onenote 2007 product guide - danysoft.com

MicrosoftFebrero de 2006

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/onenote/default.mspx i

Tabla de contenido

Información general de Microsoft Office OneNote 2007 ............................................................ 1 Novedades de Office OneNote 2007 ................................................................................................... 2

Recopile todo en un único lugar ................................................................................................... 3 Encuentre rápidamente lo que busca ........................................................................................... 5 Trabaje con otras personas de manera más eficaz ...................................................................... 6

Recopile todo en un único lugar ....................................................................................................... 8 Más allá de los límites del lápiz y el papel ........................................................................................... 8

Escriba en cualquier sitio .............................................................................................................. 8 Nuevo: Uso mejorado de las tablas ........................................................................................... 12 Un completo entorno para la recopilación de información ......................................................... 15

Grabación de audio y vídeo ............................................................................................................... 21 Grabación de audio .................................................................................................................... 21 Grabación de notas de vídeo ...................................................................................................... 21

Captura de notas y dibujos escritos a mano ..................................................................................... 22 Almacenamiento de las notas ............................................................................................................ 24

Guardado automático ................................................................................................................. 25 Cómo proteger el contenido de las secciones ............................................................................ 26

Encuentre rápidamente lo que está buscando ............................................................................ 27 Organizado por diseño ....................................................................................................................... 27

La jerarquía de un bloc de notas de Office OneNote 2007 ........................................................ 28 Fichas de las secciones del bloc de notas .................................................................................. 28 Características de las fichas de las páginas ............................................................................... 29

Busque rápidamente los detalles ....................................................................................................... 30 Resultados de las búsquedas resaltados .................................................................................... 30 Marcas de anotación .................................................................................................................. 33

Trabaje con otras personas de manera más eficaz .................................................................... 35 Comparta notas mediante el correo electrónico ........................................................................ 35 Publique notas en un sitio Web o en un sitio Web de Windows SharePoint Services ............... 36 Uso compartido en tiempo real en Office OneNote 2007 .......................................................... 37

Resumen ............................................................................................................................................. 40 Recursos .............................................................................................................................................. 41 Requisitos del sistema ..................................................................................................................... 42

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/onenote/default.mspx 1

Información general de Microsoft Office

OneNote 2007 Bienvenido al programa de toma de notas Microsoft® Office OneNote® 2007, incluido en

la versión 2007 del sistema de productos Microsoft Office System. Office System es un

sistema integrado de programas, servidores y servicios dirigido a profesionales de la

información.

Puede utilizar Office OneNote 2007 para recopilar prácticamente cualquier tipo de

información, desde texto mecanografiado, audio y vídeo, hasta notas y dibujos

manuscritos, gráficos técnicos e información procedente del Web y de otras aplicaciones.

Office OneNote 2007 ofrece eficaces herramientas de búsqueda que permiten encontrar

con rapidez la información, así como herramientas para el uso compartido fáciles de usar

que ayudan a administrar el exceso de información y a trabajar con otras personas de

manera más eficaz.

En la era del exceso de información, Office OneNote 2007 ayuda a mantener las ideas y

el trabajo organizados. Ofrece un lugar centralizado para la captura y la estructuración de

las ideas. Ayuda a recuperar la información que se necesita con una rapidez desconocida

hasta ahora y proporciona herramientas fáciles de usar que ayudan a compartir las ideas

y a colaborar con otras personas. Lo fundamental: Office OneNote 2007 ofrece un

conjunto de funciones único que le ayudan a trabajar de forma más eficaz en medio

de este creciente volumen de información.


Novedades de Office OneNote 2007

Office OneNote 2007 incluye una serie de mejoras y herramientas nuevas que facilitan,

como nunca antes se había hecho, la recopilación, la localización y la colaboración con la

información. Microsoft ha realizado importantes inversiones con el objetivo de ayudarle

a buscar el contenido con mayor rapidez y eficacia, incluso en varios tipos de contenido.

Office OneNote 2007 ofrece una integración más sólida con otros productos de Office

System y mejora la colaboración entre los miembros del equipo. Además, también le

permite distinguir entre blocs de notas personales y “de grupo”, lo que le ayudará a

organizar su información de manera más eficaz mientras trabaja con otras personas.

Características nuevas y mejoradas para la recopilación de información: • Selección de lazo (vea la página 10)

• Herramientas de dibujo (vea la página 11)

• Uso mejorado de las tablas (vea la página 12)

• Archivos incrustados (vea la página 16)

• Inserción de copias impresas en color procedentes de otras aplicaciones

(vea la página 17)

• Integración mejorada con dispositivos móviles (vea la página 19)

• Interfaces de programación de aplicaciones para la importación y la exportación

(vea la página 20)

• Analizador de tinta de última generación (vea la página 24)


Características nuevas y mejoradas para la búsqueda de información • Hipervínculos a otras páginas de OneNote y a otras aplicaciones

(vea la página 18)

• Uso del método de arrastrar y colocar en blocs de notas y secciones

(vea la página 29)

• Características de desplazamiento y organización mejoradas en la interfaz

de usuario (vea la página 29)

• Búsquedas más rápidas (vea la página 31)

• Búsqueda de contenido en las imágenes (vea la página 32)

• Búsqueda de contenido en audio y vídeo (vea la página 32)

• Integración mejorada con el cliente de mensajería y colaboración Microsoft Office

Outlook® 2007 (vea la página 34)

Características nuevas y mejoradas para el trabajo en equipo • Mejoras en el uso compartido de blocs de notas (vea la página 38)

• Posibilidad de situar blocs de notas en cualquier lugar (vea la página 25)

• Posibilidad de utilizar varios blocs de notas (vea la página 25)

Recopile todo en un único lugar

La mayoría de las personas no disponen de un único lugar en el que puedan situar toda

la información que utilizan mientras trabajan. Parte de la información se encuentra en

mensajes de correo electrónico, otra parte en sitios Web, y ciertos detalles pueden

hallarse en presentaciones de vídeo o en cuadernos. Resulta complicado y lento

transcribir notas e intentar sintetizar todos estos datos de naturaleza tan variada; sin

embargo, todos ellos contribuyen a la realización de su trabajo. ¿No sería estupendo

poder recopilar toda la información en un único lugar y tenerla al alcance de la mano?


Office OneNote 2007 proporciona este lugar, para el texto, los gráficos, el audio, el vídeo,

etc.

• Recopile prácticamente cualquier tipo de información: con Office OneNote

2007 puede recopilar texto mecanografiado, audio, vídeo, notas digitales

manuscritas, diagramas e imágenes digitales hechos a mano, gráficos y fotografías

de Internet, e información procedente de otras aplicaciones de Office System.

• Haga una copia de seguridad de la información importante: Office OneNote

2007, de forma automática, guarda toda la información contenida en los blocs

de notas y hace una copia de seguridad de ella para que no tenga que volver

a preocuparse por la posible pérdida de los datos.

• Capture y saque partido al contenido de una reunión: la flexibilidad de Office

OneNote 2007 le permite capturar la creatividad y la energía que desprenden las

reuniones y le proporciona un repositorio dinámico de información procedente de

cada reunión, al tiempo que mantiene a todas las personas en la misma página.

• Recopile información más precisa y completa: sincronice las anotaciones

escritas a mano o a máquina con el audio y el vídeo grabado.

• Anótelo todo: puede anotar cualquier contenido de Office OneNote 2007, y

puede organizar la información en la página de la forma que mejor satisfaga sus

necesidades. Las nuevas herramientas de dibujo y el uso mejorado de las tablas

hacen que administrar la información en Office OneNote 2007 resulte más fácil

que nunca.

