opis procesów związanych z wdrożeniem e...

Opis procesów związanych z wdrożeniem e-usług

E-ZDROWIE – II ETAP W SAMODZIELNYM WOJEWÓDZKIM PUBLICZNYM ZESPOLE ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU.

OPIS PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z WDROŻENIEM E-USŁUG

SAMODZIELNY WOJEWÓDZKI PUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR

BARBARY BORZYM STRONA 2 Z 84

Spis treści

1. Wstęp ...................................................................................................................................... 3

2. Opis sposobu realizacji procesów i przyjętych założeń ................................................................. 5

2.1. Cel dokumentu .................................................................................................................. 6

3. Cele i zadania realizowane przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów

Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................................... 7

3.1. Struktura organizacyjna ................................................................................................... 10

4. Rodzaje dokumentacji i rejestrów tworzonych przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................... 13

5. Opis procesów związanych z działalnością Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu i dokumentowaniem

zdarzeń medycznych ................................................................................................................ 16

6. Opis zadań i ról poszczególnych stanowisk pracy .................... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.

7. Identyfikacja oraz mapowanie procesów ................................................................................... 36

8. Diagnoza stanu obecnego ........................................................................................................ 75

8.1. Oprogramowanie .............................................................................................................. 75

9. Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie

wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu ......................... 77

10. Harmonogram Wdrożenia ......................................................................................................... 82

10.1. Ryzyka wdrożeniowe: ....................................................................................................... 83

11. Podsumowanie ........................................................................................................................ 84

12. Lista załączników .................................................................. Błąd! Nie zdefiniowano zakładki.




1. Wstęp

Niniejsze opracowanie stanowi dokumentację analityczną prezentującą opis procesów biznesowych,

związanych z wdrożeniem e-usług dla procesów realizowanych w Samodzielnym Wojewódzkim

Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym.

Jedną z metod usprawniania działalności jest koncentracja na procesach biznesowych. Analiza,

optymalizacja i odpowiednie wsparcie systemowe procesów biznesowych przyczyniają się do

podwyższenia jakości obsługi pacjenta oraz umożliwią wykorzystanie narzędzi informatycznych w

świadczeniu usług zdrowotnych. Dokumentacja obejmuje opis procesów oraz modele w postaci

graficznej (diagramy).

Celem dokumentacji jest przygotowanie zbioru najważniejszych informacji przydatnych na etapie

przygotowania wdrożenia projekt pn. E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym

Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu.

Poniżej wyjaśnione zostały definicje oraz skróty użyte w niniejszym dokumencie:

Elektroniczny Portal Pacjenta (EPP) – serwis internetowy umożliwiający pacjentowi lub innemu

interesariuszowi dostęp do wdrożonych e-usług oraz informacji o działalności SWPZZPOZ w Radomiu.

Moduł e-Rejestracja – usługa A2C, A2A, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca pacjentowi,

osobie upoważnionej oraz upoważnionemu personelowi medycznemu sprawdzenie dostępności

terminów wizyt oraz zarezerwowanie terminu wybranej usługi medycznej. W ramach modułu możliwa

będzie rejestracja następujących typów wizyty:

• Wizyta tradycyjna – wizyta stacjonarna w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym;

• Wizyta w trybie telemedycyny - wizyta „online”.

Moduł e-Wyniki – usługa A2C, umożlwiająca pacjentowi lub osobie upoważnionej przeglądanie i

pobieranie wyników badań zapisanych w dokumentacji medycznej pacjenta w systemach dziedzinowych

HIS, LIS, RIS Szpitala.

Moduł e-Konsultacja - usługa A2A, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca prowadzenie

zdalnych konsultacji medycznych pomiędzy pracownikami medycznymi Samodzielnego Wojewódzkiego

Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym lub pomiędzy

pracownikiem medycznym SWPZZPOZ a pracownikiem partnera projektu.

Moduł e-Depozyty – usługa A2C, usługa wewnątrzadministracyjna umożliwiająca pacjentowi, osobie

upoważnionej oraz upoważnionemu personelowi medycznemu wgląd w stan środków finansowych




złożonych do depozytu szpitalnego oraz złożenie dyspozycji wypłaty środków, a w przypadku części

szarej obsługę finansowo księgową depozytów przez personel administracyjny Szpitala.

Moduł e-Administracja usługa A2C, A2B umożliwiająca pacjentowi, osobie upoważnionej, innemu

interesariuszowi kontakt drogą elektroniczną z placówką Zamawiającego w przypadku. Moduł będzie

obsługiwał następujące typy zdarzeń:

1. Złożenie podania/ wniosku, w tym Wniosek o udzielenie informacji publicznej;

2. Złożenie wniosku o wydanie dokumentacji medycznej;

3. Złożenie wniosku o przepustkę;

Moduł Telemedycyna - usługa A2C umożlwiająca zdalną konsultację medyczną pomiędzy pacjentem

a pracownikiem medycznym Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów

Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym.

Tabela 1 Wykaz pojęć i skrótów użytych w dokumencie

L.p. Skrót Znaczenie

1. SWPZZPOZ Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki

Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym

2. EPP Elektroniczny Portal Pacjenta

3. AOS Ambulatoryjna Opieka Specjalistyczna

4. POZ Podstawowa Opieka Zdrowotna

5. SSI Szpitalny System Informacyjny

6. HIS Szpitalny System Informacyjny ang. Hospital Information System

7. LIS Laboratoryjny System Informacyjny ang. Laboratory Information System

8. RIS Radiologiczny System Informacyjny ang. Radiology Information System

9. EOD Elektroniczny Obieg Dokumentów

10. Projekt E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu

11. GUI Graficzny interfejs użytkownika ang. graphical user interface

Projekt będzie realizowany w ramach partnerstwa z

1. Mazowieckim Szpitalem Specjalistycznym Sp. z o.o. w Radomiu;

2. Radomskim Szpitalem Specjalistycznym w Radomiu.

W ramach Projektu zaplanowano:

• wymianę Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) pomiędzy podmiotami udzielającymi

świadczeń opieki zdrowotnej;

• współpracę Zamawiającego w zakresie usług e-konsultacja, telemedycyna z Partnerami

Projektu.




2. Opis sposobu realizacji procesów i przyjętych założeń

Niniejszy dokument przedstawia analizę stanu obecnego oraz propozycję rozwiązań w zakresie

rozbudowy portalu e-usług SWPZZPOZ, wspierającego procesy obsługi pacjenta oraz pracę personelu

Zamawiającego i Partnerów Projektu w ramach niżej wymienionych modułów. Ujęto w nim również

elementy funkcjonalne, jakie zostały ustalone w toku prac analitycznych.

Analiza procesów związanych z wdrożeniem e-usług dotyczy następujących obszarów działalności

SWPZZPOZ:

I. Moduł e-rejestracja;

II. Moduł e-wyniki;

III. Moduł e-konsultacja;

IV. Moduł e-depozyty;

V. Moduł e-administracja;

VI. Moduł telemedycyna

Dokument ten został sporządzony na podstawie rozmów, które odbywały się w siedzibie Zamawiającego

w Radomiu, ul. Krychnowicka 1 oraz otrzymanych materiałów. W ramach prac związanych

z przygotowaniem niniejszego dokumentu wykonano analizę procesów występujących w organizacji

oraz zdefiniowano obecnych i przyszłych użytkowników Systemu.




2.1. Cel dokumentu

Celem dokumentu jest przedstawienie działalności Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym z siedzibą przy ul. Krychnowickiej 1

26-607 Radom, nr KRS: 0000216170, NIP: 9482040243, nr REGON: 670204531 zwanego dalej również

Zamawiającym, w odniesieniu do planowanego wdrożenia projektu pn. E-zdrowie – II etap w

Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr

Barbary Borzym w Radomiu.

Dokument zawiera analizę procesów obecnego stanu działalności placówki, opisaną na podstawie

dokumentów i informacji, przekazanych przez Zamawiającego oraz zaplanowany stan docelowy

procesów z wykorzystaniem Elektronicznego Portalu Pacjenta.

Opracowanie określa działania, jakie powinny być podjęte w ramach wdrożenia systemu w celu szeroko

pojętego usprawnienia pracy. Po formalnym przyjęciu niniejszego dokumentu przez Zamawiającego

wskazane jest, by przyszłe wdrożenie było prowadzone zgodnie z zaleceniami niniejszego opracowania.

Analiza procesów działalności Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów

Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym dotyczy procesów realizowanych w dwóch

lokalizacjach:

• ul. Krychnowicka 1 26-607 Radom;

• ul. Reja 30 26-600 Radom.




3. Cele i zadania realizowane przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu

Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary

Borzym w Radomiu jest podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą - samodzielnym publicznym

zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Podmiotem tworzącym jest Samorząd

Województwa Mazowieckiego.

Celem działalności SWPZZPOZ jest:

• profilaktyka, diagnozowanie, leczenie i rehabilitacja pacjentów w dziedzinie psychiatrii,

lecznictwa odwykowego, narkomanii i uzależnień, neurologii i rehabilitacji neurologicznej, a

także chorób wewnętrznych pacjentów;

• udział w zapobieganiu powstawania chorób i urazów oraz w promocji zachowań zdrowotnych;

• kształcenie podyplomowe pracowników wykonujących zawody medyczne.

Do podstawowych zadań SWPZZPOZ w Radomiu należy:

• udzielanie świadczeń zdrowotnych, profilaktycznych, diagnostycznych, leczniczych,

konsultacyjnych oraz rehabilitacyjnych w ramach opieki stacjonarnej i specjalistycznej opieki

ambulatoryjnej, a także całodobowej działalności opiekuńczo-leczniczej;

Rodzajami działalności leczniczej w SWPZZPOZ są:

• Stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne szpitalne w zakresie całodobowej opieki

psychiatrycznej, leczenia uzależnień oraz rehabilitacji neurologicznej realizowane przez komórki

organizacyjne wchodzące w skład zakładu leczniczego „Szpital”.

• Stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż szpitalne polegające na udzielaniu

całodobowych świadczeń zdrowotnych, które obejmują swoim zakresem opiekę, pielęgnację i

rehabilitację oraz leczenie pacjentów niewymagających hospitalizacji, a także zapewnianiu im

produktów leczniczych i wyrobów medycznych, pomieszczeń i wyżywienia odpowiednich do

stanu zdrowia realizowane przez Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny wchodzący w

skład zakładu leczniczego „Zakład Opiekuńczo-Leczniczy”.

• Ambulatoryjne świadczenia zdrowotne w zakresie specjalistycznej psychiatrycznej opieki

zdrowotnej, leczenia uzależnień, neurologii, rehabilitacji leczniczej oraz konsultacji

specjalistycznych i badań diagnostycznych wykonywanych w celu rozpoznania stanu zdrowia i

ustalenia dalszego postępowania leczniczego realizowane przez komórki organizacyjne

wchodzące w skład zakładu leczniczego „Zakład Opieki Pozaszpitalnej”.

Aby świadczyć jak najlepsze usługi w wykonaniu zadań SWPZZPOZ współpracuje z:




• Mazowieckim Szpitalem Specjalistycznym Sp. z o.o. w Radomiu (PARTNER PROJEKTU),

• Radomskim Szpitalem Specjalistycznym (PARTNER PROJEKTU),,

• Regionalnym Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Radomiu,

• Powiatową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną w Radomiu,

• Wojewódzkim Szpitalem Zakaźnym w Warszawie,

• Radomską Stacją Pogotowia Ratunkowego.

SWPZZPOZ jest podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą - samodzielnym publicznym

zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Podmiotem tworzącym jest Samorząd

Województwa Mazowieckiego.

Obecnie SWPZZPOZ dysponuje łącznie 725 miejscami łóżkowymi w 13 oddziałach tj.

1. Rehabilitacji Neurologicznej - 40-miejscowym udzielającym świadczeń zdrowotnych

osobom po udarach mózgowych, w przebiegu chorób neurologicznych np. stwardnienie

rozsiane; mającym także na celu usprawnianie w chorobie Parkinsona, leczenie zespołów

korzeniowych i bólowych w przebiegu zmian zwyrodnieniowych układu ruchu.

Zadaniem oddziału jest leczenie i usprawnianie chorych ze schorzeniami neurologicznymi i

narządu ruchu.

2. Psychiatrycznych Ogólnych (P-1, P-2, P-3, P-4, P-5) - posiadających łącznie 300 miejsc

zapewniających opiekę całodobową osobom z zaburzeniami psychicznymi i realizujących

zadania diagnostyczne, lecznicze i rehabilitacyjne;

3. Leczenia Zaburzeń Nerwicowych - przeznaczonym dla osób z zaburzeniami nerwicowymi,

depresjami oraz zaburzeniami osobowości i zachowania dorosłych - 25 miejsc;

4. Psychosomatycznym - 35 miejsc dla osób z zaburzeniami psychicznymi, zwłaszcza

psychotycznymi oraz towarzyszącymi zaburzeniami somatycznymi;

5. Leczenia Alkoholowych Zespołów Abstynencyjnych - posiadającym 25 miejsc dla osób z

alkoholowymi zespołami abstynencyjnymi stosującym procedury oparte głównie na diagnostyce

uzależnienia i powikłań psychiatrycznych, somatycznych, neurologicznych, detoksykacji oraz

psychoedukacji. Ważnym zadaniem dla personelu tego oddziału jest także motywowanie do

dalszej terapii uzależnienia;

Do zadań oddziału należy:

a. detoksykacja osób uzależnionych od alkoholu,

b. diagnostyka i leczenie towarzyszących chorób somatycznych,

c. psychoedukacja osób uzależnionych od alkoholu - indywidualna i grupowa,

d. motywowanie do dalszej terapii odwykowej,

e. prowadzenie poradnictwa w zakresie spraw socjalnych,

f. rozpoznawanie bio i psychospołecznych potrzeb pacjentów,

g. ustalanie i realizowanie potrzeb pielęgnacyjnych,




h. wykonywanie zabiegów pielęgnacyjno –leczniczych,

i. realizowanie programów edukacyjnych i promocji zdrowia w zakresie wychowania w

trzeźwości i utrzymania abstynencji.

6. Terapii Uzależnienia od Alkoholu - (50 - miejscowym) realizującym świadczenia w oparciu

o 2 - miesięczny program leczenia obejmującym diagnostykę uzależnienia, farmakoterapię,

psychoterapię indywidualną i grupową, terapię zmierzającą do zmiany zachowań w kierunku

utrzymania abstynencji;

Do zadań Oddziału należą:

a. realizacja programów psychoterapii uzależnienia od alkoholu,

b. udzielanie indywidualnych świadczeń zapobiegawczo-leczniczych osobom uzależnionym od

alkoholu,

c. prowadzenie działań konsultacyjno-edukacyjnych dla członków rodzin osób uzależnionych,

d. przygotowanie pacjenta kończącego podstawowy program terapeutyczny do

kontynuowania terapii w programie ambulatoryjnym.

7. Terapii Uzależnienia od Środków Psychoaktywnych - niosącym pomoc osobom

uzależnionym od substancji psychoaktywnych innych niż alkohol, a także wykonującym działania

konsultacyjno-edukacyjne dla rodzin osób uzależnionych - 8 miejsc;

Do zadań Pododdziału Terapii Uzależnień należy:

a. diagnostyka, leczenie i rehabilitacja osób uzależnionych od środków psychoaktywnych

(innych niż alkohol),

b. działanie konsultacyjno-edukacyjne dla pacjentów i ich rodzin,

c. orzecznictwo,

d. współpraca z Poradnią Zdrowia Psychicznego, ośrodkami MONAR-u, różnymi instytucjami

zajmującymi się pacjentami uzależnionymi od środków psychoaktywnych,

e. psychoterapia.

8. Leczenia Zespołów Abstynencyjnych po Środkach Psychoaktywnych - przeznaczonym

dla osób z zespołem abstynencyjnym wraz z towarzyszącymi chorobami psychicznymi,

realizującym zadania diagnostyczne i lecznicze tych osób, a także pełniący rolę motywowania

do dalszej terapii uzależnienia - 7 miejsc;

Zadaniami pododdziału są:

a. diagnostyka i leczenie osób z zespołami abstynencyjnymi i towarzyszącymi chorobami

psychicznymi oraz somatycznymi,

b. orzecznictwo,

c. prowadzenie programu wczesnej motywacji do dalszej terapii uzależnień, – psychoterapia

9. Zakładzie Opiekuńczo-Leczniczym Psychiatrycznym - 235 miejsc




3.1. Struktura organizacyjna




W strukturze organizacyjnej SWPZZPOZ wyodrębnia się trzy zakłady lecznicze o nazwach:

I. Szpital;

II. Zakład Opiekuńczo-Leczniczy;

III. Zakład Opieki Pozaszpitalnej.

W zakładzie leczniczym „Szpital” wyodrębnia się komórki organizacyjne:

1. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-1,





6. Oddział Psychosomatyczny,

7. Oddział Leczenia Zaburzeń Nerwicowych,

8. Oddział Leczenia Alkoholowych Zespołów Abstynencyjnych,

a. Pododdział Leczenia Zespołów Abstynencyjnych po Środkach Psychoaktywnych,

9. Oddział Terapii Uzależnienia od Alkoholu,

a. Pododdział Terapii Uzależnienia od Środków Psychoaktywnych,

10. Oddział Rehabilitacji Neurologicznej,

11. Izba Przyjęć,

12. Apteka Zakładowa.”

W zakładzie leczniczym „Zakład Opiekuńczo-Leczniczy” wyodrębnia się komórkę organizacyjną:

Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny.

W zakładzie leczniczym „Zakład Opieki Pozaszpitalnej” wyodrębnia się jednostki organizacyjne:

1. Centrum Specjalistycznej Opieki Ambulatoryjnej Krychnowice,

2. Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej,

3. Pozostałe komórki organizacyjne działalności medycznej.

W skład jednostki organizacyjnej „Centrum Specjalistycznej Opieki Ambulatoryjnej Krychnowice

wchodzą komórki organizacyjne:

1. Poradnia Zdrowia Psychicznego,

2. Poradnia dla Osób z Autyzmem Dziecięcym,

3. Poradnia Terapii Uzależnienia od Alkoholu i Współuzależnienia,

4. Poradnia Neurologiczna.

6. W skład jednostki organizacyjnej „Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej” wchodzi komórka

organizacyjna: Pracownia Diagnostyki Laboratoryjnej.




