organizaÇÃo de arquivos

ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOS

O conjunto de aes que envolve a administrao dos imunibiolgicos controlado e avaliado nas diversas instncias (local, municipal, estadual e federal), com o objetivo principal de acompanhar e analisar o trabalho desenvolvido, bem como seus resultados e impactos. Um dos mecanismos tilizados para subsidiar esse controle e avaliao o registro das atividades, com o conseqente arquivamento sistemtico das informaes. O registro das atividades de vacinao feito em impressos especficos, padronizados pela instncia nacional ou estadual. Na instncia local podem ser adotados outros registros, de acordo com a necessidade, como, por exemplo, um documento para o registro de soros e imunoglobulinas.

Impressos padronizados em instncia nacionala) Carto da criana O Carto da Criana o documento oficial utilizado para acompanhamento do crescimento e desenvolvimento da criana (figura II-2). Contm espao destinado ao registro das vacinas recebidas e vlido em todo o territrio nacional, conforme Portaria do Ministrio da Sade n 346, de 25 de abril de 1991. b) Carto de controle O Carto de Controle ou ficha de registro (figura II-3) um impresso de uso interno do servio de sade no qual so registradas informaes sobre vacinao contidas no Carto da Criana. til para o acompanhamento e controle da vacinao da clientela, pois serve como referncia na busca de faltosos e, tambm, para organizar o arquivo permanente de vacinao. c) Carto do adulto O Carto do Adulto tambm o documento oficial utilizado para o registro das vacinas administradas nos maiores de cinco anos, jovens e adultos (figura II-4). d) Carto da gestante O Carto da Gestante o documento oficial de acompanhamento da gestante, no qual est includo o registro da vacinao especfica deste grupo com a vacina dupla adulto, servindo, tambm, para o registro da vacina contra a rubola aplicada aps o parto. e) Boletim dirio de vacinao O boletim dirio um formulrio utilizado pelo vacinador para o registro imediato da vacina administrada. Cada dose da vacina corresponde a um X, assinalado no espao correspondente idade e dose. No final do dia os dados so somados e o total registrado em cada linha correspondente (nas figuras II-42 e II-43) dos boletins dirios de vacinas da rotina e de vacinas especiais.Bibliografia: Manual da Funasa (Manual de Procedimentos para Vacinao - Braslia, agosto de 2001)


f) Boletim mensal de doses aplicadas de vacinas O boletim mensal um formulrio utilizado para registrar a soma (consolidado) das vacinas administradas em cada dia do ms, segundo o tipo de vacina, a idade e a dose. No final do ms, os consolidados resultantes do mapa dirio de vacinao so somados e o total registrado em cada linha correspondente (nas figuras II-44 e II-45) dos boletins mensais de vacinas da rotina e de vacinas especiais. O boletim mensal enviado a partir da instncia local para a instncia imediatamente superior, de acordo com o seguinte fluxo: do servio de sade (centro, unidade e posto) para o distrito sanitrio da secretaria municipal de sade, onde os dados so consolidados, correspondendo produo do municpio; da secretaria municipal de sade para a regional, onde os dados so consolidados, correspondendo produo da regional; da instncia regional para a instncia central do estado, onde os dados so novamente consolidados, correspondendo produo estadual; e da instncia central estadual para a instncia nacional (PNI) para a consolidao final. Observao: medida em que os recursos da informtica so adotados por estados e municpios, e os sistemas de informao estejam organizados desde a instncia local at a nacional, os dados constantes do boletim mensal sero encaminhados de uma instncia a outra por meio eletrnico. g) Inutilizao de imunobiolgicos O formulrio para inutilizao de imunobiolgicos (figura II-46) utilizado pelas diversas instncias (centralestadual, regional e local) para registrar, mensalmente, o tipo e as quantidades de doses de vacinas e soros inutilizados e as causas da inutilizao. O registro desses dados permite avaliar tipos de perdas, custos e identificar os problemas mais freqentes e os possveis mecanismos de correo. g) Movimento mensal de imunobiolgicos e insumos O impresso denominado Movimento Mensal de Imunobiolgicos (figura II-47) utilizado pelas diversas instncias (central-estadual, regional e local) para registrar, mensalmente, os imunobiolgicos e as seringas e agulhas recebidos, distribudos, utilizados, remanejados e o saldo existente. As vacinas e soros tm registro segundo tipo e quantidade, por dose e por lote. O acompanhamento e a anlise desses dados permitem corrigir falhas, evitar desperdcios e perdas de produtos com datas de validade prximas do vencimento. Permitem, alm disso, localizar determinado lote de imunobiolgico o que til para a vigilncia e o controle de eventos adversos vacinao.