• Sea más productivo fuera de la oficina: puede ver la información de OneNote

en un Smartphone o en un Pocket PC; incluso puede recopilar información nueva,

incluidas imágenes, e integrarla fácilmente en OneNote.

• Transfiera notas desde las aplicaciones de Office System y hacia ellas:

copie, pegue o imprima la información en otra o desde otra aplicación de

Office, como Microsoft Office Word 2007, Office Outlook 2007 y el programa

de presentación de gráficos Microsoft Office PowerPoint® 2007.


• Conecte sus notas y su información con sistemas empresariales: una

completa interfaz de programación de aplicaciones (API) de exportación

proporciona un vínculo perfecto y fácil de usar a los sistemas empresariales.

Puede reducir los errores y evitar introducir los mismos datos en varios sistemas

conectando directamente Office OneNote 2007 con los sistemas que utilice.

Encuentre rápidamente lo que busca

Con demasiada frecuencia, el tiempo que invertimos en localizar la información en el

sistema es tiempo que deberíamos estar invirtiendo en hacer algo productivo con dicha

información, y eso, a la larga, reduce nuestra la capacidad de crear resultados brillantes.

OneNote 2007 facilita la organización y localización de la información que usted y sus

compañeros de equipo necesitan.

• Busque en todo OneNote: las eficaces características de búsqueda de palabras

clave de Office OneNote 2007 le ayudan a localizar rápidamente la información que

se encuentra guardada. Office OneNote 2007 busca en el texto mecanografiado,

las notas manuscritas, el texto de las imágenes y los documentos digitalizados e,

incluso, en el texto hablado de las grabaciones de audio.

• Organice la información de una manera flexible: puede desplazarse rápida

y fácilmente por sus blocs de notas con el nuevo panel de desplazamiento y

organización de Office OneNote 2007. Puede arrastrar y colocar blocs de notas y

secciones de Office OneNote 2007 para organizar la información de la forma que

mejor se ajusta a sus necesidades. Los hipervínculos le ayudan a vincular páginas

de los blocs de notas, lo que le permite desplazarse con rapidez entre ideas

relacionadas situadas en áreas diferentes de dichos blocs de notas.

• Administre las tareas, los contactos y las reuniones junto con Office

Outlook 2007: la sincronización bidireccional de tareas entre Office OneNote

2007 y Office Outlook 2007 facilita el seguimiento de los elementos de acción

y demás información importante.


• Resalte los elementos y las tareas importantes: puede resaltar ideas o

elementos de acción importantes con marcas de anotación personalizables. Puede

revisar todas sus marcas de anotación en el panel de tareas Resumen de marcas

de anotación y sincronizar automáticamente los elementos de tareas pendientes

con sus listas de tareas de Outlook.

• Administre más fácilmente la información personal y de grupo: ahora,

Office OneNote 2007 permite utilizar varios blocs de notas, lo que posibilita la

creación de unos blocs de notas para el seguimiento de la información personal

y otros para la información que se desea compartir. Puede situar sus blocs de

notas donde su equipo de IT pueda realizar las copias de seguridad e indizarlos.

Posteriormente, estos podrán pasar a formar parte de la base de conocimiento

de su organización.

Trabaje con otras personas de manera más eficaz

Cada vez más, trabajar es sinónimo de colaborar con otras personas, ya sean compañeros

dentro de la misma oficina o clientes repartidos por todo el mundo, pero puede resultar

frustrante y complicado tener a todos en la misma página. Office OneNote 2007 le facilita

la tarea de compartir información y trabajar con otras personas de manera más eficaz,

tanto en el modo conectado como desconectado.

• Mejore el modo en que trabaja con otras personas: puede trabajar con otros

utilizando blocs de notas compartidos, ya sea simultáneamente o en momentos

diferentes desde ubicaciones diferentes.

• Cree una base de conocimiento para el equipo: OneNote facilita la creación

de un repositorio de información compartido que permite instruir a los equipos

nuevos, compartir las prácticas recomendadas y evitar el trabajo duplicado.

• Comparta la información con facilidad: puede compartir sus notas y sus blocs

de notas utilizando Outlook. También puede publicar sus notas como páginas

HTML en un sitio Web o en un sitio de la intranet.

• Trabaje con otras personas en tiempo real: puede utilizar una sesión

compartida activa para trabajar en tiempo real con personas de otras ubicaciones.


• Comparta sólo lo que desea y con quien lo desea: puede conservar el control

de sus notas y blocs de notas especificando qué partes desea compartir y cuáles

desea mantener privadas. La protección con contraseña y el cifrado de

determinadas secciones de sus blocs de notas contribuyen a garantizar que sólo

aquellas personas a quienes ha otorgado acceso podrán ver estas secciones.

Office OneNote 2007 en acción Nicole Holliday es una directora de cuentas de Fabrikam, Inc., una empresa de

fabricación. Está preparando una reunión con Robert Brown, el jefe de compras que ha

contratado recientemente de una de sus grandes cuentas. Mientras viaja en avión hacia

la empresa del cliente, refresca su memoria abriendo Office Outlook 2007 y localizando

la cita de la última reunión que tuvo con el predecesor de Robert. Haciendo clic en un

vínculo dentro de Outlook, Nicole puede acceder a todas las notas que tomó en Office

OneNote 2007 relacionadas con esta reunión. Revisar estas notas le da una idea clara

sobre la situación empresarial del cliente y le ayuda a preparar las respuestas a las

preguntas que quedaron pendientes en la reunión anterior.

La reunión con Robert se desarrolla con normalidad. Nicole hace anotaciones dentro de

Office OneNote 2007. Ambos acuerdan reunirse periódicamente una vez al mes. Nicole

abre un formlet “crear cita” en Office OneNote 2007 y escribe “reunión con Robert a las

11 a.m. el primer jueves de cada mes" en los campos apropiados. Desde Office OneNote

2007, agrega una nueva reunión periódica a su calendario de Office Outlook 2007 y envía

la solicitud de reunión a Robert. Nicole marca las preguntas de Robert para hacerles un

seguimiento durante los dos próximos días y las agrega a su lista de tareas de Office

Outlook 2007.


Recopile todo en un único lugar Hay tanta información repartida por tantos lugares. ¿No sería fabuloso poder reunir en un

único lugar todas las ideas y las notas de las reuniones, todo el trabajo de investigación

realizado en el Web y todo aquello que necesita para llevar a cabo su trabajo? Este es

el objetivo de Office OneNote 2007: poner a su disposición la capacidad de recopilar,

organizar e integrar, en un bloc de notas virtual, toda la información que su trabajo

requiere.

Office OneNote 2007 puede mejorar las tareas cotidianas de recopilación y organización

de la información, y puede facilitar la integración del trabajo y de las ideas en el tejido

electrónico de su vida. Le ayuda a “tomar notas”, sí, pero Office OneNote 2007 también

le permite superar las limitaciones del lápiz y el papel, al tiempo que mantiene la misma

flexibilidad intrínseca de los mismos.

Más allá de los límites del lápiz y el papel

Escriba en cualquier sitio

Cuando se toman notas con un lápiz y un papel, se puede colocar el lápiz en cualquier

lugar de la página y empezar a escribir. Office OneNote 2007 ofrece la misma flexibilidad.

Simplemente haga clic en cualquier lugar de la superficie de la página de OneNote y ya

puede comenzar a capturar sus ideas.


Figura 1. Escriba en cualquier lugar de la pantalla.