W skład jednostki organizacyjnej Pozostałe komórki organizacyjne działalności medycznej wchodzą

komórki organizacyjne:

1. Poradnia Rehabilitacyjna,

2. Pracownia Rentgenodiagnostyki Ogólnej,

3. Pracownia USG,

4. Pracownia EEG,

5. Pracownia Psychologii Klinicznej,

6. Pracownia Rehabilitacji Leczniczej,

7. Ambulatorium Ogólne.




4. Rodzaje dokumentacji i rejestrów tworzonych przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu

SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym w swojej działalności tworzy następujące rodzaje dokumentacji:

I. Medyczną, związaną z wykonywanymi w ramach swojej działalności świadczeniami zdrowotnymi

w zakresie:

• opieki stacjonarnej,

• opieki dziennej,

• ambulatoryjnej opieki specjalistycznej,

• pomocy doraźnej,

• transportu sanitarnego.

II. Księgowo – finansową;

III. Administracyjną.

Na oddziałach prowadzona jest dokumentacja zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami

prawa. Dokumentacja medyczna dotycząca stanu zdrowia poszczególnych pacjentów przechowywana

jest w zamkniętych pomieszczeniach w szafach zaopatrzonych w zamki. Dokumentacja medyczna jest

dostępna wyłącznie dla pracowników medycznych, osób uprawnionych na podstawie odrębnych

przepisów oraz osób upoważnionych pisemnie przez pacjenta.

Personel lekarski odpowiada za prowadzenie i przechowywanie historii chorób zgodnie z obowiązującymi

aktualnie przepisami.

W ramach projektu „E-zdrowie dla Mazowsza” w 2015r. SWPZZPOZ zakupił System Informatyczny do

obsługi Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. W ramach projektu zbudowano Repozytorium Lokalne

Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, które jest wydzielonym systemem archiwizacyjnym, którego

podstawowym zadaniem jest przechowywanie dokumentów medycznych przez okresy zalecane prawem

i ich udostępnianie. Repozytorium, poza identyfikowaniem poszczególnych dokumentów, prowadzi także

pełny rejestr dostępu do poszczególnych dokumentów. Realizuje usługę przyjmowania,

przechowywania, archiwizacji i udostępniania EDM zgodnej ze standardem HL7 CDA Level 1.

Repozytorium lokalne

Repozytoria lokalne są wydzielonymi systemami archiwizacyjnymi, których podstawowym zadaniem jest

przechowywanie przez okresy zalecane prawem i udostępnianie dokumentów medycznych. Repozytoria,

poza identyfikowaniem poszczególnych dokumentów, prowadzą także pełny rejestr dostępu do

poszczególnych dokumentów, oraz w ramach federacji bezpieczeństwa WS-Federation obsługiwać

żetony bezpieczeństwa ( Security Token). Istotnym elementem definiującym lokalność repozytorium jest

fakt zarządzania archiwum przez jednostkę medyczną i pełne dysponowanie dokumentami




wytworzonymi w trakcie procesów klinicznych przez nią samą. Jako referencyjną strukturę dokumentu

medycznego przyjęto standard HL7 CDA Level 1. Jest to najczęściej obecnie stosowany na świecie,

oparty o referencyjny model danych HL7 RIM, sposób zapisu dokumentów medycznych opierający się

o definicję XML podzieloną na dwa obszary – metadane, opisujące dokument umieszczone w nagłówku

dokumentu, oraz treść dokumentu zapisaną na dwa sposoby – w sposób możliwy do interpretacji dla

systemu informatycznego oraz w sposób czytelny dla człowieka. Ponadto standard umożliwia

umieszczenie w treści obrazów, co pozwala w jednolity sposób traktować wyniki badań obrazowych typu

DICOM, oraz dokumenty skanowane, jakie mogą trafiać do systemu z powodów historycznych.

Docelowo, dokumenty bez uszczerbku w działaniu systemu, będą mogły być przekształcane do postaci

HL7 CDA Level 2 oraz 3, co zwiększy możliwości interpretowania dokumentów w sposób maszynowy.

Podane dokumenty zastosował także w swoich rekomendacjach CSIOZ jako podstawę dla dokumentacji

wymienianej w ramach systemu P1. Możliwe jest także, aby, w zgodzie z pracami prowadzonymi na

szczeblu globalnym, w ramach wdrażania w poszczególnych dokumentach poziomu 3 (Level 3)

umieszczać artefakty OpenEHR. Archetypy te pozwalają na bardziej szczegółowe opisywanie

poszczególnych wartości zawartych w dokumentach, co pozwala na zachowanie kontekstu klinicznego

pomiaru po zapisaniu go w archiwum lub przeniesieniu do innej organizacji.

Rejestr dokumentów

Rejestr dokumentów jest bazą danych o dokumentach przechowywanych w domenie. Każdy dokument

jest opisywany przez globalnie unikalny identyfikator, identyfikator repozytorium, w którym jest

przechowywany, oraz w połączeniu z bazą użytkowników systemu w zestaw uprawnień do dostępu do

dokumentu. W zakres metadanych wchodzą co najmniej – identyfikator pacjenta, identyfikator

jednostki, która wytworzyła dokument, identyfikator lekarza odpowiadającego za treść dokumentu. Do

identyfikowania obiektów powstających w ramach całej domeny (systemy informatyczne, repozytoria,

słowniki, dokumenty) proponuje się zastosowanie standardu X.690 OID, co jest najczęściej stosowanym

sposobem identyfikowania obiektów w ramach systemów medycznych na świecie (proponowanym przez

HL7). Taka konstrukcja identyfikatorów pozwala na zachowanie autonomii nadawania identyfikatorów

dla każdej z organizacji, przy jednoczesnym zachowaniu spójności i unikalności poszczególnych

identyfikatorów.

Repozytorium regionalne

Repozytorium regionalne stanowi wyniesioną kopię bezpieczeństwa repozytoriów lokalnych. Repozytoria

lokalne na zasadzie replikacji przesyłają wszystkie zarejestrowane pliki do repozytorium regionalnego,

zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo danych – każdy z dokumentów medycznych przechowywany

jest w dwóch lokalizacjach. Dzięki zastosowaniu repozytorium regionalnego możliwe jest udostępnianie

dokumentów bezpośrednio z repozytorium regionalnego, bez odwoływania się do repozytoriów




lokalnych, co znacząco obniża ruch na łączach sieciowych pomiędzy regionem a poszczególnymi

jednostkami i zwiększa niezawodność systemu. Każda informacja o wydaniu dokumentu musi trafić do

repozytorium lokalnego, w celu uzupełnienia rejestru wydań.




5. Opis procesów związanych z działalnością Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu i dokumentowaniem zdarzeń medycznych

Opis istniejącego procesu (AS IS) – KLASYCZNA REZERWACJA TERMINU WIZYTY

Nazwa procesu Klasyczna rezerwacja terminu wizyty

Miejsce w

hierarchii

procesów

Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako element

procesu głównego F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w

podprocesie:

• MS.07.03.01 Obsługa przyjęcia pacjenta do poradni - A.07.04.14

Rejestracja do Przychodni.

Cel procesu Celem procesu jest zarezerwowanie terminu wizyty przez pacjenta. Ostatecznie

rezerwacja jest widoczna w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.

Uczestnicy

procesu

Lokalny system dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, użytkownicy (pacjent,

pracownicy Rejestracji).

Grupa docelowa Wszyscy pacjenci

Dane wejściowe Dane kontaktowe SWPZZPOZ, usługa medyczna lub/i miejsce realizacji lub/i

personel medyczny, skierowanie

Opis procesu 1. Pacjent osobiście lub telefonicznie kontaktuje się z Pracownikiem

Rejestracji celem rezerwacji wizyty.

2. Pracownik Rejestracji na podstawie zebranych osobiście lub

telefonicznie od pacjenta informacji dotyczących rodzaju oczekiwanego

świadczenia zdrowotnego, przedstawia pacjentowi najbliższe możliwe

terminy wizyty.

3. Pacjent wskazuje wybrany termin wizyty.

4. Pracownik Rejestracji rezerwuje termin wizyty dogodny dla pacjenta.

Pacjenci bez wcześniejszego uzgodnienia terminu wizyty są przyjmowani przez

lekarza w dniu zgłoszenia, jeśli ilość zapisanych wcześniej pacjentów nie

przekracza dziennego limitu.

Jeżeli wybrana wizyta wymaga skierowania pacjent jest zobowiązany do

dostarczenia skierowania dwa tygodnie po rezerwacji telefonicznej lub w dniu




zaplanowanej wizyty., o ile wizyta ta będzie zrealizowana w terminie krótszym

niż dwa tygodnie.

Dane wyjściowe Zarezerwowany termin wizyty na wybraną usługę medyczną w systemie

dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.

Właściciel procesu Pacjent

Czas realizacji Pacjent

Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie telefonu

bądź wizytę w SWPZZPOZ w celu ustalenia terminu wizyty.

Personel administracyjny

Czas niezbędny na uzyskanie niezbędnych informacji, sprawdzenie grafików,

udzielenie informacji zwrotnej pacjentowi i zarejestrowanie wizyty.

Koszt realizacji Koszt realizacji usługi nie jest możliwy do oszacowania w wymiarze kosztowym.

Głównym kosztem realizacji jest czas jaki pacjent poświęca na realizację

procesu oraz w sytuacji gdy konieczna jest wizyta w placówce medycznej koszt

dojazdu do niej.

Z punktu widzenia SWPZZPOZ kosztem procesu jest czas poświęcony na jego

obsługę przez pracownika Rejestracji.

Zdefiniowane

problemy

Pacjenci:

➢ Brak możliwości rezerwacji wizyty on-line;

➢ Brak informacji o wolnych terminach - o zmianach w grafiku lekarzy, o

przesunięciach terminów;

➢ Trudności w dodzwonieniu się do rejestracji;

SWPZZPOZ:

➢ Nieodwoływanie wizyt przez pacjentów co skutkuje blokowaniem

miejsc i tworzeniem się kolejek;

➢ Obciążenie pracowników rejestracji;




Opis istniejącego procesu (AS IS) – UDOSTĘPNIANIE WYNIKÓW BADAŃ LABORATORYJNYCH I

OBRAZOWYCH PACJENTOWI SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU

ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU

Nazwa procesu Udostępnianie wyników badań diagnostycznych (laboratoryjnych i obrazowych)

pacjentowi Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów

Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. Dr Barbary Borzym w Radomiu

Miejsce w

hierarchii

procesów

Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako element

procesu głównego F.07.01 Świadczenia diagnostyczne w podprocesach:

• F.07.01.01 Diagnostyka obrazowa - F.07.01.01.03 Obsługa

wydania wyników badania diagnostyki obrazowej;

• F.07.01.02 Diagnostyka laboratoryjna - F.07.01.02.05 Wydanie

wyników laboratoryjnego badania diagnostycznego;

• F.07.01.03 Pozostała diagnostyka - F.07.01.03.03 Obsługa

wydania wyników badania pozostałej diagnostyki;

Obecnie proces udostępnianie wyników badań diagnostycznych i obrazowych

pacjentowi jest realizowany w sposób tradycyjny tj. pacjent odbiera wyniki

badań osobiście lub za pomocą osoby upoważnionej.

Zamawiający nie posiada rozwiązań systemowych umożliwiających

udostępnianie wyników badań pacjentom drogą elektroniczną. Systemy

dziedzinowe związane z realizacją i przetwarzaniem wyników badań

(HIS/LIS/RIS/PACS) są ze sobą zintegrowane.

W wyniku realizacji projektu proces udostępniania wyników badań obrazowych

i laboratoryjnych zostanie zoptymalizowany poprzez informatyzację i

automatyzację. Pacjent/osoba upoważniona będzie miał możliwość odbioru

wyniku na który składa się:

• Wyniki badań laboratoryjnych, w przypadku diagnostyki laboratoryjnej

• Opis oraz obraz wybranego badania obrazowego, w przypadku

diagnostyki obrazowej

drogą elektroniczną, za pomocą modułu e-wyniki platformy EPP.

SWPZZPOZ w znaczącym zakresie dysponuje zasobami (sprzętem medycznym)

umożliwiającymi udostępnianie wyników badań diagnostycznych w formie

cyfrowej.




Cel procesu Celem procesu jest wydanie pacjentowi oryginału dokumentacji wykonanego

badania laboratoryjnego lub obrazowego.

Uczestnicy

procesu

Lokalne systemy dziedzinowe (HIS/LIS/RIS/PACS) SWPZZPOZ, pacjent lub

osoba upoważniona, pracownik rejestracji

Dane wejściowe Skierowanie na usługę medyczną

Opis procesu 1. Po wykonaniu badania pacjent otrzymuje oryginał dokumentu

medycznego (opisu):

➢ W przypadku badań laboratoryjnych (Pracownia diagnostyki

laboratoryjnej) pacjent udaje się osobiście do SWPZZPOZ we wcześniej

wyznaczonym terminie odbioru wyników, ewentualnie oczekuje na

wydanie wyników nie opuszczając placówki (możliwe w przypadku

badań laboratoryjnych, jeśli wyniki zostaną opracowane tego samego

dnia).

➢ W przypadku badań obrazowych (Pracownia Rentgenodiagnostyki

Ogólnej, Pracownia USG) pacjent udaje się osobiście do SWPZZPOZ we

wcześniej wyznaczonym terminie odbioru wyników, ewentualnie

oczekuje na wydanie wyników nie opuszczając placówki (możliwe w

przypadku badań obrazowych, jeśli wyniki zostaną opracowane tego

samego dnia).

Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna – wynik badania laboratoryjnego, opis wyniku

badania obrazowego wraz z obrazem w formacie DICOM, zarejestrowanie faktu

wydania pacjentowi oryginału wyniku badania.



Czas oczekiwania na wydanie wyniku bezpośrednio po wykonaniu badania lub

czas niezbędny na powtórną wizytę w SWPZZPOZ, w przypadku gdy odebranie

wyniku badania nie było możliwe w dniu badania, czas niezbędny na pozyskanie

wymaganych informacji i/lub wykonanie telefonu z pytaniem czy wynik jest

gotowy;

Personel medyczny

Czas niezbędny na odszukanie i wydanie wyników badań, czas niezbędny na

zarejestrowanie faktu wydania pacjentowi oryginału, czas niezbędny na




udzielenie informacji telefonicznej dotyczącej możliwości odbioru wyników

badań;




dojazdu do niej.


obsługę przez pracownika Rejestracji.

Zdefiniowane

problemy

Pacjenci:

➢ Brak możliwości odbioru wyników badań drogą elektroniczną;

➢ Długi okres oczekiwania na wyniki badań;

➢ Konieczność ponownej wizyty w placówce w celu odbioru wyników

badań;

➢ Możliwość odbioru wyników badań ograniczona do godzin pracy

rejestracji tj. 8:00 – 14:00;

➢ Brak informacji na temat wyników. Nie wszystkie wyniki badań

wymagają natychmiastowej wizyty kontrolnej, pacjenci nie mają wiedzy

na temat konieczności lub braku konieczności konsultacji lekarskiej z

wynikami badań;

Personel medyczny

➢ Zwiększona pracochłonność spowodowana koniecznością powielania

czynności związanych z wprowadzaniem danych medycznych i

osobowych pacjenta w kilku systemach).

➢ Angażowanie pracowników rejestracji w proces wydawania wyników

badań obrazowych/duplikatów, odbieranie telefonów z pytaniami

o możliwość odbioru wyników badań;

➢ Konieczność archiwizacji dokumentacji papierowej;




Opis istniejącego procesu (AS IS) – UDOSTĘPNIENIE ARCHIWALNEJ DOKUMENTACJI

MEDYCZNEJ PACJENTOWI SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU

ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU

Nazwa procesu Udostępnienie archiwalnej dokumentacji medycznej pacjentowi

Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej

Opieki Zdrowotnej im. Dr Barbary Borzym w Radomiu

Miejsce w

hierarchii

procesów

Proces należący do obsługi administracyjnej SWPZZPOZ, zlokalizowany w

obowiązujących procedurach w ramach F.07.05.02.01 Obsługa

dokumentacji medycznej zdefiniowany w Instrukcji Udostępniania

Dokumentacji Medycznej w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole

Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w

Radomiu

Cel procesu Celem procesu jest wydanie pacjentowi indywidualnej dokumentacji

medycznej w postaci wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej.

Grupa docelowa Pacjenci, osoby upoważnione, przedstawicie ustawowi pacjenta, organy i

podmioty uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa

Uczestnicy

procesu

Pacjenci lub osoby upoważnione, Lokalne systemy dziedzinowe (HIS/ LIS

/RIS/PACS) SWPZZPOZ, archiwalne wyniki badań w formie papierowej,

pracownik Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki, Archiwum

Dane wejściowe Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej, upoważnienie do wydania

dokumentacji medycznej sporządzone w obecności pracownika

upoważnionego do wydania kopii dokumentacji medycznej lub zaopatrzone w

notarialnie lub urzędowo poświadczony podpis upoważniającego

Opis procesu 1. Pacjent lub inna osoba upoważniona składa Wniosek o wydanie

dokumentacji medycznej. Wniosek może być złożony:

➢ Osobiście w kancelarii SWPZZPOZ;

➢ Przesłany za pomocą poczty na adres SWPZZPOZ (ul.

Krychnowicka 1, 26 – 607 Radom) - przesyłka polecona z

potwierdzeniem odbioru.

2. Pacjent lub osoba upoważniona w wyznaczonym terminie zgłasza się

do Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki;

3. Pracownik Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki wydaje pacjentowi

wyciąg, odpis lub kopię dokumentacji medycznej;




4. Pacjent lub osoba upoważniona poświadcza fakt odebrania

dokumentacji medycznej w dokumentacji wewnętrznej Działu

Organizacji, Rozliczeń i Statystyki;

Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna w postaci wyciągu, odpisu lub kopii; zarejestrowanie

faktu wydania dokumentacji.



Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji dotyczących wydania

wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej i/lub wykonanie telefonu,

czas poświęcony na wypełnienie i wysłanie lub wypełnienie i dostarczenie

osobiście wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej, czas niezbędny

na pozyskanie wymaganych informacji i/lub wykonanie telefonu z pytaniem

czy dokumentacja jest gotowa do odbioru;


Czas niezbędny na obsłużenie wniosku o wydanie dokumentacji medycznej,

czas niezbędny na odnalezienie i przygotowanie dokumentacji medycznej, czas

niezbędny na udzielenie informacji telefonicznej dotyczącej możliwości odbioru

dokumentacji medycznej, czas niezbędny na odszukanie i wydanie

dokumentacji medycznej, czas niezbędny na zarejestrowanie faktu wydania

pacjentowi dokumentacji medycznej.




dojazdu do niej, opłata za wydanie dokumentacji


obsługę przez pracownika Działu Organizacji, Rozliczeń i Statystyki Rejestracji.

Zdefiniowane

problemy

Pacjent:

➢ Brak możliwości załatwienia sprawy drogą elektroniczną;

➢ Ograniczony dostęp do dokumentacji medycznej;

➢ Długi okres oczekiwania na realizację wniosku;

➢ Konieczność ponownej wizyty w SWPZZPOZ celem odbioru

dokumentacji;




➢ Możliwość odbioru dokumentacji medycznej ograniczona do godzin

pracy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za wydawanie

dokumentacji tj. 8:00 – 14:00 w dni robocze, od poniedziałku do

piątku;




Opis istniejącego procesu (AS IS) – ZLECANIE KONSULTACJI LEKARSKICH

Nazwa procesu Zlecanie konsultacji lekarskich

Miejsce w

hierarchii

procesów

Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako:

• Niezdefiniowany element procesu głównego F.07.02 Leczenie w opiece

stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05 Proces leczniczy w opiece

stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie diagnozy i określenie

dalszego trybu leczenia Pacjenta:

• Niezdefiniowany element procesu głównego F.07.03 Leczenie w opiece

ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02 Postępowanie lecznicze w

poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe, przedmiotowe

Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta, podjęcie

decyzji o dalszym trybie leczenia.

Proces zlecania konsultacji lekarskich realizowany jest w sposób tradycyjny.

Konsultacje specjalistyczne odbywają się w zależności od ustalonych wskazań

medycznych w podmiotach leczniczych, z którymi SWPZZPOZ podpisał

stosowne umowy.

W przypadku leczenia stacjonarnego, zależnie od sytuacji klinicznej Pacjent jest

przewożony na konsultację pod opieką personelu karetką SWPZZPOZ lub

karetką pogotowia ratunkowego z lekarzem.

W przypadku leczenia ambulatoryjnego pacjent dostaje skierowanie na wizytę

specjalistyczną.

Cel procesu Celem procesu jest zasięgnięcie opinii właściwego lekarza specjalisty w razie

wątpliwości diagnostycznych lub terapeutycznych w trakcie stawiania diagnozy

i procesu leczenia pacjenta.

Grupa docelowa Pacjent

Uczestnicy

procesu

Pacjent, lekarz prowadzący, konsultant, system HIS

Dane wejściowe Historia leczenia zapisana w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ,

dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta

Opis procesu Opieka stacjonarna

1. Lekarz prowadzący pacjenta w szpitalu zleca wykonanie konsultacji

lekarskiej specjalistycznej;




2. W celu umówienia terminu lekarz prowadzący telefonicznie dokonuje

zgłoszenia do podmiotu zewnętrznego, realizującego konsultacje.

3. Podczas rozmowy lekarz informuje o objawach chorobowych pacjenta

oraz informuje o trybie wykonania konsultacji: „na cito” bądź w

standardowym terminie;

4. Osoba przyjmująca zgłoszenie informuje o planowanej wizycie w celu

wykonania konsultacji;

5. Lekarz prowadzący wystawia skierowanie na konsultacje.

Po zakończonych konsultacjach wyniki z konsultacji (w formie papierowej)

zostają uzupełnione w systemie dziedzinowych (HIS) SWPZZPOZ.

Opieka ambulatoryjna

1. Lekarz prowadzący pacjenta w poradni zleca wykonanie konsultacji

lekarskiej specjalistycznej i wystawia skierowanie na daną usługę.

Po zakończonych konsultacjach wyniki z konsultacji (w formie papierowej)

zostają uzupełnione w systemie dziedzinowych (HIS) SWPZZPOZ.

Dane wyjściowe Skierowanie na konsultacje, dokumentacja z konsultacji


Czas realizacji Personel medyczny

Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie

telefonu, opisanie sytuacji i rezerwację konsultacji lub czas niezbędny na

wystawienie skierowania.

Koszt realizacji Koszt realizacji procesu jest bezpośrednio związany z nakładem pracy

pracownika SWPZZPOZ oraz kosztami związanymi z przewiezieniem pacjenta

na konsultację (jeżeli lekarz nie może dojechać do pacjenta).

Dzięki realizacji tej usługi drogą elektroniczną i automatyzacji kluczowych

procesów, koszty wystąpią jedynie w sytuacji koniecznego przewiezienia

pacjenta do SWPZZPOZ.

Zdefiniowane

problemy

Pacjent:

➢ Długi termin oczekiwania na konsultacje, co wydłuża czas postawienia

diagnozy oraz proces leczenia;

➢ Niedogodności związane z transportem, w sytuacjach kiedy nie jest to

wymagane;




Personel medyczny

➢ Konieczność telefonicznego umawiania konsultacji;

➢ Brak informacji na temat dostępności poszczególnych lekarzy

mogących udzielić konsultacji;

➢ Długi termin oczekiwania na konsultacje, co wydłuża czas diagnozy

oraz proces leczenia;







Opis istniejącego procesu (AS IS) –PROCES UZYSKANIA PRZEPUSTKI PRZEZ PACJENTA

SAMODZIELNEGO WOJEWÓDZKIEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU ZAKŁADÓW PSYCHIATRYCZNEJ

OPIEKI ZDROWOTNEJ IM. DR BARBARY BORZYM W RADOMIU

Nazwa procesu Proces uzyskania przepustki przez pacjenta Samodzielnego Wojewódzkiego

Publicznego Zespołu Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr

Barbary Borzym w Radomiu

Miejsce w

hierarchii

procesów

Na mapie procesów zdefiniowanej w ramach SSI występuje jako

niezdefiniowany element procesu głównego F.07.02 Leczenie w opiece

stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05 Proces leczniczy w opiece stacjonarnej.

W chwili obecnej proces uzyskania przepustki po stronie pacjenta jest

realizowany w sposób tradycyjny – drogą ustną i na wewnętrznych

formularzach poszczególnych oddziałów, za pomocą systemu dziedzinowego

HIS SWPZZPOZ.

SWPZZPOZ nie dysponuje funkcjonalnością umożliwiającą realizacją całego

procesu drogą elektroniczną.

Ostatecznie informacje na temat udzielonych przepustek zostają zapisane w

zeszycie przepustek oraz w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ (Pobyt

oddziałowy->Przepustki).

Cel procesu Celem procesu jest wydanie przepustki pacjentowi, który odbywa leczenie

stacjonarne w oddziale, w którym zgodnie z regulaminem istnieje możliwość

wyjścia na przepustkę.

Uczestnicy

procesu

Pracownik medyczny odpowiedzialny za przepustki, Lekarz Kierujący

Oddziałem, Lokalny system dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, użytkownicy

(pacjenci, pracownicy Rejestracji).

Grupa docelowa Pacjenci odbywający leczenie stacjonarne w oddziałach:

a. Oddział Psychiatryczny Ogólny P-1, P-2, P-3, P-4, P-5;

b. Oddział Psychosomatyczny;

c. Oddział Leczenia Zaburzeń Nerwicowych;

d. Zakład Opiekuńczo-Leczniczy Psychiatryczny;

e. Pacjenci pozostałych oddziałów w uzasadnionym przypadku.

Dane wejściowe Historia leczenia zapisana w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ,

dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta.




Opis procesu 1. Pacjent zgłasza chęć uzyskania przepustki i wpisuje się na listę

przepustek prowadzoną w formie papierowej przez uprawniony

personel medyczny.

2. Pracownik medyczny odpowiedzialny za obsługę procesu weryfikuje

możliwość uzyskania przepustki przez pacjenta, zgodnie z regulaminem

oddziału.

Możliwe są dwie sytuacje:

• Pacjent nie kwalifikuje się do uzyskania przepustki na podstawie

regulaminu. Pacjent zostaje skreślony z listy przepustek przez pracownika

medycznego odpowiedzialnego za obsługę procesu. Wówczas Pracownik

medyczny odpowiedzialny za obsługę procesu informuje pacjenta o braku

możliwości uzyskania przepustki lub

• Pacjent kwalifikuje się do uzyskania przepustki na podstawie regulaminu

oddziału wówczas:

3. Pracownik odpowiedzialny za obsługę procesu przekazuje listę

przepustek do Lekarza Kierującego Oddziałem.

4. Lekarza Kierujący Oddziałem po analizie w czasie odprawy porannej

personelu (i po ewentualnym badaniu kontrolnym w miarę potrzeby) z

uwzględnieniem aktualnego stanu zdrowia, zaplanowanych badań

diagnostycznych i konsultacji oraz etapu leczenia dokonuje weryfikacji

pacjentów na liście przepustek. Możliwe są dwie sytuacje:

• Lekarz Kierujący Oddziałem nie wydaje zgody na wydanie przepustki ze

względu na stan zdrowia pacjenta. Wówczas wykreśla dane pacjenta z listy

przepustek.

• Lekarz Kierujący Oddziałem wydaje zgodę na wydanie przepustki

pacjentowi.

5. Lekarz Kierujący Oddziałem przekazuje listę przepustek Pracownikowi

odpowiedzialnemu za obsługę procesu.

6. Upoważniony personel medyczny uzupełnia dane dotyczące przepustki

w systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.

Dane wyjściowe Przepustka w formie papierowej lub przepustka wygenerowana za pomocą

systemu dziedzinowego (HIS) SWPZZPOZ (w zależności od oddziału),

Informacja na temat udzielonej przepustki w systemie dziedzinowym (HIS)

SWPZZPOZ.





Czas realizacji Pacjent:

Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wykonanie telefonu

bądź wizytę w SWPZZPOZ w celu podjęcia ustaleń.

Personel medyczny:

Czas niezbędny na weryfikację możliwości uzyskania przepustki, wymaganych

informacji


Głównym kosztem realizacji jest czas jaki personel medyczny poświęca na

procesy organizacyjne związane z wydaniem przepustki.

Zdefiniowane

problemy

Personel medyczny

➢ Konieczność weryfikacji możliwości uzyskania przepustki przez

pacjenta;

➢ Angażowanie czasu pracy personelu medycznego w organizację

procesu (prowadzenie listy przepustek, wstępna weryfikacja

pacjentów).


czynności związanych z wprowadzaniem danych dot. Przepustki w

systemie HIS.




Opis istniejącego procesu (AS IS) –SKŁADANIE DYSPOZYCJI WYPŁATY ŚRODKÓW

FINANSOWYCH Z DEPOZYTU SWPZZPOZNEGO

Nazwa procesu Składanie dyspozycji wypłaty środków finansowych z depozytu Szpitala

Miejsce w

hierarchii

procesów

Niezdefiniowany proces pomocniczy w procesie głównym Leczenie w opiece

stacjonarnej (F.07.02) umożliwiający złożenie dyspozycji wypłaty środków

finansowych z depozytu.

Cel procesu Celem procesu jest wypłata pacjentowi środków finansowych dostępnych w

depozycie Szpitala. Ostateczne informacje na temat wypłaconych depozytów

zostają zapisane w programie rozliczeń depozytów (program na bazie DOS) oraz

systemie finansowo księgowym (niezintegrowanym z programem do rozliczeń

depozytów) oraz jak dokumentacja papierowa Działu Ekonomiczno-

Finansowego.

Uczestnicy

procesu

Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni, Lokalny system finansowo-

księgowy, lokalny system depozytowy, pacjent, system finansowo-księgowy.

Grupa docelowa Pacjenci, poza pacjentami ubezwłasnowolnionymi

Dane wejściowe Stan środków finansowych w depozycie

Opis procesu 1. Pacjent dokonuje zgłoszenia potrzeby wypłaty środków z depozytu

Szpitala do pielęgniarki lub zastępczyni pielęgniarki oddziałowej.

2. Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni sporządza listę roboczą

pacjentów, którzy zgłosili potrzebę wypłaty środków z depozytu. Lista

zawiera imię, nazwisko oraz pesel pacjenta.

3. Pielęgniarka oddziałowa lub jej zastępczyni przekazuje listę do Działu

Ekonomiczno-Finansowego.

4. Dedykowany pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego weryfikuje

dostępność środków na subkoncie pacjenta. Możliwe są dwie sytuacje:

• Weryfikacja negatywna – brak możliwości wypłaty środków. Wówczas

Pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego informuje pielęgniarkę

oddziałową o braku możliwości wypłaty środków lub

• Weryfikacja pozytywna – możliwość wypłaty środków

5. Pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego na podstawie danych

przygotowuje listę płac i przekazuje ją do kasy.

6. Pacjent w kolejnym dniu roboczym po zgłoszeniu potrzeby wypłaty

środków z depozytu zgłasza się do kasy.




7. Pracownik kasy wypłaca pacjentowi należne środki finansowe;

8. Pacjent poświadcza fakt odebrania depozytu.

Dane wyjściowe Raport kasowy, Lista płac, dokument KW,


Czas realizacji Personel medyczny:

Czas niezbędny na weryfikację możliwości wypłaty środków z depozytu, czas

niezbędny na uzupełnienie informacji w systemie do obsługi depozytów,

sporządzenie dokumentacji papierowej, uzupełnienie informacji w systemie

finansowo księgowym.


Głównym kosztem realizacji jest czas jaki personel medyczny i administracyjny

poświęca na realizację procesu.

Zdefiniowane

problemy

Pacjenci

➢ Brak dostępu do informacji na temat wysokości dostępnych środków

finansowych;


➢ Brak integracji programu odpowiedzialnego za obsługę depozytów z

obecnym systemem finansowo księgowym;

➢ Proces w dużej mierze odbywa się w formie tradycyjnej (papierowej);







Opis istniejącego procesu (AS IS) – PROCES UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ W WARUNKACH

DOMOWYCH

Nazwa procesu Udzielanie świadczeń w warunkach domowych

Miejsce w

hierarchii

procesów

W chwili obecnej SWPZZPOZ nie świadczy usług w zakresie udzielenia

świadczeń w warunkach domowych ze względu na brak umowy z NFZ.

Cel procesu Celem procesu jest udzielenie niezbędnych pacjentowi porad specjalistycznych

w warunkach domowych.

Uczestnicy

procesu

Pacjent, Lekarz psychiatra, psycholog, terapeuta, pielęgniarka, pracownik

socjalny, pedagog

Dane wejściowe Zgłoszenie potrzeby udzielenia świadczenia

Opis procesu Nie dotyczy

Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna z wizyty w formie tradycyjnej (papierowej)


Czas realizacji Nie dotyczy

Koszt realizacji Nie dotyczy

Zdefiniowane

problemy

Pacjenci

➢ Brak dostępności usług związanych z realizacją świadczeń zdrowotnych

w warunkach domowych;

Personel medyczny

➢ Brak umowy na świadczenie usług specjalistycznych w warunkach

domowych;

➢ Potrzeba poszerzenia oferty medycznej o świadczenia specjalistyczne

w warunkach domowych.




Opis istniejącego procesu (AS IS) – SKŁADANIE PODAŃ, WNIOSKÓW I INNYCH PISM W

KANCELARII SWPZZPOZ

Nazwa procesu Składanie podań, wniosków i innych pism w kancelarii SWPZZPOZ

Miejsce w

hierarchii

procesów


zakresie procedur kancelaryjnych.

Cel procesu Celem procesu jest umożliwienie pacjentom lub potencjalnym pacjentom

SWPZZPOZ, a także innym osobom fizycznym i prawnym (w tym partnerom

biznesowym) składanie oficjalnych pism (podań, wniosków, zapytań itp.) w

kancelarii oraz rejestracja wpływających dokumentów.

Uczestnicy

procesu

Pacjenci, potencjalni pacjenci, osoby upoważnione, inne osoby fizyczne i

prawne posiadające bądź nawiązujące relacje biznesowe ze SWPZZPOZ,

pracownicy kancelarii SWPZZPOZ.

Grupa docelowa Pacjenci, potencjalni pacjenci , osoby fizyczne i prawne

Dane wejściowe Oryginał dokumentu

Opis procesu 1. Wnioskodawca składa oryginał dokumentu do Kancelarii SWPZZPOZ.

Dokument który może być złożony:

➢ Osobiście w kancelarii SWPZZPOZ;

➢ Przesłany za pomocą poczty na adres SWPZZPOZ (ul. Krychnowicka

1, 26 – 607 Radom) - przesyłka polecona z potwierdzeniem

odbioru.

2. Pracownik kancelarii dokonuje rejestracji faktu wpłynięcia

dokumentów. W przypadku złożenia dokumentu osobiście przez

Wnioskodawcę pracownik kancelarii SWPZZPOZ odbiera oryginał

dokumentu i potwierdza podpisem odręcznym jego wpłynięcie na kopii,

używając pieczątki z datownikiem. W przypadku przesyłki pocztowej

pracownik kancelarii SWPZZPOZ potwierdza odbiór przesyłki na

odpowiednim druku pocztowym.

3. Pracownik Sekretariatu odbiera dokumenty z kancelarii SWPZZPOZ i

przedkłada Dyrektorowi, w celu dekretacji na poszczególne komórki

organizacyjne.

4. Dyrektor dokonuje przeglądu i dekretacji korespondencji.




5. Pracownik kancelarii odbiera zadekretowaną korespondencję z

Sekretariatu SWPZZPOZ i dostarcza dokumenty kierownikom

poszczególnych komórek organizacyjnych.

6. Kierownicy potwierdzą odbiór dokumentacji, analizują i wydają

dyspozycje co do sposobu załatwienia sprawy a następnie przekazują

dokumenty referentom.

7. Referenci rejestrują dokument w dokumentacji wewnętrznej komórki

organizacyjnej i zajmują się załatwieniem sprawy, następnie przekazują

dokument (odpowiedź) do Kancelarii.

