p07 561-26 mm projektmenedzsment - torok marianna

8/15/2019 p07 561-26 MM Projektmenedzsment - Torok Marianna

http://slidepdf.com/reader/full/p07-561-26-mm-projektmenedzsment-torok-marianna 1/48

1MM – Projektmenedzsment Török Marianna

Projektmenedzsment,

erőforrások tervezése,multiprojektmenedzsment

Török Marianna

BME Távközlési és Médiainformatikai Tanszék

Budapest, 2015

Mérnöki menedzsment BMEVITMMB03BME VIK Mesterszakok

Gazdasági és humán ismeretek



2MM – Projektmenedzsment

Rutin vs. improvizáció

• folyamatosság; • ismétlődés; • nagy sorozatok;

• optimalizálás;

• rugalmatlan termelésieszközök;

• Példák rutinfeladatokra • TV-összeszerelés,

• téglagyártás, • titkársági munka, stb..

• változó helyzetekre adott gyorsválaszok;

• néhány megállapodás; • nincsenek szabályok és

eljárások; • egyedi helyzetekben hasznos,

amikor nincsenek világos célok,eszközök vagy körülmények;

• Példák az improvizálásra • hirtelen szakmai probléma

azonnali megoldási ötlete; • az első nap az iskolában, stb..

• => Eljárások, rutin

kialakulásához vezet Török Marianna




Projekt definíciója

„A projekt egy nem megszokott, nem ismétlődő feladat,különálló időbeli, pénzügyi, és technikai megvalósítási célokkal.” /Harrison, 1995/

„Egy speciális cél elérése érdekében végrehajtott komplexmunka meghatározott időn, költségen és teljesítményen belül, egyedi és nem a korábbi munkák folytatása”

/Stuckenbruck, 1995/

„A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezelési és befejezési időpontokkal megjelölt, specifikuskövetelményeknek – határidő, költség, erőforrás – megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált

tevékenységek csoportja.” /ISO 8402, 1994/



4MM – Projektmenedzsment

A projekt

• Jól definiált és dokumentáltcélok elérésére szolgál;

• Konkrét végterméketprodukál;

• Kihatással van a cégmérlegére;

• Változást hoz; • Nem „mindennapos

vállalati tevékenység”; • Egyedi (sohasemismétlődik);

• Adott kezdő- és befejező

dátuma van;

• Erőforrásokat használ(korlátozott);

• Előre meghatározhatóköltségekkel jár;

• Gyakran igényel újmódszereket,technológiákat;

• Általában már tegnap elkellett volna kezdeni.

• Dokumentált

Török Marianna




Projektháromszög,projekt sikeressége

Terjedelem: cél , minőség (indikátor)

idő költség




Projektháromszög elemei

• Célok (terjedelem, indikátor): minél részletesebbmeghatározása a legfontosabb feladat: a projekt által elérni kívánteredményeket tartalmazza. A célok meghatározásánál törekedni kell,hogy minél egzaktabb és mérhető módon határozzuk meg azokat.

– S.M.A.R.T. modell: cél legyen pontos (specific), mérhető

(measurable), megvalósítható (attainable), lényeges(relevant) és határidős (time-bound).

– lehetnek kritikus sikerkritériumok, illetve vannak nemkritikus sikerkritériumok

• Idő: Egy projektet elkülöníthető feladatokból állítjuk össze. A munka

ilyen módon való megbontását tevékenységfelbontási rendszernek(WBS – work breakdown structure) hívjuk.

• Költségek: vannak fix és változó költségek, amelyeketviszonylag könnyű tervezni és vannak nem explicit költségek, mintpéldául a projekt csapat erőforrás elvonása a szervezettől.


http://slidepdf.com/reader/full/p07-561-26-mm-projektmenedzsment-torok-marianna 7/487MM – Projektmenedzsment

Honnan származnak a projektek?