Con Office OneNote 2007, puede agrupar con facilidad temas relacionados. Por ejemplo,

antes de asistir a una reunión puede crear un área para las notas (un “contenedor”)

denominada Orden del día, una segunda área denominada Asistentes y una tercera

área denominada Tareas pendientes. Durante la reunión, puede agregar rápidamente

la información importante a cualquiera de estas tres áreas, o hacer clic en alguna otra

parte de la página si prefiere iniciar una idea completamente nueva. Incluso, puede

mover los contenedores de notas completos haciendo clic en el contorno (visible al

pasar el puntero sobre el contenedor) y arrastrándolos a cualquier lugar de la página.

Si arrastra un contenedor hacia otro contenedor, puede combinarlos. Además, si

selecciona texto o una imagen en un contenedor y lo arrastra fuera de él, puede dividir

un contenedor en dos. También puede cortar o copiar un contenedor completo y pegarlo

en otra página.


Nuevo: Herramienta Selección de lazo Una característica nueva de Office OneNote 2007 es la herramienta Selección de lazo,

con la que puede seleccionar uno o varios contenedores e imágenes trazando una línea

alrededor de ellos con el puntero. Una vez hecho esto, ya puede mover, cortar y copiar

los elementos como considere oportuno.

Figura 2. Puede utilizar la herramienta Selección de lazo para seleccionar

y mover fácilmente texto y gráficos.


Nuevo: Herramientas de dibujo Office OneNote 2007 facilita la creación de dibujos sencillos en el bloc de notas.

Puede utilizar el nuevo conjunto de herramientas de dibujo para agregar formas

básicas y líneas, lo que le permite expresar y capturar visualmente sus ideas.

Figura 3. Agregue con facilidad formas básicas y líneas a las páginas.


Puede crear y manipular fácilmente cualquiera de las formas básicas mediante el teclado

y el mouse (ratón). Una barra de herramientas pone todas las herramientas de dibujo

al alcance de su mano. Esta barra también incluye botones que puede utilizar para

manipular con facilidad las formas y para volver a insertar la misma forma una y

otra vez hasta que indique una forma diferente.

Figura 4. La barra de herramientas de dibujo facilita la selección y la inserción

de formas en las páginas de OneNote.

Dado que Office OneNote 2007 trata a las formas como si fueran tinta, puede borrarlas

fácilmente con la herramienta de borrador.

Nuevo: Uso mejorado de las tablas

Con la versión anterior de OneNote era fácil capturar texto, presentar ideas en

forma de jerarquía anidada, y utilizar listas con viñetas y numeradas. Sin embargo,

el funcionamiento de las tablas no estaba al mismo nivel.

En Office OneNote 2007 esto se ha mejorado considerablemente. Ahora puede pegar

tablas desde el Web o desde otras aplicaciones de Microsoft Office System sin que éstas

pierdan su condición de tablas. También puede crear de forma rápida e intuitiva sus

propias tablas presionando la tecla Tab entre las columnas que desea crear.

Por ejemplo: si escribe la palabra “Producto” y, a continuación, presiona la tecla Tab,

Office OneNote 2007 crea una tabla automáticamente. Escriba la palabra “Cantidad”,

presione la tecla Tab una vez más y, por último, escriba la palabra “Precio”. Acaba de

crear una tabla con tres columnas.


Podría continuar agregando columnas de esta manera. Cuando haya creado el número

de columnas que necesita, presione la tecla Entrar para comenzar una nueva fila dentro

de la tabla. El proceso completo se muestra en la Figura 5.

Figura 5. Crear tablas es fácil en Office OneNote 2007.


Office OneNote 2007 también facilita la tarea de modificar y expandir las tablas mediante

pulsaciones de teclas. A continuación, se indican algunos de los accesos directos

mediante teclas más comúnmente utilizados para modificar las tablas.

Acción Acceso directo Crear más líneas dentro de la última celda de una tabla

Presione ALT+ENTRAR.

Insertar una fila al final de la tabla

Presione ENTRAR o TAB en la última celda.

Insertar una fila en cualquier lugar de la tabla

Presione CTRL+ENTRAR.

Insertar una fila encima de la fila actual

Presione ENTRAR al principio de la fila.

Eliminar una fila Seleccione la fila haciendo clic en el asa y presione SUPR o RETROCESO.

Eliminar una columna Seleccione la columna haciendo clic en la flecha que aparece en la parte superior y presione SUPR o RETROCESO.

Intercambiar filas Seleccione la fila, presione Cortar (CTRL+C); a continuación, presione Pegar (CTRL+V) al principio de la fila delante de la cual desea insertar la fila cortada.

Dividir una tabla Presione RETROCESO o SUPR al principio de una fila vacía.

Combinar tablas Presione RETROCESO o SUPR en el espacio vacío que hay entre dos tablas.


Un completo entorno para la recopilación de información

Office OneNote 2007 mejora la experiencia de recopilación de la información con

características de creación y de procesamiento de textos avanzadas. Puede dar formato

al texto utilizando fuentes y tamaños diferentes, así como negrita, cursiva y estilos

de subrayado. Puede resaltar y aplicar colores al texto, y utilizar una amplia variedad

de listas con viñetas y numeradas. Office OneNote 2007 reconoce las herramientas

de autocorrección de entradas y de corrección ortográfica que usted utiliza en otras

aplicaciones de Office System, incluidos los diccionarios personales que haya creado.

Es posible hacer uso de esta completa experiencia de creación de contenido en cada

contenedor.

Las ventajas que ofrece la recopilación de información en Office OneNote 2007 resultan

más evidentes cuando en el trabajo, además del texto, se utilizan otros elementos. Puede

arrastrar los gráficos de su escritorio, desde una aplicación abierta o desde un sitio Web

abierto hasta la página de OneNote y situarlos en cualquier lugar. También puede cortar

y pegar información desde otras páginas de OneNote y desde otras aplicaciones de

Microsoft Office System, incluyendo:

• Imágenes y texto de documentos de Office Word 2007

• Gráficos, texto o, incluso, diapositivas completas de presentaciones de Office

PowerPoint 2007

• Columnas y filas de números y gráficos de hojas de cálculo de Microsoft Office

Excel® 2007


De hecho, en Office OneNote 2007 puede pegar prácticamente todo lo que se puede

capturar mediante las características estándar de cortar y pegar del sistema operativo

Microsoft Windows®, incluidos los hipervínculos a otros archivos y sitios Web. Cuando se

copia y se pega información de un sitio Web en una página de OneNote, la dirección URL

de origen se inserta automáticamente junto con la información, por lo que, si se necesita,

se puede hacer clic en el vínculo y volver rápidamente al origen de la información. Esta

característica le permite realizar su investigación de manera más eficaz, ya que le da la

capacidad de capturar en un lugar toda la información que necesita.

Cuando se copian y se pegan en otros programas notas escritas a mano con tinta digital

creadas en OneNote en un Tablet PC, la escritura a mano se convierte en texto

automáticamente. Los dibujos se pegan como archivos de imagen.

Nuevo: Archivos incrustados Además de permitirle cortar y pegar entre las distintas aplicaciones de Office System,

Office OneNote 2007 también le permite incrustar archivos enteros en un bloc de notas

de OneNote. Puede arrastrar y colocar cualquier archivo de Windows en una página de

OneNote, o puede insertar el archivo en la página utilizando la opción Archivo del menú

Insertar. Si está administrando un proyecto grande, es probable que utilice tipos de

documentos diferentes para realizar el seguimiento de las distintas partes del proyecto.

Ahora puede mantener estos documentos en Office OneNote 2007 junto con todo

lo demás.


