organizator evenimente - tema 3

8/18/2019 Organizator Evenimente - Tema 3

1/23

ORGANIZATOR EVENIMENTE

CORPORATE

curs online

1


2/23

TEMA 3: Rolul agentiilor deorganizare evenimente


3/23

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia

Cuprins curs:


4/23


Definitie:

Agentiile de organizare evenimente Sunt firme cu profil local,

specializate, care dispun de expertiza şi resursele necesare

pentru a concepe şi derula organizarea de evenimente, alte

asemenea activităţi, excursii, transport şi suportul logistic

necesar.


5/23


Tipuri de actiuni organizate:

- Conferinte\ seminarii\ workshop-uri- Evenimente artistice sau servicii pentru acestea

- Evenimente de formare profesionala

- Manifestări deosebite ca şi componente ale unui eveniment mare- Excursii si teambuilding-uri participanţi

- Personal la dispoziţie în cadrul centrelor de conferinţe sau hotelurilor

- Agrement


6/23


Serviciile acestora sunt solicitate şi plătite de organizatorii evenimentului.

Agentiile colaborează cu companiile aeriene, hoteluri şi staţiuni, centre de

conferinţe sau alte firme care sunt implicate în organizarea acţiunilor specificedomeniului.

În limbajul curent, serviciile oferite de acestea sunt considerate unitar sub

.

şi activităţile oferite de o agentie de organizare evenimente unui grup de clienţi pe

o perioada limitata de timp si cunoscuta inca de la inceput.


7/23


Principalele servicii oferite

Agentiile de organizare evenimente sunt angajate de organizatoriievenimentului pentru a sugera combinaţia potrivită de resurse existente care să se

potrivească cel mai bine şi care să satisfacă scopurile acelui eveniment. În etapa

, ,

efectiv aceste servicii.

- Selecţia hotelurilor sau a locatiei de desfasurare

- Selecţia spaţiilor pt. organizarea evenimentului

- Alcătuirea unor itinerarii turistice interesante incluse in programul

evenimentului

- Conceperea unor acţiuni speciale


8/23


Principalele servicii oferite

- Producţia evenimentului

- ExcServicii de suport pentru organizarea evenimentului- Planificarea şi prestarea serviciilor de transport

- Cine la restaurant

-

- Moderatori

- Servicii pt persoane VIP

- Incentive travel


9/23


De cele mai multe ori, aceste firme se ocupă cu organizarea unor petreceri

care facilitează intercomunicarea participanţilor, pentru a marca momente

deosebite sau pentru a introduce idei sau produse noi.Un element cheie al implicării agentiilor constă în asigurarea transportului.

Serviciile de întâmpinare la aeroport „meet and greet”, transferurile la hotel,

.

Transportul rapid între hoteluri şă centrele de conferinţe, cu ocazia dineurilor

organizate sunt, de asemenea, importante.

Aceste activităţi îndeplinesc criterii de respectare a unui orar stabilit şi

comunicat participanţilor, oferirea tuturor informaţiilor suplimentare solicitate,

expertiză şi precizie.


10/23


Pe lângă excursiile opţionale, sunt asigurate turnee de golf şi tenis, pescuit,

călărie, activităţi de team-building, iar lista poate continua şi este practic f ără

sfârşit.Ofertele iniţiale formulate de agentiile de evenimente cuprind mai multe

variante , cu detalii complete privind costul şi programul acţiunii respective, iar

,

participanţilor, a caracteristicilor lor demografice şi a aşteptărilor acestora.


11/23


Structura agentiei de organizare evenimente

Spre deosebire de un hotel, centru de conferinţă, restaurant, etc, o firmăorganizatoare de evenimente nu presupune existenţa unui capital iniţial însemnat în

scopul demarării şi derulării activităţii. Sediul este ales, de regulă, în apropierea

.

faţă de aeroporturi este, de asemenea, o locaţie favorabilă, întrucât în numeroase

situaţii, agentia de organizare evenimente se ocupă de întâmpinarea participanţilor

sosiţi din diverse zone geografice.


