Organization structure and change

Download Organization structure and change

Post on 24-May-2015

2.807 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. Organization Structure and Change KELOMPOK 5</li></ul><p> 2. KELOMPOK 5: Levina Wijayanti (1401127754)Dimas Radito SuryoNur AiniMega Ayu KartikaFathdilla SirtioksiltayuriFebriana MarchaAnnisa MasturohRisca Amalia ShadrinaKartika Ayu Fitriani 3. PENGORGANISASIANadalah proses mengusahakan hubungan-hubungan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja samasecara efisien dan dengan demikianmemperoleh kepuasan pribadi dalammelaksanakan tugas tertentu, dalam kondisilingkungan tertentu guna mencapai tujuantertentu. 4. Struktur OrganisasiAdalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yangada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapaitujuan. Struktur organisasi merupakan susunan pembagian tugas secaraformal pada sebuah organisasi Struktur Organisasi merupakan hasil dari pengorganisasian Desain OrganisasiKeputusan manajemen dan tindakan yang dihasilkan pada suatustruktur organisasi. 5. 6 Elemen kunci dalam mendesain struktur : Spesialisasi Pekerjaan Departementalisasi Rantai Komando (Chain of Command) Rentang Kendali (Span of Control) Sentralisasi &amp; Desentralisasi Formalisasi 6. Spesialisasi PekerjaanMerupakan pembagian kerja berdasarkan pada keahlian atauketrampilan khusus.Agar tujuan yang ingin dicapai kelompok terlaksana maka setiapanggota harus melakukan aktifitas dengan porsi masing-masing.Adanya kejelasan dalam pembagian tugas akan memperjelaswewenang dan pertanggungjawaban juga keefektifan jalannya sebuahorganisasi 7. Contoh :Henry Ford mengalami kesuksesan luar biasa dengan membuatmobil di sebuah lini perakitan. Setiap pekerjanya mengerjakan satupekerjaan yang spesifik dan berulang-ulang, misalnya seseoranghanya memasang roda, yang lainnya hanya memasang pintu. Fordmemperlihatkan bahwa suatu pekerjaan dapat dikerjakan secaralebih efektif jika karyawan dibiarkan untuk mengkhususkan diri. 8. DepartementalisasiDepartementalisasi adalah pengelompokan pekerjaan menjadidepartemen Aktivitas pekerjaan yang serupa secara logisberhubungan., oleh karena itu merupakan hasil keputusan manajertentantg aktivitas tadi dibagi-bagi menjadi tugas atau secara jelasnyaadalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompokpekerjaan berdasarkan kriteria tertentu. Sebagai contoh, untuk bisnisrestoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagiandapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepadapelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satudepartemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan 9. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :1. Fungsi2. Produk atau jasa3. Wilayah4. Langganan5. Proses atau peralatan6. Waktu7. Pelayanan8. Alpa numeral9. Proyek atau matriks 10. Departementalisasi FungsionalDepartementalisasi Fungsional Departentalisasi fungsional mengelompokkanfungsi fungsi yang sama atau kegiatan kegiatan sejenis untuk membentuksuatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentukyang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utamapendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dankedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemenkepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. pendekatan fungsional mempunyaiberbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutanpada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandanganlebih sempit serta kurang inofatif. 11. Departementalisasi FungsionalKelebihan : Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan karyawan/staf orang - orang dengan keahlian tertentu ditugaskan pada banyak proyek yang berbeda 3 orang - orang dengan keahlian berbeda dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagipengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis 4divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bilapara personel keluar dari proyek 5 divisi fungsional mempunyai jalur - jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahliantertentuKekurangan : Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan oleh orang yangterlibat dalam proyek Divisi fungsional cendrung berorientasi pada aktifitas yang sesuai dengan fungsinya Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek Motivasi untuk orang yang ditugaskan ke proyek cendrung lemah Proyek yang kompleks secara teknis tidak dapat dikerjakan dengan baik tanpa totalitas 12. Departementalisasi DivisionalDepartementalisasi Divisional Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagiandivisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atauperalatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemenbertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan(garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bilajenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metodapemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturkturorganisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalahpengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasiatau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. 