• Top-down: Stratégiából levezetve

• Bottom-up: Alulról jövő fejlesztésikezdeményezésből

• Kívülről: – Törvényi, hatósági kötelezettség

– Körülmények változása által kikényszerítve

• ...

Török Marianna


http://slidepdf.com/reader/full/p07-561-26-mm-projektmenedzsment-torok-marianna 8/488MM – Projektmenedzsment Török Marianna

Projekt fajtái • "FORMÁLIS" PROJEKTEK,

– Építőipari projektek – Infrastrukturális beruházások – Bányászati projektek

• TERMÉKFEJLESZTÉS ÉS ELŐÁLLÍTÁS, – Gépgyártás

– Repülőgépgyártás – Hajóépítés

• SZERVEZÉS, MENEDZSMENT – Információrendszer bevezetés

– Átszervezés – Funkcionális tervezés

• KUTATÁS, FEJLESZTÉS, – Alapkutatások – Alkalmazott kutatások



• Egy projekt stakeholderei mindazok a

személyek, akik érdekeltek a projektben vagy

valamilyen formában érintettek a projekt által.

Török Marianna

Projekt szereplői, stakeholderei



Projekt folyamata

Török Marianna

Forrás: PMBOK



Célmeghatározás vagy definiálás

1. Probléma meghatározás („5Miért”) feltétlenül

2. Technikai / funkcionális célkitűzések feltétlenül

3. Várható hatékonysági vagy gazdaságosságieredmények feltétlenül

4. A befejezés követelményei, szállítandó minőségiparaméterek feltétlenül

5. Feltételezések; kiindulási pontok opcionálisan

6. Kockázati tényező opcionálisan 7. Erőforrásigények és korlátok opcionálisan

VÉGEREDMÉNY: Megvalósíthatósági tanulmány,Projekt alapító dokumentum



A projekt tervezés legfontosabb funkciói

A feladat struktúra meghatározása

– feladatokra bontás – a feladatok időszükségletének kalkulációja

– feladat sorrend meghatározás

• Időtervezés (ütemezés) – a tevékenységekhez rendelt idő adatok kiszámítása (kezdés,

befejezés, tartalékidő) – a projekt átfutási idejének becslése

• Erőforrás felhasználás tervezés

– a tevékenységek erőforrás szükségletének meghatározása

– erőforrás allokáció (szükségletek és kapacitások

összevetése, simítás) • Költség tervezés

• A minőség és a kockázatok tervezése

• A kommunikáció és biztonság tervezése

VÉGEREDMÉNY: PROJEKTTERV



Tevékenységfelbontási rendszer(WBS: work breakdown structure)

Munkalebontási szerkezet A projekt olyan kis részekre való felosztása, amellyel az egyes feladatokhoz megállapíthatók az egyes a megvalósítási idők, az erőforrások és a feladat megvalósításáért felelős személyek.



Időtervezési technikák -

Hálótervezés • bizonyos projekttervezési módszerek összefoglaló

elnevezése

• lényegi rész a hálódiagram, melyben a feladatok és

tevékenységek közötti belső összefüggések

megjelennek

• két alaptípus van, melyek közötti különbséget a

tevékenységek idejének meghatározása jelenti: a PERT

(Program Evaluation and Review Technique) és a CPM(Critical Path Method)

– a CPM esetében a megvalósulás ideje meghatározott

– a PERT esetében a megvalósulási időt egy adott

valószínűségi eloszlásfüggvény ír le



CPM lépései

1. minden egyes tevékenység azonosítása

(tevékenységek egyszerű listája)

2. előd / utód – logikai – kapcsolat meghatározása

(tevékenységek belső kapcsolatának azonosítása és vizuális megjelenítése)

3. tevékenységek időtartamának meghatározása

– legkorábbi kezdés (ES)

– legkorábbi befejezés (EF) – legkésőbbi kezdés (LS)

– legkésőbbi befejezés (LF)



