Arkiverande studenter

Om arkivhanteringen vid studentnationerna i Uppsala

Mikael Larsson

Institutionen för ABM Uppsatser inom arkivvetenskap ISSN 1651-6087 Magisterexamensarbete, 15 högskolepoäng, 2010, nr 64

2

Författare/Author Mikael Larsson

Svensk titel Arkiverande studenter – om arkivhanteringen vid studentnationerna i Uppsala

English Title Archiving students – on the archival management at the Student Nations in Uppsala

Handledare/Supervisor Reine Rydén

Abstract The purpose of this study has been to examine the archival management at the 14 Student Nations in Uppsala. This may be relevant to study to extend the research in the field that Berndt Frediksson calls “empirical archival science”. Another reason is that the Student Nations hold a unique position as organisations and their archivists holds a unique position from a professional point of view as they mostly consist of students without professional archivist training. I have mainly focused on why the archival management at the Nations looked as they did. The main method that was used in the study was semi-structured interviews where I interviewed the archivists at all of the Nations.

The functions of the archives of the Nations were the same as for other societies, with the exception that these archives also were used by officials and other members as a support for finding ideas about how to run the Nation today in several ways. The archival regulations and practices that were generally followed by the Nations were the same as for societies in general, that is, among other things, the use of “Allmänna arkivschemat” (the Swedish standard archival finding aid subject heading system) and other Swedish archival standards. Many Nations also had articles specifying the tasks of their archivists. The methods used in the archival management varied to some degree between different Nations. Concerning how well the archives was being managed they were generally managed a little defectively, even if this varied between the Nations. This was because the archivists were not professionals, and this was probably inevitable because the Nations like many other societies probably cannot afford to consult skilled professionals for this. Despite this there were a few things that could be made better. The unique position held by the Nations as organisations could generate new perspectives on archival management, and not only concerning societies.

This is a one year master’s thesis in archival science.

Ämnesord Arkiv, arkivvård, arkivarier, studentnationer, föreningsarkiv, Uppsala

Key words Archives, Archives--Management, Archivists, Archives--Societies, Uppsala (Sweden), Uppsala University

3

Innehållsförteckning

Inledning...............................................................................................5

Bakgrund..............................................................................................6 Föreningsarkiv och enskilda arkiv........................................................................6 Studentnationernas historia ..................................................................................7 Nationernas juridiska ställning.............................................................................9

Tidigare forskning .............................................................................10

Teoretiska utgångspunkter och frågeställningar ...........................15

Källmaterial och metodredovisning ................................................18

Undersökning.....................................................................................20 Arkivariernas huvudsakliga sysselsättning.........................................................20 Arkivariernas tillsättning....................................................................................21 Arkivariernas förmåner ......................................................................................21 Arkivariernas utbildning.....................................................................................22 Arkivariernas arbetsuppgifter .............................................................................22 Samarbete mellan arkivarierna ...........................................................................23 Arkivarieämbetets omfattning i tid.....................................................................24 Antalet arkivarier på nationerna .........................................................................24 Placeringen av nationernas handlingar ...............................................................25 Typer av handlingar i arkiven.............................................................................25 Ordnings- och förteckningsprinciper..................................................................26 Andra handlingar förutom nationernas i arkiven................................................27 Antalet avdelningar varunder korrespondens behandlades ................................27 Användning av ämnesordnade serier..................................................................28 Användning av dator vid förtecknande ..............................................................29 Frekvens för tillförsel av handlingar i arkivet ....................................................29 Handlingar som inte arkiverades ........................................................................29 Förekomst av dokumenthanterings- eller gallringsplaner ..................................30 Sparande av bokföringshandlingar .....................................................................30 Gallring av handlingar........................................................................................31 Förekomst av digitala handlingar .......................................................................31 Sökhjälpmedel till arkiven..................................................................................32 Personer som hade rätt att ta del av handlingar ..................................................32 Arkivariernas beskrivning av arkivets funktioner ..............................................32 Frekvens för framtagning av handlingar ............................................................33 Arkivens utnyttjande vid forskning ....................................................................34 Hjälp till forskare................................................................................................34

4

Arkivlokalernas utseende och innehåll...............................................................35 Skånelandens nation ...........................................................................................36

Slutdiskussion ....................................................................................37

Sammanfattning ................................................................................41

Käll- och litteraturförteckning.........................................................43 Otryckt material..................................................................................................43 Tryckt material ...................................................................................................44

Bilaga 1: intervjufrågor....................................................................45 Arkivarieämbetet ................................................................................................45 Arkivbeståndet....................................................................................................45 Ordnings- och förteckningsprinciper m.m. ........................................................46 Användning av arkivet .......................................................................................46

5

Inledning

Precis som en del andra föreningar har studentnationerna i Uppsala egna arkiv.

Syftet med denna uppsats har varit att redogöra för hur arkivhanteringen ser ut på

de 14 studentnationerna i Uppsala. Detta är relevant att undersöka för att utöka

forskningen inom det som Berndt Fredriksson kallar ”empirisk arkivvetenskap”1.

Genom att analysera arkivbestånden i nationernas arkiv, arkivariernas

professionalitet, och användandet av dessa arkiv går det att ge värdefulla bidrag

till motsvarande inriktningar inom denna arkivvetenskapliga huvudinriktning.

Detta för att nationernas arkiv intar något av en särställning som föreningsarkiv

och för att deras arkivarier intar en särställning ur professionell synvinkel då de i

regel utgörs av studenter som saknar arkivarieutbildning. Dessa studenter innehar

arkivarieämbeten i sina nationer vilka de utför ideellt vid sidan av sina studier

precis som vissa andra nationsämbeten. Denna studie kan därför komplettera och

relatera till tidigare forskning om föreningsarkiv samt arkivarieprofessionen.

Att belysa detta kan också vara intressant för de arkivarier och andra

akademiker i Sverige som har studerat i Uppsala eller Lund och kommit i kontakt

med nationslivet. Likaså för alla som varit engagerade i en nation kan det vara

spännande att få veta mer om detta, och då särskilt de som innehaft

arkivarieämbeten.

Likaså kan det vara relevant att studera detta eftersom det kan kasta ljus över

frågan om vilka utbildningskrav som i praktiken är nödvändiga för att arbeta som

arkivarie. Måste man verkligen ha en masterexamen för att kunna sortera gamla

papper? Emellertid är dessa arkiv av stor vikt bland annat vid historisk forskning

eller när man vill ha reda på information om tidigare studenter vid universitetet.

Därför är det ur bland annat vetenskaplig synvinkel viktigt att detta arkivmaterial

hanteras och vårdas på ett lämpligt sätt för att gynna framtida forskning och inte

heller minst nationernas eget behov av information för olika ändamål.

1 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”.

6

Bakgrund

Föreningsarkiv och enskilda arkiv

Viktigt att känna till när man talar om enskilda arkiv är att veta vad en folkrörelse

och ett folkrörelsearkiv är. Folkrörelse och förening är inte samma sak då

folkrörelser har en någorlunda fast organisatorisk uppbyggnad, frivillig och

omfattande medlemsanslutning, geografisk utbredning, öppet medlemskap för

dem som delar rörelsens värderingar, varaktighet, ideologi, självständighet

gentemot statsmakten och andra myndigheter samt dynamik. Frikyrko-,

nykterhets- och arbetarrörelserna under 1800-talet är exempel på folkrörelser.

Folkrörelsearkiv och föreningsarkiv är inte heller samma sak då man med

beteckningen folkrörelsearkiv oftast avser en arkivinstitution med arkivmaterial

från folkrörelserna. Dock kan många organisationer som levererat material till

folkrörelsearkiven inte anses som folkrörelser och folkrörelsearkiven har därmed i

praktiken en bredare verksamhet.2

Enligt arkivlagstiftningen finns det inga regler för ideella föreningar om att

handlingar som måste sparas. Det är endast bokföringslagen som säger att en del

av den ekonomiska redovisningen måste sparas i tio år. Trots detta utgör

föreningsarkiven en del av vårt kulturarv och är viktiga att bevara. För föreningens

egen del kan man ändå lyfta fram fyra skäl till varför föreningar bör spara vissa av

sina handlingar i ett arkiv:

• Praktiska och ekonomiska skäl: Om man har ett välordnat arkiv är det

lättare att överblicka den löpande verksamheten. Det gör att man sparar

både tid och pengar.

• Juridiska skäl: Ett arkiv är mycket viktigt för frågor angående föreningens

rättsintresse. Därför bör man ha ordning på och förvara handlingar som

kontrolluppgifter och avtal säkert och lättillgängligt.

2 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv, s. 3-10.

7

• För identiteten: Ett arkiv kan hjälpa dem som arbetar i föreningen att få

perspektiv på föreningen och deras eget arbete. Arkivet utgör föreningens

minne.

• Forskningsmässiga skäl: För de som vill forska om föreningens historia är

det viktigt att verksamheten har dokumenterats på ett tillfredsställande sätt

för att kunna få fram en så rättvisande och objektiv bild av verksamheten

som möjligt.3

Om en förening inte skulle ha plats att förvara sitt arkiv kan man lösa det

genom att deponera arkivet till ett förenings- eller folkrörelsearkiv, vilka tar emot

det antingen som gåva eller deposition. Vid deposition behåller föreningen

äganderätten till arkivet och kan föreskriva hur arkivet ska få användas vid

forskning.4

De enskilda arkiven har utomordentligt mycket att bidra med till svensk

forskning inom politik, litteraturhistoria, konsthistoria, ekonomi och sociala

områden. Detta material belyser i särskilt hög grad svenskt kulturliv, detta begrepp

taget i dess vidaste och bästa betydelse. Ingen riktig och pålitlig skildring av

exempelvis ett politiskt skede eller en konstnärs livsverk kan skrivas utan stöd av

privata källor. Det är den nakna sanningen.5

Studentnationernas historia

Uppsalas studentnationer växte fram under 1600-talet. Förebilden går tillbaka till

högmedeltiden då djäknar (elever i äldre typ av läroverk) samlades i

universitetsstäder som Bologna och Paris för att bli undervisade av beryktade

lärare. När detta skedde fanns det ingen egentlig universitetsorganisation, och

kanske just därför delade djäknarna in sig i olika sammanslutningar utifrån sin

geografiska härkomst. Dessa sammanslutningar kallades tidigt för nationes. Den

närmaste förebilden för studentnationerna i Sverige var förmodligen

universitetsorganisationen i Paris eftersom det var främst dit som skandinaviska

studenter reste för att studera under medeltiden. Att studenter slog sig samman i

nationer var naturligt eftersom hela det medeltida samhället bestod av olika

sammanslutningar såsom religiösa gillen, handelsgillen och hantverksskrån och

för att nästan alla manliga stadsbor tillhörde någon sådan organisation. Dessa

organisationers syfte var att skydda medlemmarna och befrämja brödraskap,

3 Högberg, L. (2004), Arkivera – bevara föreningens historia, s. 10-11. 4 Högberg, L. (2004), Arkivera – bevara föreningens historia, s. 66. 5 Steckzén, B. (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom”, s. 4.

8

sammanhållning och umgängesliv. De flesta av dem hade egna lokaler, även i

Sverige.6

Under 1500-talet och början av 1600-talet fanns det i Tyskland vid olika

evangelisk-lutherska universitet, bland annat Rostock som många svenskar

studerade vid – privata landskapsföreningar under benämningen

”Landsmannschaften” med syftet att samla studenter från samma landsända för

ömsesidig hjälp och förnöjelse. När Uppsala universitet återupprättades 1595

infördes eller återinfördes den så kallade depositionen, en ceremoni som troligen

hade samband med intagningsritualer i andra sammanslutningar. Syftet med

depositionen var att bokstavligen hyvla av de ohyfsade djäknarnas värsta

kantigheter, innan de förklarades för fria studenter. Efter depositionen övergick

man till dryckesgillen, så kallade cornutöl, då de äldre studenterna tog hand om de

nya studenterna och invigde dem i studentlivets hemligheter. Ur cornutölen

utvecklades med tiden mera fast organiserade små sammanslutningar av studenter

från samma landsända, som kallades landskap.7

Det äldsta kända landskapet är det västmanländska som förmodligen tillkom

1639. Uplands och Roslags landskap grundades troligen året efter. Smålands

landskap tillkom 1645 och Östgöta landskap 1646. De flesta av de övriga

landskapen tillkom under det efterföljande årtiondet. Enligt konsistorieprotokollen

från 1600-talet var många studenter råbarkade sällar som drack mycket öl och

slogs, larmade och krossade fönsterrutor på nätterna. För att förhindra dessa

dumheter förbjöds därför landskapen upprepade gånger av konsistoriet att hålla

privata sammankomster. Det visade sig dock vara omöjligt att få bukt med

studenternas ovanor på detta sätt, och konsistoriet gick därför tillväga på motsatt

sätt. 1663 beslöt man därför att tillåta landskapens existens men att man över vart

och ett av dem skulle tillsätta en professor som inspektor. De landskap som

legaliserades detta år var förutom de redan nämnda; Fjärdhundra, Stockholms,

Gästrike, Hälsinge, Västgöta, Värmlands, Kalmar, ”Ostro-Bothn. Angerman.

