmérték az elektronikus irataikat. Javaslatuk szerint, ha több, vagy az összes budapesti önkormányzat összefogna, sikeresen lehetne egy ilyen digitalizálási projektet végrehajtani.2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?



Mihalics Gábor WinDoc 1989-2004-ig

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A migráció 100%-ig megtörtént.Az 1989-2000 közötti adatok is benne vannak az aktuális ügyiratkezelő rendszerben, de nem a metaadatok megfelelő helyén, hanem a megjegyzés rovatban, emiatt másképp kell keresni ezekben adatokban. A 2000 óta keletkezett adatok a rendes struktúrában vannak meg. Még létezik a szoftver, oracle adatbázis kezelővel. Elméletileg a levéltár átvehetné az 1989-1994 között keletkezett állományokat.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Foxpro Dbase struktúra

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? Igen


20GBEbben minden, az ügykezelő rendszerrel összekapcsolt alkalmazás benne van (kivéve a térinformatikát). Szkennelt adatállomány 2007 óta kb. 100 GB, ez lehet a dokumentumtár, a könnyen kezelhető iratokat tartalmazza: gyermekvédelem, közterület, szociális, vállalkozói engedélyek.2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) kb. 1-2GB

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban? 1989-óta iktatunk számítógépen, adatokat azóta tárolunk2008-ban iktatott főszám: 172682, alszám: 77115

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Igen, logikailag a program elkülönítve kezeli

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?Pdf, tiff, jpg, doc, xls, xml külső fájlrendszerben


2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Mentés van, IBM Tivoli TSM backup rendszer ment, full mentés történik (Oracle adatbázis)

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen, XML, XLSProblémásnak látják, hogy nincs az akkreditációban szabályozva, milyen legyen a szabványos xml-export.Megküldtek egy próba xml-exportot az iratkezelő rendszerükből, ez tökéletesen működik.2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? XML, DMP


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Microsoft Exchange

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Igen, Tivoli TSM backup, full adatbázis mentés Vannak-e archivált mentési állományok? NincsenekHa ügy lesz egy e-mail-ből, kinyomtatják és úgy iktatják, archiválás nincs. A portálon keresztül érkezik a hivatalos postafiókba.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem




2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Jelenleg minden rendelkezésre áll erre a célra (teljes infrastruktúra, folyamatszabályozás), döntés kérdése, hogy mikor vezetjük be.A jogszabályváltozás az elektronikus aláírás helyett az ügyfélkapus ügyindítást támogatja, pedig már kiépítették az infrastruktúrát, az ügyfél már alá tudta írni elektronikusan a beadványát, jelenleg erre nincs mód. Keresik a lehetőségét, hogyan válthatnák ki az elektronikus aláírást. A díjfizetés nem működött a korábbi gyakorlatban.


A Hivatali Kapun át zajló egyéni vállalkozói ügyintézésben itt is külön rendszerben fut a nyomtatványkitöltő program, az adatokat pen-drive-on viszik át az okmányirodai gépekre.2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete




Adónyilvántartá

s

Nincs Novell

Btrieve

5GB 100-200MB Btrieve

Pénzügyi

rendszer

Nincs Oracle 10GB 100MB Oracle

Dokumentumtár pdf >100

GB

(500

GB a

tárterül

et)

Oracle

Térinformatika

Vagyonkataszte

r

Oracle

Szociális modul Oracle

Testületi

Dokumentumke

zelő Rendszer

A vagyonkataszter és a szociális modul mérete benne van az integált iratkezelő rendszer 20 GB-nyi méretében. A térinformatika ESRI alapú, van ortofotó-réteg, évente kétszer repülik be a kerületet (lombos és lombtalan)1993 óta.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Igen, a pénzügyi rendszernél napi teljes mentés, az adónyilvántartónál hétközben inkrementális, hétvégén teljes mentés.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.A pénzügyi rendszer XML,DMP, az adónyilvántartó TXT formátumot támogat.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Az Oracle XML,DMP, a Btrieve nem tartalmaz ilyen funkciót


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?IgenGlobomax Mikrovoks, a bizottsági ülések anyagát is ebben rögzítik, a belső hálózaton tárolják, és rendszeresen kiírják DVD-re.A testületi előterjesztéseket is CD-n adják át a képviselőknek.A kerületi tévé (Zugló TV) csak alkalmanként veszi fel a testületi üléseket, csak vágott változatokat adnak le.Sok digitális fotók készítenek az egyes osztályok, de egyedileg kezeik azokat.Kb. 3-5 éve végigfotózták az egész kerületet (egy 3D-Zuglót akartak készíteni), valószínűleg utca-házszám rendben, feltehetőleg a közös meghajtón van az anyag.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?A testületi ülések anyagait tároljuk addig, amíg a levéltár át nem tudja venni. A Mikrovoks rendszert használjuk a rögzítésre, a formátum ennek megfelelő.2001-től 2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. Globomax Mikrovoks rendszer

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?1.5 GB


2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nincs ilyenSok külön rendszerük volt, amelyek integrálva lettek az iratkezelő rendszerbe. A migrálás teljeskörűen sikerült, de sok régi szoftver még megvan.Megnevezés Formátum GB


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? Igen

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?2004, Foxpro -> OracleEz a WinDoc-ból az RD Systems-be történt migrálás.2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Nincs két egyforma migráció, mindenütt más problémák jelentkeznek. Ennél technológiai(adatbázis sebességgel, indexeléssel, adatbázis szerkezettel kapcsolatos), valamint az adatok minőségével összefüggő problémák merültek fel.

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?Nincs



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?IgenA GVOP-pályázatból fejlesztették ki az iratkezelő rendszerrel integrált, portálként működő honlapot. 2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Nem, csak napi mentés történik




Problémásnak látják, hogy, mivel egyedi iratkezelő szoftverjük van, valószínűleg ez nem lesz az e-irattári rendszer által támogatott szoftverek között, így az iratkezelő szoftvernek az e-irattárhoz kapcsolódó interface-ét a szerv költésére kellene kifejleszteni.

Digitalizálás: Lsd. 2.2.1



BUDAPEST FŐVÁROS XV. KERÜLET RÁKOSPALOTA, PESTÚJHELY, ÚJPALOTA ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A XV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Herczeg Julianna aljegyzőGarai Péter informatikai

csoportvezetőHavas Zoltán adatgazda

BFL részéről: Lux Zoltán informatikusGerhard Péter levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XV. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1153 Budapest, Bocskai utca 1-3.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XV. kerület Rákospalota, Pestújhely, Újpalota

Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Központi iktatásra tanúsított szoftvert, szabálysértési iktatásra egyéb szoftvert alkalmazunk.




Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés

Akkreditáció

Tanúsítvány

Komunáldata

Számítástechni

kai Fejlesztő és

Szolgáltató Kft.

Szabálysértési

nyilvántartó

program

FŐSZÁMOS és

GYŰJTŐSZÁMOS

IKTATÁS

1.4I 2005 - -

A szabálysértési iktatás 2005 előtt papíralapon folyt.


Nem.



Nem.


MS-SQL.


Felhasználói kézikönyv.



50 MB.


10 MB.


Igen, évente új adatbázis.


12000 főszám és 12000 alszám.


Átlagban 4800 összesen.


Ultrium-4 szalagos egységre teljes mentés a BackupExec 12.5 programmal. Merevlemezre inkrementális mentés rsync programmal.


Nincs.


Nem szoktunk csatlakozni az adatbázishoz közvetlenül..




Rd Systems

Kft.

Integrált

Igazgatási

Rendszer

- 2006.

február

I_RDS07T_TAN


Alapvetően iktatásra használják, de alkalmas ügykezelésre is. Ebbe integrálták a telepengedély nyilvántartó rendszert is, jelenleg csak ebben történik elektronikus ügykezelés: a határozat fájlként .doc formátumban van csatolva.Az RDSystems Oracle adatbáziskezelővel működik (lsd. 2.7.3. (LZ))2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?

Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeGeoviewsystems Iroda - 2000-2006

A Geoviewsystems csak iktatószoftver volt, MSsql adatbáziskezelővel. 1987-2000 között DOS-os alapú alkalmazásban folyt elektronikus iktatás.2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

100%-osan sikeres migrálás.A DOS-os alapú alkalmazásból is migrálva lettek az adatok, de sok probléma volt a migrálás során. A kódok nem mindig jöttek át, a csatolási bejegyzések feltehetően igen. Utánanéztek, valóban átjöttek a csatolási bejegyzések is.2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

MS-SQL.

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?-


10 GB


1GB


959423 főszám, 894355 alszám, 188856 gyűjtős irat.(Régi gyűjtőszámos iratok)2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?


Nem.


Elektronikusan keletkeztetett, külső fájlrendszeren tárolt doc típusú iratok. Ezek a telephelyengedélyek.




PDF, HTML, RTF, Postscript, Txt, XMLEz a válasz nem a közvetlen adatbázis exportra vonatkozik, hanem egy találati (LZ) listának az exportjára. A közvetlen adatbázis exportra xml formátumban van lehetőség.2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

Minden formátumba tudunk exportálni, melyet az Oracle támogat.



Jelenleg linux alapú levelező rendszer, de decembertől azonban MS-Exchange 2007.


Ultrium-4 szalagos egységre teljes mentés a BackupExec 12.5 programmal. Merevlemezre inkrementális mentés rsync programmal.Csak mentés van, archiválás nincs. Az Exchange szerveren vissza lehet állítani korábbi állapotot . Ha ügy lesz egy e-mail-ből, kinyomtatják és úgy iktatják. A Hivatalban vannak hivatalos (pl. aljegyzo@) ill. személyes hivatalos postafiókok, de keverve használják e címeket hivatalos, illetve magáncélra.2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

Nem.



40GB



Nem.


2010 folyamán szándékozunk bevezetni, jelenleg még csak a tervezési fázisban tartunkNem vezették, be, nem is tervezik (sosem kaptak elektronikusan aláírt beadványt). A lezárt iktatókönyvet nem hitelesítik elektronikusan. Az ABEV-es nyomtatványkitöltő programban 100-200 űrlapot kellene legyártani önkormányzatonként, ezért nem tartják praktikusnak. Eddig a Hivatali Kapun át az egyéni vállalkozóktól 218 elektronikus ügy érkezett (terjedelmük néhány KB) Központi mappában mentik a hálózatra. Állítólag ez a hivatalos előírás.. További probléma az ügyfélkapus azonosítással, hogy a beküldő nem mindig azonos az ügyféllel (ismerős, könyvelő stb. ügyfélkapuján át érkezik), így a viszontazonosítás nem lehetséges, az ügyet nem lehet elintézni. Időbélyegzőt sem használnak.2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete


Igen.



Formátum

Méret

Éves gyar.

Adatbázisk.

Winszoc Szociális ügyek

kezelése

- - 160

MB

40

MB

Firebird

1.5.5.

Wingyer Gyámügyek - - 45 15 Firebird


kezelése MB MB 1.5.5.

Kalap Adóügyi

nyilvántartás

- - 5 GB 500

MB

Pervasive-

SQL

Gemini

Badata kft.

Térinformatika

és

vagyonkataszte

r

- - 2 GB 100

MB

oracle

Működési

engedély

Működési

engedély

nyilvántartás

- - 20

MB

2

MB

Access

Polisz Szerződés

nyilvántartó

- - 100

MB

15

MB

MySQL

Vizualregiszte

r

Népesség

nyilvántartó

rendszer

- - 1 GB 20

MB

MS-SQL

Wintiszt Munkaügyi

nyilvántartó

- - 100

MB

5MB Foxpro

Szabálysértés

Telephelyenged

ély

A táblázat kiegészítése:


Formátum

Méret Éves gyar. Adatbázisk. Használat kezdete

Exchange 2007

Levelező szerver - - 25GB - beépített 2010

Vizual regiszter

Népességnyilvántartó rendszer

- - 1 GB 20 MB MS-SQL 2000

Hivatali portál, fórum

Webszerver - - 6GB 1GB mysql 2000

Winszoc szociális ügyek kezelése

- - 160 MB 40 MB Firebird 1.5.5. 2002


Wingyer gyámügyek kezelése - - 45 MB 15 MB Firebird 1.5.5. 2004Polisz Szerződés

nyilvántartó rendszer - - 100 MB 15 MB MySQL 2003

KotVal Kötelezettség vállalás - - 700MB 100MB oracle 2004Wintiszt Humánpolitikai

nyilvántartás - - 100 MB 5MB Foxpro 1997

Kalap Adóügyi rendszer - - 5 GB 500 MB Pervasive- SQL 1992DOKK Könyvelés - - 500MB 50MB dbase 1997IMI bérszámfejtés - - 4,5GB 500MB oracle 2003K11 könyvelési beszámoló - - 270MB 30MB dbase 1998PMInfo pénzügyi program - - 11MB 1MB dbase 2006Szabs Szabálysértés iktató - - 50 MB 10 MB MS-SQL 2005Üzelt nyilvántartó program

Működési engedély nyilvántartó

- - 20 MB 2 MB Access 1998

Telep engedély nyilvántartás

Iktató rendszer almodulja

- - nem különíthető el az iktató rendszertől

oracle 2009

Klinika Eb nyilvántartás - - 20 MB 2 MB ms-sql 2005Wbazis Hivatali leltár - - 2 GB 20 MB Foxpro 1998Mikrovoks Testületi ülések

kezelése, hanganyag kezelése

- - 20 GB 5 GB beépített 2005

EDTR Előterjesztés kezelő rendszer

- - 50 MB - prosgresql 2010

Gemini Térinformatika és vagyonkataszter

- - 4 GB 200 MB oracle Térinformatika: 2009; Vagyonkataszter 2002

Vannak még adatbázisok az egyes osztályokon, ezek adatait megküldték. A legtöbb adatbázis azonban a szoftver nélkül nem ér semmit. Van még pénzügyi rendszerük, testületi ülés előkészítő/határozatkezelő rendszerük (ez párhuzamos a papíralapon is fut), illetve térinformatikai adatbázisuk is.A térinformatika itt is a Gemini. Ők nem a (drága és gyakran frissítendő) földhivatali alaptérképet használják, hanem közmű alaptérképet (emiatt nem naprakész és nem is hiteles, hanem csak tájékoztató jellegű). Szeretnék publikálni a honlapon. Egy db, 2006-os légifotót tartalmaz.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?

Nem.





Lekérdezések hajthatóak végre a legtöbb programba, amiket nyomtatni lehet.


Nem szoktunk közvetlenül az adatbázishoz csatlakozni.



Igen.Globomax Mikrovoks, az utóbbi néhány évben már a bizottsági üléseken is (ezeket korábban diktafonnal vették fel). Újabban nem veheti fel a kábeltévé a képviselő-testületi üléseket, a közönségből szoktak videózni, de ezek természetesen nincsenek archiválva. Van fényképésze a Hivatalnak, ő őrzi a képeket, az Informatikának nincs rálátása. Az építéshatóság és a közterület-felügyelet digitális képeit a hivatali hálózaton tárolja, ha már túl sok van fönt, kiírják DVD-re.2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?

Testületi és bizottsági ülések hanganyagát, elektronikusan vagy optikai tárolóegységeken 5 évig őrizzük meg.


Nincs.


20 GB. 2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.



Nincsenek.



Van.


MS-SQL-ből Oracle adatbázisba.Ez az iktatási állományok migrálása a Geoviewsystems-ből az RdSystems-be.2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?

Sok odafigyelést igényel, de megérte.


-


-



Van.Php, mysql, kb. 1999-2000 óta.2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?

Igen.


Ultrium-4 szalagos egységre teljes mentés a BackupExec 12.5 programmal. Merevlemezre inkrementális mentés rsync programmal.Hetente mentenek, egy-két év után a heti mentéseket letörlik, és havi egy mentést archiválnak.1999-2000 óta. Dinamikus honlapjuk van, adatbázissal együtt teszik el, de problémás lehet így is a több évvel ezelőtti állapot helyreállítása.




Igen.Azt szeretnék, ha az e-irattár egyúttal dokumentumkezelő rendszer lenne egy szabványos interface-szel, ezzel egyúttal kapcsolódni tudna (legalább kiválasztott) ügyiratkezelő rendszerekhez. Mindenkinek olcsóbb lenne egy ilyen egységes dokumentumkezelő rendszer. Ők leginkább a határidő nélkül helyben őrzendő, ezért különös megőrzési intézkedéseket igénylő anyakönyvi alapiratokat, valamint a nagy méretű, illetve terjedelmű terveket digitalizálnák és helyeznék el az e-irattárban. vannak digitalizálási terveik, de egyre szűkül a Hivatal költségvetése. Jelenleg csak a testületi előkészítő anyagok digitalizálása zajlik, 2009 óta.Árop pályázaton nyert pénzből.



BUDAPEST FŐVÁROS XVI. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XVI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Szabó Zsófia igazgatási irodavezetőGyurkovics László irattárvezetőGulyás Imréné iktatóKun László informatikusKelemen József informatikusFencz Balázs informatikus

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XVI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1163 Budapest, Havashalom utca 43.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XVI. kerület Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:



2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? -



2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? -


2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? -100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? -

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? -

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) -

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) -

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? -

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? -

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) -

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? - Dataprotector mentő szoftverrel, nincs archivált média.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? -

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? -

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása


Kitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.



TIGRA Kft. Tigra ORP

Scriptor

2.7 2005-01-01 VAN 02-

T7788/2006-

03600

A Scriptorban nincs elektronikus ügykezelés, nem tartalmaz csatolt állományokat, csak elektronikus dokumentumkövetés van. A Hivatali Kapun keresztül fogadott beadványok (egyéni vállalkozók) is kinyomtatás után kerülnek iktatásra.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeRendszerház Bt Windoc98 1989-2004


A teljes adatállomány migrálása megtörtént, 100%-os arányban.Semmilyen adatvesztés nem volt, a Scriptorban minden adat megtalálható 1989 óta. Az új programra való átálláskor voltak problémák, pl. minden korábbi ügyiratot irattárban lévőnek mutatott, de ezeket a problémákat megoldották. A sikeres migrálás annak is köszönhető, hogy a Windoc-ban történő iktatásban odafigyeltek arra, hogy egységes gyakorlatot kövessenek az ügyintézők.A KET módosításának megfelelő javításokat még nem végezte el az iktatóprogramon a Tigra, két területen van elmaradás: a statisztikák összesítése és kitétele a hirdetőtáblára, valamint a határidők kezelése (a határidő felfüggesztését nem tudja kezelni, illetve nem tud munkanapokkal számolni naptári napok helyett.)

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? -Foxpro/dbase?


2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? -

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)10,655GB


2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?Főszám:864.683 Alszám: 1.023.000.

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Igen, logikailag, év megjelöléssel.

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?Elekronikusan keletkezett iratok, doc, pdf, xls formátumúak, adatbázisban tárolódnak.

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?,Az Önkormányzat végzi, teljes mentéssel.Szalagos mentés hetente. Archivált mentési állományok nincsenek (DataProtector).

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen. XLS, CSV, XML, PDF.Még nem próbálták ki a gyakorlatban az export funkciót.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? XLS,SQL,CSV,TXT.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Novell: GroupWiseÖsszesen kb. 320-350 e-mail fiók van a Hivatalban. Ebből több központi postafiók: van külön e-mail fiók a panaszokra, az e-ügyintézésre, és az egyes irodáknak is vannak e-mail címeik. Többnyire nem keletkeznek e-mailekből iktatandó ügyek.



Igen; HP DataProtector; Teljes körűenNincsenek archivált állományok.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?Nincs elkülönítve a többi adattólKb. 25 GB (az elmúlt 8 év mentett állománya.)

2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?IGENÖt éve vezették be, eddig egy beadványt sem kaptak még e-aláírással. Problémát jelent, hogy a levelezőrendszer spamnek nézheti az elektronikusan aláírt levelet.A Hivatali Kaput nemcsak az egyéni vállalkozókkal kapcsolatos ügyintézésre használják, hanem a termőföld-eladási hirdetmények is ezen keresztül mennek. Az iratokat kinyomtatják és úgy iktatják.



2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?IGEN2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


Adatbázisk.

