Panduan OJS

oleh

Dwi Fajar Saputra, S.Sos, M.M (dfsptra@gmail.com)

Sekilas OJS

Open journal system disingkat OJS merupakan software yang dikembangkan

oleh Public Knowledge Project (PKP). Software tersebut dikhususkan untuk

pengelolaan jurnal secara online. Keunggulan dari OJS adalah tata kelola dalam

memproses sebuah artikel hingga terkumpul menjadi sebuah jurnal. Proses tata

kelola, terbagi menjadi beberapa peran dari masing-masing pengelola. Antara

lain sebagai manager, editor, author, dll. Keunggulan tersebut yang menjadi

nilai lebih dari OJS dibandingkan dari software-software lainnya.

Saat ini pengguna software OJS mungkin sudah melebihi ratusan pengguna

yang telah menerapkan software OJS sebagai software manajemen jurnal. Di

Indonesia juga demikian, baik Universitas negeri dan swasta sudah

menggunakannya. Contohnya UGM (link) dan UHAMKA (link). Selain

perguruan tinggi, Perpustakaan Nasional juga telah menggunakan OJS untuk

mengelola Jurnal Pustakawan Online (link). Oleh karena itu kelas ini dibuat

agar pemanfaataan OJS dapat lebih luas lagi. Dengan tujuan proses pengelolaan

jurnal di Indonesia dapat lebih merata dengan berbasis online journal.

Tahapan Instalasi

Instalasi tergolong Mudah karena disediakan sejenis installer oleh pengembang.

Cukup 3 langkah:

1. Buat database

2. Buat privileges

3. Konfigurasikan database

Dasar Hukum Kewajiban Mengelola Jurnal

1. Perdirjen DIKTI No 1, Tahun 2014.

2. Pedoman Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah.

3. Surat Edaran Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal No.

2050/E/T/2011.

4. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Pangkat/Jabatan

Akademik Dosen.

Alur Publikasi Naskah di OJS

Proses Membuat Jurnal

Details :

Pastikan telah masuk sebagai jurnal manager.

1. Pilih bagian Setup.

2. General Information. Bagian ini memberikan penjelasan secara umum

mengenai jurnal yang akan dikelola.

3. Principal Contact. Bagian ini dikhususkan bagi pengelola jurnal untuk

memberikan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh masyarakat.

4. Technical Support Contact. Bagian ini untuk informasi kontak teknis,

berkaitan dengan jurnal yang dikelola.

5. Email Identification. Bagian ini untuk menyertakan email pengelola

jurnal dan dapat pula digunakan ketika mengirim notifikasi ke penulis

yang mengirimkan naskahnya.

6. Publisher. Bagian ini untuk informasi mengenai nama penerbit jurnal.

7. Sponsoring Organizations. Bagian ini untuk nama lembaga yang

memberikan sponsor pendanaan jurnal.

8. Source of Support. Bagian ini mengatur nama kontributor yang

mengirimkan naskah.

9. Search Engine Indexing. Bagian ini untuk kata kunci dari jurnal.

10. Journal History. Bagian ini untuk menuliskan sejarah awal tentang

jurnal hingga saat ini.

Policies :

1. Focus and Scope of Journal. Bagian ini menjelaskan mengenai fokus

dan skala dari jurnal yang sedang anda kelola.

2. Peer Review. Bagian ini menjelaskan mengenai kebijakan dalam proses

review jurnal.

3. Review Guidelines. Bagian ini petunjuk dalam proses review sebuah

artikel yang masuk.

4. Review Process. Bagian ini penjelasan mengenai proses review yang

akan dilakukan.

5. Privacy Statement. Bagian ini untuk menjelaskan pernyataan privasi

bagi pengirim naskah.

6. Editor Decision. Bagian ini untuk memberikan informasi kepada

pengirim naskah tentang keputusan dari hasil review yang telah

dilakukan.

7. Add Item to Appear in About the Journal. Bagian ini bisa digunakan

untuk memasukkkan informasi penting yang berkaitan dengan jurnal.

8. Journal Archiving. OJS support LOCKSS yakni tools penyimpanan

artikel secara cloud. Jika artikel yang masuk kedalam jurnal ingin

disimpan, dapat mengaktifkannya.

