pakar presentation

1

1 Pakar Presentation

Pakar

Presentation

Rahsia Melakukan Sebarang Presentation

Dengan Cemerlang!

2


HAK CIPTA TERPELIHARA

Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian artikel, ilustrasi

dan isi kandungan e-buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara sekalipun, sama ada

secara elektronik, fotokopi, rakaman atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada

Penang (Rahmat Ariffin).

Tanggungjawab hak cipta tidak ada kena mengena dengan maklumat yang terkandung di dalam

e-buku ini. Pihak penerbit dan penulis tidak bertanggungjawab ke atas sebarang kesilapan

ataupun maklumat yang tidak dimasukkan walaupun langkah berjaga-jaga sudah diambil. Pihak

penerbit dan penulis juga tidak bertanggungjawab ke atas sebarang maklumat yang

disalahgunakan.

PEAFIA

Penerbitan ini mengandungi pandangan penulis. Ia bertujuan membantu dan menyediakan

maklumat berkenaan perkara yang dibincangkan. E-buku ini diniagakan dengan memahami

penulis dan penerbit tidak terlibat dengan khidmat professional yang terkandung di dalam buku

ini. Pembaca perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada ahli professional sekiranya

memerlukan bantuan.

Penulis dan penerbit tidak bertanggungjawab ke atas mana-mana kerugian, kehilangan atau

risiko yang ditanggung oleh perseorangan atau sebagainya, yang timbul akibat daripada

penggunaan mana-mana kandungan e-buku ini sama ada secara langsung ataupun tidak

langsung.

3


ISI KANDUNGAN

Pengenalan

BAHAGIAN 1: Asas Pembentangan

1. Pembentangan: Adakah ia MASALAH BESAR anda?

2. Kerjaya: Speaker, Trainer & Presenter

BAHAGIAN 2: Persediaan Penting Sebelum Pembentangan

1. Pengenalan 3W

2. Objektif Pembentangan

3. Isi Kandungan Pembentangan

4. Struktur Pembentangan

5. Mengatasi Ketakutan & Kebimbangan

BAHAGIAN 3: Pembentangan Berkesan

1. Kuasa Visual

2. Kuasa Verbal

3. Kuasa Vocal

4. Kuasa FAQ

BAHAGIAN 4: Penutup Pembentangan

1. Rumusan & Kesimpulan

Penutup

4


Pengenalan

Assalamualaikum dan salam sejahtera,

Pakar Presentation ialah salah satu panduan asas dalam melakukan

pembentangan untuk apa jua projek anda. Saya pasti ramai menghadapi

masalah ketika dalam sesi pembentangan atau presentasi.

Presentasi atau pembentangan adalah suatu perkara yang biasa dilakukan

ketika masih belajar mahupun ketika sudah berkerja. Tetapi tidak semua orang

menyukainya.

Kerana apabila menyebut tentang pembentangan, apa yang bermain di

fikiran adalah bercakap di depan khalayak ramai. Mungkin 2 orang, mungkin 5,

mungkin juga 10 malah mungkin juga 100 orang.

Hampir 70% hingga 90% mempunyai masalah bercakap di khalayak ramai.

Perasaan malu, takut dan sebagainya sering berlegar legar di kotak minda.

Saya pasti jika diletakkan pistol dikepala sekali pun masih belum tentu lagi kita

akan bercakap di khalayak ramai.

Dengan adanya panduan ringkas ini, saya harap sedikit sebanyak dapat

membantu anda dan saya sendiri untuk melakukan presentasi atau

pembentangan dengan cemerlang walaupun anda bukan seorang yang

pakar.

Penang (Rahmat Ariffin)

http://rahmatariffin.com

5


BAHAGIAN 1: Asas PembentanganBAHAGIAN 1: Asas PembentanganBAHAGIAN 1: Asas PembentanganBAHAGIAN 1: Asas Pembentangan

Apakah sebenarnya presentasi atau pun pembentangan? Secara logiknya,

maksud pembentangan ialah menyampaikan sesuatu perkara kepada orang

lain. Umpama kita menyampaikan berita kepada kawan kita. Yang

membezakannya ialah, pembentangan di lakukan secara formal dan

disampaikan kepada kumpulan yang lebih besar.