SALDO Integrált pénzügyi

rendszer

Ürlapok .pdf 2 - Orcale

Szocinfo szociális ügyek

nyilvántartása

Határozat

minták

.doc 2 MSSQL

VizuálReg. Népesség

lakcímnyilvántartás

- 0,1 MSSQL

Építés Címnyilv. - - 1 MSSQL

Drótirattár irattári nyilvántartó

program (Roxboro)


Főprg kötelezettségvállalá

sok nyilvántartása

Cash Pro jogi nyilvántartó

King 9.x

(TERC)

software

költségvetés-

tervező program

ONKADO adó-

nyilvántartóprogram

MapInfo

Professiona

l 9.0

térképszerkesztő

program

MapInfo

Prowiever

térkép megjelenítő

program (légi fotó,

KVSZ, választási

térképek,

iskolakörzetek,

építési előadói

körzetek)

Takarnet tulajdoni lapok

lekérése

KEKKH országos

járműnyilvántartása

KEKKH országos

lakcímnyilvántartás

Hagyatéki

nyilvántartó

program

ASZA anyakönyvi

szolgáltató

rendszer

Csatérd

program

csatorna

érdekeltségi

hozzájárulások


nyilvántartása

Sáfár eszköznyilvántartó

program

dbase

Ingatlanvag

yon-

kataszteri

program

sql

Digikom

2004

műszaki

nyilvántartás

Joó Tamás-

féle

program

lakás, központi

fűtés költség

elszámolás és eseti

számlázási

program

Kisházi

program

pénzügyi program

IMI program MÁK nyilvántartás,

bérszámfejtés

Oracle

VHI

Analitika

a

Vagyonhasznosítás

i Irodához rendelt

költségvetési

keretek

felhasználásának

analitikus

nyilvántartása

ABACUS-

WinGyer

gyámhivatali

nyilvántartó

program

SZEMIRAM

ISZ

humánpolitikai

program

Civilsoft telepengedély

nyilvántartás


Civilüzlet működési engedély

nyilvántartás

központi

szabálysért

ési

nyilvántartó

program

A Saldo integrált pénzügyi rendszer kiváltja az összes pénzügyi rendszert: tehát a Főprg, a Csaférd, Sáfár, Kisházi és Joó-féle programot, ezek így már nem használt adatbázisok. Térinformatika: Mapinfo alapú térinformatikai rendszert üzemeltetnek. Rendelkeznek digitális alaptérképpel, közműtérképpel. Több korábbi légifotó van a kerületről. A rendszer tartalmazza az alaptérképen kívül, a kerületi városrendezési és építési szabályzatot (KVSZ), a választási térképeket, az iskolakörzetek, az építési előadói körzeteket és egy ortofotó-réteget. Négy repülés volt eddig (1998, 2003, 2006, 2009), mind a négy réteg aktívan benne van a rendszerben (HDD-n tárolódnak).King 9.x (TERC) software: költségvetést tervez bármilyen projektre, aktualizált árakon.A DOS-os Önkadót a Windows alapú Wonka fogja hamarosan felváltani (ez központi adatbázis, akárcsak az ASZA, a Takarnet és a KEKKH adatbázisai.)A hagyatéknyilvántartó adatbázis egy speciális helyi adatbázis.Digikom 2004: utcanév- és helyrajzi szám szerinti nyilvántartás.SZEMIRAMISZ: köztisztviselők munkaügyi nyilvántartása (havonta adatszolgáltatási kötelezettség az önkormányzati minisztérium felé).

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?NEM2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?IGEN; HP DataProtector; Heti teljes mentés, napi változások mentése2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?-



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?NEMA képviselő-testületi üléseket a Globomax Mikrovoks-ban rögzítik. A bizottsági üléseken csak diktafonos hangfelvétel készül, vagy még az se, csak gyorsírással rögzítik az elhangzottakat, és abból készül a jegyzőkönyv (ez az adott bizottság elnökétől függ.)


Régóta nincs kerületi TV, nem tudják, mi történt az archívumával.A digitális képek kinyomtatva kerülnek az ügyiratba.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? -

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. -

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? -

2.7. Konvertálás, migrálás Az iktató és ügykezelő rendszerek esetében a 2.1.3. és a 2.2.3. pontokat kérjük megválaszolni.2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? NINCSMegnevezés Formátum GB

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?IGEN2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?Db to ORAdbase - > OracleSáfár - > Saldo

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során? -

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?NINCS2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? -


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?IGEN2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Külsős cég kezeliMindig is külsős cég kezelte, a régi mentéseket nem tették el egy idő után, tehát nincsen archiválás.


2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? -


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? IGEN

Digitalizálás: tervezik, de egyelőre nincs rá pénz. A képviselő-testületi anyagok digitalizálása viszont folyamatos.



BUDAPEST FŐVÁROS XVII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XVII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Árvai Richárd informatikusMezei Zsolt informatikus

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XVII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1173 Budapest, Pesti út 165.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XVII. kerületi Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Jegyzői Iroda, Iktató




AC Soft Kft. IRMA 2.1 2009.01.05. 2006 - 2008 Van




PSL Consulting Kft. Polisz 9.4 2000 - 2009

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? Nem volt migrálás.100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem történt migrálás a Polisz-ból az IRMÁ-ba, mert az ár/érték arány rossz volt. A régi szoftver rosszul működött, pl. nehézkes volt benne a lekérdezés, „ostoba” táblaszerkezettel, a séma nélkül (?). Előbb-utóbb azonban át fogják migrálni a Polisz adatait az IRMÁ-ba. 2000 előtt csak egy posta szoftver működött (foxpro alapú, érkeztetés + kimenő levelek), elektronikus iktatás nem volt. A pénzügyi főkönyv is benne volt a Polisz-ban, integrált pénzügyi rendszerként ma is használják a szoftvert. A Polisz három moduljából tehát kettőt használtak.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Polisz: btrieve pervasive (Novell), majd mssqlPosta: FoxPro

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?Felhasználó kézikönyv (talán).

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 1,14 GBA Polisz 2000-2009 közötti adatállománya 30 GB (de ennek kb. 80%-a szóköz.)

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)1GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Adatállomány szinten nem, de adattartalom szinten igen.

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? Főszám: 64497; Alszám: 101794.

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 166291


2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Van adatmentés. DLT-re történik a mentés, ARC Serve szoftverrelHetente van biztonsági mentés, archiválásként évente egy komplett duplikáció.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Van. Excel formátumot támogat.2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Adatbázis kezelő: MSSQL. Támogat .txt, excel, stb. formátumokat.

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása NINCSKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.


















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? MS Exchange.E-mailben nem lehet hivatalos megkeresést indítani.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Mentünk; Backup Exec szoftverrel. Vannak archivált mentési állományok.Évente egyszer archiválják az e-maileket.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem.2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 33 GB.


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Nem.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Igen, tervezzük a közeljövőben.Továbbra is tervezik, 2010 végére új portált szeretnének elindítani, ahol az ügyfélkapus kapcsolaton keresztül zajlana a hiteles elektronikus iratforgalom.






Kb. 20 adatbázist használnak a Hivatalban, de az informatikusoknak nincs igazán rálátása ezekre.Polisz: integrált pénzügyi rendszer (a Polisz rendszer ezen modulja jelenleg is használatban van.)Térinformatika: 2010-től.






2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?A Globomax Mikrovoks-ban felvett képviselő-testületi hanganyag a szerveren van mentve, így az éves archiválás során ez is megőrzésre kerül. A bizottsági ülések hanganyaga is a szerveren tárolódik, de nem a Mikrovoks formátumában.Képek gyűjteménye: a belső hálózaton, mappákban. A honlapra sok fényképet feltesznek, időnként a képviselő-testületi üléseken felvett videóanyagokat is. 2010-től lett kerületi TV.












2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? Nem történt meg, mert az árérték arány rossz volt.Itt a Polisz-ból az IRMÁ-ba történő esetleges migrálásra gondoltak.


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igen, van.Jelenleg statikus honlap van, csv-állományokkal, txt alapon, az új honlap viszont cms alapú lesz.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Nem.



Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Nem.

Egyelőre nem tervezik sem a digitalizálást, sem az elektronikus ügykezelés bevezetését.



BUDAPEST FŐVÁROS XVIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XVIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Karay Tivadar informatikusSzállási Zoltán informatikai

csoportvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XVIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1184 Budapest, Üllői út 400.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XVIII. kerületi Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:






Professzionál Zrt. Govsys 4.0 2008.01.01 van bővített




Ikon Kft CSE Workflow (nem elérhető) 2001.01.01-

2007.12.31

Mihalics Gábor SOLET (nem elérhető) 1984-2000.12.31

A CSE Workflow-t nagyon jó szoftvernek tartják, de nem lett akkreditálva, ráadásul web-es iktatószoftvert akartak (csak linuxos szerverük van). A Mihalics-féle szoftvernek saját adatbázis-kezelője volt, a CSE Workflow Oracle alapú.

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.A migrálás informatikai szempontból 100%-osan sikerült, adatvesztés nincs. Hibák, elmaradások: Több helyen az irat helye téves lett a migráció után, ez folyamatos plusz munkát okoz. A Gyűjtőszámos iktatásból egy adat hiányzik, átvétele folyamatban van,

A Professzionál végezte el a migrálást, sikeresen. Az egyelten probléma, hogy a régi gyűjtőszámos iktatásból egy mező hiányzik, de ezt a hiányt negyedévente negyedórás munkával ki tudják küszöbölni.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? ORACLE

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? Már nem használjuk- a doumentáció elavult

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány? 14GB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)(Az új iktatóban még nincsenek adataink erről)

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Nincs fizikai elkülünítés



2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2008. iktatott főszám: 80.394 alszám: 134.188 összesen: 214.582

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Naponkénti adatmentés a teljes rendszerről, távoli merevlemezre, saját szoftverrel, hét nap adatai vannak mentve.

Időnként teljes mentést is végeznek, de néha ezt is felülírják.A Govsys teljes adatbázisát mentik, nem törölnek belőle semmit.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?A cég szerint igen, xml-be; még nem használtuk.2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Oracle-dump,SQL, XML

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.A dokumentáció szerint az iktató rendszerünk tud csatolt állományokat kezelni, még nem próbáltuk.

Tervezik egy dokumentumkezelő program bevezetését. Így a H maghajtón csökken a redundancia, nő a kereshetőség (a dokumentumok nagy része nem kerül bele a Govsys-be, mivel nem ügyirat része.)


















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Sendmail

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Nincs mentés

A Sendmail-nél, ha a felhasználó letölti, nem marad a szerveren a mail. Van központi postafiók ([email protected]) Minden jogi vonzattal rendelkező e-mailt kinyomtatnak és aktába tesznek.





2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?NEM

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Nincs rövidtávú tervben


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?IGEN



Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

Szociális-

Pénzügyi-

Tárgyi eszköz

r.

NEM 10GB Oracle

Térinformatika igen bármilyen 950MB Oracle

Vizuál

regiszter

Népességny

ilvántartás

NEM 1025M

B

Oracle

Szabálysértés nem 700MB Oracle

IMI Bérszámfejt

és,

munkaügy

nem 350MB Oracle

Közterület- a kép 300MB Oracle


felügyelet hivatkozás

tárolható

Gemini Térinformati

ka

Wingyer gyámügy 50 MB saját

CIVIL ÜZLET,

TELEP

üzlethelyisé

g, ill.

telephelynyil

vántartás

5 MB

közterület igen, képek fájlrendsz

erben

építéshatóság igen, képek fájlrendsz

erben

300

MB

képek

nélkül

(csak a

határoz

atok

tára)

Önkado 300

MB

(tömörí

tve 34

MB)

Clipper

A teljes adatbázis (a kis rendszerek, a H meghajtó nélkül) mentés mérete 1 GBTérinformatika (Gemini + Microstation alapú) részei1. vagyonkataszter

2. ingatlanok tárgyi eszközei3. ortofotó (3 éve)4. a közműtérképet is megvették, de nincs beillesztve a térinformatikába.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Részben



Naponkénti teljes adatmentés, távoli merevlemezre, saját szoftverrel, hét archivált munkanap van. Bizonyos rendszereknél évváltáskor archiválás.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Általában nincs, csak migrálásnál van rá szükség.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Oracle-dump, SQL, XML


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?IGEN, digitálisan

Globomax Mikrovoks a képviselő-testületi üléseken. A bizottsági ülések hanganyagát részben diktafonnal rögzítik, majd letörlik, részben a Mikrovoksban rögzítik (a Tulajdonosi Bizottság esetében).Van kerületi TV, külsős cég üzemelteti, gyakran változik az üzemeltető cég. Néha rögzítik csak a képviselő-testületi üléseket.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?CD-re mentés, és küldjük a Levéltárnak.




2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? NEM JELLEMZŐMegnevezés Formátum GB

gáztámogatás

vagyonkezelő üzlethelyiségei

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? Pénzügy, Szabálysértés, Térinformatika



Szabálysértés: nem tudjuk, a rendszer fejlesztői végeztékPénzügy, Térinformatika: Oracle -> Oracle

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Gondos előkészítésre van szükség.




2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?IGEN

Belülről szerkesztik, de külsős cég kezeli. Windows-os szerver, saját fejlesztésű portálmotorral.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?NemFelmerült az archiválás gondolata, de minden taratlom megtalálható a honalp archyvumában, 2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?



A Hivatalnál jelenleg nincs elektronikus iratkezelés. Két problémát látnak ez elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban: egyrészt nincsenek felkészülve az elektronikus iratok hitelességének kezelésére, másrészt problémásnak tartják a vegyes iratkezelést. Ennek ellenére kísérleti jelleggel egy negyedéven belül elkezdik egy irattípus, a szerződések szkennelését (2 papíralapú példányt is megtartanak majd ezzel párhuzamosan.) A szerződések nem kerülnek az iktatóprogramba, a digitalizált állományokat a külön szerződéskezelő programban tárolják majd, csatolt fájlként.

A Hivatali Kapun át beérkező, egyéni vállalkozói beadványok külön munkaállomásokra érkeznek, innen pen-drive-on teszik át az ügyintézői gépekre, amelyekről kinyomtatják és úgy iktatják őket. Folytattak tárgyalásokat elektronikus nyomtatványkitöltő űrlapok fejlesztésére (a honlapon meg is található jó néhány nyomtatvány űrlap), nonszensznek tartják, hogy minden önkormányzatnak külön kellene űrlapokat készítenie a lényegében azonos típusú ügyekhez. Ezt a problémát


és az e-iratok hitelességének a problémáját is megoldaná, ha központilag kellene tárolnia a szerveknek az e-irataikat. Ezért jó ötletnek tartják az e-irattárat.



BUDAPEST FŐVÁROS XIX. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XIX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Szedliczkyné Pekári Karolina ügyviteli csoportvezető

Szántai Sándor informatikus

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosRácz Attila főosztályvezető-helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XIX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1195 Budapest, Városház tér 18-20.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XIX. kerületi Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:








TIGRA Kft. Tigra ORP

Scriptor

2.7 2006-01-01 VAN 02-

T7788/2006-

03600

Csak iktatásra használják egyelőre, mivel problémák jelentkeztek az ügykezelési funkció kiépítésével kapcsolatban. De a későbbiekben ügykezelésre is használni kívánják.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeDomino 1989-2005.

1988 óta volt elektronikus iktatás a Dominó-ban. Ez egy bonyolult, nehezen kezelhető DOS-os iktatóprogram volt.Az egyéni vállalkozóknak az általános nyomtatványkitöltő programmal, a Hivatali Kapun beküldött elektronikus iratait egyetlen gépen futtatják.


A teljes adatállomány migrálása megtörtént, 100%-os arányban.A Domino fejlesztői mentek át a Tigrához, így nem volt gond a migrálással.

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?A Domino DB4 adatbázis-kezelővel működött.




2,9 GB


2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?Főszám: 754.676 Alszám:1.357.101

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?Igen, logikailag, év megjelöléssel.

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?Elekronikusan keletkezett iratok, doc, pdf, xls formátumúak, adatbázisban tárolódnak.

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Az Önkormányzat végzi, teljes mentéssel.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen. XLS, CSV, XML, PDF.Kipróbálták az xml-exportot, működik.

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? XLS,SQL,CSV,TXT.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Groupwise, linuxEgy szerveren tárolódnak az e-mailek, tehát nem töltődnek le a felhasználói gépekre.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Nem.Ha ügy keletkezik egy e-mailből, kinyomtatják és úgy iktatják.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem.

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?0



2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Nem.Egyetlen elektronikus aláírásuk van, a kozbeszerzes.hu-hoz. A jegyző is kért, de ő egyelőre nem kapott elektronikus aláírást.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Igen, tervezzük. Jelenleg az elemzés szakaszában tartunk.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Nem.



A szociális és gyámügyi nyilvántartások a Scriptor-ban vannak. Térinformatikával nem rendelkeznek.


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen, havonta. DC/DVD-re.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Nincs.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?0



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Testületi ülésekről hanganyag készül, Microvoks rendszerrel, amely digitális.A testületi üléseket 2000 februárja óta rögzítik a Mikrovoksban. A Tervtanács üléseit mp3 formátumban rögzítik. A bizottsági ülésekről nem készül hangfelvétel.Minden képviselő-testületi ülésről TV-felvétel készül. A kerületi TV-nek feltehetően saját archívuma van.Digitális képeket az ügyintézők saját gépeiken tárolnak. A képeket nem csatolják az ügyirathoz.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Igen, az anyagokat megőrizzük hosszú távon. A testületi ülések hanganyagait tartalmazzák a dokumentumok. CD/DVD-re történik a rögzítés.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs.



2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nincsenek


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Igen.

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?DB4-ről MYSQL forumátumra.Domino - > Scriptor.2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?0





2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen.Külsős cég, az Ultramarin Design kezeli. Php, mysql alapú.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Igen.Napi mentés van, az archiválásban nem biztosak.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Szolg. Backup.server



Igen, hasznosnak tartanánk az elektronikus irattári szolgáltatást.



BUDAPEST FŐVÁROS XX. KERÜLET PESTERZSÉBETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A XX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Hubay Ádám számítástechnikai csoportvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1201 Budapest, Kossuth tér 1.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:





MAGÓ Kft MAGÓ WIKT

Iktató

7.0 2007 Teljeskörű 02-

T7788/2006-


rendszer 03486

Informatikai stratégiájuk részeként elektronikus ügykezelő rendszert terveznek kiépíteni, de a konkrét feladatokat még nem határozták meg. Az elektronikus ügykezelő rendszert szeretnék a WIKT egy újabb, elektronikus iratok fogadására képes verziójával megvalósítani, de ha ez problémás lesz, inkább lecserélik a WIKT-et egy másik szoftverre. A WIKT 7. 0 teljeskörű akkreditációja folyamatban van, a szoftver sql adatbázis-kezelő alatt fut.



MAGÓ Kft MAGÓ WIKT Iktató

rendszer

6.0 2005

MAGO Kft Dos alapú Iktató

rendszer

kb. 1989 óta


Igen, teljes adatállomány migrálás történt, 100 %-os arányban. Mivel a Wikt 6 előtt is MAGO féle rendszerrel folyt az iktatás (Dos verzió) így az adatállományok folyamatosan egységesek voltak.Minimális adatproblémák felmerültek, elsősorban az előzményezés kapcsán, de ezeket sikerült megoldani.


Ms-AccesA Wikt 6.O futott Access alatt.


2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)1,6 Gb

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)Ezt nem lehet megállapítani, mivel közös SQL adatbázisban vannak tárolva


2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Nem

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?1176069 (1998-2009. terjedő időszakra)

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) A 2009. évi (2009.január 1.-november 16-ig terjedő időszakban az iktatott fő-

és alszám 106.553)


Igen, ArcServe-el, mindig teljes (adott nap éjszakai óráiban). Évenkénti

archivált állományok vannak.


Igen, xls formátumbaÜgyiratstatisztikák készítéséhez szokták is használni az xls-exportot.




















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Nincs külön levelező rendszerünk (beszerzése folyamatban van), jelenleg a

„belső„ leveleket Ms-mail-en keresztül kezeljük, a külsőket pedig az internet szolgáltató által létrehozott e-mail címeken keresztül.Új levelezőrendszert vezetnek be hamarosan, ez a linuxos alapú Post-it lesz, mert a jelenlegi helyzet eléggé kaotikus.


Nem


Ha ügy lesz egy e-mailből, kinyomtatják és úgy iktatják.





Nem


Igen tervezzük, az informatikai stratégia részeként tervezzük iratkezelési rendszer bevezetését, melynek állapotfelmérése folyamatban van.Nem tervezik bevezetni az elektronikus aláírást. A Hivatali Kapun érkező beadványokat kinyomtatják, és úgy teszik aktába. Nem elégedettek a Hivatali Kapus csatlakozás jelenlegi formájával, 10-12 lépésből áll egy ügy leszedése (kb. 5-8 perc). Naponta 4-5 Hivatali Kapun érkezett ügyük van.



Nem



Van egy belső szervermeghajtó, itt található könyvtárstruktúrában rendszerezve egy dokumentumtár. Itt találhatóak a képviselő-testületi és bizottsági előterjesztések és határozatok, valamint pénzügyi és ipar-kereskedelmi iratok elektronikus formátumban.Térinformatika: GIS térképadatbázis, dsx kiterjesztés, az SI konszern Arcview nevű alkalmazása alatt működik. Külön két fős térinformatikai iroda működik, az informatikusoknak nincs rálátásuk a térinformatikai rendszer működésére.







2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Igen, Pl. testületi ülések jegyzőkönyveit hanganyagban (digitálisan)A képviselő-testületi hanganyagokat a Mikrovokssal veszik fel. 2008 októbere óta a bizottsági ülések hanganyagát is digitálisan rögzítik (előtte diktafonnal vették csak fel), a bizottsági hangtárat wma formátumban időnként DVD-re kiírják (eddig egy ilyen DVD készült), a bizottsági hanganyag mérete évente 2 GB-tal nő.A kerületi TV közvetíti a képviselő-testületi üléseket, de kérdéses, hogy archiválják-e az anyagot.A digitális képeket az ügyintézők saját gépeiken tárolják, nincs nyilvántartásuk a képekről. Általában, de nem mindig, CD-n csatolják az ügyirathoz a képeket.Nincs kerületi fotóarchívum.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Igen megőrizzük, folyamatosan mivel nem selejtezhetőek. A hanganyagot MP3 formátumban DVD lemezeken tároljuk


Nincs

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?Csak becsülni lehet, közel 2-300 GB


2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? Nincsenek







Nincs



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen

Külsős cég működteti, saját fejlesztésű Linux Apache, php. Nincs cms-réteg. A közeljövőben új honlap lesz, mivel portált szeretnének létrehozni.


