organizarea evenimentelor andreea marc
TRANSCRIPT
Organizarea evenimentelor
Andreea Marc
Calculația costurilor
Nu doar idei frumoase
Calculația costurilor
1.Pre-calculația
2.Calculația intermediară
3.Calculația ulterioară
Cât costă un eveniment?
Tipuri de costuri
Cheltuieli de producție
Cheltuieli unitare servicii
externe
Cheltuieli cu proiectarea
Costurile de producție
Costuri unitare privind
personalul
Costuri unitare directe
Costuri indirecte
Costuri de producție
Cheltuieli unitare pentru servicii externalizate
Cheltuielile unitare pentru servicii
externalizate sunt toate costurile ale căror
prestări nu sunt nici realizate nici
calculate de organizator.
Cât costă un eveniment?
Costuri preliminareConceptul Textele, grafica, vizualizarea, construcția-
prototip, studierea, costurile pentru călătoria pregătitoare, materialul;
Delegarea externă Onorariul agenției;
Managementul participanților Schițarea, tipărirea, confecționarea și trimiterea invitaților; linie verde telefonică; pagina web a evenimentului;
Comunicarea PR-ul evenimentului; publicitatea evenimentului;
Cheltuieli administrative Telefon, fax;
Onorarii pentru liber profesioniști Prestațiile creative; consilierea; planificarea; coordonarea.
Costurile preliminare
Manifestația Costurile pentru locul de desfășurare
Chiria, montarea și demontarea materialelor, timpul pentru probe, cheltuielile auxiliare, cheltuielile cu energia, mobilarea, curățenia, paza, serviciul medical, siguranța;
Accesul Aprovizionarea și salubrizarea;
Curent electric, apă și canalizare Dispozitivul producător de curent electric, instalația de încălzire sau de aer condiționat, accesul la circuit;
Scena Construcția scenei, imaginea scenei și decorarea spațiului;
Sonorizarea Instalația de sunet, microfonia, monitorizarea, fundalul sonor;
Iluminarea Lumina de pe scenă, efectele luminoase, lumina sălii, iluminarea exteriorului, lumina de siguranță.
Costurile cu execuția
Manifestația Susținerea speakerului
Prompterul, monitorul de imagine și monitorul de sunet;
Efectele Laser, artificii etc.;
Tehnica proiecției (mijloacele de comunicare) Video cu proiectare și ecran, boxe, monitoare;
Expunerea Mijloace de prezentare, sistem de expunere, etichetare;
Dotarea Costumele, recuzita, mobilă.
Costurile cu execuția
Punerea în scenăOnorariile pentru punerea în scenă
Regia, dramaturgia, coregrafia, scenografia;
Artistul/Acțiunea Onorariul pentru artist, moderator, referent;
Cheltuielile auxiliare cu artiștii Casa socială a artiștilor, ”Impozitul pentru străini”;
Altele Modelatorul de măști, stilistul;
Managementul artiștilor Îndrumarea (coordonarea), călătoria și transbordările, cazarea, cateringul, garderoba;
Dreptul de autor Onorariile autorilor și a agențiilor.
Costurile cu execuția
Producția cu ajutorul mijloacelor de comunicare
Video
Scenariul și regia, filmările cu echipa de cameramani, actorii/purtătorii de cuvânt, materialul de stocare, montajul, materialeul, graficele, altele;
Diapozitivele Retroproiectarea;
Multimedia Video și diapozitive
Panourile Design, text, operator;
Costurile cu execuția
Taxele Aprobările pentru spațiu și construcții, modificarea orelor de închidere a locurilor publice, aprobarea pentru sunet și purtătorii de sunet;
Impozitele Plata impozitelor pentru avantajele oferite, impozitul de cifra de afaceri;
Catering Participanții și personalul, mâncărurile și băutura, vesela, tacâmurile, fețele de masă, decorarea meselor, personalul, curățenia, depozitarea, salubrizarea, infrastructura;
Managementul oaspeților Etichetele cu nume, suporturile, suvenirurile, ghizii, îmbrăcămintea de serviciu, sosirea și plecarea, transferurile, găzduirea, grija pentru participanți;
Securitatea Controlul accesului, protecția persoanelor;
Asigurările Răspunderea civilă a organizatorului, asigurarea pentru echipamente și accidente, asigurările de sănătate.
Costurile cu execuția
Documentația Video sau foto, post-producția, prelucrarea ulterioară și multiplicarea, confecționarea și trimiterea;
Comunicarea Indicatoare, steaguri, aparate emisie-recepție;
Managementul personalului Cheltuielile cu personalul, asigurările, impozitele, taxele, permisul de muncă, îmbrăcămintea, sosirea, plecarea, cazarea, transportul;
Transporturile Tehnica, recuzita, decorul, expoziția, materialul, vămuirea;
Evaluarea și controlul succesului Chestionarea, evaluarea, documentația, follow-up, cadoul;
Costuri cu finanțarea Creditele, garanția bancară
Costurile cu execuția
Costurile ulterioare
Alte costuri
Planificarea și organizarea
Planificarea și organizarea
Organigrama
Lista de contacte
Clienții
Conceptul
Protocolul
Sarcinile
Desfășurarea
Planurile
Finanțele
Mecanismele
Managerul de proiect
Planificarea și organizarea
Planificarea și organizarea
Fluxul cronologic al desfășurării unui evenimentÎnceputul proiectului Comanda pentru concept
Sarcina 1 Elaborarea conceptului
Sarcina 2 Pregătirea prezentării
Termenul A Proba generală în agenție
Termenul B Prezentarea în fața comitentului
Termenul C Rebriefingul
Borna kilometrică 1 Repartizarea sarcinilor pe tipuri de activități
Sarcina 3 Transpunerea în practică
Termenul D Discutarea aplicării
Termenul E Introducerea garanției
Sarcina 4 Edificarea și recepția
Borna kilometrică 2 Manifestația
Sarcina 5 Demontarea și preluarea
Sarcina 6 Decontarea
Finalul proiectului Discuția finală
Informarea și documentarea
Matricea Eisenhower
ImportantMai puțin important
Urgent
Mai puțin urgent
A. Fă imediat! B. Deleagă
C. Planifică D. Uită!
Lista de verificareNr. DL DE MECANISM MISIUNE PRIO FURNIZOR DATA PLĂȚI
1 02.01 AM Agenția Distribuirea sarcinilor către mecanisme
A 02.01
2 05.01 Client Locația Avansul pentru chiria locației B Sală conferințe 30.12 4.250/5.950
3 05.01 Client Hotelul Avansul pentru serviciile hoteliere și de catering
B Hotel Capitol 02.01 22.500/182.980
4 15.02 AM Programul Transformarea opțiunii în contracte pentru artiști
A Agenția Zauberland
15.02
5 15.02 AM/CLIENT
Catering Lista cu mâncare și băutură C Firma de catering
12.02
6 28.02 AM Hotelul Rezervare hotel VIP-uri A Hotel Select
7 01.03 Client Invitația Conținutul și aspectul invitației
B Agenția de publicitate
8 28.03 AM Echipa Discutarea intervenției A
9 29.03 AM Tehnica, scena, decorarea
Ziua construirii 1 - edificarea A Decorator și constructor
10 30.03 AM Tehnica, scena, decorarea
Ziua construirii 2 – recepția, proba
A Tehnica, dansatorii
11 31.03 AM Tehnica, scena, decorarea
Ziua probei A Tehnica, dansatorii
Planul regizoralDe la Până la Durată Program Locație Acțiune Sonorizare Lumină Mijloace
com.Catering
08:00 09:00 1 oră Sosirea participanților
09:00 09:30 30 min Socializare Foaier Trio Jazz Atmosferă primire
Microfonie, HOF
Întâmpinare cu șampanie
09:30 09:45 15 min Primirea participanților
Sală Situația de primire
Muzică ambientală
Atmosferă primire
Trailer 1
09:45 09:50 5 min Inaugurarea Sală Show De la video Atmosferă 1-12
Trailer 2 Pregătire pauză cafea
09:50 10:00 10 min Salutul Sală CEO, Dr. Fitescu
Clip-mikro Atmosferă 13
Graficele 1-6
10:00 10:02 2 min Moderarea Sală Tina Runtraru
Căști
10:02 10:10 8 min Desfășurarea Sală Future-dance
Atmosferă 14-20
Trailer 3
Scenariul
Locația Momentul Moderarea
Sală 09:15 Dr. George Florescu: ”Bună dimineața! Vă salut cordial din partea firmei OXO. Va fi o zi captivantă!”
Afiș 1 Privire generală asupra programului. ”Permiteți-mi să nu intru în detalii ... Vă doresc o zi plină de învățături utile și plină dispoziție. Acum predau legătura moderatoarei Tina Runtraru”.
10:00 Tina Runtraru: ”Mulțumesc domnule Florescu. Bine ați venit și din partea mea. Totuși, înainte de a mă referi la subiect, vă invit împreună cu mine la o călătorie fantastică în viitor”.
10:02 Dans
Concluzii
Nu realizați niciodată bugetul de unul singur!
Realizați bugetul ținând cont de toate detaliile evenimentului!
Luați în vedere riscurile evenimentului și faceți rezerve de siguranță!
Analizați-vă resursele proprii și stabiliți serviciile proprii și cele externalizate!
Gândiți-vă tot timpul cum puteți câștiga bani din acel eveniment!
Concluzii
O jumătate de oră de planificare salvează o viață de haos!
Împărțiți proiectul în pași mici și expliciți!
Împărțiți sarcinile și coordonați echipa!
Stabiliți-vă prioritățile în funcție de importanță și urgență!
Verificați tot timpul respectarea planificării activităților și a termenelor-limită
Spor la organizat cât mai multe evenimente
de succes!