optimizaciÓn de costos empresariales

OPTIMIZACIÓN DE COSTOS EMPRESARIALES

MBA ING. CHRISTIAAN M. ROMERO ZEGARAConsultor Senior en Negocios

MBA ING. CHRISTIAAN M. ROMERO ZEGARAConsultor Senior en Negocios

976619575

Consultor Senior en Proyectos y Gestión de Negocios. Conocimientos avanzados en gestión empresarial,

emprendimiento, investigación, modelos estadísticos, finanzas y costos para la toma de decisiones gerenciales.

Motivador y líder en educación con más de 10 años de experiencia y 500 horas de capacitación en estrategias y

proceso de enseñanza – aprendizaje a nivel superior. Gerente de CRZ Corporate Team desde 2012.

AGENDA:

1. Introducción

2. Reconocimiento de las actividades de proceso

3. Fortalecimiento de la estructura de costos

4. Acciones para reducir costos

5. Tácticas de gestión de costos

6. Técnicas de Análisis

7. Problemas más frecuentes en el manejo de costos

8. Gestión y control de mejoras

9. Evaluación económica y financiera

Contabilidad Financiera

Contabilidad Gerencial

Contabilidad Tributaria

- Es también llamada Contabilidad externa.

- Prepara los Estados Financieros y su uso es obligatorio.

- Se basa en reglas, procedimientos y principios contables.

- En Perú existe un Plan Contable obligatorio.

- Se llama también contabilidad de gestión.

- Usa la Contabilidad de Costos como herramienta. Sirve para la toma

de decisiones. Sistemas costeo, Activos, Flujo Caja, presupuesto.

- Se rige por normas de las autoridades tributarias (Sunat).

- De uso Legal obligatorio

- Sirve para las Declaraciones y Pago de Impuestos a Sunat

Costo

Valor

Precio

La sumatoria de los recursos requeridos para producir un producto o servicio

La percepción del cliente sobre el producto

o servicio ofrecido

La cuantificación del mercado de un

producto o servicio.

Costo Real

Costo Presupuestado

- Es aquel que ya se ha incurrido

- Es aquel costo pronosticado, o sea es un costo futuro.

Costo Directo

Costo Indirecto

- El Costo Directo es aquel que está relacionado directamente

con el bien (insumos) o servicios.

- El costo directo puede rastrearse, da precisión al costeo.

- Los Costos Indirectos se relacionan con un objeto del costo (bien o servicio)

pero no pueden rastrearse en forma efectiva.

- Son costos de carácter general, como los sueldos de los supervisores y

cuerpo de Jefaturas.

- Generalmente se prorratean para asignarlos a un objeto de costo en

particular

Costo Variable

Costo Fijo

- Cambian en relación directa al volumen o actividad

- Permanece sin cambios en total durante un periodo dado y- No tiene relación con el volumen de producción

PROYECCIÓN DE EVENTAS

Planificación Futura

Alineado al Plan de Marketing

Establece metas en costos e inversiones

Construcción Histórica

Proyección de Ventas


ENTRADAS

1. Productos (Bien, Servicio)

2. Capacidad de Producción / Servicio


BIEN SERVICIOS

1. Cuadro

2. Aro

3. Helado

4. Tarjeta

5. Polo

1. Un Tipo de corte

2. Limpieza dental

3. Reparación de PC

4. Pintar un paño de un auto

5. Decorar una fiesta bautizo

PRODUCTO

AGENDA:

1. Introducción









Cadena de Valor

• Las Gerencias de Producción, Marketing, Distribución y

Servicio al Cliente toman las decisiones de DISEÑO

• Los Gerentes Administrativos (incluye al Contador)

rastrean costos y tratan de reducirlos y mejorar la

eficiencia

• Sin una Contabilidad de Costos no podría analizarse la

cadena de valor.

Procesos del Negocio

PROCESO

Requisitos Recursos humanos, materiales, tecnológicos

Métodos/Procedimientos

(Know How)

Salida: resultados

CLIENTE


Estratégicos Operativos Soporte

Son procesos destinados adefinir y controlar las metas de laorganización, sus políticas yestrategias. Están en relaciónmuy directa con la misión/visiónde la organización. Involucranpersonal de primer nivel de laorganización. Afectan a laorganización en su totalidad.