2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Hetente, a web szerver egyik külön álló merevlemezére



Jelenleg nincs rá szükségük, de ha megvalósul az elektronikus ügykezelő rendszer, akkor valószínűleg iratdigitalizálásba is kezdenek, és akkor már megfontolandó lesz csatlakozniuk az e-irattárhoz.



BUDAPEST FŐVÁROS XXI. KERÜLET CSEPELI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A XXI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Farkas György informatikai irodavezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Gerhard Péter levéltárosFLEXUS részéről: Miski Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XXI. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1214 Budapest, Szent Imre tér 10.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XXI. kerület Csepeli Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:





Professzionál

Informatikai

Zrt.

Govsys 4.0 2008. 01. 01 igen igen


A Govsys-t csak iktatószoftverként használják, nincsenek csatolt elektronikus dokumentumok - kivéve az Informatikai Irodát, amely szkenneli az iratait, és csatolja az iktatószoftverben. Korábban tervbe volt véve visszamenőleges iratmikrofilmezés, de ezt végül elvetették. 2011-ben terveznek iratdigitalizálást. Annyiban felkészültek az elektronikus iratkezelésre, hogy a magyarorszag.hu-hoz az interfész elő lett készítve, de a projekt leállt. A Hivatali Kapun át fogadott elektronikus beadványokat kinyomtatják, majd begépelik (szerintük nem lehet más rendszerbe átvinni az adatokat - ilyen problémát sehol másutt nem említettek!). Két-három űrlapot már elkészítettek a Hivatali Kapun keresztül történő ügyintézéshez. Problémásnak látják az e-ügykezelés terén a hitelesség kérdését.



Mihalics-Székely Solet ismeretlen 1987-1999

Rendszerház Bt.

(Mihalics Gábor)

WinDoc 6.0 2000-2007

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?A Solet és a WinDoc között 100%-osan. A WinDoc és Govsys rendszer között 50%-osan.A migrálás során az iktatási alapadatok főszám-alszám, irattári tételszám teljes körűen, míg a név, cím, tárgy összevontan a tárgyszövegbe került be.

A migrálás azért nem volt teljeskörű a Windoc-ból a Govsys-be, mert a név, cím, tárgy rovatok adatai a Govsys tárgyszöveg rovatába, ömlesztve kerültek át, és míg a korábbi tárgy mező indexelt mező volt, ez az összevont tárgyszöveg mező nem indexelt. Ennek ellenére már nem használják még keresésre sem a Windoc-ot, de egy munkaállomáson még telepítve van a szoftver.A Windoc és a Solet nem jelöli a selejtezett iratokat, az iktatási adatok a selejtezett iratoknál is benne maradnak a rendszerben.2007-ig minden év végén kinyomtatták a lezárt azévi iktatókönyvet, de a Govsys bevezetése óta ezt még nem csinálták meg.

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?---------------2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?---------------2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány? 54 GB

Ez csak az iktatási állomány mérete.


2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente? kb 14 GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Igen, naptári évenként a program az előző évet zárja.

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?főszám: 1.045.654 dbalszám: 820.587 dbösszesen: 1.866.241 db

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2009 évben (2009. 01. 01-2009. 11. 13.) főszám: 65.722 db, alszám: 128.802 db, összesen 194.524 db.2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Igen, naponta, teljeskören, NT backup szoftverrel, másik gép winchesterére (innen szalagra, 6 napi őrzés). Archivált mentési állományok évente szalagon (jelenleg 1 év), a régi programok CD-n kerültek archiválásra.

Az archivált mentési állományokat külön épületben őrzik.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Felhasználói szinten nincs

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?------------------------



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Exchange

A Govsys-nak is van levelezőrendszere, egyszer kipróbálták, de amúgy nem használják.


2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Naponta NT Backup, hetente NT Backup, teljes körűen, őrzési idő 1 hét. Levelezőről archiválás központilag nem készül (felhasználóra van bízva).

A szerverük tárolókapacitása véges, ezért felhasználónként 500 MB tárhelyet engedélyeznek, a felhasználó menti a leveleit. Fél évig őriznek egy mentést.Sok központi postafiók van, de az ügyintézők az ide érkező e-maileket is a saját gépükre mentik. Ha ügy lesz egy ilyen e-mailből, kinyomtatják, és úgy iktatják.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?--------------------------------

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?--------------------------------


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Nem fogadunk és nem küldünk.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Tervezzük, tárgyalási szakaszban.

Már nem tervezik az elektronikus aláírás bevezetését. Eddig összesen egy elektronikusan aláírt levél érkezett a Hivatalhoz.





Adatbázisk.

IQSYS pü. rendszer nincs 47 GB 1,5 GB Oracle

WinSzoc szociális

rendszer

word .doc 152 GB 8 GB Interbase


TIR térinformatikai

rendszer

nincs 461 GB 2,5 GB Oracle

Gordius integrált

pénzügyi

Wintiszt köztisztviselő

k

FoxPro

Wingyer gyámügy Interbase

Térinfor

matika

IMI (ez

webes

lesz,

jelenleg

FTP-s

kommun

ikáció)

MÁK

nyilvántartás,

bérszámfejtés

(központi)

Vizuál

regiszter

népességnyil

vántartás (ez

csak

tükörállomány

, a BM-ből

havonta

küldik a

frissítést)

Önkado központi,

(napi, havi

mentések,

tükrözve)

FoxBase

Winhat Határozatok

nyilvántartása

(előterjesztés

ek nem, csak

határozatok -

Igen word, jpg Dbase


de a

bizottságiak

is)

Cafeteri

a

FoxPro

CIVIL

Üzlet,

Telep

Üzlethelyiség

ek és

telepengedély

ek

nyilvántartása

(ezt a

Govsys-be

szeretnék

integrálni)

Az IQSYS azóta már nincs használatban, a Gordius-t használják helyette, bár az IQSYS-ben lévő adatokat nem migrálták a Gordius-ba. Így betekintésre még mindig használatban van. Az 1,5 GB éves gyarapodás a Gordiusban nagyobb lesz. A Gordius-ba a régi dbase-es adatbázisokat is integrálták (50 tematikus dbase-es adatbázis volt, pl. mobiltelefon költségtérítés stb.) A WinSzoc, WinGyere, WinGyám InterBase alapúak. A Winhatba csak a végleges határozatok kerülnek bele az előterjesztések, módosítások – tehát a folyamat – nem. Térinformatika: hat éve van, a földhivatali alaptérkép az alapja (kifelé ez látszik), ezt minden második évben vásárolják meg, a közben történt változásokat helyben vezetik át rajta. Megvették hozzá az Építéshatósági Rendszert is, de az illetékes iroda nem használja, hanem továbbra is papíralapon vezetik az építéshatósági változásokat. Közműtérképet nem tartalmaz. Egy kb. 3 évvel ezelőtti ortofotó réteget is tartalmaz; mentése: CD-re kiírják.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen, évente CD (DVD), napi mentés, teljeskörű, RAR-ral, ARJ, NT Backup

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Nincs



--------------------------


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Igen, testületi és bizottsági ülésekről

Globomax Mikrovoks (a bizottsági anyagok is). A Winhat (határozatok tára) nem kapcsolódik a Mikorvokshoz, pedig megoldható lenne az összekapcsolás. Az előterjesztések a honlapon vannak.A kerületi TV mindig jelen van a képviselő-testületi üléseken, de nem rögzítenek mindent. Webkamerát szereltek az új tanácsterembe, de valószínűleg nem lesz használatban.Digitális fotók: kinyomtatva csatolják az ügyirathoz.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?Korábban magnószalag, a 2006 előttiek 2006 évben a Fővárosi Levéltárnak átadva. Jelenleg digitális rögzítés, nem selejtezhető. A digitális rögzítést évente CD-re átírjuk.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.MicroWoks program, amely a hanganyaggal kapcsolódik.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?évente kb 12 GB




Szociális segélyezési

rendszer

DBase 1 GB

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?nem volt



---------------

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?----------------

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?nincs

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?Évente más-más állományba dolgoztak, melyeket évente zártak. Jelenleg archív állományként a korábbi programba belépve látják az archív adatokat.


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? igen

Külsős cég üzemelteti, Country motor. Fenn vannak az önkormányzati rendeletek és a képviselő-testületi előterjesztések.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? nem

Csak kb. fél évvel ezelőttig archiválták, azóta nem.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? --------------



Jelenleg nem tervezzük a szolgáltatás igénybevételét



BUDAPEST FŐVÁROS BUDAFOK-TÉTÉNY XXII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A XXII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Szima András iktató csoportvezetőKozma Péter informatikus

BFL részéről: Nagy László informatikusGerhard Péter levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XXII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1221 Budapest, Városház tér 11.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros Budafok-Budatétény XXII. kerületi Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:







Professzionál Informatikai Zrt.

GovSys Integrált Iratkezelő Rendszer

4.0 2007. április 1.

kibővített CERTOPregisztráció száma: 02-T7546/2006-04031

A GovSyS integrált iratkezelő rendszer kibővített tanúsítással rendelkezik, támogatja az elektronikus ügyintézést. Jelenleg e-ügyintézés nem folyik a Polgármesteri Hivatalban. 2010 tavaszán kívánjuk bevezetni 2 adónemben. valamint ipar és kereskedelem igazgatásA rendszer további elemei:1. elektronikus munkanapló,

2. postakönyv modul,3. szociális modul,2009 december óta4. telepengedélyezési modul

Egyelőre nem vezettek be általános elektronikus ügykezelést, a jogszabályi környezet megváltozására várnak. Teljesen elektronikus ügykezelést nem terveznek. legfeljebb vegyes ügykezelést. A szociális modulban két hónapja folyik elektronikus ügykezelés. Először a vállalkozásokkal kapcsolatos ügyintézésben szeretnék bevezetni (2 adónem és az iparkereskedelmi nyilvántartások). Emellett a Hivatali Kapun keresztül tervezik a szakhatósággal társhatóságokkal, erre a 2005. évi 56. tv. szabályozása vonatkozik. kapcsolatos kommunikációt elektronikussá tenni. Eddig a Hivatali Kapun át kb. 2-300 vállalkozói engedély az elektronikus ügyforgalom. terveik között van az ügyfelek felé való nyitás: elkészültek az elektronikus űrlapok, jelenleg közigazgatási portál kiépítésén dolgoznak. Ezt saját erőforrásból, a Professzionállal készíttetik, így az iktatórendszerrel való integrálás megvalósítható lesz. 2010 első felében a tesztüzemet a szakhatósággal kapcsolatos kommunikációval kezdik, illetve beüzemelik a közigazgatási portált.Csatolt állományok egyelőre nincsenek, az e-űrlapok kerülnek majd be csatolmányként.



Soft-Land Kft. Rendszerház Bt.

Windoc 1989 - 2007.április 1.



A migrálás teljes körű, 100% volt.A Windoc törzsadatatainak azon részét amit nem tudtak megfeleltetni a GovSys logikájának a tárgyszöveg rovatába emelték át. Ez kielégítő megoldást jelentett számukra. A Windoc minden mezője a Govsys tárgyszöveg rovatába került. 1989-ben fokozatosan vezették be az elektronikus iktatást, de az I. sáv (elnöki) iktatása egészen 1991-ig papíralapon folyt.




45 GB 1989-től keletkezett adatállományokkal.


3 GB


Nem


Statisztikai időszak: 1989.január 1-től - 2009. november 12-ig.Összes főszám: 386.954 db Összes alszám: 876.549 dbMindösszesen: 1.263.503 db


2008. évben a főszám 36.807., alszám: 87489., összesen: 124.296 dbAz iktatott ügyek száma évente kb.:10 % növekszik.



Naponta teljes, Windows backuppal hdd-re, hetente DVD-re kerülnek az archivált mentések.A heti mentések 1995-től megvannak. A teljes szervert mentik, beleértve az e-maileket is.


Igen, XML


ORACLE export

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása NincsKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.




















MS Exchange 2007


Naponta teljes, Windows backuppal hdd-re, hetente DVD-re kerülnek az archivált mentések.Az éles levelezésben kb. 3 hónapnyi levelezés található a régebbiek az archivált médiákon.Van központi postafiók, ha itt ügy keletkezik, ha hivatali, vagy panasz kinyomtatják és iktatják.



Nem


21 GBEz a teljes levelezési adatbázis mérete. Az utolsó néhány hónap e-mail-jeit tárolják a szerveren, a régebbiek ki vannak mentve. Ha a címzett nem törölte és archiválta a gépére



Nem


Igen, 2 adónemben tervezzük, jelenleg tervezési fázisban van. 2010 tavaszán kívánjuk elindítani az elektronikus ügyintézést.Csak a Hivatali Kapun keresztül terveznek hiteles elektronikus iratforgalmat. Van elektronikus aláírásuk, de nem használják.



Igen



Adatbázisk.

Gordius gazdasági

rendszer

nem 1 GB 0,2

GB

MSSQL

IMI munkaügyi

rendszer

nem 2 Gb 0,2

GB

Oracle


Gemini vagyonkatasz

ter

nem 12 GB 5 Gb Oracle

Tatigazd fökönyvelés nem 1 Gb 100

Mb

Dbase

K11 költségvetés nem 10 MB 1 MB Dbase

Vizuál regiszter helyi

népesség

nem 1 GB 0 MSSQL

Működési

engedély

nem 30 Mb 2 MB Foxprow

Telepengedély nem 30 Mb 2 Mb Foxprow

Képviselő

rendszer

testületi

munka

támogatása

nem 100

MB

10

MB

Wingyer gyámügyi

rendszer

nem 300

MB

20

MB

Paradox

Onkado helyi adók

rendszere

nem 2,5 GB 200

MB

Clipper

Szociális

rendszer

nem 400

MB

100

MB

spec.

Wintiszt humánerőforr

ás

nyilvántartás

250

MB

50

MB

Foxprow

Gordius gazdasági

rendszer

nem 1 GB 0,2

GB

MSSQL

IMI munkaügyi

rendszer

nem 2 Gb 0,2

GB

Oracle

Gemini vagyonkatasz

ter


Tatigazd fökönyvelés nem 1 Gb 100

Mb

Dbase

K11 költségvetés nem 10 MB 1 MB Dbase

Vizuál regiszter helyi

népesség

nem 1 GB 0 MSSQL


Működési

engedély


Telepengedély nem 30 Mb 2 Mb Foxprow

Képviselő

rendszer

testületi

munka

támogatása

nem 100

MB

10

MB

Gordius

2004-től

gazdasági

rendszer

nem 1 GB 0,2

GB

MSSQL

IMI

2004-től

munkaügyi

rendszer

nem 2 Gb 0,2

GB

Oracle

Gemini

1998-tól

vagyonkatasz

ter

(nem

használjuk a

térinformatika

i részét)


Tatigazd

1991-től

fökönyvelés nem 1 Gb 100

Mb

Dbase

K11

2000-től

költségvetés nem 10 MB 1 MB Dbase

Vizuál regiszter

1998-tól

helyi

népesség

nem 1 GB 0 MSSQL

Működési

engedély

1997-től


Telepengedély

1997-től

nem 30 Mb 2 Mb Foxprow

Képviselő

rendszer

2008-tól

testületi

munka

támogatása

nem 100

MB

10

MB

Wingyer

2004-től

gyámügyi

rendszer

nem 300

MB

20

MB

Paradox

Onkado helyi adók nem 2,5 GB 200 Clipper


1993-tól rendszere MB

Szociális

rendszer

1994-től

már nem

használjuk

nem 400

MB

100

MB

spec.

Wintiszt

1996-tól

humánerőforr

ás

nyilvántartás

250

MB

50

MB

Foxprow

Zsoli

1997-től

gazdasági

rendszer,

bevételi

analitika, már

nem használt

nem 300

MB

spec.

Windoc

1997-től

iktatórendsze

r, már nem

használjuk

nem 1,1

GB

foxprow

MKA

1997-től

Munkáltatói

kölcsönök

analitikája,

már nem

használjuk

nem 350

MB

dbase

Electra

2007-től

OTP

ügyfélterminá

l

nem 400

MB

spec

Térinformatika Digikom kft: ld. melléklet (nem a Gemini, annak csak a vagyonkataszter modulját használják), 1998 óta kétévente egy (lombtalan) ortofotó-repülés. 1998-as 15 cm-es felbontású szürke árnyalatos, a későbbiek 10 cm-esek és színesek. Intranetes, Mapserver: nyílt forráskódú szoftver (p.mapper php/mapscript), mysql adatbázis-motor. Visszamenőleges állapotok csak a mentésekben vannak.A térinformatikai rendszer rétegei:földhivatali alaptérképpincerendszer-kataszterközterületközműtérkép ortofotók, burkolatok, épületekszegélyek kerítésekA fakataszter külön adatbázisban van.A térinformatikai rendszert megtekintettük.


Vannak már nem használt, DOS-os alapú pénzügyi adatbázisaik is (pl. bevételi analitika).a gazdasági hivatalnak.


Nem


Naponta teljes, Windows backuppal hdd-re, hetente DVD-re kerülnek az archivált mentések.


Nem


Nem



IgenGlobomax Mikrovoks. Az 1996-2001 közötti bizottsági hangfelvételek is megvannak, de ezek nem Globomax-os felvételek, ezeket CD-re mentve őrzik. A Promontor Tv (főszerk.: Bakonyi Viktor) néha felveszi a képviselő-testületi üléseket. (Információik szerint a Radiant Zrt. vette át a kerületi TV-k anyagát.)Digitális fotók: a hatósági ügyek képeit belső fájlrendszeren tárolják. A Főépítészi Irodán CD-re kiírják e képeket, kinyomtatva is csatolják az ügyiratokhoz. A terveket is hasonlóan kezelik.A honlapon van egy fotógaléria a kerületről.


Igen, a képviselő-testületi ülések hangfelvételeit DVD-re, és egyedi hangformátumban, az ülések teljes szövegét.


Nem



kb:10 GB.10 GB a hanganyag, a fájlrendszer teljes mentése kb. 100 Gb ezt blueray lemezeken archiválják



Nincsen









IgenA honlapot a Digikom Kft. fejleszti.


A honlapot megbízott külső cég üzemelteti. A honlap archiválását a külső cég látja el.Igen, DVD-re történik. Részleges mentéseink 2002. decemberétől vannak, de teljes mentés csak 2004. decemberétől érhető el.



A honlapot megbízott külső cég üzemelteti. A honlap archiválását a külső cég látja el.Teljes mentések általában havonta történnek.



Igen, a Polgármesteri Hivatal szempontjából hasznosnak tartanánk a jövőben.

Digitalizálást egyelőre nem terveznek.



BUDAPEST FŐVÁROS XXIII. KERÜLET SOROKSÁRI ÖNKORMÁNYZAT FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A XXIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részéről:

Pethes László rendszergazdaBFL részéről: Nagy László informatikus



FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2010. április 07.

FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros XXIII. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

1239 Budapest, Grassalkovich út 162.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksári Önkormányzata

FELMÉRÉS ANYAGA:





MAGÓ

Software Zrt.

Wikt Iratkezelő

Rendszer

7.0 2009.01.01. 2006 02-

T7788/2006-


03486

Nincsenek csatolt ügyiratok az iktatószoftverben, egyelőre nem is tervezik elektronikus ügykezelés bevezetését.A Hivatali Kapun érkező beadványok (egyéni vállalkozók) kinyomtatásra kerülnek, és úgy iktatják őket, mivel a Hivatali Kapus kapcsolat nincs (nem is lehet) összekötve az iktatórendszerrel. Az ügyfélkapus/hivatali kapus kapcsolattartást a Hivatalban jó elgondolásnak tartják, de a gyakorlati megvalósításon szerintük még sokat kellene dolgozni.Jó elképzelésnek tartják az elektronikus űrlapokkal történő ügyintézést is, az Adócsoport 3-4, a Gyámhivatal 1 elektronikus űrlapot el is készített már, de eddig egyetlen elektronikus beadvány sem érkezett még be a Hivatalba. Ezért, noha tervezik az űrlapok összekapcsolását az iktatórendszerrel, mivel az ügyfelek egyelőre nem mutatnak érdeklődést ez elektronikus ügyintézés iránt, nem tartják sürgősnek az űrlapok és az iktatás integrálását.



MAGÓ Software Kft. Wikt Iratkezelő

Rendszer

6.0 2008.

Rendszerház Bt. WinDoc 2005 2000-2007.

Kiméra Plusz Kft 1995-1999.

1995 óta önálló a kerület, ettől fogva minden iktatási adat megvan a jelenlegi iktatószoftverben, de az 1995 előtti XX. kerületi iktatási állományok is megvannak a rendszerben.


100%-osan sikeres volt a migráció. Nem ütköztünk poblémákba.


FoxPro 2.6



felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció


1,8GB


0,45GB


Nem


Főszám: 437479, Alszám: 980667.


Főszám: 29899, Alszám: 74816.


Van adatmentés. Adathordozó: DAT kazetta. Szoftver: ntbackup. Módszer: mindig teljes. Vannak archivált mentések is.


Van. Támogatott formátumok: MS Access.Még nem próbáltak exportálni, de elvileg tud a szoftver, és mivel nem túl bonyolult szoftverről van szó, feltehetően a gyakorlatban is működik az export.


MS SQL adatbázis szerver kezeli az adatbázisokat. Gyakorlatilag szinte bármilyen formátumba tudjuk exportálni az adatokat.







Microsoft Exchange 2003


Igen mentjük. Szoftver: ntbackup. A szoftver saját formátumában. Teljes körű mentést végzünk. Vannak archivált állományaink.