Nuevo: Inserción de copias impresas en color Antes podía utilizar OneNote 2003 para insertar un documento como una imagen en

blanco y negro en una página de OneNote. Office OneNote 2007 lleva esa función mucho

más lejos. Ahora, puede insertar como imagen cualquier documento que su equipo pueda

imprimir, y puede insertarlo como una imagen en color.

Figura 6. Puede insertar como una imagen en color cualquier documento

que su equipo pueda imprimir.


Nuevo: Hipervínculos Ahora puede insertar vínculos y desplazarse entre las distintas páginas de OneNote,

tanto dentro del mismo bloc de notas como en blocs diferentes. De hecho, ahora puede

crear hipervínculos a cualquier ubicación o documento desde OneNote. También puede

crear vínculos a páginas de OneNote desde cualquier otro documento o ubicación.

Figura 7. Office OneNote 2007 facilita la incrustación de hipervínculos.

Office OneNote 2007 admite vínculos a partes concretas de otros documentos,

presentaciones y páginas Web. También puede insertar vínculos a contactos, mensajes

de correo electrónico y elementos de calendario específicos de Office Outlook 2007,

con lo que creará una fuerte red de conexiones entre todas las personas, los lugares

y los acontecimientos que necesita para hacer su trabajo. OneNote es el lugar donde

convergen todas esas conexiones.


Otra mejora de Office OneNote 2007 es la capacidad de crear nombres “descriptivos”

para los hipervínculos. Al igual que en otros programas de Microsoft Office System,

podrá seleccionar un hipervínculo largo y cambiar su nombre por otro más sencillo

y descriptivo, como “Sitio de SharePoint del equipo”.

Figura 8. Office OneNote 2007 permite crear hipervínculos con nombres descriptivos.

Mejorado: Integración con Smartphone y Pocket PC basados en Windows Mobile® Office OneNote 2007 hace más fácil que nunca la integración de su Smartphone o Pocket

PC basado en Windows Mobile en su conjunto de herramientas para la recopilación de

información. Puede llevar consigo ciertas partes de su bloc de notas de Office OneNote

2007 cuando sólo disponga de su Smartphone. Puede capturar información nueva en

su Smartphone o Pocket PC e integrarla rápidamente en el tejido de su bloc de notas

de OneNote. Incluso puede utilizar la cámara de su Smartphone para capturar imágenes

y almacenarlas en su repositorio de información de OneNote, con lo que cualquier texto

existente en las imágenes se incorporará en el índice usado para las búsquedas.


Nuevo: Interfaces de programación de aplicaciones para la importación y la exportación Microsoft está abriendo OneNote a muchas más oportunidades de uso compartido. Está

publicando las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Office OneNote 2007

para que los asociados y los programadores puedan extender aún más las funciones de

Office OneNote 2007. Al estar publicadas estas API, los programadores pueden hacer que

resulte sencillo importar contenido y datos directamente en Office OneNote 2007 desde

sus aplicaciones. También es fácil mover información capturada en Office OneNote 2007

a otras aplicaciones, como las de administración de documentos y similares.

Office OneNote 2007 en acción En la sala de espera del aeropuerto, Nicole se da cuenta de que tiene unos cuantos

minutos libres. Utiliza la cámara de su Smartphone basado en Windows Mobile para

capturar una imagen de un documento impreso que le dio Robert. Su Smartphone se

conecta con su PC, y la imagen del documento se importa en Office OneNote 2007,

donde toda la información se digitaliza utilizando tecnología de Reconocimiento óptico

de caracteres (OCR). El texto de la imagen se incluye en el índice de búsqueda incluso

antes de que Nicole reciba el aviso para embarcar en su avión.

De vuelta en la oficina, Nicole debe documentar su conversación con Robert en el sistema

CRM de Fabrikam. Dado que capturó la información en Office OneNote 2007 utilizando

una plantilla especial de OneNote que Fabrikam había creado con campos predefinidos

como nombre del cliente, fecha, valoración de oportunidad, problemas de la reunión

y pasos siguientes, Nicole simplemente envió la página completa a su sistema de CRM, lo

que permite a los demás realizar el seguimiento del progreso de sus discusiones con el

cliente. Antes tardaba una hora en hacer esto después de cada visita; ahora sólo requirió

un momento, y Nicole está libre para centrarse en visitar nuevos clientes potenciales en

lugar de rellenar más formularios.


Grabación de audio y vídeo

Tradicionalmente, la recopilación de información se reducía al texto y los gráficos;

Office OneNote 2007 rompe esta barrera al permitirle grabar notas de audio y de vídeo

vinculadas. Las notas de audio y de vídeo son especialmente valiosas cuando no desea

perderse nada de lo que dice o hace otra persona.

Grabación de audio

Si su PC tiene un micrófono conectado o incorporado, puede grabar audio haciendo clic

en el botón Grabar sólo audio de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo.

Office OneNote 2007 detecta el momento en que comienza la grabación de audio y,

a medida que usted toma notas en la página, sincroniza lo que escribe con el audio.

Con ello, Office OneNote 2007 realiza el seguimiento del audio que se estaba

produciendo en el momento exacto en que escribía o mecanografiaba cada nota.

Más adelante, si necesita aclarar una nota determinada, mueva el puntero del mouse

sobre el texto en cuestión. Aparece un icono de un altavoz en el margen. Haga clic

en este icono y Office OneNote 2007 reproducirá el audio que grabó mientras estaba

escribiendo esa línea en su bloc de notas. También puede escuchar la grabación completa

haciendo clic en el icono de altavoz situado junto al sello de fecha del contenedor

o haciendo clic en el botón Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio

y vídeo. Si selecciona el botón Ver reproducción en la barra de herramientas Grabación

de audio y vídeo, Office OneNote 2007 resalta lo que haya escrito a medida que progresa

la grabación. Si conecta su equipo a su teléfono mediante un económico adaptador,

también podrá grabar llamadas de conferencia y vincular sus notas a dichas grabaciones.

Grabación de notas de vídeo

Si tiene una cámara de vídeo digital o una cámara Web conectada a su equipo, puede

grabar vídeo (y audio, si tiene un micrófono) haciendo clic en el botón Grabar vídeo

de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Office OneNote 2007 captura

la fecha y hora en que comienza la grabación de vídeo, y sincroniza con el vídeo las

anotaciones que haga. Si necesita aclarar algo que ha escrito, puede situar el puntero

del mouse sobre el texto en cuestión y aparecerá un icono con un altavoz. Haga clic en


el icono, y Office OneNote 2007 reproducirá el vídeo que se grabó cuando se realizó la

anotación. También puede volver a reproducir el vídeo completo haciendo clic en el icono

de altavoz situado junto al sello de fecha del contenedor o haciendo clic en el botón

Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Si selecciona

el botón Ver reproducción en la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo,

Office OneNote va resaltando lo que fue escribiendo a medida que progresa la grabación.

Captura de notas y dibujos escritos a mano

Si su equipo dispone de un dispositivo de entrada manuscrita, puede utilizar su lápiz

digital para tomar notas escritas a mano o hacer dibujos y diagramas en Office OneNote

2007 (vea la Figura 9). Si está utilizando un Tablet PC, puede convertir su escritura a

mano en texto (o dejarla como está, si lo prefiere). Si no está utilizando un Tablet PC,

Office OneNote 2007 reconoce su escritura a mano como un gráfico, que no puede

convertirse en texto.


Figura 9. Con Office OneNote 2007, puede escribir a mano e insertar dibujos con un dispositivo

de entrada manuscrita.

