PROCESO ADMINISTRATICO

APLICACIN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORAFLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASFLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIN

Cemento Arena Estructuras metlicas. Etc.

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO EN UNA EMPRESA PEQUEA CONSTRUCTORA

INICIO DEL PROCESOCONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCIONPROFORMAS DE ADQUISICIONSE ESTUDIA LA COTIZACIONSELECCION DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA)Autorizacion de GerenciaSE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALESFACTURADEP. CONTABILIDAREVISION POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLEMATERIALESBODEGACOPIA BODEGASINO

PRINCIPIOS EN UNA COSTRUCTORA

PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.

1. Respeto: Refleja el amor y la pasin que cada empleado tiene para con sus compaeros de trabajo, para con los clientes y proveedores.

2. Compromiso: Demostrar vocacin de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organizacin, respetando el medio ambiente.

3. Orientacin al cliente: Cultura organizacional donde lo ms importante es la plena satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes, logrando as ser elegidos entre la competencia.

4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.

5. Honestidad y tica: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compaa.

6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.

7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.

8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificacin institucional

10. Solidaridad: Cooperacin permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organizacin y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA

Cada empleado no debe tener ms que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quines son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precison los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando ms sencillo sea el trabajo a realizar, mas fcil ser llevarlo a la practica

Cada persona tiene que conocer cul es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la divisin del trabajo se consigue la especializacin

Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado

Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior

En la Empresa se debe limitar una lnea jerrquica para saber en cada momento quin da una orden y quin debe ejecutarla

Cada persona ocupar aquel puesto para el cual est mejor capacitada

Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad ser proporcionada a sus atribuciones

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, as como entre responsabilidad y consecuencia.

RUTA CRITICA

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.

123456=5-47=2-38=6/79=2-3ACTIVIDADDESCRIPCIONTIEMPO NORMALTIEMPO REDUCIDOCOSTO NORMALCOSTO DE COMPRENSION VARIACIN DEL COSTOVARIACIN DEL TIEMPOELASTICIDAD (PARA COMPRESION DE SEMANAS) REDCCION MXIMA SEMANASSEMANASSEMANAS$$$AGERENTE80$1,400.00$1,350.00-$50.008-6.258BRESIDENTE80$700.00$650.00-$50.008-6.258CASITSENTE80$500.00$450.00-$50.008-6.258DSECRETARIA80$300.00$250.00-$50.008-6.258EPEON80$200.00$150.00-$50.008-6.2588B

140070020000888FININICIOA500C200E

3008D

RUTA CRITICACAMINORUTATIEMPOXA-B-E24PASO 12 SEMANASYA-C-E2412$2,100.00ZA-D16

004445764477771212411125000012121212

GRAFICA DE GANTT

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L. GRAFICA DE GANTT

ACTIVIDADDESCRIPCIONTIEMPO NORMALAGERENTESEMANASAGERENTE8BRESIDENTE8BRESIDENTECASITSENTE8DSECRETARIA8EPEON8CASITSENTE

PASO 12 SEMANASDSECRETARIA

EPEON

123456789101112

OTIDA

Diagrama de Flujo (OTIDA) A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.

Area responsable: Gerencia de IngenieriaResponsable: IngenieroProceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera)Fecha: 21 de aBRIL del 2014Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta.Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.No.ActividadPersonas que intervienenTiempo (hrs.)Agrega valorEs necesarioDecisionEvaluacion del controlObservacionesSINOSINO

1Recepcion de la copia de las bases de licitacion.10.25XXMejorar2Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias10.25XXEliminarNo es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas3Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.418XMejorar4Visita al lugar de la construccion.118XMejorar5Elaboracion del reporte fotografico de la visita.19XMejorar6Analisis de planos entregados por el cliente.336XMejorar7Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.336XMejorar8Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.318XMejorar9Entrega de los resultados obtenidos.30.5XXOptimizarTotal13672%77.7822.22T. acumulado79% acumulado77.78100

ORGANIGRAMA

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L. ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA XV. MIPYMES: Las micro, pequeas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificacin establecida en la fraccin III del artculo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequea y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificacin de las micro, pequeas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;

DIRECTOR GENERALESTRATIFICACION:SECRETARIACONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICARESIDENTE DE OBRARESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICOAUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organizacin casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeas empresas da una buena comunicacin y la informacin fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organizacin.