Van egyfelől napi mentés, másfelől rendszeresen biztonsági mentés (ez tulajdonképpen archiválást jelent.)Van központi postafiók.Ha egy e-mailből ügy keletkezik, azt kinyomtatják, és úgy iktatják.


Nem


16GB



Nem


Nem




Igen



Adatbázisk.

Kimera Szociálpolitikai

adatok

- - 1,1GB 100MB Ms SQL

Hreg Népességi

adatok

- - 320M

B

30MB Ms SQL

Saldo Pénzügyi-

számviteli

adatok

- - 1,2GB 300MB FoxPro

Gemini Vagyonkataszte

r

- - 20GB 2GB Oracle

Imi Munkaügyi

adatok

- - 2,5GB 400MB Oracle

Onkado Adóhatósági

munkát segítő

adatok

- - 3,1GB 200MB Clipper

Wingyer Gyámügyi

adatok

- - 25MB 5MB Firebird

Vannak további adatbázisok is a Hivatalban, de általában csak egy ügyintéző használja ezeket. Ezek az adatbázisok a belső hálózaton vannak. Vannak már nem használt adatbázisok közöttük, de ezeket is mentik a hálózat teljes tartalmával együtt. A szerveren tárolt, valamint az összes további adat teljes mérete 1995 óta maximum 2-3 TB lehet.Térinformatikai rendszer nincs.


Nem



Van adatmentés. Adathordozó: DAT kazetta. Szoftver: ntbackup. Módszer: mindig teljes. Vannak archivált mentések is.


Jellemzően van. A támogatott formátumokat illetően meglehetősen heterogén az egyes szoftverek export funkciója.


Gyakorlatilag szinte bármilyen formátumba tudjuk exportálni az adatokat.



IgenGlobomax Mikrovoksban mentik a képviselő-testületi hangfelvételeket, a bizottsági ülések hanganyagát mp3-felvevőkkel rögzítik, és ezek is archiválva vannak.Nincs kerületi TV.A keletkezett digitális fényképeket a hálózaton fájlrendszerben tárolják, ezek az ügyiratokhoz vagy CD-mellékletként, vagy pedig kinyomtatva kerülnek csatolásra.Vannak légifotó-felvételek a kerületről, de rendszeres berepülés nincs.


Megőrizzük. Őrzési időtartam nincs meghatározva. Adathordozó: Merevlemez. Formátum: mp3


Nincs


5GB





Nincs



Nincs




Nincs




IgenPortálként üzemel, külsős cég kezeli, ezért nem tudják, milyen platformon működik. A honlapon fenn vannak a képviselő-testületi előterjesztések és határozatok (rendeletek) is.


IgenMentés biztosan van, az archiválásban nem biztosak.


A szolgáltató végzi az esetleges adat helyreállítás elvégezhetősége érdekében.




Nem

Nem tartanak igényt az e-irattárra, mert az adathordozó hardverek ára egyre alacsonyabb, kapacitásuk pedig egyre nagyobb, olyan mennyiségű elektronikus adat pedig nem keletkezik náluk, amennyinek a tárolását ne tudnák önerőből megoldani. Mivel biztonsági másolatot a mentésekről egy külön épületben is őriznek, bizonyos mértékű „katasztrófatűrési” képessége az ő mentési eljárásuknak is van.


A FŐVÁROSI JOGSZOLGÁLTATÁSI SZERVEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONA FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



BÜNTETÉS-VÉGREHAJTÁS ORSZÁGOS PARANCSNOKSÁGA FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A BVOP részéről: Sebestyén Attila bv. alezredes

Piszták Szabolcs Vadon Éva

BFL részéről: Nagy László informatikusTasnádi Ákos levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága Információtechnológiai Főosztály

1054 Budapest, Steindl Imre u. 8.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága/Fővárosi Büntetés-

végrehajtási Intézet

FELMÉRÉS ANYAGA:

A BVOP-val való kapcsolatfelvételre azért került sor, mert a Budapesti Fegyház és Börtön szervlátogatásakor kiderült, hogy a bv. intézeteknél az informatikai szolgáltatások státusa kezdetleges. A Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézettől irányítottak a BVOP Információtechnológiai Főosztályához. A jegyzőkönyv végén található a FBVI visszaküldött, kitöltött kérdőíve.

Sarusi Kis Béla rövid tájékoztatást tartott az E-levéltár projekt jelenlegi állásáról, valamint az annak részeként majdan funkcionáló E-irattári szolgáltatásról.

Sebestyén Attila röviden összefoglalta a BVOP, illetve a büntetés-végrehajtási szervek informatikai helyzetét.

Elektronikus iktatás, elektronikus ügykezelés


Nincsen sehol sem. A szándék meg van akkreditált szoftver bevezetésére, azonban sem a szükséges hardverfejlesztések, sem a szoftverek (licenszek, stb.) költségét nem képes a BVOP előteremteni. Pályázat révén igyekeznek megoldani a helyzetet.Egy átlagos bv. intézetben kb. 50000 az éves ügyforgalom. A bv sokféle irodai dokumentumformátumot használ többféle MS office-ól unixword -ig.

Elektronikus adatbázisokAz 1990-es években indult a fogvatartottak nyilvántartására szolgáló adatbázis, amelybe bekerültek kb. 1974-től az adatok. A nyilvántartó szoftver Recital alapú Xbase adatbázisra épül, de a gyártója már nem létezik. Az összes intézet adatait tartalmazza. Egyedi fejlesztéső adatbáziskezelő szoftver, szándék van MySQL-re migrálásra. Az adatbázis mérete kb. 70-100 Gb. Az adatokat 50 évig kell megőrizniük.

E-mailA BVOP oldja meg az egyes bv. intézetek levelezését (Exchange-szerver). Kb. 1400 fiókot képesek kezelni, az egyes fiókok mérete 200 MByte. Az említett 1400 fiók kb. 8000 munkatársra jut ez még akkor is szűkös ha minden munkatársnak nincs szüksége e-mail fiókra. A budapesti bv. intézmények kb. 400 munkatárssal és 64-68 fiókkal rendelkeznek.

Hang- és képrögzítésMind a fényképes nyilvántartás, mind a távmeghallgatások miatt ez fontos lenne, de még egyik sincs rendesen megoldva. A fogvatartottakról készülnek digitális fényképek, amelyeket elvileg szabadon bocsájtásukig őriznek.

Intézményi honlapA BVOP-nek van honlapja (www.bvop.hu), külső cég tartja karban.

KÉRDŐÍV az elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez (2009)

1. Szerv megnevezése: Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézet

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Irattári nyilvántartás – Excel táblázatban

2.1. Elektronikus iktatás helyzete: NINCSKitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.

2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? NEM



http://www.bvop.hu/

2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? NEM


2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént. NEM

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? -

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? -

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) -

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) - 0 -

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? -

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? -

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) A 2008. évi kimutatás alapján a beérkező iratok száma 83.853 db, még a kimenő iratok száma 78.586 db volt.

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? NINCS

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? NINCS

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? NINCS




2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? NINCS


2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? NEM


2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? NEM100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.

2.2.4. A nem akkreditált ügykezelő szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek? -

2.2.5. A nem akkreditált ügykezelő szoftverekhez rendelkeznek-e dokumentációval (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? NEM

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) -0 -

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) – 0 -

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban? – 0 -

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan? NEM

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)? NINCS


2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? NINCS

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. NINCS

2.2.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? - 2.3. E-mail archiválás

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? MS Outlook

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Teljes körűen, tömörítéssel.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? IGEN

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 0.1 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? NEM

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Régóta szeretnénk, de sem az intézeti sem a központi költségvetés nem teszi lehetővé.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? NEM



2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? -


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? -

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. -



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? NEM

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? -

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. -

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? – 0 -




E-mail zip 0.1

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? NINCS

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? -

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során? -

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? NINCS

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? Visszatöltéssel eredeti programba (Outlook)



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? IGEN

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? IGEN

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? Folyamatosan, tömörítéssel


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Érdeklődünk, és hasznosnak tartjuk.



BUDAPESTI FEGYHÁZ ÉS BÖRTÖN FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A BFB részéről: Bene Tamás bv őrnagy, informatikai osztályvezető

Jesztrebszki Tibor közalkalmazott informatikusBFL részéről: Nagy László informatikus

Tasnádi Ákos levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Budapesti Fegyház és Börtön1145 Budapest, Róna utca 135.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapesti Fegyház és Börtön

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: NINCS ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZER

2.1. Elektronikus iktatás helyzete Kitöltendő olyan szoftverek esetén, amelyek kizárólag iktatásra vonatkozó adatállományokat tartalmaznak. Amennyiben ügykezelő rendszerüket kizárólag iktatásra használják, ezt a pontot töltsék ki. Amennyiben iktató/ügykezelő rendszerük csatolt ügyiratokat is tartalmaz, akkor a 2.2. kérdéscsoport töltendő ki.a BVOP 2010 júniusától teszt üzemmódban kezdi el alkalmazni az IBM Lotus Notes

rendszerét, melyet 2011 január elsejétől terveznek bevezetni az összes

magyarországi büntetés-végrehajtási intézetben.


















NINCS ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZER






2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? MS Exchange Server 2003

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? nem




2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? nem

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? igen / 1 éven belül / még nem kezdődött meg az előkészítése.Korábban a BFB úgy nyilatkozott, hogy elektronikus aláírás befogadására alkalmas rendszer bevezetését tervezték egy éven belül, ezt azonban annak költségei miatt elvetették.





Adatbázisk.


Intranet

portál

doku-

megosztás

igen .xls, .jpg, .

pdf, .doc, .

0,7 0,3 MySQL

IMI bérszámfejtés nem 0,5 0 Oracle

Confoto fényképkezelés igen .jpg, 0,1 0 MySQL

Bene Tamás megmutatta azt az intranetes rendszert, amellyel az intézményvezető parancsait (ezek az utasítások, hivatalos körlevelek stb. megfelelői) jutatták el a bv. dolgozókhoz. A parancsok eredetije az iktatott iratok között található. Az intranet portál php-joomla-mysql alapú. A csatolt dokumentumokat az intranet szerver a fájlrendszerében tárolja, ezek mérete kb 1 Gbyte. Az adatbázist havonta mentik, ennek mérete kb. 20 Mbyte. Korábbi állományok megmaradnak






2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? nemA biztonsági kamerák nem az informatikához, hanem a biztonsági osztályhoz tartoznak. A kamerák egy része nem rögzít, más részükről – valószínűleg ezek a régebbiek – csak speciális hardverrel vagy szoftverrel, speciális formátumban menthető le a rögzített film, más részük pedig HDD-re ment, és akár pendrive—val is lementhető róla a tartalom. A rögzített felvételeket alapesetben nem őrzik meg, a felvételek 1-3 hét után felülíródnak; a különleges események felvételeit parancsnoki intézkedésre külön kimentik valamilyen adathordozóra.

Adatbázisaik egyik része számviteli jellegű, ezek azok, amelyekben korábban migráció történt. Az adatbázisaik között van egy kb. 100 M terjedelmű, amelyben az aktuálisan náluk lévő letartóztatottakról készült fényképek vannak. Az adatbázis nem növekszik, mert az intézményből elbocsátott fényképét azonnal törölniük kell, így az adatbázisban mindig az őrizetesek létszámának megfelelő számú fénykép van. (Felhívtuk Bene Tamás figyelmét, hogy az elektronikusan keletkezett iratok végleges megsemmisítése levéltári engedélyezési eljárást igényel.)






2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? nem


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? igen

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?DBase -> Oracle

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?külső cég végezte




2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? igen

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?.zip tömörítéssel, kézi módszerrel, havi gyakorisággalAz intranet portál php-joomla-mysql alapú. A honlapjukat ugyanezen program segítségével készítették, időnként szintén elmentik. A honlap egyébként külső cég szerverén található.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? igen



FŐVÁROSI FŐÜGYÉSZSÉG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A FFÜ részéről: Farkasné Tóth Tünde

informatikai csoportvezetőKovács Henriette informatikusMüllerné Hekman Zsuzsanna igazgatási

irodavezetőDanczák Attila központi

irattár vezetőBFL részéről: Lux Zoltán

informatikusTasnádi Ákos levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Főügyészség1055 Budapest, Akadémia u. 13.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Főügyészség

FELMÉRÉS ANYAGA:






LFÜBüntető Ügyviteli Iktató Rendszer (BÜR)

1993.01.01 Nincs

LFÜMagánjogi és Közigazgatásjogi Rendszer (MAKÖR)

2005.01.01 Nincs

LFÜIgazgatási Ügyviteli Rendszer (IÜR)

1992.01.01 Nincs

A MAKÖR Sybase alapú, az alapítványi, társadalmi szervezeti stb. ügyeket gyűjti. Az Igazgatási Ügyviteli Rendszer eredetileg dBase alapú volt, jelenleg (2004 óta) MS Access alapú és csak bizonyos munkaállomásokon fut. A BÜR tanúsított változatának kialakítása folyamatban van, az LFÜ tájékoztatása szerint 1-2 év múlva esedékes a bevezetése.



2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?

dbf fájl, Sybase ASA natív formátum, MS Access natív formátum

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)? felhasználói kézikönyv, a többi a Legfőbb Ügyészségen

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 20-25A kerületi adatokat is tartalmazza.


2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) kb. 1.3

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Igen, a program automatikusan kezeli az egyes éveket

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? A BÜR-ben 2009-ben 131214 iktatott ügy, Ig összesen 47568 1992-től, MAKÖR összesen 182271 2005-től.

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) kb. 110-120 ezer ügy

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Napi mentés, DAT kazettára ntbackup programmal, időnként teljes, közben inkrementált, archivált mentés nincsKerületben is külön, helyi szerverekre, péntekenként.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?egyiknek sincs

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? MS-Access -> MS-Excel



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Microsoft Outlook

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?A leveleket külön nem mentjük, a napi mentés része.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? Kb. 32 GB




2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? LFÜ hatáskör


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Nem








2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Nem








2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? Nincs



2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? Nem



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Csak a LFÜ-nek

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Nincs információ



Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? A kérdés a LFÜ hatáskörébe tartozik.



FŐVÁROSI BÍRÓSÁG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A FB részéről: Laky Norbert informatikai igazgató

Pászti NóraDombai Attila

BFL részéről: Lux Zoltán informatikusTasnádi Ákos levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezetődr. Kenyeres István főigazgató-helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Bíróság Informatikai Főosztály1055 Budapest, Markó utca 27.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Bíróság

FELMÉRÉS ANYAGA:





Merysoft97. Elnöki Iktató

1996. Szept.


PC-soft GH iktató program

1997.

KFKI Rt. BIIR-BÍR-Ó v1.5.7.0 2005-től folyamatos

KFKI Rt. BIIR-BÍR-S BÍR-S 1.3.7birs

2005-től folyamatos

A BIIR-BÍR-S a BIIR egy korábbi változata, egyfajta „vakvágánya”. Böngészős megoldású. A társadalmi szervek, alapítványok nyilvántartására használják, az adatokat központilag, az OIT-nél gyűjtik. Jelenleg egy új, ezt felváltó program fejlesztése folyik az OIT-nél.

A BIIR-BÍR-Ó az általános, minden bíróság (ítélőtáblák, LB is) által használt iktatóprogram, a Lajstrom adatait ebbe migrálták át, a Lajstrom (a VH kivételével) nem is érhető el a bírósági dolgozóknak. Nem tudják pontosan, mikortól tartalmaz adatokat, valószínűleg 1994 környékétől. Amikor betekintettünk a programba, jóval korábbi iratot is láttunk, de az 1996-ban fejeződött be - az pedig nyilvánvaló, hogy a Lajstrom bevezetésekor a folyamatba lévő ügyeket fel kellett venni. Végül a BIIR bizonyos esetekben tartalmazza az ítéleteket, mivel azok (anonimizálás után, ami a program egyik funkciója) kikerülhetnek pl. bírósági honlapra.

A bírósági iktatóprogramok egyike sem akkreditált, de a szándék meg van az akkreditálásra. Ugyanakkor korábban az akkreditált iktatóprogramok bevezetéséről rendelkező jogszabály nem tette lehetővé a bíróságokon használt iktatási módot, azóta a jogszabály megváltozott.

Beszéltünk arról is, hogy esetleg szó lehetne egy pilot-projekt keretében BIIR-adatok átadására.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeKovács László Lajstrom program 7.53

A Lajstromot a bíróságokon fejlesztették ki, a PKKB-n indult 1991 körül. 2006 után felváltotta a BIIR, de a VH ügyekben továbbra is ezt használják – vagyis élő adatbázis. Az adatbázis-kezelő, miként az elnöki iktatónál, itt is Clipper.



A migrálás rendben megtörtént, kivéve a VH Lajstromot, ami még a régi Lajstrom programon fut.


Elnöki Iktató: ClipperGH Iktatóprogram: Microkernel Database EngineBIIR-BÍR-Ó: MySqlBIIR-BÍR-S: Oracle


Elnöki iktató, GH iktatóprogram: Felhasználói kézikönyvBIIR-BÍR-Ó, BIIR-BÍR-S: Felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció


Elnöki Iktató: 0,2 GBGH Iktatóprogram: 0,7 GBBIIR-BÍR-Ó: 18 GB


Elnöki Iktató: 50 MBGH Iktatóprogram: 50 MBBIIR-BÍR-Ó: 2 GB


Nem


GH Iktatóprogram: 56000BIIR-BÍR-Ó: 3844183BIIR-BÍR-S: 32599



Elnöki iktató: 3590 (al- és iratszám nélkül)GH Iktatóprogram: 100000BIIR-BÍR-Ó: 378405BIIR-BÍR-S: 994


Rendszeres adatmentés van, hálózati meghajtóra, naponta teljes.


Nincs


Elnöki iktató és GH iktatóprogram: nincsBIIR-BÍR-Ó és BIIR-BÍR-S: MySql 4.0 ill. Oracle



Gyártó Megnevezés Verzió

Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány

MicroSec E-Signo 3.1.39.0

2005 Teljes mértékű megfelelés az ETSI TS 101 903 XAdES szabványnak

http://srv.e-szigno-hu/menu/e_szigno_tanusitvany.html

KFKI GIIRModulok:Pénzügyi

s.028.v02

2005


Számvitel

Könyvelés

Ezsköznyilvántartás

Készletnyilvántartás

Bírósági bevételek

Letétek:

Bírói, elnöki,

tárgyi letét

Felszámolói

dDjkiegészítés

Nexon Nexon Bér 41-2 2006Nexon Nexon Berenc

személyzeti rész2008/01

2002

Microsec Mediator 5.1 2005

Kimaradt a szintúgy MicroSec-es OCCS, amely a cégbírósági metaadatok adatbázisa, Oracle alapokon. A mérete nem jelentős, hiszen csak metaadatok tárolására szolgál, az elektronikus iratokat az E-Signo tárolja. Ennek nagy mérete miatt egyes megyei bíróságokon már voltak is tárolási problémák, ezen az OIT hadverfejlesztéssel igyekszik úrrá lenni – de talán az E-irattári szolgáltatásra is nyitottak lennének.



IQSys BLR letét 2003-2006Microcom Bevételnyilvántartó 1.0 2005-2007

Szijjártó Jenő Elnöki letétPCPénztár

Saldo Főkönyv 2000-2005NexonBerenx-illetmény

2006/14c 2000-2006



BLR letét: Nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek

ESzigno: nem

Elnöki letét: Nem teljes körűen, csak az aktuális ügyek

PCPénztár: egyáltalán nem

Főkönyv: egyáltalán nem

NexonBerenx-illetmény: egyáltalán nem

Bevéltelnyilvántartó: teljes


BLR letét: OracleBevételnyilvántartó: DBase

Elnöki letét: DBasePCPénztár: Dbase

Főkönyv: DbaseNexonBerenx-illetmény: Saján nexon fejlesztés

ESzigno: Oracle


ESzigno: nemBLR letét, Bevételnyilvántartó, Elnöki letét, PCPénztár, Főkönyv, NexonBerenx-illetmény: Felhasználói kézikönyv


ESzigno: 1011 GBGIIR : 40,4 GBNexonBér: 2,6 GBNexon Berenc személyzeti rész: 2,2 GB



ESzigno: 100-500 GBGIIR : 5 GBNexonBér: n.a.Nexon Berenc személyzeti rész: 650 MB

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?-ESzigno: 8093128


ESzigno: fájlrendszerben, mappaszintenGIIR : nemNexonBér: nemNexon Berenc személyzeti rész: nem


ESzigno: ESzigno e-akta formában (.es3) és fájlrendszer szintjén tárolvaGIIR : doc, pdfNexonBér: pdf

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?ESzigno: napi szintű mentés, NAS és merevlemez, szinkronizációvalGIIR : szalag, merevlemez, optikai tároló, teljes adatbázisNexonBér: szalag, merevlemez, optikai tároló, teljes adatbázisNexon Berenc személyzeti rész: szalag, merevlemez, optikai tároló, teljes adatbázis


nincs egyiknek se


ESzigno: Oracle exportGIIR : adatbázis-kezelő, mssql, xls, txtNexonBér: adatbázis-kezelő, mssql, xls, txtNexon Berenc személyzeti rész: nincs




GroupWise


Igen, script alkalmazásával, eredeti fájlok másolásával, teljes körű napi teljes mentés. Archiválás egyénileg.


Nem


40 GB



Igen






Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.