También puede mezclar con facilidad escritura a mano y texto en la misma página. Puede

cambiar el orden de los elementos escritos a mano en una lista utilizando arrastrar y soltar,

y también puede agregar viñetas y numeración a sus notas escritas a mano y marcarlas

con Marcas de anotación. El motor de búsqueda de OneNote trata la escritura a mano

introducida en un Tablet PC igual que el texto. Puede utilizar la función de búsqueda

de Office OneNote 2007 para encontrar información escrita a mano o mecanografiada,

y Office OneNote 2007 encontrará la entrada en cualquiera de los casos.


En una reunión, puede dibujar un diagrama para ilustrar un punto, o dejar que sus

ideas se desplieguen por toda la página como si se tratara de una pizarra. Si no tiene

un dispositivo de entrada manuscrita, puede utilizar el mouse para dibujar y esbozar

diagramas con la característica de lápiz de Office OneNote 2007, que le ofrece diversos

estilos de tinta, con los que incluso podrá elegir colores y grosores diferentes. Office

OneNote 2007 incluso le proporciona marcadores en diversos colores y un borrador

que puede controlar con el mouse o el dispositivo de entrada manuscrita para borrar

sus errores.

Nuevo: Analizador de tinta de última generación Si bien la mayoría de las personas ejecutan Office OneNote 2007 en un equipo de

escritorio o portátil, algunas lo hacen en un Tablet PC. Dado que Office OneNote 2007

hace uso del nuevo analizador de tinta de Tablet PC, la sensación al introducir datos

manuscritos en Office OneNote 2007 es mejor que nunca. Office OneNote 2007 evalúa

y revisa continuamente los datos manuscritos. Es posible que se creen, se destruyan

y se vuelvan a crear estructuras manuscritas mientras escribe, pero no notará nada.

Este análisis continuado de sus actividades de entrada manuscrita proporciona un

reconocimiento de escritura a mano y una experiencia de conversión de la misma en

texto más precisos y robustos que nunca.

Almacenamiento de las notas

Todos hemos sufrido la frustración que supone buscar un archivo determinado que

sabemos que se encuentra en nuestro equipo, y no encontrarlo, bien porque no

recordamos dónde lo guardamos o porque lo guardamos accidentalmente en una

ubicación incorrecta. Office OneNote 2007 elimina esta frustración automatizando

las operaciones de guardado y haciendo un seguimiento del lugar en que se

encuentra la información de sus blocs de notas.


Guardado automático

Una vez que se escribe algo en un papel, queda ahí para siempre. OneNote proporciona

un funcionamiento similar. No hay ningún botón Guardar en OneNote: todo se guarda

automáticamente a medida que se escribe. Aunque apague el equipo o cierre

rápidamente el programa, no debe preocuparse por si se pierde información importante:

ya está guardada.

Nuevo: Posibilidad de utilizar varios blocs de notas Puede utilizar Office OneNote 2007 para crear varios blocs de notas, por lo que le

resultará fácil organizar su trabajo por proyectos, temas especiales, o cualquier otro

criterio.

Nuevo: Blocs de notas en cualquier lugar Puede situar sus blocs de notas de Office OneNote 2007 donde desee, incluso en un

servidor de archivos. Si tiene carpetas de archivos en un disco local que utiliza para

trabajar con clientes o proyectos concretos, puede situar en la misma carpeta el bloc

de notas de Office OneNote 2007 relacionado con ese cliente o proyecto. Eso facilita

en gran medida la labor de mantener junto todo su trabajo. También facilita la labor

de hacer copias de seguridad de todo su trabajo cuando las haga con los demás

archivos de su proyecto.

Sus blocs de notas siempre están disponibles, independientemente de si los guarda en

su equipo o en alguna ubicación de la red. Si piensa que va a usar equipos diferentes

en distintos momentos, guardar sus blocs de notas de Office OneNote 2007 en una red

le servirá para estar seguro de que siempre podrá tener acceso a su bloc de notas, sin

tener en cuenta el sistema utilizado para ello.

Si un bloc de notas se suele guardar en una ubicación de red, Office OneNote 2007

mantiene una copia completa sin conexión del mismo en el equipo donde se abre.

De ese modo, si viaja con el bloc de notas, tendrá una copia del mismo con usted;

Office OneNote 2007 combina automáticamente cualquier cambio cuando vuelva

a conectarse a la red.


Cómo proteger el contenido de las secciones

Puede proteger secciones confidenciales de su bloc de notas con contraseñas. Al utilizar

la protección de secciones de Office OneNote 2007, se cifran las mismas. Cuando intente

tener acceso a una sección protegida, antes de ver el contenido de la página deberá

escribir su contraseña.

Office OneNote 2007 guarda su contraseña en memoria para que no tenga que volver

a escribirla cada vez que regrese a la sección. Si deja sin usar Office OneNote 2007 más

de cierto tiempo (el período predeterminado es de 10 minutos, pero puede configurarlo

en las preferencias de OneNote), Office OneNote 2007 volverá a bloquear las secciones

protegidas y deberá escribir la contraseña para abrirlas.

Office OneNote 2007 en acción Jane Clayton, una directora de marketing de productos de Fabrikam, debe crear una

presentación para la reunión anual del consejo. En Office OneNote 2007, en su equipo

de escritorio, reúne información procedente de diversas fuentes: recorta secciones de

páginas Web, copia tablas de ingresos de hojas de cálculo, digitaliza varios documentos

de papel, arrastra presentaciones y archivos PDF (Portable Document Format) anteriores,

graba entrevistas de audio con los principales expertos, e incluso agrega un vínculo a un

vídeo del sitio Web de un competidor. Office OneNote 2007 le permite buscar en todo el

contenido que ha capturado, por lo que Jane puede encontrar rápidamente información

específica del proyecto, independientemente de su formato. Incluso puede realizar una

búsqueda dentro de una grabación de audio o de vídeo, si fuera necesario.

A medida que Jane va copiando este contenido, cuando desea tomar notas relacionadas,

puede vincularlas en Office OneNote 2007 al contenido correspondiente. Estas notas

mantienen vínculos con el documento, la página Web o la secuencia de vídeo

correspondiente, por lo que siempre puede hacer referencia al contexto en que se

basan sus notas. En muchos casos, decide agregar las notas en los propios documentos

de Office OneNote 2007, o al lado de los mismos; en otros casos, toma las notas y,

a continuación, agrega un vínculo al documento. Office OneNote 2007 también ayuda

a Jane a organizar con facilidad sus pensamientos e ideas en un esquema lógico para

su presentación.


Encuentre rápidamente lo que está buscando Cuanto más tiempo pasa buscando información en su sistema, menos tiempo le queda

para hacer algo valioso con ella tras encontrarla. Pero, ¿qué puede hacer para resolver

ese problema? Probablemente tiene información almacenada en mensajes de correo

electrónico, documentos, diapositivas y hojas de cálculo. La existencia de varias

versiones dificulta aún más la labor de encontrar exactamente la información que

desea. ¿Y cómo puede encontrar y recuperar con facilidad la información contenida

en los archivos de audio y de vídeo?

Office OneNote 2007 facilita la tarea de organizar y recuperar rápidamente la información

que usted y sus compañeros de equipo necesitan.

Organizado por diseño

Como se ha indicado anteriormente, puede hacer clic en cualquier parte de la superficie

de la página de Office OneNote 2007 y comenzar a escribir. ¿Pero qué es una página de

OneNote y cuáles son sus características principales? Echemos un vistazo a la distinción

entre paginas y secciones de OneNote, que simplemente son distintos tipos de

contenedores para organizar la información.