Bibliografia: Manual da Funasa (Manual de Procedimentos para Vacinao - Braslia, agosto de 2001)

ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOSh) Mapa para controle dirio de temperatura No Mapa para Controle de Temperatura (figura II-7) feito o registro das temperaturas dos equipamentos que so utilizados na conservao de vacinas e soros. O acompanhamento e a anlise desses registros so fundamentais para verificar as temperaturas a que esto submetidos os imunobiolgicos, detectando falhas na rede de frio. i) Ficha de investigao dos Eventos Adversos Ps-Vacinao Os dados relativos investigao de manifestaes relacionadas vacinao so registrados na Ficha de Investigao dos Eventos Adversos Ps-Vacinao (figura II-48). A ficha o instrumento bsico do Sistema Nacional de Vigilncia Epidemiolgica dos Eventos Adversos Ps-Vacinao. preenchida para cada caso de manifestao relacionada, temporariamente, administrao de um imunobiolgico, com exceo dos eventos leves e comuns, como febre baixa, dor ou rubor local. A ficha preenchida pelo profissional do servio de sade onde a pessoa que apresenta as manifestaes recebeu o imunobiolgico. Aps o preenchimento a ficha encaminhada s demais instncias do sistema, desde a instncia local at a nacional, conforme orientado em manual de normas especfico.


























ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOSPreenchimento do carto de registro da vacinaoOs dados de identificao registrados no Carto da Criana so copiados da Certido de Nascimento. O responsvel pelo registro copia da Certido os seguintes dados: o nome da criana, a data do nascimento e nome dos pais, registrandos com caneta. Observaes: No caso dos dados serem obtidos por meio de informao verbal, solicitar que no prximo retorno seja providenciado um documento de identidade. Na ausncia da Certido anotar os dados a lpis e aguardar a apresentao do documento para confirmao e registro com caneta. O endereo anotado a lpis para permitir mudanas posteriores. No Carto de Controle tambm so registradas outras referncias para facilitar a localizao do domiclio, por ocasio da busca de faltosos, principalmente em reas no urbanizadas como favelas, invases, periferias e na rea rural. Os imunobiolgicos administrados so registrados a caneta, incluindo a data (dia, ms e ano), o lote da vacina, a assinatura do funcionrio, alm do carimbo de identificao do servio de sade, conforme modelo apresentado na figura II-49. A data do aprazamento (dia, ms e ano) registrada a lpis, orientando o usurio ou responsvel quanto ao retorno.

Arquivo da sala de vacinaoO arquivo da sala de vacinao o local destinado guarda e classificao dos impressos utilizados para o registro das atividades, com o objetivo de: centralizar todos os dados registrados; controlar o comparecimento da clientela vacinao; identificar e possibilitar a convocao dos faltosos vacinao; disponibilizar informaes para o monitoramento e avaliao das atividades. So tambm arquivados na sala de vacinao, em pastas com identificao, os formulrios utilizados para o registro das informaes sobre os imunobiolgicos estocados, recebidos, distribudos, remanejados ou devolvidos, o controle dirio da temperatura, o registro dirio de vacinao e o registro mensal. O arquivamento dos Cartes de Controle feito em fichrio especfico (figura II-50), com identificao do contedo (por exemplo, clientes com agendamento) e indicao sobre o critrio de organizao dos cartes (por exemplo, cartes organizados por data de agendamento da prxima vacina ou cartes organizados por ordem alfabtica).


ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOSFigura II-50

Observao: Quando o servio no dispuser de fichrio, improvisar o arquivo em caixas de madeira ou de papelo ou em gavetas de mveis. Os cartes com agendamento so organizados em um arquivo e os cartes sem agendamento em outro (figura II- 51). Os cartes sem agendamento so arquivados por ordem alfabtica, servindo, posteriormente, para a organizao do arquivo permanente. Os cartes dos clientes com agendamento so organizados por segmentos, como por exemplo: menores de um ano; um a quatro anos; cinco a quatorze anos; quinze anos e mais, gestantes; pessoas em tratamento profiltico da raiva humana.


ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOSFigura II-51

O nmero de gavetas para cada segmento varia de acordo com as caractersticas da demanda do servio de sade. Cada gaveta contm um jogo completo dos meses do ano (figura II-51), exceto a gaveta para as pessoas em tratamento profiltico da raiva que necessita de um jogo de 30 dias. No arquivamento por grupos de idade, os cartes so colocados no espao correspondente ao grupo etrio que a pessoa ter na data agendada, segundo o ms do retorno, respeitando-se dentro do ms a data do agendamento, o que permite a identificao dos faltosos em cada dia. No fundo do arquivo, aps o ltimo ms, deve haver um espao destinado aos cartes dos faltosos convocados. Esses cartes so organizados por ordem alfabtica. Observao: O arquivo pode ser organizado, tambm, em gavetas correspondentes aos meses do ano. Em cada gaveta, os cartes so arquivados de acordo com o dia do agendamento e em ordem alfabtica.


ORGANIZAO DE ARQUIVO DE VACINA E IMPRESSOS UTILIZADOSArquivo permanente de vacinaoOs dados do Carto de Controle constituem a fonte que alimenta o arquivo permanente. A organizao e a manuteno do arquivo permanente tm os seguintes objetivos: proporcionar um registro dos esquemas de vacinao completados; possibilitar um registro das pessoas que iniciaram o esquema e no completaram por motivo de mudana para outra localidade, por bito ou por ter recebido as demais doses em outro servio; facilitar o fornecimento de dados e informaes s pessoas que perderam ou extraviaram o Carto da Criana; fornecer subsdios para estudos e pesquisas, baseados no levantamento de informaes contidas no arquivo. As fichas do arquivo permanente, ordenadas de acordo com o ano do nascimento da criana, so arquivadas em pastas. Observaes: Quando a demanda ao servio for pequena, usar uma nica pasta para os vrios anos, separados entre si. Quando a demanda for grande, organizar uma pasta para cada ano de nascimento. Dentro de cada ano de nascimento, organizar as fichas em ordem alfabtica, destinando para cada letra do alfabeto tantas folhas quantas forem necessrias, seguindo uma numerao seqencial. Exemplo: folha A-1, A-2, A-3, etc., folha B-1, B-2, B-3, etc. Em cada folha anotar o nome completo da criana, por extenso e de forma legvel, seguindo a ordem alfabtica do prenome (1 nome). As pastas do arquivo devem ser guardadas em local apropriado, adequado e de fcil acesso equipe de sade.

A busca de faltososDiariamente os cartes com agendamento so retirados do arquivo e encaminhados para a sala de vacinao. No final do dia de trabalho, o responsvel pela vacinao verifica os faltosos, deixando seus cartes de reserva. Esses cartes ficam aguardando uma semana espera dessas pessoas. Caso no apaream, os cartes so entregues ao responsvel pela busca de faltosos. A busca de faltosos feita semanalmente, ou quinzenalmente, de acordo com as possibilidades da equipe de sade. Para fazer a busca deve-se adotar, entre outros, os seguintes mecanismos ou estratgias: ir casa do faltoso (visita domiciliar); enviar carta ou aerograma; fazer chamamentos por meio de alto-falantes volantes ou fixos (em feiras, por exemplo), em programas de rdio, nas igrejas, escolas, ou por meio dos grupos e organizaes da comunidade; colocar listagens de faltosos na porta do servio de sade ou em locais de movimento na comunidade. Observao: As pessoas agendadas para o tratamento profiltico da raiva que faltam na data aprazada so buscadas diariamente.Bibliografia: Manual da Funasa (Manual de Procedimentos para Vacinao - Braslia, agosto de 2001)


PROCEDIMENTOS PARA VACINAOATIVIDADE: Organizao de Arquivos de vacina e impressos utilizados

GRUPO: _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________Bibliografia: Manual da Funasa (Manual de Procedimentos para Vacinao - Braslia, agosto de 2001)

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