organiser son ot autour de sitra 3 exemples. le contexte ot de saint julien et du genevois, haute...
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Organiser son OT autour de Sitra3 exemples
Le Contexte
• OT de Saint Julien et du Genevois, Haute Savoie
• Structure de 3 salariés :
2 pleins temps
1 mi temps
• Tous les salariés utilisent Sitra pour la saisie, une personne
pour l’exploitation (export des données)
Le Contexte
Mise en place de Sitra dans notre OT :
• Décision de travailler avec la base de données en septembre 2009.
• Enorme travail de saisie d’octobre 2009 à décembre 2010.
• Apprentissage de l’exploitation des données pour des supports
papier. (exports Excel, publipostage Word,…)
• Début 2011 apprentissage de l’exploitation des données pour
intégration à nos sites Internet.
• Rythme de « croisière » atteint au bout de 2 ans de travail.
Le Contexte
• Phase d’intégration des informations :
Saisie de tous les salariés, répartition par types objets
• Phase de gestion au quotidien :
1 personne chargée des mises à jour des « objets pérennes » et des exports.
1 personne chargée des mises à jour des « fêtes et manifestations » ou « activités » périssables.
Le contexte
Bien appréhender Sitra:
• Comprendre les enjeux
• Maitriser l’outil, y consacrer du temps !
importance des formations, soutien des animateurs
• Volonté, persévérance!
• Un réflexe à prendre
Le contexte
Bénéfices obtenus:
• Une saisie unique des infos, base d’informations de référence
pour les salariés accessible partout.
• Exploitation des données au quotidien :
accueil, agenda, livrets thématiques.
• Intégration des données Sitra dans un nouveau site web
• Visibilité accrue à moindre coût ! (presse, web, …)
Le contexte
Problèmes rencontrés:
• Réticences au sein de l’équipe
• Saisie non rigoureuse visible à l’export
• Lenteur des recherches à l’accueil
• Complexité des modèles d’export, nécessite une bonne
connaissance des outils bureautiques.
• Modèles à dupliquer sur chaque PC.
• Limites de territoire, gestions d’objets limitée
La solution montrée
Page hébergement de www.tourisme-genevois.fr
La solution montrée
Livret thématique
Le Contexte
• Ma structure ? Office de Tourisme de Combloux
• Combien de salariés dans ma structure ? 10• Combien de salariés utilisent Sitra ? 7
Le contexte
• Qui fait quoi sur Sitra ?7 personnes capables d’intervenir dans tous les domaines. +
Chacun a son domaine spécifique- Animateur : tous les évènements et animations.- Guide du patrimoine : visites guidées et toutes les fiches ayant
trait au patrimoine et sa découverte- Hôtesses d’accueil: Mise à jour des infos des prestataires en
temps réel + chaque saison une vérification complète. Fiches rando, fiches massages…
- Webmaster : sélections pour les extractions web infos Combloux + toutes celles pouvant nous intéresser
Le contexte
• Quels sont les usages des données ? Éditions, web, diffusion…
• Formation nécessaires: basique + collègues + animateur Sitra
Le contexte
• Problèmes rencontrés : - éditions impossibles avec Open Office,
seulement Word.- Limites pour le web:
http://www.combloux.com/fr/decouvrir/pays-du-mont-blanc/les-sites-culturels.html
- Pas utilisé à l’accueil pour rechercher l’info: site web ou tel (OT, prestataires)
Le contexte
• Bénéfices obtenus :- Gain de temps considérable- Nos Infos toujours à jour
- Diffusion
La solution montrée : Une fiche randonnée
La solution montrée : Lien vers la réservation en ligne
La solution montrée : extraction pour le programme animation
CHAMPAGNY EN VANOISE : située en Tarentaise – Vanoise – accès par la Vallée de Bozel.
Altitude 1250m – 4700 lits touristiques dont 3500 marchands majoritairement dans le secteur locatif.
Village traditionnel avant de devenir une station développée : Champagny s’est éveillée au tourisme : d’abord, estival dans les années 50/60 (Création du Parc national de la Vanoise en 1963)
Puis hivernal en 1971 : naissance d’une remontée mécanique à partir du village marquant l’intégration de Champagny au domaine skiable de La Plagne à qui nous apportons notre versant Sud ensoleillé. Ce choix stratégique nous a permit d’assurer notre développement.
