oleh untung widodo, se, mm -...
TRANSCRIPT
Oleh
Untung Widodo, SE, MM
Tahap-tahap dalam komunikasi tertulis Perencanaan
Tujuan yang ingin dicapai
Mengevaluasi penerima pesan
Mencari info
Penulisan Dalam bentuk kalimat/paragraf
Beri ilustrasi dan keterangan yang mendukung
Revisi Pemeriksaan kembali
Menganalisa tujuan dan penerima pesan
Memberi informasi
Membujuk
Membina kerja sama dengan penerima pesan
Pertimbangan mengevaluasi tujuan pesan Apakah tujuan kita realistis ?
Apakah saat ini adalah waktu yang tepat ?
Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat ?
Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima oleh perusahaan ?
Menganalisa audien Mengembangkan dan menganalisa karakter audien;
Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audien
Siapakah audien kita ; atasan, bawahan, teman sejawat atau publik
Bagaimana kira-kira reaksi audien terhadap isi pesan ?
Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien terhadap topik ?
Lanjutan…. Memuaskan audien dengan informasi yang
disampaikan
Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audien.
Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang diperkirakan akan diajukan oleh audien
Menyiapkan informasi yang akurat
Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audien
Lanjutan…. Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan
kondisi audien, karena;
Mempunyai waktu sedikit
Mungkin merasa terganggu
Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan
Menentukan ide utama Untuk membatasi topik pembahasan
Topik merupakan tema pesan secara umum
Ide utama merupakan pernyataan tentang topik
Metode-metode untuk mengembangkan ide utama Menggunakan teknik brainstroming
Menggunakan metode story teller’s tour
Membuat list secara rendom
Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi
Pendekatan jurnalistik yang dilakukan dengan jalan menjawab 5W +1 H
Dengan menggunakan perspektif audien, maka disusun suatu hubungan tanya jawab
Pemilihan channel dan media Media tertulis yang digunakan;
Surat
Memo
Laporan
proposal
Klasifikasi surat dan memo Permintaan langsung
Informasi rutin
Menyampaikan berita buruk
Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk
Pengorganisasian dan penyusunan pesan bisnis
Karakteristik pesan ;
Mempunyai tujuan dan topik yang jelas
Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topik
Ide-ide harus dikelompokkan dan dipresentasikan dengan cara yang logis
Pesan harus memuat informasi secara lengkap
Struktur organisasi pesan
Ide utama
Ide pendukung
bukti bukti bukti
Alasan penting pesan harus diorganisir Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan
Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman pesan
Dapat menghemat waktu yang diperlukan audien untuk memahami isi pesan
Pengorganisasian Pesan Penentuan dan pengelompokan ide
Menentukan ide utama 56
Menyatakan poin-poin pendukung 57
Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti 57
Urut-urutan penyampaian ide pendek
Berita rutin, berita baik dan pesan goodwill
Berita buruk
Pesan persuasif
Urut-urutan untuk pesan panjang
Terimakasih…. Semoga bermanfaat
Soal latihan Jelaskan langkah-langkah didalam merencanakan
pesan bisnis !
Mengapa penting bagi seseorang yang akan mengirim pesan secara tertulis untuk menentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin di capai ?
Jelaskan langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokkan ide !
Pesan bisnis dapat diklasifikasikan menjadi ; permintaan langsung, pesan rutin / berita baik, berita buruk dan pesan persuasif. Jelaskan maksud dari masing-masing pesan tersebut !
Lanjutan…. Apakah kita perlu menggunakan pendekatan yang
berbeda untuk mengirim pesan yang berisi berita buruk dengan pesan yang berisi berita baik ? Jelaskan jawaban anda !
Mengapa pesan tertulis penting dalam bisnis ? Jelaskan kelebihan dan kekurangan pesan tertulis dibandingkan dengan pesan lisan !
Mengapa ide utama harus didukung oleh rincian yang spesifik ?
Lanjutan…. Buatlah surat untuk membalas salah seorang
konsumen yang meminta ganti rugi atas jasa pelayanan yang diberikan oleh perusahaan anda . Perusahaan anda bergerak di bidang catering dan anda tidak dapat memberikan ganti rugi tersebut karena bukan kesalahan perusahaan.
Buatlah surat kepada bagian pengadaan fasilitas untuk meminta perbaikan komputer anda yang sedang rusak
Anda diminta oleh atasan anda untuk membuat surat peringatan penagihan kepada konsumen perusahaan yang terlambat membayar cicilan .
LATIHAN BUATLAH TULISAN SATU PARAGRAF
TENTANG KEGIATAN BISNIS
DENGAN :
Menentukan topik
Ide utama
Audien masyarakat kampus
Menarik
Akurasi informasi
membujuk
Latihan lanjutan Buatlah surat penawaran barang sbb :
Anda mempunyai toko komputer, mau menawarkan komputer kepada STIE PENA dengan ketentuan :
Harga apabila beli lebih dari 10 unit dapat potongan 20 %
Pembayaran dapat diangsur
Ada pelayanan purna jual
Cantumkan spesifiksi barang
Dari data tersebut buatlah surat penawaran barangnya.