Ejemplos: Posicionamiento demarcas, Planificacióninterna/externa, formulaciónestratégica, seguimiento deresultados, proceso de calidadtotal.

Son procesos que permitengenerar el producto/servicioque se entrega al cliente, porlo que inciden directamente enla satisfacción del cliente final.Generalmente atraviesanmuchas funciones. Sonprocesos que valoran losclientes y los accionistas.Ejemplos: Desarrollo delproducto, producción, logísticaintegral, atención al cliente,etc. Los procesos operativostambién reciben el nombre deprocesos clave.

Son procesos de tambiéndenominados de apoyo,

Ejemplo: recursos humanos,económicos-financieros ytecnológicos, contabilidad,legal, compras, informática.


Existe una diferencia entre función y proceso

INVESTIGACIONDE MERCADOS

ANALISISDE LA

COMPETENCIA

ENTRADAS

NUEVOSPROTOTIPOS

DE PRODUCTOS

SALIDAS

INVESTIGACIONY

DESARROLLOMERCADEO MANUFACTURA

FUNCIONES

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS(PROCESO)

Cadena de Valor: ¿Qué se debe analizar?

Análisis de la cadena de Valor:

• Investigación y Desarrollo

• Diseño de productos y servicios

• Producción

• Marketing

• Distribución

• Servicio al Cliente

Cadena de Suministros

• Describe el flujo de bienes, servicios e información en una

empresa.

• Se inicia con la compra de materiales y servicios necesarios para

la producción

• Termina en la entrega del producto terminado al cliente.

• Pasa por todas las labores de costeo en cada etapa del proceso.

Cadena de Suministros


Materiales directos Mano de obra directaCostos indirectos de

fabricación+ +=

Costos Directos Costos Indirectos

Costo delProducto


Materiales directos Mano de obra directaCostos indirectos de

fabricación+ +Costo delProducto =

Costos variables

Costos Fijos

Cambian con la variación del volumen producción

No cambian con la variación del volumen producción

MOI

Comportamiento de Costos Variables:(Material Directo - Unidades)

100 200 300 400 500 600

Producción

10,000

20,000

30,000

40,000

Cost

o en

Nue

vos

Sole

s S/.

Costo Variable Total

A

100 200 300 400 500 600

Producción

10,000

20,000

30,000

40,000Co

sto

en N

uevo

s So

les S

/.

Costo Variable por UnidadA B

Comportamiento de Costos Fijos:(Material Directo - Unidades)

Ejemplo de Costos Variables y Fijos(Producción de automóviles)

VARIABLES FIJOS

Costo de un componente, ejemplo

el motor. El número de autos

producidos x costo variable del

motor = Costo Total de los

motores

COSTOS

Costo anual de arrendamiento de

un local para producir

automóviles. El costo se prorratea

entre el número de unidades

producidas, pero el monto total

no varía.

El nivel de actividad o volumen de producción afecta sólo los costos variables.

Hay una relación causa-efecto entre un cambio de nivel de actividad y un cambio en los costos totales

Incluso la Mano de Obra, si se paga por unidad ensamblada, es costo variable.

Si no se paga al personal por unidad, no es costo variable sino costo fijo, aunque es un costo directo (rastreable).

Causantes del Costo

Para un determinado nivel de producción, se puede determinar

el costo fijo: arriendo anual del local de fabricación

Pero si la producción se eleva, habrá que arrendar mayor

espacio y el costo fijo aumentará.

Rango relevante es aquel donde el costo fijo no varía, aunque

puede crecer si hay otro nivel de producción.

Rango Relevante de Costos Fijos

Rango Relevante de Costos Fijos

100 200 300 400 500 600

Producción

10,000

20,000

30,000

40,000Co

sto

en N

uevo

s So

les S

/.Costos fijos totales

RANGORELEVANTE A

RANGORELEVANTE B

Costos fijos totales

Patrón de comportamiento de los costos fijos por unidad

100 200 300 400 500 600

Producción

10,000

20,000

30,000

40,000Co

sto

en N

uevo

s So

les S

/.Costos fijos totales

RANGORELEVANTE A

RANGORELEVANTE B

Costos fijos totales

5,000

A

B

El calculo del costo unitario se usa en la toma de decisiones de precio y rentabilidad.