Kumpulan yang lebih besar?

Ya, sesuatu perkara tertentu yang disampaikan terus kepada jumlah

pendengar yang ramai. Mungkin 5 orang, 50 orang, atau 500 orang. Perkara ini

biasanya menjadi satu masalah besar bagi sesetengah orang.

Termasuklah saya!

Sebelum ini saya begitu takut untuk bercakap di khalayak ramai. Lidah kelu,

jantung berdegup kencang dan rasa seram sejuk seluruh badan.

Adakah anda pernah mengalami perkara sedemikian?

Seperti yang saya katakan tadi, bercakap di khalayak ramai adalah suatu

perkara yang sangat menakutkan. Puncanya ialah kerana kita tidak tahu apa

yang perlu dicakapkan. Kita tidak mengetahui siapa audiens kita dan

sebagainya.

6


Pembentangan: Adakah ia MASALAH BESAR anda?

Sekarang tanya pada diri anda, adakah pembentangan satu masalah besar

kepada anda. Pernahkah cikgu menyuruh anda melakukan pembentangan

sesuatu projek semasa di sekolah?

Ketika anda berkerja, adakah bos anda pernah menyuruh anda

membentangkan kertas kerja kepada rakan sepejabat anda?

Jika anda merasa gugup dan takut ketika mendapat tugasan tersebut, ya,

ianya pasti satu masalah besar kepada anda.

Walau bagaimanapun,anda tidak perlu bimbang, masalah tersebut boleh

diselesaikan asalkan anda tahu cara dan rahsia untuk mengatasinya.

Panduan ringkas ini nanti sama sekali pasti akan membantu anda!

Kerjaya Sebagai Seorang: Speaker, Trainer & Presenter

Bagi sesetengah orang pula, mereka ini sangat suka bercakap dengan orang

ramai. Mereka ini bijak dalam seni pengucapan awam. Ada sesetengahnya

menjadikan pengucapan awam sebagai satu kerjaya.

Speaker, trainer dan presenter antara kerjaya yang hebat masa kini. Presentasi

yang mereka lakukan sangat cemerlang. Kerjaya dalam pengucapan awam

juga terbahagi kepada beberapa bidang.

Yang penting, setiap daripada mereka mempunyai objektif tertentu dalam

presentasi atau pembentangan mereka.

Sesungguhnya kerjaya dalam bidang ini sangat luas dan menjanjikan

pendapatan yang sangat lumayan jika bijak mencari kemahuan dan kehendak

bakal pelanggan.

7


BAHAGIAN 2: Persediaan Penting BAHAGIAN 2: Persediaan Penting BAHAGIAN 2: Persediaan Penting BAHAGIAN 2: Persediaan Penting

Sebelum PembentanganSebelum PembentanganSebelum PembentanganSebelum Pembentangan

Tidak akan wujud masalah sekiranya setiap pembentangan anda dilakukan

dengan teratur. Persediaan adalah perkara paling penting sebelum melakukan

sebarang pembentangan.

Jika anda mengadakan seminar, pastikan anda telah membuat perancangan

yang teliti sebelum melakukan seminar.

Jika anda mengadakan bengkel, anda wajib membuat persediaan.

Pendek kata apa sahaja bentuk pembentangan, persediaan adalah kunci

kepada kejayaan sesebuah pembentangan. Tanpanya anda pasti hilang

punca ketika melakukan pembentangan.

Mari kita lihat beberapa perkara penting ketika melakukan persediaan

pembentangan.

8


Pengenalan 3W

Apakah itu 3W? 3 W adalah why kenapa, what apa dan who siapa. 3W ini

adalah kunci kepada persediaan pembentangan anda. Sekarang saya

mulakan dengan why kenapa.

Why Kenapa

Kenapa anda melakukan pembentangan? Maksudnya tujuan atau objektif

anda melakukan pembentangan. Kenal pasti dahulu tujuan pembentangan

anda.

Mengenal pasti kenapa anda melakukan pembentangan adalah penting bagi

membantu anda membuat struktur atau perancangan dalam sesi

pembentangan nanti.

What Apa

Apakah isi kandungan yang wajib anda ketengahkan di dalam

pembentangan anda.

