17.10.2019

Ostolaskujen kierrätys Ostoreskontra Visma Fivaldi

1(50)

Sisällysluettelo 1 Yleistä ................................................................................................................................................ 3

Muut aiheeseen liittyvät käsikirjat ............................................................................................ 3

2 Käyttöoikeudet ................................................................................................................................. 4

3 Perusasetukset ................................................................................................................................. 6

Kierrätysryhmät-välilehti ........................................................................................................... 6

Askelkohtainen kenttätietojen muokkaus -ikkuna ......................................................... 10

Perustiedot-välilehti ................................................................................................................ 11

Yrityssuhde-välilehti ................................................................................................................ 12

Ostolaskukohtaiset perustiedot .............................................................................................. 13

Perustiedot-välilehti ......................................................................................................... 13

Toimittajatiedot-välilehti ................................................................................................. 15

4 Ostolaskujen kierrätyksen käyttö .................................................................................................. 16

Laskulista ................................................................................................................................. 17

Laskun tuonti Fivaldiin ............................................................................................................ 18

PDF–laskun tuonti ............................................................................................................ 18

Finvoice-tiedostona saadun laskun tuonti ...................................................................... 19

Laskun syöttö ........................................................................................................................... 22

PDF-laskun syöttö ............................................................................................................. 22

Finvoice-laskun syöttö ..................................................................................................... 23

Toimittajan lisäys ............................................................................................................. 23

Kierrätysryhmän vaihetiedot ........................................................................................... 24

Laskun lähettäminen kiertoon ......................................................................................... 24

Laskun tiliöinti.......................................................................................................................... 25

Tiliöintiehdotukset ........................................................................................................... 26

Laskun hyväksyminen ja reskontraan siirto ........................................................................... 29

Maksatus................................................................................................................................... 31

Laskujen käsittelijän lisätoiminnallisuudet ............................................................................ 32

Laskun kommentointi ...................................................................................................... 32

Palauta/siirrä .................................................................................................................... 34

Vaihda ryhmää / poista..................................................................................................... 35

2(50)

Tallenna muutokset ......................................................................................................... 36

Lisää toimintoja ................................................................................................................ 36

4.7.5.1 Kopioi lasku ............................................................................................................... 37

4.7.5.2 Tuo liite laskuun omalta koneelta ............................................................................ 38

4.7.5.3 Lukitse lasku .............................................................................................................. 38

4.7.5.4 Laskun tilapäiset askelkohtaiset muutokset ........................................................... 39

Tilastot ...................................................................................................................................... 39

Asetukset .................................................................................................................................. 40

Poissaolojen asetukset ..................................................................................................... 40

Laskulistan asetukset ....................................................................................................... 41

Tiliöintisäännöt ................................................................................................................. 42

5 Web-maksatus ................................................................................................................................ 43

Yleistä ....................................................................................................................................... 43

Käyttöoikeudet ........................................................................................................................ 44

Toiminnot ................................................................................................................................. 45

Vahvista valitut maksuun… –painike .............................................................................. 46

Kirjaa valitut maksetuksi… –painike ............................................................................... 48

Laskujen maksukelpoisuus .............................................................................................. 48

Laskulistan tilat ................................................................................................................ 49

Hylkääntyneiden maksujen käsittely .............................................................................. 49

Virhetilanteet .................................................................................................................... 49

Maksulista................................................................................................................................. 50

Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.

© Visma Software Oy, 2019

www.visma.fi

3(50)

1 Yleistä Fivaldi ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on Fivaldi-ostoreskontraan liitettävä lisäpalvelu. Ostolaskujen kierrätys mahdollistaa ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja hyväksynnän olemassa olevien käyttäjätunnusten kesken. Verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista Finvoice-muodossa Fivaldi-pankkiyhteydeltä tai yrityksen AutoInvoice-tililtä. On myös mahdollista ladata Finvoice-muotoinen laskutiedosto manuaalisesti ostolaskujen kierrätykseen. Paperilaskut tuodaan ostolaskujen kierrätykseen PDF-muodossa, tai ulkoisella älyskannausohjelmalla Finvoice-muodossa. Ostolaskujen kierrätystä varten on mahdollista hankkia käyttäjätunnuksia, joilla ainoastaan laskun hyväksyntä on mahdollista, eikä niillä näin ollen ole pääsyä Fivaldin sovelluksiin.

Muut aiheeseen liittyvät käsikirjat • Visma Fivaldi Ostoreskontra • Visma Fivaldi Kassamaksut

4(50)

2 Käyttöoikeudet Visma Fivaldin Java-puolella Palvelunhallinnan Rekisterit-sovellustyypeissä kytketään ”Kierrätysryhmät” päälle niille käyttäjätunnuksille ja käyttäjäryhmille, joille halutaan antaa oikeus perustaa ja muokata ostolaskujen kierrätyksen kierrätysryhmiä sekä muita perustietoja.

Palvelunhallinnan Web-sovellukset -sovellustyypeissä määritellään ostolaskujen käsittelijöiden käyttöoikeudet käyttötarpeen mukaan.

• ”Ostolaskujen kierrätys”: o Käyttö: Pääsy ostolaskujen kierrätykseen. o Muutos: Laskun tietojen ja tiliöinti tietojen muutosoikeus. o Lisäys: Tiliöintirivin lisäys. o Poisto: Oikeus poistaa lasku kierrätyksestä.

• ”Kaikkien laskujen lukuoikeus”: Käyttäjä näkee muutkin kuin itsellensä osoitetut laskut kyseisessä yrityksessä.

• ”Laskujen syöttö”: Oikeus tallentaa uusia laskuja kierrätykseen. • ”Laskun hylkäys”: Oikeus hylätä käsiteltävänä oleva lasku. Palauttaa laskun kierrosta

takaisin laskun syöttöön, ei poista sitä. • ”Tilastot”: Käyttäjä näkee tilastotietoa syötetyistä laskuista.

5(50)

6(50)

3 Perusasetukset Ostolaskujen kierrätyksen perustiedot määritellään Kierrätysryhmät-rekisterissä (Ostot > Kierrätysryhmät).

