orientações para a escolha de um erp
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Complemento- Revista EXAME PMETRANSCRIPT
Quatro perguntas que os empreendedores se esquecem de fazer durante o
processo de escolha de um software de gestão (ERP)
1) O fornecedor conhece mesmo o que está vendendo? É qualificado? Alguns representantes comerciais e revededores só querem saber de vender e
fechar contratos o quanto antes. Mas é fundamental que o fornecedor conheça
os códigos de programação do software, e neste ponto fará diferença adquiri-lo
de um representante ou diretamente do fabricante. A escolha de um ERP
acontece em uma atmosfera repleta de expectativas exageradas - não apenas
alimentadas pelo empreendedor, mas sobretudo pelos vendedores da
tecnologia. É preciso ficar atento com fornecedores que se propõem a fazer
todas as alterações que o cliente julgar necessárias - esse pode ser um
argumento desleal de venda.
ERRO MAIS COMUM: Deixar nas mãos de um terceiro a
responsabilidade pela escolha do sistema. Afinal, por que não escolher
logo a solução mais usada no mercado ou por que não largar o
problema na mão de uma consultoria? Simples: é a empresa, seus
donos e seus funcionários as pessoas que conhecem, de verdade, as
necessidades do negócio. Permitir que pressões de fornecedores levem
precocemente a escolha de uma solução é meio caminho andado para o
fracasso da solução. Além disso, a maioria das consultorias trabalham
com apenas uma ou duas fornecedoras de ERP, o que também pode
bloquear a análise de outras alternativas.
2) Você está buscando referências de mercado? Não basta análisar os casos de sucesso dispostos no site do fornecedor. Vá
você mesmo prospectar outros clientes daquele produto e obter índices de
perfomance e as dificuldades, elogios e críticas que eles têm a fazer. A
intenção é descobrir como o fornecedor tem tratado seus clientes após a venda
do produto e há quanto tempo o sistema opera nessas outras empresas. Outro
fator interessante é verificar a estabilidade econômico-financeira do fornecedor
(ele não pode fechar as portas e te largar na mão da noite para o dia, certo?).
ERRO MAIS COMUM: O que funcionou bem numa organização A não
necessariamente funcionará na B. Ainda que se faça uma pesquisa com
outros clientes, processos diferentes demandam soluções e abordagens
diferentes. Um problema na indústria petroquímica normalmente não tem
a mesma dimensão que teria numa industria de construção civil, por
exemplo. O caso típico seria a comparação entre "controle de processos
contínuos" versus "controle de mão de obra". O resultado destas
diferenças reflete-se nos critérios de análise das soluções que estão
sendo consideradas. Numa empresa que trabalha fortemente com
estoques, é altamente necessário que o software seja eficiente na
gestão da cadeia de suprimentos. No caso de empresas que trabalham
com produtos que têm um longo ciclo de fabricação, é mais interessante
que o software lhe atenda com mais eficiência na gestão de projetos.
3) O quanto do seu orçamento está reservado para imprevistos? O custo normalmente envolvido na implantação de um ERP é expressivo. Mas
além da aquisição do software em si, há despesas muitas vezes não
consideradas, como viagens para visitas e contatos com outros usuários. Por
isso, um projeto desse porte deve ser bem muito bem analisado, projetado e
controlado. Atualmente existem institutos como o Project Management Institute
(PMI) que possuem técnicas para o controle efetivo dos prazos e orçamentos
definidos na proposta de trabalho do projeto. Cuidado com os fornecedores que
oferecem um preço muito baixo pela licença de uso do software. Eles têm a
intenção velada de ressarcir-se do “desconto” mais tarde, cobrando preços
altíssimos pela hora da consultoria durante a fase de implantação e
treinamento dos funcionários. A recomendação é negociar um valor único para
um pacote de soluções que contemple as licenças de uso, o treinamento e a
implantação.
ERRO MAIS COMUM: Diversas pesquisas mostram e que o custo do
sistema ainda é o fator mais importante considerado no processo de
escolha do ERP. E esse é um dos principais motivos de insucesso na
implementação do software, visto que tais sistemas devem ser
analisados em função da necessidade que será suprida com sua
utilização, e não pelo sistema mais barato do mercado.
4) O fornecedor já simulou o software nas máquinas da empresa? O fornecedor do produto deve fazer uma análise de aderência nas máquinas
da empresa para gerar um entendimento entre o que é possível e o que não é
possível esperar do ERP depois de implantado. Assim como a empresa
necessita de preparo prévio para receber o sistema, o software também deve
possibilitar adequações a fim de se tornar compatível com a realidade da
empresa, seus objetivos e perfil de negócio. Nessa análise devem ser
identificados os possíveis pontos de melhoria que devem ser providenciados
pelos dois lados: empresa e fornecedor do software.
ERRO MAIS COMUM: ao contrário do alardeam muitos fornecedores,
ERPs tendem a ser difíceis de integrar com sistemas antigos que já
rodavam nas máquinas da empresa, assim como com sistemas de
terceiros que porventura sejam necessários para cobrir necessidades
muito específicas da empresa.
Fontes: Felipe Calixto, sócio-diretor da Sankhya, e Silvio Mota, diretor para pequenas
empresas da Totvs