Figura 10. Una página de Office OneNote 2007

La jerarquía de un bloc de notas de Office OneNote 2007

Un bloc de notas de Office OneNote 2007 contiene una o varias secciones; las secciones

contienen una o varias páginas. Las secciones aparecen como fichas coloreadas en la

parte superior de la superficie de la página de Office OneNote 2007 (vea la Figura 10).

Las páginas de una sección determinada aparecen como fichas a lo largo del eje vertical

de la superficie de la página de OneNote.

Fichas de las secciones del bloc de notas

Cerca de la parte superior de la página de OneNote se encuentran las fichas que

representan las secciones de un bloc de notas, que son algo muy parecido a las secciones

de una carpeta de anillas. Puede crear tantas secciones como necesite y personalizarlas

asignándoles nombres basados en los distintos proyectos, tipos de reuniones o en

cualquier otra cosa. Por ejemplo, los jefes de proyecto podrían tener un bloc de notas

diferente para cada proyecto, con secciones distintas para cada componente de un

proyecto (como reuniones con proveedores, reuniones con clientes y calendarios

del proyecto).


Nuevo: Funciones de desplazamiento y organización mejoradas Office OneNote 2007 dispone de una barra flotante y un panel de exploración, y ambos

facilitan las labores de organización y exploración en Office OneNote 2007. La barra

flotante (situada en el lado izquierdo en la Figura 10) muestra los blocs de notas que

están abiertos cada momento. Para desplazarse con facilidad entre los blocs de notas

abiertos, basta con que haga clic en el icono de un bloc de notas. A lo largo de la parte

superior del área de trabajo de OneNote todavía puede ver las conocidas fichas asociadas

a cada una de las secciones del bloc de notas.

Si hace clic en la flecha de la parte superior de la barra flotante, puede expandir la barra

flotante en el panel de exploración, lo que le proporcionará más detalles sobre los blocs

de notas y las secciones incrustadas. Puede hacer clic en una sección de un bloc de notas

para pasar a la misma; esto facilita en gran medida el desplazamiento por varios blocs

de notas y secciones.

Nuevo: Organización del bloc de notas mediante arrastrar y colocar Office OneNote 2007 dispone de una intuitiva interfaz de arrastrar y colocar, que

puede utilizar para reorganizar rápidamente sus blocs de notas, secciones y páginas.

Por ejemplo, puede hacer clic en la ficha de una sección y, a continuación, arrastrarla

a otra ubicación entre las fichas de las secciones.

Si desea mover secciones completas a ubicaciones concretas entre varios blocs de

notas, puede utilizar Office OneNote 2007 para abrir varios paneles de exploración y,

a continuación, arrastrar con facilidad una o varias secciones entre los blocs de notas.

Características de las fichas de las páginas

En el lado derecho de la página de Office OneNote 2007 se encuentran las fichas que

representan cada una de las páginas de cada sección del bloc de notas. Al hacer clic en

una ficha, tendrá acceso a la página correspondiente. Si sitúa el puntero del ratón o del

lápiz sobre estas fichas, verá rápidamente información sobre cada página, como su título

y su fecha de creación.


Si hace clic en la flecha de la esquina superior derecha de la superficie de la página

(junto al botón Nueva página de la Figura 10), puede elegir si desea ver las páginas de

acuerdo con los nombres introducidos en la zona del encabezado de página o bien, en

el formato contraído, por números de página. Si lo prefiere, puede mover las fichas de

las páginas al lado izquierdo de la página; para ello, haga clic en Opciones en el menú

Herramientas, elija la categoría Presentación en el cuadro de diálogo Opciones, y

seleccione Fichas de página a la izquierda. Esto le resultará especialmente útil si

es zurdo y emplea un Tablet PC. Puede reorganizar las fichas de las páginas con sólo

arrastrarlas y soltarlas en el orden que desee. También puede cambiar el tamaño de las

fichas de las páginas arrastrando hacia la derecha o hacia la izquierda el borde situado

entre ellas y la superficie de la página de OneNote.

Busque rápidamente los detalles

La función Buscar de Office OneNote 2007 le ayuda a realizar un seguimiento de la

información importante. Cuando escribe una palabra clave en el cuadro Buscar situado

en la parte superior la página, Office OneNote 2007 localiza rápidamente la información,

no sólo en la página que está viendo, sino también en cualquier página de cualquier

sección y en cualquier bloc de notas que esté abierto.1 También puede limitar el

ámbito de la búsqueda mediante el menú desplegable Buscar en.

Resultados de las búsquedas resaltados

Office OneNote 2007 resalta en amarillo las fichas de las páginas que contienen la cadena

de búsqueda. Si presiona Entrar o hace clic en la flecha “coincidencia siguiente”, Office

OneNote 2007 salta rápidamente a la coincidencia siguiente, independientemente de la

sección del bloc de notas donde se encuentre, lo que facilita la búsqueda simultánea en

varias secciones.

1 La función Buscar de OneNote no busca en las secciones ni en las carpetas que se han archivado con el comando Cerrar del menú Archivo. También puede restringir el ámbito de la búsqueda a un intervalo de páginas.


Figura 11. Encuentre la información importante con sólo unos clics.

Aparte de saltar por las coincidencias, también puede hacer clic en el botón Ver lista.

Office OneNote 2007 muestra una lista de las páginas de OneNote que contienen el

término que busca. De forma predeterminada, estos resultados se agrupan según

el orden de las secciones, pero pueden reagruparse por fechas o por títulos con sólo

hacer clic en los botones Fecha o Título del panel de tareas Lista de páginas.

Nuevo: Búsquedas más rápidas y eficaces Office OneNote 2007 mejora espectacularmente su capacidad para encontrar información

en sus blocs de notas. OneNote ahora guarda en un índice la información que contienen

sus blocs de notas, lo que le permitirá encontrar la información fácilmente con rapidez.

Es más, Office OneNote 2007 le proporciona eficaces características de búsqueda con las

que podrá restringir los resultados rápidamente. Puede utilizar “NEAR” en la expresión

de búsqueda si sólo desea encontrar las páginas que contienen en un mismo párrafo los

términos que busca. Por ejemplo, si busca “búsqueda NEAR rápida” sólo encontrará las

páginas en las que “búsqueda” y “rápida” se encuentran en el mismo párrafo.


Nuevo: Búsqueda de contenido en las imágenes Si bien Office OneNote 2007 trata como imágenes los gráficos importados y las copias

impresas de archivos importadas, también incorpora un motor de reconocimiento óptico

de caracteres (OCR) que explora automáticamente cada imagen en busca de texto. Si el

motor de OCR encuentra texto dentro de una imagen, asocia ese texto a esa imagen

y lo guarda en el índice de búsqueda. Esto le permitirá buscar en el contenido de las

imágenes insertadas, independientemente de si son archivos de CAD con nombres de

piezas, páginas Web tomadas de Internet o cualquier otro tipo de copias impresas.

Si inserta una fotografía de una tarjeta de presentación y, a continuación, pide a

Office OneNote 2007 que busque el nombre de la empresa que aparece en la tarjeta

de presentación, en el panel de resultados de búsqueda aparecerá un vínculo a la

imagen de la tarjeta de presentación.

Nuevo: Búsqueda de contenido en las notas de audio y de vídeo Además de permitirle buscar texto en las imágenes, Office OneNote 2007 puede buscar

texto dentro de los archivos de audio y de vídeo. Office OneNote 2007 hace uso de

sofisticadas herramientas de reconocimiento de voz e intenta analizar archivos de audio

y de vídeo en busca de contenido reconocible. Por ejemplo, si graba una emisión por

Internet que incluye un debate sobre el Astrodome, una búsqueda de referencias sobre

el Astrodome daría como resultado un vínculo al archivo de audio en el que se hablaba

sobre el Astrodome, así como un vínculo a la página Web de la Figura 12. Si hace clic en

el vínculo de la ventana de resultados de búsqueda, Office OneNote 2007 abre la página

con el archivo de sonido incrustado y empieza a reproducir la grabación en el punto

donde se comenzó a hablar sobre el Astrodome.