Kierrätysryhmät-välilehti Kierrätysryhmien perustaminen aloitetaan näkymän vasemmassa reunassa olevalla Uusi kierrätysryhmä -kuvakkeella ( ). Laskun tallennusvaihetta ei huomioida kierrätysryhmiä perustettaessa, tallennusvaihe tapahtuu ennen laskun lähettämistä kierrätysryhmään.

Uusia askeleita saadaan lisättyä kierrätysryhmään hiiren kakkospainikkeella avautuvasta valikosta.

7(50)

Askeleita tulee olla vähintään yksi, mutta niiden maksimimäärää ei ole rajattu. Edellisen askeleen tulee käsitellä lasku ennen laskun siirtymistä seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Jokaiselle askeleelle määritellään vähintään yksi käyttäjätunnus.

Käsittelijöille voidaan valita varahenkilöt askelkohtaisesti. Aika, jonka jälkeen lasku siirtyy varahenkilön käsiteltäväksi, määritellään Perustiedot-välilehdellä.

Laskun käsittelyruudun näkymää on mahdollista muokata sekä kierrätysryhmä- että askelkohtaisesti. Kenttätietojen muokkaus -painikkeesta avautuvassa ikkunassa voidaan askelkohtaisesti määritellä laskua käsiteltäessä ruudulla näytettävät kentät (tämä ikkuna on kuvattu luvussa 3.1.1).

Askeleen käsittelytapa -valinnat

Kaikki käsittelevät: Mikäli askeleessa on useita käsittelijöitä, täytyy jokaisen kyseisen askeleen käsittelijän käsitellä lasku, ennen kuin lasku siirtyy seuraavan askeleen käsiteltäväksi.

8(50)

Yksi käsittelee: Mikäli askeleessa on useita käsittelijöitä, riittää että yksi käsittelijä käsittelee laskun, jolloin lasku siirtyy seuraavan askeleen käsiteltäväksi.

Ei sähköpostin lähetystä -valinta

Asetus määrittelee, lähetetäänkö askeleella sähköpostia käsittelyssä olevista laskuista. Mahdollista määritellä myös käyttäjäkohtaisesti.

Ei SMS lähetystä -valinta Asetus määrittelee, lähetetäänkö askeleella SMS käsittelyssä olevista laskuista. Mahdollista määritellä myös käyttäjäkohtaisesti.

Ei kaikille käsittelijöille -valinta

Asetus määrittelee, onko vaihetietojen oletusarvoinen ”Käsittelijä”-valinta päällä vai ei. Jos tässä ei ole rastia, niin kierrätyksessä vaihetiedoissa (Web-puolella, nämä saa kokonaan näkyviin käsittelynäkymän oikeassa yläreunassa olevalla Vaihetiedot-valinnalla) kaikilla on oletuksena ”Käsittelijä”-rasti päällä. Mikäli tässä on rasti, kierrätyksessä vaihetiedoissa ”Käsittelijä”-rastia ei ole kenelläkään ja käyttäjän pitää laskua syötettäessä valita haluttu/halutut käsittelijät, paitsi jos käsittelijällä on rasti kohdassa ”Käsittelee tässä yrityksessä”.

Pakollinen askel -valinta Tämä valinta on oletuksena päällä kaikilla askelilla. Mikäli valinta poistetaan, se mahdollistaa askeleen ohittamisen laskun kierrätyksessä.

Laskut reskontraan kesken kierron -valinta

HUOM! Tämä ominaisuus ei ole toistaiseksi tuettu, eikä ko. valintaa pidä kytkeä päälle missään askeleessa. Laskut siirtyvät aina reskontraan kierrätysryhmän viimeisen askeen käsiteltyä laskun.

Lasku on tiliöitävä kokonaan -valinta

Normaalisti ohjelma tarkistaa tiliöinnin puutteellisuuden ostoreskontraan viennin yhteydessä. Tämä asetus mahdollistaa tiliöinnin puutteellisuuden tarkistuksen jo ennen reskontraan vientiä. Jos askeleen Lasku on tiliöitävä kokonaan -valinta on ruksattu, ohjelma tarkistaa että laskun summa täsmää rivien summien kanssa, sekä sen että kirjanpidon tilit on annettu per laskurivi. Hyväksyntä seuraavalle askeleelle onnistuu vasta kun laskun summa täsmää laskurivien kanssa, ja jokaisen laskurivin kirjanpidon tili on annettu.

Vaihetiedot aina auki -valinta

Asetus mahdollistaa sen, että kyseisen askeleen kohdalla laskun kierrätysryhmän kaikki vaihetiedot ovat oletuksena näkyvissä (muuten oletuksena näytetään vain ko. askeleen vaihetieto). Valinta ei vaikuta laskun syöttö -tilaan. Laajemman näkymän voi halutessaan sulkea napsauttamalla Vaihetiedot-otsikon (-) -kohtaa, ja vastaavasti jälleen avata napsauttamalla (+) -kohtaa.

Käsittelee tässä yrityksessä -valinta

Mikäli aiemmin mainittu Ei kaikille käsittelijöille -valinta on päällä (eli käsittelijää ei ole automaattisesti valittuna), voidaan Käsittelee tässä yrityksessä -valinnalla määritellä yksi tai useampi askelkohtainen oletuskäsittelijä.

Saa vain katsoa tässä yrityksessä -valinta

Asetus mahdollistaa yritys- ja kierrätysryhmäkohtaisesti rajatun laskujen katseluoikeuden. Jos askeleen Saa vain katsoa tässä yrityksessä -valinta on ruksattu, käyttäjä voi katsella ko. kierrätysryhmän askeleen laskuja, mutta ei voi tehdä mitään muutoksia (kaikki toimintopainikkeet: Tallenna,

9(50)

Hyväksy, Vie reskontraan jne. on silloin poistettu laskun muokkausruudulta). Katseluoikeuksien määritelty käyttäjä ei myöskään ole mukana laskun vaihetiedoissa, vaikka näkyykin kierrätysryhmän askeleessa. Tämä asetus on aina yrityskohtainen valinta ja toimii myös niissä yrityksissä jotka käyttävät toisen yrityksen kierrätysryhmää (pääyrityskäsittely).