El costo total es, sin duda, mas importante en términos de empresa.

Pero para decidir precios, márgenes, rentabilidad, diseño y mercadeo se usa el costo unitario

Costo Total de Fabricación / Número de unidades = Costo Unitario

Costo Total de Generación del Servicio / Número de servicios = C.U.

Costos Totales y Unitarios

Debe ser tomado con cautela porque sólo es válido para un determinado

volumen de producción.

Los Costos Totales (Costos Variables totales + Costos Fijos totales) sirven

mejor para tomar decisiones empresariales

Uso del Costo Unitario

AGENDA:

1. Introducción









Precio Unitario

Costo Fijo Unitario

Costo Variable Unitario

Utilidad Impuesto+ + +=

IGV IR

20 50 10 20% = 16

IGV =96 – (96)/1.18

IGV = 14.64IR = Saldo

Impuestos16

80 + 1696

80

Cliente

Precio Unitario

Identificar la costos que ayudan a la utilidad

Precio Unitario

Costo Fijo Unitario

Costo Variable Unitario

Utilidad+ +=

20 50 1070 + 10

80

Margen de Contribución

MC = PU - CVU

AGENDA:

1. Introducción









Planeación y controlLa Planeación consiste en:

• Seleccionar metas

• Proyectar resultados alternativos

• Decidir cómo lograr las metas

• Divulgar las metas y proyecciones a toda la empresa

El especiaista ayuda a formular la estrategia, mejorar los procesos de producción y el

trabajo en equipo

El Control es una herramienta de retroalimentación del Plan empresarial

Elaborar Presupuesto1. Presupuesto de Ingresos2. Presupuesto de producción en unidades3. Presupuesto de uso de Insumos y el presupuesto de Compras de materiales4. Presupuesto de costo de Mano de Obra directa de fabricación5. Presupuesto de Gastos Indirectos6. Presupuesto de Inventarios finales7. Presupuesto de Costo de Ventas (CAC)8. Presupuesto de Costos no relacionados con la fabricación (Diseño, Marketing,

Distribución, Servicio post venta, Administración)9. Preparar el Estado de Resultados presupuestado10. Aplicar mejora contínua.

Implementar un Sistema Presupuestal

• Es indudable que habrá muchos beneficios si instalamos un nuevo software superior al

actual para elaborar presupuestos.

• Pero no está claro cómo cuantificar los beneficios, aunque que salten a la vista. Es más,

no se incluyen en los EEFF

• Los costos del software y su instalación son fácilmente conocidos

• Sin embargo los beneficios deben ser superiores al costo para que el enfoque sea real y

válido.

Implementar un Sistema de Costeo

Objeto de Costo: Es todo lo que requiere medir su costo, ya sea producto o servicio

Costos Directos del Objeto de Costo:

• Costos relacionados y rastreables del Objeto

Costos Indirectos del Objeto de Costo:

• Costos relacionados que NO pueden rastrearse.

• Requieren un método de asignación de costos indirectos.

Implementar un Sistema de CosteoCosteo por Ordenes de Trabajo: Para unidades distintas de un producto o servicio Servicio (Consultoría, reparación de máquinas) Comercio (Delivery) Manufactura (Ensamblaje, fabricación de máquinas)

Costeo por Procesos: Para unidades idénticas o similares de un producto o servicio Servicio (Procesamiento de cheques) Comercio (alimentos, madera) Manufactura (geseosa, carpetas, autos)

Ejemplo Costeo x Ordenes

Costeo Tradicional Vs ABC

Asignar Costos

• Los Costos Directos rastreables no requieren que se les asigne a un objeto de costo

determinado, ya están relacionados por definición.

• Asignación o Prorrateo de costos se refiere a los costos Indirectos y a su forma de

asignación.