Isi kandungan sesuatu pembentangan juga sangat penting, kerana isi

kandungan sesuatu pembentangan adalah faktor utama audiens menghadiri

pembentangan anda.

Who Siapa

Siapa audiens anda? Siapa yang bakal mendengar pembentangan anda.

Akhir sekali ialah mengenali siapa audiens. Anda mungkin boleh membuat

sedikit kajian siapa yang bakal menghadiri pembentangan anda. Latar

belakang mereka, apa yang mereka mahukan, tahap pemahaman mereka

dan apa yang bakal membuat mereka tertarik mengenai pembentangan yang

bakal mereka hadiri.

9


Objektif Pembentangan

Ramai beranggapan, bahawa seorang Speaker, Trainer atau Presenter

mempunyai bakal semula jadi. Sebenarnya tidak. Mereka juga orang biasa

seperti kita. Apa yang membezakannya hanyalah mereka tahu apa yang

mereka lakukan.

Menjadi seorang Speaker, Trainer atau Presenter yang bagus bukanlah terjadi

dalam sekelip mata. Ada proses pembelajaran perlu dilalui.

Asalkan anda tahu objektif pembentangan anda, pembentangan bukan lagi

masalah besar.

Di bawah ini saya senaraikan beberapa tujuan penting dalam sesi

pembentangan:

1. Memberitahu

2. Menjual atau Memujuk

3. Menghiburkan

4. Melatih

5. Menyempurnakan Sesuatu Tujuan Tertentu

Secara asasnya, objektif pembentangan adalah untuk menyampaikan sesuatu

yang audiens inginkan.

Ada sesetengah pembentangan, terutamanya pembentangan di sekolah atau

di tempat kerja. Kebiasaannya bertujuan hanya untuk memberitahu. Hanya

untuk menyampaikan sesuatu perkara.

Manakala di dalam seminar atau pembentangan sesebuah syarikat Multi Level

Marketing (MLM) lazimnya, tujuan mereka adalah untuk memujuk dan menjual

produk atau perkhidmatan mereka.

10


Manakala pengacara atau presenter, tujuan mereka biasanya untuk

menghiburkan audiens yang hadir.

Bagi seorang trainer pula, tujuan utama pembentangan mereka adalah untuk

mengajar dan melatih audiens yang hadir.

Akhir sekali, sesetengahnya pula melakukan pembentangan untuk

menyempurnakan sesuatu tujuan tertentu seperti ahli politik yang berucap

ketika berlaku kempen pilihanraya.

Secara keseluruhannya, tujuan pembentangan adalah untuk menyampaikan

sesuatu perkara, samada sekadar memberi informasi, menjual, menghiburkan

atau pun untuk melatih audiens.

11


Isi Kandungan Pembentangan

Pembentangan perlukan isi kandungan. Sebaiknya perancangan yang teliti

perlu dilakukan bagi menentukan isi kandungan yang tepat dalam setiap

pembentangan.

Cuma kadangkala, anda akan terfikir cukupkah masa yang diberikan kerana

terlalu banyak perkara yang ingin anda sampaikan. Kadangkala pula berlaku,

anda tidak tahu apakah kandungan yang patut diselitkan dalam

pembentangan anda.

Ada juga bimbang, kandungan pembentangan yang ringkas menyebabkan

terdapat banyak masa berlebihan dalam pembentangan mereka.

Di bawah ini saya saya tunjukkan satu struktur pembentangan yang berkesan;

1. Wajib tahu

2. Perlu tahu

3. Menarik jika tahu

Terdapat 3 bahagian dalam menentukan isi kandungan yang sesuai dalam

pembentangan anda. Pertama ialah wajib tahu!

Bila menyebut tentang perkara wajib, maknanya sesuatu yang paling penting.

Jadi anda senaraikan dahulu perkara peling penting yang ingin anda

sampaikan dalam sesi pembentangan tersebut.

Isi kandungan yang kedua pula ialah perlu tahu. Informasi yang diberikan

kurang penting, tetapi audiens perlu tahu mengenainya.

Yang ketiga atau yang terakhir pula ialah perkara atau kandungan yang

menarik sekiranya audiens dapat tahu. Maknanya ia tidaklah begitu penting.

