Et  si  on  organisait    une  conférence  pour  pas  un  rond?  

Par  Antoine  Servais,  Community  Manager,  2013  

Vous  travaillez  dans  une  entreprise?  Vous  êtes  étudiant?  Vous  êtes  membre  d’une  associa;on?  Vous  avez  décidé  d’organiser  une  rencontre  profesionnelle,  un  évènement  ou  une  conférence?  Voici  quelques  trucs  et  astuces  qui  vous  aideront  à  organiser  au  mieux  votre  évènement.    Le  tout  pour  pas  un  rond.  Ou  presque.  

Et  si  on  organisait  une  conférence  pour  pas  un  rond?  

L’idée:    Choisissez  un  thème  en  lien  avec  votre  entreprise  ou  votre  associa;on,  votre  projet,…  Choisissez  un  thème  qui  puisse  vous  permeIre  d’avoir  un  public  nombreux  et  varié  et/ou  qualifié.  Choisissez  un  thème  général  en  meIant  en  avant  une  spécificité  de  ce  thème.  Choisissez  un  thème  qui  vous  permeIra  d’accueillir  des  orateurs  renommés.  Et  qui  seront  prêt  à  intervenir  pour  pas  un  rond.    

Et  si  on  organisait  une  conférence  pour  pas  un  rond?  

L’équipe:    Ne  vous  lancez  pas  seul  pour  l’organisa;on  de  votre  projet.  Cherchez  des  profils  complémentaires.  MeIez  en  place  une  équipe  de  personnes  mo;vées.  Répar;ssez  un  maximum  les  tâches.    Entourez-­‐vous  de  personnes  ayant  une  connaissance  de  l’écosystème  local.    Trouvez  des  personnes  mo;vées,  prêtes  à  inves;r.    Du  temps  et  de  la  passion.      

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Le  choix  des  orateurs:    Sondez  votre  entourage  selon  le  sujet  choisi.  Envoyez  des  mails  aux  personnes  ciblées.  Recherchez  les  personnes  influentes  dans  le  domaine  choisi.  Visez  la  qualité  avant  la  disponibilité.  Dites  vous  que  qui  ne  tente  rien,  n’a  rien.        Un  orateur  de  renom  peut  très  bien  vous  dire  “OUI”  pour  X  raisons  sans  rien  accepter  en  retour…  si  ce  n’est  un  verre  de  bière  après  son  speech.    

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Le  lieu:    Aménagez  un  espace  dans  vos  locaux.  Ou  externalisez  votre  évènement.  Optez  pour  un  lieu  à  la  fois  fonc;onnel  et  facile  d’accès.  Adaptez  l’endroit  selon  le  thème  choisi.  Restez  réaliste  par  rapport  à  la  taille  du  local  et  du  sujet  traité.  Visitez  les  lieux  bien  avant  et  imaginez-­‐vous  le  jour  de  l’évènement.  Vérifiez  votre  budget  et  trouvez  LA  combine  pour  que  l’on  vous  prête  une  salle  à  moindre  de  prix.      Trouvez  la  valeur  ajoutée  de  votre  évènement  et  meIez-­‐la  en  avant.  MeIez-­‐vous  à  la  place  de  celui  à  qui  possède  l’endroit.  Le  reste  viendra  tout  seul.    

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 La  technique:    Soyez  aIen;f  à  la  connexion  réseau  de  l’endroit  choisi.  Essayez  de  vous  munir  d’un  projecteur  ou  deux.  Pensez  à  meIre  en  place  un  réseau  wifi  pour  vos  orateurs  et  pour  le  public.  Munissez-­‐vous  d’un  ordinateur  correct  pour  que  votre  (vos)  intervenant(s)  puisse(nt)  s’exprimer  sans  accros.  Prévoyez  cables  d’alimenta;ons,  usb,…  en  supplément.  Un  appareil  photo  pour  immortaliser  l’évènement.    Remplacez  le  mot  “achat”  par  le  mot  “prêt”  dans  votre  vocabulaire.      

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La  com’:    Etablissez  un  plan  de  communica;on  quelques  semaines  à  l’avance.  Créez  un  évènement  facebook,  ouvert  au  public  ou  non.  Parlez-­‐en  sur  TwiIer.  Créez  un  évènement  officiel  via  eventbrite.  Parlez-­‐en  à  votre  entourage,  faites  du  bouche  à  oreille.  Demandez  à  un  étudiant  graphiste  de  créer  une  affiche.  Préparez  une  campagne  d’emailing.  U;lisez  Linkedin  et  Viadeo  pour  passer  le  message.    Prenez  le    temps  et  du  temps  pour  votre  publicité.  Ici,  le  temps,  c’est  de  l’épargne.    

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Le  jour/soir  même:    Etablissez  un  partenariat  avec  une  école  d’hôtelerie  pour  le  drink,…    Prévoyez  du  temps  pour  le  networking,  avant  et  après  la  conférence.  Diffusez  nom  et  pass  du  réseau  wifi.  Faites  la  publicité  et  la  présenta;on  de  vos  partenaires  avant  les  interven;ons.      Un  partenariat  est  toujours  bénéfique  pour  les  personnes  impliquées  dans  un  évènement.  Même  gratuitement.      

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Les  chiffres:    Le  temps  d’organisa;on  et  le  budget  dépendra  de  votre  évènement.    Pour  un  évènement  “XXL”  (entre  100  et  200  personnes  aIendues),  il  sera  préférable  de  s’organiser  bien  à  l’avance  et  de  s’entourer  d’une  bonne  équipe  afin  de  définir  et  contacter  les  partenaires,  etc…    Réunio;ne,  bonjour!  Un  évènement  S  (20-­‐30  personnes  aIendues)  pourra  être  plus  light  niveau  intensité.  Mais  aIen;on  à  ne  pas  être  pris  de  cours!    Sérieux  et  rigueur  sont  la  clef  pour  que  votre  évènement  soit  à  la  hauteur  de  vos  aIentes.    

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   Pour  terminer:      faites-­‐vous  plaisir!  entourez-­‐vous  des  bonnes  personnes!  demandez  conseils!  ayez  l’envie!  restez  posi;f!    Si  vous  appliquez  ces  quelques  conseils,  votre  évènement  devrait  s’organiser  au  mieux  et  pour  un  coût  minime.  Voir  nul.    Bonne  prépara;on!  J           Et  si  on  organisait  une  conférence  pour  pas  un  rond?  

Antoine  Servais  Community  Manager  Membre  organisateur  et  orateur:  -­‐  du  #CafeNMons  (+-­‐  150  personnes  réunies  sur  3  évènements)  -­‐    du  PechaKucha  Mons  (+-­‐  100  personnes  réunies  sur  1  évènement)  

Contact:  TwiIer.com/AntoineServais  email:  servais.antoine@gmail.com  

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