9. Potential Reviewer Database. Untuk menginformasikan berbagai

database yang memiliki kesamaan fokus dari jurnal yang dikelola oleh

manajer.

Submissions :

1. Author Guidelines. Berisi mengenai pedoman bagi penulis yang ingin

mengirimkan naskahnya.

2. Submission Preparation Checklist. Standar yang telah ditetapkan OJS

dalam hal persiapan pengiriman naskah.

3. Permissions. Hak cipta yang menempel pada jurnal.

4. Competing Interests. Diperuntukkan bagi para mitra bestari yang

berminat menjadi bagian dari pengelolaan jurnal.

5. For Authors to Index their Work. Indeks bagi gambaran artikel yang

akan masuk di jurnal.

6. Notification of Author Submission. Notifikasi by email dari pengelola

jurnal kepada pengirim naskah. Memanfaatkan port SMTP di email.

7. Citation Markup Assistant. Centang pada bagian Enable the Citation

Markup Assistant jika dapat menjadi bagian dari format sitasi

internasional.

8. Citation Extraction. Pilih penyedia sitasi yang sesuai dengan jurnal.

Management :

1. Access and Security Setting. Bagian ini untuk pengaturan hak ases bagi

pengguna. Beberapa pilihannya:

2. Jika seluruh artikel jurnal dapat dibaca dan diunduh (Open Access), pilih

bagian The journal will provide open access to its content.

3. JIka seluruh artikel diberikan keamanan, dan pengguna diharuskan

mendaftar untuk mengaksesnya pilih ini.

4. Jika seluruh artikel terproteksi, pilih ini.

5. Jika website jurnal tidak untuk umum, dan pengguna harus registrasi

terlebih dulu untuk melihat dan mengunduh artikel, pilih ini.

6. Publication Scheduling. Bagian ini adalah informasi untuk waktu

terbitan dari jurnal.

7. Identification of Journal Content. Bagian ini untuk digunakan bagi

artikel yang bersifat unik.

The Look :

1. Journal Homepage Header. Bagian ini dapat dimanfaatkan untuk

menempatkan header jurnal yang dikelola. Dapat berupa gambar dan

keterangan dari judul jurnal.

2. Journal Homepage Content. Bagian ini untuk menyesuaikan tampilan

homepage jurnal. Pengelola dapat melakukan eksperimen agar dapat

terlihat menarik.

3. Journal Page Header. Bagian ini memungkinkan pengelola untuk

menempatkan judul, gambar, atau logo yang berbeda pada halaman selain

homepage.

4. Journal Page Footer. Bagian ini dapat dimanfaatkan untuk menuliskan

deskripsi pada bagian bawah dari jurnal, baik berupa hak cipta dll yang

biasa ditempatkan pada bagian bawah dari situs.

5. Journal Bar. Secara default, link navigasi yang paling penting akan

dimasukkan dalam jurnal Anda. Namun, jika ada item tambahan untuk

ditambahkan, Anda dapat melakukannya di sini (misalnya, link ke

halaman rumah lembaga penerbitan tertentu). Link tambahan dapat

ditambahkan dengan menggunakan “Add Item” tombol. Pastikan untuk

memeriksa kotak jika Anda mengetik dalam teks biasa dan URL lengkap.

Jika tidak, maka akan muncul sebagai ## SFU ##.

6. Journal Layout.

7. Information.

8. Lists.

Beberapa Peran di OJS :

Journal manager :

Untuk menjadi journal manager, pertama kali harus membuat sebuah jurnal

yang akan dikelola. Caranya :

1. Masuk sebagai user.

2. Klik hosted journals.

3. Klik create journal.

4. Kemudian isi journal setting yang berisi title, description dan path (id

panggil jurnal di browser). Lalu klik save.

5. Setelah proses diatas selesai, akan muncul tampilan seperti ini :

Bila sudah muncul, maka dapat dikatakan akun journal manager telah dapat

digunakan.

Untuk masuk ke halaman journal manager, klik setup. Setelah itu akan tampil 5

proses dalam membuat journal. Peran dari journal manager salah satunya harus

menyelesaikan kelima proses tersebut sampai dapat dikatakan selesai. Detil dari

penjelasan kelima proses, dapat dilihat pada bahasan sebelumnya di sesi kedua.