Kenttätietojen muokkaus -painike

Avaa Askelkohtainen kenttätietojen muokkaus -ikkunan.

10(50)

Askelkohtainen kenttätietojen muokkaus -ikkuna Tässä Kenttätietojen muokkaus -painikkeesta avautuvassa ikkunassa laskun käsittelyruudun näkymää on mahdollista muokata askelkohtaisesti. Valittuja kenttiä voidaan poistaa käsittelyruudulla siirtämällä ne Valitsematta-kenttään. Näkyvissä olevien kenttien muokkaaminen on mahdollista estää Ei muokattavissa -valinnalla. Rivi otsikossa -valinta asettaa valitun tiedon näkyviin ostolaskun tiliöintirivin otsikkotietoon tiliöintirivien ollessa pienennettynä. Tähän osioon kannattaa palata, kun tietää mitä kenttiä tulee/ei tule käsitellä kierron aikana.

11(50)

Perustiedot-välilehti Perustiedot-välilehdellä määritellään, kuinka monen päivän jälkeen laskut annetaan varahenkilön käsiteltäväksi sekä kuinka monen päivän kuluttua varahenkilöviesti poistetaan, eli merkitään automaattisesti kuitatuksi määritetyn aikarajan kuluttua. Laskuista on mahdollista lähettää sähköposti- sekä tekstiviestimuistutukset sekä määritellä muistutusviestissä näkyvä lähettäjä. Lähetysajankohta (kellonaika) ei ole tällä hetkellä käytössä, vaan muistutukset lähetetään yön aikana. Tekstiviestilähetys on erikseen tilattava lisäpalvelu.

12(50)

Yrityssuhde-välilehti Kierrätysryhmät voidaan määritellä keskitetysti ja jakaa useampaan yritykseen. Kierrätysryhmien yrityssuhde määritetään Yrityssuhde-välilehdellä.

13(50)

Ostolaskukohtaiset perustiedot Ostolaskukohtaisiin perustietoihin pääsee menemällä Visma Fivaldin Java-puolella näkymään Ostot > Kierrätysryhmät, sitten valitsemalla ylävalikosta Kierrätysryhmät > Ostolaskukohtaiset perustiedot.

Perustiedot-välilehti

Verkkolaskujen vastaanotto tässä yrityksessä -valinta mahdollistaa Finvoice-aineiston lukemisen ostolaskujen kierrätykseen Fivaldi-pankkiyhteydeltä, AutoInvoicesta, tai muusta pankkijärjestelmästä ulkoisena aineistona.

Verkkolaskut ohjautuvat Fivaldi-pankkiyhteydellä noudettaessa automaattisesti ostolaskujen kierrätyksen pääsivulle ”Syötössä”-tilaan oranssilla värillä korostettuna.

Rivit tiliöidään toimittajan tiliöintikoodilla, jos aineistossa ei tiliöintiä -valinta: mikäli toimittajalle on perustettu oletustiliöinti, tiliöi ohjelma myös saapuneen verkkolaskun laskurivit automaattisesti, jos tämä valinta on päällä.

14(50)

Itellan ostolaskupalvelu -osion toiminnallisuus ei ole enää käytössä. Skannaus- ja elaskupalvelut eivät ole enää tilattavissa.

Finvoice- ja ostolaskupalvelun laskut viedään yrityksen oletuskierrätysryhmään -valinnalla on mahdollista viedä laskut suoraan käsittelyyn ohittaen kokonaan ”Syötössä”-vaihe. Laskut on mahdollista viedä suoraan käsittelyyn toimittajan tai toimittajan yritysryhmän oletuskierrätysryhmälle, tai jos toimittajakohtaisia määrityksiä ei ole, aina suoraan yrityksen oletuskierrätysryhmälle. (Katso alempaa kohta Huomioitavia asioita silloin kun halutaan viedä automaattisesti laskut suoraan kiertoon.)

Laskujen tilan oletusrajaus -valinnalla määritetään ostolaskujen kierrätyksen laskulistan Laskun tila -valinnan oletusarvo.

Näytä laskut alkaen -kenttään voidaan syöttää päivämäärä, jota vanhempia laskuja ei näytetä ostolaskujen kierrätyksessä.

Kierrätysryhmien maksimisummat -osiossa voidaan määrittää maksimisumma laskuille, jotka voidaan käsitellä kyseisessä kierrätysryhmässä.

Huomioitavia asioita silloin kun halutaan viedä automaattisesti laskut suoraan kiertoon:

”Ei kaikille käsittelijöille” + ”Käsittelee tässä yrityksessä” -parametrit

Vaihetiedoissa on merkattu ketkä ovat mahdollisia käsittelijöitä. Jos on valittu ”Ei kaikille käsittelijöille”, se tarkoittaa käytännössä sitä että kenelläkään ei ole oletuksena käsittelijä-ruksia päällä; ruksi tulee aina vain sille jolla on ”Käsittelee tässä yrityksessä” -valinta päällä. Kun lasku tuodaan suoraan kiertoon, kyseisellä parametrilla ”Käsittelee tässä yrityksessä” ei ole enää merkitystä, suoraan käsittelyyn viety lasku siirtyy käsittelyyn aina askeleen jokaiselle käyttäjälle.

”Laskut reskontraan kesken kierron”-parametri

Mikäli oletuskierrätysryhmän ensimmäisellä askeleella on ruksattu parametri ”Laskut reskontraan kesken kierron, eli halutaan että lasku viedään reskontraan heti kiertoon lähettäessä, tämä ei onnistu jos/kun tiliöinnit puuttuvat.

Lasku jää tällöin syöttötilaan eikä sitä voida viedä automaattisesti kiertoon. Jos laskut halutaan suoraan kiertoon ja lisäksi heti myös reskontraan, ainut keino on määritellä toimittajille oletustiliöintikoodi ja ruksata kierrätyksen perustiedoissa kohta ”Rivit tiliöidään toimittajan tiliöintikoodilla jos aineistossa ei tiliöintiä”. On huomioitava myös, että toimittajan laskurivit tiliöidään silloin aina samalle tilille. ”Laskut reskontraan kesken kierron”-parametria ei siis välttämättä ole aina tarkoituksenmukaista käyttää silloin kun halutaan viedä laskuja automaattisesti suoraan kiertoon.

