organizing project team - fti.uajm.ac.id proyek/03 organizing project team.pdfyang lain dalam suatu...
TRANSCRIPT
1
Organizing Project Team
Tri Suswanto Saptadi
Dosen Teknik Informatika
Fakultas TekInfo UAJ Makassar
Mengapa Penting
Kegagalan proyek perangkat lunak banyak disebabkan oleh jeleknya komunikasi.
Membutuhkan manajemen komunikasi.
Mengefektifkan dan efisiensi pekerjaan.
Merencanakan penggunaan sumber daya secara tepat.
2
Definisi Organisasi
Sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama.
Terdiri dari: orang, tujuan, posisi, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan luar.
Kondisi Kini pada Abad 21
Teknologi terbaru.
Internet, wireless, ponsel (mobile).
Perusahaan bebas dalam mengadopsi bentuk organisasi yang diinginkannya.
TI salah satu fasilitator komunikasi worldwide.
Regulasi manager dan subordinate berubah.
3
Teori Organisasi Secara Umum
Organisasi sangat penting bagi perusahaan.
Tidak ada satu struktur organisasi yang dianggap paling benar.
Dipengaruhi oleh:
teknologi, power, politik, budaya, lingkup, sejarah, industri, kompetisi.
Pekerja terpengaruh oleh bagaimana organization disusun.
Organisasi mesti dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan market dan kompetisi.
Penjelasan Organisasi (1 dari 2)
Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
Pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
4
Penjelasan Organisasi (2 dari 2)
Teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
Struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip Dalam Organisasi
Tujuan organisasi yang jelas.
Tugas yang dilakukan harus jelas.
Pembagian tugas yang adildan proporsional.
Penempatan posisi yang tepat.
Adanya koordinasi dan integrasi.
Komunikasi efektif.
5
Jenis komunikasi
Eksternal dengan klien (customer).
Internal diantara tim sendiri.
Komunikasi yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan.
Komunikasi untuk mengurangi tingkat stress.
Struktur Organisasi Umum
Untuk proyek kecil struktur tim dapat saja ad hoc (sementara) dan informal.
Untuk proyek yang besar suatu struktur tim yang baik (well define) sangat diperlukan.
6
Infrastruktur Organisasi (1 dari 5)
Simple Structure
Hirarki secara alamiah
Owner menjadi pucuk pimpinan
Penambahan level manajemen dimungkinkan
Umumnya terdapat pada perusahaan kecil dan baru
TI ditangani secara individu (perorangan)
Machine Bureaucracy (Birokrasi Mesin)
Lebih besar ketimbang simple structure
Merupakan organisasi formal
Teknologi memiliki pengaruh yang kuat
Spesialisasi horizontal dan vertikal
Peningkatan dalam produktifitas dan kualitas
Terdapat pada perusahaan lama dan besar
TI umumnya merupakan fungsi yang terpusat
Infrastruktur Organisasi (2 dari 5)
7
Professional Bureaucracy(Birokrasi Profesional)
Terdiri dari para profesional seperti: doktor, pengacara, atau akuntan
Mempekerjakan para profesional yang tergabung sebagai partner dalam model organisasi
Struktur yang ringkas
Keahlian individu sangat tinggi
Organisasi TI bersifat sentral
Infrastruktur Organisasi (3 dari 5)
Divisional Form (Bentuk Divisional)
Merupakan bentuk organisasi paling umum dalam perusahaan
Contohnya institusi keuangan
Struktur hirarkis dengan banyak divisi
Birokrasi dan formalitas tinggi
Bentuk tertua dari machine bureaucracy
Divisi dipisahkan dalam fungsi, produk, pelanggan
Struktur TI tergantung kebutuhan perusahaan
Infrastruktur Organisasi (4 dari 5)
8
Adhocracy
Bentuk baru dalam infrastruktur.
Organisasi terikat bersama untuk kesamaan tujuan untuk waktu yang tidak spesifik.
Dapat berupa internal atau eksternal (organisasi).
Fungsi TI digunakan dalam bentuk outsourcing.
Pay for service.
Infrastruktur Organisasi (5 dari 5)
Tipe Organisasi
9
Studi Kasus
Buatlah kelompok diskusi untuk 5 orang.
Suatu tim dibentuk untuk menangani suatu proyek TI dengan tema e-Government.
Tugas kelompok:
Bentuklah tim dan bagilah tugas untuk tiap-tiap pekerjaan beserta deskripsinya.
Rencanakan tahapan pekerjaan proyek & berapa lama waktu yang dibutuhkan.