Seguimiento de Costos DirectosCada componente del costo directo, por definición, es rastreable económicamente.El rastreo involucra un sistema de seguimiento preestablecidoEl sistema de rastreo debe ser:

Eficiente y eficaz Oportuno en el tiempo Confiable: Control computarizado es mejor

Prorrateo de CostosGrupo de Costos:

• Agrupa conceptos individuales de costo

• Ejemplo una planta de producción

• Ejemplo la producción de una máquina

Bases de Asignación:

• Base no financiera: ejemplo horas-máquina

• Base financiera: ejemplo Mano de Obra directa o Material utilizado

Prorrateo de Costos

Implementar Centros de Costo (CC)

• CC para Planillas

• CC Ingresos por productos diferenciados

• CC Mantenimiento

• CC Imprevistos

Tareas del ContadorA. Evaluación contable del desempeño de la empresa

B. Control financiero de los costos

C. Presentación de las cuentas administrativas

D. Aumento de la Rentabilidad

E. Presupuesto: Preparación y administración

F. Planeación estratégica y toma decisiones

G. Implementación de la estrategia del negocio

Desarrollar conducta ética1. La contabilidad no es una labor mecánica.

2. Es necesario que profesionales contables usen su juicio y criterio y que apliquen normas éticas

severas.

3. Los problemas contables pueden ser complejos que requieran conducta ética para su

resolución:

a) Competencia: profesionales capaces

b) Confidencialidad: No utilizar información confidencial en beneficio propio

c) Integridad: Eludir conflictos de interés e información sesgada.

d) Objetividad: Comunicar en forma razonable y objetiva, revelando todo aquello que sea relevante.

AGENDA:

1. Introducción










- Planeamiento de costos variables

- Manejo de contabilidad tributaria

- Reducir el apalancamiento Operativo

• Un mayor Apalancamiento Operativo es señal de mayores Costos Fijos.

• Por consiguiente un mayor Apalancamiento trae mayor Riesgo por el lado de mayores Costos

• Si se debe crecer en activos, se debe cuidar el costo del financiamiento de ellos y el monto total

de costo.

• Mejor es financiar prudentemente el crecimiento de activos con una proporción mayor de

recursos propios y revisar el apalancamiento.

• Los recursos propios no conllevan mas Costo FijoGrado de Apalancamiento = Contribución Marginal Total / Utilidad Operativa

Proyecciones

Empresarialmente, constantemente se requieren proyecciones o predicciones de futuros acontecimientos; ejemplos:

El Flujo de Caja de Tesorería

El Presupuesto anual de la empresa

Los Presupuestos mensuales de:

• Producción

• Costos

• Ventas

• Marketing

• Recursos requeridos, etc.

AGENDA:

1. Introducción









Relación Costo Volumen Utilidad

- Se basa en que tanto los ingresos como los costos están correlacionados con las

unidades producidas (volumen), o la cantidad de servicios generados.

- Los costos totales son fijos y variables y puden ser directos o indirectos.

- La característica mas importante del CVU es la distinción de costos Variables y

Fijos.

Relación Costo Volumen Utilidad

Ecuación Base:

Ingresos – Costos Variables – Costo Fijo =

UTILIDAD OPERATIVA

Donde

Ingresos = Precio Venta x Unidades (Q)Costo Variable = Costo variable unitario x QCosto Fijo = Costo Fijo Total del periodo

Contribución Margianl - CVU

La Contribución Marginal Unitaria es

CMU = Precio Unitario – Costo Variable Unitario

Gráficamente

Punto de Equilibrio

- Punto de Equilibrio es la cantidad de productos vendidos, que hace que la Utilidad

Operativa sea cero.

- También se define el punto donde el total de Ingresos son iguales al total de Costos

- Indica cuanta producción deben vender para evitar una pérdida operativa.

Fórmula de Punto de Equilibrio

Cuando la Utilidad Operativa es cero el

Punto de Equilibrio en Unidades = Costo Fijo Total / Contribución Marginal Unitaria