15(50)

Toimittajatiedot-välilehti

Tällä välilehdellä voidaan määrittää toimittaja- tai yritysryhmäkohtainen oletuskierrätysryhmä.

Oletuskierrätysryhmän tarkistuksen ensisijaisuusjärjestys:

1. Toimittajan oletuskierrätysryhmä

2. Toimittajan yritysryhmän oletuskierrätysryhmä

3. Yrityksen oletuskierrätysryhmä

Laskut viedään aina Toimittajan oletuskierrätysryhmälle, jos sellainen on määritelty.

• Etsi haluttu toimittaja Hae toimittaja -painikkeen kautta, ja valitse toimittajan oletuskierrätysryhmä Kierrätysryhmän nimi -alasvetovalikosta. Tallenna ja poistu ruudulta. Toimittajan oletuskierrätysryhmän poisto tapahtuu ylävalikon Tietue > Poista -toiminnolla.

Jos toimittajalle ei ole määritelty oletuskierrätysryhmää, laskut viedään toissijaisesti toimittajan yritysryhmän oletuskierrätysryhmälle.

• Määrittely kuten yllä, paitsi etsitään yritysryhmä Hae yritysryhmä -painikkeen kautta ja valitaan yritysryhmän oletuskierrätysryhmä Kierrätysryhmän nimi -alasvetovalikosta. Yritysryhmät perustetaan Yritysrekisterin perustiedoissa, ja toimittajalle pitää olla tallennettu ko. yritysryhmä yritysrekisterissä.

Jos toimittajan tai sen yritysryhmän oletuskierrätysryhmää ei löydy, laskut viedään Yrityksen oletuskierrätysryhmälle, mikäli kierrätyksen perustiedoissa on ruksattu ”Oletusryhmä tässä yrityksessä” -parametri ja yrityksen oletuskierrätys-ryhmä on määritelty.

16(50)

4 Ostolaskujen kierrätyksen käyttö Ostolaskujen kierrätykseen pääsee Visma Fivaldin Web-puolen ylävalikosta, Ostot > Ostolaskut: Ostolaskujen kierrätys.

17(50)

Laskulista Kun siirrytään ostolaskujen kierrätykseen, käyttäjälle avautuu Laskulista-välilehti. Välilehden yläosassa on ostolaskujen haku. Napsauttamalla sarakkeen otsikkoriviä laskulista järjestetään kyseisen sarakkeen mukaan joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen.

Näytä lisärajaukset -valinnalla saa näkyviin lisää hakurajauksia, ja samalla valinta muuttuu Piilota lisärajaukset -valinnaksi.

Hakukentän alapuolella näkyvät hakuehtojen ja rajausten mukaiset kierrätyksessä olevat ostolaskut. Oikean yläreunan Tyhjennä valinnat -valinta palauttaa oletushakuehdot.

18(50)

Laskun tuonti Fivaldiin Uudet laskut tuodaan järjestelmään Visma Fivaldin Web-puolella Ostot > Ostolaskujen kierrätys -näkymästä.

PDF–laskun tuonti PDF-laskuina tuodaan PDF-muotoon skannatut paperilaskut ja PDF-tiedostoina saadut laskut. Ennen tuontia laskujen tulee olla PDF-tiedostoina tietokoneen hakemistossa tai siirrettävällä muistivälineellä.

Uuden PDF-muotoisen laskun tuonti aloitetaan Tuo laskujen kuvia -valinnalla.

Lisää useampi tiedosto -ikkuna aukeaa. Napsauta Selaa-painiketta ja siirry hakemistoon jossa PDF-muotoiset laskutiedostot ovat. Useita laskuja voidaan valita kerralla normaaleilla Windowsin komennoilla. Esimerkiksi pitämällä pohjassa Shift-näppäintä alimman kuvan kohdalla, saadaan valittua kaikki kuvat ensimmäisestä alimmaiseen kuvaan. Ctrl+A -valinnalla saadaan valittua kaikki hakemiston tiedostot kerralla.

19(50)

Laskut siiretään Tallenna-painikkeella ostolaskujen kierrätykseen odottamaan laskun tietojen tallentamista.

Tiedoston tuonnin jälkeen ikkuna sulkeutuu.

Finvoice-tiedostona saadun laskun tuonti Uuden Finvoice-tiedoston tuonti järjestelmään tehdään Finvoice-laskujen syöttö -välilehdellä. Tässä vaiheessa laskujen tulee olla tallennettuna oman tietokoneen hakemistoon tai siirrettävälle muistivälineelle. Laskut noudetaan Selaa-painikkeella valitusta hakemistosta. Useita laskuja voidaan valita kerralla normaaleilla Windowsin komennoilla. Esimerkiksi pitämällä pohjassa Shift-näppäintä alimman kuvan kohdalla, saadaan valittua kaikki laskut ensimmäisestä alimmaiseen laskuun. Ctrl+A -valinnalla saadaan valittua kaikki hakemiston tiedostot kerralla.

20(50)

Laskut siirretään Lähetä tiedosto -painikkeella ostolaskujen kierrätykseen odottamaan laskun siirtämistä käsiteltäväksi.

Ohjelma ilmoittaa tiedostojen tuonnin valmistuttua, kuinka monta laskua luettiin sekä mahdolliset virheet.

21(50)

Kohdista uudestaan -painikkeella luetaan sisään luettu tiedosto uudelleen.

22(50)

Laskun syöttö PDF-laskun syöttö

Laskun syöttö -valinnalla aloitetaan edellä (luku 4.2.1) sisään luettujen PDF-laskutiedostojen syöttäminen laskuiksi. Sisään tuodut PDF-laskutiedostot näkyvät laskun kuvan päällä olevassa valikossa. Laskun tiedot tallennetaan tiedosto kerrallaan. PDF-laskusta voi lukea syötön yhteydessä tietoja viivakoodin lukijalla. Kun kaikki laskun tiedot on syötetty, saadaan lasku lähetettyä valitun kierrätysryhmän käsiteltäväksi Lähetä kiertoon -painikkeella.