Kualitas dan Efektivitas Tim
Hubungan Tugas:
Komitmen
Berorientasi hasil
Kreatif dan inovatif
Peduli pada kualitas produk
Tanggap terhadap perubahan
Memahami trend
Hubungan Anggota:
Bekerjasama
Berorientasi kerja
Disiplin
Peduli pada kualitas kerja
Tanggap terhadap proses
Memahami mekanisme
10
Tipe Struktur Tim
Individual
Fungsional
Matrik
Proyek
Individual
Dilakukan secara sendiri-sendiri tanpa melibatkan orang lain.
Keuntungan: bebas dan leluasa merencanakan, melaksanakan dan mengatur sendiri.
Kerugian: jika terjadi halangan, tidak dapat melimpahkan pekerjaan secara mudah kepada orang lain.
11
Fungsional
Kebanyakan terjadi di suatu organisasi yang mengembangkan sendiri sistemnya.
Melibatkan unit fungsional tertentu di mana individu di dalam unit tersebut memiliki kemampuan dalam mengembangkan sistem.
Keuntungan: solid karena berasal dari unit yang sama, kemampuan membuat sistem dapat di pertanggung-jawabkan.
Kerugian: terjadi dualisme kepemimpinan antara manager unit dan manajer proyek.
Matrik
Melibatkan beberapa unit fungsional.
Keuntungan: manajemen proyek memiliki kontrol yang lebih besar terhadap tim.
Kerugian: manajemen proyek harus mengeluarkan effort yang lebih besar untuk mengontrol tim, yaitu: perbedaan tradisi kerja diantara unit-unit dan perbedaan kepentingan.
12
Proyek
Suatu tim dibentuk secara khusus dan dibuat untuk melaksanakan suatu proyek.
Kerugian: mahal karena satu proyek satu tim.
Keuntungan: Fokus terhadap proyek.
Process Structured Team
13
Organisasi TI/SI
Manajer
Pusat Operasi
Komputer
Direktur PDE
Penyelia
Operator
Penyelia
Pemrograman
Sistem
Penyelia
Analisis
Sistem
Penyelia
Pemrograman
Aplikasi
Operator Pemrogram
Sistem
Pemrogram
Aplikasi
Senior
Administrator
Basis Data
Penyelia
Jaringan &
Komunikasi
Data
Teknisi
Komunikasi
Data
Manajer
Pemrograman
dan Analisis
Manajer
Jaringan &
Komunikasi
Data
Penyelia
Perawatan
Sistem
Teknisi
Perawatan
Sistem
Analis Sistem
Yunior
Analis Sistem
Senior
Pemrogram
Aplikasi
Yunior
Bagaimana denganOrganisasi TI ?
14
Organisasi TI Tradisional
Consulting
Merencanakan dan mengelola proyek/service dari bisnis
Development
Desain, pemrograman, dan men-deliver sistem
Service Unit
Dukungan layanan operasional, termasuk operasionalnya
15
TI Sentral
Sebuah grup TI terdapat ekspertis yang saling berbagi
Jenjang karir yang jelas dan terdapat program pelatihan
Perulangan (redundancy)dalam bentuk back updilakukan oleh staf yang cakap/handal
Manager yang familiar dengan proyek melakukan evaluasi terhadap karyawan
Standarisasi dapat lebih mudah didefinisikan
Kelemahan Sentralisasi
Kurang responsif terhadap kebutuhan unit bisnis
Belum tentu semua orang di area sentralisasi memahami area bisnis
Sistem sentralisasi dapat menjadi kurang bebas dan kurang terfokus
16
TI Desentralisasi
IT profesional TI sangat kompeten dalam area bisnis.
Pendanaan diselenggarakan oleh unit bisnis.
Potensial jenjang karir lebih condong melalui jalur bisnis ketimbang TI.
Kelemahan TI Desentralisasi
Dapat tercipta perulangan kewenangan yang besar
Jalur karir melalui TI terbatas
Departemen TI beroperasi hanya pada area bisnis lokal
Integrasi dan standarisasi sangat sulit
Loyalitas terbangun pada area bisnis dan bukan pada firma
17
Keuntungan Model Federated IT
Lebih mudah dalam menetapkan penjajaran strategi (strategic alignment)
Kedekatan dalam maintenance terhadap interaksi bisnis
Mendukung lingkup TI yang besar
18
19
Anggota Tim
Mendefinisikan kumpulan kemampuan yang dimiliki berdasarkan user requirement.
Memilih orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan
Anggota tim ditentukan oleh top management.
Kesulitan dalam mengalokasikan orang pada proyek yang berjalan bersamaan.
Untuk masalah, m person vs n project maka alokasi menggunakan dasar effort development (contoh: in man-month).
Kerjasama dalam Tim Proyek
Masing-masing anggota mengetahui peranannya dalam tim.