Anda bebas samada ingin beritahu ataupun tidak.

12


Berdasarkan 3 perkara tadi, saya sarankan anda merangka sesi pembentangan

anda dengan;

1. Merangka masa pembentangan, pastikan berapa jam yang

diperuntukkan. Contohnya seminar untuk sehari, spesifikkan tempoh

pembentangan, tempoh rehat dan sebagainya. Dengan cara ini barulah

anda dapat merangka isi kandungan untuk pembentangan anda.

2. Bertanya kepada yang lebih berpengalaman. Mereka yang

berpengalaman adalah sumber terbaik untuk anda membuat rujukan

bagaimana melakukan pembentangan anda sendiri.

3. Berbincang dengan kumpulan. Jika anda melakukannya dengan

kumpulan, sebaiknya berbincang apa yang terbaik untuk

pembentangan anda.

4. Gunakan mindmap bagi mendapatkan idea terbaik tentang isi

kandungan pembentangan anda.

Kesimpulannya, pastikan setiap isi kandungan pembentangan anda adalah isi

kandungan yang audiens mahu dan nantikan daripada anda.

Sehingga mereka akan berkata,

Ya itulah informasi yang saya cari selama ini!

13


Struktur Pembentangan

Berikut adalah struktur pembentangan yang biasa dilakukan. Jika anda

mengadakan seminar, bengkel ataupun pembentangan di sekolah, IPT atau di

tempat kerja, inilah struktur yang perlu anda ikut dalam setiap pembentangan.

1. Beritahu audiens apa yang anda mahu beritahu

2. Sampaikan kepada audiens tentang perkara itu

3. Beritahu audiens apa yang anda telah beritahu

Di bawah ini saya sediakan contoh mengikut struktur yang diberikan di atas:

Pembukaan

Pastikan pembukaan yang sesuai untuk setiap pembentangan.

Nyatakan objektif pembentangan.

Teruskan dengan huraian terhadap objektif pembentangan.

Isi Penting

Sampaikan perkara pertama atau isi pertama anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi pertama anda.

Sampaikan perkara kedua atau isi kedua anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi kedua anda.

Sampaikan perkara kedua atau isi ketiga anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi ketiga anda.

Begitulah seterusnya untuk setiap isi kandungan pembentangan anda.

Penutup

Gunakan Closing Technique

Kesimpulan atau rumusan

Baiklah, itu adalah serba sedikit contoh pembentangan yang perlu dilakukan

berdasarkan struktur yang diberi.

14


Walau bagaimanapun terpulang kepada anda sendiri bagaimana menjadikan

pembentangan anda lebih kreatif.

Saya ambil contoh sekiranya anda menganjurkan satu seminar. Seminar kanak

kanak untuk UPSR. Anda mungkin boleh menyelitkan sedikit latihan,

perbincangan dalam kumpulan ataupun menggembirakan audiens dengan

permainan yang berbentuk pembelajaran.

Selagi ianya masih berhubung kait dengan kandungan pembentangan anda,

tidak salah untuk anda melakukannya.

15


Mengatasi Ketakutan & Kebimbangan

Seperti yang saya nyatakan di awal tadi terdapat ramai orang yang takut untuk

berucap atau menyampaikan sesuatu presentasi atau pembentangan di

depan orang ramai.

Walau bagaimanapun terdapat beberapa cara untuk mengelakkan diri anda

merasa takut dan bimbang sebelum melakukan pembentangan.

Berikut adalah beberapa teknik atau tips yang agak berkesan;

1. Ketahui objektif anda melakukan pembentangan. Pastikan anda tahu

secara teliti apa yang ingin anda sampaikan.

2. Ketahui tempat anda melakukan pembentangan dan alatan yang

digunakan. Pastikan anda datang awal untuk membuat pemeriksaan

akhir alatan yang ingin digunakan sebelum pembentangan.

3. Ketahui audiens anda. Pastikan anda telah membuat sedikit kajian

mengenai audiens anda. Seperti yang saya nyatakan sebelum ini,kaji

latar belakang mereka, tahap pemahaman mereka dan sebagainya.