HUOMIOI: Tässä vaiheessa tietoja ei voi tallentaa ja jatkaa myöhemmin, vaan tiedot tallentuvat kun lasku lähetetään kiertoon.

23(50)

Finvoice-laskun syöttö Finvoice-laskun syöttö ja kierrätykseen lähettäminen on vaivattomampaa kuin PDF-laskun, koska kentät täytetään automaattisesti Finvoice-aineistosta. Sisään tuodut Finvoice-laskutiedostot näkyvät laskun kuvan päällä olevassa valikossa. Kun kaikki laskun tiedot on tarkistettu, saadaan lasku lähetettyä valitun kierrätysryhmän käsiteltäväksi Lähetä kiertoon -painikkeella.

Toimittajan lisäys

Ostolaskujen kierrätyksessä sekä PDF- että Finvoice-laskujen syötön yhteydessä on mahdollista lisätä uuden toimittajan tiedot yritysrekisteriin napsauttamalla Osoitetiedot-valintaa. Toimittaja-kenttä tulee tällöin jättää tyhjäksi. Kun lasku lähetetään kiertoon, tiedot tallentuvat yritysrekisteriin.

24(50)

Kierrätysryhmän vaihetiedot Sekä PDF- että Finvoice-laskujen syötön yhteydessä on mahdollista avata tai sulkea kierrätysryhmän vaihetiedot Vaihetiedot-valinnasta (alla olevassa kuvassa vaihetiedot ovat avattuna). Perustietojen asetuksilla saadaan määriteltyä, ovatko vaihetiedot oletuksena avattuna vai suljettuna sekä mitkä käyttäjät ovat oletuksena valittuina laskun käsittelijöiksi. Vaihetiedoista voidaan muuttaa askeleen käsittelijät.

Laskun lähettäminen kiertoon Lasku lähetetään kiertoon napsauttamalla Lähetä kiertoon -painiketta. (Painike näkyy silloin, kun ollaan laskun syöttö -tilassa, eli ei vielä millään hyväksyntäaskeleella.) Kun lasku on lähetetty kierrätysryhmälle, näytölle tulee vahvistusviesti ”Lasku lähetetty kierrätysryhmälle <ryhmän nimi>” viimeisen käsiteltävän laskun jälkeen, tai ”Lasku lähetetty kierrätysryhmälle <ryhmän nimi>, käsittele seuraava lasku” jos käsiteltävänä on edelleen laskuja. Jälkimmäisessä tapauksessa uusi käsiteltävä lasku tulee näkyviin OK-painikkeen napsauttamisen jälkeen.

25(50)

Laskun tiliöinti Ostolaskujen kierrätys -sovelluksessa avoinna oleva lasku tiliöidään Laskun syöttö -näkymän alareunan Laskurivit-osiossa. Lisää rivi -painikkeella lisätään uusia tiliöintirivejä. Lasku voidaan käyttöoikeuksista riippuen tiliöidä missä tahansa kierrätyksen vaiheessa. Lasku on oltava kokonaan tiliöity kierron viimeisessä vaiheessa ennen reskontraan siirtoa.

Lisää rivi -painike avaa näkyviin tiliöintitiedot, joista täytetään tarvittavat kentät.

26(50)

Mikäli lasku tiliöidään useammalle tiliöintiriville, saadaan uusia rivejä Lisää rivi -painikkeella.

Tiliöintirivit on myös mahdollista poistaa joko yksitellen tai useita kerralla valitsemalla ensin poistettavat rivit, ja napsauttamalla sen jälkeen Lisää rivi -painikkeen viereen näkyviin tullutta Poista valitut rivit -painiketta.

Tiliöintiehdotukset Ostolaskujen kierrätykseen on tullut nyt uutena ominaisuutena tiliöintiehdotukset, jotka hyödyntävät Visma AutoSuggest -koneoppimista (Machine Learning) sekä tekoälyä (Artificial Intelligence).

Tiliöintiehdotukset perustuvat aiemmin käsiteltyjen verkkolaskujen tietoihin ja tehtyihin tiliöinteihin, joista AutoSuggest tekee tekoälyä hyödyntäen ehdotuksia saapuvien verkkolaskujen tiliöinteihin. Visma Fivaldi siis oppii aiemmin tekemiesi tiliöintesi perusteella ja näin nopeuttaa tiliöintityötä merkittävästi.

27(50)

Ehdota tiliöintejä -painike tulee näkyviin Visma Fivaldin Web-puolen Ostolaskujen kierrätys -sovelluksen Laskun syöttö -välilehden Laskurivit-osion ylälaitaan, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:

• Yritykselle on kertynyt tarpeeksi sähköisiä laskuja, jotta alkuopetus on saatu suoritettua. • Laskulla on tiliöimättömiä rivejä. • Käyttäjällä on oikeus tiliöidä rivi. • Käyttäjällä on muutosoikeudet ostolaskujen kierrätykseen. • Askeleella on mahdollista muokata Tili-kenttää.

Painike näkyy ei-aktiivisena seuraavissa tilanteissa (syy miksi painike ei ole aktiivinen kerrotaan vihjetekstissä, jonka saa näkyviin viemällä hiiren osoitin painikkeen päälle):

• Lasku ei ole verkkolasku (sähköinen lasku). • Laskulle saadut tiliöintiehdotukset eivät ole tarpeeksi luotettavia/laadukkaita. • Tiliöintiehdotuksia ei ole vielä noudettu laskulle.

Tiliöintiehdotukset saa näkyviin napsauttamalla Ehdota tiliöintejä -painiketta (ehdotukset luodaan aina kaikille näkymässä oleville laskuriveille, joilta puuttuu tili):

Samalla Ehdota tiliöintejä -painike muuttuu Hylkää tiliöintiehdotukset -painikkeeksi. Ehdotukset sisältävät tällä hetkellä tili-tiedon ja siihen mahdollisesti liittyvän verokanta-tiedon. Vaikka tiliöintiehdotukset pyritään luomaan mahdollisimman hyviksi, ne ovat silti aina vain ehdotuksia ja ne pitää tarkistaa ennen hyväksymistä. Ehdotukset eivät tallennu ennen laskun tallentamista tai hyväksymistä. Mikäli tiliöintiehdotukset halutaan hylätä, tämän voi tehdä napsauttamalla Hylkää tiliöintiehdotukset -painiketta (poistaa aina kaikki ehdotukset):

28(50)

Uudelle laskulle on saatavissa tiliöintiehdotuksia noin 15 minuutin kuluessa siitä, kun laskun toimittajatieto on valittu. Tiliöintiehdotukset toimivat vain sähköisissä laskuissa.