PostAdmin (szervez

Postakönyv

előállítása,

elektronikus

100 GB

1 TB InterBase


és alatt) beadás

E-Corvina, központilag tárolva az OITH-nál

könyvtár-

nyilvántartó

Kis-Téka Könyvtárnyilv

ántartó

40 MB MySql

BCS eszköz-

nyilvántartó

InterBase

Munkaidőnyilvántartó

munkaidő

nyilvántartás,

beléptetés,

szabadság-

nyilvántartás

191 MB

100 MB MySql/Possgresql

A frissen bevezetett PostAdmin program metaadatokat tartalmaz, a postakönyvek kiváltására szolgál. A megadott mérettel (100 GB, éves 1 TB – ez csak számított érték az eddigi méretből) szemben a bírósági informatikusoknak is fenntartásaik vannak, túlzottnak tartják. (Egyébként a postakönyv 5 év után selejtezhető, tehát nem kerülne az E-levéltárba, ahogy az ennél a pontnál felsorolt többi adatbázis sem.)


PostAdmin igen, többi nem.


Igen, szalagra, tar programmal, teljes.


Postadmin:, csw, xls, xlmBCS, Kis-Téka: xlsMunkaidőnyilvántartó: nincs



Kis-Téka: MySqlMunkaidőnyilvántartó: MySql/Postgress


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Nem (Kérésre igen, analóg formában)

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? Nem

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? -




BLR letét Oracle 50 GBElnöki letét Clipper 1,8 GBPCPénztár Clipper 1,2 GBSaldo Clipper 1,48 GBNexonBerenc illetmény pascal 2,1 GB









Igen

Itt felmerült az intézményi intranet (szintén drupal alapú), amely a szokásos módon a bírósági dolgozók tájékoztatásának fő eszközévé vált; a felhívások, közlemények csak egy része (elnöki) iktatott irat.


Napi mentés (egy részét külső cég vegzi)


Beépített script (drupál modul), napi


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? -



FŐVÁROSI IGAZSÁGÜGYI HIVATAL FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A FIH részéről: Kovács Zsolt főosztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Korinek Tamás levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Központi Igazságügyi Hivatal1145 Budapest, Róna utca 135.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Központi Igazságügyi Hivatal/Fővárosi Igazságügyi Hivatal

FELMÉRÉS ANYAGA:








AC Soft

Kft./

VHSoft

IRMA 2.1 2006.01.01 Kibővített /közigazgatási portál interface/

02-T7872/2006-03598

A fenti program az IH szakterületeinek zömét (mediáció, áldozatsegítés, jogsegély,

lobbi (ez országos) tartalmazza. A pártfogás külön, de ugyanígy a VHSoft által

fejlesztett programban van. A kárpótlás teljesen külön terület, arról nem is írtak a

kérdőívre adott válaszban, de részletesen beszámoltak róla.

A kárpótlásnak három nagy típusa van, vagyoni, személyi és árvéresek. A budapesti

az árvéreseknél és a vagyoni kárpótlásnál (Budapesthez tartoztak a budapesti és

külföldi ügyek, kb. 150000) elkülönül, a személyinél nem. Jelenleg már alig van

folyamatban lévő ügy (éves gyarapodás elhanyagolható).

Az idők folyamán sokszor változott a kárpótlás módja, menete, ez gyakran külön

iktató- és elintézőprogramok kifejlesztését jelentette. A vagyoni kárpótlásnak

gyakorlatilag nem volt iktatóprogramja.

A személyinél több is volt.

A legrégibb egy DOS-os alapú, kb. 1,3 millió rekordos program, ennek több ága is

van a törvényi háttér változásai alapján. LexLib adatbáziskezelő?

Windows alapú program, kb. 200000 rekorddal. Clipper?

Ezek nem akkreditált programok.

E programokat mindmáig használják.

Éles adatmennyiség kb. 1-2 Gb (de biztosan kevesebb, mint 4 Gb), gyarapodás

szinte nincs. Adatmentés a Novell funkciói révén, DAT szalagokra (12/24 DDS3),

napi, heti, havi, a haviak archiválva.


Van egy külön programjuk az iratmozgás követésére (vonalkód az iratokon), ez

tartalmazza az összes ügyet (gondolom, csak az iktatószámokat). Körülbelül 30 ezer

ügyben 300000 „mozgás” történik évente (ebbe minden beleszámít, irattárból ki,

egyik ügyintézőtől a másikhoz, stb.).

Tervként többször is felmerült, pályáztak is rá sikertelenül, hogy bedigitalizálnák a

kárpótlási iratokat – ez egyrészt hely- és így költségmegtakarítást jelentene (az

épület bérlete kb. 100 millió Ft. évente), másrészt biztosítaná az értékes, és óriási

terjedelmű iratanyag megmaradását, levéltárba kerülését. A két évvel ezelőtti

becslés szerint a digitalizálás összköltsége kb. 800 millió Ft lett volna. (17 km

iratanyag.)



Korábban az IRMA rendszer elődjét alkalmazta a hivatal, amely nem rendelkezett tanúsítvánnyal. Az IRMA iktatórendszer szoros együttműködésben van a szakmai tevékenységünket (Áldozatsegítés, Jogi segítségnyújtás, Pártfogás) segítő elektronikus ügykezelő rendszerekkel.


A korábban alkalmazott adatállományok migrálása 2005. végén megtörtént az iktató program és a szakmai programok tekintetében. Az új szoftver bevezetésével a teljes adatállomány migrálásra került. A migrálást 95-98%-os sikerrel lehet jellemezni. A néhány %-os migrációs problémát elsősorban nem az iktató rendszerekben tárolt adatok migrálása, hanem a szakmai programok adatainak eltérő adatbázis szerkezetbe történő áttöltése okozta.



Az IRMA nem akkreditált változata MS SQL szerver alatt működött ugyan úgy, mint az IRMA jelenleg használt akkreditált változata.


Az IRMA nem akkreditált változatáról rendelkezik a hivatal felhasználói kézikönyvvel.


Az éles használatban lévő adatállomány mérete: 5 GB


Évente jelentkező adatmennyiség: 1 GB


Évente átlagosan kb. 80.000-100.000 fő- és alszámmal bővül az ügykezelői program. Ez a Fővárosi Hivatal 2003-as megalakulása óta mindösszesen közel 500.000 fő és alszámot jelent.


Nincsenek elkülönítve az állományok.


A hatósági ügyintézéssel összefüggő elektronikusan keletkezett iratok találhatóak a rendszerben elsősorban és döntően doc formátumban, melyek külső fájlrendszerben kerültek letárolásra.


Rendszeres napi, heti és havi adatmentés van DAT kazettára. A havi mentések archivált mentésként funkcionálnak. Minden hónap végén elvégzett mentés 2003-ig visszamenőleg a hivatal rendelkezésére áll.


Iktatókönyveket, lekérdezések eredményét lehet exportálni html, doc és xls formátumokba.


Az iktatókönyvi állományt év végén kiexportálták, kinyomtatták, illetve pdf-be konvertálva CD-re kiírva arhiválták.




Novell GroupWise


Klasszikus értelemben a levelek nincsenek külön mentve. A levelező rendszer és a benne aktívan található levelek napi rendszerességgel kerülnek mentésre a szervermentéssel azonos időben DAT kazettára. Így a mentés teljes körű. Ezen felül lehetőség van felhasználónként levelezési archívum kialakítására. Ezeket a felhasználók önmaguknak alakítják ki vagy a szerverre, vagy a lokális gép merevlemezére. Az archiválás nem kötelező, a felhasználóra van bízva a levelezési rendszerének karbantartása (archiválás vagy törlés), de a levelező rendszerben található anyagok összessége nem haladhatja meg a felhasználónkénti 100 MB adatmennyiséget.


Nem


A Fővárosi Igazságügyi Hivatalnál állandóan változik, de átlagosan 4-5 GB



Nem


Tervezzük, de belátható időn belül biztosan nem lesz rá lehetőségünk.




Nem









Nem







Nincsen



A 2.2.3 pontban megválaszolton kívül nem volt




Jelenleg nincsen




A Hivatal rendelkezik egy központi kezelésben lévő honlappal /www.kih.gov.hu/A portált NOVELL DOKK keretprogram segítésével napi rendszerességgű frissítéssel tartja karban saját kezűleg az Igazságügyi Hivatal.


A portál tartalma mentésre, archiválásra kerül.


Hetente történik a mentés egy másik szerver HDD-je.



A hivatal egyetért az e-irattári szolgáltatások kialakításával, és mindenben támogatja az Önök törekvéseit. Jelenleg nem tudunk olyan pontot megjelölni, amelynél igénybe vennénk a kialakított e-irattári szolgáltatást.



FŐVÁROSI ÍTÉLŐTÁBLA FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A FIT részéről: Borbély Balázs informatikus

dr. Mohácsy Zsuzsanna elnökhelyettes asszonyBFL részéről: Lux Zoltán informatikus

Tasnádi Ákos levéltárosBalogh János levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Ítélőtábla1055 Budapest, Markó u. 16.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Ítélőtábla

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Nem megoldott

Az adatbázisoknál feltüntetett BIIR-t iktatóprogramnak tekintjük (lásd lentebb, ill. Fővárosi Bíróság).




- - - - - -


- - - - - -

2.1.2. Korábban használtak-e más elektronikus iktatóprogramo(ka)t (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)?Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje

- - - -- - - -

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskőrűen megtörtént.

_


_


_


_


_


_


_

2.1.10.Mennyi az éves iktatott üqyek száma? (Fő- és alszámok összesen.)_



_


_


_

2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazásaKitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak p1. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.

Jelenleg nem használnak ilyet, de a törvény a közbeszerzési eljárások egy részénél már kizárólagos elektronikus ügykezelést írt elő – ennek megoldását az OIT az egyes bíróságokra bízta -, valamint az elkövetkező években a törvények egyre több ügyszakban követelik majd meg az áttérést elektronikus ügykezelésre.

Cégbírósági ügyek nem kerülnek az ítélőtáblára.


Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció Tanúsítvány- - - - - -- - - - - -


Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje- - - -- - - -

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskőrűen megtörtént.

_



_


_

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)_


_

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban? _


_


_


_


_


_2.3. E-mail archiválás

2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Novell Groupwise 8

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Igen mentjük, tar-os tömörítéssel. Teljeskörű mentést alkalmazunk. Vannak archivált mentési állományok.






2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Nem tervezzük – csak törvényi rendelkezés alapján járhatunk el.



2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése - pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?

.

Név cél Csatolmány Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk

BIIR lajstromozás rtf. rtf. 2 GB 0,5 GB MY SQL

GIIRgazdasági ügyvitel támogatása - - 4 GB 1 GB MS SQL

A BIIR előtt az előző, ún. Lajstrom-programot használták a megalakulástól (2003) kb. 2006-ig. (Lásd FB.) Ebből történt a migrálás (lásd lentebb) a BIIR-be.

Az FB-n nemrégiben bevezetett PostAdmint nem használják, nincsenek olyan postázási problémáik (elsősorban volumen-), mint az FB-nél.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Igen

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen. LTO kazettákra. Bachup Exec programmal teljes mentés.


2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Nincs.


_2.6. Hang- és képrögzítés

2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Nem


Valójában előfordul, hogy a peres felek (főként vádlottak), ügyvédek kérésére rögzítik a tárgyalások (hang)felvételét, ezek CD-re írva bekerülnek az aktába (és mint ilyen, 1. fokon irattározódnak, nem itt!).

_


_

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?_




- - -- - -

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történtmár konvertálás/migrálás?

Igen, BIIR

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? 2006-ban dBASE-ből MYSQL-be konvertálás.


2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Az adattisztítás hosszú és bonyolult művelet volt.

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? _


_



Igen.


Nem.2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?

_

2.9. E-Irattári szolgáltatásokÉrdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (Id.: mellékelt tájékoztató)?Igen.

Az informatikus szerint lenne igény E-irattári szolgáltatásra (ő is utalt a cégbírósági adatvesztésre), azonban jelezte, hogy a Kopint-Datorggal szemben a bíróságokon többeknek fenntartásaik lehetnek. Kértük, hogy fogalmazzák meg elvárásaikat az esetleges E-irattári szolgáltatással szemben.


A FŐVÁROSI RENDVÉDELMI IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONA FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



BUDAPESTI RENDŐR-FŐKAPITÁNYSÁG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:BRFK részéről: Dr. Sümegh Attila r.őrgy.

BRFK Hivatal, Titokvédelmi, Ügykezelési és Kártérítési Osztály vezetője

Csepregi Tibor r.alezr.BRFK Elemző- Értékelő Osztály vezetője

Czirják Attila r.szds.ORFK Gazdasági Főigazgatóság Információtechnológiai

és Műszaki Főosztály Rendszerinformatikai Osztály

Örsi Tamás r.szds.ORFK Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó

IgazgatóságInformációtechnológiai Osztály Informatikai Alosztály

vezetője

Egerszeginé Csipes EszterORFK Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó


Bem GabriellaORFK Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó


Szilágyi Zsuzsa r.szds.ORFK Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó


BFL részéről: Lux Zoltán informatikusKorinek Tamás levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető helyettesdr. Kenyeres István főigazgató helyettes



FELMÉRÉS HELYE:


Rendőrségi Igazgatási Központ - ORFK Közép-magyarországi Gazdasági Ellátó Igazgatóság Információtechnológiai Osztály Informatikai Alosztály

1139 Budapest, Teve utca 5-7.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapesti Rendőr- Főkapitányság


FELMÉRÉS ANYAGA:

Kenyeres István röviden tájékoztatta a szerv képviselőit az E-levéltár projektről, illetve az e-irattári szolgáltatás által nyújtható lehetőségekről.





ORFK GIF

REO

Robotzsaru

Neo

3.90 20009 IGEN 02-

T08723/2007-

05004


Gyártó Megnevezés Verzió Használat idejeORFK GIF REO Robotzsaru 2000-2009

„Vásárhelyi” „Vásárhelyi” -2000

RSZABS

2.2.3. Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.IGEN 100%

A „Vásárhelyi” nevű program adatállományának migrálására nem került sor, nem hivatalos szoftver volt, kvázi átmenőnapló funkcióval. Csak néhány szerv használta.Az RSZABS adatbázisa teljes körűen migrálásra került a Robotzsaruba. A korábbi szabálysértési iratok jórészt selejtezésre kerültek.




2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)200-400 GB1.1 TB Pest megye, BRFK és ORFK viszonylatában. Országosan 2.5 TB.

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente?(GB) 150-200 GB

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban?250-400 ezer

Éves adat, becslés.

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan?NEM

2.2.10. Milyen elektronikus csatolmányok találhatók a rendszerben (digitalizált iratok, elektronikusan keletkezett iratok, kép- és hang fájlok stb.) és milyen formátumban (pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.), és milyen módon tárolják (adatbázisban, külső fájlrendszer)?rtf, txt, jpg

A fájlok - külön dokumentumszerveren találhatók-. Adatbázis szinten vannak illesztve, tárolva ,Jelenleg Oracle 9. adatbáziskezelőt használnak. Két részben (ügyviteli és a 3 hónapnál régebbi dokumentum tár). A bűnügyek 95%-a szkennelve, de legalábbis az általuk keletkeztetett anyag, a beküldött nincs szkennelve. Kis vita bontakozott ki, bizonyos kerületek (X.?) biztosan szkennelik a büntető ügyeket, de egyáltalán nem általános, nincs is szabályozva. Az informatika az általános iratokat biztosan szkenneli.

2.2.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?IGEN, időnként teljes, szoftver: VERITAS, vannak archivált mentési állományok.

2.2.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.NINCS

De, van.



NINCS nem biztosít

De biztosít mégis, Xml.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Groupwise 2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?IGEN mentik, teljes körűen, vannak archivált állományok

A mentett adatállomány azonban csak 1 hónapig hozzáférhető, utána automatikusan archiválódik a felhasználó merevlemezén. Az így archivált állomány további kezelésére előírás nincs.

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?NEM


Az éppen aktuális, központi mentett adatállomány mérete (elmúlt egy hónap).Léteznek funkcionális e-mail címek, külön engedély: főosztályok, osztályok, panaszok számára. A külső e-mail iktatásra kerül, a belső nem.


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?NEM

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?NEM

A rendszer jelenleg is alkalmas hiteles elektronikus iratforgalom kezelésére az Ügyfélkapun keresztül (13 iratminta esetében). ORFK tervezi


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?IGEN

2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az


adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, DBase, MySQL, FoxPro stb.)?


Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

Szolgálati napló Munkaidő

nyilv.

nincs 0,00

2

GB

Oracle

Tolmácsnyilvántart

ás

nincs 0.00

1

GB

MySQL

Kriminalisztikai

Archiváló

Rendszer (KAR)

Robotzsa

ru

kiegészíté

s

van 330+4

0

? Oracle

Szabálysértési Clipper

A KAR nincs még egy éves, tartalmazza a korábban használt adatokat is. A méret a teljes magyar rendőrségé, a Brfk nem „választható” le róla.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?NEM2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?IGEN, HDD-re, mindig teljes mentés, VMWARE szoftverrel2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.IGEN CSV2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?IGEN CSV és amit az Oracle és a MySql ismer.


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?IGEN


2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?HDD, CD, DVD-re ASF , Blu-ray formátum


2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?2T

A pontos adat becsülhetetlen, és jelenleg 6 lehetséges helyen őrződik (?):1. Robotzsaru2. Robotzsaruhoz kapcsolódó külön fájlszerver (?)3. Értékelő-Elemző részleg, jelenleg kb. 8T (!!!), ami 2006 utáni köztéri

felvétel. Várható évenkénti gyarapodás: 2T4. Az előbbihez köthető, ismeretlen méretű és helyű ORFK tárkapacitás (?)5. Papíralapú iratok mellékleteként CD, DVD6. KAR


2.7.1. Vannak-e már nem használt (migrálásra nem került) elektronikus adatállományaik, ha igen, ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (GB, formátumfajtánként elkülönítve)? NINCS


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?NINCS

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? 2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?NINCS




2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?IGEN, ORFK honlapján alportál, ORFK megbízásából külső cég végzi, cms feldolgozó rendszer.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?IGEN ORFK végzi

Az ezzel kapcsolatos információ csak az ORFK-tól szerezhető be, a feladatot a MOL tudja végrehajtani.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Folyamatosan


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?IGEN



REPÜLŐTÉRI RENDŐR IGAZGATÓSÁG FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:Az RRI részéről: Andóné Eczl Boglárka r. alezredes

rendőrségi tanácsos, hivatalvezető

Joó András r.főhadnagyügykezelési csoportvezető

Smajda György r.hadnagyadatvédelmi és ügyviteli ügyintéző, honlap szerkesztő

BFL részéről: Nagy László informatikusKorinek Tamás levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető helyettes



FELMÉRÉS HELYE:

Repülőtéri Rendőr Igazgatóság1185 Budapest, Ferihegyi Nemzetközi Repülőtér

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Repülőtéri Rendőr Igazgatóság

FELMÉRÉS ANYAGA:

1. Szerv megnevezése: Repülőtéri Rendőr Igazgatóság






Gyártó Megnevezés Verzió Bevezetés Akkreditáció

Tanúsítvány

Országos

Rendőr-

főkapitánysá

g

RobotZsaru NEO

Elektronikus

Iratkezelő

Rendszer

3.90 2009. január

1. az

általános

iktatás

számára

kibővített 02-

T08723/2007

-05004



PölöskeiGogola

(Lotus Notes IBM)

ADMINISTRATOR

for Lotus Notes

6.5 (nem akkreditált

verzió)

2002 - 2008


Nem történt meg a migráció, mert a Lotus Notes szerverek továbbra is működnek, az iratok kivezetése, selejtezési adatainak rögzítése miatt. További iktatást nem lehet benne folytatni.

Word-be „másolt” leíró adatállomány rendelkezésre áll. Ez nem igazi export és nincs benne minden szükséges információ! Nincs valódi exportálási lehetőség, a Lotus Notes keretrendszer zárt rendszer, az Administrator meglévő (nem tanúsított) verziója nem támogatja az exportot sem Excelbe sem XML-be ilyen nem működik (fejlesztést igényelne). Valójában - jobb híján - a leválogatott adatokat „copy+paste” módszerrel emelik át a Lotus képernyőről az Excelbe. Irattári jelek, őrzési idő manuális pontosítása, javítása folyik, ebből kerül kinyomtatásra az iktatókönyv. A Lotus-ban levő iratok kb. 25%-a szkennelve csatolásra került 2001-től (a normák esetében az arány 100%). Külön norma könyvtárral is rendelkeznek. Szkennelve pdf-ben az igazgatói intézkedések, normák és a saját keletkeztetésű iratok.



A Lotus Domino / Notes alatt a Lotus Domino Doc dokumentumtároló adatbázis működik, amelyben nem az iktatási adatok, hanem az iratképek, dokumentumok találhatók.


A Lotus Notes alapú programhoz rendelkezésünkre áll Felhasználói kézikönyv.

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)0,2 GB

Robotzsaru NEO-val kapcsolatban a kérdésre a választ a program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.

A Lotus Notes ügykezelői rendszer körülbelül 30-35 GB tárhelyet foglal el, ebbe azonban beletartozik az integrált levelezőrendszer fennmaradt anyaga is.

Csak iktatott levelek kerültek elmentésre. A hivatalos e-mail automatikusan átkerült a rendszerbe, mivel a levelezőrendszer az ügyiratkezelő rendszer integráns részét képezte. Az elektronikus iratok (emailek, szkennelt iratképek, iratadatok) hitelességét a rendszer önmagában belül (zárt, saját PKI segítségével) garantálja.