Peran lainnya dari journal manager adalah memiliki hak utama dalam

mengelola beberapa halaman di OJS. Halaman yang dapat dikelola, bisa di lihat

pada gambar berikut ini (Menu Management Pages):

Penjelasan dari masing - masing menu management pages yaitu :

1. Announcements : Halaman yang berguna untuk membuat kolom

pengumuman yang dapat dibuat oleh journal manager dan dapat tampil

pada halaman depan. Cara membuatnya, terlebih dahulu klik

annnoucement type dan isi tipe pengumuman yang akan ditampilkan.

Lalu masuk kembali ke annoucement kemudian tentukan tipenya, isi

pengumuman dan batas akhir pengumuman.

2. Files Browser : Halaman yang berguna untuk meng-upload file yang

dapat digunakan supaya dapat mendukung tata kelola jurnal. Untuk folder

articles dan issues merupakan bawaan dari software OJS, lebih baik

jangan diedit atau dihapus. Jika akan upload file, dapat langsung klik

choose file dan create directory yang akan digunakan.

3. Journal Section : Halaman yang berguna untuk mangatur masalah teknis

di publikasi jurnal, beberapa masalah teknis yang ada di bagian ini adalah

Indexing, Restrictions, Word Count, Table of Contents. Terdapat opsi

yang bisa ditentukan, penjelasannya dapat dilihat pada masing - masing

kolom.

4. Review Forms : Halaman yang berguna untuk menempatkan form yang

berisi instruksi ketika ada naskah yang perlu di review.

5. Languages : Halaman yang berisi penjelasan dari pengembang OJS

berkaitan dengan masalah bahasa pengantar.

6. Masthead : Halaman yang berguna untuk memastikan bahwa fungsi

peran di OJS dapat dijalankan sesuai dengan bawaan yang telah dibuat

pengembang OJS. Dan di halaman ini juga dapat ditambah posisi dari

peran lainnya.

7. Prepared Emails : Halaman yang berisi seluruh format email di OJS.

Format email tersebut memiliki masing - masing fungsi dan telah

ditentukan siapa yang berhak mengirim dan menerima. Namun format itu

dapat diedit jika diperlukan.

8. Reading Tools : Halaman yang berguna untuk mengatur tata cara

publikasi sebuah naskah di jurnal. Terdapat dua fungsi utama yakni

Reading tools dan Related tools. Reading tools berkaitan dengan abstrak,

sitasi, indexing metadata dll. Sedangkan Related tools berkaitan dengan

hubungan antara subjek sebuah naskah dengan naskah yang lainnya.

9. Stats dan Reports : Halaman yang berguna untuk mengetahui statistik

perkembangan dari sebuah jurnal. Sedangkan report untuk mengetahui

detil dari pelaporan sebuah jurnal dalam kurun waktu tertentu.

10. Fee Payment Options : Halaman yang berguna untuk mengatur besaran

upah yang diterima oleh masing - masing peran di OJS, jika telah

menjalankan tugas atau melakukan sesuatu yang berguna untuk

perkembangan jurnal yang tengah dikelola.

11. Plugin Management : Halaman yang berguna untuk mengatur beberapa

plugin / fitur yang telah disediakan pengembang.

12. Import/Export Data : Halaman yang berguna untuk proses import atau

eksport pertukaran data yang telah disediakan pengembang OJS. Terdapat

beberapa sumber pertukaran data yang siap diaktifkan, antara lain DOAJ,

PubMed, dll.

Editor :

Peran editor merupakan peran sentral dalam proses penerimaan, editing dan

mempublikasikan naskah. Untuk mengaktifkan akun sebagai editor, terlebih

dahulu journal manager memberikan akun kepada seseorang pada halaman

journal management dengan klik create user, hal ini juga berlaku bagi setiap

peran lainnya di OJS.

Bila telah diaktifkan akun sebagai editor, maka seseorang akan diberi tugas

mengelola naskah dengan 4 bagian utama yaitu :

1. Unassigned : naskah yang baru masuk dan belum menugaskan editor

untuk melakukan proses edit.

2. In Review : naskah yang sedang di review.

3. In Editing : naskah yang sedang di edit.

4. Archives : naskah yang telah diterima untuk dipublikasikan dan masuk

sebagai arsip.