Une véritable dualité Eté / Hiver : Champagny allie les charmes d’un village (architecture maitrisée) à ceux d’une vallée (Champagny le haut) ouverte sur les espaces naturels préservés (Le Parc), l’été; l’hiver, c’est l’accès aux plus grands domaines skiables. Actuellement, la clientèle hivernale de Champagny peut s’offrir Paradiski (La Plagne / Les Arcs)
Le Contexte
Le ContexteL’organisation
• Ce contexte explique l’organisation touristique structurelle « Grande Plagne » :
Champagny en Vanoise est présente avec Aime, Macot et Bellentre au sein du Syndicat intercommunal de la Grande Plagne : collectivité locale qui possède :
- la compétence « Gestion du domaine skiable » (déléguée à la SAP/Cgnie des Alpes) - la compétence « Promotion / communication/ Relations Presse/ commercialisation »
(déléguée à l’Epic - Office de Promotion de la Grande Plagne) >> activités et missions de l’OT de Champagny (statut associatif)
concentrées sur : > l’Accueil et l’information : édition, site web> l’Animation - Evènementiel> La Gestion d’installations touristiques et de loisirs (tennis, salle des fêtes…)> La Gestion et l’animation de l’Espace Glacialis : Centre d’interprétation sur les glaciers de montagne.> Les projets de développement touristique local en relation avec la Mairie
Le Contexte L’organisation
L’Office de Tourisme de Champagny en Vanoise, c’est : 6 salariés permanents (dont 1 temps partiel) + 1 animateur en contrat de professionnalisation
Direction
Hôtesse Laisonnay (été)
Conseillère Séjour Polyvalente
Coordinatrice SITRA
Conseillère séjour polyvalente
Site internetSitra
Conseillère séjour polyvalente
Sitra
Animation Evènement
Responsable
AnimateurContrat Prof.
Animatrice Chargée du Patrimoine
Espace Glacialis,
Le contexte L’organisation
Qui fait quoi sur Sitra ? : Les 3 conseillères en séjour : • Création et Mise à jour des objets; • Animation du réseau constitué des prestataires adhérents de l’OT : Mise en place
de l’extranet : Hébergeurs professionnels, commerces …
Quels sont les usages des données ? (hors consultation)
• Essentiellement : export des objets vers les sites web www.champagny.com et la-plagne.com…
• accessoirement : export pour les éditions (guide pratiques et Brochure Eté / Hiver) et également les listes papier des meublés de tourisme adhérents.
Formation suivies : Modules « prise en main » et « Perfectionnement »
Le contexte L’organisation
• Mise en place de l’extranet pour les prestataires – adhérents (printemps 2011) : Retour d’expérience
Objectifs : > Supprimer les questionnaires papier > faire participer les prestataires à la création de l’information > Déléguer le travail de mise à jour et responsabiliser les prestataires, dans un cadre prédéterminé (droits d’administration limités) : modification de textes descriptifs, dates d’ouverture, tarifs, photos etc…
Moyens : Information; formation; relances avec dates « butoir »
Bénéfices : > L’information reste à jour en temps réel > Le travail et le rôle de l’OT est plus visible pour les professionnels
Difficultés : > Problèmes de réactivité> Certains prestataires préfèrent se décharger sur l’OT : >> Les Raisons : 2 ppales
- Syndrome de : « je paie une cotisation, en contre -partie, j’attend des services de la part de l’OT ».- résistances techniques et/ou psychologiques aux outils internet .
= Proportion des prestataires actifs sur Extranet SITRA : Hébergements : 100%; Restaurant : 40% ; Commerces : 30%
La solution montrée
La solution montrée
La solution montrée
La solution montrée
Ex. Objet SITRA
« site nordique »
La solution montrée
Présentation des sélection d’ objets SITRA sur site web
La solution montréeL’EXTRANET : extrait de la procédure de mise à jour
de l’objet
Les questions / réponses
Avez-vous des questions ?