8. Kancelaria przekazuje dokument (odpowiedź) do Sekretariatu w celu

podpisania przez Dyrektora.

9. Dyrektor podpisuje dokument (odpowiedź).

10. Pracownik Sekretariatu przekazuje podpisany dokument (odpowiedź)

do Kancelarii SWPZZPOZ.

11. Pracownik Kancelarii dokonuje ewidencji dokumentu (odpowiedzi),

kopię przekazuje referentowi a oryginał wysyła na wskazany adres

Wnioskodawcy.

Dane wyjściowe Zarejestrowany oryginał dokumentu w kancelarii, potwierdzona kopia albo

potwierdzenie odbioru przesyłki osoby składającej dokument; oryginał i kopia

dokumentu (odpowiedź) SWPZZPOZ, Zarejestrowany oryginał dokumentu w

kancelarii (odpowiedź),

Właściciel procesu Wnioskodawca, Dyrektor

Czas realizacji Wnioskodawca

Czas niezbędny na pozyskanie wymaganych informacji oraz wizytę w

SWPZZPOZ bądź wysłanie dokumentu pocztą, Czas oczekiwania na odpowiedz

i/lub czas niezbędny na powtórną wizytę w placówce.


Czas niezbędny na obsługę i przekazywanie dokumentów pomiędzy

poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

Koszt realizacji Głównym kosztem realizacji jest czas, jaki osoba składająca pismo poświęca na

realizację procesu oraz koszt dojazdu do placówki bądź wysłania przesyłki

poleconej.

Z punktu widzenia Zespołu kosztem procesu jest czas poświęcony na jego

obsługę przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych.




Zdefiniowane

problemy

Wnioskodawcy

➢ Długi czas oczekiwania na załatwienie sprawy,

➢ Brak możliwości załatwienia sprawy drogą elektroniczną;

➢ Konieczność złożenia oryginału dokumentu w siedzibie Zespołu;

SWPZZPOZ

➢ Nadmierna biurokracja podczas obsługi dokumentacji ;

➢ Konieczność archiwizacji dużej ilości dokumentacji papierowej;

➢ Czasochłonny proces obsługi dokumentacji, co wpływa na długi czas

obsługi interesanta;




6. Identyfikacja oraz mapowanie procesów

Główną zmianą związaną z realizacją projektu pn. E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim

Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu

będzie uruchomienie podsystemu informatycznego, który wprowadzi nowy, zautomatyzowany,

elektroniczny model współpracy SWPZZPOZ z pacjentami oraz partnerami Projektu. Głównymi efektami

wdrożenia będą:

• oszczędność czasu pracy dzięki wdrożeniu usług medycznych realizowanych zdalnie;

• odciążenie personelu medycznego i administracyjnego dzięki informatyzacji i automatyzacji

procesów;

• poprawa obsługi pacjenta dzięki możliwości realizacji usług drogą elektroniczną;

• lepsze planowanie zasobów ludzkich i finansowych dzięki informatyzacji procesów i integracji

części białej i szarej;

• wydajniejsze planowanie i realizacja usług z wykorzystaniem ICT,

• odbiurokratyzowanie SWPZZPOZ (mniejsza liczba papierowych dokumentów na rzecz

dokumentów elektronicznych, przechowywanych danych na urządzeniach serwerowych.

Projekt w zakresie e-usług wprowadza zasadnicze zmiany w ramach czterech procesów głównych

realizowanych w SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym:

I. Świadczenia diagnostyczne (e-wyniki);

II. Leczenie w opiece stacjonarnej (e-konsultacja, e-depozyty, e-administracja podproces e-

przepustka);

III. Leczenie w opiece ambulatoryjnej (e-rejestracja, e-konsultacja, telemedycyna, e-

administracja);

IV. Realizacja obowiązujących procedur (e-administracja)

W wyniku realizacji w/w procesy zostaną uzupełnione o nowe elementy oraz zostaną wprowadzone

rozwiązania informatyczne usprawniające organizację pracy w zakresie realizacji świadczeń medycznych

przez Zamawiającego.

Konieczność składania wizyt w SWPZZPOZ przez pacjentów oraz inne osoby zainteresowane zostanie

ograniczona do minimum, zmniejszeniu ulegnie częstotliwość kontaktów telefonicznych, a

wprowadzenie elektronicznej wymiany informacji w znacznej mierze wyeliminuje dokumenty papierowe.

Wszystkie te zmiany przyczynią się to do zmniejszenia kosztów i oszczędności czasu, zarówno w

SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym, jak i u współpracujących Partnerów.

Poniżej przedstawiono opis procesów podstawowych występujących w poszczególnych obszarach

funkcjonalnych zaplanowanych do wdrożenia modułów aplikacyjnych.




E-usługi kierowane są przede wszystkim do pacjentów leczących się w placówce Zamawiającego, którzy

chcą wykorzystywać możliwość elektronicznego komunikowania się i wymiany danych z SWPZZPOZ bez

wychodzenia z domu i którzy zdecydują się założyć swoje indywidualne konto do tych usług na portalu

EPP.




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) - SAMODZIELNA REJESTRACJA PACJENTA NA WYBRANĄ

USŁUGĘ MEDYCZNĄ ZA POMOCĄ USŁUGI E-REJESTRACJA.

Nazwa procesu Samodzielna rejestracja pacjenta na wybraną usługę medyczną za pomocą

modułu e-rejestracja

Miejsce w

hierarchii

procesów

Rozwiązanie rozszerzające podproces MS.07.03.01 Obsługa przyjęcia pacjenta

do poradni o funkcjonalność umożliwiającą pacjentowi samodzielną rejestrację

za pomocą modułu e-rejestracja.

Cel procesu Celem procesu jest wykonanie elektronicznej rejestracji na wybraną usługę

medyczną w terminie wskazanym przez pacjenta.

W wyniku realizacji procesu informacja o rejestracji na usługę medyczną zostaje

zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ oraz w module

e-rejestracja EPP.

Wymagany

sposób działania

usługi

Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie, osobie upoważnionej (np.

opiekunowi pacjenta) lub upoważnionemu personelowi medycznemu

rejestrację wizyty w wybranym terminie, do wybranej poradni i lekarza, na

wybrany typ wizyty oraz umożliwiająca zmianę lub odwołanie terminu wizyty.

W ramach modułu użytkownicy będą mieli możliwość sprawdzenia dostępności

terminów przyjęć przez lekarzy w poszczególnych poradniach, zapisania się na

wizytę do wybranej poradni i/lub lekarza wraz z ustaleniem terminu wizyty,

sprawdzenia historii zaplanowanych i zrealizowanych wizyt, niezależnie od

sposobu rejestracji (za pomocą EPP lub w rejestracji). Dodatkowo moduł

umożliwi odwołanie wizyty lub zmianę zarezerwowanego terminu wizyty na

inny.

W ramach modułu dla pacjentów oraz osób upoważnionych możliwa będzie

rejestracja następujących typów wizyty:

• Wizyta tradycyjna – wizyta stacjonarna w Samodzielnym Wojewódzkim

Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr

Barbary Borzym

• Wizyta w trybie telemedycyny - wizyta „on-line”.

Personel medyczny będzie miał możliwość rejestracji terminów na usługę e-

konsultacji.




Usługa będzie umożliwiała rezerwację wizyty na podstawie ustalonych przez

personel Zamawiającego terminach, dostępnych w poszczególnych

kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.

Fakt dokonania rejestracji na wizytę, zmiany oraz anulowania terminu,

niezależnie od użytkownika wprowadzającego zmianę – pracownika Zespołu,

pacjenta lub jego opiekuna zostanie potwierdzony wysłaniem wiadomości e-

mail lub SMS do zainteresowanego pacjenta, zgodnie z danymi znajdującymi

się na EPP.

W przypadku chęci umówienia się na wizytę, pacjent wybiera rodzaj usługi

medycznej, typ wizyty (wizyta tradycyjna, telemedycyna), dogodny dla siebie

termin spośród dostępnych i dokonuje jego rezerwacji. Po zatwierdzeniu danych

system automatycznie wysyła do zainteresowanego pacjenta powiadomienie o

rejestracji.

Pracownik medyczny z poziomu systemu HIS będzie miał możliwość bieżącego

śledzenia terminów rezerwowanych wizyt oraz zarządzania (modyfikacja,

anulowanie) terminem analogicznie, jak w przypadku terminów rejestrowanych

z poziomu systemu HIS. Każda zmiana planu w systemie HIS będzie

natychmiast widoczna w portalu, będzie też sygnalizowana przez system

powiadomień: SMS lub email.

Uczestnicy

procesu

Pacjent, osoba upoważniona, upoważniony personel medyczny, lokalny system

dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS), portal e-usług.

Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP

Dane wejściowe Problem medyczny wpływający na wybór usługi medycznej, skierowanie na

usługę medyczną

Opis procesu 1. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług (EPP);

2. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług

SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem

portalu dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;

3. Pacjent wybiera usługę e-rejestracja oraz wskazuje usługi medyczne,

typ wizyty.

4. System dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ, poprzez interfejs wymiany

danych z portalem e-usług przygotowuje grafik dla danej usługi

medycznej i udostępnia go pacjentowi.




5. Pacjent wybiera na grafiku wolny termin (dzień i godzina), ewentualnie

rezygnuje z wizyty (oraz kończy sesję na portalu e-usług) w przypadku

braku odpowiedniego terminu.

6. Portal e-usług, poprzez interfejs wymiany danych z systemem

dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy pacjent w wybranym

terminie (na ten sam dzień i na tę samą godzinę) posiada już inne

rezerwacje. Jeżeli istnieją takie rezerwacje, to portal e-usług informuje

o tym pacjenta, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź

kończy proces rezerwacji terminu wizyty (rezygnacja).

7. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to portal e-usług udostępnia pacjentowi

formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na wizytę.

8. Jeżeli wybrana usługa wymaga skierowania, to portal e-usług informuje

o tym użytkownika i czeka na wprowadzenie danych (np. numeru) ze

skierowania lub wskazanie dokumentu będącego skierowaniem.

9. Pacjent uzupełnia formularz rejestracji o informacje dotyczące

skierowania.

10. Lokalny system dziedzinowy SWPZZPOZ (HIS) rezerwuje wskazany

termin wizyty dla pacjenta i potwierdza rejestrację.

11. W zależności od konfiguracji portal e-usług wysyła do użytkownika

powiadomienia potwierdzające rezerwację terminu wizyty w postaci

wiadomości SMS i/lub e-mail.

Dane wyjściowe Rezerwacja terminu wizyty na wybraną usługę medyczną, zapisana w lokalnym

systemie dziedzinowym (HIS),


Czas realizacji Czas konieczny na wprowadzenie danych do systemu, odpowiedź systemu wg

ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi.

W przypadku konieczności zarejestrowania nowego konta użytkownika dla

pacjenta, który wcześniej nie korzystał z EPP czas konieczny na dokonanie

rejestracji konta, ewentualnie synchronizację z istniejącym kontem użytkownika

systemu ePUAP.

Niezbędna

działania

Określenie zakresu dostępnych usług za pomocą modułu e-rejestracja;

Określenie dostępności zasobów (grafików) dla usługi;

Kompleksowa obsługa procesu e-rejestracja wymaga:




• integracji z systemem dziedzinowym HIS w zakresie obsługi

grafików personelu medycznego.

Wymagane

funkcjonalności

Moduł umożliwi rezerwację terminu udzielenia usługi – wskazania daty, czasu,

rodzaju usługi oraz typu wizyty,

Moduł umożliwi rejestrację danych skierowania w czasie rezerwacji terminu dla

usług o odpowiednim statusie wymagalności danych skierowania,

Moduł umożliwi przegląd rejestru rezerwacji wizyt pacjenta z wyróżnieniem

stanu usługi (planowana, zrealizowana, anulowana),

Moduł umożliwi zmianę terminu/ anulowania wizyty przez pacjenta lub osobę

upoważnioną;

Korzyści dla

uczestników

Pacjenci:

✓ oszczędność czasu,

✓ podgląd na listy wolnych terminów wizyt online;

✓ możliwość wyboru dogodnego terminu wizyty,

✓ nieograniczony dostęp do usługi rejestracji,

✓ możliwość odwoływania wizyty bez konieczności kontaktu z rejestracją;


✓ mniejsze zaangażowanie i obciążenie czasu pracy osób obsługujących

rejestrację;

✓ lepsza organizacja czasu pracy pracowników rejestracji.

Rysunek 1 Model nowego procesu biznesowego – Samodzielna rejestracja pacjenta na wybraną usługę medyczną za pomocą modułu e-rejestracja




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – UDOSTĘPNIANIE WYNIKÓW BADAŃ PACJENTOWI

SWPZZPOZ ZA POMOCĄ USŁUGI E-WYNIKI.

Nazwa procesu Udostępnianie wyników badań pacjentowi SWPZZPOZ za pomocą usługi e-

wyniki

Miejsce w

hierarchii

procesów

Rozwiązanie rozszerzające podprocesy:

• F.07.01.01 Diagnostyka obrazowa - F.07.01.01.03 Obsługa wydania

wyników badania diagnostyki obrazowej;

• F.07.01.02 Diagnostyka laboratoryjna - F.07.01.02.05 Wydanie

wyników laboratoryjnego badania diagnostycznego;

• F.07.01.03 Pozostała diagnostyka - F.07.01.03.03 Obsługa wydania

wyników badania pozostałej diagnostyki;

w ramach procesu głównego F.07.01 Świadczenia diagnostyczne o

funkcjonalność elektronicznego udostępnienia i odbioru wyników badań

wykonanych wcześniej w Pracowni Diagnostyki Laboratoryjnej, Pracowni

Rentgenodiagnostyki Ogólnej, Pracowni USG pacjentowi lub upoważnionemu

personelowi medycznemu.

Cel procesu Celem procesu jest zapewnienie pacjentom oraz osobom upoważnionym

możliwości przeglądania oraz dokonania odbioru wyników badań

diagnostycznych drogą elektroniczną.

Wymagany

sposób działania

usługi

Usługa umożliwiająca przekazywanie pacjentom, osobom upoważnionym oraz

jednostkom współpracującym z Zamawiającym wyników badań realizowanych

przez pracownie diagnostyczne Zamawiającego.

W wyniku realizacji procesu przekazywana jest dokumentacja medyczna w

postaci elektronicznej.

Pacjent po zalogowaniu się na swoje konto założone w EPP będzie mógł

przeszukać i odebrać kompletne wyniki badań laboratoryjnych oraz obrazowych

(wynik opisowy badania badania), wprowadzone do Systemu i udostępnione

przez Zamawiająceg.

Wyszukana dokumentacja będzie mogła zostać zweryfikowana/wyświetlona

przez pacjenta z poziomu platformy e-usług, a w razie potrzeby, pacjent będzie

miał możliwość jej pobrania w pliku pdf, zapisania oraz wydrukowania (opis

badania).




Dokumenty będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Pacjent, za pomocą

platformy e-usług będzie miał możliwość udostępnienia wyników badań

lekarzowi, który zlecił wykonanie badania (Partnerowi), lekarzowi podczas

wizyty w trybie telemedycyny. Wyniki badań udostępniane będą za pomocą

wdrożonej w ramach projektu E-zdrowie dla Mazowsza usługi E-kontrahent.

Dokumentacja badań będzie pochodziła z systemu Elektronicznej Dokumentacji

Medycznej, działającego w oparciu o lokalne, dziedzinowe systemy (HIS, LIS,

RIS,) SWPZZPOZ.

Usługa będzie umożliwiała integrację z systemem CSIOZ P1 oraz P2 i platformą

regionalną projektu mazowieckie e-zdrowie.

Uczestnicy

procesu

Pacjent, lokalne systemy dziedzinowe SWPZZPOZ (HIS, LIS, RIS,) z systemem

Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, portal e-usług, konsultant w ramach

usług e-konsultacja i telemedycyna (w przypadku udostępnienia wyników

badań przez pacjenta), moduł E-kontrahent

Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP, uprawnieni pracownicy medyczni

Dane wejściowe Upoważnienie do odbioru wyników badań złożone przez pacjenta, dane

dostępowe pacjenta do portalu e-usług, rodzaj wykonanego badania

diagnostycznego i data jego wykonania.





3. Pacjent wybiera usługę e-wyniki oraz wskazuje usługi medyczne

(badania laboratoryjne, badania obrazowe), która zrealizowano dla

niego w SWPZZPOZ w zadanym okresie czasu.

4. Systemy dziedzinowe (HIS, LIS, RIS/PACS) SWPZZPOZ, poprzez

interfejs wymiany danych z portalem e-usług, przygotowują listę

wykonanych i udokumentowanych badań, pasujących do zadanych

kryteriów wyszukiwania.

5. Pacjent wybiera badanie, którego dokumentację chce

wyświetlić/pobrać.

6. Portal e-usług umożliwia pacjentowi wyświetlenie/pobranie z systemów

dziedzinowych elektronicznej dokumentacji wybranego badania.




7. Portal e-usług generuje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla

SWPZZPOZ.

Dane wyjściowe Dokumentacja medyczna (kompletny wynik badania) w wersji elektronicznej,

komentarz personelu medycznego do wyników badania (opcjonalnie),

informacja o pobraniu „oryginału” (Generowanie Elektronicznego Potwierdzenia

Odbioru dla SWPZZPOZ po uzyskaniu dostępu do dokumentacji przez pacjenta)

oraz każdego kolejnego duplikatu dokumentu zapisana w podsystemie

wspierającym elektroniczną dokumentację medyczną (EDM), Obrazy powiązane

z badaniami, udostępniane online w jakości klinicznej.





pacjenta, który wcześniej nie korzystał z portalu e-usług SWPZZPOZ czas

konieczny na dokonanie rejestracji i aktywacji konta, ewentualnie

synchronizację z istniejącym kontem użytkownika systemu ePUAP.