Robotzsaru NEO-val kapcsolatban a kérdésre a választ a program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.

0,2 GB 100 Mb-re emlékszem, vagyis 0,1 GB


A Repülőtéri Rendőr Igazgatóság 2009. január 1-jén kezdte meg a Robotzsaru NEO ügykezelői rendszer általános használatát, 2009. november 12-éig mintegy 30000 irat került iktatásra (főszámok és alszámok). Várhatóan 36000 irattal fogunk rendelkezni 2009. december 31-ére.

A Lotus Notes programban 2008. évben összesen körülbelül 16000 irat került iktatásra (főszámok és alszámok, a külön iktatókönyvekkel együtt).

2009-ben általános 15981 (ebből 6031 főszám), bűnügyi 2434 (ebből 407 főszám) iktatás.

A szerv szabálysértési iratokat nem keletkeztet.



A Robotzsaru NEO-ban az egyes évek elkülönítése megtörtént, külön állományként kezelendőek.

A Lotus Notes programban az egyes évek érkeztetései, iktatásai évenkénti bontásban szerepelnek, ezen belül létrehozásra kerültek külön iktatókönyvek is – funkciók ill. szerveek szerinti bontásban..


A Robotzsaru NEO programban a csatolt fájlok méretét 1,5 megabyteban korlátozták, a gyorsabb letöltés és adatátvitel érdekében. A program támogatja a .txt, .rtf, .doc, .pdf formátumú szöveges dokumentumokat, az .xls kiterjesztésű táblázatokat, valamint a .jpeg kiterjesztésű képeket. A program továbbá képes saját, .rtf kiterjesztésű, ún. „RZS-irat” létrehozására és tárolására is.

A Lotus Notes programban nem volt sem fájlméret, sem fáljformátumbeli korlátozás. Így támogatta például a .txt, .rtf, .doc formátumú szöveges dokumentumokat, az .xls kiterjesztésű táblázatokat, valamint a .jpeg, .tif , .pdf kiterjesztésű képeket, illetve minden olyan fájlformátumot, aminek a kezelőprogramja az adott gépen futott. A csatolmányok feltöltöttsége 20-25% -os.


A Robotzsaru NEO program biztonsági adatmentését a regionális szervert kezelő szervezetnek kell végrehajtania.

A Lotus Notes program adatmentése hordozható winchesterre, illetve CD-re történő kiírással került végrehajtásra.


A Robotzsaru NEO rendelkezik ügyáttételi, postaküldési lehetőséggel, ekkor a csatolható mellékleteknél felsorolt formátumú iratokat lehet elküldeni más rendőri szervnek. A Robotzsaru NEO az adminisztrációs kézikönyv szerint egyedi ügyeket tud xml formátumban exportálni, amelyeket elektronikus aláírással is elláthat. Kérdés, hogy képes-e leválogatott ügyhalmazokat, listákat exportálni, vagy ez külön feljelsztést igényel.



Kérdésükre a fejlesztők tudnak pontosabb választ adni. Lehetséges módozatok:Oracle adatbázis-export, Dump, XML export(!), továbbá lehetséges (a rendszerbe integrált E-Group által gyártott SDX aláíró modul segítségével) hiteles, elektronikusan aláírt formátumban az iktatókönyv adatok kinyerésére. Kiterjesztése SDXM (azaz Melasz-ready SDX) formátumban, amely egy szabványos XML séma szerint áll elő.



36 hivatalos és 100-120 személyes e-mail postafiókot hasznának.Jelenleg általános jelleggel használjuk a Novell Groupwise 7.0 elektronikus levelezőrendszert, mellette próbaüzemben a Robotzsaru NEO elektronikus ügykezelői rendszerbe integrált levelezőrendszert. E-mail, amennyiben hivatalos tartalmú, papíralapon nyomtatásra kerül, majd iktatják.


A beérkezett, illetve elküldött levelek archiválása beállítható manuálisra és automatikusra egyaránt, az egész folyamat a felhasználótól függ. Központi, szerver oldali archiválás nincs.


Az archivált adatok nem különítik el az egyes években keletkezett anyagokat.


Postafiókonként maximalizált kvóták vannak. 75 Mb/fiók, kb. 2.7 GB lehet, útolag pontosítanak, kb ¼-e hivatalos, nincs archiválás., a mentett állomány maximuma: 2,7 GB.



Jelenleg nem került alkalmazásra fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírás, csak a Robotzsaru Neo ügykezelői rendszer belső ügyáttételi, postaküldési funkciójában megtalálható felhasználó-azonosítás.


A Repülőtéri Rendőr Igazgatóságnál, mint területi jogállású szervnél nem került bele a tervezésbe.




Igen.



Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

HIDRA idegenrendész

eti

nyilvántartás

igen - - - java,

apache,

oracle

A Hidra csak egy kezelő alkalmazás, az adatok a Robotzsaruban vannak. Vagyis nem önálló adatbázis, csak egy felület. Talán 2005-től működik, utólag pontosítanak, a Lotus kezelte az adatbázisát, majd 2010 márc. 10-től a Robotzsaru vette át a funkcióját.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?A program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?A program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.A program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?A program regionális szerverét kezelő szervezet tudja megadni.



A hivatali tevékenységet nem dokumentáljuk hang- és képrögzítésre alkalmas eszközökkel. Csak az igazgatóság központi telefonszámára érkezett hívások


hanganyaga, illetve a Budapest Ferihegy Nemzetközi Repülőtér területén elhelyezett CCTV kamerák képei (hang nélkül) kerülnek rögzítésre, 30 napos határidővel.

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek?-

A mentett állományt CD-n, Dvd-n, ha történt valamilyen ügy. a papíralapú aktába helyezik.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.-

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?-




- - -


Nincs.

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?-

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?-

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?-

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?-




Van, az internetes elérhetősége: www.police.hu/rri


Mivel a honlapot 2009. márciusában kezdtük adatokkal feltölteni, nincs sok archiválandó anyag, de a honlap összes eddig feltöltött tartalmi eleme eltárolásra került a honlapszerkesztőnél. Létrehozásra került a honlapon egy „Archívum” rovat is, amelybe a jogszabályban közérdekű adatként szereplő azon adatok fognak bekerülni, amelyeknek további megőrzése szükséges (pl. költségvetési alapokmány).

A honlap dinamikus (melyet a CMS alapú motor biztosít), bár nem interaktív. Belső kezelésű, a honlapra kikerülő adatok és fájlok az eredeti formájukban „archiválási célú” eltárolásra kerülnek a fejlesztőnél (Smajda György). Archívum rovat jelenleg még üres.


Egyelőre a feltöltött formátumnak megfelelően, az igazgatóság file-szerverén kerülnek az adatok tárolásra. A későbbiek során a hírek, a 2005. évi XC. törvényben és más jogszabályokban meghatározott közérdekű és Üvegzseb adatok a honlap „Archívum” rovatába kerülnek be, ahol az említett jogszabályoknak megfelelő ideig lehet ezeket megtalálni.



Jelenleg az ügyiratok manuális, papír alapú ügyintézése van rendszerben, az említett elektronikus szolgáltatás emiatt párhuzamos lenne a manuális iratkezeléssel. A későbbiekben, az elektronikus ügyiratkezelés folyamatos bevezetésével (elektronikus ügyiratkészítés), amikor az ügyiratok már nem kerülnek papír alapon kezelésre, szükségszerű lenne ezen szolgáltatás bevezetése.


http://www.police.hu/rri

A FŐVÁROSI EGÉSZSÉGÜGYI-SZOCIÁLIS IRATKÉPZŐK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONA FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT BAJCSY-ZSILINSZKY KÓRHÁZ FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:Bajcsy-Zsilinszky kórház részéről:Gyúró Ferenc központi iktató csoportvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Korinek Tamás levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház1106 Budapest, Maglódi út 89-91.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Bajcsy-Zsilinszky Kórház

FELMÉRÉS ANYAGA:


Iratkezelő rendszer működik papír alapú iratátadással párhuzamosan




Verzió Bevezetés Akkreditáció

Tanúsítvány

E-corvina Kft. Adacta.NET 4.5 2008.05 2007.11.30

I-07/2007/ECOR-H


2009-től van használatban, 2008-ban csak a tesztverzió futott. A szoftvert ügykezelésre is használják, minden ki- és bejövő küldemény szkennelésre kerül. A papír alapú szkennelt dokumentumokat TIFF formátumban csatolják. Szúrópróbaszerűen leellenőriztük a levéltár néhány héttel ezelőtti küldeményét, ami azonnal megtalálható volt a tárgy (szervlátogatás) alapján. A telephelyek 10Mbit sávszélességű hálózati kapcsolatttal össze vannak kötve. A iktatás-t/ügyiratkezelést mindenhol egységesen használják.


Nem

Kísérlet volt, de nem működött.


Nem volt rá szükség


MSSQL


IGEN


20 GB

Pontosan: 8,5 GB (kevesebb, mint 2 évnyi iktatás).


15 GB


Kb. 8000



NEM


Digitalizált iratok, TIFF


Van, SQl mentés, napi rendszerességgel, minden 2. nap másik állományba, negyedévente a teljes adatállományról archiválnak egy-egy szalagos mentést.

2 szerver között folyamatos üzemi mentés, negyedévente archiválás.


DOC, BMP, CSV, HTM, JPG, MPP, MSG, PDf, PPT,, RTF, TIF, TIFF, TXT, VSD, XLS


MSSQL Export funkciója (adatbázis táblánként lehet exportálni, de az adatok értelmezhetoségéhez szükséges a program fejleszto cég közremuködése)



POSTFIX


Teljeskörűen

Néhány dedikált email-cím archiválásra is kerül, egyébként csak üzemi mentés néhány napos őrzéssel. A kiemelt postafiókokat DVD-re archiválják.


NEM



2,2 GB



OEP.


NEM



IGEN



PACS Digitális

radiológia

DICOM 7 TB 2 Terra MSSQL

Meditcom Betegny. 75 GB 10 GB MSSQL

PACS rendszert 2006 decembere óta használ a kórház, a CT-ket, MR-eket külső cég végzi.A Meditcom-ot 2005 óta használják. Elődjét, a CT-Medika nyilvántartó szoftvert 1998-tól használták (és ideiglenesen még 2 külső szakrendelőben használják most is), tartalma teljes körűen migrálva lett (ill. lesz). A CT-Medika jelenlegi terjedelme 7 GB.


NEM



ARCHIVÁLÁS VAN KAZETTÁRA, A két évnél régebbieket tárolják kazettán Az archivált állományokból a kórház is tárol példányokat.


JPG, TIF, AVI2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?

MSSQL Export funkciója (adatbázis táblánként lehet exportálni, de az adatok értelmezhetoségéhez szükséges a program fejleszto cég közremuködése)



NEM








IGEN



Forrás: RajmaCél: MSSQL


Teljes konvertálás sikeres


NINCS




IGEN

Belső fejlesztésű és üzemeltetésű, 2002-től. Statikus php tervezeik CMS alapú rendszer bevezetését.


IGEN

Csak üzemi mentés, archiválás nincs.


Hetente tar.gz tömörítéssel


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?IGEN



BUDAPEST FŐVÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK MÓDSZERTANI GYERMEKVÉDELMI SZAKSZOLGÁLATA FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Az MGYSZ részéről: Temesi Balázs nyilvántartási osztályvezetőBFL részéről: dr. Sasfi Csaba levéltáros

Korinek Tamás levéltárosFLEXUS részéről: Miski Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros Önkormányzatának Módszertani Gyermekvédelmi Szakszolgálata

1081 Budapest, Alföldi u. 9-13.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapest Főváros Önkormányzatának Módszertani Gyermekvédelmi

Szakszolgálata

FELMÉRÉS ANYAGA:


Nincs


Nincs


Nincs


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Igen.


Név Cél Csatolmány Méret(GB)

Éves gyar(GB)

Adatbázisk.

TEGYESZ

Információs

Rendszer

A szakellátásba

beutalt gyermekek

nyilvántartása,

kötelező és alkalmi

adatszolgáltatások.

Nincs 0,32 0,03 dBase

Régi gyere-

kek nyíl-

vántartása

A régebben (a 2.

világháború óta)

beutaltak

számítógépes

keresésre alkalmas

adatbázisa.

Nincs 0,06 már nem

várható

számottevő

gyarapodás

dBase

A gyerekek nyilvántartása 1991-től részlegesen, 2000-től teljes körűen folyik. A gyerekekre vonatkozó adatbázis több mint 90000 rekordot tartalmaz. A régi adatbázis egytáblás, az új egy relációs adatbázis.Gyűjteményi adatok később.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Nem, nincs is értelme.

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Igen; teljes; tükrözött HDD + másik számítógép HDD.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Nincs.

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Az EXCEL tudja kezelni a dbf fájlokat.

2.6. Hang- és képrögzítés: -

2.7. Konvertálás, migrálás: -


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? www.tegyesz.hu





Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? A mi működésünk számára egyelőre érdektelen.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT HEIM PÁL GYERMEKKÓRHÁZ FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Heim Pál Gyermekkórház részéről: Szigeti Zsolt

informatikusSzathmáry István

informatikusBFL részéről: Nagy László

informatikusKorinek Tamás levéltárosdr. Fehér Csaba

főosztályvezető-helyettesFLEXUS részéről: Kovács Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház1089 Budapest, Üllői út 86.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Heim Pál Gyermekkórház

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Ø


2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? Excelben vezetjük, nincs iktató programunk.





2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént. Nem migráltunk adatokat.




2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente? 0,025GB

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Igen, minden évben új Excel táblát nyitunk

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? 60 000

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 60 000

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Az iktatásban részvevő 3db számítógép egymásra kereszt mentést végez.





Kitöltendő olyan rendszerek esetén, amelyek az iktatott adatállományok mellett csatolt ügyiratállományokat is tartalmaznak pl. doc, pdf, tiff, jpg, mp3, avi stb.Nincs ilyen rendszerünk

2.2.1. Milyen elektronikus ügykezelő rendszert használnak (szoftverek gyártója, megnevezések, verziók, bevezetésük időpontja, akkreditációk típusa, tanúsítványok száma)? Nem használunk


2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? Nem





2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány? 4 éve iktatunk ezzel a módszerrel így az adatbázis mérete 100 MB

2.2.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus ügykezelő rendszerben évente? 0(GB)









2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? MS Exchange

Kb. 1000 user.10 IP cím, titkárság, igazgatók, osztályvezetők. 50MByte/felhasználó

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? A felhasználó saját felelőssége a mentés nincs központi mentés

Archiválás nincs. Üzemeltetési mentések vannak hetente, külső épületekben is


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete 0(GB)?a 2007-es kérdőívben 150 GB-ot írtak!


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Igen, dSend, fekvőbeteg jelentés

OEP jelentés.a gyógyinfónak.2007-*ben 20 MB volt.

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? Egyenlőre nem






Adatbázisk.

Ecostat Bérszámfejtés Nincs Nincs 50 GB 2 GB Oracle

Dolber Pénzügy Nincs Nincs 50 GB 2 GB Oracle

Clinikom Medikai

rendsz

Nincs Nincs 90 GB 4 GB Cashe/Mumps

TÓBIÁS

GYURIKA

Gyógyszer Nincs Nincs 4,2 GB NA SQL

PACS rendszer van, de nem használják.A Clinicom (apache?) most tervezik lecserélni a Sanitas nevű programra (firebird-db express), amit szintén a Meditcom fejleszt, így feltehetően 100%-os lesz a migráció.2007-ben 350 GB-ot jeleztek a betegellátásra, most összesen nincs annyi!2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?




2.6. Hang- és képrögzítés nincs2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?

Többféle digitalzált állománnyal rendelkeznek (fényképek, filmek, riportok, iratok, naplók, kórházi újság), részletes adatok később (Buncsik Ilona PR-os: 30-501-99-29).

- Milyen típusú, régebbi anyagok elektronizált másolataival rendelkezik a kórház (digitalizált filmek, beszkennelt fotók, naplók és iratok, fényképek stb.)?

Ezek a típusú anyagok mind rendelkezésünkre állnak. A képek, naplók nagy része még nem került digitalizálásra, kapacitás és technikai eszközök hiányában. Papírképek,orvosi, ápolói dokumentumok, jegyzőkönyvek, brigádnaplók, orvosi könyvek, újságok várnak arra, hogy elektronikus másolatok készüljenek róluk. Több ezer a képek száma. Pár száz van jelenleg digitalizálva ebből.

- Mely évtől áll rendelkezésre a Gyógyhírek elektronikus formában? 2007-től


- Milyen egyéb, értékesnek mondható elektronikus iratai vannak a kórháznak (pl. riportok)?

Betegnaplók, munkanaplók, régi orvosi könyvek, az alapító okiratunk…. Tudományos előadások diái.

- Mekkora a becsülhető terjedelme a fenti iratoknak (GB)? Nem tudom pontosan megbecsülni, egy jó minőségű kép digitalizálva 1-2 MB, a filmek eddigi terjedelme 50 GB













2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? www.heimpalkorhaz.hu


http://www.heimpalkorhaz.hu/

Belső fejlesztésű, cms platform: apache+php.+mysql

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Igen

Csak üzemi mentés, archiválás nincs.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? hetente, teljes másolat készítése HDD-re



Érdeklődéssel hallgatták az ismertetőt?!



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT JAHN FERENC DÉL-PESTI KÓRHÁZ FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Jahn Ferenc Dél-pesti kórház részéről: Pál Sándor

informatikai osztályvezetőBFL részéről: Nagy László

informatikusKorinek Tamás levéltárosdr. Sasfi Csaba levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház1139 Budapest, Teve utca 3-5.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Jahn Ferenc Dél-pesti Kórház

FELMÉRÉS ANYAGA:


nincs

Anyagi okokból nem is tervezik az elektronikus iktatás bevezetését



Postfix



Archiválás csak lokálisan a kiemelt (Igazgatóságok) helyeken illetve a felhasználó kérésére. Szervermentés naponta történik, aki a szerveren tárolja a leveleit (felhasználók kis százaléka!) annak napi mentés készül a home könyvtáráról


A lokális archiválás esetén a felhasználó igényei szerint archiváljuk a leveleit. Ha éves szinten kéri, akkor úgy. Szabályzat, előírás nincs.Lokális archiválás esetén az Outlook express-t vagy az Outlook-ot használva van export lehetőség.




Nem

De, OEP

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?egyelőre nem



rendelkezünk adatbázisokkal, de nem az archiválás szempontjából



Medsol – betegadatok, gyógyszer, élelmezés-Progress, ~3-400 MB/Hó Postfix – mysql


nem használunk teljes éves mentést




napi, heti, havi. DLT és winchester, script, ingyenes porgram


scriptnek nincs, az ingyenes program pedig minden általános formátumot ismernem használjuk

A 2004-ben bevezetett MedSol mérete jelenleg 17-18 GB, a terjedelem a betegszámmal arányosan (évi 10-20%-al) nő. A MedSol Progress adatbázis kezelővel fut, képes xml exportra, az OEP felé az ún. ágyexportot (Szárny rendelet) rendszeresen végzik (Java alapon).A CT-ket egy külső szolgáltató végzi, évi 4T a növekmény. A kórház tervez PACS rendszert és Spect pajzsmirigy vizsgálati rendszert bevezetni, ami becslésük szerint évi 2-3T terjedelmű elektronikus iratot fog eredményezni. 2+5 év aktív tárolását tervezik ami kb. 16 Tbyte adatot jelent majd.



Rendszerben nem


Nincs információ


Nincs információ


Nincs információ





nincs



igen


infomix-ból medsol-ba


Nem a kórház végezte


2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?Az Infomix dBase alapon futott, a migráció kb. 80%-os volt. Egy példány még fut keresésre. Az Infomixet a kórház a ’90-es évek második felétől használta



igen


igen


Naponta, tar.gz


Archiválás nincs, a weblap 1 éves (a korábbiból nincs mentett állomány).





FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT KÁROLYI SÁNDOR KÓRHÁZ ÉS RENDELŐINTÉZET FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A Károlyi Sándor kórház részéről: Regölyi Pálné dokumentációs és informatikai

osztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Korinek Tamás levéltárosdr. Fehér Csaba főosztályvezető-



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és RendelőintézetBudapest, IV. ker. Görgey A. u. 30.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Károlyi Sándor Kórház és Rendelőintézet

FELMÉRÉS ANYAGA:





netTeam

Magyarország

Zrt.

Kontroller 1,1 2008.

december

van VERITAN

Hírközlési és

Informatikai


Tanúsító Kft

I-

04/2007NTE-

H

A szoftver sebességére – ellentétben egy másik kórházunktól kapott véleménnyel – nincs panasz. Alkalmas lenne csatolásra (dokumentum kezelés) és – valószínűleg – xml exportra, de ilyen célból nem használják. Dokumentum szkennelésre alkalmas eszközzel rendelkeznek, egyelőre tesztelték, de nem vezették be. A munkatársak felkészültségét is akadálynak tartják.



A kórház házi készítésű excel táblákban is iktatott 2004-től, ezeket nem migrálták.




2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)10MB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) 10 MB


2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? 13 000


2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 13 000

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Igen napi mentés az iktató szoftverrel

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Nincs

De, valószínűleg van. Próbaexportot kértünk.




















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Outlook Express

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Igen munkaállomásokon, részlegesen.