29(50)

Laskun hyväksyminen ja reskontraan siirto 1 Valitse käsiteltävä lasku Kun lasku on onnistuneesti tallennettu ja lähetetty valittuun kierrätysryhmään, ilmestyvät kyseiselle tarkastajalle osoitetut laskut vihreällä värillä Ostolaskujen kierrätyksen Laskulista-sivulle. Laskuja voi suodattaa ja järjestää näkymän yläosan kriteereillä.

Lasku valitaan käsiteltäväksi napsauttamalla haluttua laskuriviä muualta kuin ”Hyväksy” / ”Vie reskontraan” kohdasta. Tämä avaa laskun Laskun syöttö -välilehdelle. ”Hyväksy” / ”Vie reskontraan” -valinta suorittaa valitun toiminnallisuuden avaamatta laskua.

30(50)

2. Laskun tietojen tarkistaminen Laskun käsittelijä tarkistaa laskun oikeellisuuden ja tarvittaessa yrityksen käytäntöjen mukaan suoritetaan laskun tietojen korjaaminen.

3. Laskun hyväksyminen Laskun käsittelijä hyväksyy laskun vihreällä Hyväksy-painikkeella.

Tämän jälkeen lasku siirtyy seuraavalle askeleelle. Jos käyttäjä on käsittelijänä myös seuravalla askeleella, näkyviin tulee ilmoitus ”Lasku hyväksytty, käsittele seuraava vaihe”. Jos käyttäjä ei ole käsittelijänä seuraavalla askeleella, ilmoitus on ”Lasku hyväksytty, käsittele seuraava lasku”. Jos käsiteltäviä laskuja ei ole enempää, ohjelma palaa laskulistaan ilman erillistä ilmoitusta.

31(50)

4. Laskun siirto ostoreskontraan

Laskun ollessa kierrätysryhmän viimeisellä hyväksyntäaskeleella, näkyy ruudulla Vie reskontraan -painike. Reskontaan siirto tapahtuu tätä painiketta napsauttamalla.

Laskun täytyy olla kokonaan tiliöity ennen reskontraan vientiä. Ennen reskontraan vientiä ohjelma tarkistaa, että lasku on kokonaan tiliöity.

Reskontraan viennin yhteydessä lasku saa tositenumeron ja siirtyy myös kirjanpitoon.

Maksatus Maksatuksen voi nykyisin tehdä tehdä myös Visma Fivaldin Web-puolella Ostolaskujen kierrätyksessä, aiemmin se oli mahdollista vain Visma Fivaldin Java-puolen Ostoreskontrasta. Web-maksatus on kuvattu luvussa 5.

32(50)

Laskujen käsittelijän lisätoiminnallisuudet Kun Laskulista-näkymässä on napsautettu jotain laskua ja siirrytään käsittelemään laskua, käsittelynäkymän alareunassa näkyvät seuraavat painikkeet ainoastaan silloin, kun lasku on itsellä käsittelyssä.

Laskun kommentointi Laskulle voidaan lisätä vapaamuotoinen kommentti napsauttamalla jompaa kumpaa näkymän Kommentoi -painiketta.

33(50)

Tämän jälkeen avautuu ikkuna, johon kommentti kirjoitetaan.

Kommentilla on lisävalinta Tärkeä kommentti. Jos tämä on valittuna, kommentti näkyy kierrätyksessä oranssina vaihetietojen yläosassa kun vaihetiedot ovat suljettuna, ja askeleella kun vaihetiedot ovat avattuna. Normaali kommentti näkyy harmaalla ja vain vaihetiedoissa.

Näytä kaikki kommentit -toiminto tuo myös normaalit kommentit näkyviin.

34(50)

Palauta/siirrä Palauta/siirrä -toiminnolla laskun voi palauttaa edelliselle askeleelle toisen käsittelijän hyväksyttäväksi. Ensin valitaan käsittelijä ja sen jälkeen napsautetaan Palauta/siirrä.

HYVÄ TIETÄÄ: Tämän toiminnon avulla laskua ei ole mahdollista siirtää toiselle käsittelijälle askeleen sisällä. Tämä toiminnallisuus onnistuu ohjeen myöhemmässä kohdassa 4.7.5.4 Laskun tilapäiset askelkohtaiset muutokset.

35(50)

Vaihda ryhmää / poista

Vaihda ryhmää / poista -toiminnolla lasku voidaan poistaa kierrosta tai siirtää toiseen kierrätysryhmään. Painikkeen napsautuksen jälkeen tulee syöttää kommentti, jossa kerrotaan miksi laskun kierrätykseen tehdään muutos.

Kun kommentti on kirjoitettu, napsautetaan Tallenna kommentti -painiketta, jolloin lasku poistetaan tästä kierrätysryhmästä ja toiminnon onnistuttua näytetään ”Lasku hylätty!” -varmistusikkuna. Tämän jälkeen lasku löytyy laskulistalta hakemalla tilassa palautetut olevia laskuja. Lasku voidaan laittaa käsittelyyn toiseen kierrätysryhmään vaihtamalla kierrätysryhmä ja klikkaamalla lähetä kiertoon tai poistaa kierrätyksestä kokonaan Lisää toimintoja painikkeen alta löytyvällä Poista lasku valinnalla.

36(50)

Tallenna muutokset Kun lasku on käsiteltävänä kierrätyksessä muussa kuin Laskun syöttö -tilassa, laskun kenttiin ja tiliöinteihin tehdyt muutokset voidaan tallentaa napsauttamalla Tallenna muutokset -painiketta.

Lisää toimintoja Nämä lisätoiminnot ovat saatavilla silloin, kun Laskulista-näkymässä on napsautettu jotain laskua ja valittu lasku on itsellä käsittelyssä.