VestroBoth. et Medelpad” och ”Finlandz, Livonum, Gothland et Germanorum”. I

och med detta beslut hade studenterna fått en fast plats i

universitetsorganisationen, vilket ytterligare stadfästes i ett beslut från 1667 där

man slog fast att varje student måste tillhöra ett landskap, eller som det senare

kom att kallas, nation. Under de efterföljande årtiondena tillkom ytterligare några

nationer; Göteborgs 1667, Gotlands 1680 och Medelpad-Jämtlands 1686. Den

österbottniska nationen, som från 1781 kallades den finska, upphörde runt 1825.

Dessutom fanns mellan 1767 och 1780 en särskild adelsnation samt tidvis en

6 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum, s. XI. 7 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum, s. XI-XII.

9

skånsk nation.8 Den allra senaste nationen som inrättats är Skånelandens nation

som bildades 1964, vilken är en ”symbolisk” nation utan verksamhet för studenter

som inte vill ta del av nationslivet.9

Nationernas juridiska ställning

Nationer intar något av en särställning som organisation.10 De bör dock betraktas

som ideella föreningar, då de inte existerar i syfte att främja medlemmarnas

ekonomiska intressen, i så fall skulle de vara ekonomiska föreningar. Det är heller

inte meningen att nationerna ska gå med ekonomisk vinst utan de intäkter de

genererar ska vara tillfalla verksamheten för exempelvis vidareutveckling.

Vad som är lite speciellt är att nationerna är ideella föreningar som bedriver

näringsverksamhet. Denna del av verksamheten är skattepliktig. Annars är en

ideell förening vanligtvis undantagen skatteplikt. Nationer är även skyldiga att

bokföra sin verksamhet enligt bokföringslagen. Enligt 2 § Bokföringslagen

(1999:1078) ska dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med

räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat bevaras i det skick

materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Dokument,

mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara

räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram

till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret

avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och

överskådligt sätt. Nationer bör inte betraktas som myndigheter då de inte utövar

statlig verksamhet. De är således helt fristående från universitetet, som är en

myndighet. Nationernas arkiv innehåller med andra ord inte allmänna handlingar

som omfattas av offentlighetsprincipen.

Hösten 2010 kommer kår- och nationsobligatoriet avskaffas men nationerna

kommer antagligen inte ändra ställning som ideell förening för det. Det skulle vara

om de ändrar inriktning på sin verksamhet så att de skulle betraktas som

ekonomiska föreningar men det går inte att säga i skrivande stund. Det är i alla fall

inte någon effekt i sig av obligatoriets avskaffande.

Frågan om kårobligatoriets avskaffande är närmast en EU-rättslig fråga och

berörs av reglerna om föreningsfrihet i Europakonventionen, som också gäller

som lag i Sverige. Av den bestämmelsen framgår att det är förbjudet att tvinga in

medlemmar i en förening och att detta ska vara frivilligt.

8 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum, s. XII-XIII. 9 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum, s. XXV. 10 All information i detta avsnitt härstammar från en konversation via e-post med Kårjuristerna [2010-03-14 till 2010-03-17].

10

Tidigare forskning

Studentnationers arkivhantering är ett helt outforskat område. Däremot finns det

mycket forskat om förenings- och folkrörelsearkiv samt enskilda arkiv i

allmänhet. Sedan finns det en del forskat och skrivet om nationernas historia.

Flera av nationerna har gett ut skildringar av nationens historia. Flera nationer har

också gett ut redogörelser för enstaka händelser i nationens historia, både sådana

som ägt rum i samband med skriftens tryckning och äldre händelser. Vissa

nationer har även gett ut sammanställningar över tidigare medlemmar.

I artikeln ”Folkrörelsearkivsektorn” beskriver Lars-Olof Welander hur

arkivhanteringen fungerar inom denna sektor. Enligt honom är det internt inom

folkrörelser ovanligt med bestämmelser som reglerar arkivvården. Undantaget är

organisationer med väl utvecklad arkivfunktion eller som stimulerats att etablera

goda arkivrutiner genom konsultinsatser eller liknande. I dessa fall arbetar man

främst för att etablera en praxis liknande den för offentlig sektor. Inom

folkrörelser vållar arkivbildningen i form av protokoll, årsberättelser, cirkulär och

räkenskaper mindre problem medan hanteringen av exempelvis medlemsregister,

korrespondens och handlingar tillhörande skilda verksamhetsområden är

besvärligare ur arkivsynpunkt till följd av bland annat ny teknik, brist på

ändamålsenliga arkivläggningsprinciper, negligerande av gallringsförfrågan m.m.

Något annat som ofta är mycket besvärande är bristande samordning mellan

kontors- och arkivrutiner eller avsaknad av de senare i olika utsträckning.

Problemen har att göra med bristen på generella föreskrifter för arkivvård

motsvarande de som finns för den offentliga sektorn. Det är endast organisationer

med arkivfunktion på en särskild nivå som gallrar på ett genomtänkt sätt.

Fortfarande dominerar traditionellt upplagda korrespondensserier istället för

dossierplaner. Det är nästan bara organisationer med en väl utvecklad

arkivfunktion som har särskilda rutiner för att styra arkivbildningen. Angående

arkivlokaler ser det både bra och dåligt ut. Många riksorganisationer har utmärkta

lokaler medan det hos andra är betydligt sämre. I allmänhet är det något sämre

lokalt än på riksnivå.11

11 Welander, L-O. (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn”, s. 31-33.

11

Avslutningsvis redogör Welander för de stödinsatser som finns för

folkrörelsearkiven.12 På riksnivå kan folkrörelserna vända sig till både offentliga

som egna arkivinstitutioner. Bland ”aktörerna” kan man också finna så pass väl

utbyggda arkivfunktioner som ger arkivservice i olika former åt hela den egna

rörelsen. Exempel på regelrätta arkivinstitutioner är Arbetarrörelsens arkiv och

bibliotek (ARAB) samt Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (TAM).

Riksarkivet tar sedan långt tillbaka emot depositioner från organisationer utanför

arbetarrörelsen och ger hjälp åt organisationer med löpande arkivfrågor genom

Enskilda nämnden. Enskilda nämnden ger också stöd i olika former åt regionala

och lokala folkrörelsearkiv.13 Folkrörelsernas arkivförbund (FA) är ett samarbets-

och serviceorgan för anslutna arkiv och organisationer vars uppgift är att tillvarata

medlemmarnas intressen och främja arkivverksamheten inom organisationer och

folkrörelse-/föreningsarkiv.14

Tore Johansson beskriver i artikeln ”Folkrörelsernas arkivsituation” de

bristande förhållanden varunder många föreningsarkiv sköts. Föreningsarkivens

position försvagas av att organisationer ofta endast undantagsvis ägnat någon

uppmärksamhet åt arkivfrågor i sina stadgar och arbetsordningar. Något som

förhoppningsvis skulle kunna förbättra det kritiska tillstånd som framför allt de

lokala föreningarnas arkiv befinner sig i vore generella och allmänt verkande

föreskrifter för föreningsarkiv. Likaså att varje förening utsåg en arkivansvarig.

För att dessa åtgärder av författningsmässig karaktär ska bli effektiva måste de

emellertid kombineras med en utökad upplysningsverksamhet som både siktar på

att understryka forskningsvärdet hos föreningsarkiven samt på att ge råd och

anvisningar angående anställdas och förtroendemäns dagliga användande av

arkiven. I sista hand är det de enskildas kunskaper och motivation som avgör vilka

resultat som uppnås. Ett allvarligt handikapp för folkrörelsernas arkivvård är

avsaknaden av juridisk och stadgemässig förankring vilket ställer de

arkivansvariga inför många svåra avgöranden där kulturella och praktisk-

ekonomiska önskemål ska vägas mot varandra. Kostnadsaspekterna på hantering

och förvaring av arkivmaterial tillmäts i allmänhet samma stora betydelse inom

folkrörelserna som inom exempelvis näringslivet.15

Tore Johansson fortsätter med att hävda att på det lokala planet där de allra

flesta arkivbildare finns kännetecknas såväl arkivbildningen som förvaringen av

stor splittring, särskilt hos de ideella föreningarna. Det är exempelvis vanligt att en

förenings arkiv omhändertas och förvaras av flera olika funktionärer,

räkenskaperna av kassören, protokoll och korrespondens av sekreteraren, juridiska

12 Då inget annat anges är informationen i detta stycke hämtad från Welander, L-O. (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn”, s. 34-36. 13 Riksarkivets webbsida > Arkivhantering > Privata/enskilda (2010-05-13). 14 Folkrörelsernas arkivförbunds webbsida (2010-05-13). 15 Johansson, T. (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation”, s. 48.

12

handlingar av ordföranden och så vidare. Detta innebär helt klart stora faror för

arkiven. I många fall har det hänt att funktionärer när de avgått endast delvis eller

inte alls överlämnat sitt material till efterträdaren och att därmed luckor uppstått i

arkivet. Mycket material har också försvunnit genom att efterlevande till

föreningsfunktionärer helt enkelt kastat handlingarna i soporna. Arkivbildningen

påverkas också av om arkivbildaren är en ideell eller ekonomisk förening. Ideella

föreningar utmärks av decentraliserad arkivbildning och förvaring och av små

arkivbestånd. Ekonomiska föreningar har i regel egna kanslier med fasta

kontorsrutiner och en arkivbildning som är betydligt större än de ideella

föreningarnas.16

Birger Steckzén redogör i artikeln ”De enskilda arkiven – en kulturegendom”

för den omfattande förstörelsen av privata arkiv. Enligt honom har tyvärr det

mesta av våra enskilda arkiv plundrats till förintelse eller förskingrats. Denna

ödeläggelse pågår ännu och inför våra ögon och detta i en omfattning som inte ens

professionella historiker känner till. En stor del av denna förstörelse görs avsiktligt

och har att göra med uppfattningen att man inte ska blotta sig för eftervärlden och

inte prisge släkt och vänner. Men vid sidan av den avsiktliga förstörelsen sker en

annan mer omfattande och mer skrämmande förstörelse av privata arkiv, som

beror på okunnighet, bristande kulturintresse och kanske också tankelättja.

Lyckligtvis finns det dock många exempel på privatarkiv som vårdas pietetsfullt

och med stark känsla för det kulturarv som arkiven utgör.17

I artikeln ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet” lyfter Otto Nilsson

fram en viktig aspekt som ibland försummas i föreningars arkivhantering. Det är

enligt honom viktigt att man som arkivarie i en förening väljer en person som är

lämplig för uppdraget, eftersom det ibland händer att någon väljs på måfå vare sig

denne är lämplig eller intresserad av att vara arkivarie.18

Enligt Det svenska föreningslivet och dess arkiv av Anneli Sundqvist har

många av de äldre enskilda arkiven i Sverige bevarats genom att de överlämnats

till olika offentliga institutioner som universitets- och skolbibliotek, museer och

senare de offentliga arkivinstitutionerna. Dessa utgörs av arkiv från företag,

föreningar och organisationer, men kanske främst arkiv från gårdar, slott och

enskilda personer. Exempelvis förvarar Riksarkivet 19 000 hyllmeter med

enskilda arkiv efter personer, släkter, gods, organisationer, företag, stiftelser,

akademier m.m. Dessa har förvärvats av Riksarkivet på olika sätt, genom

konfiskationer, köp, gåvor och donationer eller genom depositioner där

överlåtaren har behållit äganderätten till materialet.19 Enligt samma uppsats utgörs

de huvudsakliga arbetsuppgifterna hos flertalet av de undersökta

16 Johansson, T. (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation”, s. 49. 17 Steckzén, B. (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom”, s. 4. 18 Nilsson, O. (1962), ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet”, s. 4. 19 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv, s. 7.

13

folkrörelsearkiven enligt stadgarna av att inventera, samla, förteckna, bevara och

vårda handlingar samt att tillhandahålla dessa för forskningsändamål. Andra

uppgifter som ibland förekommer är att väcka och stödja intresse för

folkrörelsernas och föreningslivets historia.20

I artikeln ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”

diskuterar Fia Ewald bland annat de problem som förekommer inom svensk

arkivhantering till följd av att det saknas en heltäckande definition av och en

kreativ diskussion om arkivbildarbegreppet. Ewald relaterar också detta till

Müllers, Keiths och Fruins uppfattning om att arkiveringen inte ska styra

arkivbildningen, utan att arkivarierna istället ska analysera det uppkomna arkivet

utifrån dess unika förutsättningar och sedan skapa ordning utifrån detta.