Tope Mximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

El modelo formal, muestra una visin global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concntricos, los crculos en lnea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual est constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Adems, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario

El Modelo holstico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la informacin fluye a todos los niveles de la organizacin, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

ANALISIS DE PUESTOS

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L. PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL

CAPACIDADES FSICASGNERO:MASCULINO:EDAD:30 A 45 AOSESTADO CIVIL:CASADO

HABILIDADES MENTALESEXPERIENCIA: ANALTICO, LGICO , ESTRATGICOESCOLARIDAD:INGENIERO CIVIL ARQUITECTO MAESTRA DESEABLEMANEJO DE IDIOMA (%):INGLES 75%MANEJO DE PAQUETERA DE COMPUTACIN:CAMPEN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINTOTROSREQUERIMIENTOS: EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIN

NOMBRE DEL PUESTO:DIRECTOR GENERALDESCRIPCIN GENRICA:DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDADUBICACIN FSICA:SE UBICA FSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE L MISMO DETERMINE.UBICACIN ADMINISTRATIVA:TIPO DE CONTRATACIN:PERMANENTEJEFE INMEDIATO:NO APLICASUBORDINADOS DIRECTOS:TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCINFUNCIONES GENERALES:LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIN: ADMINISTRACIN GENERAL DE LA EMPRESA CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA RELACIONES PUBLICAS

FUNCIONES ESPECFICASDIARIASSEMANALESESPORDICAS RECORRIDO POR LAS OBRAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA CHECAR QUE LOS AVANCES DE OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIN VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS EN EJECUCIN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA REVISAR EL INFORME DE LOS RESIDENTES DE OBRA REVISAR LOS REPORTES DE ESTIMACIONES DE OBRA VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS AUTORIZAR LAS COMPRAS DEMATERIALES ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES VIGILAR EL AVANCE EN LATRAMITACIN DE COBROS REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTESATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA

BIENES BAJO SURESPONSABILIDAD:DESCRIPCINCARACTERSTICASCAMIONETA RAM PICK-UPMODELO 2001VEHCULO PARA TRASLADOCOMPUTADORA PORTTILMODELO APOLOCOMPUTADORA PERSONAL

EN GENERAL DEFORMAINDIRECTA TODOS LOSACTIVOS DE LA EMPRESA

DECISIONES QUE RUEDE TOMAR:TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIN DEL CONSEJO DEADMINISTRACIN, CUANDO ESTE EXISTARESPONSABILIDAD EN GENERACIN DE INFORMACIN:Tipo de Informe o reporteA quinPara QuAVANCE Y PROBLEMTICA(VERBAL) DIARIAMENTERESIDENTE DE OBRAVISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRASFLUJOS DE EFECTIVOA EL MISMOASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACINESTADO DE AVANCES FSICOSY FINANCIEROS DE LAS OBRASA EL MISMOVERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOSESTADOS FINANCIEROS DE LAEMPRESAA EL MISMOVERIFICAR LA SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIN PARA LA TOMA DE DESICIONESCOMPARATIVO DE LAEXPLOSIN DE INSUMOS DECADA OBRA CONTRA LOSCONSUMOSA EL MISMOPREVENIR POSIBLESDESVIACIONES DETECTARDIFERENCIAS DE VOLUMENPRESUPUESTADOCOMUNICACIN INTERNACON:PARA:RESIDENTE DE OBRAMANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIN DE LA OBRAAREA DE COMPRASCORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOSCHOFERDESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTOCONTABILIDADSITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIN ANTE EL IMSS

AREA TCNICAREVISIN Y AUTORIZACIN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, AS COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOSCQMUNICACIN EXTERNACON:PARA:ENTIDADES CONTRATANTESCONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS ENEJECUCIN REVISIN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOSCUENTESPRESENTACIN DE PROYECTOS Y CONTRATACINPRESENTACIN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRAPRESENTACIN DE ACUERDOSSOLICITUD DE RECURSOSCOMPROBACIN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOSCUENTES REVISIN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOSPROVEEDORESCOTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRDITOS

ACTIVIDADES

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L. PUESTO: DIRECTOR GENERALDEPARTAMENTO

DESCRIPCIN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

CON QUIEN LO HACEQUE HACECON QUE LO HACEPERIODOFRECUENCIATIEMPONORMATIVIDADFUNDAMENTONo.PuestoAccin que se realizaHerramienta o medi que utiliza Cada cundoNo. De VecesTimpoEstimadoCriterios / polticas de OperacinLgislacin

1Todo el personal de la empresaControl, seguimiento y coordinacin de todas las actividades inherentes al desarrollo de la empresa de la ejecucin de las obras que se realizanCon el apoyo de todo el personal que labora en la empresaDiario100%Manual de Organizacin

2Residente de obraRecorrido fsico en el lugar donde se realiza la obra.Presencial en unin del residente de obra y/ subcontratistas, si es el casoDiario1 2 Veces30 minutosAvances, segn programa Calidad de Obra Uso de materiales

3Residente de obraInspeccin visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.Presencial en unin del residente de obra subcontratistas, si es el casoDiario1 2 Veces30 minutosAvances, segn programa Calidad de Obra Uso de materiales

4Chequeo selectivo de trazos, niveles y plmeos de los diferentes conceptos de obraNivel flexmetro, plomada, planos, etc.SemanalVariableVariableSegn avance de obra

5Residente de obraVerificacin del personal de obra, en cunto a que sea el adecuado en nmero y calidadinspeccin visual en conjunto con el residente de obraSemanalVariableVariableControl interno

6Verificacin de las existencias de material en obra y su adecuado usoInspeccin visual en conjunto con ei residente de obraDiarioVariable1 a 5 minutosControl interno

7Revisin de avances de obra contra lo programado.Programa de obra establecidoSemanal1 vez20 minutosDe acuerdo al programa de obraLey de ObraPublica. Contrato

8Residente de obraVenficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuacionesInspeccin ocular y comentarios con el residente de obraSemanal2 Veces30 minutosDe acuerdo al programa de obraLey de ObraPublica. Contrato

9Reprogramacion de obraEscrito solicitud bitcora programada de obra establecidaVariable1 Vez1 horaContrl internoLey de ObraPublica.

10Revision de la Bitcora de ObraBitacoraDiario1 Vez1 dia

11Venficacion de obra ejecutada y generadaReporte de numeroa GeneradoresQuincenal1 Vez1 dia

12Relaciones Publicas de la empresa mediante laatencin a clientesPresupuesto asignadoVariable

13ContadorControl y distnbucion de los recursos financieros de la empresaApoyo contableSemanal1 vez3 horas

14SecretariaControl y manejo de bancos y chequerasApoyo secretarialDiario1 vez15 minutos

15SecretariaControl y seguimiento de tramite de estimacionesApoyo secretarialSemanal3 Veces1 horaContrato Ley de ObraPublica.

16SecretariaControl y manejo de cuentas por cobrarApoyo secretarial Apoyo legalDiario1 Vez30 minutosDe acuerdo al reporte contable

17SecretariaControl y manejo de cuentas por pagarApoyo secretarialSemanal1 Vez2 horasDe acuerdo al reporte contable

18SecretariaAutonzacion y firma de chequesApoyo secretarialSemanal2 Veces3 a 4 horas

19ContadorRevisin y aprobacin de estados financieros de la EmpresaEstados financieros elaborados y presentados por el contadorMensual1 Vez1 horaControl area de Finanzas,Politicas de pago Codigo Fiscal

20ContadorRevision y pago de impuestos generadosDeclaraciones elaboradas por el contadorMensual1 Vez1 horaControl area de Finanzas,Politicas de pago de sueldosCodigo Fiscal

21Area tecnicaRevisar y autonzar las compras de la empresaCuadros comparativos de los dferentes proveedoresDiario1 a 2 Veces1 horaAl mejor precio cumpliendo especificaciones

22Area tecnicaRevision y autonzacion de presupuestos de obraRevision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obraVariableUtilidades acordes al tamao de cada obra

23Area tecnicaEstablecer controles de obra y revisin periodicaReporte elaborado por el area tecnicaSemanal1 Vez2 a 3 horasSupervision y control de costos de obra