organizaçao e técnicas_de_arquivo

��

��

��

��

� ��

��

��

��

��

��(!��!��'��

��

�� 6��!��

��!��

��!��

" #��

��!��

��

��$��

� � � �

%�� !�� &��'��'�� !�� !�� (��&��!��&��)�

�� !�� &!�*��!��+��)��&��(��,�!��

ÍNDICE

Introdução 7

Objectivos 9

Pré-requisitos 11

Perfil do formador 13

Plano de desenvolvimento das unidades temáticas 15

Unidade Didáctica 1

Concepção e Utilização de Documentos 17

O Documento de arquivo. 20

O Valor dos documentos (valor primário e secundário) 21

A idade dos documentos. 23

A gestão de documentosAs diferentes fases da gestão de documentos 24

Síntese da Unidade Didática 1 e Auto-Avaliação 25


Registo de Entrada e Saida de Documentos 27

Análise produção/utilização dos documentos 29

Os circuitos documentais 30

Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa . 31

Síntese da Unidade Didática 2 e Auto-avaliação 33


Sistemas de Classificação de Documentos 35

Organização arquivística 38

Eficácia e utilidade do arquivo 39

Tratamento técnico documentalPlano de classificação 40

Codificação 42

3Organização e Técnicas de Arquivo

Avaliação e selecção de documentosCritérios de avaliação 43



Tipos de Arquivo 45

Conceito e funções dos arquivos 47

Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros

de documentação e museus 48

Diferentes sistemas de arquivo 49

Arquivo centralizado 50

Arquivo descentralizado 51

Arquivo dirigido 52

Diferentes tipos de arquivo 53



Ordenação 55

Ordenação 57

Regras de alfabetação e cotação 58



A Informação dos Arquivos 61

As tecnologias e o arquivo 63

Sistemas magnéticos e ópticos 66

Software para arquivo 67


4 Organização e Técnicas de Arquivo

Unidade Didáctica 7A Microfilmagem 69

Sistemas micrográficos 71


Unidade Didáctica 8Aplicações Prática Pela Utilização do Softwere de Gestão de Documentação Miitscript 75

O Miitscript 77

Síntese da Unidade Didática 8 e Auto- avaliação.. 79

Unidade Didáctica 9As Novas Competências dos Profissionais dos Arquivos 81

Competências dos profissionais dos arquivos 83


Glossário 85

Legislação, Normas e Resoluções Aplicáveis à Função Arquivo 60 93

Bibliografia 101


Introdução

Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dosdocumentos.

E porque se produzem e se conservam estes?

Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntesconstituindo o apoio informativo para a tomada de decisões e tomando ovalor probatório que a lei lhes concede.

Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituições públicas, aparecemcomo recurso básico de informação para os cidadãos e como garantia detransparência administrativa imprescindível ao Estado de Direito.

Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico.

É neste contexto que surge o manual para o curso de Organização eTécnicas de Arquivo, destinado a pessoal técnico-profissional e administra-tivo.


Objectivos

Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e astécnicas de arquivo;

Contribuir para a aquisição de competências técnicas para enfrentar asociedade da informação;

Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos;

Adquirir competências para gerir a informação de forma sistémica e orga-nizada;

Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos,desde a criação até ao destino final dos documentos, qualquer que seja oseu suporte.


Pré-requisitos

Ter experiência de informática como utilizador e alguma experiência de“navegação” na Internet.


Perfil do formador

Ter uma formação académica igual ou superior à licenciatura e, preferen-cialmente, possuir a pós-graduação em Ciências Documentais, na variantede Arquivo;

Ter uma experiência profissional relevante e adequada à formação a dar.


Plano de desenvolvimento das unidades didácticas

Unidades DidácticasDuração

1. Concepção e utilização de documentos

4 horas

2. Registo de entrada e saída de documentos

2 horas

3. Sistemas de classificação de documentos

2 horas

4. Tipos de arquivo

2 horas

5. Os ficheiros e sua organização

3 horas

6. A informatização dos arquivos

3 horas

7. A microfilmagem

2 horas

8. Aplicação prática do MiitScript

11 horas

9. As novas competências dos profissionais dos arquivos

1 hora



Concepção e utilização de documentos


Concepção e utilização de documentos

Os órgãos e unidades da administração desenvolvem determinadas actuaçõesem virtude das atribuições que possuem. Estas actuações estão sujeitas a umprocedimento regulamentado por norma. Estas actividades “procedimental-izadas” ou formalizadas reflectem-se nos documentos logo, os documentos nãonascem duma maneira arbitrária, mas reflectem a materialização dessas activi-dades. Assim, na formação dos documentos, o procedimento administrativo seguecinco etapas básicas:

A Iniciação em que é feita a abertura do expediente, por ofício ou a pedi-do de uma pessoa interessada;

A Instrução em que estão incluídos todos os actos destinados a recolhera documentação que seja necessária para poder ser tomada uma decisãonum sentido ou noutro. Esta etapa em que é feita a instrução despoleta aalegação, a prova, a informação e a participação aos interessados;

A Finalização dá-se, por norma, com a resolução que pode ser positivaou negativa. Noutros casos termina devido à desistência, à denúncia ou àcaducidade;

A Execução que consiste na aplicação da resolução;

A Revisão é a etapa em que, se forem detectados erros na resolução ouna execução permite o início do processo que pode ser feito por ofício oua pedido do interessado através do recurso e da via jurisdicional conten-ciosa administrativa.


O documento de Arquivo

O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seusuporte. Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algoindependente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantiados direitos da instituição ou da pessoa - valor primário - mas, com odecorrer do tempo transformam-se em fontes históricas da instituição oupessoa - adquirem assim um valor secundário. São, assim, constituídos deuma forma natural. No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificadospossuindo no seu espólio, além dos documentos em formato papel,fotografias, CD´s, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estessuportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nívelde conservação quer ao nível do valor legal.

O documento de arquivo é produzido para provar e/ou informar umprocedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidadearquivística, indivisível do ponto de vista funcional e que pode ser consti-tuído por um ou mais documentos. Ele resulta das actividades de umainstituição ou de uma pessoa não fazendo sentido fora do contexto emque está inserido e em que foi produzido.

A expansão e a diversificação da entidade produtora bem como a multipli-cação de documentos traz para primeiro plano o problema da avaliação eda selecção natural uma vez que não se pode conservar tudo.

Todas estas características do documento de arquivo fazem com que, anível do seu tratamento, seja muito complicado a normalização dado quecada arquivo e seus documentos é tratado de acordo com o contexto emque está inserido.


O valor dos documentos (valor primário e secundário)

É o motivo pelo qual os documentos foram criados que define o valor docu-mental dos mesmos. O valor primário existe enquanto os documentos sãomotivo de utilidade à instituição que os criou ou ao seu destinatário. O valorprimário define-se pelos valores documentais que lhe são intrínsecos:

Valor Administrativo é detido pelos documentos que ajudam o organismoa realizar o seu trabalho diariamente, ou seja, documentos como directivas,regulamentos, ordens, pedidos, informações sobre pessoal, entre outros.

