panduan pengguna - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/jpn/attachments/article/5987... ·...

PANDUAN PENGGUNA

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

PENETAPAN NO GAJI DAN FUNGSI PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

Unit Maklumat Data Personel Cawangan Pengurusan Maklumat Bahagian Pengurusan Sumber Manusia KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Helpdesk : 038884 7836 / [email protected]

Panduan Pengguna HRMIS – Submodul Kew8

CPM, BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA BPSM 1

ISI KANDUNGAN

PERANAN UNTUK PENETAPAN NO GAJI (PENTADBIR SISTEM ) ................................................................... 2

MANUAL PENETAPAN NO GAJI ................................................................................................................................. 3

PENYEDIAAN KEW 8 (PENYEDIA KEW 8/PENTADBIR PENGURUSAN SARAAN) ...................................... 7

PENYEMAKAN KEW 8(PENYEMAK) ......................................................................................................................... 19

PENGESAHAN KEW 8 (PENGESAH) ........................................................................................................................ 26

PEMBETULAN KEW 8 (PENYEDIA KEW 8) ............................................................................................................ 32

CETAK PENYATA PERUBAHAN GAJI ...................................................................................................................... 37

PEMBATALAN KEW.8(PENYEDIA KEW 8) ............................................................................................................. 43

PERANAN DAN ALIRAN KERJA (LEVEL 2)………………………………………………………………………………………………..47



PERANAN UNTUK PENETAPAN NO GAJI (PENTADBIR SISTEM/PENYEDIA KEW8 )

Kod peranan untuk menetapkan no gaji

120316-165 Payroll Administrator Federal/State Government



MANUAL PENETAPAN NO GAJI

Pilih Pengurusan Saraan Faedah Dan Ganjaran

Pilih Pengurusan Gaji



Pilih Pemprosesan Gaji

Pilih Fail Induk Gaji

Pilih Kemasukan Fail Induk Gaji



Masukkan No kad Pengenalan

Di Skrin ini pastikan jawatan sebenar Pemilik Kompetensi adalah mengikut

jawatan yang disandang sekarang ini.

Untuk Jawatan Sebenar, pastikan memilih tarikh sandangan yang terkini

Cth : [1/1/2016-31/12/9999] kerana CO mungkin mempunyai banyak tarikh

sandangan. (ini bagi mengelakkan No. gaji tidak dipaparkan dalam kew8)

Selepas itu, masukkan No Gaji Pemilik kompetensi



Pilih cara pembayaran iaitu Pembayaran Melalui Pindahan Bank dan klik

hantar dan tunggu mesej berjaya dihantar.



PENYEDIAAN KEW 8 (PENYEDIA KEW 8/ PENTADBIR PENGURUSAN SARAAN)

* Pastikan data Pemilik Kompetensi di dalam sub modul profil perkhidmatan adalah

terkini.


Pilih Pengurusan Saraan



Pilih Pengurusan Penyata Perubahan Gaji (Kew 8)

Pilih Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew 8)



Masukkan No Kad Pengenalan dan klik teruskan

Di sini jika terdapat maklumat CO, ini bermakna Kew 8 telah pun

disediakan untuk CO ini sebelumnya.

Klik Tambah



Masukkan No kad pengenalan sekali lagi dan klik teruskan

Klik hyperlink No Kad Pengenalan



Klik Tambah

Klik Yes



Di sini penyedia boleh kemaskini

i. Jenis Perubahan [Cari]

ii. Butir-butir Perubahan [Papar Mesej Tersedia]

iii. No. Surat Kebenaran

iv. Tarikh Kuatkuasa yang terdapat dalam surat yang berkaitan

i. Di sini penyedia boleh memilih jenis perubahan iaitu dengan memilih jenis

perubahan yang tersedia dengan cara klik pada pilihan.



ii) Penyedia boleh memilih jenis perubahan yang sesuai sebelum menyediakan

kew 8.

Butir-butir perubahan (boleh di ambil dari ayat yang sedia ada iaitu Papar

Mesej Tersedia ataupun boleh di ambil dari ayat manual yang biasa

digunakan dengan menaip semula atau kaedah copy paste.



iii) Masukkan No Surat Kebenaran

iv) Masukkan Tarikh Kuatkuasa yang terdapat dalam surat atau dokumen

yang berkaitan.

Selesai simpan,status akan bertukar menjadi DRAF

Klik jenis perubahan untuk lihat perincian rekod



Di sini penyedia boleh menyemak [maklumat perjawatan], [maklumat Gaji]

dan [Profil Perkhidmatan], jika terdapat kesalahan, hendaklah dibetulkan

sebelum ke langkah seterusnya.