Figura 12. Una búsqueda en Office OneNote 2007 de la palabra "Astrodome" le llevaría a la copia

impresa de esta imagen, guardada en una página de Office OneNote 2007 a partir del sitio Web

MSNBC.

Marcas de anotación

Tal como se ha mencionado en la página 23, OneNote ofrece un conjunto de Marcas de

anotación que pueden utilizarse para marcar elementos clave, notas urgentes o notas

que requieren un seguimiento. Puede personalizar los iconos y los nombres de sus

Marcas de anotación, aplicar cualquier combinación de color y resaltado de fuente a una

Marca de anotación, y agregar casillas de verificación para que aparezcan junto a la nota.


Además de dar prioridad a las notas y marcarlas, puede utilizar las Marcas de anotación

para organizar su información. El panel de tareas Resumen de marcas de anotación

permite administrar y ver fácilmente todos los elementos para los que ha creado Marcas

de anotación, agrupados por páginas, por secciones del bloc de notas, o los de todas

las secciones del bloc de notas juntas. Si hace clic en una nota marcada en el panel de

tareas Resumen de marcas de anotación, podrá ver dicha nota en sus secciones del bloc

de notas. De esta manera, podrá desplazarse por las notas de acuerdo con las marcas.

Por ejemplo, podría personalizar una Marca de anotación como “supervisor” y, después

de una reunión, recordar todos los elementos de acción mencionados por su supervisor.

Nuevo: Encuentre más rápidamente las anotaciones marcadas La característica de indización de Office OneNote 2007 también le ayuda a ver un resumen

de todas sus marcas de anotación más rápido que nunca.

Mejorado: Integración mejorada con Office Outlook 2007 Office OneNote 2007 le ofrece una sincronización bidireccional más perfeccionada con

Office Outlook 2007. Puede sincronizar las tareas marcadas entre Office OneNote 2007

y Office Outlook 2007, por lo que puede estar tranquilo de que un elemento marcado

como tarea en Office OneNote 2007 aparecerá automáticamente como una tarea en

Office Outlook 2007 (y viceversa). Puede vincular notas de reunión a los elementos de

su calendario de Office Outlook 2007 o puede vincular una nota de Office OneNote 2007

sobre un cliente a la entrada correspondiente a dicho cliente en la lista de contactos de

Office Outlook 2007. Podría tener acceso fácilmente a la información sobre la reunión en

su calendario o a los detalles de contacto relacionados con su cliente con sólo hacer clic

en la interfaz de Office OneNote 2007; o también, tener acceso a la información de Office

OneNote 2007 con sólo hacer clic en un vínculo en su calendario o lista de contactos.


Trabaje con otras personas de manera

más eficaz La eficacia con la que puede trabajar con los demás miembros de su organización

depende en gran medida del funcionamiento de sus herramientas. Hoy día, a los equipos

les resulta difícil trabajar en los proyectos cuando todos los usuarios no están conectados

al mismo tiempo, o cuando varios usuarios intentan editar simultáneamente los mismos

documentos. Es difícil mantener el control de versiones cuando los miembros del equipo

están actualizando constantemente los archivos y pasándoselos entre ellos por correo

electrónico. Por otra parte, el tiempo empleado en dar respuesta a los desafíos que

plantean las comunicaciones, la coordinación y el uso compartido de información

puede reducir enormemente la efectividad del equipo.

Office OneNote 2007 le ofrece varias formas sencillas de compartir la información y las

ideas importantes con más eficacia, como son compartir mediante el correo electrónico,

compartir mediante la publicación de notas en un sitio Web o en el sitio de Microsoft

Windows SharePoint® Services, o mediante la publicación de notas en un archivo HTML

o de Word 2007.

¿Cuál es la mejor manera de compartir la información que ha reunido usted mismo?

Office OneNote 2007 incluso le ayuda a responder esa pregunta. Cuando haga clic

en Explicar opciones de este menú en el menú Compartir, Office OneNote 2007

abre una ventana que le ayuda a comprender las opciones que tiene para compartir

información.

Comparta notas mediante el correo electrónico

Con sólo hacer clic en el icono de correo electrónico de la barra de herramientas Estándar

(o utilizar la opción Destinatario de correo desde el comando Enviar página a del

menú Archivo), los usuarios de Office OneNote 2007 que usan Outlook 2003 o versiones

posteriores pueden compartir sus páginas de notas con otras personas. Office OneNote

2007 crea un archivo especial que contiene copias de las páginas seleccionadas y lo

adjunta al mensaje. También da formato en HTML automáticamente a la información


de la página (incluso los gráficos2) y la pone en el cuerpo del mensaje de correo

electrónico. De este modo, incluso los destinatarios que no tienen Office OneNote 2007

pueden leer la información. Si una página contiene archivos de audio o de vídeo

vinculados, Office OneNote 2007 también adjunta una copia de los mismos al mensaje,

siempre que lo haya configurado de este modo haciendo clic en Opciones en el menú

Herramientas. Los destinatarios del mensaje de correo electrónico que disponen de

OneNote pueden hacer doble clic en los datos adjuntos y agregar esa página a sus

propios blocs de notas en una sección especial denominada Notas recibidas por

correo electrónico.

Si está utilizando una versión anterior de Outlook o bien otros programas de correo

electrónico, también puede enviar las notas de OneNote a otros destinatarios del correo

electrónico adjuntando manualmente al mensaje el archivo que contiene las páginas

seleccionadas. Ni las versiones anteriores de Outlook ni los otros programas de correo

electrónico convierten las notas de la página de Office OneNote 2007 en HTML para

incluirlas en el cuerpo del mensaje, pero aun así puede copiar y pegar sus notas en

su programa de correo electrónico.

Publique notas en un sitio Web o en un sitio Web de Windows SharePoint Services

Le resultará fácil compartir información en formato de sólo lectura con otras personas

si publica sus notas en una página Web de un único archivo que los demás pueden ver

con un explorador Web, o abrir y modificar en Word 2007. Utilizando la opción Publicar

como PDF o XPS del menú Archivo, puede crear una copia de su página de OneNote

con diversos formatos, como un archivo PDF, una página Web de un solo archivo, una

sección de OneNote independiente, o un archivo de Microsoft Word 2007. Puede publicar

el archivo publicado en una carpeta compartida, en un sitio Web o en un sitio Web de

Windows SharePoint Services. Incluso puede enviar los archivos a otras personas como

datos adjuntos de correo. Al igual que hace al enviar una página mediante el correo

electrónico, Office OneNote 2007 convierte los textos escritos a mano y los dibujos

en imágenes cuando publica la página en formato HTML.

2 Los textos escritos a mano y los dibujos incluidos en las notas se convierten en archivos de imagen en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, pero conservan sus características como escritura a mano y dibujo en el archivo .one adjunto.


Uso compartido en tiempo real en Office OneNote 2007

Si utiliza la característica Sesión compartida de Office OneNote 2007, puede compartir

información con otras personas, e incluso ver sus comentarios y adiciones, todo ello en

tiempo real. Puede crear o unirse a una sesión de red punto a punto en la que varios

usuarios pueden interactuar en páginas de OneNote compartidas usando la opción

Sesión compartida activa del menú Compartir.