13. Departementalisasi DivisionalKelebihan : Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagioemberian tanggapan yang cepat. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisiyang khas. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.Kekurangan : Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajerdivisi. Masalah - masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya - biayaoverhead perusahaan. Dapat menimbulkan tidak konsistenn ya kebijaksanaan antara divisi-divisi. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu. 14. Departementalisasi Proyek dan MatriksBentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipedepartementalisasi campuran (hybrid design). Kedua strukturorganisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipedepartementalisasi lainnya. Struktur proyek dalam matriksbermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikankedua tipe design fungsional dan divisional denganmenghindari kekurangan-kekurangan. 15. Departementalisasi Proyek dan MatriksKelebihan : Proyek mendapatkan perhatian secukupnya Lebih mudah untuk mendapatkan orang potensial dari setiap fungsinya Tidak ada masalah tentang nasib bagi tim proyeknya jika suatu proyek sudah selesai Tanggapan keinginan klien bisa cepat diberikan Konsistensi terhadap kebijaksanaan atau prosedur dari perusahaan induk terjaga. Distribusi sumberdaya lebih seimbang Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedangKekurangan : manajemen matrik melanggar prinsip kesatuan komando dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajerproyek sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesti kena beban, pekerjaan proyek bisa jaditerbengkalai Perpindahan sumberdaya memuat persaingan antar manajer menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi. Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan. hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal 16. Rantai Komando Rantai Komando merupakan prinsip yangmengaturgariskewenangan danpertanggungjawaban tugas-tugas, dimulai daritop, middle, hingga lower manager. Secara formal rantai komando menunjukanhirarkhi/tingkat kewenangan yang bersumberpada level tertinggi atau level terbawah. 17. Konsep-konsep yang berhubungan dengan rantaikomando1. Authority Merupakan kewenangan untuk memberikan tugas/ perintah kepada bawahan dan meminta pertanggungjawabannya sekaligus.2. Responsibility Pertanggungjawaban dari tugas-tugas yang diperintahkan oleh atasan.3. Unity of Command Prinsipnya seseorang hanya memiliki satu atasan yang memberikan perintah 18. Rentang Kendali Rentang Kendali (span of control) adalah Jumlah karyawan yangdapat diarahkan oleh seorang manager secara efisien dan efektif Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalampengorganisasian, karena berhubungan dengan pembagian kerja,koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer). Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena adanyalimits factor(keterbatasan) manusia, yaitu keterbatasan waktu,pengetahuan, kemampuan, dan perhatian. 19. Kelebihan rentang kendali yang lebih besar akan lebih efisiendalam hal biaya. Upaya ini dilakukan untuk: mengurangi biaya, meningkatkan overhead, mempercepat proses pengambilan keputusan, meningkatkan flesibilitas, menjadi lebih dekat dengan pelanggan, memberdayakan karyawan Kekurangan rentang kendali yang lebih lebar bisa mengurangikefektifan. Kinerja karyawan akan memburuk karena para penyeliatidak lagi memiliki waktu untuk memberikan kepemimpiman dandukungan yang diperlukan 20. Kelebihan rentang kendali yang kecilDengan membatasi rentang kendali, seorang manajer dapatmempertahankan kendalinya secara baik Kelemahan rentang kendali yang kecil Akan lebih mahal karena memperbanyak tingkat manajemen. Membuat komunikasi vertikal dalam organisasi lebih rumit.Sehingga memperlambat pengambulan keputusan dan cenderyngmengisolasi manajemen atas Mendorong supervisi yang terlalu ketat sehingga menghambatotonomi karyawan 21. Sentralisasi dan Desentralisasi SentralisasiMemusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecilmanajer atau yang berada di posisi puncak pada suatustruktur organisasi. Tingkat sampai sejauh manapengambilan keputusan dikonsentrasikan pada satutitik di dalam organisasi. Mencakup wewenang formal,yaitu hak yang melekat pada posisi seseorang. 22. Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalammembuat keputusan dan kebijakan kepada manajeratau orang-orang yang berada pada level bawah dalamsuatu struktur organisasi. Tindakan untuk memecahkan masalah dapat diambildengan lebih cepat, lebih membuat karyawan tidakmerasa terasingkan karena mereka membuat keputusanyang mempengaruhi kehidupan kerja mereka 23. FormalisasiFormalisasi adalah tingkatdimana pekerjaan dalamorganisasi itu dibakukan.Artinya Formalisasimenunjukkan tingginyastandardisasi ataupembakuan tugas-tugasmaupun jabatan dalam suatuorganisasi. 24. Tujuan dan Manfaat Formalisasi1. Konsistensi dan keseragaman2. Meningkatkan koordinasi3. Penghematan biaya secara ekonomisContoh:Jika organisasi mengalami pertambahan jumlah anggota yang cukupbanyak, maka pengelola organisasi akan memerlukan upaya kontrol yanglebih besar. 25. Desain Organisasi Yang Umum Struktur SederhanaStruktur sederhana,tingkat departementalisasinyarendah, rentang kendalinya lebar, wewenangnyadipusatkan dalam tangan satu orang, dan formalisasinyakecil. 26. Kelebihan dan Kelemahan Struktur SederhanaKelebihan struktur organisasi sederhana adalah : Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat Sistemnya (imbalan, pengawasan dll) tidak rumit Tidak mahalKelemahan dari struktur sederhana adalah: Cenderung berfokus pada pemilik perusahaan Kesempatan untuk peningkatan karir relatif kecil Tidak sesuai untuk organisasi yang besar 27. BirokrasiBirokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wawenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.Pada umumnya birokrasi dilakukan pada instansi yang sifatnyaadministratif maupun militer. Contohnya, kepemerintahan RI.Birokrasi pimpinan daerah kepada Mentri. 28. Birokrasi (cont..)Keunggulan birokrasi: Menjalankan kegiatan yang terstandar dengan sangat efisien Menyatukan beberapa kekhususan departemen-departemen fungsional Birokrasi berjalan cukup baik dengan manajer menengah dan bawahKelemahan birokrasi: spesialisasi bisa menimbulkan konflik-konflik subunit Ide-ide inovatif tidak sampai kepada pengambilan keputusan karena panjangnya jalurkomunikasi Kurangnya pendelegasikan kewenangan dan tugas dari atasan kepada bawahan di berbagai lini.Contohnya: Pejabat tinggi yang mestinya berorienasi strategis kebijakan, malah terjebak padaurusan operasional dan teknis. Bukan berlaku sebagai manajer, malah berperan sebagaioperator. Lebih suka bermain aman taat aturan dengan berorientasi pada proses, bukanberorientasi hasil 29. Struktur MatriksStruktur Matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.Kelebihan struktur matriks: Penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembarimemungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhanproduk. Fleksibel, pengambilan keputusan kelompok dapat dilakukan, sumber daya bisadigunakan dengan efisien.Kelemahan struktut matriks: Sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatanmereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran Karyawan memiliki atasan ganda 30. Struktur MatriksPerusahaan yang menggunakan struktur matriks ini adalah: Agen-agen periklanan Perusahaan pesawat terbang Laboratorium dan pengembangan Perusahaan konstruksi Rumah sakit Lembaga-lembaga pemerintah UniversitasKarakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkankonsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki duaatasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriksmemiliki rantai komando 31. Struktur Matriks 32. STRUKTUR TIM Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimaldua orang untuk mencapai sebuah tujuan Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubunganantara tiap bagian secara posisi yang ada padaperusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untukmencapai tujuan. Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkatsentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktrini meniadakan kendala-kendala departemental danmendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat timkerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untukmenjadi generalis sekaligus spesialis. 33. Contoh dari sebuah struktur tim:Saat ini BlackBerry sudah semakin marak dikalangan Jakarta dan sekitarnya, padahal fungsinya sama saja dengan alat komunikasi lain. Mengapa BlackBerry bisa sesukses itu? Karena mereka mempunyai sebuah struktur tim yang bagus. Dimana mereka bekerja sama, saling membantu untuk mempromosikan dan menjual barang dagangan mereka. Mereka tidak akan kehabisan akal untuk...</p>