Förutsättningarna för användandet av arkivbildarbegreppet har förändrats med

tiden. När proveniensprincipen introducerades var en myndighet en myndighet

och ingenting annat. Sedan dess har informationsmängden ökat explosionsartat,

organisationerna blivit allt mer komplexa och den tekniska utvecklingen gått

snabbt framåt. Numera sker dessutom ständiga omorganisationer, ändrade

huvudmannaskap, subspecialiter och privatiseringar. För att det ska vara möjligt

att efterleva proveniensprincipen i dagens arkivhantering menar Ewald att

arkivarien aktivt ska gå in och styra dokumenthanteringen, men utifrån

verksamhetens behov och inte utifrån någon arkivinstitutions krav.21

Ewald fortsätter med att beskriva följderna av att det saknas en definition av

arkivbildarbegreppet. Om man ser sig om i arkiv av olika slag i Sverige så blir det

snabbt uppenbart att bristen på en definition av begreppet har ställt till mycket

förtret. Resultatet har blivit att man försökt lösa avgränsningsproblemen på ett

särskilt sätt i varje enskilt fall vilket har lett till mer eller mindre genomtänkta

delvis lokala principer. Huvudproblemet enligt Ewald är att man haft en

undermedveten föreställning om att en arkivbildare motsvaras av ett arkiv som i

sin tur motsvaras av en arkivförteckning. Denna princip är enligt Ewald mycket

svår att uppnå och är inte heller önskvärd i många fall. Ewald menar att man med

fördel kan tänka sig att samma arkivbildare kan ha flera arkiv och att det idag

redan är så. Om en arkivbildare existerat under lång tid förefaller det Ewald

naturligt att man med jämna mellanrum avställer arkivdelar som kronologiskt och

processuellt hänger samman och upprättar en förteckning för varje del. Likaså

menar hon att det är fullt möjligt och ofta en fördel att ha flera förteckningar till

samma arkiv och att vi helt enkelt måste lära oss att skilja på fysisk organisation

och att förteckna. Däremot finns det negativa avvikelser från den tidigare nämnda

undermedvetna föreställningen, som att man inte har någon förteckning alls, eller

vad som är vanligt, att man blandar flera arkivbildare i samma arkiv. Något annat

20 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv, s. 11. 21 Ewald, Fia (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 29-31.

14

som förekommer är att man inte har bestämt hur man ska se på sekundär

proveniens. Ewald hävdar att det är viktigt att faktiskt avsluta arkiv när

verksamheten omorganiseras, byter huvudman eller upphör eftersom

förteckningen annars skulle ge en minskad överblick. När man betraktar svenska

arkivbildningar blir det uppenbart att det har varit mycket lättare att

sammanblanda än att dela upp arkiv på detta sätt.22

En slutsats i Ewalds artikel är att arkivbildarbegreppet inte använts särskilt

konsekvent i de pappersbaserade arkiven av olika anledningar och att

huvudorsaken till detta är den bristfälliga definitionen av och diskussionen om

begreppets tillämpning. Ewald tycker också att arkivbildarbegreppet ska ersättas

med avgränsningsformer som i mycket liknar arkivbildarbegreppet.23

Sammanfattningsvis kan sägas att tidigare forskning vilken kan knytas till

detta ämne bland annat har kommit fram till är att hanteringen av föreningsarkiv

och enskilda arkiv oftast är bristfällig. Detta har bland annat att göra med bristen

på generella föreskrifter liknande de som gäller för den offentliga sektorn, att det

internt inom föreningar är ovanligt med bestämmelser som reglerar

arkivhanteringen och att många föreningar endast undantagsvis ägnat

arkivfrågorna någon uppmärksamhet. I sista hand är det de enskildas kunskaper

och motivation som avgör vilka resultat som uppnås. På det lokala planet där de

allra flesta arkivbildare finns kännetecknas såväl arkivbildningen som förvaringen

av stor splittring, särskilt hos de ideella föreningarna, samt att det mesta av våra

enskilda arkiv tyvärr plundrats till förintelse eller förskingrats. Men många av de

äldre enskilda arkiven i Sverige har också bevarats genom att de överlämnats till

olika offentliga institutioner. Något som tidigare forskning generellt har kommit

fram till är att föreningsarkiv kan vända sig till andra arkivinstitutioner för att få

hjälp med sin arkivhantering och att dessa ibland på olika sätt tar emot

depositioner av arkivmaterial. En annan slutsats av tidigare forskning är att

proveniensprincipen som avgränsningshjälpmedel kan vara problematisk att

tillämpa på enskilda arkiv i dagsläget.

22 Ewald, F. (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 33-35. 23 Ewald, F. (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 42.

15

Teoretiska utgångspunkter och frågeställningar

Enligt Berndt Fredriksson har forskningen inom forskningsdisciplinen

arkivvetenskap två huvudinriktningar med delvis lite olika målgrupper. Den ena

som syftar till att utveckla arkivverksamheten kallar han normativ arkivvetenskap.

Den andra inriktningen som undersöker de faktiska förhållandena vad gäller

bestånd av handlingar, arkivbildare eller arkivverksamheten och dess

förutsättningar i allmänhet kallar han empirisk arkivvetenskap.

Denna studie hör hemma i den empiriska vetenskapen eftersom den främst

utgör en kartläggning av hur arkivverksamheten vid Uppsalas studentnationer ser

ut och inte har som sitt främsta syfte att utveckla den, även om studien i

förlängningen förhoppningsvis kan bidra även till detta. En av målgrupperna för

den empiriska arkivvetenskapen är arkivens användare. Genom undersökningar av

arkivbestånd och arkivbildare ska arkivens användare få kunskaper för att kunna

förstå och tolka handlingarnas innehåll samt utnyttja de sökhjälpmedel som

skapats i arkivbildningen. En ytterligare målgrupp för denna forskningsinriktning

är även arkivverksamheten genom perspektivet att ta tillvara tidigare erfarenheter

genom att ”lära av det förflutna” för att förstå såväl den nuvarande situationen

som de tankar och avvägningar vilka ligger bakom tidigare lösningar. En tredje

målgrupp finns också, nämligen den vetenskapliga forskningsutvecklingen inom

ämnet. Genom att analysera förutsättningarna för arkivbildningen sett i sitt totala,

samhälleliga sammanhang och specifikt i undersökningar av den aktuella

arkivverksamheten ger arkivvetenskapen faktaunderlag för diskussioner och

kartläggning av forsknings- och utvecklingsbehov.24

Forskningen inom arkivvetenskap innehåller ett antal forskningsinriktningar

som är så olikartade i sin karaktär att man måste diskutera teori- och

metodutvecklingen för vart och ett av dem. De inriktningar inom den empiriska

arkivvetenskapen som denna studie kan knytas till är beståndsanalys,

arkivarieprofessionen och arkivanvändning.25

För holländarna Muller, Feith och Fruin som 1898 gav ut sin berömda

arkivhandbok baserad på proveniensprincipen var det självklara

forskningsobjektet för arkivvetenskapen de arkivhandlingar som skulle bevaras.

24 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 82-86. 25 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 82-86.

16

Men redan sedan början av 1800-talet har det funnits en lång tradition av

undersökningar med handlingsbestånd eller enstaka handlingar som

forskningsobjekt. Dessa har inte bara fokuserat på handlingarna i sig och deras

innehåll utan även ordnings- och förteckningsarbeten samt andra insatser av

arkivarier som behandlat materialet har varit föremål för studier. En del av denna

typ av forskning ingår som delundersökningar i den källkritiska analysen av

forskningsmaterialet som blev en viktig del av historieforskningen i och med det

historisk-kritiska genombrottet.26

Arkivarieprofessionens innehåll och utveckling är ett annat viktigt och nästan

försummat forskningsområde. Här är en aspekt från den postmodernistiska

arkivvetenskapen betydelsefull, att inse betydelsen av och undersöka hur

arkivariens hantering av arkivhandlingarna påverkar förståelsen av arkivens

innehåll. Enligt detta synsätt är arkivarier inte värdeobjektiva i sitt handlande, men

de handlar inte heller godtyckligt. Värderingarna finns i kontexten som arkivarien

verkar i. Uppgiften för arkivvetenskapen är därför att klarlägga och diskutera

denna kontext. Här är det dock inte själva värderingarna som är det viktiga utan

deras konsekvenser för arkivariens agerande.27 För att förstå denna kontext kan

exempelvis arkivariens utbildningsgrad ha stor betydelse, vilket är en viktig aspekt

i denna studie. Även i vilken utsträckning man följer äldre rutiner spelar roll i

detta fall.

Arkivanvändning är ett tämligen outforskat område som man kan analysera

genom att studera vetenskapliga arbeten för att se vilka källor forskare har använt

eller genom att vända sig direkt till forskare och fråga dem. Själv har jag inte

använt någon av dessa metoder av brist på underlag utan har vänt mig till

arkivarien med frågor.28

Min huvudsakliga frågeställning var:

• Varför ser arkivhanteringen på Uppsalas studentnationer ut som den gör?

Utifrån denna fråga valde jag ut följande delfrågor:

• Hur ser arkivbestånden, arkivredovisningarna och arkivlokalerna ut?

• Vad fyller nationernas arkiv för funktioner?

• Hur ser riktlinjerna ut och hur utförs den löpande arkivhanteringen?

26 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 85. 27 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 85-86. 28 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 86.

17

• Hur påverkar arkivariernas hantering av arkivhandlingarna förståelsen av

arkivens innehåll?

18

Källmaterial och metodredovisning

Den främsta metoden jag använt i studien har varit halvstrukturerade intervjuer.

Jag har besökt samtliga nationer där jag har intervjuat deras arkivarier och tittat på

deras arkivlokaler. I de fall då nationen hade två arkivarier har jag bara intervjuat

en av dem, och valet av intervjuperson gjordes på måfå då jag inte visste vem som

var lämpligast. På Stockholms nation var inte den nuvarande arkivarien beredd på

att bli intervjuad då denne inte hade tid och inte heller var så insatt i nationens

arkivhantering. En tidigare arkivarie vid nationen som var mer insatt bodde och

arbetade dessutom i Stockholm. Därför genomfördes den intervjun genom en

konversation via e-post med den tidigare arkivarien. På Göteborgs nation hade

inte den nuvarande arkivarien tillgång till arkivredovisningen så därför fick jag

ställa några frågor om denna till den föregående arkivarien över telefon. För att få

information om nationernas äldre deponerade material på Carolina Rediviva

ställde jag några frågor över telefon till Handskrifts- och musikenheten. Vad gäller

Skånelandens nation gjorde jag bara en kort telefonintervju då denna nation i sin

egenskap av att vara en fiktiv nation har en minimal arkivhantering. När jag

refererar till samtliga nationer i uppsatsen är denna nation inte inkluderad, och

dess arkivhantering omnämns separat i slutet av undersökningsavsnittet då denna

nations arkivhantering inte är särskilt jämförbar med de andra nationernas.

Studentkårens och kuratorskonventets arkiv har jag inte berört då dessa

organisationsmässigt inte är särskilt jämförbara med nationerna.

Alla intervjupersoner har varit anonyma. Detta för att det kan vara svårt för

informanter att själva överblicka konsekvenserna av svaren som de lämnat. När

jag genomfört intervjuerna har jag först frågat arkivarien om hans eller hennes

utbildning för uppdraget och hur han eller hon arbetar samt övriga frågor om

ämbetet. Sedan har jag ställt frågor om arkivets struktur, ålder, omfång, innehåll,

besöksfrekvens och så vidare. Jag har också själv granskat arkivredovisningen,

arkivhandlingarna och själva arkivlokalen. Under själva intervjun har jag använt

ett häfte med 41 frågor som jag ställt och noggrant antecknat svaren jag fått.

Frågorna finns med i bilaga 1 i slutet av uppsatsen. Bandspelare användes inte

under intervjuerna då någon sådan inte fanns att tillgå från institutionen. Längden

på intervjuerna varierade men varade i genomsnitt 80 minuter. Efter att ha gjort

intervjuerna renskrev jag anteckningarna i datorn. Sedan sammanställde jag

undersökningen utifrån detta material. Rubrikerna i undersökningsdelen av

19

uppsatsen överenstämmer på ett ungefär med intervjufrågorna. Detta för att många

intervjufrågor var specificerade och lämpligast behandlas under egna rubriker.

Vad jag har lyft fram i undersökningen är främst de generella dragen om hur

nationernas arkivhantering såg ut, och inte detaljerade redogörelser för situationen

på varenda nation då studien skulle ha blivit på tok för omfattande.

I boken Forskningsintervjun – tekniker och genomförande redogör Bill

Gillham för olika metoder som kan användas vid intervjuer. De metoder han

beskriver som kan anses relevanta i en studie som denna är ostrukturerade,

halvstrukturerade och strukturerade intervjuer. Ostrukturerade intervjuer är enligt

Gillham bra att använda som utforskande teknik och för att få fram en berättelse,

eftersom man inte följer en strikt uppsättning av frågor utan låter intervjupersonen

bestämma strukturen på intervjun. Halvstrukturerade intervjuer är den viktigaste

typen av forskningsintervju då den inrymmer en flexibilitet som balanseras av

struktur. De skapar med andra ord balans mellan struktur och öppenhet, uppnår

ungefär likvärdigt innehåll med hjälp av stödord och underlättar den efterföljande

analysen genom strukturen. Dessa intervjuer utmärks bland annat av att samma

frågor ställs till alla intervjupersoner, att frågorna är öppna på så sätt att de inte

enbart ger specificerade svarsalternativ och att följdfrågor ibland används för att

inhämta ytterligare relevant information. Strukturerade intervjuer genomförs med

hjälp av formulär med specificerade frågor. Dessa är snabbadministrerade samt

lätta att hålla igång och styra. Intervjumaterialet är dessutom effektivt

föranalyserat.29

För min studie har halvstrukturerade intervjuer använts. Intervjuerna var i hög

grad standardiserade, det vill säga de utfördes till större delen likadant.

Undantagen var att jag ibland ställde relevanta följdfrågor, varför frågelistan inte

alltid utgör de enda frågorna jag ställt. Intervjuerna var strukturerade i hög grad i

den meningen att de hade en struktur och tydligt var utformade efter att ge svar

inom ett specifikt ämne och inget annat. Intervjufrågorna var dock oftast

ostrukturerade i den meningen att svarsmöjligheterna var öppna, och inte bara

innefattade specifika svarsalternativ.