Setiap anggota merasa saling diperlukan atau dibutuhkan.
Anggota merasa bahwa kerjasama sebagai satu tim akan menghasilkan lebih besar dari pada kalau bekerja sendiri-sendiri secara terpisah.
20
Project Manager PM atau manajer proyek harus bisa memenuhi
kepentingan dari stakeholder yang terlibat dalam suatu projek.
Skills yang harus dimiliki oleh PM meliputi :
Leadership
Kemampuan berkomunikasi: Menjadi juru bicara bagi kedua belah pihak antara developer dan klien
Kemampuan bernegosiasi: fitur2 yang impossible
Kemampuan dalam memecahkan masalah.
Kemampuan untuk meyakinkan/mempengaruhi organisasi khususnya organisasi klien.
Kredibilitas dan profesional.
Perilaku yang baik dan proaktif.
Siapa Manajer Proyek Seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk
bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi.
Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) diartikan Stakeholder memiliki keinginan atau tujuan yang akan dituangkan dalam sebuah proyek. Seorang PM akan memimpin dan mengelola proyek tersebut, yang meliputi: scope, time, cost, quality, human resource, communication, risk, procurementand integration.
21
Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek (1 dari 2)
Mendefinisikan dan membatasi proyek dengan benar
Mengidentifikasi dan memilih sumber daya proyek, manusia dan material
Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek
Mengestimasi dan membuat anggaran proyek
Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek
Membuat dan memelihara perencanaan proyek
Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek (2 dari 2)
Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek
Meyakinkan bahwa semua penugasan dan deliverable proyek tetap berada pada track dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan
Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik
Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait
Mengomunikasikan dan memelihara kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan
22
Kompetensi Manajer Proyek
Pencapaian Bisnis: kesadaran bisnis, orientasi rekan bisnis, komitment pada kualitas.
Pengaruh: kesadaran antarpersonal, organisasi, antisipasi impact, banyak menggunakan pengaruh.
Manajemen Manusia: memotivasi orang lain, ketreampilan komunikasi, mengembangkan orang lain, memonitor dan mengontrol.
Manajemen Diri: kepercayaan diri, manajemen stress, kepedulian pada kredibilitas, fleksibilitas.
Kemandirian Proyek
Faktor Obyektif
Dimensi atau volume kegiatan proyek.
Kompleksitas proyek.
Jenis kegiatan proyek.
Lokasi proyek.
Sumber daya yang tersedia.
Faktor Subyektif
Kebijakan perusahaan (strategi usaha, spesialisasi, penyerapan teknologi).
Kultur organisasi.
23
Faktor Penghambat vs Pendorong
Penghambat:
Sasaran tidak jelas
Tidak cukup sumber daya
Terjadi konflik
Tidak cukup perhatian dari pimpinan
Jaminan kerja tidak terlihat jelas
Tujuan dan prioritas sering berubah
Pendorong:
Pekerjaan menarik dan merangsang
Pengakuan terhadap hasil kerja
Pengalaman manajemen pimpinan
Penanganan yang benar
Personil yang berkualitas
Potensi jenjang profesional
Manajemen Stakeholder
Stakeholder: pihak baik individual atau organisasi yang memiliki kepentingan secara langsung atau tidak langsung terhadap kesinambungan dalam suatu projek (pemilik kepentingan).
Stakeholder harus bisa diidentifikasi dengan baik karena salah mengalamatkan kepentingan merekaakan menyebabkan kegagalandalam proyek.
24
Tipikal Stakeholder
Anggota tim
Customer
User
Top Management
Stakeholder yang sulit diidentifikasi
Stockholder (pemegang saham).
Peraturan pemerintah.
LSM (Non Governmental Organizations/ NGO).
25
Analisis Stakeholder
Untuk memperkirakan efek dari suatu stakeholder terhadap kesuksesan dari suatu proyek, sehingga meminimalkan dampak negatif dari stakeholder tersebut terhadap proyek.
Empat Pertanyaan Dasar
Siapa stakeholder-nya?
Bagaimana posisi stakeholder didalam proyek.
Alasan apa yang menyebabkan stakeholder tersebut bereaksi negatif.
Bagaimana strategi mengubah untuk merubah reaksi negatif menjadi positif.
26
Strategi manajemen Stakeholder
Ruang lingkup komunikasi, otoritas dan dituangkan dalam dokumen tertulis.
Kick-off meeting pertemuan yang dibuat untuk menandai bahwa suatu proyek dilakukan.
Pelaporan yang dilakukan secara reguler.
Keterlibatan aktif dalam proyek.
Project reviews.
Pengambilan keputusan.
Nasehat.