Lisää toimintoja -valinnan takaa löytyvät toiminallisuudet Kopioi lasku, Tuo liite laskuun omalta koneelta, Lukitse lasku, ja Laskun tilapäiset askelkohtaiset muutokset.

HYVÄ TIETÄÄ: Laskun kopiointi toimii tällä hetkellä vain kun lasku on kierrossa, ei enää reskontraan viennin jälkeen.

37(50)

4.7.5.1 Kopioi lasku Kopio lasku -toiminnolla lasku voidaan kopioida ja laittaa kopiot kierrätykseen.

Ohjelma kertoo, montako laskua luotiin.

Kopioiduissa laskuissa näkyy kommenttina tieto kopioinnista.

38(50)

4.7.5.2 Tuo liite laskuun omalta koneelta Tuo liite laskuun omalta koneelta -toiminnolla voidaan laskuun liittää liitteitä. Valinta avaa ikkunan, jossa haetaan ja valitaan ladattava tiedosto sekä tämän jälkeen liitetään valittu tiedosto laskun liitteeksi Lähetä tiedosto -painikkeella.

Laskuruudulla näytettävä liite voidaan valita Tiedosto-valinnan nuolia napsauttamalla tai valintalistasta valitsemalla.

4.7.5.3 Lukitse lasku Lukitse lasku -toiminnolla voidaan estää laskun käsittely, kunnes lukitus vapautetaan Vapauta lukitus -painikkeesta.

39(50)

4.7.5.4 Laskun tilapäiset askelkohtaiset muutokset Laskun tilapäiset askelkohtaiset muutokset -toiminto avaa uuden ikkunan, jossa voidaan tehdä laskukohtainen muutos askeleen käsittelijään.

Tilastot Tilastot-välilehdellä voidaan katsoa yrityskohtaisesti halutulla aikavälillä kierrätykseen tulleiden ostolaskujen lähteet.

40(50)

Asetukset Asetukset-valinnan takaa löytyy kolme toiminnallisuutta: Poissaolot, Laskulistan asetukset, ja Toimittajan tiliöintisäännöt.

Poissaolojen asetukset Poissaolojen asetukset -toiminnolla käyttäjä voi ilmoittaa omat poissaoloaikansa järjestelmälle, jolloin ohjelma osaa siirtää poissaolon aikana saapuvat laskut suoraan varakäsittelijälle, jos varakäsittelijät on määritetty.

HYVÄ TIETÄÄ: Poissaolotieto pitää toistaiseksi käydä laittamassa jokaiseen yrityspaikkaan erikseen.

Poissaolon voi poistaa miinus-kuvakkeella ( ).

41(50)

Laskulistan asetukset Laskulistan asetukset -toiminnolla valitaan laskulistassa näytettävät otsikot.

42(50)

Tiliöintisäännöt Jos toimittajalle asetetaan tiliöintisääntö, sitä käytetään laskun tiliöintirivien luomiseen, ja aineiston rivitiedot jätetään huomioimatta. Tämä koskee kaikkia muita laskuja paitsi käsin syötettyjä. Tiliöintisääntö syötetään napsauttamalla Lisää uusi sääntö -painiketta.

Painike tuo näkyviin Toimittajalle-valintakentän sekä Tallenna…- ja Peruuta-painikkeet.

Ensin valitaan toimittaja ja napsautetaan Tallenna-painiketta.

Tämän jälkeen avautuvassa Tiliöintisäännön tiedot -ikkunassa valitaan Tiliöintikoodi, sen Tyyppi, sekä syötetään Määrä. Lopuksi painetaan Tallenna-painiketta säännön luomiseksi.

Jo luotuja tiliöintisääntöjä voi muokata rivien kynä-kuvakkeella sekä poistaa miinus-kuvakkeella.

43(50)

5 Web-maksatus Yleistä

Web-maksatus on Visma Fivaldin Web-puolen Ostolaskujen kierrätykseen luotu uusi maksatus-ominaisuus, jolla laskulistasta voidaan valita ja lähettää maksukelpoiset laskut napin painalluksella pankkiyhteydelle maksettavaksi tai vaihtoehtoisesti kirjata maksetuksi kirjanpitoon.

44(50)

Käyttöoikeudet Web-maksatus tulee käyttöön, kun Palvelunhallinnan Web-sovelluksista ”Web-maksatus” -asetus on ruksattu. Mikäli käyttöoikeus ei ole näkyvissä, ei sovellus ole aktivoituna. Sovelluksen aktivoimiseksi ota yhteyttä virta@visma.com.

Web-maksatuksessa on myös maksujen kirjaamistoiminto (Kirjaa valinnat maksetuksi… -painike), jonka saa käyttöön, kun alakohta "Maksujen kirjaaminen" on ruksattu.

45(50)

Toiminnot Ominaisuutta käytetään Visma Fivaldin Web-puolen Ostolaskujen kierrätyksessä näkyvillä maksupainikkeilla. Vahvista valitut maksuun… -painikkeella voi lähettää maksuja pankkiyhteydelle lähetettäväksi pankkiin ja Kirjaa valitut maksetuksi… -painikkeella voi kirjata maksusuorituksia laskuihin, joiden maksaminen on hoidettu Fivaldin ulkopuolella.

46(50)

Vahvista valitut maksuun… –painike Vahvista valitut maksuun… -painikkeen toiminnallisuus on seuraava:

• Painikkeesta avautuu listaus kaikista valituista maksuista. • Maksukelpoiset ja -kelvottomat maksut ovat eritelty toisistaan. Maksukelvottomille ei tehdä

mitään, joten listalta voi poimia mitä laskuja tahansa. • Avautuneessa ikkunassa voidaan valita maksamiseen liittyviä tarkentavia parametreja:

o pankkitili saldotietoineen o maksupäivävaihtoehdot.

• Maksurivillä voidaan muuttaa: o maksun summaa ja eräpäivää o maksu voidaan myös poistaa maksatuserästä.

• Vahvista maksuun -painike lähettää maksut pankkiyhteyteen. Jätä vahvistamatta -painike peruu toiminnon ja sulkee ikkunan tai siirtyy seuraavan yrityksen kohdalle.