Profil Perkhidmatan boleh dikemaskini secara terus melalui menu ini

dengan syarat Penyedia Kew 8 diberi peranan sebagai Pentadbir Profil

Perkhidmatan.

[Nombor Penyata] adalah no fail pemilik kompetensi yang terdapat di

dalam Profil Perkhidmatan. Pembetulan boleh dibuat sekiranya berlaku

kesilapan pada no tersebut.

Setelah selesai, klik tambah



Pada paparan Tambah Senarai Perubahan, klik tambah bagi menambah

Kod Elaun

Di sini penyedia boleh menyemak jadual gaji matriks dan kelayakan elaun

lain dan menyemak nilai [Patut terima], [Telah Terima], [Tarikh Kuatkuasa]

dan [Tarikh Tamat], jika ada kesilapan penyedia masih lagi boleh

mengubah nilai-nilai tersebut.

Klik Simpan setelah mengemaskini nilai tersebut



Klik kemaskini untuk mengemaskini penyata perubahan gaji

Sebelum menghantar kepada Pegawai Penyemak, klik kemaskini untuk

mengemaskini penyata perubahan gaji [Papar Penyata Perubahan]



Di sini, penyedia masih boleh mengemaskini penyata perubahan, jika

telah selesai klik butang simpan dan klik hantar untuk disemak oleh

Penyemak Kew 8

Selepas hantar, rekod Jenis Perubahan bagi Pergerakan Gaji akan hilang

pada paparan menu Pentadbir/Penyedia Kew8



PENYEMAKAN KEW 8 (PENYEMAK)

Penyemak Kew 8 boleh membuat semakan melalui

Peti Pesanan HRMIS atau

menggunakan Paparan Menu






Pilih Semakan Penyata Perubahan Gaji (Kew 8), terdapat dua kaedah

untuk semakan iaitu melalui peti pesanan atau melalui menu semakan

Penyata perubahan Gaji (Kew 8).



Penyemak boleh menyemak dengan dua cara;

I. Melalui No Kad Pengenalan CO yang telah disediakan Kew 8 dan klik

teruskan atau;

II. Penyemakan melalui butang Teruskan

Klik hyperlink No Penyata untuk membuat semakan.



Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk semakan kew 8.

Klik papar untuk memaparkan kew 8 yang ingin disemak.



Pilih samaada Borang dengan pra pencetakan atau Borang tanpa pra

pencetakan.



Contoh ini memilih borang dengan pra pencetakan, di sini penyemak

boleh menyemak kew 8 tersebut.

Jika telah selesai menyemak, penyemak boleh kembali ke laman

penyemakan untuk dihantar untuk pengesahan atau dihantar kepada

penyedia untuk dibuat pembetulan.



Pilih listbox status [Telah Disemak] / [Disemak-Buat Pembetulan] kemudian

klik butang [Hantar].

Jika pengguna memilih [Telah Disemak] maklumat tersebut akan dihantar

kepada Pengesah Kew 8. Jika sebaliknya ia akan dihantar semula kepada

penyedia kew 8 untuk tujuan pembetulan.



PENGESAHAN KEW 8 (PENGESAH)






Pilih Pengesahan Penyata Perubahan Gaji (Kew 8), untuk pengesahan dua

cara boleh dilakukan iaitu melalui paparan menu dan juga melalui peti

pesanan.



Ada dua cara untuk pengesahan iaitu;

I. Melalui no Kad Pengenalan CO yang disediakan kew 8 dan klik

teruskan atau;

II. Melalui butang teruskan

Klik hyperlink No.Penyata untuk membuat pengesahan



Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk pengesahan kew 8.

Klik papar untuk memaparkan kew 8 yang ingin disahkan.



Pilih samaada borang dengan pra pencetakan atau borang tanpa pra

pencetakan.



Contoh ini memilih borang dengan pra pencetakan, di sini pengesah

boleh menyemak kew 8 tersebut. Jika telah selesai menyemak, pengesah

boleh kembali ke laman pengesahan untuk pengesahan atau dihantar

kepada penyedia untuk dibuat cetakan atau pembetulan.

Pilih listbox status [Disahkan] / [Tidak disahkan]/[Disahkan dan

Direkodkan] kemudian klik butang [Hantar].

[Disahkan] - Maklumat akan dihantar kepada pentadbir Pengurusan

Gaji untuk perkiraan dan penyediaan SG20.

[Tidak disahkan] - jika Kew-8 tersebut perlu pembetulan

Pilih [Disahkan dan Direkodkan] - jika Kew-8 tersebut tidak perlu

disediakan SG20 . Klik Hantar.

Untuk tujuan pelaksanaan di kpm pengesah perlu pilih status

[Disahkan dan Direkodkan].



