http://josemariapalomares.blogspot.com

@chemapalomares

DELIVERINGPOWERFUL

PRESENTATIONSAN APPROACH TO SUCCESSFUL COMMUNICATION

JOSÉ MARÍA PALOMARES

• Have you ever thought how many presentations like yours has your customer / colleague / boss… attended?

Why do wemake a presentation?

To inform?To convince?To motivate?To persuade?To influence?

Yes, of course,but…

…at the end

we make a presentation to sell an idea

“Communication is about getting othersto adopt your point of view, to help themunderstand why you are excited. If all youwant to do is create a file of facts and figures, then cancel the meeting and sendin a report”.  

“The presentation is to make anemotional sale”

Seth Godin, author of Really bad powerpoint

BAD PRESENTATIONS

BAD COMMUNICATION

LESS EFFECTIVENESS

LESS SALES

1. MESSAGE2. AUDIENCE3. TECHNIQUES4. RECOMMENDATIONS5. DON’T DO6. INSPIRATION’S SOURCES

What is the most important ingredient

of a successful presentation?

The slides?The speaker?The data?

The main idea

What is my absolutely central point?

Can you pass the elevator test?

Two basic types of key message:

– Informative: if you want to inform your audience, then your key message is the most important idea you want them to remember

– Persuasive: if you want to persuade them, then your key message is the action you want them to take.

Express your idea in one clear and succinct sentence. Everything else in your presentation will support your key 

message

• The idea includes the main purpose of our speech and the feeling we want to cause on the audience. 

»Relevant, interesting and meaningful»Simple»Easy »Concrete»Credible»Well structured

• Set the idea

• Create a headline that sets the direction for your presentation. 

• Give the audience a reason to listen.

• Make your theme clear and consistent

Show the main idea up front. 

“Today I want to show you howthe new distribution strategy will give younew business opportunities in your area”

If you can’t explain it simply,you don’t understand it well enough.

Albert Einstein

Simplicity is the ultimate sophistication

Leonardo da Vinci

• Define a limited number of key ideas.

• The audience has a fish memory

• Make sure your information is clear, well organized and easy to follow

• Create a table of contents

• Make numbers and statistics meaningful and memorable.

If Facebook were a country, it would bethe 3rd in terms of population after China 

and India, and before USA

5 Gbor

1,000 songs in your pocket?

• Concentrate in the relevantinformation. 

• Do not ramble on about irrelevant stuff or precedents

“The secret of being a bore is to tell everything”Voltaire.

• Talk in terms of benefits for the audience

• Only facts and figures that support your message.  

• Reliable sources and testable credentials

MAKE IT SHORTStudies show that listeners loose attention after approximately 20 minutes.

http://www.speakingaboutpresenting.com/content/7-ways-audience-attention-presentation/

Welcome and thank youKey message (headline / main purpose)Define the problemBenefits of solving the problemProposed solutionReinforce key messageConclusion & next steps (call to action)

What do you have to know about your audience?

• Number

• Language

• Background

• Attitude

• Expectations

• Who is who

…and remember who you are for them!

• Your role: expert, leader, provider, client, boss, etc.

• Your reputation (and your company’s)

So yo must…• addapt your language and your style

• decide if interaction is good  (it doesn’t always work)

• give the right information (quantity & quality)

• Storytelling• Anecdotes and personal experiences

• Repetition• Quotes and testimonials• Body language

• Original way to transmit knowledge to the next generation.

• Proven method to communicate effectively and to gain empathy.

• A way to engage, move and inspire the audience.

Martin Luther King said ‘I have a dream,’ not‘I have a strategy and  a vision’.

http://www.youtube.com/watch?v=9oXtd_XRb3U

• including personal experiences and turning dry statistics and numbers into a compelling plot line can truly move an audience

Obama includes many personal experiences in his speeches to support his message and to  

persuade his audience.

http://www.youtube.com/watch?v=IOR3n68Qf2w

• Repetition guarantees your message is internalized.

• You can say the same thing in many different ways.

• Use this tecnique for the core message or for a very difficult concept. 

“Less is more”Van Der Rohe (1886‐1969), arquitect & designer

• Reinforce your message and add credibility

“Let your customers, your distributors, opinion leaders, etc. explain how good you are and reinforce your message!”

• 93 % communication  is non verbal*

*Prof. A. Mehrabian: 7% of information isgiven by words, 38% by the voice and55% by body language

• Kind attitude: smiling is free!

• Eye contact

• High energy: show enthusiasm and energy.