O tempo de validade destes documentos depende do propósito e da finali-dade que lhes deu origem.

Valor legal existe nos documentos que contêm provas legais que fazemrespeitar os direitos ou obrigações da administração e dos particulares,bem como as decisões que implicam acordos legais como alugueres, con-tratos, reclamações, títulos, provas de acções em casos particulares, cer-tificados legais, etc.

O seu tempo de conservação varia de acordo com o assunto mas em regracoincide com o valor administrativo e pode continuar uma vez este finalizado.

Valor fiscal está patente em documentos que têm a função de justificar odinheiro arrecadado, distribuído, controlado ou gasto pela administraçãoou seja, são documentos relacionados com trâmites financeiros comodocumentos justificativos de despesa, entre outros.

A função de controle que possuem obriga a uma permanência de valor muito superior à do período em que se desenvolve a acção administrativacorrespondente.

Valor científico ou técnico aparece em documentos compostos por umagrande quantidade de dados técnicos recolhidos como resultado de inves-tigação aplicada como, por exemplo, documentos referentes a campanhasde saúde no trabalho, entre outros.

Estes documentos podem exigir um longo período de conservação porqueo que se verifica muitas vezes é que os dados não são usados logo ou ainvestigação não é publicada.

Alguns dos documentos que perdem o seu valor primário adquirem umvalor secundário que se identifica com o interesse pela investigação dopassado. São documentos que passam a ser conservados nos arquivoshistóricos para que possam ser usados pelo público e passem a fazer partedo património cultural. Assim, o valor secundário define-se pelo:


Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens doorganismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organi-zativa, as políticas seguidas e as razões da sua escolha. Constituemexemplos manuais e guias, directivas, informações e estatísticas,organogramas e directórios e legislação.

Exigem conservação uma vez que se revestem de muita importânciaporque contêm provas, funções, políticas, decisões, entre outras activi-dades da organização. Em suma, retratam a história da organização.

Valor informativo é o existente em documentos com dados importantessobre pessoas (censos, estatísticas); objectos (documentos sobre edifí-cios, equipamentos, registo de patentes, etc.); lugares (informação car-tográfica, mapas, cartas, fotografias aéreas, etc.); fenómenos (eleições,catástrofes, etc.); problemas e condições na forma de tratamento de umorganismo público (livros de reclamações); entre outros.

Devem ser conservados uma vez que a informação contém a função para a qual foram criados.


A idade dos documentos

Quando falamos no documento de arquivo, além do valor falamos tambémna idade dos documentos. Esta assim designada idade dos documentosdefine igualmente o tipo de arquivos existentes. Assim, consoante a suaidade, encontramos os documentos nos seguintes tipos de arquivo:

Arquivo activo ou arquivo corrente - Fase activaCorresponde à primeira idade dos documentos em que os mesmos têmcomo principal objectivo servir de garantia ou de prova de algo e são deconsulta frequente. São possuidores de valor administrativo e legal, com o máximo de valorprobatório logo, possuidores de valor primário. Localizam-se perto das instituições e os seus principais utilizadores são osadministrativos.

Arquivo semi-activo ou arquivo intermédio - Fase semi-activaCorresponde à segunda idade dos documentos em que estes já cumprirama finalidade para que foram criados mas são conservados para estudo oureferência de antecedentes ou por outras exigências. Têm uma utilização reduzida.Ainda possuem valor primário mas com muito menos valor probatório.A sua localização já é mais afastada dos utilizadores, normalmente numacave ou num sótão.

Arquivo inactivo ou arquivo definitivo - Fase inactivaCorresponde à terceira idade dos documentos, em que já prescreveram osdireitos e as obrigações garantidos pelos documentos. Mas, se o seuvalor informativo for relevante podem ser conservados como fonte históri-ca. Nesta fase, o documento adquire novo valor, o secundário, rela-cionado com a investigação de natureza científica, o valor cultural e infor-mativo. Localizam-se longe das instituições que os produziram. Adquirem novos utilizadores como os cidadãos, os historiadores, inves-tigadores, a administração, entre outros.


A gestão dos documentos

As diferente fases da gestão dos documentos

Por uma questão de lógica explicativa optámos por, no item anterior, fazer-mos uma referência conjunta entre a idade dos documentos e as fases dagestão de documentos que lhes dizem respeito. Temos, assim comodiferentes fases da gestão dos documentos:

Fase ActivaFase Semi-activaFase Inactiva


Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação

Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica,responder aos seguintes objectivos:

Conhecer as etapas da formação dos documentosPerceber o conceito de documento de arquivoEnunciar o valor primário dos documentosEnunciar o valor secundário dos documentosClassificar os documentos de acordo com a sua idadeIdentificar as fases da gestão dos documentosRelacionar as fases da gestão documental com a idade dos documentos



Registo de Entrada e Saída de Documentos


Registo de Entrada e Saída de Documentos

Análise produção/utilização de documentos

Depois de se ter analisado a forma como são concebidos os documentosde arquivo é a vez de ser feita a análise à produção/utilização de documen-tos, ou seja, ao registo de entrada e saída de documentos.


Os circuitos documentais

O circuito documental é o percurso que os documentos fazem dentro dainstituição desde a sua entrada (quando são documentos produzidos noexterior) ou desde a sua produção (quando são documentos produzidospela própria instituição). O desenhar do circuito documental exige umconhecimento profundo da instituição porque o seu principal objectivo éracionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização.

De um modo geral o circuito documental é constituído pelas seguintesfases:

abertura dos documentos e verificação do destinatário;

carimbagem e registo dos documentos;

identificação dos assuntos;

verificação de antecedentes ou identificação como assunto novo;

classificação;

decisão - resposta;

arquivo


Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa

Depois de entrados no circuito documental, é fundamental a existência deinstrumentos de descrição e pesquisa que deverão ser concebidos emsintonia com a classificação, de maneira a permitirem pesquisas diferenci-adas e complementares umas das outras.

Em arquivo corrente existem cinco tipos de instrumentos cuja principalfinalidade consiste em encontrar os documentos:

Registo de documentos entrados - consiste num registo de toda a cor-respondência entrada;

Registo de documentos saídos - consiste num registo de toda a corres-pondência saída;

Registo de documentos internos - consiste no registo de todos osdocumentos internos como informações, memorandos, relatórios, entreoutros;

Registo de processos - consiste na anotação sistemática de todas aunidades arquivísticas existentes e que têm como objectivo a sua locali-zação imediata no arquivo;

Registo da circulação interna dos processos - consiste no registo dosmovimentos dos processos ou ainda da circulação dos documentos sim-ples pelos vários serviços.

Nos dois primeiros instrumentos - os registos dos documentos entradose saídos - existe outro instrumento igualmente importante e que consisteno copiador. A sua importância deve-se ao facto de toda a correspon-dência entrada e saída ser fotocopiada. A seguir é carimbada e numeradasequencialmente e é depois arrumada nas pastas seguindo a ordemnumérica. No próprio espaço do arquivo coloca-se o número do processoem que o documento foi arquivado. Todos os anos é iniciada uma novanumeração. Normalmente só se copia a primeira folha, embora sepossa registar que possui anexos. Como acontece quase sempre este sis-tema apresenta vantagens e desvantagens.

Assim, as suas principais vantagens consistem em:permitir a obtenção de uma cópia de um ofício extraviado.

Por outro lado, as principais desvantagens consistem em:ocupar um grande volume de espaço;só reproduzirem a primeira folha dos documentos;apresentar limitações ao nível da pesquisa, pois só permitem encontrar o

Organização e Técnicas de Arquivo 31

documento pretendido se soubermos o seu número de entrada/saída e sesoubermos aproximadamente a sua data;

não permitem encontrar os documentos pelo nome da instituição ou pes-soa que escreveu a carta.

Tenta-se minorar esta limitação do copiador através de:uma ficha feita por cada ofício onde constam os seus dados iniciais

como: entidade (remetente/destinatário); número (de entrada/saída); data(entrada/saída) e código de processo. Posteriormente procede-se à orde-nação dessas fichas por ordem alfabética de entidade remetente ou desti-natária.

O registo dos documentos entrados, feito em livro ou em fichas deve apre-sentar os seguintes campos:

número sequencial de entrada,data de entrada;remetente;assunto;

referências - data de expedição- número de expedição- código do processo (no organismo remetente);

código do processo (no organismo receptor);observações.



Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, respon-der aos seguintes objectivos:

Apreender as diferentes fases do circuito documental Conhecer os instrumentos de descrição e pesquisaEnunciar as vantagens e desvantagens do copiador



Sistemas de classificação de documentos


Sistemas de classificação de documentos

Quando pensamos nos sistemas de classificação de documentos pen-samos em primeiro lugar na organização arquivística e, ao fazê-lo, temosque ter em conta os princípios fundamentais da organização arquivística.


Organização arquivística

São dois os princípios fundamentais da organização arquivística:

Princípio da Proveniência dos Fundos - é o princípio básico da organi-zação dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia decada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os dosoutros. Todas as intervenções do arquivista (concepção do sistema, classi-ficação, descrição, comunicação, avaliação, conservação) devem ocorrersob o signo da proveniência.

Princípio do Respeito pela Ordem Original do Fundo - é o princípio segun-do o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar aorganização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar asrelações entre os documentos como testemunho do funcionamento daque-la entidade.


Eficácia e utilidade do arquivo

Quando se fala em utilidade de um arquivo temos que falar dos sistemasde classificação de documentos que determinam a eficácia de um arquivo. Assim, classificar é o processo mental que consiste em aproximar o que oque é semelhante e separar o que é diferente. Deste modo, a classificaçãoé uma técnica que consiste em agrupar e identificar a informação que temcaracterísticas comuns.


Tratamento técnico documental

Plano de classificação

A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento umdado código designativo do seu assunto principal associando-o física ouintelectualmente a outros documentos. Para se operar a classificação dos documentos utiliza-se um instrumentoque consiste no plano de classificação e que apresenta como principaiscaracterísticas:

permitir uma organização dos documentos e a sua recuperação atravésde critérios temáticos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estruturalógica e, assim, mais funcional e transparente;

não dever ser encarada como uma operação que visa o controlo e a recu-peração de documentos isolados, servindo fundamentalmente para recu-perar conjuntos de documentos com afinidades temáticas ou funcionais;

agrupam logicamente as funções, os assuntos e a documentação quelhes está associada constituindo classes significativas de acordo com umcritério temático, funcional ou outro;

possuem, geralmente, uma estrutura hierárquica em que as classes maisgenéricas desdobram-se noutras mais específicas e, assim sucessiva-mente, constituindo diferentes níveis: as classes principais, as intermédiase as menores. A cada classe, sub-classe ou sub-sub-classe é atribuído umdeterminado código que pode ser numérico, alfabético ou alfanumérico.

Para que a classificação documental funcione e seja plena de eficácia narecuperação dos documentos existe um pequeno número de regras básicas que devem ser atendidas no sentido de se manterem os documen-tos ordenados:

os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estesdevem estar classificados entre si;

não existem peças isoladas, todo e qualquer documento pertence a umconjunto coerente, o dossier;

os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica,alfabética, numérica, etc. Os dossiers de negócio ou de estudo, na suaespecificidade, compõem-se de sub-dossiers que correspondem às etapasou outros aspectos da condução do negócio ou estudo;

a manutenção material do dossier necessita das seguintes precauções:


escrever o título do dossier na lombada;

manter a ordem interna porque uma peça tirada para consulta deve serposta no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar sepa-radores para agrupar os sub-dossiers;

não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers - utilizar semprefotocópias.

Organização e Técnicas de Arquivo 41

Codificação

Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índicede assuntos. O índice é um documento que regista, de acordo com umaordenação pré-estabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores,designações ou títulos de um documento, acompanhados das respectivasreferências ou cotas.

A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de umsistema de codificação numérico ou alfabético serve para distinguir asrubricas do plano de classificação. Assim, cada dossier deverá ter umacodificação que será a sua identificação. A Codificação escolhida deve sersempre simples, de fácil atribuição e de fácil leitura. Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são:

códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações naquantidade de símbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmentese adaptam a uma estrutura hierárquica;

códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal emque faz corresponder aos diferentes níveis de um plano de classificaçãonúmeros e decimais significativos. Está limitado a um máximo de 10divisões por nível.

Ex.: Classe - 40 000 Subclasse - 41 000Divisão - 41 200 Subdivisão - 41 230

ou com utilização da classificação numérica por blocos sequenciais quetem a vantagem de ser completamente aberto, do número 1 a infinito.

Ex.: Classe - 1. Subclasse - 1.1.Divisão - 1.1.2. Subdivisão - 1.1.2.3.

códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos enuméricos, com inúmeras variações possíveis.

Ex.: Classe - HUMSubclasse - HUM - 1000Divisão - HUM - 1200Subdivisão - HUM - 1230


Avaliação e selecção dos documentos

Critérios de avaliação

As disposições relativas aos procedimentos que legitimam a eliminaçãodos documentos de arquivo que deixaram de ter interesse administrativoestão fixadas por decreto-lei. Este aplica-se expressamente a:

serviços da administração directa e indirecta do Estado;autarquias locais;instituições particulares de solidariedade social;pessoas colectivas de utilidade pública administrativa;outras entidades públicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados

de relevante interesse cultural.

É ao Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, que competedar parecer sobre os projectos de Portarias de gestão de documentosdaquelas entidades.



Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, con-seguir responder aos seguintes objectivos:

Conhecer os princípios da organização arquivísticaSaber as características do Plano de ClassificaçãoEnunciar as regras básicas na elaboração do Plano de ClassificaçãoConhecer os principais métodos de Codificação Identificar os critérios de avaliação e selecção dos documentosReconhecer o IAN-TT como órgão regulador da avaliação/selecção

44 Organização do Trabalho Administrativo


Tipos de arquivo


Tipos de arquivo

Conceito e funções dos arquivos

Ao definirmos arquivo não encontramos uma definição única dado que oarquivo possui mais do que uma definição. Definição esta que, de ummodo geral, pode ser anexa a uma função do arquivo.

De facto ele é, em primeiro lugar, o edifício ou parte do edifício onde sãorecebidos, conservados, organizados e comunicados os documentos dearquivo = função de Recolha

Por outro lado, ele é também a instituição ou o serviço responsável pelaaquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos dearquivo quer seja ele corrente, intermédio ou definitivo = função deConservação

É ainda o conjunto orgânico de documentos, qualquer que seja a suadata, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoajurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, noexercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação,para a pessoa ou instituições que o produz. Para os cidadãos ou paraservir como fonte para a História. = função de Comunicação


Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros de docu-mentação e museus

Quando pensamos em bibliotecas, arquivos, centros de documentação emuseus pensamos em organismos com semelhanças e diferenças entre si.

O principal ponto em comum é que a sua missão consiste em recolherinformação contida nos documentos, organizá-la e colocá-la à disposiçãodos utilizadores. As diferenças significativas existentes entre si residemem factores como a origem dos documentos; a entrada dos documentosna instituição e a organização dos mesmos. Assim, os arquivos são conjuntos documentais produzidos por uma deter-minada instituição e resultam sempre da sua actividade enquanto as bibli-otecas, os centros de documentação e museus são, regra geral, insti-tuições coleccionadoras, em que cada documento constitui por si só umaunidade resultado de um projecto cultural do seu autor ou criador.


Diferentes sistemas de arquivo

Os arquivos são definidos em função do regime em que se enquadra o seuprodutor. Assim eles dividem-se em:

Arquivos Públicos - constituídos na dependência de instituiçõesenquadradas no direito público: arquivos de organismos da administraçãocentral (Ministérios, Direcções-Gerais, Institutos), da administração local ede empresas públicas.

Arquivos Privados - constituídos na dependência de instituiçõesenquadradas no direito privado: arquivos de família, de personalidades, decolectividades, de empresas privadas, eclesiásticos.

Após esta primeira diferenciação, é fundamental fazer outra que divide ossistemas de arquivo em:


Arquivo Centralizado

No tipo de arquivo centralizado os documentos são recebidos para trata-mento por um único órgão especializado. Algumas vezes esse órgão faztratamento para vários serviços. Modelo de gestão em que todas asdecisões vão ao topo.

Vantagens: Permite a uniformização/unificação dos sistemas de classifi-cação e por isso reduz o equipamento e os recursos humanos.

Desvantagens: Como a massa documental é muito grande o tempo derecuperação pode ser muito elevado.


Arquivo Descentralizado

Cada unidade orgânica tem o seu próprio arquivo. O arquivo é independente de cada núcleo/departamento. O modelo degestão corresponde ao descentralizado. Há uma delegação de competên-cias, por isso, tudo o que chega ao topo é importante.

Vantagens: Se os documentos estão próximos dos funcionários há muitomenos tempo de espera na recuperação da informação. Existe asupressão de alguma burocracia.

Desvantagens: Podem existir múltiplos sistemas de classificação difere-ntes.O equipamento já não é único, está disseminado e o pessoal não é espe-cializado (com vantagens e desvantagens).


Arquivo Dirigido

É a fusão dos dois. Existe descentralização dos serviços mas ele está sob ocontrole técnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperação).

52 Organização do Trabalho Administrativo

Diferentes tipos de arquivo

Já foi falada a idade dos documentos por isso há apenas que, neste ponto,relembrar mais uma vez a Teoria das Três Idades em que:

o arquivo corrente corresponde à fase activa dos documentos;o arquivo intermédio corresponde à fase semi-activa dos documentos;o arquivo definitivo corresponde à fase inactiva dos documentos.




Relacionar o conceito com a função dos arquivosExemplificar as principais diferenças entre os arquivos, as bibliotecas, os

centros de documentação e os museusIdentificar os diferentes sistemas de arquivo, bem como as suas vanta-

gens e desvantagensRelembrar os diferentes tipos de arquivo de acordo com a Teoria das

Três Idades



Os ficheiros e a sua organização


Os ficheiros e a sua organização

Ordenação

É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentaçãosegundo o esquema de classificação adoptado, a fim de os relacionar ecolocar em determinada unidade de instalação (pastas, caixas, maços,dossiers, etc.).O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase,a estrutura organizacional, obedecendo a seguir à tipologia documental,aliada à função que a determina o que dá origem a diferentes sistemas deordenação. Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos:

Alfabético: pode ser usado com nomes de pessoas físicas ou jurídicas(onomástico); nomes de localidades (geográfico) ou alfabético por assun-tos. Tem a vantagem de ser simples mas, se tiver que ser aumentadosobrecarrega-se o número de separações alfabéticas podendo induzir emerro. Emprega-se o sistema alfabético onomástico para expedientes pes-soais; o sistema alfabético geográfico para expediente de construção deedifícios ou cadastros e o sistema alfabético de assuntos para expedientesde assessoria jurídica.

Cronológico: o elemento ordenador é a data dos documentos (séculos,anos, meses, dias, horas, se necessário). É um método semi-fechado, pre-cisando, geralmente, do auxílio de outro método, e convém a colecções delegislação, registo de entrada e saída, actas e diários.

Numérico: este sistema estabelece o encadeamento das unidadesatribuíndo-lhes um número de série que os relacione. É o sistema maisfácil mas precisa de um código, lista ou guia para a busca das diversasinserções. Não permite interpolações, é o único utilizado para ordenarunidades de instalação. Pode utilizar-se em colecções pequenas.

Método composto: resulta da combinatória de dois ou mais métodos simples.


Regras de Alfabetação e Cotação

É a etapa final da organização dos documentos no arquivo. A arrumação das unidades de instalação (dossiers, pastas, rolos, maços,etc.) em estantes ou outro mobiliário adequado possibilita uma conser-vação eficaz e a fácil identificação e recuperação das mesmas.

Termina com a operação da Cotação que deve obedecer às regras de alfa-betação que devem seguir as recomendações da AFNOR.

Na organização dos ficheiros temos que ter em conta as Fases doTratamento Documental em que:

1 - Registos:

P De documentos isolados (registo de correspondência, de pareceres,facturas, informações).

P De Processos (processo de empréstimo, de aquisição).

2 - Ficheiros auxiliares:

P De SériesP De AssuntosP De ProcessosP De Endereços/Proveniência

3 - Plano de Classificação




Perceber a importância da organização dos ficheirosConhecer a OrdenaçãoEnunciar os diferentes sistemas de ordenaçãoRecordar as fases do tratamento documental


Unidade Didáctica 6 A informatização dos arquivos


A informatização dos arquivos

As Tecnologias e o Arquivo

A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vezmaior procura de soluções adequadas para dois grandes problemas:

a escassez de espaço para armazenar tanta documentação;

a necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita umatomada de decisões rápidas.

Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir papel, filmes, suportes magnéticos, vídeo, disco, etc.

É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a GestãoElectrónica dos Documentos - GED que tem as seguintes funções principais:

Entrada de documentos

Tratamento de documentos

Armazenamento de documentos

Acesso aos documentos

Em suma, um sistema de GED deve permitir uma boa gestão dos documen-tos de arquivo. A reorganização do serviço de arquivo é uma das prioridadesa ter em conta, sempre que se quer adoptar uma solução de GED.

Outras das prioridades a ter em conta é a formação das pessoas que vãooperar com o sistema. O custo também deve ser tido em conta, não deven-do também ser esquecidas as actualizações e a manutenção do mesmo.

Depois de termos referido as funções de um sistema de gestão electrónicados documentos temos que abordar as vantagens e as desvantagens queoferece um sistema de pesquisa em linha quando comparado com apesquisa manual.

Assim, como principais vantagens surgem:

Acesso rápido e fácil a uma gama muito mais vasta e variada de infor-mação;

Actualização mais rápida e com maior frequência (que a correspondenteversão impressão);


Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades deacesso (palavras-chave) - pesquisa interactiva;

Possibilidade de pesquisar várias bases de dados ao mesmo tempo;

Possibilidade de efectuar pesquisas de maior complexidade;

Pesquisa mais rápida;

Apresentação dos resultados seleccionada de acordo com as preferên-cias do utilizador;

Poupança de espaço e baixo custo de armazenamento.

Como principais desvantagens:

Necessidade de grande investimento inicial;

Não recuperação de informação mais antiga;

Exige pessoal especializado;

Dificuldades provocadas pelos sistemas de informação;

Necessidade de revisão das imagens digitalizadas, de forma a evitarerros de reconhecimento de caracteres;

Não existe reconhecimento jurídico do documento electrónico o queleva a que se tenha que conservar o original de todos os documentos quetenham valor de prova ou valor legal;

Incerteza quanto à sua durabilidade.

Existem também algumas características que são peculiares dagestão de documentos electrónicos:

Maior complexidade tipológica;

Dependência de sistema intermediário;

Dissociação entre conteúdo, estrutura e suporte;

Potencial passível de fácil alteração;

Preservação da autenticidade fortemente dependente do sistema de pro-dução/gestão;


Pré-determinação de elementos formais.

Com estas características, é natural que a gestão de documentoselectrónicos necessite de requisitos específicos como:

Implementação de migrações periódicas de aplicações e suportes paragarantir acesso continuado;

Adopção de aplicações e formatos normalizados para criação/transmis-são e armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade einteroperabilidade;

Adopção de suportes normalizados para armazenamento, por forma anão permitir alterações subsequentes e garantir integridade e autentici-dade na preservação a longo prazo;

Implementação de procedimentos de segurança - privilégios de acesso,sistemas de auditoria electrónica - para garantir a autenticidade dos docu-mentos;

Agregação ao documento de suficiente meta-informação para garantir apreservação de:

Elementos de conteúdoElementos de contextoElementos de segurançaElementos de estruturaElementos de controlo

Antecipação de todas as opções fundamentais da criação, gestão epreservação de documentos para o momento da concepção do sistema;

Imperativo multidisciplinar na concepção, implementação e manutençãode gestão de documentos electrónicos.


Sistemas magnéticos e ópticos

Outra das soluções apresentadas para a resolução deste tipo de proble-mas, passam também pelas novas tecnologias de miniaturização/com-pressão, de que são exemplo os sistemas magnéticos e ópticos.

O Disco Magnético apresenta as seguintes características:

Tem o aspecto de um prato metálico em geral de alumínio revestido emambas as faces por um material magnético que permite a gravação dequalquer informação;

Há vários tipos de discos: desde discos de grande capacidade (quepodem armazenar 20 ou mais megabytes) a disquetes utilizadas em micro-computadores;

Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de armazena-mento variando de 5 até 20 ou mais megabytes e os utilizadores têm aces-so directo rapidamente em segundos;

A desvantagem que apresenta é que é facilmente sujeito a avarias.

O Disco Óptico apresenta as seguintes características:

Esta tecnologia consiste na digitalização e compressão da imagem dodocumento com o recurso a scanners, computadores e software apropria-do sendo o seu armazenamento em disco óptico;

É um suporte de armazenamento de grande versatilidade;

Ao contrário do microfilme que é imagem real, embora reduzida, dodocumento original, a imagem armazenada em disco óptico é transforma-da, codificada e sujeita a compressão. Os mais vulgares são os discosWORM (write once read many) e os regraváveis ou magnético-ópticos emque os dados são inscritos de uma forma não permanente.


Software para Arquivo

Existe software vocacionado para arquivo electrónico que possibilita agestão integrada de documentos, desde a sua criação até ao arquivo. Estas soluções são utilizadas sobretudo para arquivo corrente.Existem sistemas complementares para arquivo definitivo, geralmentecombinando o arquivo electrónico e a microfilmagem.Damos alguns exemplos destes softwares:

Ellenix da SMDOfice da PapelacoArchive da Efacec




Conhecer a Gestão Electrónica de Documentos - GED nas suas funçõese características

Comparar vantagens/desvantagens da gestão electrónica de documentos face à gestão manual

Enunciar os requisitos específicos requeridos pelo GED


Unidade Didáctica 7A microfilmagem


A microfilmagem

São várias as questões que se colocam aos arquivos, resultado dahipertrofia da documentação, em suporte papel, que decorre da complexi-dade das administrações, e que resultam nos seguintes problemas:

áreas crescentes destinadas ao arquivo;

a morosidade no tratamento e na recuperação da informação;

a conservação da própria documentação, uma vez que os riscos de perdada informação tendem a ser proporcionais ao volume documental.

As soluções para estes problemas passam por novas técnicas, de que sãoexemplo:

Sistemas micrográficos

possuidores de características como:

O microfilme é a reprodução fotográfica que reduz significativamente asdimensões dos documentos fotografados.

Trata-se de uma técnica de reprodução que não implica a alteração daimagem, apenas pressupõe uma mudança de dimensão e suporte, no casoem apreço, do papel para o microfilme.

A recuperação da informação faz-se, por meio de um sistema óptico queaumenta a imagem na proporção inversa à taxa de redução.

Apresenta como principais vantagens:

Segurança contra perda ou destruição de documentos;

Grande economia de espaço e de equipamentos acessórios para o arquivo;

Longevidade, atribuindo-se-lhe uma duração de mais de cem anos;

Fácil acesso devido à redução do volume que o arquivo passa a ter;

Consulta rápida pela facilidade de localização de qualquer documento;

Máxima confidencialidade e controlo dos documentos;

Integridade do arquivo porque cada documento tem o seu lugar próprio,salvaguardando o risco de engano ou extravio.


Existem diferentes tipos de microfilmagem:

De substituição: em que se procede à destruição do original conservan-do apenas o microfilme;

De complemento: para preservar o documento;

De segurança: cria-se cópia do filme precavendo a perda do original.

Também os suportes podem ser diferentes, dada a existência de diferentessuportes do microfilme:

A microfichaA bobine ou rolo de filme CassetesJackets ou carteiras de acetato transparentesCartões de janela

Se existem diferentes tipos e diferentes suportes de microfilmagem, énatural que também os métodos de microfilmagem difiram. Assim:

Método simples ou standard: regista uma imagem numa face do docu-mento;

Método duplex: regista automaticamente frente e verso dos documentos;

Método duo: permite registar os dois lados do filme.




Perceber as características da microfilmagemApreender as vantagens dos sistemas micrográficosConhecer os diferentes tipos de microfilmagemEnunciar os diferentes suportes e métodos de microfilmagem


Unidade Didáctica 8 Aplicação prática pela utilização do software

de gestão de documentação MiitScript


Aplicação prática pela utilização do software degestão de documentação MiitScript

O MIIT Script é o software de Gestão Documental do MIIT que consistenuma aplicação destinada a suportar a documentação emitida ou recebida,com o objectivo de sistematizar e gerir formas de documentos, numerar ecatalogar a informação emitida, registar e controlar o fluxo de informaçãorecebida até ao arquivo. Por outras palavras, permite criar, partilhar earquivar a informação à distância através de um simples click. O MIIT Script, pelas suas características, permite um tratamento rigorosoe fluído da documentação, o que se traduz num incremento da produtivi-dade e redução de custos.

Apresenta como principais características: Gestão com pré-configuração de modelos e formatos de documentos;Organização e Controlo de fluxos e arquivo de documentos;Registo e Arquivo de documentação emitida e expedida;Gestão e Arquivo de documentação recepcionada, independentemente

do suporte;Conversão digital de documentos em papel;Pesquisa diversificada e configurável;Permite a normalização da organização documental;

O seu sucesso reside no facto de apresentar as seguintes vantagens:Parametrização simples e flexível;Solução de baixo custo;Pode ser apenas alugado por um período de tempo;Baseada em ferramentas de uso comum (MS Office);Robustez dos SGBds mais potentes: Oracle, MS SQL Server; Sybase...;Suporte para documentos em qualquer formato.

É um software que composto por funcionalidades como:Eficácia do sistema de arquivo - através da possibilidade de ter todos os

documentos arquivados por assunto, encomenda, projecto, entre outros,sem ter de passar horas a arquivar documentos manualmente.

Pesquisa de informação facilitada - a procura dos documentos pode serfeita através de campos configurados pelo utilizador tais como assunto,datas, destinatário entre tantos outros.

Controlo das versões e alterações dos documentos produzidos - permitesaber exactamente a data em que os documentos foram alterados bemcomo a autoria da modificação.

Reenvio em formato digital da correspondência - o que permite um trata-mento mais rápido e rigoroso da informação.


Configuração de máscaras e modelos de documentos - para criar umdocumento novo (relatório, proposta, etc.), não é necessário copiar o últi-mo documento bastando escolher o modelo porque ao fazê-lo o texto queé comum ser utilizado aparece automaticamente.




Conhecer o MiitScript Perceber as principais características do MiitScriptIdentificar as vantagens e funcionalidades do MiitScriptRealizar exercícios vários utilizando o programa MiitScript



As novas competências dos profissionais dos arquivos


As novas competências dos profissionais dos arquivos

A actual sociedade da informação gera uma notória proliferação da pro-dução documental o que torna, hoje mais do que nunca, indispensável anecessidade de uma pronta e cuidada intervenção por parte dos profis-sionais dos arquivos e dos centros de documentação.

Estes profissionais, decorrente em parte das novas tecnologias, são con-frontados a dar respostas a uma estruturação da informação.

É também neste sentido, que têm que estar atentos às mudanças e àsnecessidades da Administração Pública e do complexo mundo empresari-al visando acompanhar a evolução da sociedade em que se inserem.




Perceber o novo papel dos profissionais dos arquivos


Glossário


GLOSSÁRIO

ACESSO À INFORMAÇÃO Possibilidade de consultar e de utilizar os documentos administrativos e osarquivos. O acesso pode ser limitado em diversos casos.

ACESSIBILIDADEDisponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.

ARQUIVOConjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma

e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singu-lar ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da suaactividade e conservados a título de prova ou informação.

Pode significar também a instituição ou serviço responsável pelaaquisição, conservação, organização e comunicação de documentos dearquivo.

ARQUIVO CORRENTE Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos dearquivo, de consulta frequente pela entidade produtora, no exercício dassuas actividades de gestão.

ARQUIVO INTERMÉDIOServiço encarregado da conservação e comunicação de documentos dearquivo de consulta esporádica pela entidade produtora, no exercício dassuas actividades de gestão.

ARQUIVO DEFINITIVOServiço encarregado da conservação permanente e comunicação de docu-

mentos em arquivo, em princípio já não consultados pela entidade pro-dutora, previamente seleccionados em função do seu valor secundário.

O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valorprimário perdura por tempo indeterminado (por exemplo algumas séries dosarquivos notariais).

AUTO DE ELIMINAÇÃOActo, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de elimi-nação, ou seja, de destruição de documentos de arquivo que, na avaliação,foram considerados sem valor secundário que justifique a sua conservaçãopermanente.

AUTO DE ENTREGAActo, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo


de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assina-do pelas partes envolvidas no momento da entrega de material.

AVALIAÇÃODeterminação dos valores primário e secundário dos documentos de um

arquivo, com vista à fixação dos prazos de conservação em fase activa esemi-activa, e do destino final (conservação permanente em arquivo defin-tivo ou eliminação)

A avaliação deve basear-se na consideração das funções dos docu-mentos (função de prova legal, financeira e/ou administrativa, função detestemunho patrimonial) e das relações entre uns e outos. O estado deorganização e conservação também deve ser considerado.

CICLO VITALCiclo de vida dos documentos de arquivo. Evolui em três idades ou fases:fase activa, fase semi-activa e fase inactiva.

CLASSIFICAÇÃOProcesso intelectual que permite analisar e determinar a que actividadeestá ligado um documento, escolher a classe sobre a qual o classifica eatribuir o código de classificação que permitirá recuperá-lo posteriormente.

CODIFICAÇÃOProcedimento que consiste em inscrever um código numérico completonum documento a fim de responder a uma necessidade de identificaçãosistemática.

COLECÇÃOConjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em funçãode qualquer característica comum. Unidade arquivística constituída por umconjunto de documentos do mesmo arquivo organizada para efeitos dereferência.

COTACódigo numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidadede instalação e/ou documento, para efeitos de instalação definitiva, orde-nação e recuperação da informação.

COTAÇÃOOperação que consiste em atribuir uma cota a cada documento ouunidade de instalação.

DOCUMENTO DE ARQUIVODocumento produzido a fim de provar ou informar um procedimentoadministrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista fun-cional.


DOCUMENTO ACTIVODocumento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais peloque devem ser conservados junto dos utilizadores.

DOCUMENTO CONFIDENCIALDocumento sujeito a restrições de comunicabilidade.

DOCUMENTO INACTIVODocumento que já não é utilizado com fins administrativos ou legais: aque-les que podem ser destruídos ou conservados logo que tenham valorhistórico ou de pesquisa.

DOCUMENTO SEMI-ACTIVODocumento que é ocasionalmente utilizado com fins administrativos oulegais, deve ser conservado num depósito de arquivo intermédio.

DOSSIERUnidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidoscom o fim de informar sobre uma decisão pontual.

FASE ACTIVAPrimeira fase do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qualo documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora,para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo cor-rente.

FASE INACTIVATerceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixoude ser utilizado pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivarama sua criação deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valorsecundário que justifique a sua conservação permanente. Corresponde aoarquivo histórico.

FASE SEMI-ACTIVASegunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qualo documento é ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para finsadministrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermédio.

FUNDOConjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos porum organismo no exercício da sua actividade. É a mais ampla unidadearquivística.

GUIA DE REMESSARelação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela enti-dade que remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser utiliza-da como instrumento de descrição documental.


PLANO DE CLASSIFICAÇÃODocumento que regista o sistema de classes concebido para a organi-zação de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação,nomeadamente no âmbito das classes e à ordenação das unidadesabrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de umarquivo.

PRAZO DE CONSERVAÇÃOPeríodo de tempo fixado na tabela de selecção para a conservação dosdocumentos de arquivo em fase activa e semi-activa.

PROCESSOUnidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentesa qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria,normalmente regulamentada.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICOInstrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documen-tos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção,a eliminação, as remessas e a substituição de suporte.

SÉRIEUnidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simplesou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com o sistema de recuperação da informação.

SUBSÉRIEParte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mes-mas fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de umassunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigênciasde acondicionamento e/ou preservação próprias.

TIPOLOGIA DOCUMENTALConjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acor-do com as funções a que se destina.

UNIDADE ARQUIVÍSTICADocumento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo(processo, colecção, dossier, série/subsérie, classe/subclasse, fundo).Estes conjuntos resultam da organização dada ao arquivo pela entidadeprodutora.

UNIDADE DE INSTALAÇÃOUnidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidadesarquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes,bobinas, cassetes, etc.)


VALOR ARQUIVÍSTICOValor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística,para efeitos de conservação permanente. Resulta do seu valor primárioe/ou da relevância do seu valor secundário.

VALOR PRIMÁRIOValor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente rela-cionado com as razões que estiveram na origem da sua criação, cumprirfunções de prova administrativa, legal ou financeira.

VALOR SECUNDÁRIOValor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservaçãopermanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins deinvestigação, na medida em que possam assumir funções de testemunhopara a preservação da memória colectiva.


Legislação, normas e resoluções aplicáveis à função arquivo


Legislação, normas e resoluções aplicáveis àfunção arquivo

Para organizar arquivos há que ter em atenção a legislação existente refe-rente ao assunto, bem como as normas estabelecidas para o efeito. Assimsendo, segue-se um elenco onde figuram as mais importantes.

LegislaçãoA legislação sobre os arquivos portugueses ainda se encontra dispersa porvários diplomas, dos quais salientamos aqui os principais instrumentoslegais em vigor.

Bases da política e do regime de protecção e valorização do patrimónioculturalLei nº 107/2001, de 30 de Agosto de 2001, publicada no Diário daRepública nº 209, Série I . A, de 8 de Setembro de 2001. Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização dopatrimónio cultural, pp.5808-5829. Para além das disposições genéricas sobre o Património CulturalPortuguês, tem particular relevância para as áreas de arquivo o dispostono Título VII . Dos regimes especiais de protecção e valorização dos bensculturais, e em especial o Capítulo III . Do Património Arquivístico, artigos 80 a 83.

Regime geral dos arquivos e do património arquivísticoDecreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Diário da Repúblicanº 19, Série I . A, de 23 de Janeiro de 1993 .Estabelece o regime geral de arquivos e património arquivístico, pp.264-270. Tem como objectivo disciplinar normativamente a valorização, inven-tariação e preservação dos bens arquivísticos considerados parte inte-grante da cultura portuguesa.

Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do TomboDecreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março, publicado no Diário daRepública nº 67, Série I, de 20 de Março de 1997 .

Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, pp.1276-1283. Define as competências do organismo coordenador da políticaarquivística nacional e dos vários serviços dependentes.

Regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas PúblicasDecreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril, publicado no Diário da Repúblicanº78, Série I, de 5 de Abril de 1983 .Define o regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas,pp.1150-1152. Regulamenta o funcionamento dos Arquivos Distritais


definindo-lhes competências próprias na área da implementação de umapolítica arquivística nacional.

Pré-arquivagem de documentaçãoDecreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro, publicado no Diário daRepública nº 284, Série I, de 10 de Dezembro de 1988 . Regula a pré-arquivagem de documentação. Revoga o Decreto-Lei nº29/72, de 24 de Janeiro, pp. 4885. Enquadramento global para a definiçãode políticas arquivísticas na área da avaliação, selecção e eliminação dedocumentos e obriga à reformulação das portarias publicas ao abrigo doDecreto-Lei nº 29/72, de 24 de Janeiro.

Gestão de documentosDecreto-Lei nº 121/92, de 2 de Julho, publicado no Diário da República nº150, Série I - A, de 2 de Julho de 1992 . Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursoshumanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços deadministração directa e indirecta do Estado, pp. 3146-3147.

Lei orgânica do Conselho Superior de ArquivosDecreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, publicado no Diário daRepública nº 271, Série I-A, de 23 de Novembro de 1998. Aprova a Lei orgânica do Conselho Superior de Arquivos, pp. 6363-6364.

Regime geral das incorporaçõesDecreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março, publicado no Diário da Repúblican.º 53, Série I-A, de 3 de Março de 2004.Define o regime geral das incorporações da documentação de valor per-manente em arquivos públicos.

Portarias de gestão de documentosLista de Portarias publicadas ao abrigo do Decreto-lei nº 447/88, de 10 deDezembro.


Normas

Algumas das Normas Portuguesas (NPs) mais relevantes no domínio dainformação e documentação, que podem ser adquiridas no InstitutoPortuguês da Qualidade.NP 5:1992 (3ª Edição) 12 p.C 70 /CT 7 Ofício ou carta Formato A4. Apresentação da primeira página. NP 24:1973 (1ª Edição) 5 p.C 60 /CT 6 Caixas, pastas e capas de arquivo NP 61:1987 (3ª Edição) 9 p. C 70 /CT 7 Documentação. Sinais de correcções dactilográficas ou tipográficas NP 113:1989 (3ª Edição) 6 p.C 70 /CT 7 Documentação. Divisões de um documento escrito. Numeração progressivaNP 138:1986 (3ª Edição) 3 p.C 70 /CT 7 Documentação. Legenda bibliográfica NP 405-1:1994 (1ª Edição) 44 p.C 70 /CT 7 Informação e documentação. Referências bibliográficas: Documentosimpressos NP 405-2:1998 (1ª Edição) 27 p.C 70 /CT 7 Informação e documentação. Referências bibliográficas. Parte 2: Materiaisnão livro NP 417:1993 (2ª Edição) 4 p.C 70 /CT 7 Documentação. Sumário de publicações periódicas NP 418:1988 (2ª Edição) 17 p.C 70 /CT 7 Documentação. Resumos analíticos para publicações e documentação NP 419:1995 (2ª Edição) 9 p.C 70 /CT 7 Documentação. Apresentação de artigos em publicações periódicas e outraspublicações em série NP 738:1986 (2ª Edição) 4 p.C 70 /CT 7 Documentação. Folha de título de publicações não periódicas NP 2021:1989 (1ª Edição) 9 p.C 70 /CT 7 Documentação. Formato de dados para permuta de informação bibliográ-fica em banda magnética NP 2022:1986 (1ª Edição) 5 p.


C 70 /CT 7 Documentação. Numeração internacional normalizada de livros (ISBN) NP 2023:1986 (1ª Edição) 5 p.C 70 /CT 7 Documentação Numeração internacional normalizada das publicações emsérie (ISSN) NP 2434:1987 (1ª Edição) 5 p.C 70 /CT 7 Documentação. Carácter tipográfico convencional ISO para ensaios delegibilidade. (Carácter ISO) NP 3003-16:1991 (1ª Edição) 18 p.C 1130/CT 113Computadores e tratamento da informação. Vocabulário.Parte 16: Teoria da informação NP 3193:1987 (1ª Edição) 6 p.C 70 /CT 7 Documentação. Títulos de lombada de livros e outras publicações NP 3388:1993 (1ª Edição) 9 p.C 70 /CT 7 Documentação. Sumários analíticos nas publicações em série NP 3680:1989 (1ª Edição) 78 p.C 70 /CT 7 Documentação. Descrição e referências bibliográficas. Abreviaturas depalavras típicas NP 3715:1989 (1ª Edição) 10 p.C 70 /CT 7 Documentação. Método para a análise de documentos, determinação doseu conteúdo e selecção de termos de indexação NP 4036:1992 (1ª Edição) 54 p.C 70 /CT 7 Documentação. Tesauros monolingues: Directivas para a sua construção edesenvolvimento NP 4285-1:1998 (1ª Edição) 10 p.C 70 /CT 7 Informação e documentação. Vocabulário. Parte 1: Documentos audiovi-suais NP 4285-2:1999 (1ª Edição) 17 p.C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 2: Documentos icónicos NP 4285-3:2000 (1ª Edição) 23 p.C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 3: Aquisição, identificaçãoe análise de documentos e de dados NP 4285-4:2000 (1ª Edição) 20 p.C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 4: Linguagens documen-tais


NP EN 28601:1996 (1ª Edição 24 p.C 70/CT 7Dados e formatos de troca. Troca de informação.Representação de datas e horasCorrespondência: EN 28601:1992 IDTNP EN 29004-2:1994 (1ª Edição) 29 p.C 800/CT 80Gestão da qualidade e elementos do sistema de qualidade Parte 2: Linhas de orientação para serviços (ISO 9004-2:1991)Correspondência: EN 29004-2:1993 IDTNP EN ISO 9000:2000 (2ª Edição) 39 p.C 800/CT 80Sistemas de gestão da qualidade Fundamentos e vocabulário (ISO9000:2000)Correspondência: EN ISSO 9000:2000 IDT


ResoluçõesO Conselho Superior de Arquivos (CSA) é um órgão colegial com funçõesconsultivas, criado por Decreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, quedepende directamente do Ministro da Cultura.

RecomendaçõesO CSA aprovou já as seguintes recomendações:

Privatizações e Património Arquivístico Gestão de Documentos Para a Concepção e Planeamento da Rede Nacional de Arquivos A Formação Profissional dos Técnicos de Arquivo Arquivos Audiovisuais, Fonográficos e Fotográficos Diagnóstico à Situação dos Arquivos da Administração Central


Bibliografia


Bibliografia

ALBERCH i FUGUERAS; Ramon, BOIX LLONCH, Lurdes; NAVARROSASTRE, Natália e VELA PALOMARES, Susana. Archivos y cultura:manual de dinamización. Gijón, Trea. 2001.

ALVES; Ivone [et al]. Dicionário de Terminología Arquívistica. Lisboa,Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. 1993.

CARDINAL, Louis. Les instruments de recherche pour les archives.Quebec, Documentor. 1984.

CORTES ALONSO, Vicenta. Documentación y Documentos. Prólogo deLuis Sánchez Belda. Madrid, Subdirección Generalde Archivos. 1980.

CRUZ MUNDET, José Rámón. Manual de Archivística. Madrid. FundaciónGermán Sánchez Ruipérez. 2001.

CUNNINGHAM, Adrian, A Alma e a Consciência do Arquivista: Reflexõessobre o Poder, a Paixão e o Positivismo de uma Profissão Missionária, inCadernos BAD, nº2. Lisboa, 2003.

GONÇALVES, Carlos César Correia. Algumas Considerações para orien-tar a Organização do Arquivo: o equipamento de arquivo: qualidades de umbom arquivo. Lisboa, COCITE. 1999.

OROZCO, Eduardo. Estado actual dei profesional de la información(Panel), Ciencias de la Información, Cuba, 27(4), Dic. 1996.

PEIXOTO, António Maranhão, Os Arquivos Municipais e a Administração:Perspectivas e desafios. Actas do IV Congresso Nacional de Bibliotecários,Arquivistas e Documentalistas, Loulé, 1997.

PENTEADO, Pedro, Serviço de Referência em Arquivos definitivos, inCadernos BAD, nº2. Lisboa, 1995.

PIAZZALI, Luis F. Manual prático sobre técnicas archivísticas. Prólogo dePablo Agutín Mercado. Buenos Aires. Editorial Asociatión ArchivísticaArgentina. 1982.

REAL, Manuel Luís, A Rede Nacional de Arquivos: um desafio no séculoXXI, in Cadernos BAD, nº1. Lisboa, 2004.

REVISTA de la Unesco de ciencia de la información, bilbiotecologia yarchivologia. Paris. Unesco, 1978-82.


organizaçao e técnicas_de_arquivo

Education