Niezbędna

działania

Integracja EDM z EPP;

Wdrożenie podpisu elektronicznego oraz opracowanie procedur i instrukcji

stosowania podpisu elektronicznego w placówce Zamawiającego;

Weryfikacja możliwości udostępniania wyników badań pochodzących z

systemów dziedzinowych RIS/PACS, LIS oraz określenie listy badań, których

wynik będzie dostępny za pomocą usługi e-badanie;

Określenie zakresu dostępnych usług za pomocą modułu e-wyniki;

Wymagane

funkcjonalności

Moduł będzie posiadać funkcjonalność określenia na poziomie konfiguracji e-

usługi elementów dokumentacji medycznej, która może być udostępniana

pacjentowi drogą elektroniczną;

Moduł umożliwi zamieszczenie komentarza personelu medycznego do wyników

badań lekarskich;

W module zostanie umieszczony przycisk funkcyjny, umożliwiający „przejście”

do usługi e-rejestracja (np. w razie potrzeby konsultacji wyników badań) ;




Lekarze współpracujący (z innych podmiotów) będą mieli możliwość dostępu

do wyników tych pacjentów, na badania których wystawiali skierowanie;

Wykonanie badania, które zostanie skonfigurowane jako badanie z wynikiem

do udostępnienia przez e-usługi, zostanie zasygnalizowane odbiorcy za pomocą

funkcjonalności powiadomienia, będącej częścią EPP;

Moduł będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą publikację danych

o charakterze informacyjnym np.: instrukcji pobierania i otwierania

dokumentów w tym obrazów oraz zamieszczania linków np. do pobrania

przeglądarki o parametrach umożliwiających wyświetlenie badania

obrazowego;

Pacjent będzie miał możliwość wyświetlenia w oknie przeglądarki, pobrania i

zapisania wybranego dokumentu oraz jego wydrukowania. Prezentowanie

danych powinno się odbywać z wykorzystaniem języka HTML5;

Po pobraniu wybranej dokumentacji przez pacjenta moduł wygeneruje

Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla SWPZZPOZ;

Usługa e-wyniki będzie udostępniała pacjentom dokumentację medyczną

zapisaną w systemach HIS/LIS/RIS/PACS od momentu wdrożenia i

uruchomienia produkcyjnego projektu pn. E-zdrowie -II Etap w Samodzielnym

Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej

im. dr Barbary Borzym.

Korzyści dla

uczestników

Korzyści dla pacjentów (kluczowych interesariuszy projektu):

✓ Oszczędność czasu;

✓ Nieograniczony dostęp do dokumentacji medycznej (brak ograniczeń

wynikających np. z czasu pracy SWPZZPOZ, ograniczonej liczby

pracowników odpowiedzialnych za wydawanie wyników, niedostępności

lekarzy, który znacząco wpływają na jakość oraz czas obsługi pacjenta);

✓ Zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą danych;

✓ Możliwość zarządzania wynikami badań, poprzez ich udostępnienie

personelowi medycznemu SWPZZPOZ i Partnerów projektu;

✓ Informacja personelu medycznego, w przypadku wyników, które wymagają

powtórzenia/konsultacji/pogłębionej diagnozy

Korzyści dla SWPZZPOZ

✓ Mniejsze obciążenie czasu pracy osób odpowiedzialnych za wydawanie

dokumentacji medycznej;




✓ Łatwiejsza i mniej zasobochłonna archiwizacja danych;

✓ Poprawa komfortu pracy personelu medycznego poprzez dostęp online do

wyników badań pacjenta;

✓ Obniżenie kosztów udostępniania i przechowywania dokumentacji

medycznej;

✓ Wzrost jakość obsługi i usprawnienie komunikacji z pacjentem.

Rysunek 2 Model nowego procesu biznesowego - Udostępnianie wyników badań pacjentowi SWPZZPOZ za pomocą usługi e-wyniki




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – ZDALNE KONSULTACJE MEDYCZNE ZA POMOCĄ MODUŁU E-

KONSULTACJA

Nazwa procesu Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu e-konsultacja

Miejsce w

hierarchii

procesów

Rozwiązanie rozszerzające procesy główne, zdefiniowane w ramach SSI jako:

• F.07.02 Leczenie w opiece stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05

Proces leczniczy w opiece stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie

diagnozy i określenie dalszego trybu leczenia Pacjenta:

• F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02

Postępowanie lecznicze w poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe,

przedmiotowe Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta,

podjęcie decyzji o dalszym trybie leczenia

o funkcjonalność zdalnych konsultacji z placówkami współpracującymi z

SWPZZPOZ.

Cel procesu Celem procesu jest wykonanie zdalnej konsultacji medycznej pomiędzy

pracownikami medycznymi SWPZZPOZ i/lub Partnerami podczas leczenia

pacjenta (stacjonarnie lub ambulatoryjnie) tj. podczas hospitalizacji w

przypadku pacjentów leczonych stacjonarnie oraz w trakcie lub po zakończonej

wizycie pacjenta w przypadku chorych leczonych ambulatoryjnie.

Drugim celem procesu jest zwiększenie dostępności świadczeń zdrowotnych w

środowisku społecznym pacjenta.

W wyniku realizacji procesu informacja o odbyciu i wyniku e-konsultacji zostaje

zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ.

Wymagany

sposób działania

usługi

Usługa umożliwiająca przeprowadzenie e-konsultacji będzie dostępna dla

uprawnionych pracowników medycznych SWPZZPOZ oraz uprawnionych

pracowników medycznych placówek partnerskich (konsultantów) posiadających

konta w EPP.

Usługa umożliwi prowadzenie zdalnych konsultacji medycznych (chat, rozmowa

audio, rozmowa video) pomiędzy lekarzem prowadzącym a lekarzami innych

specjalizacji (konsultantami) lub pomiędzy członkiem zespołu

Dzięki e-konsultacji lekarz prowadzący (w obecności pacjenta lub samodzielnie)

będzie miał możliwość sprawdzenia dostępności e-konsultacji i realizacji

konsultacji ad hoc lub sprawdzenia dostępnych terminów wraz z ustaleniem




terminu e-konsultacji. Ponadto lekarz zlecający konsultacje poprzez e-usługę

będzie miał możliwość odwołania e-konsultacji lub zmiany pierwotnie

ustalonego terminu na inny.

Moduł umożliwi również realizację świadczeń zdrowotnych w środowisku

społecznym pacjenta. Wówczas personel medyczny obecny w domu pacjenta

będzie mógł odbyć e-konsultację z pracownikiem medycznym SWPZZPOZ i/lub

pracownikiem medycznym Partnera.

Usługa będzie umożliwiała zdalną pracę na wybranych/wskazanych przez

personel Zamawiającego lub partnerów projektu terminach dostępnych w

poszczególnych kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.

Za uprzednią zgodą pacjenta w trakcie e-konsultacji możliwe będzie

udostępnienie dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.

Wyniki e-konsultacji zostaną zapisane w EPP (konsultant - Partner) oraz

systemie dziedzinowym HIS SWPZZPOZ.

Uczestnicy

procesu

Lekarz prowadzący/Pracownik medyczny zlecający konsultację, pacjent, lekarz

udzielający e-konsultacji (konsultant), psycholog, terapeuta, pielęgniarka,

pedagog system HIS SWPZZPOZ, portal e-usług.

Grupa docelowa Pacjenci

Dane wejściowe Historia choroby oraz dokumentacja pacjenta zapisana w systemie

dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ, Dokumentacja załączona przez pacjenta na

EPP, dokumentacja zewnętrzna dostarczona przez pacjenta.

Opis procesu 1. Lekarz prowadzący otwiera moduł e-konsultacje. W razie konieczności

dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług SWPZZPOZ.

2. Lekarz prowadzący wskazuje usługę medyczną (rodzaj konsultacji).


danych z portalem e-usług przygotowuje grafik (listę konsultantów oraz

status dostępności konsultanta w systemie dla danej usługi medycznej

i udostępnia go lekarzowi.


4. A Lekarz ma możliwość realizacji konsultacji na wybraną usługę

medyczną ad hoc z lekarzem konsultantem o statusie Aktywny,

wówczas:




5. Lekarz wskazuje pacjenta, którego dotyczy e-konsultacja, jeśli to

konieczne udostępnia wyniki badań a następnie nawiązuje połączenie

z wybranym lekarzem specjalistą i rozpoczyna e-konsultację.

6. Konsultant za pomocą modułu e-konsultacja portalu e-usług uzupełnia

dane dotyczące konsultacji.


dziedzinowym (HIS) zapisuje dane w historii leczenia pacjenta w

systemie dziedzinowym (HIS).

lub

5. B Lekarz nie ma możliwości nawiązania kontaktu ad hoc, wówczas

wskazuje termin (dzień i godzina) realizacji e-konsultacji z listy

dostępnych terminów.

6. Moduł poprzez interfejs wymiany danych z systemem dziedzinowym

(HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy lekarz prowadzący w wybranym


rezerwacje na e-konsultację lub inne planowane wizyty. Jeżeli w

module zapisane są inne e-konsultacje lub wizyty, moduł informuje o

tym lekarza, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź


7. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to moduł udostępnia użytkownikowi

(lekarzowi) formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na e-

konsultację.

8. Lekarz wpisuje dane niezbędne do rezerwacji terminu e-konsultacji.


termin e-konsultacji dla obu lekarzy (prowadzącego i udzielającego

konsultacji) i potwierdza rejestrację.

Opis procesu wizyty psychiatrii środowiskowej

1. Uprawniany pracownik medyczny (pracownik zespołu psychiatrii

środowiskowej) otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ i dokonuje

autentykacji (logowania się) w portalu e-usług SWPZZPOZ.

2. Portal automatycznie wyświetla moduł E-konsultacje, na którym

prezentowana jest lista pacjentów zapisanych na wizytę psychiatrii

środowiskowej.

3. Pracownik medyczny wybiera pacjenta i nawiązuje połączenie (chat

video, rozmowa audio, rozmowa video) z przedstawicielem personelu

medycznego.




4. Przedstawiciele personelu medycznego (konsultant, pracownik zespołu

psychiatrii środowiskowej) uzupełnia dokumentację medyczną

pacjenta.



systemie dziedzinowym (HIS). Zalecenia z wizyty są widoczne na EPP.

Dane wyjściowe Odbycie e-konsultacji lub rezerwacja terminu wizyty na wybraną usługę

medyczną w trybie e-konsultacji, zapisana w lokalnym systemie dziedzinowym

(HIS) i EPP (konsultant);

Dokumentacja medyczna z e-konsultacji zapisana w systemie dziedzinowym

(HIS) SWPZZPOZ oraz module e-konsultacje (konsultant);

Właściciel procesu Pacjent, Lekarz zlecający konsultacje


ustalonych reguł warunkowanych danymi źródłowymi;

Czas konieczny na realizację zdalnej konsultacji; czas konieczny na uzupełnienie

dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.

Niezbędna

działania

• Opracowanie instrukcji realizacji wizyt w ramach modułu e-konsultacje;

• Opracowanie zakresu usług medycznych, które będą realizowane w

trybie e-konsultacji;

• Określenie dostępności zasobów (grafików) dla usługi;

• Podpisanie umowy z NFZ na świadczenie usług medycznych w sposób

zdalny;

Kompleksowa obsługa procesu e-konsultacje wymaga:

• Integracji rejestru lekarzy konsultujących zdalnie pacjenta z

rejestrem lekarzy w aktualnie posiadanym systemie SSI,

rozumiana jako możliwość rejestracji lekarzy na podstawie

danych w aktualnie posiadanym systemie SSI oraz powiązanie

odpowiednich pozycji w tych rejestrach.

• Integracji rejestru konsultantów w jednostkach

współpracujących z rejestrem lekarzy zlecających w aktualnie

posiadanym systemie SSI, rozumiana jako Integracji w

zakresie możliwość rejestracji konsultantów na podstawie


odpowiednich pozycji w tych rejestrach;




• Integracji z aktualnie posiadanym systemem SSI, procesu

planowania terminów wizyt w SWPZZPOZ jako skutku

zdalnych konsultacji. Zaplanowane wizyty powinny być

zarejestrowane w aktualnie posiadanym systemie SSI.

Wymagane

funkcjonalności

Moduł umożliwi rozpoczęcie wideokonferencji on-line ad-hoc z aktualnie

dostępnym lekarzem konsultantem lub rezerwację terminu e-konsultacji w

wybranym terminie;

Moduł umożliwi przegląd grafików zaplanowanych zdalnych konsultacji on-line;

Moduł umożliwi wskazanie konsultowanego pacjenta oraz udostępnienie

dokumentacji medycznej konsultantowi,

Moduł umożliwi konsultantowi funkcjonalność wystawienia recept i skierowań

na badania lekarskie;

Moduł umożliwi zaplanowanie/odwołanie terminu zdalnej konsultacji on-line

przez lekarza prowadzącego, e-konsultacja zostanie zapisana w systemie HIS

SWPZZPOZ (lekarz prowadzący) oraz na koncie konsultanta w EPP;

Moduł będzie prezentował listę aktualnych konsultacji on-line oraz liczbę

użytkowników oczekujących na konsultacje;

W ramach modułu e-konsultacja dostępne będą następujące formy

komunikacji: chat video, chat tekstowy, chat głosowy

Komunikacja w module będzie wpierana przez system powiadomień;

Konsultant będzie miał możliwość wglądu do dokumentacji medycznej pacjenta,

którego dotyczy konsultacja;

Zapis czatu jest częścią dokumentacji medycznej;

Korzyści dla

uczestników

SWPZZPOZ

✓ Rozszerzenie oferty o innowacyjną usługę telemedyczną;

✓ Wzrost kompleksowości świadczonych usług;

✓ Poprawa wydajności pracy personelu medycznego;

✓ Możliwość obsłużenia większej liczby pacjentów w tym samym czasie;

✓ Poszerzenia wiedzy medycznej przy okazji e-konsultacji z lekarzami

różnych specjalizacji;

✓ Wzrost rentowności placówki na skutek wdrożenia optymalnych

kosztowo rozwiązań telemedycznych i korzystnego finansowo

outsourcingu części usług;




✓ Poprawa wizerunku na lokalnym rynku medycznym;

✓ Oszczędność czasu i pieniędzy niezbędnych do pokrycia kosztów

ewentualnego transportu pacjenta;

Pacjenci

✓ Skrócenie czasu diagnozy poprzez skrócenie oczekiwania na

konsultację, a tym samym skrócenie czasu do podjęcia skutecznego

leczenia

✓ Dostęp do lekarza specjalisty podczas wizyty lekarza prowadzącego bez

konieczności umawiania się na konsultacje i przemieszczania się;

✓ Oszczędność czasu, zwiększenie komfortu leczenia;

✓ Wzrost poczucia bezpieczeństwa zapewniony przez zdalny kontakt ze

specjalistą w obecności znanego pacjentowi lekarza prowadzącego

leczenie, który rozumie kontekst medyczny i dobrze orientuje się w

historii choroby.

Rysunek 3 Model nowego procesu biznesowego - Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu e-konsultacja




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – ZŁOŻENIE DYSPOZYCJI WYPŁATY ŚRODKÓW ZA POMOCĄ

MODUŁU E-DEPOZYTY

Nazwa procesu Złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-depozyty

Miejsce w

hierarchii

procesów

Nowe rozwiązanie – proces pomocniczy w procesie głównym Leczenie w opiece

stacjonarnej (F.07.02) umożliwiający sprawdzenie stanu środków finansowych

złożonych do depozytu lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą

modułu e-depozyty.

Cel procesu Celem procesu jest sprawdzenie stanu środków finansowych złożonych do

depozytu i/lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-

depozyty.

W wyniku realizacji procesu informacja o złożeniu dyspozycji wypłaty środków

zostaje zapisana w module e-depozyty.

Wymagany

sposób działania

usługi

Usługa elektroniczna będzie dostępna dla uprawnionych pacjentów

posiadających konto w EPP i uprawnionych pracowników administracyjnych.

Zakres funkcjonalności wynikać będzie z konfiguracji usługi (pacjent, osoba

upoważniona przez pacjenta, pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego).

Usługa e-depozyty dla personelu administracyjnego będzie dostępna z poziomu

programu finansowo-księgowego.

Dzięki modułowi e-depozyty pacjenci (samodzielnie, przy pomocy osoby

upoważnionej) będą mieli możliwość sprawdzenia dostępności stanu środków

finansowych złożonych do depozytu lub złożenie dyspozycji wypłaty środków za

pomocą modułu e-depozyty.

W ramach modułu uruchomiana zostanie część administracyjna, pozwalająca

na obsługę procesu wypłaty depozytów po stronie działu Ekonomiczno-

Finansowego oraz funkcjonalność umożliwiająca generowanie zbiorczych

dyspozycji wypłaty.

Pacjent posiadający konto na portalu EPP i dostęp do usługi e-depozyty, po

zalogowaniu się do portalu e-usług i wyborze odpowiedniej usługi, będzie

widział stan środków finansowych w depozycie oraz formularz umożliwiający

złożenie dyspozycji wypłaty środków.

W przypadku chęci złożenia dyspozycji wypłaty pacjent wpisuje żądaną kwotę

i dokonuje akceptacji dyspozycji.




Uczestnicy

procesu

Pacjent lub osoba upoważniona, system/moduł finansowo-księgowy, portal e-

usług, pracownik Działu Ekonomiczno-Finansowego

Grupa docelowa Pacjenci posiadający aktywne konto w EPP (odpowiednie uprawnienia),

Pracownicy Działu Ekonomiczno-Finansowego

Dane wejściowe Stan środków w depozycie SWPZZPOZ, reguły wypłacania depozytu zapisane w

module e-depozyty





3. Pacjent wybiera usługę e-depozyty;

4. Moduł wyświetla aktualną wartość środków finansowych złożonych do

depozytu szpitalnego wraz z formularzem wypłaty środków ;

5. Pacjent wpisuje kwotę jaką chce pobrać z depozytu, datę odbioru

środków, a następnie wysyła zlecenie;

6. Moduł weryfikuje, czy żądana kwota depozytu jest możliwa do wypłaty.

Jeżeli kwota żądania jest wyższa od kwoty środków finansowych

zgromadzonych w depozycie szpitalnym lub wyższa od środków

możliwych do wypłaty ze względu na regulamin to portal e-usług

informuje o tym pacjenta, po czym wraca do formularza

umożliwiającego wpisanie kwoty depozytu do wypłaty;

7. Jeżeli żądania kwota jest niższa od kwoty środków finansowych

zgromadzonych w depozycie szpitalnym i niższa lub równa wartości

środków możliwych do wypłaty z innych względów moduł wyświetla

komunikat o możliwości wypłaty depozytu we wskazanym terminie;


powiadomienia potwierdzające złożenie dyspozycji wypłaty w postaci


9. Po zakończonym procesie obsługi wniosku po stronie pracowników

administracyjnych Pacjent dostaje powiadomienie SMS i/lub e-mail z

informacją o możliwości odebrania depozytu z kasy.

