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ORGANIGRAMAS

Es la representación grafica de la Estructura Organizativa, constituye el medio visual para mostrar tanto a usuarios internos como externos, como esta conformada la organización, así como la división del trabajo, niveles jerárquicos y sus principales relaciones de subordinación. También indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor hasta el menor.

Por lo regular se diseñan desde arriba hacia abajo, mostrando la jerarquía de mayor a menor.

El organigrama se compone de rectángulos y/o cuadrados (donde se encierran los nombres de los cargos), que se unen por medio de líneas, las cuales representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institución.

La principal utilidad del organigrama viene dada porque puede apreciarse de manera fácil la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido.

Sin embargo es importante aclarar dos aspectos limitativos que tienen los organigramas.

1.- Representan solamente las relaciones formales de la entidad, sin dar a conocer las relaciones informarles que se dan frecuentemente en los diferentes niveles organizacionales.

2.- Es una representación gráfica estática, lo cual impide visualizar los cambios continuos que se verifican.

Por lo general, los organigramas sólo muestran las principales divisiones y las más importantes líneas de autoridad formal, es decir, aparecen de los jefes de departamento en escala ascendente de jerarquía, pues si se incluyeron a todos los integrantes de una empresa con todos sus pormenores se volverán enredadas y complejas, de gran tamaño y la multitud de detalle haría poco práctico su uso.

NORMATIVIDAD PARA EL DISEÑO DE UN ORGANIGRAMA

En un organigrama los cargos no se personalizan Un organigrama debe estar actualizándose permanentemente, de acuerdo a

los cambios que se vayan presentando Generalmente un organigrama, se lo representa con rectángulos y los mismos

deben ir disminuyendo de acuerdo a los niveles jerárquicos Es preferible no poner abreviaturas y cuando lo hace tiene que indicar lo que

significa Se utiliza la línea punteada para la creación o futura creación Doble línea de rectángulo, para crear una unidad descentralizada Cuando hay cruce de líneas se puede graficar, pero es mejor evitar la misma La línea de mando se debe bajar a la mitad del rectángulo Se debe poner el nombre de la empresa y tipo de organigrama Líneas punteadas, entre las unidades administrativas constituyen líneas de

coordinación Debe tener un marco de referencia por ejemplo con los siguientes datos:

REFERENCIAS

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Elaborado por:

Aprobado por:

Fecha:

Futura creación:

Unidad descentralizada

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

La clasificación que se hará tiene más que toda una finalidad pedagógica, la clasificación del organigrama se hace tomando en cuenta una serie de criterios y factores. En consecuencia procedemos a establecer las bases para posteriormente caracterizar cada tipo en particular, según la forma como muestra la estructura son:

a) Generales y maestros: Estos suministran una visión general de la organización, indicando sólo las unidades de más importancia, se le denomina generales por ser más comunes.

b) Específicos o analíticos: Que dan una visión detallada de la estructura de la institución; incluso se complementan con información anexa y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal de estado mayor.

c) Suplementarios: Estos indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada, tales unidades pueden ser, una dirección, una división, un departamento, una gerencia, son el complemento de los analíticos.

PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS

Toda técnica de uso de una herramienta, en nuestro caso los organigramas, utilizan como base premisas o supuestos correctos que sustentan en gran parte el buen uso de la herramienta en el marco de lo establecido. A continuación detallamos un conjunto de principios los cuales deberán ser considerados y respectados.

UNIDAD DE MANDO.- Es un principio, sostiene que cada persona para la ejecución de sus funciones solo debe recibir órdenes de un solo jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de subordinados, y que estos no reciban ordenes más que de ese jefe, de lo contrario se producirá un error involuntario llamado “Dualidad de Mando”

ALCANCE DEL CONTROL.- Un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. Las limitaciones de dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y afectan al desempeño en su conjunto. Esta idea se encuentra vinculada con los integrantes y con el nivel de profundidad que posee la

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organización. Cuanto más capaz sea el jefe, más niveles podrán eliminarse, lo cual trae como consecuencia un gran alcance de control.

HOMOGENEIDAD OPERATIVA.- No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde. Este principio remarca el ámbito que le corresponde a cada jefe (deberá encontrarse asignado a una tarea que le sea compatible y corresponda a su especialidad.

DELEGACION EFECTIVA.- Saber delegar tares y funciones para que se puedan realizar mejor. Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen el trabajo en forma correcta, con una distribución de autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.