4. Ambil masa untuk berehat. Tarik nafas dalam dalam dan buat sedikit

senaman ringan jika anda gugup sebelum memulakan pembentangan.

5. Datang awal dan berbuallah bersama audiens yang hadir.

6. Senyum kepada semua audiens, ini bagi mengeratkan lagi hubungan

antara anda dengan audiens.

16


Sebenarnya terdapat banyak lagi tips untuk mengatasi rasa takut dan

bimbang. Cuma yang penting, anda perlu tahu apa tugas anda, objektif anda

dan apa yang ingin anda sampaikan semasa sesi pembentangan.

Selain itu, anggap sahaja audiens sememangnya mahukan informasi tertentu

daripada anda, sudah menjadi tanggung jawab anda untuk memenuhinya.

Bagi golongan Islam, selawat dan memulakan pembentangan dengan

bacaan doa adalah jalan terbaik jika anda seorang yang gemuruh.

17


BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN 3333: : : : Pembentangan Pembentangan Pembentangan Pembentangan

BerkesanBerkesanBerkesanBerkesan

Saya pasti setiap orang inginkan kesempurnaan di dalam pembentangan.

Kesempurnaan memang boleh dilakukan cuma perlukan masa. Walau

bagaimanapun, anda sebenarnya tidak perlukan pembentangan yang

sempurna.

Apa yang paling penting ialah, bagaimana melakukan pembentangan yang

berkesan?

Apa yang saya perhatikan, ketika sesi pembentangan, bahagian pembukaan

adalah perkara yang paling penting. Ia umpama pemecah kebuntuan atau

pemecah halangan di antara penyampai dengan audiens.

Sekarang mari kita lihat, pembukaan yang bagaimanakah yang agak berkesan

untuk audiens.

Saya pasti anda pernah mendengar;

Hi, Selamat Datang Tuan Tuan & Puan Puan

Ini adalah cara pembukaan yang biasa kita dengar. Apa kata kita cuba

sesuatu yang berbeza kali ini. Mungkin dengan;

1. Memulakan sesuatu cerita atau kisah lucu, mungkin mengenai diri anda

ataupun orang yang anda kenali.

2. Bertanyakah sesuatu kepada audiens anda.

3. Mungkin juga boleh mulakan dengan melihat video tertentu.

Asalkan anda mulakan dengan sesuatu yang menarik, saya pasti sedikit

sebanyak audiens akan mula rasa terhibur.

18


Kuasa 3V

Semasa melakukan pembentangan, 3V memainkan peranan yang sangat

penting dalam menentukan halatuju atau keberkesanan sesebuah

pembentangan.

Apakah 3V tersebut?

1. Visual

2. Verbal

3. Vocal

Kuasa Visual

Visual membawa maksud sesuatu yang boleh di lihat semasa sesi

pembentangan. Apa sahaja yang boleh dilihat akan membawa impak kepada

audiens.

Contohnya, daripada baju yang anda pakai sehinggalah flip chart yang anda

gunakan semasa sesi pembentangan. Semuanya memainkan peranan penting

dalam pembentangan.

Antara perkara yang berkaitan dengan visual yang patut anda titik beratkan;

1. Penampilan diri. Cara anda berpakaian.

2. Cara anda bercakap, senyum dan sebagainya.

3. Alat bantuan yang anda gunakan termasuklah, power point

presentation, flip chart dan lain lain.

4. Penggunaan gambar.

5. Nota atau apa sahaja yang diberikan kepada audiens.

19


Setiap visual ini akan mempengaruhi 43% tindakan audiens. Jadi pastikan setiap

visual di dalam sesi pembentangan tidak akan mengganggu gugat

pembentangan anda.

Kuasa Verbal

Verbal pula ialah penggunaan ayat di dalam sesi pembentangan. Anda harus

berhati hati dengan setiap perkataan yang keluar daripada mulut anda.

Walau bagaimanapun anda tidak perlu bimbang sangat, kerana 7% sahaja

bahagian verbal ini yang akan mempengaruhi tindakan audiens.

Tetapi pastikan anda tahu untuk bercakap. Jika berhenti separuh jalan kerana

gugup dan sebagainya, anda memusnahkan sesi pembentangan tersebut.