Dane wyjściowe Dyspozycja wypłaty środków z depozytu szpitala przesłana do pracownika

Ekonomiczno-Finansowego Działu lub komunikat dotyczący odmowy wypłaty

depozytu,











Niezbędna

działania

Opracowanie zakresu raportów w ramach modułu;

Kompleksowa obsługa procesu e-depozyty wymaga:

• integracji z oprogramowaniem dziedzinowym dla części

kasowej systemu finansowo księgowej w zakresie

księgowania wpłat i wypłat kasowych oraz operacji wpłat na

wydzielonych kontach bankowych.

Wymagane

funkcjonalności

Moduł e-depozyty zostanie wyposażony w następujące funkcjonalności:

• Możliwość generowania grupowych dyspozycji wypłaty depozytu przez

personel medyczny (część administracyjna);

• Możliwość obsługi procesu wypłaty depozytów przez upoważniony

personel administracyjny SWPZZPOZ (część administracyjna);

• Możliwość generowania raportów i filtrowania danych (oddział, status

wypisu, data, opiekun (część administracyjna);

• Możliwość definiowania reguł dotyczących wypłaty środków z depozytu

(wielkości, częstotliwości) (część administracyjna);

• Automatyczną walidację reguł wypłaty środków z depozytu podczas

składania dyspozycji wypłaty środków;

• Usługa musi posiadać funkcjonalność określenia na poziomie

konfiguracji e-usługi dla jakich użytkowników usługa będzie dostępna;

• Usługa waliduje wysokość kwoty depozytu wpisaną przez pacjenta i nie

pozwala na wprowadzenie kwoty wyższej niż stan środków w depozycie

Korzyści dla

uczestników

Korzyści dla pacjentów (kluczowych interesariuszy projektu):


✓ Uproszczenie realizacji usług;

✓ Wgląd w aktualny stan środków w depozycie;




Korzyści dla SWPZZPOZ:

✓ Mniejsze zaangażowanie czasu pracy osób Działu Ekonomiczno-

Finansowego w proces obsługi depozytów;


✓ Uproszczenie realizacji usług;

✓ Brak konieczności przepisywania i uzupełniania danych w kilku

programach;

Rysunek 4 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie dyspozycji wypłaty środków za pomocą modułu e-depozyty




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) – E-ADMINISTRACJA

Nazwa procesu W ramach modułu e-administracja dostępne będą następujące procesy:

• Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem

Elektronicznej Skrzynki Podawczej;

• Złożenie wniosku o wydanie przepustki;

• Złożenie wniosku o udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta;

Od strony administracyjnej procesy będą realizowane za pomocą wdrożonego

oprogramowanie EOD.

Miejsce w

hierarchii

procesów


zakresie procedur kancelaryjnych.

Cel procesu Celem procesu jest umożliwienie pacjentom SWPZZPOZ, potencjalnym

pacjentom a także innym osobom fizycznym i prawnym (w tym partnerom

biznesowym) kontaktu ze SWPZZPOZ drogą elektroniczną.

Wymagany

sposób działania

usługi -

użytkownik

W ramach modułu obsługiwane będą 3 typy dokumentacji realizujące

następujące procesy:

• Elektroniczna Skrzynka Podawcza SWPZZPOZ – Usługa umożliwiająca

interesariuszom składanie podań, wniosków i innych pism za

pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej – funkcjonalność

dostępna bez konieczności logowania, korzystanie z Elektronicznej

Skrzynki Podawczej udostępnionej na serwerze e-usług SWPZZPOZ.

Korzystanie z usługi będzie wymagało posiadania kwalifikowanego

certyfikatu (podpisu elektronicznego) lub profilu zaufanego ePUAP;

• e-przepustka – Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie, osobie

upoważnionej (np. opiekunowi pacjenta) lub upoważnionemu

personelowi medycznemu złożenie podania o wydanie przepustki.

Pacjent lub osoba upoważniona będzie mogła wnioskować o wydanie

przepustki dla siebie/osoby nad którą sprawuje opiekę. Uprawniony

personel medyczny będzie mógł wnioskować o wydanie przepustki

zbiorczo, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. W wyniku realizacji

procesu pacjentowi/opiekunowi/ upoważnionemu personelowi

medycznemu przekazywana jest informacja o udzieleniu/odmowie

udzielania przepustki.




Funkcjonalność dostępna dla zalogowanych użytkowników,

posiadających aktywne konto na EPP, którzy są leczeni stacjonarnie w

SWPZZPOZ im. dr Barbary Borzym i/lub osób upoważnionych oraz dla

uprawnionego personelu medycznego SWPZZPOZ.

• e-dokumentacja – Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie i/lub

osobie upoważnionej (np. opiekunowi pacjenta) złożenie wniosku o

udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta.

Funkcjonalność dostępna dla zalogowanych użytkowników,

posiadających aktywne konto na EPP.

W wyniku realizacji procesu e-dokumentacja pacjentowi/osobie

upoważnionej przekazywana będzie indywidualna dokumentacja

medyczna (karta informacyjna wraz z ew. dokumentami związanymi,

historia choroby, duplikaty w/w dokumentów) w postaci elektronicznej

lub informacja o możliwości odbioru dokumentacji w placówce

Zamawiającego.

Dokumentacja medyczna udostępniana za pomocą modułu e-

administracja będzie podpisana za pomocą kwalifikowanego podpisu

elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym

ePUAP. Dokumentacja będzie pochodziła z systemu Elektronicznej

Dokumentacji Medycznej SWPZZPOZ.

Usługa e-dokumentacja będzie umożliwiała integrację z systemem CSIOZ

P1 oraz P2 i platformą regionalną projektu mazowieckie e-zdrowie.

Uczestnicy

procesu

Pacjent, lokalne systemy dziedzinowe SWPZZPOZ (HIS, LIS, RIS) z systemem

Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, portal e-usług, podpis elektroniczny

osoby składającej dokument (e-formularze).

Grupa docelowa Pacjenci, potencjalni pacjenci, inne osoby fizyczne i prawne

Dane wejściowe • wniosek o udostępnienie informacji publicznej i/lub inne podania i

wnioski zdefiniowane przez Zamawiającego na etapie opracowania

dokumentacji technicznej, podpis elektroniczny osoby składającej

dokument (e-formularze);

• wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej (e-dokumentacja);

• wniosek o wydanie przepustki

Opis procesu E-dokumentacja

Składanie wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej




1. Wnioskodawca otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;

2. Wnioskodawca dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług



3. Wnioskodawca wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje wniosek

o udostępnienie dokumentacji medycznej;

4. Moduł wyświetla wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej.

5. Wnioskodawca wypełnia wniosek o udostępnienie dokumentacji

medycznej oraz wskazuję formę odbioru dokumentacji.

6. System automatycznie waliduje dane we wniosku. W przypadku

negatywnej weryfikacji wniosku, system automatycznie prosi o

uzupełnienie lub poprawę wniosku.

7. [Opcjonalnie] Wnioskodawca poprawia i wysyła wniosek.

8. System automatycznie rejestruje wniosek w EOD i dokonuje wyboru

ścieżki obsługi sprawy w zależności od rodzaju złożonego wniosku. Jeśli

to konieczne, system umożliwia dokonanie płatności internetowej za

wydanie dokumentacji.


powiadomienia potwierdzające fakt złożenia wniosku w postaci


Odbiór dokumentacji

W zależności od formy odbioru dokumentacji wskazanej we wniosku o

udostępnienie dokumentacji medycznej użytkownik może odebrać dokumenty:

10. W formie elektronicznej za pomocą modułu e-administracja

11. W formie papierowej w placówce SWPZZPOZ.


powiadomienia o dostępności dokumentów gotowych do odbioru w

postaci wiadomości SMS i/lub e-mail. W przypadku odbioru

dokumentów w formie papierowej Wnioskodawca/osoba upoważniona

udaje się do placówki SWPZZPOZ. W przypadku odbioru dokumentów

w postaci elektronicznej proces wygląda następująco:

13. Wnioskodawca otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;

14. Wnioskodawca dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług

SWPZZPOZ.

15. Wnioskodawca wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje usługę e-

dokumentacja.




16. System wyświetla listę dostępnych dokumentów.

17. Pacjent wybiera dokument, który chce pobrać.

18. Portal e-usług umożliwia użytkownikowi pobranie wybranego

dokumentu.

Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem

Elektronicznej Skrzynki Podawczej SWPZZPOZ

19. Użytkownik otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ i wybiera usługę

e-administracja oraz wskazuje usługę Elektronicznej Skrzynki

Podawczej SWPZZPOZ. Wnioskodawca ma dwa sposoby przekazania

go SWPZZPOZ:

20. Użytkownik wypełnienia i podpisuje kwalifikowanym podpisem

elektronicznym/ profilem zaufanym ePUAP formularz udostępniony

przez interfejs webowy serwera e-usług.

21. Plik (podpisany dokument elektroniczny) zostaje załadowany na serwer

(upload) za pomocą odpowiedniego okna dialogowego, dostępnego na

serwerze e-usług.

22. System automatycznie rejestruje wniosek w EOD i dokonuje wyboru

ścieżki obsługi sprawy w zależności od rodzaju złożonego wniosku.

23. System automatycznie generuje automatyczne poświadczenie odbioru

dokumentu. Wygenerowane poświadczenie jest przesyłane do osoby

składającej dokument oraz udostępnione przez Elektroniczną Skrzynkę

Podawczą z instrukcją, w jaki sposób można je zweryfikować.

24. Dokument zostaje zarchiwizowany w bezpiecznym archiwum

dokumentów.




Proces uzyskania przepustki

26. Pacjent otwiera stronę portalu e-usług SWPZZPOZ;

27. Pacjent dokonuje autentykacji (logowania się) w portalu e-usług. W

przypadku, gdy pacjent nie jest jeszcze użytkownikiem portalu

dokonuje procesu rejestracji nowego konta użytkownika;

28. Pacjent wybiera usługę e-administracja oraz wskazuje usługę e-

przepustka.

29. Moduł wyświetla wniosek o uzyskanie przepustki.

30. Pacjent wypełnia wniosek.




31. System automatycznie waliduje dane we wniosku. W przypadku

negatywnej weryfikacji wniosku, system automatycznie prosi o

uzupełnienie lub poprawę wniosku.

32. [Opcjonalnie] Pacjent poprawia i wysyła wniosek.

33. System automatycznie rejestruje wniosek i dokonuje wyboru ścieżki

obsługi przepustki w zależności od oddziału, na którym przebywa

pacjent.




35. Po zakończonym procesie obsługi wniosku po stronie pracowników

medycznych SWPZZPOZ Pacjent lub osoba upoważniona dostaje

powiadomienie SMS i/lub e-mail z informacją o

pozytywnym/negatywnym rozpatrzeniu wniosku o przepustkę.

Informacja o decyzji udzielenia/nieudzielenia przepustki zostaje

zapisana w module e-administracja EPP.

Dane wyjściowe Zarejestrowany oryginał dokumentu elektronicznego, potwierdzenie złożenia

dokumentu,

Właściciel procesu Wnioskodawca/Pacjent lub osoba upoważniona







Niezbędna

działania

Zdefiniowanie zakresu spraw i formularzy dostępnych za pomocą modułu e-

administracja i opracowanie ścieżek obsługi w zależności od rodzaju wniosku;

Opracowanie instrukcji realizacji usług administracyjnych za pomocą modułu e-

administracja;

Wymagane

funkcjonalności

1. Moduł będzie umożliwiał obsługę różnych typów wniosków (m.in. wniosek

o wydanie dokumentacji medycznej, wniosek o wydanie przepustki)

2. Usługa musi umożliwiać pobieranie wskazanego dokumentu w postaci

podpisanego elektronicznego dokumentu zapisanego w pliku PDF;




3. Użytkownik będzie miał możliwość wyświetlenia w oknie przeglądarki,

pobrania i zapisania wybranego dokumentu oraz jego wydrukowania;

4. Po pobraniu wybranej dokumentacji (e-dokumentacja, e-formularze) przez

pacjenta moduł wygeneruje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru dla

SWPZZPOZ;

Rysunek 5 Model nowego procesu biznesowego - Składanie podań, wniosków i innych pism za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej

Rysunek 6 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie podania o wydanie przepustki za pomocą usługi E-administracja




Rysunek 7 Model nowego procesu biznesowego - Złożenie wniosku o udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta




OPIS NOWEGO PROCESU (TO BE) - ZDALNE KONSULTACJE MEDYCZNE ZA POMOCĄ MODUŁU

TELEMEDYCYANA

Nazwa procesu Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu telemedycyna

Miejsce w

hierarchii

procesów

Rozwiązanie rozszerzające procesy główne, zdefiniowanej w ramach SSI jako:

• F.07.02 Leczenie w opiece stacjonarnej w podprocesie F.07.02.05

Proces leczniczy w opiece stacjonarnej, F.07.02.05.02 Postawienie diagnozy i

określenie dalszego trybu leczenia Pacjenta:

• F.07.03 Leczenie w opiece ambulatoryjnej w podprocesie F.07.03.02

Postępowanie lecznicze w poradni, F.07.03.02.01 Badanie podmiotowe,

przedmiotowe Pacjenta, analiza dokumentacji medycznej Pacjenta, podjęcie

decyzji o dalszym trybie leczenia.

Cel procesu Celem modułu telekonsultacje będzie możliwość uzyskania profesjonalnej

konsultacji medycznej przez pacjenta w jego środowisku domowym, w postaci

indywidualnej rozmowy online z zakresu psychologii i psychiatrii w formie e-

terapii.

Wymagany

sposób działania

usługi -

użytkownik

Usługa umożliwiająca pacjentowi samodzielnie lub osobie upoważnionej

odbycie zdalnej konsultacji medycznej online (chat, rozmowa audio, rozmowa

video) z personelem medycznym SWPZZPOZ i/lub partnerów. Usługi

świadczone drogą elektroniczną w przypadku, gdy nie ma potrzeby na kolejną

wizytę stacjonarną (np. interpretacja wyników, planowanie dalszego leczenia,

instruktaż, konsultacja efektów ubocznych leków ect.) lub gdy pacjent nie ma

możliwości realizacji wizyty w placówce.

Moduł telemedycyna umożliwi świadczenie kompleksowych usług medycznych

z zakresu psychologii i psychiatrii w formie e-terapii inicjowanych na żądanie

pacjenta lub zgodnie z terminarzem wizyt zaplanowanych za pomocą modułu

e-rejestracja.

Dostępność usług telemedycyny odbywać się będzie na podstawie ustalonych

przez personel Zamawiającego terminach, dostępnych w poszczególnych

kalendarzach prowadzonych w systemie HIS Zamawiającego.

Uczestnicy

procesu

Lekarz psychiatra, psycholog, terapeuta, pielęgniarka, pedagog, pacjent




Grupa docelowa Pacjenci Centrum Opieki Ambulatoryjnej

Dane wejściowe Historia choroby oraz dokumentacja zewnętrzna pacjenta zapisana w systemie

HIS SWPZZPOZ, Dokumentacja załączona przez pacjenta na EPP;

Dokumentacja udostępniona przez pacjenta podczas konsultacji.

Opis procesu Opis procesu telemedycyny w zakresie e-terapii

1. Pacjent lub osoba upoważniona otwiera stronę portalu e-usług (EPP);

2. Pacjent lub osoba upoważniona dokonuje autentykacji (logowania się)

w portalu e-usług SWPZZPOZ. W przypadku, gdy pacjent nie jest

jeszcze użytkownikiem portalu dokonuje procesu rejestracji nowego

konta użytkownika;

3. Pacjent wybiera usługę Telemedycyna.

4. System prezentuje listę aktualnie dostępnych lekarzy on-line wraz ze

statusem dostępności lekarzy w systemie, liczbie oczekujących

użytkowników oraz listę konsultacji dostępnych w najbliższych dniach.


5. A Pacjent ma możliwość nawiązania kontaktu z personelem medycznym

dla wybranej usługi medycznej ad hoc, w której trafia do kolejki

oczekujących wówczas

6. Pacjent nawiązuje połączenie (chat, rozmowa audio, rozmowa video) z

przedstawicielem personelu medycznego i rozpoczyna konsultację.

7. Przedstawiciel personelu medycznego uzupełnia dokumentację

medyczną pacjenta.



systemie dziedzinowym (HIS). Zalecenia z wizyty są widoczne na EPP.

lub

9. B Pacjent nie ma możliwość nawiązania kontaktu ad hoc np. brak

terminu telemedycyny. Pacjent ma możliwość rezerwacji wizyty w

trybie telemedycyny w innym terminie wówczas wybiera usługę

Konsultacje online w najbliższych dniach.

10. System automatycznie przenosi użytkownika do modułu e-rezerwacja


danych z portalem e-usług przygotowuje grafik dla danej usługi

medycznej i udostępnia go pacjentowi.




12. Pacjent wskazuje na grafiku wolny termin (dzień i godzina),

ewentualnie rezygnuje z wizyty (oraz kończy sesję na portalu e-usług)

w przypadku braku odpowiedniego dla niej terminu.


dziedzinowym (HIS) SWPZZPOZ weryfikuje, czy pacjent w wybranym


rezerwacje. Jeżeli istnieją takie rezerwacje, to portal e-usług informuje

o tym pacjenta, po czym wraca do prezentacji grafiku terminów bądź


14. Jeżeli nie wystąpiła kolizja, to portal e-usług udostępnia użytkownikowi

(pacjentowi) formularz rejestracji w celu dokończenia rejestracji na

wizytę.


termin wizyty dla pacjenta i potwierdza rejestrację.


powiadomienia potwierdzające rezerwację terminu wizyty w postaci


Dane wyjściowe • Fakt odbycia wizyty w trybie telemedycyny lub rezerwacja terminu

wizyty w trybie telemedycyny na wybraną usługę medyczną, zapisana

w lokalnym systemie dziedzinowym (HIS);

• Dokumentacja medyczna z wizyty w trybie telemedycyny zapisana w

systemie dziedzinowy (HIS) SWPZZPOZ oraz na EPP;




Czas konieczny na realizację zdalnej konsultacji; czas konieczny na uzupełnienie

dokumentacji medycznej pacjenta, którego dotyczy konsultacja.