Seorang editor juga memiliki kewenangan untuk menentukan issue yang akan

dipublikasikan.

Untuk memulai awal dari proses edit, dapat mengaktifkan issue terlebih dahulu.

Tentukan identification dan cover yang akan digunakan. Kemudian klik naskah

yang telah masuk dan akan muncul beberapa tahapan dalam proses edit yaitu

1. Summary : ringkasan dari naskah yang dikirimkan.

2. Review : ringkasan tahapan dari proses naskah yang sedang di review.

3. Editing : ringkasan tahapan dari proses naskah yang sedang di edit.

Terdiri dari copyediting, scheduling, layout dan proofreading.

4. History : kumpulan catatan rekam dari apa yang dikerjakan selama proses

berlangsung.

5. References : daftar pustaka yang digunakan oleh naskah.

Tahapan review

Proses selanjutnya adalah tentukan editor yang diberikan tugas untuk

melakukan edit naskah pada kolom Editors. Bila penugasan telah dijalankan,

akan muncul status in review pada kolom Status. Editor dapat menolak bila

ringkasan dari naskah terdapat kekurangan.

Lalu berlanjut pada proses review, bagian ini memerlukan persetujuan terlebih

dahulu oleh Editor. Editor dapat langsung memberikan keputusan atau

menugaskan seorang reviewer dulu untuk proses reviewnya.

Bila proses review telah dilakukan seorang reviewer, maka akan masuk

sebuah notifikasi kepada editor mengenai hasil yang diperoleh reviewer.

Jika diterima akan muncul rekomendasi berupa keterangan Accept

Submission dan editor dapat memberikan nilai bagi si reviewer. Kemudian

menentukan sebuah keputusan apakah akan diterima atau dengan catatan

lainnya. Seperti gambar dibawah ini :

Jika keputusan naskah diterima oleh editor maka naskah tersebut akan

dimutakhirkan pada sistem. Selanjutnya editor akan menginformasikan

kepada penulis bahwa naskahnya telah berhasil masuk tahapan review.

Tahapan edit

Tahapan selanjutnya masuk kepada bagian editing. Didalam layar akan muncul

submission (ringkasan naskah yang masuk), copyediting (halaman untuk

melakukan edit naskah), scheduling (halaman untuk penentuan jadwal publikasi

naskah), layout (halaman untuk penyeusaian naskah dengan format layout yang

telah ditentukan) dan proofreading (halaman untuk menyesuaikan tulisan agar

tata bahasanya baik).

Peran editor untuk menentukan siapa yang berhak menjadi copyeditor

dan proofreader. Lalu editor melakukan proses layout dengan upload

naskah yang hasil dari layout, galley dan supplementary file (bila ada).

Jika sudah, dapat klik bagian layout editor pada kolom proofreading

dengan klik complete. Kemudian copyediting akan melakukan proses edit

sesuai kewenangannya. Halamannya seperti gambar dibawah ini:

Copyediting terdapat 3 langkah, pertama initial copyedit. Bila selesai

melakukan tahapan ini, maka seorang copyeditor dapat dikirimkan ke

editor kembali. Lalu kolom author copyedit, dapat dikirimkan langsung ke

penulis. Penulis nantinya akan merespon dengan mengirimkan kembali

naskah yang telah di edit kepada copyeditor.

Sampai 3 langkah itu selesai dijalankan dengan baik oleh keduanya sehingga

muncul gambar berikut ini :

Hingga akhirnya tahapan edit selesai. Selanjutnya dapat klik bagian

scheduling dan tentukan issue serta public ID dari naskah yang akan di

publikasikan. Terakhir dapat klik Publish Issue, dengan demikian tahapan

edit selesai dan masuk ke bagian archives. Gambarnya seperti berikut :

Author :

Author merupakan seseorang yang dapat mengirimkan naskah kepada editor.

Cara mengaktifkan peran sebagai akun dapat melalui 2 cara yaitu diberikan

akun oleh journal manager atau seseorang mengisi kolom pendaftaran mandiri

pada bagian yang telah disediakan pengelola jurnal.