12/23


Organigrama agentiei de organizare evenimente

Director general

Director vânzări Director operaţiunispeciale administrativ

Manager vânzări

Coordonator vânzări

Manager operaţiuniManager recrutare

salariaţiManager transport

Coordonator

evenimente speciale


13/23



Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Management şi Administraţie

• Manager general

• Şef contabil

• Asitent manager general

• Asistent manager administrativ

• Asistent cercetare


14/23



Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Vânzări şi marketing

• Director vânzări

• Director evenimente speciale

• Manager vânzări

• Coordonator vânzări

• Realizator oferte

• Analist cercetare


15/23



Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Operaţiuni şi producţie

• Director operaţiuni

• Manager operaţiuni

• Manager producţie

• Manager transport

Manager recrutare salariaţi


16/23



Angajaţii permanenţi ai firmei pot fi:Personal de teren

• Personal de întâmpinare „meet and greet”

• Manager transport

• Supervizor eveniment

• Supervizor de teren

• Manager echipamente


17/23



ATENTIE!In general personalul de teren al unei agentii de evenimente colaboreaza si cu

alte agentii de profil.

În ceea ce priveşte serviciile de transport asigurate, de regulă acestea nu au în

proprietate mijloace de transport. La fel şi în cazul elementelor de decor, echipamentelor

sonore, etc. Pentru evenimente la a căror organizare participă, aceste elemente sunt închiriate

sau achiziţionate special şi asigură managementul acestor produse şi servicii în contextul

unor evenimente de anvergură.


18/23



ATENTIE!

O caracteristică uneori îndoielnică a acestor firme este imparţialitatea în recomandarea

şi selectarea ofertanţilor locali. Plannerii de evenimente depind de agentiile de organizare

evenimente în vederea selectării celor mai potriviţi ofertanţi locali, care să se potrivească

programului şi bugetului stabilit. Atunci când agentiile se disociază dpdv financiar deofertanţii locali, atunci creşte încrederea în imparţialitatea lor. Clienţii ar trebui să fie

convinşi de faptul că agentia este interesată doar de managementul serviciilor şi operaţiunilor

pt care a fost angajată, neavând niciun fel de „aranjament financiar” cu ofertanţii locali.


19/23


Resursele DMC

Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:

• Produse. Produsele sunt prezentate sub forma unui portofoliu de servicii. Avem

în vedere serviciile logistice, între care serviciile de transport sunt cele mai

importante. La acestea se adaugă selecţia angajaţilor utilizaţi, în special a

,

cum ar fi: petreceri tematice, excursii în funcţie de profilul participanţilor,

activităţi de team-building creative. Unele fac parte din oferta standard, altele

sunt special concepute pt. eveniment. Succesul agentiei depinde intr-o măsură

însemnată, de caracteristica sa creativă şi inovatoare. În egală măsură, tendinţade a copia ofertele concurenţilor este privită cu neincredere.


20/23


Resursele DMC


• Reputa ţ ie. Caracteristica cheie a firmei constă în existenţa unui arsenal numeros

de clienţi mulţumiţi de serviciile oferite. Întrucât principalul produs oferit este

asistarea plannerului, satisfacţia clientului este cel mai potrivit indicator de

.

măsura în care ultimul eveniment organizat a fost o reuşită. O importanţă egală

are şi reputaţia acesteia în rândul oferatanţilor locali – este criticată existenţa

unor relaţii de colaborare favorabile cu ofertanţii cheie la destinaţie.


21/23


Resursele DMC


• Experien ţă. Probabil cel mai valoros avantaj al agentiei este experienţa sa în

domeniul organizării de evenimente corporate. Ţinând cont de numeroasele

provocări care apar în activitatea curentă, experienţa este profesorul cel mai

. -

învăţat din greşelile f ăcute, rata de reuşită creşte. Ţinând cont de faptul că

demararea unei asemenea afaceri nu necesită efort investiţional, experienţa este

cea care face distincţia între noii veniţi şi profesioniştii.


22/23


Resursele DMC


• Rela ţ ii. Vorbim de relaţiile cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile

din zonă, reprezentanţii autorităţii locale, jurişti locali, etc. În plus, agentia

trebuie şi să ştie cum şi când sa-şi folosească aceste relaţii.

. ,

numeroase, iar pentru a le face faţă, agentia trebuie să dispună de resursele financiare

necesare, astfel încât remedierile să fie rapide şi f ără incidente.


23/23


Resursele DMC


• Furnizori. Agentia are ca principal produs pe care îl vinde expertiza locală. În

rest, toate celelalte produse şi servicii pe care le oferă clientului le procură de la

alţi furnizori. Se doreşte ca agentia să dispună de un portofoliu valoros de firme

, ,

ofertant de aranjamente florale, de servicii şi instrumente de sonorizare, cei mai

potriviţi animatori, etc.

organizator evenimente - tema 3

Documents