CPM lépései

4. kritikus út meghatározása • kritikus út: azon út, melynek hossza megegyezik

a projekt átfutási idejével; kritikus tevékenységek összessége

• kritikus tevékenység: azon tevékenység, melyesetén a teljes csúszás (teljes tartalékidő) értéke nulla

• teljes csúszás (tartalékidő) (TF): az a maximális időmennyiség, amellyel egy tevékenység

időtartama megnövelhető, teljesítésének elkezdése halasztható anélkül, hogy ezakadályozná a határidők tartását

• független csúszás (nincs módosító hatása)




CPM kritikus út meghatározása

Kritikus út meghatározásának lépései:

1. minden egyes tevékenységre

meghatározzuk az ES, EF, LS, LF értékeit

2. minden tevékenységre meghatározzuk ateljes csúszást (TF) TF = LS – ES;

TF = LF – EF

3. kritikus tevékenységeket összekötve megkapjuk a kritikus utat




CPM kritikus út meghatározása:PÉLDA




PERT

• felépítése és azonosítása hasonló a CPM-hez

• akkor használjuk, ha a háló tevékenységeinek

időtartamait a véletlen tényezők hatása miatt nem

tudjuk pontosan előre meghatározni

• alkalmazásának két alapvető követelménye

– egyes tevékenységek időtartamai független valószínűségi

változók legyenek – e valószínűségi változók várható értékei és szórása előre

meghatározható, elég jól becsülhető legyen




PERT

Három időtartam becslése:

1. legoptimálisabb (ha minden rendbentörténik)

2. legvalószínűbb (legreálisabb becslés)

3. legpesszimistább (minden rosszul megy)

Számítás módja:

te = várt időtartam;to= legoptimálisabb időtartam

tm = legvalószínűbb időtartam;

tp = legpesszimistább időtartam

v = tevékenységek idejének varianciája

2

0

6 vés

6

4

t t t t t t

p pmo

e




Időtervezési technikák – Gantt-

diagram

Előnye:• könnyen áttekinthető formában ábrázolja az

ütemtervet

Hátránya:• sok tevékenységből álló, összetett projektek esetén

elveszíti előnyét

• nem képes ábrázolni a megfelelő összefüggéseket

Hátrány kiküszöbölése:• csúszási időtartam bevezetése

• függőségi nyilak ábrázolása




Gantt-diagram

MUNKÁK IDŐTARTAM

(Nap)

Szék szerkezetének

tanulmányozása Tervezés és rajzolás

Fémcsövek vásárlása

Székhuzat vásárlása

Görgők vásárlása Keret elkészítése

Festés

Összeszerelés

Értékelés




Költségmenedzsment

Mindazon szükséges módszerek és eszközök, melyek biztosítják, hogy aprojekt az előre meghatározott

költségterven belül megvalósul.Elemei:

1.Erőforrás tervezés

2.Költségbecslés 3.Költségvetés készítése

4.Költség ellenőrzés




Erőforrás tervezése

• Projekttevékenységhez szükséges fizikaierőforrások (ember, eszköz, anyag) ésmennyiségének meghatározása

• Pontos tervezéshez szükséges: • WBS – Hol van tényleges erőforrás használat?

• Előzetes információk – tapasztalatok

• Szándéknyilatkozatok – projekt indoklása és célja

• Erőforrás összeírás – tényleges igény

• Szervezeti politika – munkaerő és eszközök

• Egyes erőforrások mikor állnak rendelkezésre?




Erőforrás allokálás

• Hogyan gazdálkodjunk a projekt erőforrásaival?

• Hogyan alakul az erőforrás szükséglet a projektéletútja során?

• Mit tegyünk, ha a szükséglet meghaladja a

kapacitásainkat? • „Az idő pénz”. Miért?

– többletbérek

– kötbérek

– meghiúsult vagy rosszabb kondíciókkal megkötöttüzletek

– az elhúzódás miatti káresemények következményei




Az erőforrás tervezés lépései

• Tevékenységről – tevékenységre haladva

– Erőforrás leltárt készítünk. A nyilvántartásban mégnem szereplő erőforrást felvesszük a projektnyilvántartásába.