Jika telah aktif dan mampu login, maka akan muncul halaman user. Kemudian

jika diberikan akses untuk mengirimkan naskah, author akan melalui beberapa

tahapan sebelum naskah yang dikirim diterima oleh editor. Tahapannya adalah

1. Start

Submission checklist : daftar prasyarat yang ditetapkan pengelola

sebelum mengirimkan naskah.

Copyright notice : penjelasan dari pengelola jurnal untuk kepastian

copyright yang akan diterapkan pengelola bagi setiap naskah yang masuk.

Journal's privacy statement : penjelasan dari pengelola jurnal bahwa akan

menjaga kerahasiaan naskah bagi setiap penulis yang mengirimkan

naskah.

Comments for the editor : halaman bagi penulis mengirimkan pesan

kepada editor.

2. Upload Submission merupakan halaman bagi penulis untuk

mengirimkan file naskah kepada pengelola jurnal.

3. Enter Metadata merupakan halaman bagi penulis untuk mengisi

metadata yang diperlukan di sistem. Metadata yang diperlukan antara lain

:

Author untuk identitas dari penulis.

Title and Abstrak untuk menuliskan judul naskah yang dikirimkan serta

abstrak dari naskah.

Indexing untuk menentukan kata kunci dan bahasa dari naskah yang

dikirimkan.

Contributor and supporting agencies untuk menuliskan agen yang

mensponsori penulis dalam mengirimkan naskah.

References untuk menuliskan daftar pusataka dari naskah yang

dikirimkan.

4. Upload Supplementary Files merupakan halaman bagi penulis untuk

mengirimkan file naskah pendukung kepada pengelola jurnal. Bila masuk

ke sistem, sistem akan menampilkan 2 bagian kolom baru yaitu

supplementary file metadata dan supplementary file.

5. Confirmation merupakan halaman bagi penulis yang berisi konfirmasi

dari sistem, berupa penjelasan file apa saja yang dikirimkan ke sistem.

Reviewer :

Seorang reviewer memiliki tugas utama melakukan pengecekan pada naskah

yang telah dikirimkan oleh penulis. Proses reviewer dimulai ketika editor

memberikan tugas kepada seorang reviewer dengan cara menentukan seseorang

dan mengirimkan email kepada orang yang ditunjuk. Bila telah aktif, maka

laman reviewer akan muncul seperti ini:

Kemudian klik file naskah yang akan di review maka akan muncul laman

review yang berisi beberapa tahapan, antara lain :

1. Submission to be reveiwed : ringkasan naskah yang dikirimkan.

2. Review schedule : jadwal melakukan review.

3. Review step : tahapan review yang telah ditentukan journal manager.

4. Review guidelines : pedoman bagi reviewer dalam melakukan review

naskah.

Untuk mengaktifkan, klik will do review dengan cara mengirimkan email

kepada editor.

Bila telah aktif, selanjutnya reviewer melakukan tugas review secara objektif.

Dapat pula mengirimkan naskah yang telah di review, dengan tahap akhir

memilih keputusan rekomendasi yang bisa dikirimkan ke editor. Terdapat

beberapa pilihan keputusan antara lain:

[1] Accept Submission : naskah diterima tanpa syarat

[2] Revisions Required : dibutuhkan revisi tanpa harus review ulang

[3] Resubmit for Review : dibutuhkan revisi kemudian diserahkan kembali

untuk review ulang

[4] Resubmit Elsewhere : naskah ditolak dan disarankan untuk diserahkan

kepada reviewer lainnya

[5] Decline Submission : naskah ditolak

[6] See Comments : dibutuhkan revisi sesuai saran reviewer (serupa

rekomendasi 2)

Kemudian submit rekomendasi keputusannya dengan cara mengirimkan email

ke penulis.

Proof Reader :

Seseorang menjadi proof reader dengan cara dibuatkan akun oleh journal

manager, sedangkan penugasannya melalui editor.

Tahapan proofreading melewati 3 tahap yaitu

1. Author comments : aktif setelah proof reader mengirimkan pesan kepada

penulis untuk menyesuaikan tata bahasa sebelum artikel diterima.

2. Proofreader comments : aktif setelah proof reader menerima hasil dari

penulis yang telah berusaha menyesuaikan tata bahasa.

3. Layout editor final : dapat diaktifkan oleh editor yang melakukan proses

layout.

Jika proses berjalan dengan baik maka akan muncul gambar berikut ini: