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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU
GESTIÓN EN MERCADEO
NELSON CADENA SANCHEZ
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
BIENVENIDOS
OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL: Aplicar los conocimientos adquiridos en la
vida laboral y empresarial de los participantes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Orientar en todo lo relacionado con la
organización de eventos.Instruir en las fases de la organización de
eventos.Capacitar a los asistentes en los factores
generales de la organización de eventos.
CONTEXTUALIZACION La Organización de eventos es una
actividad muy importante en la generación de ingresos y divisas en el
país y en el mundo entero para las empresas y las personas dedicadas a
éste segmento del Sector Turismo, que cada día posee más tecnología,
innovación y creatividad en todo tipo de certámenes de acuerdo a las exigencias
de los clientes.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CONDUCTA DE ENTRADA¿Que entiende por evento?
¿En que situaciones de la vida diaria se organizan los eventos?
¿Cómo se podrían realizar eventos exitosos en Colombia?
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
• La Organización de Eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
• Algunas de las tareas que incluye la Organización de un Evento son: realizar el
presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará
el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios
gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
TURISMO DE CONVENCIONES
DEFINICIONES
• TURISMO: Es el desplazamiento transitorio de la persona, de su lugar de vivienda a otro lugar diferente, con
un fin determinado.
TURISMO DE CONVENCIONES
TURISMO
TURISMO DE CONVENCIONES
• CONVENCIÓN: Es la reunión de varias personas con intereses o fines
comunes.
TURISMO DE CONVENCIONES
• TURISMO TÉCNICO: Tipo de turismo suscitado por las sociedades industriales, consistente en la
realización de viajes para visitar fábricas, centros industriales y otros sitios producto del adelanto técnico y
científico.
TURISMO DE CONVENCIONES
TURISMO TÉCNICO
TURISMO DE CONVENCIONES
• TURISMO DE CONVENCIONES: Es un movimiento humano ocasionado por
factores de cultura, capacitación, actualización profesional, deportes y
actividades específicas de grupo. Dentro de éste turismo se consideran los grupos que forman los Congresos,
Conferencias, Simposios, Seminarios, Actividades deportivas, etc.
TURISMO DE CONVENCIONES
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS• HISTORIA
• IMPERIO ROMANO
• LA REPÚBLICA: Sistema para gobernar los Estados
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS• HISTORIA
• SENADO ROMANO• CONGRESO: Grupo de personas que se reúnen para
solucionar los problemas del Estado y crear leyes.
EVENTO
• SUCESO• ACONTECIMIENTO• HECHO• IMPREVISTO• CIRCUNSTANCIA
FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS
• MEDIO PARA CONDUCIR LOS NEGOCIOS
• TRANSMITIR NUEVA INFORMACIÓN
• INTERCAMBIO DE IDEAS Y EXPERIENCIAS
• VINCULOS Y REDES DE INTERCAMBIO
• CIRCUNSTANCIAS
FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS
FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS
RAZONES QUE JUSTIFICAN LOS EVENTOS
• INTERCAMBIO DE IDEAS, PROBLEMAS,RESOLUCIONES
• AGRUPACIÓN DE PERSONAS• ENSEÑANZA Y CAPACITACIÓN• DESARROLLO DE IDEAS• OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN• RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS• EXPRESIÓN DE SENTIMIENTOS• PLANEACIÓN DEL FUTURO• OPORTUNIDAD DE FESTEJAR
RAZONES QUE NO JUSTIFICAN LOS EVENTOS
• PRACTICAS RUTINARIAS• AGRUPACIÓN DE PERSONAS• EXPLICACIÓN DE HECHOS• ESTIMULACIÓN DE LA
COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL
• ESTABLECIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA
MERCADO TURÍSTICO• El Mercado turístico es el lugar
o área geográfica donde se realiza una venta.
• El fomento turístico tiene una sustentación jurídica y normativa.
• Los prestadores de servicio turístico son personas naturales o jurídicas como: Hoteles, alojamientos, restaurantes, bares, centros de convenciones, cabarets, etc.
MERCADO TURÍSTICO• Los servicios turísticos son un
conjunto de bienes que forman parte del mercado turístico, que generan unas características y unas necesidades propias.
• La venta de cualquier producto turístico debe tomarse en cuenta la oferta y la demanda, que son los elementos que determinan el mercado turístico, el cual debe disponer de instalaciones, servicios, equipo para planear, organizar y ofrecer atractivos turísticos a la población demandante.
MERCADO TURÍSTICOCAUSAS QUE INDUCEN AL TURISTA:• Turismo de congresos y
convenciones• Turismo de negocios y compras• Turismo de aventura• Turismo religioso• Turismo cultural• Turismo científico• Turismo gastronómico• Turismo estudiantil• Turismo de salud• Otros
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE
EVENTOS:• AGENCIAS DE VIAJES
• OFICINAS DE CONVENCIONES• CENTROS DE CONVENCIONES• OPERADOR PROFESIONAL DE
CONGRESOS – OPC• DIRECTOR DE CONGRESOS
• COORDINADOR DE EVENTOS• CENTRO EVENTOS
• CASA DE BANQUETES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• AGENCIAS DE VIAJES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
AGENCIAS DE VIAJESFUNCIONES:
• GENERACIÓN DE DIVISAS• EMPLEOS
• IMPUESTOS TRIBUTARIOS• MEJORAMIENTO DE CONDICIONES DE VIDA
• AUMENTO DE INDICES DE OCUPACIÓN• MANEJO DE TEMPORADAS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
AGENCIAS DE VIAJESFUNCIONES:
• ORGANIZACIÓN DE VIAJES: PLACER, NEGOCIOS, DEPORTES, RELIGIÓN, SALUD, ETC.