Kuasa Vocal

Vocal pula adalah intonasi yang kita gunakan semasa melakukan

pembentangan. Kekuatan dan kekemasan vocal akan mempengaruhi 38%

tindakan audiens.

Disebabkan itulah, setiap pembentangan yang dilakukan mestilah keratif

dalam seni pengucapan awam.

Anda tidak boleh bercakap terlalu mendatar!

Setiap tutur kata mesti ada intonasi yang betul dan tepat. Anda mesti tahu

bahagian mana perlu gunakan suara yang lantang dan bahagian mana suara

yang agak perlahan.

Gunakan intonasi dengan betul, saya yakin audiens tidak akan bosan dengan

pembentangan anda!

20


Kuasa FAQ

Saya pasti anda tahu apa itu FAQ. Ia adalah sesi terakhir dalam setiap

pembentangan. Audiens akan diberi peluang untuk bertanya mengenai topik

yang dibentangkan.

Di dalam sesi ini, kehebatan dan kebijaksanaan anda akan teruji.

Pastikan anda tahu menjawab segala pertanyaan daripada audiens.

Disebabkan itulah persediaan sebelum pembentangan sangat sangat dititik

beratkan.

Berikut saya senaraikan beberapa tips penting dalam sesi FAQ.

1. Berterima kasih kepada yang bertanya.

2. Tanya nama orang yang bertanya.

3. Pastikan anda faham soalan yang ditanya. Jika tidak faham, minta ulangi

soalan tersebut.

4. Puji pada yang bertanya.

5. Ulang soalan tersebut, jika audiens yang lain kurang dengar.

6. Jawab soalan yang ditanya, jika boleh huraikan dengan lebih lanjut dan

berikan contoh.

Sekarang anda tahu bagaimana menjadikan sesi FAQ adalah sesi yang

menarik dalam pembentangan anda.

21


BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN 4444: : : : Penutup PPenutup PPenutup PPenutup Pembentanganembentanganembentanganembentangan

Ini adalah bahagian terakhir dalam sesi pembentangan. Jika anda memulakan

pembentangan dengan pembukaan yang menarik, pastikan anda lakukan

penutup lebih baik lagi.

Bahagian penutup kebiasaannya akan menggunakan semula objektif

pembentangan tersebut.

Jika pembentangan anda bersifat untuk menjual, penutuplah penentu samada

anda berjaya atau tidak di dalam sesi pembentangan tersebut.

Rumusan & Kesimpulan

Setiap pembentangan perlukan kesimpulan. Ini penting kerana tujuannya untuk

mengingati semula apa yang telah dibentangkan sepanjang sesi

pembentangan tersebut.

Biasanya rumusan adalah dalam bentuk point. Mulakan dengan isi kandungan

pembentangan, huraikan dan buat sedikit kesimpulan.

Sebaiknya sertakan contoh semasa membuat kesimpulan tersebut.

Berikut adalah perkara perkara yang biasa dilakukan ketika sesi terakhir iaitu

penutup pembentangan.

1. Membuat kesimpulan semua isi penting yang dibincangkan.

2. Tamatkan sesi pembentangan dengan kata kata motivasi.

3. Kaji semula objektif pembentangan anda.

4. Ucapkan terima kasih kerana sudi hadir sesi pembentangan anda.

5. Puji audiens yang hadir.

22


Penutup

Tahniah! kini anda dilengkapi dengan panduan asas dalam sesi

pembentangan. Samada anda seorang pekerja, pelajar, trainer, speaker

ataupun presenter, gunakanlah ilmu ini sebagai panduan untuk melakukan

pembentangan dengan lebih berkesan.

Kunci kepada kejayaan pembentangan adalah latihan. Lebih banyak

pembentangan yang anda lakukan, semakin mahirlah anda dengan seni

pembentangan.

Semuanya perlukan latihan dan masa. Jadi, tidak perlulah anda teragak agak

lagi untuk melakukan sesi pembentangan.

Tetapkan pada minda anda, bahawa anda mampu menyampaikan sesi

pembentangan yang lebih baik dari masa ke semasa.

Ikhlas,

Penang (Rahmat Ariffin)

http://rahmatariffin.com

23


TAMAT

pakar presentation

Documents