• Dress code: “You never get a secondchance to make the first impression”

• Be natural: move around, walk, use your hands…

• Do not hide behind the podium

• Be aware of mannerisms (handmovements, use of “ums” “ahs”….)

• Use your sense of humour (unless youdon’t have it!)

• Positive emotions helpyou to engage youraudience

http://www.ted.com/talks/sir_ken_robinson_bring_on_the_revolution.html

• Don’t turn your back to the audience

• Try not to interfere with the projection

Great presenters like Steve Jobs visualize, plan and create ideas on paper before they open the presentation software.

• 1/3 thinking and scripting• 1/3 building slides• 1/3 rehearsing

• Take a pencil and a piece of paper before you open your laptop.

• Take your time. Good preparation is 80% of success.

• Avoid “cut and paste”

• Not too fast (particularly important in an international meeting or when explaining difficult concepts)

• Try to vary your pace, volume, tone, emphasis… ie: key ideas or conclusions remarks are best presented at a slower rythm.

The right word may be effective, but no word was ever as effective as a rightly timed pause.

Mark Twain

• Choose an adequate font (easy to read and understand.

• Just one or two!

ARIAL: stable, conformistTAHOMA: young, plainCENTURY GOTHIC: happy, elegantGEORGIA: formal, practicalTIMES NEW ROMAN: professional, traditionalCOURIER: plainVERDANA: professional, coolCALIBRI: elegant, professional

ALGERIANBICKHAM

BLACKADDERBRUSH SCRIPTECCENTRIC

FREESTYLEGIDDYUP

LUCIDAMAGNETO

• Adequate font size (min. 28pt) and colours that contrast with the background.

Remark only what it is REALLY “REMARKABLE”

Dark background• Formal• Doesn’t influence ambient lighting

• Does not work well for handouts

• For large venues

Light background• Informal• Bright feeling• Illuminates the room• For small venues

• No animations• No dissolves, spins or other transitions.

• Avoid sound effects

… if they don’t add any value

• Only relevant information: headlines.

• No ‘teleprompting’• No bullet pointing

• Make it visual! No more than 1 or 2 images.

• Make them meaningful!

PICTURE SUPERIORITY EFFECT

PICTURE SUPERIORITY EFFECT

• Use professional images.

• Do not manipulate images.

• Do not manipulate images.

• Respect your audience: make good use of time. Timing your sessions: 80% rule.

• The moment (before/after the break, the first/the last, etc)

• Preview questions (FAQ) and write assertions (complete sentences which expresses the answer to each question in a clear a succinct manner)

• If you don’t know the answer, let it know.

• Avoid conflicts

• The question is for you. The answer is for all. 

• Repeat the question:

• to make sure you have understood  it 

• to gain time to answer• to reformulate it in a more convenient way for you

• Nothing gives you more selfconfidence than rehearsing

• Spend time to practice

• An opportunity to adjust ideas, times and transitions.

• Practice the complete presentation (including paces, silences, body language, etc) ideally in the same place where it is going to be held.

• Find an audience for your rehearsal (friend, mate, etc) and get his/her feedback.

“Nothing clarifies ideas so much as explaining them to other people”.Vernon Booth (Author of “Communicating in Science”)

For two full days before a presentation, Jobs rehearsed the entire presentation, asking for feedback from his team. For 48 hours, all of his energy is directed at making the presentation the perfect embodiment of Apple’s messages. 

If  I can do it,why don’t you do it?

• Arrive with time to solve any possible problems.

• Check tech questions (laptop, projector, software releases, usb, microphone, etc)

• Moderator: how to be presented. Brief of your presentation.

• Attend to the previous presentations to check audience’s mood. 

Read from slides

Avoid eye contact

Inappropriate dress code

Turn your back to the audience

Mannerisms

Make a presentation without previous rehearsal

• PHOTOXPRESS (http://www.photoxpress.com/)

• COMPFIGHT (http://www.compfight.com/)

• GOOGLE IMAGES  (http://images.google.com/)

• iSTOCKPHOTO (http://www.istockphoto.com/)

• SHUTTERSTOCK (http://www.shutterstock.com/)

• FOTOLIA              (http://en.fotolia.com/)

• DREAMSTIME (http://www.dreamstime.com/)

• GETTYIMAGES (http://www.gettyimages.com/)

• This is a challenge that recquires time and effort so…

• Choose your battle!

A person can have the greatest idea in the world.  But if that person can’t convince enough other 

people,  it doesn’t matter.–Gregory Berns

Who you want to be?

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