PEMBETULAN KEW 8 (PENYEDIA KEW 8)

*Pembetulan hendaklah dilakukan sekiranya terdapat kesilapan pada Kew 8

setelah disemak oleh penyemak Kew 8






Pilih pembetulan Penyata Perubahan Gaji(Kew 8)



Ada dua cara untuk Pembetulan iaitu;

I. Melalui no Kad Pengenalan CO yang ingin dibetulkan kew 8 tersebut

dan klik teruskan atau;

II. Melalui butang teruskan

Klik hyperlink No.Penyata untuk Pembetulan



Klik hyperlink [Jenis Perubahan]

Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk pembetulan Kew 8. Klik butang

kemaskini untuk mengemaskini Kew 8.



[Tambah] – jika ada penambahan/pembetulan butir perubahan

[Kemaskini] – untuk mengemaskini Kew-8 dan klik [simpan] jika telah selesai

[Hantar] – jika selesai pembetulan. Kew-8 akan dihantar kepada

Penyemak Kew 8 dan seterusnya kepada Pengesah untuk pengesahan.



CETAK PENYATA PERUBAHAN GAJI

Pilih Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan

Saraan Pengurusan Penyata Perubahan Gaji (Kew-8) Cetak

Penyata Perubahan Gaji (Kew-8)






Pilih Cetak Penyata Perubahan Gaji



Ada dua cara untuk cetakan iaitu;

I. Melalui no Kad Pengenalan dan klik teruskan atau;

II. Klik teruskan

Klik hyperlink [No Kad Pengenalan]



Klik pada [Status] untuk kemaskini

Klik pada [Jenis perubahan] untuk paparan terperinci

Klik pada [No.Penyata Perubahan] untuk paparan penyata perubahan

Pilih samaada borang dengan pra pencetakan atau borang tanpa pra

pencetakan



Di paparan ini, nama penyedia, penyemak dan pengesah akan terpapar

dan tarikh akan dipaparkan mengikut masa penyemakan dan

pengesahan.

Jika berlaku kesilapan pada gelaran jawatan mohon kemaskini di Menu

Data Perjawatan Jawatan Sebenar Selenggara Jawatan Sebenar

( Peranan : Pentadbir hrmis level 2 di JPN atau Bahagian )



Untuk cetak, boleh klik sini untuk panduan percetakan dan juga

select a format untuk eksport ke format yang dikehendaki samada

PDF atau EXCEL

Kew 8 ini perlu ditandangani selepas di cetak.



PEMBATALAN KEW 8 (PENYEDIA KEW 8)

Pilih Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Saraan

Pengurusan Penyata Perubahan Gaji (Kew-8) Cetak Penyata

Perubahan Gaji (Kew-8)






Pilih fungsi [Cetak Penyata Perubahan Gaji [Kew.8]



Ada dua cara untuk pembatalan iaitu;

III. Melalui No Kad Pengenalan dan klik teruskan atau;

IV. Klik teruskan

Klik hyperlink No kad pengenalan untuk membuat pembatalan



Klik hyperlink [Status : Disahkan dan Direkodkan] untuk membuat

pembatalan

Pilih status [Dibatalkan oleh Pentadbir Pengurusan Saraan]

Klik hantar

Kew 8 telah diabatalkan.



PERANAN DAN ALIRAN KERJA KEW 8

Bil.

Nama Peranan

Keterangan Peranan

Tanggungjawab

1.

Pentadbir Pengurusan

Saraaan

[Remuneration

Administrator]

[05] [0501] [049]

Penyediaan Penyata

Perubahan Gaji

Paparan Status Penyata

Perubahan Gaji

Pegawai yang

menyediakan Kew8

2.

Penyemak Pengurusan

Saraan

[Remuneration Reviewer]

[05] [0501]

[184]

Semak Penyata Perubahan

Gaji


Perubahan Gaji

Pegawai yang

menyemak Kew8

3.

Pengesah Pengurusan

Saraan

[Remuneration Verifier]

[05] [0501] [126]

Pengesahan Penyata

Perubahan Gaji


Perubahan Gaji

Pegawai yang

mengesahkan Kew8

4.

Workflow Administrator

(Remuneration) -

Pentadbir Aliran Kerja

(Saraan)

[12] [1202] [152]

Mewujudkan aliran kerja

pengurusan saraan

mengikut fungsinya.

Pentadbir HRMIS di

agensi atau di

Kementerian

5.

Penetapan No Gaji

[12] [1203] 165

Menetapkan No Gaji Pemilik

Kompetensi

Penyedia Kew 8



ALIRAN KERJA

panduan pengguna - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/jpn/attachments/article/5987... ·...

Documents