A központi cím (postafiók) tartalmát winchesterre archiválják és megőrzik. A hivatalosnak minősülő levelet kinyomtatják, iktatják, de elektronikusan nem csatolják. A főorvosok postafiókjába érkező hivatalos megkeresések gyakran elkallódnak, nem jelentik be. A kórhát 22 postafiókkal rendelkezik ezeket a tulajdonosok kezelik, mentik ha kedvük tartja.





2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Igen, a fekvőbeteg teljesítményjelentést az OEP-nek a fekvő- és kúraszerű ellátásról






Adatbázisk.

ProMed Betegellátás

dokumentálása

ODST

10.0

4530MB 453

Mb

SQL

Gyurika Gyógyszertár dBase 1650MB 175

MB

dBase

NetGazd

TGazd

Korfok

Gazdasági

rendszerek

dBase 7440

Mb

620

Mb

dBase

QB-Élelem Élelmezés dBase 2750

MB

350

MB

dBase

Onkológia Onkológiai

betegadm.

dBase 2 GB 100Mb dBase

Tödőgondoz

ó

dBase 1200MB 300

MB

dBase

Orgware Munkaügy-bér DPM 290 MB 29 MB Oracle 1.1

Promed 2000-től, az elődje 1998-tól (dbf alapú, migrálva). Az onkológia szoftvert a Bakersoft gyártotta, 2000-től használják. A tüdőgondozó szoftvert 2006-tól használják. Az utóbbi két adatbázis hiányosan feltöltött, illetve speciális, ezért nem került a Pormedbe. A CT-ket nem a kórház készíti, hanem különböző vállalkozók, pl. a Labscreen kft. Ez utóbbiról terjedelmi adatokat kértünk.

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? Igen a ProMed kivételével


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?igen napi adatbázis NT Backup HDD-re, teljes rendszeres (heti), és változtatásokkor.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen txt., xml. És CSV

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Transportable. És Oracle11 export lehetősége



















Tulajdonképpen statikus a honlap, korábban külső fejlesztővel készült, jelenleg átalakítás, fejlesztés alatt.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Érdemben nem nyilatkozott.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT NYÍRŐ GYULA KÓRHÁZ FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Nyírő Gyula Kórház részéről: Csillag Katalin finanszírozási és informatikai

osztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház1135 Budapest, Lehel út 59.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Nyírő Gyula Kórház

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Netteam Magyarország Zrt. Kontroller Iktató, ügyiratkezelő rendszer (1.1 verzió)




Netteam-Mo.

Kft.

Kontroller 1.1. 2008. 09.01. van Veritan

Hírközlési és

Informatikai


Tanúsító Kft.

I-04/2007/NT

E-H

Ügykezelésre nem használják, sebességére nincs panasz. A táblaszerkezetet megnéztük. Az ügykezelő (dokumentum kezelő) szoftver modult nem rendelték meg a fejlesztőktől (költséges), de tervezik a digitalizálást.



Medkoll Bt. eTI ? 2004-2008.

Pontosan 2003-tól használták, tartalma egy excel táblába exportálva keresésre használható (ellenőriztük az egyik BFL-re vonatkozó iktatást). Acces alap mdb-ben

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma?100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem történt migrálás.eTi-ből Kontroller programba próbálkozások voltak, de a gyűjtőszámos rendszer konvertálását nem lehetett volna csak többlet kiadással megoldani. Az intézmény ehhez nem járult hozzá.Most, a régi rendszerben nehézkesen ugyan, de lehet még keresni, ill. excel táblázatban az adatok archiválása megtörtént a saját informatikusaink által. A tárolt adatok mennyisége: 4,5 MB

2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?MICROSOFT ACCESS

2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?Dokumentációs folyamatleírás, és szabályzat.

2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)Kevesebb, mint 100 MB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)Kb. 10-20 MB



2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?2670

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 2009.01.02-2009.11.16 -ig : 2263 összes ügyirat (1204 főszám, 1059 alszám)

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?Mindig teljes, naponta történik.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Igen, saját formátum.

Egy txt és egy ismeretlen tartalmú rar fájl. (compressed-rar kiterjesztés)

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Nincs



















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?MICROSOFT EXCHANGE

Minden felhasználónak van e-mail címe, illetve kitüntetett postafiókok, de nem archiválják tartalmukat.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Mindig teljes mentés, naponta történik, kazettára.


Csak üzemi mentés, két hétig őrzik.




2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Igen, Gyógy infók felé a jelentések, visszaigazolások. (fekvő- és kúraszerű ellátásról)

2.4.2. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor, és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek?Nem tervezünk.


2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal?Nem



Inforend

(Synergon)

Betegny

.

Oracle

Főnix

(Bakersoft)

Betegny

.

Msql

A Főnixet a drogambulancia és két külső telephely használta(ja), részlegesen, 1995 óta futott. Régebben ezek telephelyenként különálló rendszerek voltak most közös szerver szolgálja ki őket. Az Inforend 2004 óta fut. Megtekintettük a szerkezetét. Elődje a Hospnet (dos). Digitális röntgen nincs.


Film?






2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Nem







Hospnet Dos

Csak 3 osztály használta a tízből. A szerver még megvan, használható, de nem exportálható.








2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?Igen, www. nygyk. Hu

2004 óta. Statikus oldalak alig változik.


Az üzemeltető cég végzi.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?Igen, alkalomszerűen, és a szolgáltató is archivál.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Nem



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT PÉTERFY SÁNDOR UTCAI KÓRHÁZ, RENDELŐINTÉZET ÉS BALESETI KÖZPONT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Péterfy Sándor utcai Kórház részéről: Dr. Dásdi Antal orvos-igazgató

Kadlecsik Ilona osztályvezető

Szentiványi Gábor informatikus

BFL részéről: Lux Zoltán informatikus

Korinek Tamás levéltárosdr. Fehér Csaba

főosztályvezető-helyettesFLEXUS részéről: Kovács Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Péterfy Sándor utcai Kórház, Rendelőintézet és Baleseti Központ1076 Budapest, Péterfy Sándor u. 8-20.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Péterfy Sándor utcai Kórház, Rendelőintézet és Baleseti Központ

FELMÉRÉS ANYAGA:






Verzió

Bevezetés Akkreditáció

Tanúsítvány

E-

Szoftverfejleszt

ő Kft.

E-iktat 2.0 2009.01.01

.

Certop 02-

T8177/2007-

04219

A szoftver alkalmas ügykezelésre is.


Gyártó Megnevezés Verzió Használat ideje- - - -

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? Nem100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.



2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB) 0,4

Újraellenőrizve, 0,4 GB

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB) Nincs adat (nem használjuk 1 éve)

Lásd előző pont, adat utólag!

2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan? Állományokat nem, adatokat igen, évente lezárással.

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban? Főszám: 5225, alszám: 276


8743 (2009-ben)

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) Nincs adat (nem használjuk 1 éve)

8743 (2009-ben)

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)? Mindig teljes database dump merevlemezre és szalagos egységre.

2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat? Igen, Excel

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? Mssql dump


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Outlook Express

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Nem




2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Igen

Csak az OEP-al kapcsolatos kommunikációban használják.





2.5.2. Ha igen, akkor ismertessék ezen adatbázisokat (megnevezés, milyen célból készült, tartalmaz-e elektronikus csatolmányokat, ha igen, milyen formátumokban, az adatbázis mérete (GB) és évi gyarapodásának mértéke (GB), adatbázis-kezelő program megnevezése – pl.: Oracle, Dbase, MySQL, FoxPro stb.)? Név Cél Csatol

mányFormátum Méret Éves

gyar.Adatbázisk.

Pénzügyi Pénzügy - Dbf 3,71 0,48 Dbase

Gazdasági Gazdasági - Dbf 6,77 0,45 Dbase

Munkaügyi Munkaügy - Oracle 4,1 0,5 Oracle

Gyógyszertár Gyógyszertár - PervasiveSQL 2,09 0,2 PervasiveSQ

L

Gondozói Gondozók - Mssql 5,95 0,08 Mssql

Élelmezés Élelmezés - Mssql 0,550 0,05 Mssql

Betegadminisztráció

MedSolution 2002-

től

Betegadminiszt

ráció

- Progress 17 5 Progress

HospNET adatbázis Betegadminsizt

ráció régi BK

- Mssql 52,2 0 Mssql

ARCHÍVUM Kórlaptári

Nyilvántartás

BK

- Mssql 0.355 0.3 Mssql

PACS PACS

adatbázis régi

BK

DICOM MySQL CT,

Fájlrendszerben

tárolva

0.278 0 MySQL

DICOM PACS DICOM

felvételek régi

BK

- DICOM 278 0 DICOM

A MedSolution-t kb. 2002-től használja a kórház, az adatbázis 466 táblát tartalmaz.A HospNET adatbázis archív, nem lett importálva a MedSolution-be.A PACS és DICOM állományok (kisrészt röntgen, nagyrészt CT felvételek) adatai jelentősen eltérnek az évekkel ezelőttitől, mivel a munkafolyamatot a kórház kiszervezte (IMC – Nemzetközi Egészségügyi Központ; pontos adatok később, 2009 márciustól az IMC-től). Ezekről az állományokról a kórház biztonsági másolattal rendelkezik.2002-2009 évek anyaga kb. 2 TB, diskbox-on



2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Igen, teljes merevlemezre és szalagos egységre

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Nincs

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? –









Betegadminisztráció

(HospNET)

Mssql 10 (hibás adat, pontosan:

52)

Munkaügy Oracle 5

Betegadminisztráció (SMS

– volt Erzsébet kórház

anyaga)

Dsm 8

Gondozók programja



2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? 2008. április. A forrás xBase állomány, a cél Oracle SQL

Pénzügyi-munkaügyi szoftverek kerültek migrálásra.

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Maximálisan pozitív, az adatok 100 %-át sikerült átemelni, adatvesztés nem történt

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? Nincs

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? Nem lehetséges, vagy drága. Virtuális gépen.



Eddig külső cég csinálta, most veszi a kórház saját kezelésbe (informatikai osztály). BK Péterfy honlap egyesítése

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Nem

Nincs rá igény. Joanna-rendszer



Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Nem

Nem digitalizálnak.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT KÖZPONTI STOMATOLÓGIAI INTÉZET FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A Stomatológiai Intézet részéről: Madarász Péter informatikusBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet1088 Budapest, Szentkirályi u. 40.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Központi Stomatológiai Intézet

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: nincs

Túl kicsi az ügyszám (évi kb. 400) ahhoz, hogy érdemes legyen bevezetni. Nem hivatalos excel tábla létezik a papíralapú iktatás „segédleteként”.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Outlook express

Szerver nincs, egy központi email-cím.


Igen – dokumentumként, részlegesen.



nem




nem


nem





Adatbázisk.

Dental

4

Adatnyilv. - - 0,9 0,07 DBase

+3 általános ügyviteli szoftver.A Dental-t a Sec kft. gyártja, 1998-tól használják. Kb. 500000 beteg adatai vannak benne. Van vizuális része is, egy ún. fogkép (nem képfájl!). A Dental adatbázis struktúráját megtekintettük.


nem


CD írás



nincs




nem






nincsenek










Van, 3 éve, statikus, külső cég üzemelteti.


nem




A tájékoztatót meghallgatták, de az intézmény informatikai elmaradottsága miatt nem érdeklődnek.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT SZENT IMRE KÓRHÁZ FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A Szent Imre Kórház részéről: dr. Varga Piroska főigazgató-helyettes

Mayer Géza igazgatásszervezési osztályvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház1115 Budapest, Tétényi út 12-16.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Szent Imre Kórház

FELMÉRÉS ANYAGA:





Kajáti

Sándor

Eti 0.9.17 2000


A helyszínen 2001-től történt bevezetését állították. Nem tud alszámozni,

gyűjtőszámot (!) használ a szoftver. A helyszínen megtekintettük a szoftvert.




2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Microsoft Acces


2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)1,3 MB

Excel formátumban is kezelhető.

2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)2 MB2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Évente új mdb állomány jön létre

2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?13.513

2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) 1381 db (2008-ban) 1188 (2009-ben mostanáig)


Mentés CD-re, nem archivált!


2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Microsoft Excel

2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Microsoft Excel


A kórház 2010. januártól – kísérleti jelleggel – minden beérkező levelet szkennel.(jpg)


















2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?Postfix POP3 SMTP Courier

Külső szolgáltató. A kórház csak kliensként fér hozzá a levelezéshez, kb. 100 postafiókkal rendelkeznek.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Naponta TAR.BZ2, heti archiválás back-up szerverre

Kb. 24 napig őrzik a leveleket. Csak üzemi mentés, archiválás nincs. Hivatalos e-mail nyomtatása, iktatása

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Még nincs egy éve bevezetve a saját e-mail szerverünk

2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)?1,5 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot?Igen, banki levelezés







Formátum

Méret

Éves gyarapodás

Adatbáziskezelő

MedWorks

Kórházi

Informatika

i Rendszer

Egészségü

gyi

(kilinikai,

gazdasági,

pénzügyi,

gyógyszert

ári

igen JPG,doc 400

GB

50 GB Oracle

Orgware

JDolber

programre

zdszer

humánpolit

ika

Igen JPG,doc 20

GB

2 GB Oracle

EIR

rendszer

Fővárosi

Önkormán

yzat felé

adatszolgá

ltatás

Igen XLS,DBX 3 GB 500 MB MS Acces

AGFA

IMPAX

rendszer

PACS Igen DICOM 2 TB ~ 900 MB MSSQL

Novodata Patikai Nem - 15 3 MB


GYÓGYÍR

rendszer

kiskereske

delem

MB

Androméd

a rendszr

Laboratóri

umi

informatika

Nem - 4 GB 300 MB PosgreSQL

Medimon

kft

PACS igen DICOM 5,5

TB

~ 900 MB MSSQL

A Medworks 2004-óta van használatban. A helyszínen megtekintettük az adatbázis szerkezetét. Elődje, a Clinicom 1996-tól volt használatban, a migrálása megtörtént. Volt egy korábbi „Archiv?” 1993-1996 között.PACS (Picture Archiving Communication System) rendszer, 2004-óta van Medimon, 2007-től Agfa. A helyszínen megtekintettük az adatbázis szerkezetét. A keletkezett igazgatási iratok elektronikus példányát is elmentik, de ennek pontos kidolgozása jelenleg is folyik. Az utasításokat intézkedéseket a fájl szerveren az olvasóterem nevű mappában tárolják. Ezt archiválják is. A mentési folyamatokról architektúráról e-mailben küldenek tájékoztatást. A Péterfi korház átadta nekik az IMC képalkotó rendszerét a kképekkel együtt. 2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Igen, back-up szerverre

Igen, merevlemezre (hálózaton keresztül), naponta, NT backup szoftverrel, teljes.

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Van, szoftverenként más-más

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Excel


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Igen



Értekezletek WMA formátumban évekig, leleteket DSS formában 1 hónapig HDD-re

Főigazgató értekezletek, ill. utasítások a belső hálózaton hozzáférhetők. A fül-orr-gégészet hangleleteit rögzítik. Intraneten, fájlrendszerbe, rendszeres mentés – olvasóterem: szabályzatok, utasítások, közérdekű információk.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal.Nincs

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége?4,7 GB











Külső cég végzi.



2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?A honlapot karbantartó cég CD-re, havonta archivál


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Igen



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT EGYESÍTETT SZENT ISTVÁN ÉS SZENT LÁSZLÓ KÓRHÁZ – RENDELŐINTÉZET FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Szenti István és Szent László kórház részéről:

Csanádi László informatikusDr. Müller Péter telephely-

igazgatóBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László Kórház – Rendelőintézet

1097 Budapest, Nagyvárad tér 1.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Egyesített Szent István és Szent László Kórház –

Rendelőintézet

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Nincs elektronikus iratkezelés

A kórházban folyamatban van az elektronikus ügyiratkezelés bevezetése (első lépésben csak iktatási céllal). A program neve Andoc, mind a négy telephelyről (Szent István Kórház (központ), Szent László Kórház, Merényi Gusztáv Kórház (és Dél-pesti Traumatológiai Központ), Jáhn Ferenc utcai Rehabilitációs Központ Óbester utcai tüdőszűrő és tüdőgondozó állomás) elérhető lesz. A telephelyek között többféle összeköttetés (optiki kábel, bérelt vonal, wifi, publikus internetkapcsolat) működik. A Szent István és Szent László Kórház között már jelenleg is optikai kábelen áll fenn a kapcsolat . Az Andoc akkreditált szoftver, 1 hónap múlva indul a teszt (év közbeni bevezetés) a korábbi tárgyévi állományok feltöltésével. Az Andoc Microsoft alapú szoftver Mssql adatbázis-kezelő háttérrel. A virtuálizált microsoft szerverek Linux-XEN hypervisor fölött futnak. Erőforrások hiányában egyelőre csak


iktatásra használják, digitalizálás, vagy szkennelés nincs. Az alacsonyabb sávszélességgel bekapcsolt telephelyeket terminál szerveren keresztül tervezik bekapcsolni az Andoc-ba.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Linux alapon pop3, IMAP, sendmail

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Részlegesen, az aktuális állapotot naponta, saját programmal, heti forgóban.

A mentett állomány hetente törlődik, a szerver azonban őrzi a nem törölt leveleket. Nincs archiválás.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 100GB alatt


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Igen, OEP kapcsolatban






Formátum Méret Éves gyar. Adatbázisk.

MedSol Beteg nyt. 100 GB

10 GB Progres

Meditcom Beteg nyt. 500 GB

30 GB MsSql


EcoStat Gazdaság 100 GB

10 GB MsSql

Dolber/IMI Munkaügy 50 GB 5 GB Oracle/DBFQuadrobyte

Élelmezés 40 GB 4 GB MsSql

AGFA Digitális CT/MRI

500 GB

100 GB Oracle/MsSql

SKPont Gyógyszertár

20 GB 2 GB DBF

MediSoft Vérellátás 20 GB 2 GB MySqlCorvax Patika 20 GB 2 GB DBF

NovoData Patika 20 GB 2 GB MsSqlIntegramed

Labor 50 GB 10 GB MySql

MedSol: László kórház, Meditcom: István kórház. A kórházegyesítés nem járt együtt a számítógépes infrastruktúra egyesítésével (lásd még a gyógyszertári programokat). A programok tartalmazzák a korábbi szoftverek adatait, a migráció kb. 80-90%-os sikerű volt. . A PACS (AGFA) adatok az István és Merényi kórházakban találhatók, különböző platformon (Oracle/ MsSql). A képeket CD-re írják, így adják át a betegeknek.A Szt. István Kórházban 1990 óta működött a Dos alapú betegnyilvántartás, amit 1998-ban váltott fel a Neuron (Hospnet), amit 2006-ban migráltak a Meditcomba. 2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? IGEN (rendszerfüggő)

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? IGEN, Storage-ra, és mobil HDD-re részben napi inkrementális, részben on-line

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. IGEN, változó: XLS, PDF, TXT, DBF

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? IGEN, saját és TXT


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Igen, Digitális CT és MRI


2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? IGEN, HDD/Storage/CD, a rendszer DiCom kompatibilis formátumában. Tervezik digitális röntgengépek beszerzéséz, az így keletkezett képeket, adatokat 30 évig kell majd megőrizniük.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. Igen, DiCom anyag. Év, éven belül: betegtörzsszám ill. vizsgálatszám.

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? 500GB




Laboratórium DBF 20 GBBetegnyilvántartás MsSql 200 GB

Gazdaság DBF 100 GB

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? IGEN

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?2007 Gazdaság DBF-MsSQL 2005 BetegNyt MsSql-MsSql

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Csak szándék (intézmény és partnerek is) és pénz kérdése a migráció.Biztonsági okokból 1-1 gépen, még minden régi rendszer és adat

megvan.

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? Igen.

2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat? Forráshiány miatt, jelenleg csak 1-1 helyen olvasásra hozzáférhetőek.



2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igen, Linux alapon. Statikus HTML oldalak.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? Részben. HTML oldalak.

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? Statikus lapoknál változás esetén, eredeti formátumban, de tömörítve. Dinamikus adatoknál csak a forrásrendszerből, de ott teljes körűen és folyamatosan.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Jelenleg nem. A betegekre vonatkozó adatokkal kapcsolatban szigorú törvényi előírásokat kell figyelembe vennünk. Használhatónak csak a tényleges irattári (iktatott) anyagokkal kapcsolatos szolgáltatást tartjuk.Részletes tájékoztatót tartottunk az e-irattárról. Beszéltünk az E-levéltár projekt adatvédelmi állásfoglalásáról is. A szerv aggályosnak tartja az egészségügyi adatok tárolását, gyűjtését, ez ügyben törvénymódosítás szükséges (szabályozási munkacsoport).

A helyszíni megbeszélésen felmerült a Budapesti Egészségügyi Modell projekt kérdése is,amely a fővárosi körházak egységesítését szolgálná. E-kórlap kialakítását, HML7 egészségügyi szabvány kidolgozását (WHO), HEFOP. Jelenlegi információink szerint a projekt státusza passzív.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT SZENT JÁNOS KÓRHÁZA ÉS ÉSZAK-BUDAI EGYESÍTETT KÓRHÁZAI FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Jahn Ferenc Dél-pesti kórház részéről: Lipcsei Pál

informatikai csoportvezetőBFL részéről: Nagy László

informatikusKorinek Tamás levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla

főosztályvezetőFLEXUS részéről: Kovács Zoltán


FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórháza és Észak-budai Egyesített Kórházai

1125 Budapest, Diós árok 1-3.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Szent János Kórháza és Észak-budai Egyesített

Kórházai

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Nem használunk.