Ejemplo

Mezcla de Productos

• Hallado el Promedio Ponderado de Contribución Marginal,

• Se divide la Contribución Marginal total entre las unidades vendidas

• Finalmente se dividen los Costos Fijos entre el Promedio Ponderado hallado, para

determinar el Punto de Equilibrio de la Mezcla de Ventas

Modelo de Decisión

Modelo de Decisión

• Paso 1: Identificar un criterio de elección

• Paso 2: Identificar la serie de alternativas a considerar

• Paso 3: Identificar la serie de acontecimientos posibles

• Paso 4: Asignar una probabilidad a cada acontecimiento

• Paso 5: Identificar la serie de posibles resultados

Paso 1: Criterio de Elección

Objetivos a cuantificar

• Maximizar la Utilidad Operativa

• Maximizar la Utilidad Neta

• Minimizar Costos

• Reducir Impuestos

• Mejorar eficiencia de producción

Paso 2: Identificar Alternativas

De acuerdo al criterio de elección adoptado, se debe considerar las

alternativas existentes para alcanzar el objetivo: ejemplo Minimizar Costo

de alquiler

a) Alquiler Fijo 2,000

b) Alquiler Fijo 800 y variable 15% Ventas

c) Alquiler variable 25 % sobre Ventas

Paso 3: Identificar Acontecimientos Posibles

Un acontecimiento es una posibilidad de que ocurra algo relevante y material

Los acontecimientos deben ser:• Mutuamente excluyentes (uno u otro)

• Colectivamente exhaustivos (reúnen todas las posibilidades)

Ejemplo: número de unidades que se puedan vender: X = 30 unidades Y = 60 unid

Paso 4: Asignar Probabilidades

A cada acontecimiento se le debe asignar una probabilidad porcentual de que se presente.

• Ejemplo: una carta de la baraja = 1/52 = 1.92%

• En el ejemplo en unidades de venta, se asignan (por experiencia), las siguientes probabilidades

Venta X = 30 unid >> 60%

Venta Y = 60 unid >> 40%

• Las probabilidades deben sumar 100% porque son mutuamente excluyentes y colectivamente

exhaustivas

Paso 5: Identificar Resultados Posibles

• Se prepara en hoja de cálculo una Tabla de Decisiones donde se integran las

probabilidades y los diferentes escenarios:

• La Tabla evaluará:

• Acciones

• Acontecimientos

• Resultados y

• Probabilidades de una decisión

• Valor Esperado

RIESGO SEGURIDAD

La mejor protección contra malos resultados son buenas decisiones: usar valores esperados.

SENSIBILIDAD VARIACIÓN

AGENDA:

1. Introducción









RETOS FINACIEROS CONTABLES

Empresas en Marcha y Liquidez

Evaluación de activos no corrientes

Incertidumbre y ValorArrendamiento

Modificación de Contratos de Financieros y

Contables

AGENDA:

1. Introducción









Método Kaizen

• Incorpora el concepto de Mejora Continua al presupuesto

• Analiza costos y planea cómo ir reduciéndolos en el presupuesto

• Analiza resultados y busca incorporar al presupuesto mayores eficiencias,

eliminando ineficiencias como mermas y desechos por mala calidad.

Método Kaizen

• Parte de que la actividad económica tiene como fin la satisfacción de las necesidades humanas, es decir, del conjunto de deseos de las personas.

• Dentro de este contexto el Kaizen como filosofía y sistema se enfoca en la obtención de los mayores niveles de productividad factibles.

• El Kaizen estudia y analiza la manera de producir bienes y servicios con el mayor nivel de calidad y al menor costo o sea con la mayor eficiencia

• Este concepto de Kaizen concentra su objetivo de mejora continua y lo incorpora al presupuesto, explicitando estas mejoras en todos los campos posibles

AGENDA:

1. Introducción










VAN TIR

Valor Presente Neto6. Una alternativa, si VAN > 0 se acepta

7. Dos alternativas o más se escoge el mayor VAN, de todos los que son

> 0

8. Tener siempre presente para comparar valores presentes:

Iguales vidas útiles

Iguales montos de inversión

Tasa de descuento para cada negocio (riesgo)

55,000 95,000

1 2 3 10150,000

95,000 95,000

15,000

VAN = - 150,000 + 40,000 (t = 20%,1) + 15,000 (t = 20%,1)

VAN = - 150,000 + 167,699 + 2,423

VAN = US$ 20,122

0

40,000

15,000

VAN

Ejemplo

Ejemplo

VAN = CERO0 = -5’000 + 950 (t=i, 1) + 2’000 (t=i, 20)TIR = i = 18.6%

1 2 3 20

2’000

950950

5,000

Gracias!!

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