Att mina intervjuer i relativt hög grad var standardiserade och strukturerade (i

meningen att de var utformade för att ge svar inom ett visst ämne) samt att jag

använde frågeformulär med många frågor var i det närmaste nödvändigt i mitt fall.

Detta för att jag annars förmodligen skulle ha missat värdefull information om jag

inte hade följt mitt formulär med dess många frågor. Att göra på detta sätt var

dessutom nödvändigt för att hitta bra jämförelsepunkter mellan nationerna.

Intervjufrågornas öppenhet var nödvändig då vissa frågor var av kvalitativ natur

och kunde besvaras på ett flertal sätt. Någon annan intervjumetod än

halvstrukturerade intervjuer var således inte att tänka på.

29 Gillham, B. (2008), Forskningsintervjun – tekniker och genomförande, s. 73-123.

20

Undersökning

Detta avsnitt är en sammanställning av den information som uppkom under

studiebesöken och intervjuerna. I de fall då enstaka nationer åsyftas kommer

informationen från just deras arkivarier. När nationerna generellt eller ett visst

antal nationer åsyftas bygger detta på kombinerade svar från arkivarier vid flera

nationer. I stort sett all information i avsnittet bygger på studiebesöken och

intervjuerna men då så inte är fallet finns det referenser till källan.

Arkivariernas huvudsakliga sysselsättning

Alla arkivarier förutom de vid Norrlands och Uplands nation var studenter vid

Uppsala universitet. Vilket ämne man studerade varierade kraftigt. Historia,

statsvetenskap, maskinteknik, geologi, ekonomi och vårdvetenskap var exempel

på ämnen som arkivarierna studerade och det fanns ingen tydlig tendens att man

valde att engagera sig som arkivarie i nationen för att man hade specifika skäl att

intressera sig för just arkivarieämbetet. Oftast berodde det på att man ville bli

ämbetsman i nationen och så valde man arkivarieämbetet som vilket ämbete som

helst. Arkivarien vid Norrlands nation var yrkesverksam som arkivarie vid en

arkivinstitution i Uppsala och hade studerat arkivvetenskap vid Uppsala

universitet. Uplands nations arkivarie var också yrkesverksam som arkivarie vid

en myndighet i Stockholm och hade en fil. kand. i arkivvetenskap från

Mitthögskolan i Härnösand. Båda dessa arkivarier var seniormedlemmar i sina

respektive nationer och hade tillsatts som arkivarier i nationen under studietiden

och därefter blivit kvar. Enligt stadgarna hos samtliga nationer var det nämligen

möjligt att stanna kvar som medlem i nationen även fast man slutat studera, något

som ett fåtal nationsmedlemmar valde att göra. Kalmar nation hade också en

överarkivarie som var seniormedlem. Det fanns inga formella valbarhetskrav för

att bli arkivarie vid en nation, dock var grundprincipen att man skulle vara

medlem i nationen.

21

Arkivariernas tillsättning

Samtliga nationer förutom Södermanlands-Nerikes nation tillsatte sina arkivarier

vid landskapen som var nationernas högsta beslutande organ. På landskapen

tillsattes nationernas olika ämbeten genom val bland de nationsmedlemmar som

sökt olika ämbeten vilka de anmält sitt intresse för hos valberedningar. Några

arkivarier hade innan de anmält sitt intresse blivit tillfrågade av sin nations

valberedning om de ville ställa upp. På Södermanlands-Nerikes nation tillsattes

arkivarien och antikvarien genom nationsnämnden och inte genom landskapet som

var det vanligaste sättet att bli tillsatt som ämbetsman. För hur lång tid man

tillsattes som arkivarie varierade. Alla nationer förutom Smålands,

Södermanlands-Nerikes, Uplands och Västgöta tillsatte sina arkivarier för två

terminer. Smålands och Västgöta tillsatte arkivarierna på en termin.

Södermanlands-Nerikes tillsatte arkivarier på obestämd tid, något som kan ha att

göra med att de inte tillsattes på landskapet som andra ämbetsmän. Detta kan

upplevas som olämpligt då det borde anses bättre att ha tidsbestämda

mandatperioder för att göra det möjligt för fler att bli ämbetsmän i nationen då

genomströmningen bland studenter är stor idag. Uplands nations arkivarier

tillsattes för tre år vilket var lång tid jämfört med andra poster hos Uplands.

Orsaken till den långa mandatperioden var att man ansåg att det var bra att ha

kontinuitet på posten. Att tillsätta en nationsarkivarie för tre år kan anses

olämpligt då i stort sett samtliga nationsämbeten brukar vara i en till två terminer.

Detta för att genomströmningen bland studenter är stor och man vill att så många

som möjligt ska ha möjligheten att bli ämbetsmän. Kalmar nation hade också en

överarkivarie som tillsattes för fem år. Att ha en lång mandatperiod för ett särskilt

arkivarieämbete som detta kan dock anses relevant då man ändå har ett ordinärt

arkivarieämbete med kort mandatperiod. De flesta av de nuvarande arkivarierna

hade bara blivit tillsatta som arkivarie en gång, undantagen var Kalmar, Norrlands,

Östgöta och Uplands nations arkivarier som innehaft sina ämbeten i tre, fyra, fem

och 13 år. Generellt verkade det inte som om det var någon stor konkurrens om

arkivarieämbetena.

Arkivariernas förmåner

Ingen av arkivarierna blev arvoderade för vad de gjorde. Dock hade Stockholms

nations arkivarier tidigare tillfälligtvis blivit arvoderade för att genomföra

arkivrevision. De vanligaste förmånerna man fick som arkivarie var att man fick

gå på ämbetsmannaaktiviteter som middagar och ”brytleg” som innebar att man

fick gå före i kön på nationen. Sedan förekom det ibland liknande förmåner som

billigare pris i nationspuben och så vidare.

22

Arkivariernas utbildning

Den enda utbildning för ämbetet som de flesta arkivarier fått var en introduktion

av den föregående arkivarien. Arkivarierna vid Göteborgs, Norrlands, Stockholms

och Uplands hade inte fått någon utbildning alls genom nationen även om

Norrlands och Uplands arkivarier numera är yrkesverksamma som arkivarier.

Kalmar nation hade också en överarkivarie som hade disputerat på en

doktorsavhandling om fäbodar. Arkivariekonventet (se ”Samarbete mellan

arkivarierna”) höll också korta kurser i arkivkunskap för främst nytillsatta

arkivarier som leddes av professionella arkivarier. Konventet höll också

arkivseminarier någon gång om året om vad som skulle sparas och hur

arkivsystemet fungerade. En gång hade man också gjort ett studiebesök på

Landsarkivet i Uppsala. Genom arkivariekonventet fick man möjlighet att

diskutera arkivhantering med andra nationsarkivarier, men det var lite si och så

om alla var där. Sedan hade arkivariekonventet upprättat ett kompendium kallat

”Arkivariekonventets A-Ö – en guide för antikvarier och arkivarier” från 2001

som är ett 14-sidigt kompendium varav sju sidor innehåller grundläggande råd

främst för nytillsatta arkivarier. Även innan det nuvarande kompendiet

sammanställdes förekom olika arkivhandledningar skapade för konventet.30 Den

korta utbildningen för nationernas arkivarier och kompendiets tunnhet kan

kritiseras, men man får också tänka på att nationernas arkiv är föreningsarkiv utan

några större juridiska krav på att arkivhanteringen måste skötas på ett visst sätt.

Sedan är mandatperioden kort och tiden som arkivarierna lägger ner på sitt ämbete

inte heller så stor eftersom de arbetar heltid med studier eller annat vid sidan om,

varför det inte heller behöver anses nödvändigt med någon mer omfattande

upplärning.

Arkivariernas arbetsuppgifter

Nationsarkivariernas arbetsuppgifter var samma arbetsuppgifter som

yrkesverksamma arkivariers. Att ordna och förteckna handlingar, tillgängliggöra

arkivet internt och externt, hjälpa gamla medlemmar som kommer tillbaka till

nationen och släktforskare att ta fram handlingar, samt rådgivande funktioner som

att säga till ämbetsmännen vilka handlingar som skulle till arkivet och hur de

skulle hantera sina dokument var sådant som nationsarkivarierna ägnade sig åt.

Detta var också uppfattningen hos Norrlands nations arkivarie som var

yrkesverksam som arkivarie. Enligt denne var det ingen skillnad jämfört med att

jobba professionellt vad gällde arbetsuppgifterna. I Göteborgs nation hade

30 Arkivariekonventets A-Ö – En guide för antikvarier och arkivarier (opublicerat kompendium sammanställt 2001 av Arkivariekonventet i Uppsala).

23

arkivarien dessutom en ytterligare arbetsuppgift som inte förekom på andra

nationer, nämligen att vara sekreterare i kulturnämnden. En arkivarie nämnde

också som en arbetsuppgift att representera nationen i arkivariekonventet. Många

nationer hade stadgar där arkivariens arbetsuppgifter fanns specificerade som

verkade överensstämma tämligen bra med vad professionella arkivarier gör.

Samtliga nationsarkivarier verkade ha relativt bra kännedom om en arkivaries

arbetsuppgifter. Norrlands nation hade förutom den ordinäre arkivarien också en

biträdande arkivarie som fungerade som en assistent. Denne hade inte samma

kunskaper som arkivarien och utförde enklare arbetsuppgifter under handledning

av arkivarien.

Samarbete mellan arkivarierna

Samtliga arkivarier var medlemmar i arkivariekonventet som var ett

samarbetsorgan för nationernas arkivarier och antikvarier. Konventet var ett av 13

underkonvent till kuratorskonventet. Det bildades som ett arkivarieutskott (ArkU)

till Bibliotekariekonventet den 3 december 1991. Därefter fick det en något högre

status som Arkivarieunderkonventet (ArkU) efter konstitutionen den 15 mars

1994. Sedan bytte konventet namn till att bara heta Arkivariekonventet (ArkK)

och sedan november 1996 är förkortningen AK. Enligt arbetsordningen för

arkivariekonventet utgjordes dess uppgifter av att:

• Verka för ett bra samarbete mellan nationernas arkivarier och antikvarier.

• Verka för god arkivsed och god antikvarisk sed bland Uppsalas nationer.

• Bidra till kunskapsutbyte mellan och fortbildning av konventets ledamöter.

• Anordna studiebesök eller föredrag utanför nationsverksamheten.

• Göra studiebesök i nationsarkiven.

• Yttra sig i frågor Kuratorskonventet hänskjuter till Arkivariekonventet.

• Genom sociala aktiviteter stärka sammanhållningen mellan nationernas

arkivarier och antikvarier.31

Genom arkivariekonventet hade arkivarierna möjlighet att diskutera

arkivrelaterade problem och annat med andra nationsarkivarier. Dock verkade det

som att arkivariekonventets funktion i första hand var att fungera som

31 Kuratorskonventets webbplats > Underkonvent [2010-05-17].

24

umgängesförening bland nationernas arkivarier och i andra hand att främja

arkivhanteringen. Många arkivarier gick inte heller på konventets sammanträden.

Arkivariekonventet höll som tidigare nämnts korta kurser i arkivkunskap för

nytillsatta arkivarier som leddes av professionella arkivarier. Konventet höll också

arkivseminarier någon gång om året om vad som skulle sparas och hur

arkivsystemet fungerade. Man gjorde arkivvandringar hos samtliga nationer och

en gång hade man också gjort ett studiebesök på Landsarkivet i Uppsala.

Arkivariekonventet hade dessutom upprättat det tidigare nämnda kompendiet som

hjälpreda för främst nytillsatta arkivarier. Något mer samarbete mellan

arkivarierna än detta förekom inte.

Arkivarieämbetets omfattning i tid

Arkivarierna verkade i genomsnitt lägga ner ett fåtal timmar i veckan på sitt

ämbete och många ansåg att arbetsbördan var lätt, även om man också hade

kunnat lägga ner betydligt mer tid. Hur mycket tid arkivarierna lade ner på sitt

ämbete varierade mycket under terminen. Ibland var det mycket att göra och

ibland väldigt lite. Det verkade som om arbetsbördan var säsongsbetonad och att

det var mycket att göra i början och slutet av terminer då kuratorer byttes ut och

handlingar från kuratorsexpeditionen behövde tillföras arkivet. Många arkivarier

ansåg också att man fick bestämma mycket själv hur mycket tid man ville lägga

ner och att man inte var tvungen att lägga ner massor av tid då det skedde ideellt.

Många arkivarier hade inte jobbat så mycket när de hade annat att göra och hade

istället jobbat mer när de haft mer tid.

Antalet arkivarier på nationerna

Hur många arkivarier man hade på nationerna varierade. Gotlands, Göteborgs,

Stockholms, Uplands, Värmlands, Västgöta och Västmanlands-Dala nation hade

alla bara en arkivarie. Gästrike-Hälsinge, Smålands och Östgöta nation hade två

arkivarier som båda utförde samma arbetsuppgifter. Kalmar nation hade bara ett

arkivarieämbete men också en överarkivarie som till skillnad från den ordinäre

arkivarien tillsattes för fem år. Norrlands nation hade förutom den ordinäre

arkivarien också en biträdande arkivarie som fungerade som en assistent. Denne

hade inte samma kunskaper som arkivarien och utförde enklare arbetsuppgifter

under handledning av arkivarien. På Södermanlands-Nerikes nation var det

visserligen endast arkivarien som formellt var ansvarig för arkivet. Ändå skedde

det en del samarbete mellan arkivarien, antikvarien och bibliotekarien samt att

även biblioteksnämnden kunde hjälpa till. Orsaken till varför vissa nationer hade

en arkivarie och andra två arkivarier är svår att besvara eftersom flera av de

25

nationer som hade två arkivarier inte var större till medlemsantalet eller hade

större arkivbestånd än de som bara hade en arkivarie. Förmodligen hade det att

göra med att vissa av de nationer som hade två arkivarier helt enkelt prioriterade

arkivhanteringen högre än vissa av nationerna med en arkivarie.