– Meghatározzuk és rögzítjük a tevékenység (task)

erőforrás szükségletét (normák). • Erőforrásról – erőforrásra haladva

– áttekintjük a projekt igényét az idő függvényében

– Szükség esetén „erőforrás simítás”-t hajtunk végre.

• játék a tartalékidőkkel • norma módosítás

• tartalékidőn túli tevékenység elcsúsztatások (módosulaz eredeti időterv, növekszik az átfutási idő)




Erőforrás simítás




A kritikus út rövidítése

• Biztosítsunk többlet erőforrásokat akövetkező költségek fedezésére a kritikusúton elhelyezkedő tevékenységeknél:

– többlet munkaerő,

– bérmunka,

– túlóra,

– több eszköz, – szállítók ösztönzése.




A kritikus út rövidítése

• Csoportosítsuk át a nem kritikus úton lévőerőforrásokat a kritikus útra.

• Változtassuk meg a projekt hálót úgy, hogy

engedjük meg: – a párhuzamos (konkurens) tevékenységeket,

– a tevékenységek átfedését (részleges függőség,átlapolás), elsősorban a kritikus úton.

• Általános szabály a kritikus út rövidítésénél,hogy a legkorábbi és a leghosszabb

tevékenységre koncentráljunk.




Költségterv vagy budget készítés

• Adott keretből való kiindulás: TOP -DOWN

Ezt a "fentről lefelé" költségvetést akkor használjuk, ha avezetés meghatározott egy fix összeget a projekt

definiálási fázisában. Vagy ha a projekt finanszírozásárarendelkezésre álló pénzösszeg a legnagyobbkorlátozó tényező és/vagy a részfeladatok nemhatározhatók meg világosan az implementáció előtt.




Költségterv vagy budget készítés

• Tevékenységek számbavételéből való

kiindulás: BOTTOM -UP

A nullánál kezd és az összesített költségvetést a

részfeladatok költségeinek összegéből építi fel. Atevékenység alapú költségvetés akkor megfelelő, hanem volt előre meghatározott költségvetési keretkijelölve, ha a projekt funkcionális céljai jól definiáltak, és

a projektet a team le tudta bontani részfeladatokra.




Alapvető projekt költségelemek

• Erőforrás- függő költségek

– Rendes normaköltségek

– Túlóraköltségek

• Igénybevételi költségek : Néhány erőforrásigénybevétele állandó költséggel jár,függetlenül a tényleges igénybevételiidőtartamától. Ilyen például a bérleti díj.

• Tevékenységfüggő költségek , amelyeket a

munkacsomagokhoz rendelhetünk.




Tervlezárás és kockázatelemzés

Kockázatelemzés definiálása: Adott probléma bekövetkezési

valószínűségének és projektre gyakorolt

hatásának a kiértékelése. A kiértékelésprobléma feltárással és osztályozássalindul.

Cselekvési terv: mit teszünk, hogy nekövetkezzen be az esemény, és mitteszünk, ha bekövetkezik, hogy a kárunkat

csökkentsük




A projekt nyomon követése éslebonyolítása

• A végrehajtás nyomon követése

• Ütemezés kezelése

• Erőforrások kezelése • Költségek kezelése

• A hatókör kezelése

• A kockázatok kezelése • Jelentés a projekt állapotáról




A projekt kontrol lépései • Monitoring: információ gyűjtés a projekt

helyzetéről. • Nyomonkövetés: a jelenlegi helyzet összevetése

az alaptervvel.

• Eltéréselemzés: a terv és az aktuális helyzet

közötti különbség analizálása, célja az eltérésekhatásainak és okainak feltárása.

• Beavatkozások meghatározása: az eltérésekcsökkentésére irányuló tevékenység, célja aszükséges intézkedések meghozatala.

• Tervváltozat revízió: amennyiben szükséges azalapterv módosítása, célja a tervlezárásnáleldöntött változás menedzsment érvényesítése.