SIMBOLOGIA DE ORGANIGRAMAS

ENTEGRAMA.- Representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la grafica y su inscripción, se recomienda que todos los entegramas tengan una sola medida.

LINEAS DE AUTORIDAD O DEPENDENCIA JERAQUICA.- Son aquellas que relaciona jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que estas son líneas llenas y en dirección vertical

LINEAS DE DEPENDENCIA FUNCIONAL.- Son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.

LINEA DE ASISTENCIA TECNICA O ASESORAMIENTO O DE STAFF.- Si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, puede existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica, asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

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TERMINOLOGIA.-

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LINEA DE MANDO.- es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado, por ejemplo: El Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras y unos de Producción.

ESTRUCTURA ORGANICA VERTICAL.- se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL HORIZONTAL.- está caracterizada por tener una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos

LA EXCESIVA DEPARTAMENTALIZACION.-. Se observa gráficamente cuando la estructura es demasiada plana, es decir excesiva diferenciación horizontal.

LA EXCESIVA BUROCRACIA.- Se observa cuando en la estructura existen demasiados niveles jerárquicos, con lo cual la diferencia vertical es excesiva.

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TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Entre los diferentes tipos de organigramas tenemos los siguientes:

1.- Por su naturaleza,

2.- Por su finalidad,

3.- Por su ámbito

4.- Por su contenido

5.- Por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización

Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones

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Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo:

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4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal. Ejemplo

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De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos, verticales, horizontales, mixtos, y de bloque

Verticales: Este organigrama representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su

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jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente. Ejemplo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente. Ejemplo

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. Ejemplo

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De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. Ejemplo

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de

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autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo. Ejemplo

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Semicirculares.- Se presenta a través de semicírculos ubicando en la parte superior la figura de mayor jerarquía; luego en los espacios inferiores se colocara el resto de las unidades administrativas siguiendo el mismo patrón de acuerdo a los niveles jerárquicos que existan dentro de la organización.

PROCESO PARA LA ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA

Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de organigramas.

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AUTORIZACION Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores, sin embrago la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.

ACOPIO DE LA INFORMACIÓN

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea representar, así como el contenido específico del organigrama.

CLASIFICACION Y REGISTRO DE INFORMACION

Para elaborar un organigrama de una dependencia o entidad, se tendrá como principales fuentes, los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)

Métodos de recolección: Investigación Documental, Investigación de Campo,

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma

DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos son:

Figuras para representar los órganos Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las

líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de estas

REGLAS PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

Se debe tener siempre en cuenta que no existen normas rígidas para el diseño de los organigramas, puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama influye de

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manera significativa en la representación gráfica, entre las principales reglas tenemos las siguientes.

Realizar una investigación sobre la estructura organizacional, determinando las unidades que constituyen la organización y la forma como establecen la comunicación entre ellas.

Funciones o actividades que realizan cada una de ellas Relaciones o subordinaciones existentes entre las unidades organizativas Al construir un organigrama se debe tener presente lo siguiente:

Las casillas deben ser rectangulares Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el

órgano inmediato que va a recibir las ordenes del anterior Las líneas de nivel son siempre horizontales Delimitar con precisión las unidades o dependencias Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias Los organigramas ante todo deben ser muy claros por eso se

recomienda que no contengan un numero exclusivo de cuadros y puestos.

Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización.

CARACTERISTICA DE LOS ORGANIGRAMAS

Por su representación grafica en forma de esquema permite realizar una visión rápida de la estructura formal

Permite conocer la filación, categoría, titulación de personas que ocupan los puestos de trabajo

Orientar a los nuevos empleados hacia la relación y complejidades estructurales

No permite conocer los puestos de trabajo presentes ni futuros Permite conocer las relaciones entre puestos de trabajo Proporcionar una imagen gráfica del aspecto integro de actividades y

servicios de la organización y de las actividades y personal vital para lo mismo.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

Si bien es cierto uno de los elementos más importantes de la organización lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones formales, que entre individuos y grupos se producen al intentar representación grafica de dichas relaciones dinámicas y subjetivas, forzaran a que las organizaciones se tornaran complejas

No es una representación exacta de la realidad de la empresa. Sólo muestra unas cuantas de las relaciones de la organización formal y ninguna

de la organización informal. No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categoría en las

distintas partes de la organización.

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Ningún organigrama puede expresar por si mismo todos los datos de la organización, por lo que necesita complementarse con otros documentos.