Placeringen av nationernas handlingar

Samtliga nationer hade egna arkivlokaler där det fanns handlingar som oftast gick

tillbaka några decennier, varav åldern på de nyaste handlingarna i arkiven

varierade mellan några dagar till tre år. Gästrike-Hälsinge nation hade två

arkivlokaler varav den ena innehöll trycksaker och fungerade som arbetsrum för

arkivarien. Södermanlands-Nerikes nation hade vissa av handlingarna placerade i

anslutning till biblioteket sedan det blivit en vattenläcka i arkivlokalen. De allra

nyaste handlingarna som kuratorerna fortfarande hade mycket användning för

fanns på nationernas kuratorsexpeditioner. Nationernas äldsta handlingar som

utgjorde majoriteten av arkivbestånden fanns deponerade på Handskrifts- och

musikenheten på Carolina Rediviva, dit alla nationer hade deponerat arkivmaterial

sedan mycket långt tillbaka. De äldsta av dessa handlingar sträckte sig i regel

tillbaka till 1600-talet.32 De senaste åren hade Carolina Rediviva emellertid inte

tagit emot fler depositioner eftersom de hade ont om utrymme, och tog endast

emot handlingar i akuta lägen då handlingar riskerade att förstöras. Uplands nation

hade också deponerat en del handlingar hos Institutet för språk och folkminnen.

Dessa utgjordes av folkminnesinsamlingar med folkvisor etc. eftersom nationerna

förr hade en stark koppling till hembygden. Uplands nation hade därför en stark

koppling till Upplands fornminnesförening då studenter under 1900-talets början

jobbade mycket under somrarna med att rädda bygdens folkminnen.

Typer av handlingar i arkiven

Nationernas arkivhandlingar sträckte sig över den vanliga bredden av

handlingstyper. Ekonomiska handlingar från kuratorsexpeditionerna utgjorde en

viktig kategori av handlingar. Inskrivningsmatriklar med nationernas medlemmar

och fotografier utgjorde också viktiga handlingstyper. Protokoll från bland annat

landskap var en typ av handling som fanns hos alla nationer. Generellt kan sägas

att nationernas arkiv innehöll mycket material från den studiesociala

verksamheten som klubbar, fester, jubileer och så vidare. Äldre nummer av

nationernas tidningar och affischer fanns i alla nationers arkiv. Göteborgs nation

32 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17].

26

hade även ett äkta skelett i arkivlokalen, som dock saknade kranium och

högerhand.

Ordnings- och förteckningsprinciper

Alla nationer förutom Gotlands, Smålands och Södermanlands-Nerikes nation

använde allmänna arkivschemat för att förteckna handlingar. Gotlands nation

saknade arkivförteckning och arkivarien förklarade detta med att nationen och

dess arkiv var litet och att det därför inte fanns så stort engagemang kring arkivet.

Arkivarien var dessutom inte säker på om det var nödvändigt att ha en

arkivförteckning eller ett noggrant förteckningssystem eftersom

handlingsbeståndet, inflödet av handlingar och återsökningsfrekvensen alla var av

så liten omfattning. Smålands nation höll vid intervjutillfället på att ändra om

arkiveringsprinciperna. Man hade enligt bästa förmåga försökt att gruppera

handlingarna för att kunna placera in dem i det allmänna arkivschemat. Arkivet

var vid intervjutillfället förtecknat efter ett liknande schema med bokstäver som

man använt tidigare. Arkivförteckningen var primitiv och innehöll inte enskilda

volymer, utan inom varje bokstav stod det endast ungefär vilka hyllor som

handlingarna fanns på. Södermanlands-Nerikes nation använde inte det allmänna

arkivschemat utan sorterade handlingarna bland annat efter olika ämbetsmän.

Systemet för hur saker skulle skrivas i arkivförteckningen var inte så formaliserat.

Denna arkivordning sträckte sig tillbaka till 1915 och var enligt arkivarien svår att

ändra på, någon arkivarie hade en gång försökt men det hade visat sig innebära

mycket jobb. I arkivredovisningen fanns det tre kategorier av arkiv, nämligen

ämbetsmannaarkiv, kommitté- och föreningsarkiv samt ämnesarkiv. Sedan fanns

två före detta nationers (Södermanlands och Nerikes nations) arkiv före 1805. Det

varierade huruvida nationerna hade dokumenterade regler för arkivhanteringen.

Kalmar, Norrlands, Stockholms, Södermanlands-Nerikes, Uplands och Västgöta

hade dokumenterade regler, men inte övriga nationer. Smålands och Värmlands

nation skulle upprätta dokumentation med arkiveringsprinciper. Vissa arkivarier

sade också att man följde generella regler för föreningsarkiv eller ”god arkivsed”.

I samtliga fall som det allmänna arkivschemat användes (alla nationer förutom

Gotlands, Smålands och Södermanlands-Nerikes nation) innehöll

förteckningsblanketterna alla de uppgifter som de ska och brukar innehålla, som

serierubrik, seriesignum, volymnummer, tid, anmärkningar m.m.

Korshänvisningar och luftserier antingen saknades eller förekom i liten

utsträckning. Trycksaker förtecknades oftast under avdelning L kallad

”Trycksaker”. Även andra medieberoende avdelningar förekom i vissa

förteckningar. Detta är något som nationerna borde fundera igenom om man ska

fortsätta med eftersom gränsen mellan tryck och andra framställningsmetoder blir

allt oklarare. Antalet Ö-serier varierade från inga alls till 17 stycken. I samtliga fall

27

då det allmänna arkivschemat användes fanns innehållsförteckning till

arkivförteckningen, med undantag för Kalmar nation som skulle upprätta en

sådan. De enda nationer som hade inledningar till arkivförteckningen var

Norrlands, Stockholms och Värmlands nation. Värmlands nation hade som

nämnts under ”Sökhjälpmedel till arkiven” en omfattande inledning. Norrlands

nation skulle också upprätta en mer omfattande inledning. Inledningar kan vara till

stor nytta för arkivets användare, varför övriga nationer bör fundera om sådana bör

upprättas. Till vissa arkivförteckningar fanns det även olika bilagor. Dessa kunde

utgöras av handlingar rörande depositioner eller register över nationstidningen.

Andra handlingar förutom nationernas i arkiven

Nationsarkiven innehöll nästan uteslutande handlingar från den egna nationen,

med vissa undantag. Bland annat bestod vissa nationers arkiv även av handlingar

från tidigare existerande nationer som senare gått samman. Gästrike och Hälsinge

nation slogs samman 1811 och en del av det äldre arkivmaterialet var uppdelat

mellan dem. Även Norrlands nation bestod av ett flertal nationer innan den

nuvarande nationen bildades 1827, men de föregående nationernas handlingar

ingick inte i nationens arkiv utan var förtecknade för sig. Södermanlands-Nerikes

nation hade också handlingar från Södermanlands och Nerikes nation som gick

samman 1805. Uplands nation hade handlingar från de två nationerna Roslags och

Fjärdhundra nation som 1829 uppgick i Uplands nation. Nationernas arkiv kunde

också innehålla handlingar från föreningar och liknande som var anknutna till

nationen, även om vissa av dessa hade sina arkiv på andra ställen. Det kunde

också exempelvis förekomma handlingar från andra nationer (exempelvis

vännationer), studentkåren eller kuratorskonventet. Vissa nationerna hade således

handlingar i arkiven som härstammade från verksamheter vilka kunde betraktas

som egna arkivbildare, och därför borde ha varit förtecknade för sig. Uplands

nations arkivarie betraktade vid början av sin tid som arkivarie för nationen alla

handlingar som härstammande från nationen. När arkivarien sedan utbildat sig till

arkivarie hade nationens olika arkivbildare försökt hållas isär. Att man inte gjorde

detta på vissa andra nationer visar att nationsarkivarierna saknade kunskaper om

proveniensprincipen vilket skulle vara önskvärt att de hade för att underlätta

återsökningen av handlingar.

Antalet avdelningar varunder korrespondens behandlades

Huruvida man förtecknade korrespondens under en eller två avdelningar där man

skilde mellan in- och utgående korrespondens varierade mellan nationerna.

Gästrike-Hälsinge, Kalmar, Värmlands och Östgöta nation använde två

28

avdelningar för korrespondensen. Stockholms, Uplands och Västmanlands-Dala

nation använde en. Södermanlands-Nerikes nation skilde fram till 1998 på in- och

utgående korrespondens, men gjorde det inte längre (i alla fall inte för

förstekuratorns korrespondens). Den senaste arkiverade korrespondensen var från

2001 eftersom mycket korrespondens sedan dess skett via e-post. Detta mönster

gick igen hos Västgöta nation där man hade två arkivförteckningar, en äldre för

1900-talet och en nyare. I förteckningen från 1900-talet hade man två avdelningar

för korrespondens, och i den nya en avdelning. Även hos Norrlands nation gick

mönstret igen till viss del. Där hade man löst det så att inkommande handlingar

förtecknades under avdelning E, sedan var E uppdelad under olika ämbetsmän

(exempelvis var förstekuratorn E1). Under ämbetsmännen skildes sedan in- och

utgående korrespondens åt. Att man följde denna princip kan enligt arkivarien ha

haft att göra med e-postens inträde. Tidigare hade in- och utgående korrespondens

ibland åtskiljts. På Västmanlands-Dala nation användes en avdelning och

arkiveringen av korrespondens hade fallit lite mellan stolarna sedan e-post började

användas. Göteborgs nation hade pärmar med enskilda ämbetsmäns

korrespondens och inom dem skilde man enligt arkivarien förhoppningsvis mellan

in- och utgående korrespondens. På Smålands nation var korrespondensen inte

sorterad på något sätt och klara regler saknades. Därför skulle dessa handlingar

organiseras upp inom en framtid. Gotlands nation saknade arkivförteckning och

förmodligen skildes inte korrespondensen åt på detta sätt. Enligt arkivarien var

korrespondensen förmodligen inte noggrant indelad. Att vissa nationer slarvade

med att arkivera den moderna korrespondensen kan anses oroväckande då detta

kan vara värdefullt bland annat för framtida forskning att ta del av. Här borde

nationerna förbättra sina rutiner för dokumenthanteringen.

Användning av ämnesordnade serier

I vilken omfattning ämnesordnade serier användes varierade mellan nationerna.

Norrlands och Stockholms nation använde dem mycket. Att de användes ganska

mycket på Norrlands nation berodde på att det fanns många spridda verksamheter

för sig som skapade mycket handlingar och som hade existerat under lång tid. Vid

intervjutillfället fanns det i 17 F-serier i Norrlands arkivförteckning. Hos

Stockholms nation var avdelningen F den största med 11 serier. Anledningen till

att handlingar hamnade under avdelning F var ibland för att de inte passade in

någon annan stans. I de fall där avdelning F inte användes så mycket skulle det

enligt arkivarierna ändå vara alltför svårt att hitta det man letade efter.

29

Användning av dator vid förtecknande

De flesta nationer förtecknade inte arkivhandlingarna med hjälp av dator.

Södermanlands-Nerikes nation hade lagt in arkivförteckningen i ett Microsoft

Excel-ark och Uplands nation använde ett Microsoft Word-dokument. Arkivarien

vid Uplands nation som till vardags var yrkesverksam som arkivarie trodde att ett

förteckningsprogram ur ekonomisk synvinkel inte var att tänka på för en nation.

Dock hade Värmlands nation köpt förteckningsprogrammet KLARA och upprättat

arkivförteckningen i detta, samt skulle börja förteckna nya handlingar i det.

Norrlands nation var också på väg att datorisera arkivförteckningen men var inte

säkra på vilket program man skulle skaffa. Kalmar nation skulle föra över

arkivförteckningen till dator när de slutfört ett större ordnings- och

förteckningsarbete. Gästrike-Hälsinge och Västgöta nations arkivarier hade tänkt

tanken att datorisera arkivförteckningen men hade insett att det skulle ta mycket

tid.

Frekvens för tillförsel av handlingar i arkivet

Hur ofta handlingar tillfördes nationernas arkiv varierade mycket mellan

nationerna och typ av handlingar. Alla möjliga typer av handlingar arkiverades.

Handlingar från kuratorsexpeditionen tillfördes ofta arkiven vid terminsslut i

samband med att kuratorer byttes ut. Bokslutshandlingar arkiverades ofta i

samband med att ett verksamhetsår var slut. Ofta var det så att handlingar kom till

arkivet när kuratorerna inte hade plats för fler handlingar på expeditionen, och

arkivarien blev då i regel kontaktad och fick ta hand om ett handlingsbestånd.

Handlingar från kuratorsexpeditionen arkiverades ett fåtal år efter att de

tillkommit. Orsaken till att de nyaste av dessa handlingar sparades på

kuratorsexpeditionen var för att det gjordes mycket återsökningar i detta material.