Van, de lassúsága miatt nem használják (Netteam Controller, 2008 óta).


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? VEXIM 4 (ez inkabb pl. exim4.xy + vexim 2.2.1 lehet – ez a 2.2.1 a vexim jelenlegi legmagasabb verziója)

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? NEM

2.3.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? NEM


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? -


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? Igen, a Finanszírozási és Módszertani Osztály.

OEP.



2.5.1. A fentieken kívül rendelkeznek-e bármely célra rendszeresített elektronikus adatbázissal? Oracle adatbázis (Medworks)



Adatbázisk.

Medworks

klinikai

betegadatok

nyilvántartás

a

Nem - 1 TB 20 MB Oracle

Medworks

gazdasági

gazdasági

adatok

Nem - 1 TB 20 MB Oracle

A Medworks terjedelme összesen 1 TB. Tartalmazza a korábbi összes szoftver adattartalmát: János kórház - fejlődésneurológiai szoftver; Margit kórház – Clinicom (2004 óta), Dataeasy, Orgware, IMI; Budai gyermekkórház – Meditcom (2005 óta), Computrend, Brain Quick System 98. A Medworks 1998 óta van használatban, kb. 13-14 millió betegmegjelenés adatait tartalmazza.A kórház 2009 óta használ PACS rendszert, évi növekménye kb. 1 TB.A intraneten van egy mysql alapu dokumentumkezelő amelyen keresztül elérhetőek - pdf formátumban - az utasítások és egyéb dokumentumok.2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát? NEM

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? IGEN, szalagos, időnként teljes, közben inkrementális.


2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. IGEN: DBF, EXCEL

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? DBF, EXCEL


2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? CT képlekérdezés, Ultrahang, Szülészeten 4D ultrahang, Patológián analóg hangrögzítés

2.6.2. Ha igen, megőrzik-e hosszútávon, meddig őrzik meg, milyen jellegű információkat, milyen adathordozóra és milyen formátumokban rögzítenek? Igen, jogszabályban előírt ideig; digitális és analóg.

2.6.3. Van-e ehhez nyilvántartó alkalmazásuk? Ha igen, akkor részletezzék, hogy ebben milyen adatokat rögzítenek, és hogyan kapcsolják össze ezeket az audiovizuális állományokkal. NINCS

2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? Nincs nyilvántartás.




Meditcom SQL 300

Clinicom Speciális 600

2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? Konvertálás. Meditcom és Clinicom.

2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? 2009. május-június. DBF Oracle.

2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során? A konvertálás sikeres volt, minimális adattévesztés.

Az adatvesztés kb. 5-10 %-os volt.





2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? Igen, de az új még nem 100%-os.

Külső cég csinálja egy éve, a régi egy részben belső fejlesztésű statikus honlap volt 2005-től. Zárt – fizetős- nem opensource CMS + php +mysql alapú honlap. Az oldalon megtalálható a kórház újságja 2001-től.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? A jelenleg működő honlap kötelezően archiválandó adatállományát napi mentéssel archiváljuk (várólista).

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként? MYSQL, napi, BACKUP-olással.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? Nem érdeklődünk.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT UZSOKI UTCAI KÓRHÁZ FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:Uzsoki utcai Kórház részéről: Dr. Nagy Péter főorvosBFL részéről: Nagy László informatikus




FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház1145 Budapest, Uzsoki utca 29-41.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Uzsoki utcai Kórház

FELMÉRÉS ANYAGA:

2. Elektronikus iratkezelés helyzete: Nincs

Bevezetését többször tervezték, de ez különböző okok miatt mindig elmaradt. A kiválasztott, általuk jónak tartott szoftver nevét elküldik.


2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? Postfix, Saját fejlesztésű levelező rendszer.

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok?Az e-mail home könyvtára teljes mentésre kerül a webserver rendszeres mentése során.

Üzemeltetési mentés, nem archiválás. Központi uzsoki e-mail szerverre.






csak az OEP felé egyetlen jelentés során

Fekvő és kúraszerű betegellátásról szóló jelentés.


Tervezzük, de még csak a rendszerek megismerésénél tartunk




Név Cél Csatolmány Formátum

Méret Éves gyar.

Adatbázisk.

Klinikai

rendszer

Betegnyilvántartá

s

képek jpg, PDF 486 GB 91

GB

Oracle

Pénzügyi

rendszer

Pénzügy,

számvitel,

leltározás,

documentu

mok

*.doc 1,2 GB 200

MB

Oracle

PACS

rendszer

rtg, ct

nyilvántartás

képek DICOM 2,8 TB 500

GB

Interbase

Munkaügyi

rendszer

Dolgozói

adatnyilvántartás,

fizetés, soron

kívüli bér, egyéb

500 MB

800 MB

minim

ális

Dbase

Oracle


bérjellegű adat.

A Globenet által készített Medworks nevű programot használják 2000 óta, elődje az Albacomp rendszer volt (1996-tól). A két rendszer közötti migráció kb. 50%-ban volt sikeres, a korábbi szoftverből már nem fut keresésre szolgáló példány sem.A Medworks tulajdonolja a szoftver táblastruktúráját, azt a kórház nem ismeri. Az export-képesség nem ismert.A Medworks éves gyarapodási értéke is növekszik, részben az ellátott betegszám-növekedés, részben az új funkciók (pl. légzésfunkciós adatok) használata miatt.A Medworksből szolgáltatnak adatokat a 2005-től létező fővárosi EIR-be (Egészségügyi Információs Rendszer – betegforgalmi, pénzügyi információk).A PACS rendszer elődje 2000-től működik. 2002-2004 jukebox-on. „Fizikusok” adatbázisa röntgen és ct felvételeket tartalmaz. A fizikusok számításokat végeznek, amely a műtéti munkát segíti elő. A „Fizikusok” ezen a belső hálózattól függetlenül működő rendszeren végzik a besugárzástervezést a renszer saját adatbázissal is rendelkezik.A Klinikai rendszer 2008-tól működik (légzési, kardiológiai vizsgálatok stb.)

2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?Folyamatos mentés van , ill. redundans server üzemeltetés.

a Pacs rendszernél van éves bontás

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Naponta van mentés , HDD rendszerre

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat. Export nincs, lekérdezés lehetséges.



2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)?Amennyiben ez megfigyelést jelent : nem de, PACS (Egyes műtéteket főként fényképeken dokumentálnak.)







Nincs


2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás?Régebben, dbf –ről Oracle-raIgen2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum?1999 dbf a forrás oracle a célformátum – Abacom-ból (1996-1999) Medworks-be, az eredeti elveszett, törölték.2004 dbf-ről oracle-re – munkaügyi szoftver2008 dbf-ről oracle-re – pénzügyi szoftver2009 oracle-ről oracle-re – tárgyi eszköz modul2.7.4. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során?Általában érvényes, hogy sok az adatvesztés, ill az utólagos javítási igény amelyik adathoz taj szám nem tartozott az elveszett

2.7.5. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne?Igen, adatbázisokat az új platformra.2.7.6. Ha nem történt meg, akkor miért nem történt meg a konvertálás/migrálás, és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?Jelenlegi átállás


2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja?IGEN

Belső üzemeltetés. Linux+PHP+Drupal+MySql Van egy védett csak bentről elérhető intranet oldal is.

2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?IGEN, nem, lásd fentebb, csak 10 napra visszamenőleg üzemeltetési a helyreállításhoz


2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?A teljes webserver mentés során tar tömörítéssel naponta.

Üzemi mentés, archiválás nincs.


Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)?Érdeklődnek, de csak akkor, ha megkönnyíti a munkájukat (nem egy újabb pilot, amely nem jár eredménnyel csak rengeteg tesztelési stb. munkával). Felvetették egy egységes betegnyilvántartási adatbázis kialakítását az e-irattárban.



FŐVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT VISEGRÁDI REHABILITÁCIÓS SZAKKÓRHÁZ ÉS GYÓGYFÜRDŐ FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és Gyógyfürdő részéről:

Szedlacsek Péter informatikusBFL részéről: Nagy László informatikus

Korinek Tamás levéltárosdr. Sasfi Csaba levéltáros



FELMÉRÉS HELYE:

Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és Gyógyfürdő1139 Budapest, Teve utca 3-5.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Önkormányzat Visegrádi Rehabilitációs Szakkórház és Gyógyfürdő

FELMÉRÉS ANYAGA:





netTeam Kontroller 1.1 2009.01.01. igen 104/2007/NTE-

H


Mssql alapon.



Láva Szoft Iqutato 1.0 1997-2008

dBase alapon.


Nem történt meg, 0 %


dBase



0,15 GB

Korábbi szoftverrel együtt.


0,01 GB

Pontosan: 6 MB évente.


nem



~ 1.000


~ 1.000


van


Nincs

Valószínűleg igen, még nem próbálták.


Xml.




















Nem használunk rendszert, egyedi Outlook Express


nem






Igen

OEP.






Adatbázisk.

Phoenix Betegforgalo

m

van hl7 4,558 0,35 mssql

Használatban 1997 óta.



Korábban – amíg ráfért – DVD-re.



Igen, mssql.




nem






nincs



Nincs

A Phoenix korábbi verziója (Fonix néven).


Dos – Windows.


Közel 100%-os eredménnyel.




a régi program keresésre használatban van



igen


igen

2.8.3. Ha igen, milyen formában, módszerrel és milyen időközönként?havonta teljes mentés

Külső üzemeltető, statikus oldal.




A FŐVÁROSI OKTATÁSI-KÉPZÉSI INTÉZMÉNYEK ELEKTRONIKUS ADATVAGYONA FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



BUDAPESTI MUNKAERŐPIACI INTERVENCIÓS KÖZPONT FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:A BMIK részéről:

BFL részéről: Nagy László informatikusSasfi Csaba levéltárosdr. Sarusi Kiss Béla főosztályvezető



FELMÉRÉS HELYE:

Budapesti Munkaerőpiaci Intervenciós KözpontBudapest, Gyáli út 33–35.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapesti Munkaerőpiaci Intervenciós Központ

FELMÉRÉS ANYAGA:



A Foglalkoztatási és Szociális Hivatal (FSzH) egységes, zárt kormányzati rendszerén, központi intézkedéssel megoldott 2009. 01.01-től.



Zalaszám IMAP

iratkezelő

rendszer

V2.0

(2006.10.06.)

2009.01.01. Valószínűleg

az FSzH-nál.


Van egy iktatas@ postalada ide küldik az iktatott ügyeket. A postafiók .pst

formatumban van archiválva 2009-ben 1.2 Gbyte volt a mérete



Helyi fejlesztés -

Excel

Iktatórendszer 1. 2000.01.01.–

2009.02.27.

2.1.3.Megtörtént-e a korábbi adatállományok migráltatása? Ha igen, milyen eredménnyel járt? Fejtsék ki, hogy a teljes adatállományt migrálták-e, továbbá a sikeres migráció %-os arányát! Milyen (típusú) adatok migrálásával volt probléma? 100%-ban sikeresnek tekintünk egy migrálást, amennyiben az iktatási alapadatok (főszám, alszám, tárgy, név, cím, irattári tételszám) migrálása teljeskörűen megtörtént.Nem történt meg.2.1.4. A nem akkreditált iktató szoftverek milyen adatbázis-kezelővel működnek/működtek?Excel2.1.5. A nem akkreditált iktató szoftverekhez milyen dokumentációval rendelkeznek (felhasználói kézikönyv, műszaki dokumentáció, adatmodell)?nincs ilyen2.1.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)Nem tudható, a központban (FSzH) történik.2.1.7. Mekkora a keletkező adatmennyiség az elektronikus iktatásban évente?(GB)Nem tudható, a központban történik.2.1.8. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat? Ha igen, hogyan?Igen: évzárás/évnyitás2.1.9. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az iktatóprogramban?2067 főszám2.1.10.Mennyi az éves iktatott ügyek száma? (Fő- és alszámok összesen.) Kb. 2200

2.1.11. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra

történt/történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként

teljes, közben inkrementális, stb.)? Van(nak)-e archivált mentési állomány(ok)?

Biztosan van, FSzH hatásköre.2.1.12. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat?Igen, word és excel2.1.13. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat?Nem tudom.2.2. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása






2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak? POSTFIX

2.3.2. Mentik-e a keletkezett, ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel, ill. milyen formátum(ok)ban? Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? Vannak-e archivált mentési állományok? Igen mentjük, Outlook Express, PST formátumban, részlegesen és vannak arcivált állományok.


2.3.4. Mekkora a mentett állomány mérete (GB)? 2007.04.12. és 2009.01.04. között 150 MB, 2009 évben 1,26 GB


2.4.1. Fogadnak, ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? igen






Adatbázisk.

BIZI Bizonyítványkezelő

(kb.2004-től)

BIR Tanfolyami belső


információs

rendszer

BIZI: web alapú linux+apache+php+mysql, az sql adatbázis mérete kb 8MByteBIR: visual basic+ mssql részletesebb adatokat tartalmaz a a BIZI-nél, de csak a belső vizsgák adatait a külső cégek által megrendelteket nem. Az databázis mentetés tömörítve (.rar) kb. 3 Mbyte. 2.5.3. Elkülönítik-e a mentési állományokban az egyes évek tartalmát?





2.6.1. Használnak-e a hivatali tevékenység dokumentálására hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket (digitális és analóg)? Igen, de nem hivatali tevékenységre vonatkozó, hanem oktatási-távoktatási audiovizuális anyagok (flash) kb. 500 MByte.



2.6.4. Mekkora az eddig keletkezett/tárolt állományok mennyisége? Kb.500MB





2.7.2. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? nincs






2.8.1. Van-e az intézménynek honlapja? van




Érdeklődnek-e, illetve az intézmény szemszögéből hasznosnak tartanák-e az elektronikus irattári szolgáltatást (ld.: mellékelt tájékoztató)? nem érdeklődünk



FŐVÁROSI OKTATÁSTECHNOLÓGIAI KÖZPONT NONPROFIT KFT. FELMÉRÉSE


RÉSZTVEVŐK:A FOK Kht. részéről: Szántai János ügyvezetőBFL részéről: Nagy László informatikus

Korinek Tamás levéltárosSasfi Csaba levéltáros


FELMÉRÉS IDŐPONTJA:Budapest, 2009. október 07.

FELMÉRÉS HELYE:

Budapest Főváros Levéltára1139 Budapest, Teve utca 3-5.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Fővárosi Oktatástechnológiai Központ Nonprofit Kft.

FELMÉRÉS ANYAGA:

Az intézmény a Fővárosi Önkormányzat háttérintézménye, 17 éve működik az önkormányzat 100%-os tulajdonú közhasznú kft-jeként.







InCash InCash

Iktató

1.29 2008.05.07

2.2.2. Korábban használtak-e más elektronikus ügykezelő rendszereket (szoftverek gyártója, megnevezései, verziói, használatuk ideje)? Nem





IGEN

2.2.6.Jelenleg mennyi/mekkora az éles (használatban lévő) adatállomány?(GB)0.05


0.02

2.2.8. Mennyi az összes ügyszám (fő- és alszám) az ügykezelő programban? 300

2.2.9. Elkülönítik-e az egyes években keletkezett állományokat, ha igen hogyan? Nem


Csatolt szkennelt iratok PDF formátumban, Office dokumentumok.



Heti rendszerességű teljes mentés történik. A használt szoftver a TAR, a mentés vincseszterre történik.


Van.



2.3.1. Milyen levelezőrendszert használnak?EXIM


A mentést a levelezőrendszeren kívül végezzük, heti rendszerességgel.





Nem.


Tervezzük, 2010-ben, digitális aláírás előkészületben…



Igen.


Név Cél Csatolmán Formátu Mére Éve Adatbázis


y m t s gyar.

k.

Portál

adatbázis

Weboldalaink

működtetése

15 2 MySQL

Könyvelé

si

adatbázis

Cégkönyvelés 0,5 0,1 MS SQL

F2

(korábban

FŐKIR)

127 fővárosi,

többnyire

középfokú

oktatási

intézmények

alapadminiszráció

ja

xml 1,8

AIR „Intézményi

adattörzs”

szolgáltatás a

Fővárosi

Önkormányzat

mint fenntartó

részére

Az F2 jelentős forrásértékű anyag, levéltári átvétele indokolt!


2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)? Heti rendszerességgel, teljes mentés

2.5.5. Van-e a szoftvernek export funkciója? Ha igen, ez milyen formátumokat támogat.Igen, saját, illetve Office formátumok

2.5.6. Milyen export lehetőséget biztosít a rendszer adatbázis-kezelő programja (ha ilyen van), és ez milyen formátumokat támogat? SQL dump











2.7.3. Ha igen, mikor, és mi volt a forrás és mi a célformátum? Igen, 2009, MDB => SQL






2.8.2. Archiválják-e az intézményi honlap tartalmát?Külön nem archiváljuk.



A KÖZTESTÜLETI ELEKTRONIKUS ADATVAGYONA FELMÉRÉSE JEGYZŐKÖNYVEI



BUDAPESTI KERESKEDELMI ÉS IPARKAMARA FELMÉRÉSEaz elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez

RÉSZTVEVŐK:BKIK részéről: dr. Hoffmann Tamás igazgató

Szilágyi Zsuzsanna titkárságvezetőIzápy Zoltán informatikai

csoportvezetőBFL részéről: dr. Haraszti Viktor főosztályvezető

Sipos András főosztályvezetőLux Zoltán informatikai szakértő



FELMÉRÉS HELYE:

Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara1016 Budapest, Krisztina krt. 99.

FELMÉRT SZERVEZETI EGYSÉG: Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara

FELMÉRÉS ANYAGA:


Kielégítő





Citynform

Zrt.

Citynform

Iratkezelő

Rendszer

3.1.15 2009. 08. 24/2006 BM-

IHM-NKÖM

rendeletnek

megfelel



ARCHICO Kft. ARCHI-TÉKA Iktató

Program

1.0 2002.02-2009.06.

Ez az adatbázis

diszk hiba miatt

inkonzisztenssé

vált. A RAID

tárolónak egyszerre

2 diszkje hibásodott

meg. Mentés

valószínűleg külső

adattárolóra nem

történt. Mérete kb. 2

GB volt.

Felhívjuk az irat-keletkeztetők figyelmét a rendszeres adatmentés, illetve a mentések visszatöltéssel történő ellenőrzésének szükségességére. Kérjük, dolgozzanak ki pontos adatmentési tervet és a mentéseket valamint azok ellenőrzését dokumentáltan ezen terv szerint végezzék.

Kérjük a BKIK-t, hogy tegyenek meg minden tőlük telhetőt a mentett állomány helyreállítása érdekében. Az mentést sajnos NEM találták meg (2010.05.06)!


Nem történt migráció





0,028


Még nem ismert


1380 jelenleg


Nem


Minden fájlformátum támogatott. Adatbázisban tárolja az adatokat.


Van adatmentés, háttértárra történik a mentés. Mindig teljes.


Van. Jet, MySql.


Jet, MySql




Zimbra Collaboration Suite


Jelenleg nincs mentés


Nem




Nem


Tervbe van véve. Még nincs határozott időpont



Igen



Formátum

Méret Éves gyar. Adatbázisk.

Saldo

Integrált

Rendszer

Pénzügyi, leltári

és könyvelő

program

Nincs 5,3GB MSSQL

BKIK

alkalmazás

A BKIK

elektronikus

Nincs 15GB 2000-ben

a tagok

ORACLE V.

10g


ok

Fejlesztő: Recomp (Delphi vastag klienses adatkarbantartó)

ügyintézése

Tárolt adatok:

Tagregisztrációs

adatok, a tagok

pénzügyi

vonatkozású

adatai

(statisztikák),

tagdíjszámításho

z szükséges

adatok, tagokkal

történő levelezés

nyilvántartása

száma

200.000-

ről 40.000-

re

csökkent.

Korszerű

Kamara-

irányítási

Rendszer

Dokumentumkez

elő rendszer

Van,

szinte

bármi

lehet,

dokume

ntum,

kép, stb.

? 2009

végén,

2010

elején

kezdték el

használni

MySql

Liferay

(SUN,

ingyenes)

alapú

dokumentu

marchiválás


Nem

2.5.4. Van-e rendszeres adatmentés? Ha igen, milyen adathordozóra történik, milyen szoftverrel és milyen módszerrel (mindig teljes, időnként teljes, közben inkrementális stb.)?Van adatmentés. Háttértárra és DAT kazettára történik.


Van: .txt ; .xls, qrp, pdf, rtf, jpg.


.dmp, .bck;




IgenÜlések jegyzőkönyveinek elkészítéshez. A jegyzőkönyvek Word .doc formátumban központilag kerülnek tárolásra. A hangokat diktafonon felvéve, esetleg digitalizálva munkaállomásokon tárolják legtöbb esetben addig, amíg a jegyzőkönyvek elkészülnek. Archiválásra nem kerülnek.


Megőrzésre kerülnek. Videó és hangformátumot egyaránt kazettákra, illetve hangfelvételeket elektronikusan .wav formátumban számítógépen.


Nincs


Nem megbecsülhető





Igen


Oracle és MSSql adatbázis




Igen


Kompatibilitási problémák



Igen


Igen, bár valójában csak mentik. De a problémát megértették.


Statikus tartalom és mysql adatbázis is mentésre kerül, naponta kétszer, háttértárra.



NemInkább belül bővítenék a tárolókapacitást.


old.bparchiv.huold.bparchiv.hu/eleveltar/data/files/269140918.doc · web viewtartalom. a...

Documents