Son muy difíciles de mantenerlos actualizados.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas pueden ser utilizados para diversos propósitos, todo dependerá de su modalidad. Entre estas finalidades tenemos las siguientes.

Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución. Representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información. Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la

empresa o institución. Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de

jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica. Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones, dispersiones y

superposiciones de funciones. Determinar el ámbito de supervisión y control de los ejecutivos. Instrumentos de suma utilidad en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.

LOS ORGANIGRAMAS SON ÚTILES INSTRUMENTOS DE ORGANIZACION Y NOS REVELAN:

La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada

departamento o sección de la misma.

VENTAJAS DE SU USO

Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar las ideas. Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la

compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. Muestra quien depende de quien. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía,

sus puntos fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se

proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS DE SU USO

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Algunos funcionarios de empresas justifican no usar organigramas dentro de sus Instituciones debido a que el organigrama tiende a exacerbar a las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, entre estas desventajas podemos mencionar las siguientes

No muestra más que las relaciones formales dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información

Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga más de un superior o que la supervisión no la ejerza al superior inmediato, sino de personal Staff del departamento

Impone una rigidez innecesaria. Son estática, mientras que las organizaciones que están cambiando siempre y por

esta razón puede volverse obsoleta rápidamente, a menos que se actualicen con regularidad y frecuencia.

TECNICAS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas son considerados uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier estudio de métodos y sistemas.

1.- El organigrama es el resultado de la creación de una organización, la cual hay que representar, son dos posibilidades que dan base para la elaboración de un organigrama.

Cuando se crea una nueva organización Cuando esta exista y no tenga organigrama, y si lo tiene hay que organizar y reajustar

2.- Ningún organigrama debe tener el carácter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al día y en consecuencia con los cambios que va experimentando la estructura.

3.- El tipo de organigrama que va a regir para la organización se selecciono de mutuo acuerdo con la dirección, tomando como guía fundamental la adopción del que resulte de mayor utilidad y provecho para la empresa y no aquel destinado a satisfacer el capricho de alguien.

4.- En el sector público hay la intención de reorganizar sus estructuras organizativas, y aun más su organización en general

Técnicas para graficar organigramas:

Sobre las líneas llenas; Jefe A vía jerárquica apoyo jefe A´ Mandato o Autoridad sobre A´ comunicación B

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Líneas llenas verticales: Gerente General Unidad Técnica, Unidad Técnica, Unidad Técnica Especialización y Correlación indica mando.

Líneas de puntos o descontinúas: Unidad Técnica Gerente General Unidad de Apoyo Unidad Técnica Unidad Técnica Relación de Coordinación

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Cuando la línea cae sobre la parte media sobre la parte media y encima del recuadro: Gerente General Unidad Técnica Unidad Técnica Autoridad de Línea de Mando.

Cuando la línea cae o se coloca a los lados de la figura geométrica: Gerente General Unidad Técnica Unidad Técnica Unidad de Apoyo Apoyo

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Línea gruesa y trazos finos: Presidente Gerente General Unidad Técnica 12 Unidad Técnica.

Las figuras geométricas deben guardar relación con la jerarquía: Gerente General Subgerente Unidad A Unidad B Unidad C Sección

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Figura geométrica con un recuadro: Gerente General Subgerente Unidad B Unidad A Unidad C Comité de alto nivel.

Para destacar una unidad: Gerente General Subgerente Unidad A Unidad B Unidad C

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Línea con inflexión en su trayectoria: Gerente General Subgerente Tesorería 1 2 Administración Sucursal Sucursal Sucursal

Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate: Continuidad hacia la izquierda continuidad hacia la derecha continuidad hacia arriba continuidad hacia abajo Gerente General Subgerente

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Nota: Es conveniente tener en cada departamento. Un organigrama maestro y uno suplementario del propio departamento esto permite aclarar y poner de relieve el trabajo en cada departamento y difundir el conocimiento sobre la estructura orgánica y su utilidad en la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

COMPENDIO DE AUTORIA Y PRÁCTICA

Autor: Edgar Guillermo

Edic. 1998, pág. 128.A

INTRODUCCION A LA” ADMINISTRACION DE ORGANIZACIONES”

Autor: Rafael de Zuani Elio

Editorial Maktub, 2003

ENCICLOPEDIA DE MANEGEMENT

Océano /centro editora

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Autor: L. Rittell J. Ramsey

Pág. 523.

ORGANIZACION DE EMPRESAS

(Enrique B Franklin) tomo 2

FRANKLIN Enrique Benjamín. Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño. Mac Graw Hill