Handlingar från andra ämbetsmän och aktiviteter på nationen tillfördes mer

sporadiskt eller löpande. Det var inte alltid som ämbetsmännen lämnade

handlingar till arkivarierna utan dessa blev ibland tvungna att jaga upp handlingar.

Detta visar att vissa nationer hade bristande dokumenthanteringsprinciper och att

arkivarierna behöver bli bättre på att informera ämbetsmännen om att handlingar

ska bevaras. Tydligen kände många arkivarier inte till denna rådgivande

arbetsuppgift.

Handlingar som inte arkiverades

Handlingar som inte var arkiveringsberättigade och sådant som arkivarien ansåg

var ointressant arkiverades inte. Gallringsbara handlingar arkiverades inte alltid

30

heller (se ”Gallring av handlingar”). Kuratorer och ämbetsmän rensade också

ibland bort handlingar som de inte ansåg var viktiga att arkivera. Utkast och

minnesanteckningar arkiverades möjligen inte på alla nationer. Digitala handlingar

arkiverades inte heller på många nationer. Det var också möjligt att vissa

handlingar kastades till följd av att ämbetsmännen inte kände till att de skulle

arkiveras, och detta utgjorde ett mörkertal. Att många nationer inte arkiverade

digitala handlingar kan anses oroväckande då detta kan vara värdefullt bland annat

för framtida forskning att ta del av. Här borde nationerna förbättra sina rutiner för

dokumenthanteringen. Att vissa handlingar möjligen kastades för att

ämbetsmännen inte visste att de skulle arkiveras visar återigen att vissa nationer

kan ha brustit i dokumenthanteringsprinciperna, och att arkivarierna behöver bli

bättre på att informera ämbetsmännen om att handlingar ska arkiveras.

Förekomst av dokumenthanterings- eller gallringsplaner

Göteborgs, Kalmar, Norrlands, Södermanlands-Nerikes och Uplands nation hade

planer över vilka handlingar som skulle arkiveras eller vad som skulle gallras.

Kalmar nations plan behövde dock ses över eftersom verksamheten förändrats en

del sedan den sist ändrades. Gästrike-Hälsinge, Smålands och Värmlands nation

skulle upprätta liknande planer. Att sådana planer saknades hos många nationer

kan anses negativt då de utgör ett viktigt hjälpmedel i organisationers

arkivhantering.

Sparande av bokföringshandlingar

Alla nationer sparade sina bokföringshandlingar i tio år, och bokföringshandlingar

äldre än dessa sparades i regel från vart femte år. Dessa handlingar sparades oftast

ordnat och betryggande. Hos Södermanlands-Nerikes nation låg dock vissa

bokföringshandlingar i oordning på grund av bristande arkivhantering under en

tioårsperiod. På Göteborgs nation varierade det om de sparades ordnat och

betryggande eftersom det kunde vara rörigt i arkivet. Hos Östgöta nation var det

tveksamt om bokföringshandlingarna var optimalt förvarade även om de inte löpte

någon risk att förstöras. Att bokföringshandlingar inte alltid sparades ordnat och

betryggande på vissa nationer var inte bra då detta bryter mot bokföringslagen,

och är något som dessa nationer bör införa bättre rutiner för.

31

Gallring av handlingar

Det såg ganska olika ut hos nationerna vad gällde regler och rutiner för gallring.

Kalmar, Södermanlands-Nerikes och Uplands nation hade gallringsplaner.

Stockholms nation hade ingen gallringplan men ändå regler rörande gallringen

angivna i nationens arkivhandbok. Smålands nation skulle upprätta en

gallringsplan och Kalmar nation skulle upprätta gallringsrutiner.

Bokföringshandlingar som var äldre än tio år och inte kontrollår brukade gallras

på de flesta nationer. Vad man i övrigt gallrade varierade. Huruvida gallringsbara

handlingar förtecknades varierade. Gästrike-Hälsinge, Södermanlands-Nerikes,

Västgöta och Östgöta nation förtecknade dessa handlingar precis som andra

handlingar. Norrlands, Stockholms, Uplands och Värmlands nation förtecknade

dem inte. På Kalmar nation förtecknades gallringsbara handlingar, men om man

visste att de skulle gallras exempelvis samma eller nästföljande år förtecknades de

inte lika noggrant, man skrev då kanske inte ned exakt varenda volym. Gästrike-

Hälsinge, Uplands, Värmlands, Västgöta och Östgöta nation förde gallringsliggare

där man skrev upp handlingar som hade gallrats.

Förekomst av digitala handlingar

Nationerna hade oftast inte särskilt många digitala handlingar. Arkivariekonventet

hade försökt få nationerna att börja arkivera sina handlingar digitalt, men detta var

något som flera nationer ville undvika med tanke på de problem det kunde

medföra. Handlingar som ändå var digitala var oftast fotografier och

korrespondens. De digitala handlingarna skulle egentligen arkiveras manuellt, men

det skedde inte alltid på alla nationer. Detta kan ställa till problem om man inte

gör upp strategier för hur man ska kunna långtidsbevara dessa, varför nationer

som har digitala handlingar antingen borde göra upp strategier för

långtidsbevarande eller se till att bevara de digitala handlingarna manuellt (se

”Handlingar som inte arkiverades”).

Inga nationer hade planerat att införa processorienterad arkivredovisning.

Nästan samtliga arkivarier förutom Norrlands och Uplands nations arkivarier (som

var yrkesverksamma arkivarier) visste inte heller vad det var. Norrlands nations

arkivarie hade lekt med tanken om det skulle vara möjligt men hade insett att det

förmodligen skulle kräva professionellt kunnande för att kunna införa detta. Om

nationerna skulle införa denna typ av arkivredovisning trodde Uplands nations

arkivarie att det kunde dröja mycket länge innan det blev genomfört, och ansåg att

många nationer dessutom var bekväma på så sätt att man ville fortsätta använda

samma gamla serier och stoppa in handlingarna i. Att nationerna kommer införa

processorienterad arkivredovisning verkar osannolikt. Om det kommer

genomföras lär det dröja, och nationerna kommer i så fall förmodligen bli tvungna

32

att anlita professionell hjälp för detta. Visserligen kan det diskuteras om det

verkligen är rationellt att fortsätta använda det allmänna arkivschemat. Detta kan

dock anses lämpligt då nationerna är föreningar och inte skyldiga att sköta sina

arkiv på något särskilt sätt, och för att de äldre metoderna fungerar också.

Sökhjälpmedel till arkiven

Alla nationer förutom Gotlands nation hade arkivförteckningar som kunde

användas som sökhjälpmedel. Smålands nations arkivförteckning var som nämnts

tidigare ganska enkel till sitt utförande. Värmlands nations arkivredovisning

innehöll en omfattande inledning. Denna innehöll redogörelser för nationens

historik, organisation och verksamhet samt en sammanställning över relevant

bakgrundslitteratur, ordlista och sökingångar till arkivet. Arkivarierna vid

Gotlands, Kalmars och Östgöta nation ansåg dock att sökhjälpmedel inte var

nödvändiga då arkiven var så små.

Personer som hade rätt att ta del av handlingar

Hos vissa nationer fanns det ingen stadgad rätt för andra än nationens medlemmar

att ta del av handlingar, men om det kom förfrågningar från allmänheten gjorde

förstekuratorn eller arkivarien en bedömning som i praktiken alltid godkändes.

Undantag kunde vara om det var påkallat att neka åtkomst av handlingar med

hänsyn till enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden, exempelvis i

stipendieansökningar. Vissa nationer hade inga stadgade regler om vilka som hade

rätt att ta del av handlingar utan sunt förnuft styrde. Annars fanns det ingenting i

arkiven som var direkt hemligt. Förfrågningar gick genom förstekuratorn eller

arkivarien som tog fram handlingarna.

Arkivariernas beskrivning av arkivets funktioner

En del arkivarier lyfte fram arkivets funktion som nationens minne, och att det

bevarade nationens historia. En del arkivarier lyfte fram arkivets betydelse då man

behövde gå tillbaka och titta på äldre ekonomiska handlingar av ekonomisk-

administrativa skäl. En del nämnde också forskningspotentialen. Nationernas

arkiv innehöll handlingar som kunde vara intressanta för de som ville veta mer om

student- och nationslivets historia, exempelvis historiker och kulturantropologer.

Nationsarkiven kunde också vara en guldgruva för släktforskare och då främst

inskrivningshandlingar. Exempelvis fanns det hos Stockholms nation en stor

fotografisk porträttsamling som användes av många släktforskare. Några

33

arkivarier nämnde också arkivets betydelse för dagens ämbetsmän som kunde ha

nytta av att gå tillbaka i arkivet och få kunskaper om hur nationen bedrivits förut,

och därigenom få kunskaper om hur man kunde utveckla verksamheten idag.

Något annat som vissa arkivarier också nämnde var personer som för länge sedan

varit engagerade i nationen och som ville ha fram handlingar från tiden när de var

studenter.

Det verkade som om många av arkivarierna inte hade så bra koll på alla de

funktioner som föreningsarkiv fyller, det vill säga både exempelvis juridisk-

administrativa funktioner och kulturarvsfunktionen. Detta är möjligtvis något som

arkivarierna borde bli mer informerade om, och de övriga nationsaktiva också.

Detta för att arkivens roll i nationslivet ska bli mer uppmärksammat för att i högre

grad kunna införliva tidigare generationers erfarenheter i den nuvarande

verksamheten. Allt för att berika dagens verksamhet. Att nationerna på sina

hemsidor inte hade någon information alls om arkiven var inte bra och visade att

nationerna inte kände till vilket intresse allmänheten skulle ha kunnat ha av dessa.

Nationernas arkiv borde ”marknadsföras” för exempelvis forskare med tanke på

deras forskningspotential. Undantaget var Värmlands nation som gjorde detta på

sin hemsida, men där var texten skriven av en före detta arkivarie som var

yrkesverksam som arkivarie och som lär ha insett att arkivet kunde vara intressant

för allmänheten. Information om nationens arkiv på hemsidan skulle också fylla

funktionen att göra nationens medlemmar mer medvetna om arkivets betydelse

bland annat i verksamheten.

Frekvens för framtagning av handlingar

Hos de flesta nationer behövde handlingar tas fram sällan. Oftast skedde det ett

fåtal gånger per termin. Undantagen var Södermanlands-Nerikes nation där

förfrågningar kom nästan en gång i veckan och Värmlands nation som fick

förfrågningar ungefär tre gånger i månaden. De som frågade efter handlingar

kunde vara vilka som helst men utgjordes ofta av nuvarande eller tidigare

nationsaktiva eller deras släktingar. Typen av handlingar som efterfrågades kunde

variera mycket. Men exempelvis kunde det ibland vara ämbetsmän som behövde

titta i ekonomiska handlingar, protokoll eller matriklar. Kuratorer tog dock ofta

fram handlingar själva då även de hade möjlighet att komma in i arkivlokalerna.

Handskrifts- och musikenheten på Carolina Rediviva fick dock förfrågningar

ganska ofta om nationernas äldre handlingar, och då främst om

inskrivningsmatriklar. En särskild grupp av personer som ibland efterfrågade äldre

34

nationshandlingar hos Carolina Rediviva var personer som forskade om

nationernas historia, vilket oftast var studenter.33

Arkivens utnyttjande vid forskning

Nationernas arkiv användes inte mycket till forskning. De förfrågningar som ändå

gjorts hade i regel kommit från historie- och släktforskare. Nationernas äldre arkiv

hos Handskrifts- och musikenheten på Carolina Rediviva användes dock betydligt

mer till forskning. Där inkom det förfrågningar ganska ofta om nationernas äldre

handlingar, och då främst inskrivningsmatriklar. En grupp av personer som ibland

efterfrågade äldre nationshandlingar hos Carolina Rediviva var personer (oftast

studenter) som forskade om nationernas historia.34 Något man kan hävda angående

nationsarkivens användning för forskning är att man kan hitta mycket handlingar

relevanta för student- och universitetshistoria. Likaså kan nationernas arkiv utgöra

en guldgruva för släktforskare med äldre inskrivna släktingar.

Hjälp till forskare

För att få tillgång till handlingar ur nationernas arkiv kontaktade man arkivarien

och nämnde vilka handlingar man var intresserad av eller bokade ett möte när man

kunde träffas. Arkivarierna hade inga fasta arbetstider utan hjälpte till när de hade

tid. Kontaktuppgifterna till arkivarierna fanns endast i ett fåtal fall utskrivna på

nationernas hemsidor, varför det vanligaste ändå var att man fick kontakta

förstekuratorn vars kontaktuppgifter alltid fanns angivna på hemsidan, som sedan

vidarebefordrade meddelandet till arkivarien. Orsaken till att ämbetsmännens

mailadresser i regel inte fanns utskrivna på nationernas hemsidor var att man ville

undvika spam. I vissa fall kunde även kuratorn eller bibliotekarien hjälpa till även

om de hade sämre kännedom om hur arkivet fungerade. Forskarplatser fanns oftast

inte i själva arkivlokalerna, men däremot kunde man i regel sitta i nationernas

bibliotek. Alla nationer kunde erbjuda kopior av handlingar, även om man kunde

få betala för det.

33 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17]. 34 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17].