A projekt lezárása

• A végleges projektadatok megtekintése

• A lezárás során a team ellenőrizze ésdokumentálja, hogy a végrehajtási ésbefejezési kritériumok, valamint asikertényezők mérőszámai megfelelőek!

• A projekt menedzsment célja elégedett

megbízókon keresztül a vállalat, szervezetvagy vállalkozás gazdaságosságának

javítása.




A projekt (dokumentum)

termékei 1/2

• Megvalósíthatósági tanulmány (business case) célja,hogy bemutassa a szükséget és több alternatívát is bemutassonannak betöltésére. Ennek szerves része a pontozó kártya (scorecard), amely egy a végső döntést objektív adatokkal támogatóeszköz.

• Projekt alapító dokumentum Ez a projekt alkotmánya. Ittrészletezzük a működés kereteit, az elvárásokat, a terjedelmet,határidőket, a projektcsapatot.

• Követelmény specifikáció: A projekt fajtájától függőenszükség lehet egy olyan dokumentációra, amely nagy mélységben foglalkozik a megvalósítandó célokkal.

• Változáskezelési eljárás: Az az eljárásmód, amely azinduláskor elfogadott terjedelemben valamilyen módosulást okozóesemények kezelésére szolgál. Az eszkalációs eljáráson túl azt islefektetik, hogy milyen szemlélettel kell megítélni az esetlegesváltozásokat, azaz mi tekinthető még a projekt eredeti terjedelménekés mi nem.




A projekt (dokumentum)

termékei 2/2

• Kockázatkezelési terv: Bemutatásra kerülnek a kockázatokértékelési módjai, illetve a különböző felelősök és felelősségiterületek.

• Kommunikációs terv: a projekt külső és belső érintetteivel valókommunikációs stratégia. Kiket, miről, milyen gyakran és milyeneszközzel (csatornán) értesítünk?

• Projekt terv: Ebben a dokumentumban, tervben kerülnekfelvételre a feladatok, azok határidői, felelősei, a különböző feladatokközötti összefüggések, függőségek. Az erőforrások tervezése istörténhet itt, amennyiben azt az adott célszoftver megengedi.

• Projektzáró dokumentum: A projekt végén ez a dokumentum

összegzi az erőfeszítések végeredményét. • Tanulságok adatbázisa: A tanulságok adatbázisa egy olyan

tudásbázis, amelybe a projektvezető felvezeti a tanulságokat, azokata módszereket, megoldásokat, amelyeket a projekt során ismert mega projektcsapat.

á í á á ó




Projekt irányítást támogatószoftverek

• Az alapadatokra végzik el az összes szükségesszámítást.

• Az eredmények többféle nézetben megtekinthetők.

• Módosítás után a projekt adatait azonnal újraszámolja aprogram.

• Naptár, munkarend hozzárendelés, akár humán-erőforrás típusonként külön-külön.

• Automatikus vagy manuális erőforrás simítás,feltételekhez kötve.

• Rugalmas tevékenység modellezés (pl. megszakítás,különböző kényszerek és tevékenység típusok).• Terv-tény összehasonlítás.

• Kapcsolat tartás más projektekkel.




Projekt irányítási módszertanok

• Klasszikus projekt módszertanok – Cél világos, jól definiált – Út megtervezve

– Cél elérése érdekében alakítjuk a megvalósítást

• Agilis módszertanok – Változó környezet, nem világos célok (K+F

projektek)

– Kijelöljük, hogy körülbelül hova szeretnénk eljutni

– Folyamatos iteráció, meetingek – Szoros együttműködés az ügyféllel, a meetingen

határozzuk meg a következő lépéseket




Multi-projektmenedzsment

• Projektek egyesítése• Több projekt együttes kezelése

• Projektek csoportos megvalósítása

• Tervezés közösen



Diplomaterv

MUNKÁK IDŐTARTAM

(hét)

p07 561-26 mm projektmenedzsment - torok marianna

Documents