• ORGANIZACIÓN DE REUNIONES: CONVENCIONES, CONGRESOS, PEREGRINACIONES, FESTIVALES.
• PROGRAMACIÓN DE VACACIONES• COORDINACIÓN DE INVESTIGACIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• AGENCIAS DE VIAJES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• OFICINAS DE CONVENCIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
OFICINAS DE CONVENCIONESFUNCIONES:
• ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL DE EVENTOS
• APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN• SERVICIOS A GRANDES GRUPOS
• PROMOCIÓN DE CIUDADES• POSICIONAMIENTO DE FERIAS, CONVENCIONES Y
CONGRESOS
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• OFICINAS DE CONVENCIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CENTROS DE CONVENCIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
CENTROS DE CONVENCIONESFUNCIONES:
• PLANEACIÓN DE EVENTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
• SERVICIO INTEGRAL DE CERTAMENES• DIVERSIDAD PARA SEGMENTOS DEL MERCADO
• ADAPTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA• ESPECIALIZACIÓN EN CONGRESOS Y
CONVENCIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CENTROS DE CONVENCIONES
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOSFUNCIONES:
• ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Y EVALUACIÓN DE CONGRESOS
• APLICACIÓN PROMOCIÓN DE CIUDADES• POSICIONAMIENTO DE FERIAS, CONVENCIONES Y
CONGRESOS • VENTA DE MUESTRA COMERCIAL
• CONSECUCIÓN DE SPONSOR Y PATROCIONIOS• LOGISTICA, COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• DIRECTOR DE CONGRESOS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• DIRECTOR DE CONGRESOS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• COORDINADOR DE EVENTOS
EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• COORDINADOR DE EVENTOS
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CENTRO DE EVENTOS
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CENTRO DE EVENTOS
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CASA DE BANQUETES
MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:
• CASA DE BANQUETES
INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA
INFRAESTRUCTURA PARA EVENTOS:
• SERVICIOS PÚBLICOS• LOCACIONES
• ATRACTIVOS TURÍSTICOS• VIAS DE ACCESO
INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA
ESTRUCTURA PARA EVENTOS:• ORGANIZADORES PROFESIONALES DE
CONGRESOS• SERVICIOS PUBLICITARIOS
• GUÍAS DE TURISMO• MEDIOS DE COMUNICACIÓN
• TIPOGRAFÍAS – EDITORIALES: IMPRESOS• SUMINISTROS PARA EXPOSICIONES
• INTERPRETES Y TRADUCCIÓN
INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA
ESTRUCTURA PARA EVENTOS:
• SERVICIOS DE PERSONAL• SUMINISTROS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
• SERVICIOS DE TRANSPORTE• LINEAS AÉREAS
• SERVICIOS RECREATIVOS
TIPOLOGÍA DE LAS REUNIONES
CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES:
• REUNIONES NACIONALES: Aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de las
fronteras de un país.• REUNIONES INTERNACIONALES: Aquellas que
se promocionan y se comercializan más allá de las fronteras de un país.
• REUNIONES REGIONALES: Aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de una
región. Pueden ser Nacionales e internacionales.
TIPOLOGÍA DE LAS REUNIONES
CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES:
• REUNIONES DELIBERATIVAS: Aquellas donde se deciden o gestionan las políticas de las
Organizaciones de Poder. Ejemplo: Conferencia, Asamblea General.
• REUNIONES NO DELIBERATIVAS: Aquellas que se organizan con fines de formación y/o información,
intercambio de información y conocimientos.
ETAPAS O FASES DE LOS EVENTOS
PLANEACIÓN:Determinación de los parámetros fundamentales que
guiaran el trabajo de Organización• ¿Qué se va a hacer?
• ¿Porqué se va a hacer?• ¿Para quienes se va a hacer?
• ¿Cúando se va a hacer?• ¿Dónde se va a hacer?• ¿Cómo se va a hacer?• ¿Cúanto va a costar?
ETAPAS O FASES DE LOS EVENTOS
ORGANIZACIÓN:Ordenamiento coordinado de todos los elementos que
van a hacer parte del Evento, de tal manera que se puedan ejecutar en el momento de la operación.
ETAPAS O FASES DE LOS EVENTOS
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN:
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS:• ¿Qué se va a hacer? = Tipo de reunión
OBJETIVOS:• Específicos del evento• Implícitos del evento
ORGANIZADOR OFICIAL – ORGANIZADOR PROFESIONAL
BIBLIOGRAFIA • Organización de Eventos y Congresos. Edgar
Blanco Rozo. Ediciones Universidad Externado de Colombia. Edición 1993.
• Congresos y Convenciones. Pablo Cruz Gómez y María Lourdes Salva V. Editorial Diana.
• Organización de Convenciones, Congresos y Seminarios. Juan Manuel Buendía. Editorial Trillas.
• Eventos. Guía Práctica para su planeación y ejecución. Alicia Richero. Editorial Trillas.
• Memorias cursos. Nelson Cadena Sánchez.
CIBERGRAFIA
• www.wikipedia.org