35

Arkivlokalernas utseende och innehåll

De flesta arkivlokalers storlek kan ha varit runt 10-15 kvadratmeter. Sedan fanns

det enstaka lokaler som var större eller mindre. Norrlands, Stockholms,

Värmlands och Västmanlands-Dala nations arkivlokaler var jämförelsevis stora,

även om de också innehöll mycket böcker. Gotlands, Kalmar och Uplands

arkivlokaler var jämförelsevis små. Norrlands är den största nationen vad gäller

medlemsantal och hade ett av de största arkivbestånden. Enligt arkivarien på

denna nation berodde detta dock på att man inte hade gjort någon deposition på

minst 100 år. Gotlands och Kalmar nation är jämförelsevis små nationer i antalet

medlemmar. Göteborgs nation är dock den minsta nationen men hade inte det

minsta arkivet. Något tydligt samband mellan nationens storlek i medlemmar och

mängden handlingar i arkivlokalen fanns således inte.

På vilket våningsplan arkivlokalerna låg varierade. Gotlands, Göteborgs,

Norrlands, Smålands och Stockholms nation hade sina arkiv i källaren. Värmlands

och Östgöta nation hade dem på vinden. Gästrike-Hälsinge, Uplands och Västgöta

nation hade dem på bottenvåningen. Kalmar och Västmanlands-Dala nation hade

dem på övervåningen. Södermanlands-Nerikes hade en del av handlingarna i en

källarlokal och en del i anslutning till biblioteket på bottenvåningen. Detta för att

det blivit en översvämning i källarlokalen vilken var den egentliga arkivlokalen.

Även Gästrike-Hälsinge nation hade två arkivlokaler varav den ena innehöll

trycksaker och fungerade som ett arbetsrum för arkivarierna och den andra var den

egentliga arkivlokalen. Hur lämpliga lokalerna var ur arkivsynpunkt varierade.

Ungefär hälften av arkivlokalerna innehöll vattenrör. Några arkivlokaler innehöll

även fönster. Att två arkivlokaler låg uppe på vinden var inte bra ur brandsynpunkt

då elden vid brand alltid söker sig uppåt. Förmodligen fanns de enda brandsäkra

arkivlokalerna hos Kalmar och Västmanlands-Dala nation. Norrlands, Smålands,

Stockholms, Södermanlands-Nerikes, Värmlands och Östgöta nations arkivlokaler

var inte brandsäkra. Att de nuvarande arkivlokalerna användes som arkivlokaler

var i regel för att det var de lokaler som fanns tillgängliga. De var inte planerade i

förväg att användas som arkivlokaler och därför var de ibland olämpliga för detta

ändamål. Detta är förstås inte bra men kanske oundvikligt då nationerna inte har

möjlighet att använda bättre arkivlokaler.

Gästrike-Hälsinge, Norrlands och Västgöta nation hade kompaktsystem i

arkivlokalen. Norrlands, Stockholms, Västgöta och Västmanlands-Dala nation

hade också mycket böcker i arkivlokalen. Vissa av nationernas arkiv var relativt

oordnade. Ungefär hälften av nationsarkiven hade mycket pärmar i arkivet vars

innehåll inte flyttats över till arkivkartonger, och dessa utgjorde kanske hälften av

hyllbeståndet. I vissa nationsarkiv var arkivkartongerna inte ordentligt fyllda. Hos

ett fåtal nationer förekom gem, plastfickor och annat icke arkivbeständigt material

i arkivboxarna. Dessa brister är inte bra och visar att arkivarierna behöver få bättre

kunskaper om arkivhantering. Något som var vanligt var att pärmregister förekom

36

i boxarna. Uplands nations arkivarie som var professionell arkivarie brukade själv

låta dessa följa med i arkivkartongen. Arkivarien var medveten om att

pärmregister inte var arkivbeständiga men tyckte det var lättare att göra på detta

sätt och att det därför var bättre. Detta är något som kan diskuteras då det kan

förstöra handlingarna. Norrlands, Stockholm, Södermanlands-Nerikes, Uplands,

Värmlands, Västmanlands-Dala och Östgöta nation hade prydliga datorskrivna

etiketter med volymsignum etc. på arkivkartongerna.

Skånelandens nation

Skånelandens nation grundades 1964 som en ”symbolisk” nation utan egentlig

nationsverksamhet, som ett alternativ för studenter som inte ville ta del av

nationslivet. Nationen hör inte ihop med Uppsala studentkår utan utgör i likhet

med övriga nationer en egen sammanslutning som själv sköter sin verksamhet.

Nationens enda verksamhet är upptagande av medlemmar och finns inte

representerad i kuratorskonventet. Hela verksamheten sköts av en ideellt

arbetande student och nationens handlingsbestånd är minimalt i jämförelse med

andra nationers. Nationens handlingar består av ett antal lådor med

inskrivningshandlingar samt en pärm innehållande protokoll och andra handlingar.

Någon direkt arkivhantering förekommer således inte. I likhet med övriga nationer

har dock nationen äldre handlingar som förvaras på Carolina Rediviva. När kår-

och nationsobligatoriet avskaffas kommer nationen förmodligen att upphöra och

vad som ska hända med nationens arkivbestånd är i skrivande stund oklart.35

35 Wikipedia, den svenska versionen, gå till: Skånelandens nation [2010-04-26] och telefonkonversation med

koordinator vid Skånelandens nation [2010-04-26].

37

Slutdiskussion

De funktioner som nationernas arkiv fyllde var i stort sett samma funktioner som

andra föreningsarkiv. Det vill säga göra det lättare att komma åt äldre handlingar

som kan komma till nytta i juridiska sammanhang och andra administrativa

göromål, bevara nationens minne och spara handlingar för forskningsändamål. Till

skillnad från andra föreningsarkiv fyllde nationernas arkiv också funktionen att

fungera som stöd för ämbetsmän vilka ville få tips om hur man kunde driva

nationen idag på olika sätt.

Riktlinjerna som nationerna generellt följde rörande arkivhanteringen var

samma regler och praxis som för föreningsarkiv. Det vill säga bland annat

användande av allmänna arkivschemat och övrig svensk arkivstandard. Sedan

hade många nationer stadgar för arkivarieämbetet som specificerade arkivariens

arbetsuppgifter.

De metoder som nationerna använde i arkivhanteringen varierade en aning.

Vad gäller hur bra arkivhanteringen sköttes så kan det generellt sägas att den

sköttes något bristfälligt, även om det varierade mellan nationerna. Även om de

till större delen följde lagstiftningen för föreningsarkiv och använde det allmänna

arkivschemat och så vidare så utfördes arkivhanteringen ändå inte helt bra. Detta

för att de flesta av nationernas arkivarier inte var professionella arkivarier och

därför inte hade alla kunskaper som krävdes för att ordna och förteckna arkiv

precis som man skulle göra. Ändå kunde de utföra det någorlunda bra.

Frågan är då om detta är tillräckligt. Det enda lagen säger om föreningsarkiv

är att en del av den ekonomiska redovisningen måste sparas i tio år. Om detta

sköts tillfredsställande borde väl nationernas arkivhantering skötas som den ska,

kan man kanske tycka. Självklart är det viktigaste att man följer lagen, men sedan

ska man komma ihåg att en väl fungerande arkivhantering även fyller andra

funktioner. För att exempelvis underlätta för forskningen är det ändå viktigt att

nationernas arkiv sköts på ett tillfredsställande sätt som inte bara uppfyller kraven

i lagen.

Nu är det dock så att nationerna är föreningar och liksom många andra

föreningar har de ur ekonomisk synvinkel förmodligen inte möjlighet att rekrytera

professionell kompetens för detta. Då blir det helt enkelt nödvändigt att låta

outbildade personer ta hand om detta. Ett annat problem är att vissa

nationsarkivarier verkar ha valt att bli arkivarier i sina nationer mest för

38

ämbetsmannaförmånernas skull och inte tar ämbetet på så stort allvar. Således kan

man anse att nationerna borde bli mer nogräknade med vem som väljs som

arkivarie. Men detta är man ändå förmodligen i nationernas landskap där

nationsstyrelsen väljer ut den de anser vara lämpligast. Problemet här är att vissa

nationer kan ha problem med att rekrytera ämbetsmän och att man om det inte

finns någon lämplig kandidat hellre väljer någon olämplig än ingen alls, eftersom

arkivhanteringen förmodligen skulle bli ännu mer lidande av att nationen saknade

en arkivarie. I en sådan situation kan det anses vara för mycket att kräva av

nationerna att de skulle sköta sina arkiv på samma sätt som professionella

arkivarier gör. Följaktligen sköts nationernas arkivhantering tillräckligt

tillfredsställande inom de möjliga ramarna.

Ändå finns det ett fåtal saker som skulle kunna förbättras. Hos ett fåtal

nationer sparades inte bokföringshandlingar ordnat och betryggande, vilket är

olagligt. Det skedde inte alltid att ämbetsmännen lämnade sina handlingar till

arkivarierna utan dessa fick ibland jaga upp handlingar. Många nationer

arkiverade inte digitala handlingar. Det kunde ske att vissa handlingar kastades för

att ämbetsmännen inte visste att de skulle arkiveras. Dokumenthanterings- eller

gallringsplaner saknades hos många nationer. Vissa nationer hade också

handlingar i arkiven som härstammade från verksamheter vilka kunde betraktas

som egna arkivbildare, och inte var förtecknade för sig.

Likaså var vissa av nationernas arkiv relativt oordnade. Ungefär hälften av

nationsarkiven hade mycket pärmar i arkivet vars innehåll inte flyttats över till

arkivkartonger, och dessa utgjorde kanske hälften av hyllbeståndet. I vissa

nationsarkiv var arkivkartongerna inte ordentligt fyllda. Hos ett fåtal nationer

förekom gem, plastfickor och annat icke arkivbeständigt material i arkivboxarna.

Det verkade även som om många av arkivarierna inte hade så bra koll på alla de

funktioner som föreningsarkiv fyller, det vill säga både exempelvis juridisk-

administrativa funktioner och kulturarvsfunktionen.

Alla dessa brister är inte bra och skulle kunna åtgärdas genom att

arkivariekonventet informerade sina medlemmar om dessa punkter och att

arkivarierna såg till att informera de övriga ämbetsmännen om vilka handlingar

som ska bevaras.

Man ska dock tänka på att nationernas arkiv ständigt är i förändring och att

situationen som den såg ut hos varje nation då studien gjordes kommer att se

annorlunda ut inom en snar framtid. Därför ska inte studiens resultat ses som en

beskrivning av den rådande situationen utan en översikt över hur det har sett ut vid

ett visst tillfälle, och att den aktuella situationen eventuellt kan tänkas påminna om

detta. Då ämbetsperioden för nationernas arkivarier var kort hade flera av

arkivarierna jag intervjuade inte varit arkivarier särskilt länge, medan andra blivit

omvalda upprepade gånger och innehaft ämbetet i flera år. Kunskaperna hos

arkivarier på de enskilda nationerna som jag redovisat dem i studien förändras

därför också ständigt och påverkar hur bra nationens arkivhantering fungerar.

39

En nationsarkivaries uppfattning om arkivet och hur det bör skötas påverkar

hur han eller hon hanterar handlingarna och utför sitt arbete i allmänhet. I

förlängningen påverkar detta också andra människors uppfattning av arkivens

innehåll. Eftersom nationernas arkivarier inte har någon professionell utbildning

och inte utför sina ämbeten på ett professionellt sätt finns risken att uppfattningen

av arkivens innehåll blir snedvriden. Men detta är kanske oundvikligt. Att sedan

vissa arkivarier nästintill misskötte sina ämbeten är inte bra och kan leda till stora

konsekvenser för andra människors uppfattningar om arkivens innehåll och

betydelse.

Lars Olof-Welanders uppfattning att det internt inom folkrörelser är ovanligt

med bestämmelser rörande arkivvården kunde endast i viss mån anses stämma in

här. Detta för att vissa nationer faktiskt hade stadgar som styrde vad arkivarien

skulle göra. Att gallring ofta inte sker på ett genomtänkt sätt och att särskilda

rutiner för att styra arkivbildningen oftast saknas stämde bara till viss del överens

vad gäller nationerna eftersom ungefär hälften av nationerna hade

dokumenthanterings- eller gallringsplaner. Att det angående föreningars

arkivlokaler kan se både bra och dåligt ut stämde överens med nationerna, där

vissa hade bra arkivlokaler och andra sämre. Några stödinsatser i likhet med de

arkivinstitutioner som Welander nämner fanns inte för nationerna, men däremot

arkivariekonventet, som dock också utgjordes av nationsarkivarier vilka kanske

inte kan mer än den hjälpbehövande arkivarien. Arkivariekonventet kunde

emellertid liknas vid Folkrörelsernas arkivförbund som är ett samarbetsorgan för

arkivinstitutioner. Sedan fanns Carolina Rediviva som tog emot depositioner av

nationerna i likhet med arkivinstitutioner som tar emot depositioner från

föreningar.