Figura 13. Compartir notas es fácil con Office OneNote 2007.

Con Office OneNote 2007 resulta sencillo invitar a otras personas a unirse a una sesión.

OneNote crea un mensaje de correo electrónico que puede utilizar para invitar a los

participantes. Haciendo clic en el vínculo situado en el cuerpo del mensaje de correo


electrónico, las personas que ha invitado se pueden unir a la sesión compartida. Por

ejemplo, suponga que está en una teleconferencia y necesita dibujar un diagrama para

explicar a la otra persona lo que está pensando. Si ambos tienen Office OneNote 2007,

pueden trabajar juntos en la superficie de la página compartida, utilizándola a la vez como

un bloc de notas y como una pizarra. Ambos pueden ver los dibujos y las anotaciones del

otro en tiempo real, lo que agrega una dimensión eficaz a la conversación telefónica. Puede

invitar a tantas personas como desee, incluso 20 o más, a trabajar juntas desde distintas

ubicaciones.

Puede utilizar Office OneNote 2007 para difundir sesiones con notas a otros usuarios

de OneNote, y de este modo compartir sus notas en tiempo real sin dar a los demás la

posibilidad de interactuar con sus notas. Al final de una sesión compartida, cada usuario

conserva una copia de las notas compartidas como parte de su bloc de notas, así que no

hay ninguna necesidad de registrar lo que se trató.

Mejorado: Comparta blocs de notas tanto en tiempo real como en tiempo no real Office OneNote 2007 ha llevado el concepto de blocs de notas compartidos más allá del

uso compartido en tiempo real existente en OneNote 2003. Ahora puede crear libros que

pueden compartir varios usuarios tanto en tiempo real como en tiempo no real. Si lo

desean, dos miembros del equipo situados en dos ubicaciones diferentes pueden trabajar

en un bloc de notas compartido en tiempo real, tal como lo venían haciendo hasta ahora.

Sin embargo otros dos miembros del equipo quizá no puedan asistir a esta sesión de

colaboración de tiempo real porque están volando por el país. Tienen copias locales del

bloc de notas compartido en sus sistemas portátiles, por lo que pueden trabajar con los

datos que tienen en cualquier momento.

En cuanto recobren el acceso a la red, sus copias de OneNote sincronizan sus copias

locales del bloc de notas compartido y combinan cualquier cambio introducido durante

la sesión de colaboración en tiempo real que se produjo mientras estaban en el aire.

¿Cuál es el resultado? En cuestión de segundos, todos los miembros del equipo que

comparten el bloc de notas de Office OneNote 2007 tienen copias actualizadas de toda

la información del bloc de notas, sin tener en cuenta dónde se encuentren ni el momento

en que se introdujo la información nueva. ¡Todos permanecen en la misma página, aun


cuando ésta se haya actualizado! Y, si uno de los miembros del equipo que estaban

volando anteriormente actualiza posteriormente el bloc de notas compartido, todos los

demás miembros del equipo verán esos cambios en cuanto sus copias locales del bloc de

notas compartido de Office OneNote 2007 se sincronicen con la copia maestra del mismo.

Siempre puede mantener el control de sus notas compartiendo su bloc de notas o

secciones del mismo únicamente cuando lo desee y con quien lo desee. Puede permitir

que algunas personas sólo tengan acceso a ciertas secciones de sus blocs de notas

y puede revocar el acceso cada vez que sea necesario.

Office OneNote 2007 en acción Cuando Jane está lista para empezar a crear su presentación, exporta su esquema

a un paquete de diapositivas de PowerPoint 2007 bien organizado. Selecciona varias

diapositivas de una presentación que había capturado en Office OneNote 2007 y las

agrega a la nueva presentación, donde se insertan como diapositivas nuevas. Realiza

algunos cambios e incrusta la nueva presentación dentro de sus notas de Office 2007.

A continuación, Jane envía el “paquete” completo de información, con la presentación

de PowerPoint 2007, las notas relacionadas, otros documentos y los recortes de Web,

combinados en un único archivo de Office OneNote 2007, a Carol Phillips, la directora

general de marketing de productos de Fabrikam, para que le envíe sus comentarios.

Después de revisar la presentación y las notas, Carol anota a mano una sugerencia

rápida junto a las diapositivas de PowerPoint 2007 para que Jane investigue más a fondo

sobre la nueva línea de productos de sus competidores. Utilizando sus notas de Office

OneNote 2007, Jane puede volver a visitar las mismas páginas Web en las que había

obtenido información sobre la competencia anteriormente y agregar la información

a su presentación.

Después de incorporar los cambios derivados de los comentarios de su jefa, Jane envía

una versión final de la presentación a todos los miembros del consejo, sin las notas de

Office OneNote 2007 ni los comentarios del proceso de producción.


Resumen Office OneNote 2007 le otorga la capacidad para recopilar, buscar y colaborar con la

información. Le ayuda a capturar, organizar y compartir una gran variedad de tipos de

datos, desde texto y gráficos, hasta imágenes y audio. Proporciona rápidas funciones

de búsqueda y recuperación de información, que incluyen la posibilidad de digitalizar

imágenes y archivos de sonido, e incluir en las búsquedas el texto que contienen.

Reúna todo en un mismo sitio: puede utilizar Office OneNote 2007 para administrar

más eficazmente la superabundancia de información, consolidando en un solo lugar

toda la que necesita para hacer su trabajo.

Encuentre la información rápidamente: puede ahorrar tiempo al buscar la información

porque toda ella se encuentra en un mismo lugar y está organizada de la forma que usted

desea. Puede organizar sus páginas de notas como desee y ahorrar tiempo al buscar

información gracias a la eficaz característica de búsqueda de palabras clave.

Trabaje con otras personas de manera más eficaz: Office OneNote 2007 le permite

permanecer fácilmente en la misma página junto con sus colegas compartiendo algunos

o todos sus blocs de notas. Puede mejorar la productividad de su equipo porque los blocs

de notas y la información están más accesibles y son fáciles de compartir. Puede ayudar

a sus compañeros de equipo a estar mejor preparados, a tomar decisiones más

informadas, y a ahorrar tiempo centralizando la información de todo el grupo.


Recursos Para obtener más información sobre Office OneNote 2007, consulte los recursos

siguientes:

Ficha Aspectos destacables de Office OneNote 2007

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/onenote/overview.mspx

Ficha Nueva interfaz de Office OneNote 2007


Ficha Motivos de la actualización de Office OneNote 2007


Ficha Demostración de Office OneNote 2007


Preguntas más frecuentes acerca de Microsoft Office OneNote 2007

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/onenote/faq.mspx

Información general del producto Microsoft Office OneNote 2007


Las 10 ventajas principales de Office OneNote 2007 (razones para actualizarse)



Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx

Para +información Contacte con su asesor en Danysoft en el 902 123146 o en [email protected] Este documento ha sido preparado antes de que el producto entre en la fase de fabricación. En consecuencia, no podemos garantizar que toda la información aquí incluida se ajuste exactamente a lo que encontrará en el producto final. La información contenida en el presente documento representa el punto de vista actual de Microsoft Corporation acerca de los temas tratados en la fecha de publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. La información representa al producto en el momento en que se imprimió el presente documento y debe utilizarse únicamente con fines de planificación. Esta información está sujeta a modificaciones sin aviso previo. El propósito de este documento es únicamente informativo. MICROSOFT NO ASUME NINGUNA GARANTÍA, EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, EN ESTE DOCUMENTO.

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onenote 2007 product guide - danysoft.com

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