HUOMIOI: Saman yrityksen samalle eräpäivälle osuvat maksut yhdistetään kaikki samaan maksuerään, jos maksuilla on sama maksutili.

47(50)

Mikäli ostolaskujen kierrätyksessä on valittu laskulle maksutili, joka poikkeaa maksuikkunaan valitusta tilistä, tulee maksamisvaiheessa vielä huomautus poikkeavista maksutileistä.

Huomautuksessa on valinta, jonka avulla voi halutessaan muuttaa aiemmin kierrätyksessä valitun poikkeavan maksutilin maksuikkunassa valittuun tiliin. Tämä tapahtuu valitsemalla kohta Maksuikkunassa valitulta maksutililtä ja tämän jälkeen vahvistamalla maksut. Mikäli maksut halutaan tehdä kierrätyksessä valituilta maksutileiltä, valitaan kohta Aiemmin määritellyiltä maksutileiltä.

48(50)

Kirjaa valitut maksetuksi… –painike Kirjaa valitut maksetuksi… -painikkeen toiminnallisuus on seuraava:

• Painike avaa ikkunan, jossa voi kirjata valitut maksut maksetuksi. Toiminto luo maksutositteen ostoreskontraan ja kirjanpitoon.

• Maksukelpoiset ja maksukelvottomat on tässäkin toiminnossa eroteltu. • Maksun summaa ja maksupäivää voidaan muuttaa. • Roskakori-kuvakkeesta voidaan peruuttaa yksittäisen maksun kirjaus. • Maksutyyppi tuodaan ostoreskontran perustiedoista, jossa voi määritellä eri kirjanpidon

tilejä eri maksutyypeille. • Kirjaa maksetuksi -painike tekee kirjauksen. • Jätä kirjaamatta -painike peruttaa toiminnon ja sulkee ikkunan.

Laskujen maksukelpoisuus Vain maksukelpoiset laskut saavat nousta maksuerän luontiin. Maksukelpoisuus vaatii, että tositteen on oltava luotuna (lasku tiliöity ja viety reskontraan) ja laskulla oltava maksulupa. Maksulupa asetetaan hyväksymällä lasku Web-puolen Ostolaskujen kierrätyksessä tai Java-sovelluksen ostoreskontrassa lisäämällä ruksi laskun Hyväksytty-kohtaan. Maksuluvan voi ottaa myös pois Java-sovelluksen puolella ottamalla ruksi pois kohdasta Hyväksytty.

Maksukelpoisia eivät ole valuuttamaksut eivätkä hyvityslaskut. Hyvityslaskuihin voidaan kuitenkin kirjata maksusuoritus Kirjaa valitut maksetuksi -toiminnolla.

49(50)

Laskulistan tilat Laskun tila -alasvetovalikossa voidaan rajata laskun tilan mukaan, millaisia maksuja listalla näytetään. Maksatukseen liittyviä tiloja ovat:

• Osittain maksettu • Maksettu • Ei maksettu

Laskun avointa saldoa ei siis näy laskulistalla, mutta maksuikkunaan nousee maksettavaksi vain laskun avoin saldo. Ei maksetuissa avoin saldo vastaa laskun alkuperäistä summaa, jolloin maksettava summa ei poikkea listalla näkyvästä summasta. Osittain maksetussa avoin saldo on pienempi kuin listalla näkyvä laskun summa, mutta maksuikkunaan nousee vain laskun todellinen avoin saldo.

Hylkääntyneiden maksujen käsittely Pankkipalautteella hylätyt maksut nousevat automaattisesti uudestaan ostolaskujen web-maksatukseen, jonka jälkeen ne voidaan laittaa maksuun uudelleen.

Mikäli pankista ei tule hylkäyspalautetta, täytyy maksuerä käydä hylkäämässä manuaalisesti ostoreskontran puolella, jonka jälkeen maksun voi lähettää uudelleen pankkiin.

Virhetilanteet Maksujen tiliöintiä ei ole asetettu ostoreskontran perustiedoissa. Virheilmoitus tulee näkyviin, mikäli Ostoreskontran maksujen perustietoihin ei ole määritelty ainuttakaan maksun tiliöintiä. Maksujen tiliöintejä voi perustaa Java-sovelluksen Ostoreskontran asetuksissa.

50(50)

Pankkiyhteys ei käytössä. Yrityksen pankkitilin on oltava kytkettynä Fivaldi pankkiyhteyden pankkisopimukseen, jolle on kytketty SEPA-maksun lähetys päälle. Pankkisopimukselle liittäminen on tehtävä Java-sovelluksen Pankkiyhteyden asetuksissa.

Error: 404. Tämä virheilmoitus voi johtua seuraavasta asiasta: • Maksajatunnus puuttuu Yrityksen perustiedot > Pankkitiedot -välilehdeltä.

Maksulista Maksulista-toiminnon näkymään pääsee Ostolaskujen kierrätys -näkymän Maksut-valinnasta. Näkymässä voi tarkastella Web-maksatuksen kautta tehtyjä maksuja valitulla päivämäärävälillä. Oletuspäivämäärärajaus on kuluva päivä + 3 kuukautta. Maksut näytetään listattuna taulukkoon, jossa on näkyvissä maksun tila sekä maksutiedot. Lisäksi näkyviin saa Fivaldin pankkisiirtotunnuksen, jota tarvitaan lähinnä selvitystilanteissa.

Taulukon sarakkeet ovat järjesteltävissä nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Oletusjärjestys sarakkeissa on ensin maksun tila ja toiseksi maksupäivä. Sarakkeiden näkyvyyden voi itse määritellä taulukon oikeasta yläkulmasta löytyvästä valintalistasta.

Maksutilat ovat seuraavat:

• Lähdössä — Pankkiyhteyden lähetysjonossa, mutta ei vielä lähetetty pankkiin. • Käsittelyssä — Lähetetty onnistuneesti pankkiin. • Odottaa varoja — Pankki on yrittänyt veloitusta, mutta kate ei riittänyt. • Hylätty — Maksu on hylätty ja maksu on uudelleen maksettavissa. • Hyväksytty — Maksu on onnistunut ja maksulle on muodostettu kuittaustosite.