Tore Johanssons uppfattning att organisationer endast undantagsvis ägnat

någon uppmärksamhet åt arkivfrågor i sina stadgar och arbetsordningar stämde

inte riktigt in på nationernas arkivhantering då flera av dessa hade dokumenterade

regler angående detta. Att det i sista hand är de enskildas kunskaper och

motivation som avgör vilka resultat som uppnås stämde in på nationerna då vissa

nationer hade engagerade arkivarier vilka tog tag i arkivhanteringen på ett

ambitiöst sätt vilket ledde till bra resultat, medan andra inte skötte ämbetet lika

bra. Att arkivbildningen och förvaringen av handlingar hos föreningar på det

lokala planet kännetecknades av stor splittring stämde inte med nationerna då alla

dessa hade egna arkivlokaler där alla inaktuella handlingar fanns samlade.

Birger Steckzéns uppfattning att många föreningsarkiv förstörs stämde inte in

på nationerna då alla dessa sparade sina handlingar på ett någorlunda organiserat

sätt. Otto Nilssons uppfattning att man som arkivarier i föreningar ibland väljer

olämpliga personer stämde in på nationerna.

Anneli Sundqvists slutsats att många av de äldre enskilda arkiven i Sverige

bevarats genom att de överlämnats till olika offentliga institutioner som

universitets- och skolbibliotek, museer och senare de offentliga

40

arkivinstitutionerna stämde överens med nationerna då samtliga nationer

överlämnat handlingar till Carolina Rediviva som är ett universitetsbibliotek.

Fia Ewalds uppfattning att många arkivarier haft en undermedveten

föreställning om att en arkivbildare motsvaras av ett arkiv som i sin tur motsvaras

av en arkivförteckning kan möjligen stämma överens hos de flesta nationer med

undantag av Västgöta nation som hade två arkivförteckningar, en äldre för 1900-

talet och en nyare. Här har man alltså följt Ewalds rekommendation att upprätta

flera arkivförteckningar för olika perioder. Frågan är bara om det var olika arkiv

som hade förtecknats och om dessa hängde ihop kronologiskt och processuellt.

Ewalds uppmaning att man ska avsluta arkiv när verksamheten omorganiseras

hade efterlevts av Gästrike-Hälsinge, Norrlands, Södermanlands-Nerikes och

Uplands nation som alla hade tidigare existerande nationers arkiv som var

förtecknade för sig. Att det finns negativa avvikelser från denna uppfattning som

att det inte finns någon arkivförteckning alls stämde överens med Gotlands nation

som saknade arkivförteckning.

Förmodligen har man bortsett från studentnationer i tidigare studier om

arkivhanteringen hos föreningar i generell mening, då utformningen av

nationernas arkivhantering inte alltid stämde in på studierna över hur

föreningsarkiv i generell mening sköts. Vissa tendenser i hur andra föreningsarkiv

sköts gick även att se i nationernas arkivhantering, medan det ibland såg

annorlunda ut. Orsaken till detta kan möjligen sökas i nationernas särställning som

organisation. Man kan säga att nationerna utgjorde en särskild typ av förening,

men som ändå skötte sina arkiv enligt samma mönster som övriga föreningar i

Sverige. Precis som övriga föreningsarkiv kunde nationerna exempelvis samarbeta

med andra arkivverksamma och deponera sitt arkivmaterial, skillnaden var dock

att detta istället skedde inom Uppsala universitet och dess nationsvärld. I vilket

fall har tidigare forskning om föreningsarkiv inte tagit hänsyn till att det finns fler

föreningstyper än de traditionella, vilket kan vara värt att tänka på när man tar del

av denna forskning. Avslutningsvis kan sägas att nationernas särställning som

organisation kan ge nya perspektiv på arkivhantering, och då inte bara inom

föreningar.

41

Sammanfattning

Syftet med denna uppsats har varit att redogöra för hur arkivhanteringen ser ut på

de 14 studentnationerna i Uppsala. Detta är relevant att undersöka för att utöka

forskningen inom det som Berndt Fredriksson kallar ”empirisk arkivvetenskap”,

där man undersöker de faktiska förhållandena vad gäller bestånd av handlingar,

arkivbildare eller arkivverksamheten och dess förutsättningar i allmänhet. En

ytterligare anledning till varför detta är intressant att undersöka är att nationernas

arkiv intar något av en särställning som föreningsarkiv, och för att deras arkivarier

intar en särställning ur professionell synvinkel då de i regel utgörs av studenter

som saknar arkivarieutbildning. Min huvudsakliga frågeställning har fokuserat på

varför arkivhanteringen på Uppsalas studentnationer såg ut som den gjorde.

Utifrån denna fråga valde jag ut frågor där jag undersökte hur arkivbestånden,

arkivredovisningarna och arkivlokalerna såg ut, vad nationernas arkiv fyllde för

funktioner, hur riktlinjerna såg ut och hur den löpande arkivhanteringen sköttes

samt hur arkivariernas hantering av arkivhandlingarna påverkade förståelsen av

arkivens innehåll.

Den främsta metoden jag använt i studien är halvstrukturerade intervjuer. Jag

har besökt samtliga nationer där jag har intervjuat deras arkivarier och tittat på

deras arkivlokaler. När jag genomfört intervjuerna har jag först frågat arkivarien

om hans eller hennes utbildning för uppdraget och hur han eller hon arbetar samt

övriga frågor om ämbetet. Sedan har jag ställt frågor om arkivets struktur, ålder,

omfång, innehåll, besöksfrekvens och så vidare. Jag har också själv granskat

arkivredovisningen, arkivhandlingarna och själva arkivlokalen. Under själva

intervjun har jag använt ett häfte med 41 frågor som jag ställt och sedan antecknat

svaren jag fått. Efter att ha gjort intervjuerna sammanställde jag undersökningen

främst utifrån detta material. Vad jag har lyft fram i undersökningen är främst de

generella dragen om hur nationernas arkivhantering såg ut.

De funktioner som nationernas arkiv fyllde var i stort sett samma funktioner

som andra föreningsarkiv. Det vill säga göra det lättare att komma åt äldre

handlingar som kan komma till nytta i juridiska sammanhang och andra

administrativa göromål, bevara nationens minne och spara handlingar för

forskningsändamål. Till skillnad från andra föreningsarkiv fyllde nationernas arkiv

också funktionen att fungera som stöd för ämbetsmän och andra vilka ville ha tips

om hur man kunde driva nationen idag på olika sätt. Riktlinjerna som nationerna

42

generellt följde rörande arkivhanteringen var samma regler och praxis som för

föreningsarkiv. Det vill säga bland annat användande av allmänna arkivschemat

och övrig svensk arkivstandard. Sedan hade många nationer stadgar för

arkivarieämbetet som specificerade arkivariens arbetsuppgifter.

De metoder som nationerna använde i arkivhanteringen varierade en aning.

Vad gäller hur bra arkivhanteringen sköttes så kan det generellt sägas att den

sköttes något bristfälligt, även om det varierade mellan nationerna. Även om de

till större delen följde lagstiftningen för föreningsarkiv, använde det allmänna

arkivschemat och så vidare så utfördes arkivhanteringen ändå inte helt bra. Detta

för att de flesta av nationernas arkivarier inte var professionella arkivarier och

därför inte hade alla kunskaper som krävdes för att ordna och förteckna arkiv

precis som man skulle göra. Ändå kunde de utföra det någorlunda bra. Även om

nationernas arkivhantering var något bristande är det dock så att nationerna är

föreningar och liksom många andra föreningar har de ur ekonomisk synvinkel

förmodligen inte möjlighet att rekrytera professionell kompetens för detta. Då blir

det helt enkelt nödvändigt att låta amatörer ta hand om detta. Ändå finns det ett

fåtal saker som skulle kunna förbättras. Förmodligen har man bortsett från

studentnationer i tidigare studier om arkivhanteringen hos föreningar i generell

mening, då utformningen av nationernas arkivhantering inte alltid stämde in på

studierna över hur föreningsarkiv i generell mening sköts. Nationernas särställning

som organisation kan ge nya perspektiv på arkivhantering, och då inte bara inom

föreningar.

43

Käll- och litteraturförteckning

Otryckt material

Arkivariekonventets A-Ö – En guide för antikvarier och arkivarier (opublicerat

kompendium sammanställt 2001 av Arkivariekonventet i Uppsala).

Riksarkivet. URL: http://www.riksarkivet.se [2010-05-13].

Folkrörelsernas arkivförbund. URL: http://www.faf.nu [2010-05-13].

Kuratorskonventet. URL: http://www.kuratorskonventet.se [2010-05-17].

Wikipedia, den svenska versionen. URL:

http://sv.wikipedia.org/wiki/Portal:Huvudsida [2010-04-26].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Gotlands nation [2010-05-21].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Gästrike-Hälsinge nation [2010-

04-19].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Göteborgs nation [2010-05-10].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Kalmar nation [2010-04-11].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Norrlands nation [2010-04-29].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Smålands nation [2010-04-12].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Stockholms nation [2010-04-22].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Södermanlands-Nerikes nation

[2010-04-15].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Uplands nation [2010-05-04].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Värmlands nation [2010-04-19].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Västgöta nation [2010-05-05].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Västmanlands-Dala nation [2010-

04-22].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Östgöta nation [2010-05-21].

Telefonkonversation med före detta arkivarie vid Göteborgs nation [2010-05-15].

Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva

[2010-05-17].

Telefonkonversation med koordinator vid Skånelandens nation [2010-04-26].

44

Konversation via e-post med Kårjuristerna [2010-03-14 till 2010-03-17].

Konversation via e-post med tidigare arkivarie vid Stockholms nation [2010-04-

23 till 2010-05-03].

Tryckt material

Bergman, Mats och Montelius, Jan-Olof (1977), Nationshusen i Upsala: En

beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum. Uppsala:

Upsala studenters jubileumskommiterade.

Ewald, Fia (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”,

i Arkiv, samhälle och forskning, 1997:3, s. 29-43.

Ewald, Fia (1992), ”Proveniensprincipen i teori och praktik i de enskilda arkiven”,

i Arkiv, samhälle och forskning, 1992:3, s. 7-32.

Fredriksson, Berndt (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, i Arkiv,

samhälle och forskning, 2002:2, s. 77-95.

Gillham, Bill (2008), Forskningsintervjun – tekniker och genomförande. Lund:

Studentlitteratur.

Högberg, Louise (2004), Arkivera – bevara föreningens historia. Stockholm:

Bilda förlag.

Johansson, Tore (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation” i Arkiv, samhälle och

forskning, 1976, s. 45-53.

Nilsson, Otto (1962), ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet” i Dala-

Demokraten, 1/6 1962, s. 4.

Sundqvist, Anneli (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv. Ramsele:

RA/SVAR.

Steckzén, Birger (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom” i Svenska

Dagbladet, 12/5 1960, s. 4.

Welander, Lars-Olof (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn” i Arkiv, samhälle och

forskning, 1988, s. 31-43.

45

Bilaga 1: intervjufrågor

Arkivarieämbetet

• Är du student?

• Hur tillsattes du som arkivarie och för hur länge? (samt hur länge har du

varit arkivarie?)

• Får du något betalt eller något annat?

• Har du fått någon upplärning för det här ämbetet?

• Vilka är dina arbetsuppgifter?

• Samarbetar du med arkivarier från andra nationer eller dylikt?

• Hur mycket jobbar du?

• Är det bara du som är arkivarie för den här nationen? (om nej, utför ni

samma arbetsuppgifter samt vet du om den andre arkivarien är student?)

Arkivbeståndet

• Hur stort är arkivet?

• Vad innehåller arkivet för handlingar?

• Innehåller arkivet bara handlingar från den här nationens verksamhet?

• Hur långt bakåt/framåt i tiden sträcker sig arkivet? (bland annat

handlingarna i arkivlokalen)

• Hur är arkivet strukturerat/ordnat/förtecknat?

• Har ni digitala handlingar? (planerar nationen att införa processorienterad

arkivredovisning?)

• Finns alla nationens handlingar i arkivlokalen?

• Varför används just den här lokalen som arkivlokal?

• Hur länge har arkivet funnits här?

46

Ordnings- och förteckningsprinciper m.m.

• Hur ordnas/förtecknas nya handlingar? (finns dokumenterade regler samt

regler över annat?)

• Har du problem med att avgränsa handlingarna efter proveniens?

• Behandlas korrespondens under en eller två avdelningar?

• Använder du ämnesordnade serier mycket? (hur hittar man annars

handlingar från ett visst ämne?)

• Förtecknas handlingar med hjälp av dator? (vilket program används i så

fall?)

• När hamnar handlingar i arkivet?

• Hur ofta får du in handlingar du ska ordna/förteckna? (vilken typ av

handlingar?)

• Finns det handlingar som inte arkiveras?

• Finns någon dokumenthanteringsplan, arkivbildningsplan eller

gallringsplan?

• Sparar ni bokföringshandlingar i tio år och på ett ordnat och betryggande

sätt?

• Vad gallrar ni? (av det som har arkiverats)

• Förtecknar ni gallringsbara handlingar? (och i så fall hur?)

• Brukar ni deponera handlingar någon annan stans?

Användning av arkivet

• Har arkivet några sökhjälpmedel?

• Vilka har rätt att ta del av handlingar?

• Vilka funktioner fyller arkivet? (samt vilka personer skulle kunna ha nytta

av arkivet?)

• När behöver handlingar tas fram?

• Hur ofta behöver handlingar tas fram?

• Vilka typer av handlingar brukar tas fram?

• Vilka slags personer frågar efter handlingar?

• Används arkivet till forskning och vilken typ av forskning?

• När kan man få hjälp? Finns forskarplatser?

• Hur begär man fram handlingar?

• Kan man få kopior av handlingar?