Niezbędna

działania

✓ Opracowanie regulaminu i instrukcji realizacji wizyt w ramach modułu

Telemedycyna;

✓ Opracowanie zakresu usług medycznych i form e-terapii, które będą

realizowane w trybie telemedycyny;

✓ Opracowanie grafików na usługi telemedycyny;

✓ Podpisanie umowy z NFZ na świadczenie usług medycznych w sposób

zdalny




Kompleksowa obsługa procesu e-konsultacje wymaga:

• Integracji rejestru lekarzy konsultujących zdalnie pacjenta z

rejestrem lekarzy w aktualnie posiadanym systemie SSI,

rozumiana jako możliwość rejestracji lekarzy na podstawie


odpowiednich pozycji w tych rejestrach.

• Integracji rejestru konsultantów w jednostkach

współpracujących z rejestrem lekarzy zlecających w aktualnie

posiadanym systemie SSI, rozumiana jako Integracji w

zakresie możliwość rejestracji konsultantów na podstawie


odpowiednich pozycji w tych rejestrach;

• Integracji z aktualnie posiadanym systemem SSI, procesu

planowania terminów wizyt w SWPZZPOZ jako skutku

zdalnych konsultacji. Zaplanowane wizyty powinny być

zarejestrowane w aktualnie posiadanym systemie SSI.

Wymagane

funkcjonalności

Moduł telemedycyna umożliwi określenie poziomu dostępności lekarza dla

wskazanych pacjentów tj.:

o niedostępny – pacjentowi nie są udostępniane informacje o

konsultującym on-line lekarzu,

o widoczny – pacjentowi prezentowane są dane lekarza

konsultującego, jednak nie jest prezentowana dostępność lekarza

w systemie telekonsultacji, pacjent nie może zainicjować

wideokonferencji on-line,

o dostępny – dostępność lekarza w systemie wideokonferencji jest

widoczna dla pacjenta, pacjent może zainicjować wideokonferencję

on-line.

Moduł będzie prezentował listę pacjentów wskazanych do wizyty w trybie

telemedycyny przez danego (zalogowanego do systemu) lekarza;

Moduł umożliwi pacjentowi rezerwację/odwołanie/zmianę terminu wizyty za

pomocą modułu e-rejestracja. Rejestracja wizyty zostanie zapisana na koncie

pacjenta w EPP;

Moduł umożliwi zaplanowanie przez zalogowanego lekarza terminu wizyty w

trybie telemedycyny wskazanego pacjenta;




Moduł umożliwi rozpoczęcie wizyty online z pacjentem w kontekście planowanej

zdalnej konsultacji, o ile pacjent jest zalogowany do systemu;

Moduł umożliwi rozpoczęcie wizyty online z dowolnym pacjentem ze zbioru

konsultowanych zdalnie, aktualnie dostępnym w systemie;

W momencie rozpoczęcia pracy w trybie telemedycyny przez pracownika

medycznego system automatycznie wyszuka planowane zdalne konsultacje z

bliskim planowanym terminem realizacji (za terminy bliskie uznaje się

mieszczące się w określonym w konfiguracji systemu przedziale czasu

względem daty bieżącej);

Moduł umożliwi zarejestrowanie/uzupełnienie informacji z przebiegu wizyty w

trybie telemedycyny przez zalogowanego lekarza. Zapis wizyty online będzie

również częścią dokumentacji medycznej. Zalecenia z wizyty, skierowania i

recepty będą widoczne i możliwe do pobrania na EPP. Dokumentacja z wizyty

w trybie telemedycyny zostanie zapisana w Lokalnym systemie dziedzinowym

SWPZZPOZ (HIS);

W sekcji Aktualne konsultacje on-line prezentowa będzie liczba pacjentów

oczekujących na konsultacje;

W trakcie konsultacji możliwa będzie wymiana plików;

Pacjent będzie miał możliwość zamówienia drogą elektroniczną recepty na

powtórzenie leków, które stale przyjmuje;

Personel medyczny będzie miał możliwość wystawienia recept i skierowań na

badania lekarskie;

W ramach modułu telemedycyna dostępne będą następujące formy

komunikacji: chat, rozmowa audio, rozmowa video;

Moduł umożliwi pacjentom wypełnienie zdefiniowanej ankiety dotyczącej e-

terapii oraz weryfikację odpowiedzi udzielonych przez pacjenta;

Moduł umożliwi

Usługa musi umożliwiać udostępnienie różnych ankiet dla e-terapii. W module

będzie istnieć funkcjonalność dająca możliwość definiowania przez

Administratora Systemu ankiet i udostępniania ich jako obiektu e-usługi;

Komunikacja w module będzie wpierana przez system powiadomień;




Wizyta psychiatrii środowiskowej

Moduł umożliwi realizację wizyt wg. grafiku, a w razie koniczności umożliwi

realizację konsultacji ad-hoc;

Proces tworzenia dokumentacji z wizyty będzie automatycznie znaczony osobą

dokonującą wpisu, z uwzględnieniem ich roli w udzielaniu i dokumentowaniu

świadczeń zdrowotnych (utworzony przez…;podpisany przez…)

Automatyczne blokowanie do edycji dokumentacji z wizyty, będącej w edycji

przez inną osobę (konsultant, przedstawiciel personelu u pacjenta)

Moduł zostanie wyposażony w funkcjonalność umożliwiającą realizację wizyt

psychiatrii środowiskowej, zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi

w późniejszym etapie prac nad projektem.

Korzyści dla

uczestników

SWPZZPOZ

✓ Rozszerzenie oferty o innowacyjną usługę telemedyczną;

✓ Wzrost kompleksowości świadczonych usług;

✓ Poprawa wydajności pracy personelu medycznego;

✓ Możliwość obsłużenia większej liczby pacjentów w tym samym czasie;

✓ Wzrost rentowności placówki na skutek wdrożenia optymalnych kosztowo

rozwiązań telemedycznych i korzystnego finansowo outsourcingu części

usług;

✓ Poprawa wizerunku na lokalnym rynku medycznym;

Pacjenci

✓ Dostęp do lekarza specjalisty bez konieczności wychodzenia z domu;

✓ Możliwość zdalnego zamawianie recept;

✓ Oszczędność czasu, zwiększenie komfortu leczenia i poczucia

bezpieczeństwa pacjentów;




Rysunek 8 Model nowego procesu biznesowego - Zdalne konsultacje medyczne za pomocą modułu telemedycyna




Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne do EPP

1) Pola wymagane (obligatoryjne) muszą być jednoznacznie oznaczone (np. inny kolor, kształt).

2) W miejscach interfejsu użytkownika oprogramowania, w których prezentowane są dane

w formie tabelarycznej musi istnieć możliwość sortowania poszczególnych kolumn po

nagłówkach;

3) System musi zostać zintegrowany z archiwum elektronicznej dokumentacji medycznej, w którym

przechowywane będą dokumenty w formie PDF i XML wraz z informacjami pozwalającymi na

zidentyfikowanie osoby generującej dany dokument;

4) Na żądanie administratora system musi automatycznie generować sprawozdania z wykonanych

e-usług z podziałem na rodzaj e-usługi;

5) Dla każdego grupowania w sprawozdaniu z wykonanych e-usług musi być dostępny wykaz (spis)

wykonanych usług z określeniem pacjenta, który skorzystał z usługi;

6) W celu administrowania oprogramowaniem i konfiguracją podsystemu, oprogramowanie

podsystemu musi posiadać dedykowany moduł dla administratora Systemu;

7) Podsystem musi posiadać wbudowane mechanizmy do administrowania prawami

użytkowników; zarządzanie uprawnieniami, tworzenie i modyfikacja grup, określanie uprawnień

użytkowników na poziomie poszczególnych funkcji;

8) Musi istnieć funkcjonalność umożliwiająca administrowanie bazami słownikowymi;

9) Podsystem EOD musi posiadać funkcję predefiniowania ścieżek akceptacji. Poprzez ścieżkę

akceptacji należy rozumieć automatyczne wytypowanie kolejnych akceptujących wg schematu

i automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy akceptującymi użytkownikami;

10) Podsystem musi umożliwiać określanie różnych poziomów uprawnień dla różnych

użytkownikowi lub grup użytkowników (np. możliwość lub brak dostępu do usług, możliwość

rezerwacji większej liczby wizyt, dostęp do Telemedycyny, możliwość dodania osoby

upoważnionej/opiekuna pacjenta)

11) Podsystem musi umożliwiać zapewnienie pełnej poufności przesyłanych i gromadzonych

informacji m.in. poprzez stosowanie połączeń z serwerem w technologii SSL;

12) Podsystem musi umożliwiać integrację z platformą ePUAP;

13) Podsystem musi umożliwiać rejestrowanie zdarzeń na poziomie każdego dokumentu (zapis

każdej operacji w dzienniku zdarzeń), zapewniające pozostawianie przez użytkowników śladu w

historii dokumentu lub sprawy;

14) Podsystem musi ewidencjonować i raportować fakt odebrania dokumentacji medycznej przez

pacjenta (lub jego brak);

15) System musi być zgodny z następującymi ustawami i rozporządzeniami:

a. Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. Nr 133, poz.

883) tekst jednolity z dnia 13 czerwca 2016 r. (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 922),




b. Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów,

zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015

poz. 2069),

c. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej

(Dz.U. 2016 poz. 1579);

d. Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta

(Dz.U. 2009 Nr 52 poz. 417 z późn. zm.);

e. Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie zakresu niezbędnych informacji

gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych

informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania

świadczeń ze środków publicznych z dnia 20 czerwca 2008 r. (Dz.U. 2008 nr 123, poz.

801 z późn. zm.),

f. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram

Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany

informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów

teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526, z późn. zm.);

g. Rozporządzenie z dnia 14 września 2011 w sprawie sporządzania pism w postaci

dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz

udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.2011 nr

206 poz. 1216)

16) Zamawiający wymaga, aby wszystkie wymienione w rozdziale 7 usługi były realizowane przez

jeden lub wiele systemów ze sobą zintegrowanych, zgodnie z opisanym podziałem na e-usługi.

Wprowadzony podział ma na celu tematyczne pogrupowanie wymaganych przez niego

funkcjonalności.

17) EPP umożliwi ewaluację świadczonych e-usług w formie ankiet m.in. poziomu satysfakcji

18) Usługi platformy e-usług muszą być dostępne z sieci Internet oraz z sieci wewnętrznej szpitala

(Intranet) – w zależności od typu usługi;

19) Dostęp do e-usług musi być chroniony hasłem i możliwy poprzez szyfrowane połączenie (https)

tylko dla osób będących użytkownikami kont zarejestrowanych na praformie e-usług;

20) Dostęp do platformy e-usług musi wymagać podania przez użytkownika loginu i hasła;

21) Moduł aplikacyjny musi posiadać funkcjonalności umożliwiające zdefiniowanie dwóch rodzajów

kont dostępowych:

a. dla pacjentów,

b. dla personelu partnerów Zamawiającego – system musi umożliwiać określenie zarówno

danych osoby jak i organizacji partnera;

22) Platforma e-usług musi umożliwiać zakładanie kont dla poszczególnych grup użytkowników

przez administratorów;




23) Podczas nadawania hasła moduł musi wymuszać, aby hasło miało właściwą składnię,

wymaganą przepisami prawa dotyczącymi systemów informatycznych przetwarzających dane

osobowe w tym dane medyczne. Ponadto podczas zmiany hasła użytkownik musi zostać

poinformowany przez system o minimalnej wymaganej złożoności hasła;

24) Moduł e-usług musi udostępniać administratorowi możliwość definiowania okresu ważności

hasła dostępowego do e-usług. Włączenie funkcjonalności musi wymuszać na użytkownikach

modułu dokonanie zmiany hasła po upływie okresu jego ważności, tzn.: po okresie wygaśnięcia

ważności hasła, system musi wymusić na użytkowniku dokonania zmiany hasła;

25) Dostarczone rozwiązanie musi umożliwiać administratorowi wykonanie operacji dezaktywacji

i ponownej aktywacji dowolnego konta utworzonego w module e-usług;

26) Dla pacjentów którzy nie posiadają konta w platformie e-usług, musi być dostępny formularz

rejestracyjny pozwalający na założenie konta. Moduł podczas zakładania konta do korzystania

z e-usług musi obligować do wprowadzenia następujących danych: danych niezbędnych do

założenia wpisu w rejestrze pacjentów tj. nazwisko, imię, PESEL, adres oraz danych do kontaktu

elektronicznego, tj.: adres email, numeru telefonu (dla celów wysyłania powiadomień). Każdy

pacjent może posiadać nie więcej niż jedno konto do e-usług;

27) Formularz rejestracyjny musi walidować poprawność numeru PESEL oraz poprawność formatu

adresu e-mail i numeru telefonu komórkowego;

28) Moduł e-usług musi umożliwiać użytkownikom samodzielną modyfikację danych zapisanych

w profilu użytkownika w następującym zakresie: adres zamieszkania, adres e-maili i nr telefonu

kontaktowego, hasło;

29) Platforma e-usług musi posiadać funkcjonalność weryfikacji autentyczności wprowadzonego

w formularzu rejestracyjnym adresu email poprzez wykonanie procesu aktywacji konta. Proces

aktywacji konta musi przebiegać w następujący sposób: na podany w trakcie rejestracji adres

e-mail zostaje wysłany link aktywacyjny, po kliknięciu którego pacjent zostanie przeniesiony na

podstronę Platformy e-usług;

30) Uzyskanie pełnego dostępu do portalu e-usług wymaga potwierdzenia poprawności

przekazanych informacji przez pracownika Szpitala lub za pomocą profilu zaufanego ePUAP;

31) Moduł e-usług musi posiadać funkcjonalność automatycznego wylogowania się użytkownika po

określonym czasie nieaktywności w portalu;

32) Wprowadzone w formularzu rejestracyjnym dane muszą być sprawdzane z danymi znajdującymi

się w obecnie używanym przez Zmawiającego systemie HIS. W wyniku sprawdzenia: jeśli dane

pacjenta znajdują się w systemie HIS to konto nowego użytkownika e-Platformy musi być

automatycznie powiązane z danymi pacjenta w systemie HIS, jeśli brak danych w systemie HIS

to taki pacjent musi zostać dodany w rejestrze pacjentów systemu HIS i powiązany z

użytkownikiem Platformy e-usług;

33) Użytkownik Platformy e-usług musi mieć możliwość zmiany hasła na nowe oraz

odzyskania/ustanowienia nowego hasła. Dostarczone rozwiązanie musi mieć funkcjonalność




zresetowania przez użytkownika hasła dostępu do modułów e-usług przy pomocy wiadomości

e-mail zawierającej linka do strony umożliwiającej WWW umożliwiającej wykonanie niniejszej

funkcji;

34) Administrator musi mieć możliwość definiowania placówek Partnerskich dla których będą

przyporządkowane konta użytkowników Partnera;

35) Użytkownik po zalogowaniu do Platformy e-usług musi widzieć wykaz (do wyboru) e-usług

z których może skorzystać. Wybranie odpowiedniej e-usługi musi udostępnić użytkownikowi

widok (podstronę) z dostępnymi funkcjonalnościami wybranej e-usługi w zależności od roli

w systemie tj. pacjent, personel medyczny Partnera projektu;

36) Moduł aplikacyjny musi posiadać moduł powiadomień elektronicznych umożliwiających

informowanie pacjenta/osoby upoważnionej o zaistnieniu nowego zdarzenia na koncie pacjenta

np. rezerwacji/odwołania/zmianie terminu wizyty, dostępności wyników badań, dostępności

dokumentacji gotowej do odbioru itp;

37) Moduł aplikacyjny musi posiadać architekturę umożliwiającą dalszą jego rozbudowę;

38) Moduł aplikacyjny musi posiadać interfejs obsługi oraz pomoc (instrukcję obsługi) dla

użytkownika w języku polskim. Wymagane jest, aby wszystkie komunikaty wyświetlane przez

poszczególne moduły aplikacyjne były prezentowane w języku polskim;

39) Funkcjonalności oferowane w ramach e-usług muszą być realizowane w oparciu o jeden motor

bazy danych;

40) Moduł aplikacyjny musi zapewniać równoległą pracę wielu użytkowników i automatycznie

zarządzać konkurencyjnym dostępem do bazy danych oraz rozwiązywać konflikty dostępu do

danych;

41) Moduł aplikacyjny musi posiadać parametry gwarantujące dostęp do e-usług z poziomu

urządzeń mobilnych. Ponadto Zamawiający wymaga, aby interfejs użytkownika - ergonomia

pracy - był zoptymalizowany pod kątem pracy na urządzeniach mobilnych z ekranem

dotykowym typu tablet;

42) Moduł aplikacyjny musi realizować wszystkie wymagane funkcjonalności przy pomocy

infrastruktury sprzętowej dostarczonej w ramach niniejszego projektu;

43) Platforma e-usług będzie posiadała prosty i intuicyjny interfejs graficzny;

44) GUI usług dostępnych z poziomu platformy e-usług zostanie przygotowane w technologii

webowej pozwalającej na dostęp do niej z popularnych przeglądarek internetowych a także

urządzeń mobilnych i zostanie dostosowane do potrzeb i wytycznych Zamawiającego;

45) Platforma e-usług umożliwi rejestrację opiekunów pacjenta - możliwość trwałego objęcia opieką

przez danego użytkownika oraz realizacji e-usług w jego imieniu;




7. Diagnoza stanu obecnego

7.1. Oprogramowanie

Oprogramowanie wykorzystywane do celów medycznych

Jako wsparcie dla systemu HIS w SWPZZPOZ jest wykorzystywane oprogramowanie biurowe -

głównie Open Office. SWPZZPOZ posiada też kilka licencji MS OFFICE. Oprogramowanie to jest

wykorzystywane do przetwarzania danych medycznych z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych.

Oprogramowanie to jest zainstalowane na każdej stacji komputerowej pracującej w SWPZZPOZ.

Oprogramowanie medyczne

System HIS

Zakupiony i wdrożony w ramach projektu "E-zdrowie dla Mazowsza" w 2015 roku na potrzeby obsługi

EDM system AMMS (Asseco Medical Management Solutions) zapewnia mechanizmy zarządzania

dokumentacją medyczną od momentu wprowadzenia danych, poprzez tworzenie dokumentów

elektronicznych, składowanie ich podpisanych elektronicznie wersji aż do ich wydruku i składowania w

magazynie/archiwum dokumentacji papierowej.

PACS/RIS

SWPZZPOZ posiada oprogramowanie RIS firmy Pixel oraz oprogramowanie serwera PACS firmy

AGFA. Oprogramowanie jest stosunkowo nowoczesne (wdrożenie w 2010 roku), posiada aktualny

nadzór autorski i nie wymaga modernizacji. Jest zintegrowany z systemem klasy HIS.

Oprogramowanie administracyjne

Zakupiony i wdrożony w ramach projektu "E-zdrowie dla Mazowsza" w 2015 roku system

CASE umożliwia tworzenie opracowań statystycznych na potrzeby nadzoru merytorycznego

sprawowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego nad podmiotami leczniczymi,

w tym SWPZZPOZ w Radomiu.

Ponadto jako oprogramowanie administracyjne wykorzystywany jest w SWPZZPOZ system Impuls

MedHub Finansowo-Księgowy, Gospodarka Materiałowa i Środki Trwałe. W zakresie oprogramowania

Kadrowo-Płacowego w SWPZZPOZ funkcjonuje program firmy EXE wdrożony w 1997 roku i ciągle objęty

nadzorem autorskim.




Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie

wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów

Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu




8. Analiza możliwości i warunków integracji istniejącego oprogramowania z systemem, który zostanie wdrożony w ramach E-zdrowie – II etap w Samodzielnym Wojewódzkim Publicznym Zespole Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu

Zgodnie z kierunkiem działań narzuconym przez Komisje Europejską wdrażane w obszarze e-Zdrowia

systemy informatyczne muszą posiadać zdolność do wzajemnej wymiany danych oraz dzielenia się

informacją i wiedzą – zdolność do interoperacyjnego współdziałania systemów informatycznych

w ochronie zdrowia.

Powyższe znalazło odzwierciedlenie w dokumencie Kierunki informatyzacji „e-Zdrowie Polska” na lata

2011-2015, a następnie w Ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia

(Dz.U. 2011 nr 113 poz. 657, z późn. zm.), rozporządzeniach wykonawczych do ustawy, zwłaszcza

Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji

Medycznej (Dz.U. 2013 poz. 463), Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie

rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015 poz.

2069, z poźn. zm.)oraz Instrukcji stosowania Polskiej Implementacji Krajowej HL7 CDA wydanej przez

Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.

Projekt budowy platformy e-usług musi zapewnić, iż wdrożony w ramach jego realizacji system, zgodnie

z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram

Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci

elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526,

z późn. zm.) będzie spełniał zasady interoperacyjnego współdziała na trzech poziomach:

semantycznym, organizacyjnym oraz technologicznym.

Interoperacyjność na poziomie organizacyjnym musi zostać osiągnięta m.in. poprzez możliwość

zapoznania się pacjentów, za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, platformy e-usług

SWPZZPOZ oraz info-kiosku, z możliwością realizacji usług drogą elektroniczną, sposobem skorzystania

z dostępnych e-usług oraz procedurami związanymi z uzyskaniem dostępu do wdrożonych e-usług.

Interoperacyjność na poziomie semantycznym, rozumiana jest jako znaczenie i wykorzystanie

danych, co musi zostać musi zostać osiągnięte m.in. poprzez stosowanie struktur danych i znaczenia

danych zawartych w tych strukturach, zgodnych z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Rady

Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych

wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych

wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526, z późn. zm.), stosowanie

w rejestrach prowadzonych przez podmioty publiczne odwołań do rejestrów zawierających dane




referencyjne w zakresie niezbędnym do realizacji zadań. Oznacza to, że system informatyczny powinien

umożliwiać tworzenie elektronicznych dokumentów medycznych wg struktur danych określonych przez

CSIOZ (Reguły biznesowe i walidacyjne określające strukturę dokumentów medycznych), udostępnianie

informacji o zdarzeniach medycznych do Systemu Informacji Medycznej wg zasad określonych w

Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji

Medycznej oraz dokumencie CSIOZ pt. Model transportowy danych o Zdarzeniach Medycznych oraz

Indeksie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej gromadzonych w systemie P1.

Przeprowadzona analiza obecnie istniejące i eksploatowane w placówce SWPZZPOZ oprogramowanie

wykazała, iż niektóre elementy systemu nie spełniają tych wymagań (System RIS/PACS).

Interoperacyjność na poziomie technologicznym oznacza, iż system informatyczny, który

zostanie wdrożony w wyniku realizacji projektu powinien być zgodny z wcześniej wymienionymi

regulacjami prawnymi i będzie umożliwiał wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi,

usługodawcami za pomocą zdefiniowanych przez CSIOZ protokołów komunikacyjnych i szyfrujących.

Eksploatowane obecnie w SWPZZPOZ oprogramowanie posiada interfejsy dające możliwość spełniania

tych wymagań. Dlatego należy wystąpić do producentów i dostawców obecnych systemów RIS oraz

PACS z wnioskiem o udostepnienie interfejsów do celów integracji w zakresie wdrażanych e-usług. Po

zapoznaniu się z możliwościami technicznymi zgodnymi z wymaganymi funkcjonalnościami dla systemu

należy rozważyć rozbudowę obecnych systemów o moduły e-usług oraz możliwości integracji i

zapewnienia prawidłowości działania całego systemu.

Zgodnie z założeniami architektury opartej o ogólnie przyjęte standardy oraz o model usługowy,

wdrożone na podstawie projektu rozwiązanie musi cechować się neutralnością technologiczną i posiadać

otwarty dostęp. System, który powstanie w wyniku realizacji projektu powinien posiadać interfejsy

pozwalające na łatwe dołączanie do niego kolejnych platform teleinformatycznych, niezależnie od ich

producenta i użytej technologii. Ponadto Projekt nie powinien faworyzować żadnej konkretnej

technologii jak również ograniczać możliwości technologicznego wyboru.

Przeprowadzona analiza wykazała, że część obecnie istniejącego i wykorzystywanego w placówce

oprogramowania nie posiada takich cech pod względem technicznym jak i formalnym.

Ponadto uzyskane na podstawie realizacji projektu rozwiązania w całości musi być zgodne

z następującymi normami:

• ISO/IEC 27002 - Poszczególne rozdziały normy są poświęcone następującym zagadnieniom:

o polityka bezpieczeństwa;

o organizacja bezpieczeństwa;

o klasyfikacja aktywów organizacji i bezpieczeństwa osobowego;

o sposoby kontroli dostępu, rozwoju i utrzymania systemu;




o warunki pracy.

• PN-ISO/IEC 20000-1:2007 „Technika informatyczna - Zarządzanie usługami - Część 1:

Specyfikacja",

• PN-ISO/IEC 20000-2:2007 „Technika informatyczna - Zarządzanie usługami - Część 2: Reguły

postępowania,

• PN ISO/IEC 27001:2007 „Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Systemy zarządzania

bezpieczeństwem informacji - Wymagania",

• PN-ISO/IEC 27005:2010 "Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Zarządzanie ryzykiem

w bezpieczeństwie informacji",

• PN-ISO/IEC 27006:2009 "Technika informatyczna - Techniki bezpieczeństwa - Wymagania dla

jednostek prowadzących audyt i certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji".

Dodatkowo zgodnie z przyjętymi założeniami projektowymi zdefiniowanymi w studium wykonalności

projektu, wdrożony w SWPZZPOZ system musi być zgodny z następującymi standardami:

1. Standardy branżowe:

• IHE Cross-Enterprise Document Sharing (XDS), w szczególności profil integracyjny, który standaryzuje rozdzielność 4 bytów ze względu na różną odpowiedzialność: repozytorium

dokumentów, rejestr dokumentów, systemy źródłowe dokumentów, konsumentów dokumentów. W

ramach zgodności z XDS przewiduje się zgodność z następującymi wytycznymi standardu XDS.b:

o ITI-41 w zakresie dostarczania i rejestrowania dokumentów w repozytorium

o ITI-42 w zakresie rejestrowania dokumentów w rejestrze

o ITI-43 w zakresie pozyskiwania dokumentów z repozytorium

o ITI-18 w zakresie zapytań do rejestru

o ITI-8 oraz ITI-44 w zakresie identyfikacji pacjenta przez rejestr

o HL7 CDA, który standaryzuje strukturę dokumentów elektronicznych

• IHE XDR, Cross-Enterprise Document Reliable Interchange,

• IHE XDM, Cross-Enterprise Document Media Interchange,

• ISO/IEEE 11073-10101 Base Terms (Nomenclature)

• ISO/IEEE 11073-10201 Domain information model

• Standardy pokrywające się z Continua Framework,

• IHE PCD TF Vol1, Patient Care Device Technical Framework Volume 1,



• DICOM, Digital Imaging and Communication in Medicine,

2. Standardy funkcjonalne:

• SOA, w tym zawieranie funkcjonalności związanych z integracją w postaci adapterów i wystawianych

w postaci usług oraz stosowanie standardów:

o WSDL w zakresie specyfikacji interfejsów

o XML w zakresie języka strukturalnego




o Szyn usługowych w zakresie warstwy integracji

o WS-Security w zakresie projektowania i realizacji usług bezpieczeństwa, w tym:

o SAML dla uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników

• oparte na modelu usługowym

Przeprowadzona analiza eksploatowanego obecnie w SWPZZPOZ oprogramowania pokazała, że w

zakresie systemów finansowo-księgowych nie jest możliwe określenie możliwości integracji w zakresie

modułu e-depozyty z uwagi na opis funkcjonalny systemu, poniższy zakres funkcjonalności wdrożony w

SWPZZPOZ nie przedstawia możliwości rozbudowy kont bankowy a tym samym możliwości rozwinięcia

nr rachunku o dodatkowe elementy:

Obsługa rachunków bankowych

1. Definiowanie rachunków bankowych prowadzonych w walucie krajowej, walutach obcych i

mieszanych.

2.

Możliwość uzyskania informacji o bieżącym saldzie wraz z obrotami konta bankowego na

podstawie danych z wyciągów bankowych bez konieczności dekretacji poszczególnych pozycji

wyciągu.

3. Wgląd w stany kont bankowych na dowolnie wybrany dzień.

4. Wgląd w bieżący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.

5. Możliwość przydziału różnych poziomów uprawnień: podgląd, ewidencja i dekretacja wyciągów

bankowych.

6. Możliwość wczytywania wyciągów bankowych z systemów Homebanking.

7. Możliwość automatycznego tworzenia raportów bankowych na podstawie zrealizowanych poleceń

przelewu.

8. Możliwość automatycznej dekretacji wyciągów bankowych i pojedynczych operacji bankowych

9. Możliwość uzyskania informacji o bieżącym saldzie wraz z obrotami konta bankowego na podstawie

danych z wyciągów bankowych bez konieczności dekretacji poszczególnych pozycji wyciągu.

10. System powinien posiada wbudowany słownik banków i ich oddziałów zawierający nazwę banku,

dane adresowe oraz numer rozliczeniowy wraz z możliwością jego edycji.

11. Integracja kartoteki banków i oddziałów z kartoteką kontrahentów oraz kartoteką przelewów.

Z uwagi na powyższe należy wystąpić do obecnego dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego

z wnioskiem o możliwość rozbudowy nr kont bankowych o dodatkowe pozycje/lub rozwinięcie nr kont

o dodatkowe elementy. Ponadto należy wystąpić o interfejsy w celu integracji z wdrożeniem e-usług.

Oprogramowanie, które powstanie w wyniku realizacji projektu powinno być oparte o model SOA, czyli

posiadać architekturę zorientowaną na usługi. Oznacza to, że projektowane rozwiązanie powinno

posiadać zestaw polis, praktyk i bibliotek, które pozwolą wykorzystać funkcjonalność aplikacji w taki

sposób, by można było z niej korzystać jako z zestawu usług, opublikowanych tak, by poziom

szczegółowości był dostosowany do potrzeb konsumenta usługi. Publikowane elementy powinny być




niezależne od implementacji i stosować pojedynczy, standardowy interfejs. System powinien opierać się

o interfejsy webAPI oraz o udostępnianie usług sieciowych (tzw. webservicers).

Przeprowadzona analiza wskazała, iż obecnie eksploatowane w SWPZZPOZ oprogramowanie HIS spełnia

powyższe wymagania, tym samym możliwa jest jego integracja z platformą e-usług.

Obecne informacje i zakres funkcjonalności nie daje możliwości przeprowadzenia integracji w celu

wdrożenia e-usług w przedmiotowym zakresie. Należy wystąpić do obecnych dostawców

oprogramowania finansowo-księgowego, systemu HIS/RIS/PACS w celu uzyskania interfejsów w

zakresie integracji do rozbudowy modułów e-usług. Niemniej jednak w zakresie prowadzonego

postępowania SWPZZPOZ powinien założyć w wymaganiach jak i opisach przedmiotu zamówienia

możliwość rozbudowy jak również wymiany obecnego systemu tak w przypadku systemu finansowo-

księgowego w celu prawidłowego działania całego systemu łącznie ze wdrożeniem e-usług.




9. Harmonogram Wdrożenia

Harmonogram wdrożenia produktów projektu jest ściśle uzależniony od konkretnych rozwiązań, jakie

zaproponuje Wykonawca umowy.

Na podstawie przeprowadzonej analizy procesów, biorąc pod uwagę zakres projektu oraz obszar

działalności SWPZZPOZ, jaki objęty zostanie działaniem systemu, ilość zadań niezbędnych do wykonania

oraz stopień skomplikowania przedsięwzięcia, rekomenduje się przyjęcie harmonogramu realizacji

wdrożenia przedstawionego w poniższej tabeli.

Tabela 2 Ramowy harmonogram wdrożenia

Etap / zadanie Zakres Czas na realizację

(w m-c)

PRZYGOTOWANIE DO

REALIZACJI PROJEKTU Opis procesów związanych z wdrożeniem e-usług

2 miesiące

BUDOWANIE KONCEPCJI

SYSTEMU Projektowanie systemu

Przygotowanie Projektu Wykonawczego

Odbiory Projektu Wykonawczego

2 miesiące

DOSTOSOWANIE

INFRASTRUKTURY

TECHNICZNEJ

Dostawa infrastruktury (komponenty sprzętowe) i

aplikacji (oprogramowanie narzędziowe i użytkowe) 2 miesiące

IMPLEMENTACJA

Instalacja i konfiguracja dostarczonego sprzętu i

oprogramowania;

Integracja platformy e-usług z systemami zewnętrznymi

HIS, LIS, RIS, PACS

1 miesiąc

TESTY

KOREKTY

Testowanie poprawności działania skonfigurowanego

sprzętu i oprogramowania;

Korekty po uwagach

1 miesiąc

WDROŻENIE I

SZKOLENIA

Testy akceptacyjne Systemu

Szkolenie Użytkowników i Administratorów Systemu

Opracowanie i dostawa dokumentacji powykonawczej

Odbiory Końcowe Projektu

1 miesiąc

UTRZYMANIE Wsparcie powdrożeniowe 2 miesiące

Wszystkie wymienione zadania leżą na ścieżce krytycznej. Terminy realizacji poszczególnych etapów

wdrożenia, jak również termin zakończenia projektu mogą zależeć od dodatkowych uwarunkowań.




9.1. Ryzyka wdrożeniowe:

• Błędne zdefiniowanie oczekiwań co do funkcjonalności oprogramowania na etapie

przygotowania dokumentacji aplikacyjnej o dofinansowanie projektu, co w efekcie może

przedłużać proces wyboru właściwego rozwiązania lub wręcz uniemożliwić jego wybór;

• Brak zaangażowania pracowników SWPZZPOZ na etapie tworzenia i weryfikacji wymagań

biznesowych systemu;

• Niska jakość wymagań na system informatyczny, co może skutkować niedopasowaniem

funkcji systemu informatycznego do rzeczywistych potrzeb Partnera Projektu,

• Zbyt krótki czas wyznaczony na realizację zadań, co może skutkować niską jakością

produktów i usług;

• Brak wystarczającej liczby szkoleń dla personelu medycznego i administracyjnego.




10. Podsumowanie

Na podstawie przeprowadzonej analizy procesów określono propozycje wymagań stawianych

docelowemu systemowi informatycznemu, którego dostawa przewidziana została w ramach projektu

rozbudowy platformy E-zdrowie -II etap.

System wdrażany w SWPZZPOZ winien zostać zbudowany w oparciu o następujące moduły i usługi:

1. Wdrożenie e-usług SWPZZPOZ - EPP udostępniający pacjentom oraz Partnerom odpowiednie

funkcjonalności e-usług oraz prezentujący pacjentom szerokie spektrum informacji o realizowanych e-

usługach;

2. Podsystem obsługi pacjenta i obiegu dokumentacji medycznej w ramach istniejącego lokalnego

sytemu HIS.

Realizacja procesów w ramach projektu wymaga dostarczenia następujących komponentów,

przedstawionych w poniższej tabeli zgodnie z zapisami projektu:

Rodzaj komponentu Ilość

1. Przygotowanie zawartości portali celem świadczenia e-usług 1

2. Zakup licencji: e-usługi i inne oprogramowanie dedykowane 1

3. Zakup usług wdrożeniowych - e-usług, sprzętu i oprogramowania dedykowanego 1

4. Zakup sprzętu informatycznego, w tym infokioski, serwery, komputery, drukarki kodów kreskowych:

4.1. Infokiosk 3

4.2. Komputer PC 50

4.3. Serwer A 2

4.4. Serwer B 2

4.5. Macierz 1

4.6. Kolektor danych 2

4.7. Drukarka Kodów kreskowych 2

4.8. IC Pen 1

5.9. Skaner do systemu archiwizacji 4

opis procesów związanych z wdrożeniem e...

Documents