panduan penggunaan aplikasi si-epan cerdas · menu pengaturan pengguna, nama jabatan hanya terdapat...
TRANSCRIPT
-
PANDUAN PENGGUNAAN
APLIKASI SI-EPAN CERDAS
siepandikbudsultra.id
Sistem Elektronik Persuratan Perkantoran
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Prov. Sulawesi Tenggara
2019
-
Jenis Pengguna Aplikasi Si-Epan Cerdas :
1. Pimpinan, merupakan pengguna sebagai pejabat eselon yang bertugas di Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.
2. Staff, merupakan pengguna sebagai staff (non-eselon) yang bertugas di Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.
3. Admin / Tata Usaha, pengguna sebagai admin yang bertugas mendata surat masuk dan
surat keluar dalam kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Prov. Sulawesi Tenggara.
Catatan :
Menu Input Surat dan Surat keluar hanya terdapat pada Menu Admin / Tata Usaha.
Menu Pengaturan Pengguna, Nama Jabatan hanya terdapat pada Menu Admin / Tata Usaha
Penjelasan Menu Pada Aplikasi Si-Epan Cerdas
-
Mekanisme Persuratan
-
Cara Login dan Ubah Password
1. Buka Aplikasi pada https://siepandikbudsultra.id/ dan masuk melalui akun yang telah
dibuatkan oleh Admin Tata Usaha.
2. Setelah berhasil login akan tampil halaman utama.
https://siepandikbudsultra.id/
-
3. Jika ingin merubah password dari akun, silahkan klik pada nama pengguna dan pilih profile
4. Isi Password dengan password baru dan klik simpan.
Surat Masuk
Surat masuk discan dan diinput oleh operator surat, setelah memberikan nomor agenda dan nomor
arsip surat. Notifikasi Surat akan terkirim ke Kepala OPD Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Prov.
Sulawesi Tenggara untuk diberikan disposisi.
-
Cara Membuat Disposisi
A. Penerima Surat
Semua surat yang telah di registrasi akan masuk ke menu data surat masuk, Kepala
OPD Dinas Pendidikan dan Kebudayaan akan memberikan disposisi setelah
membuka data surat masuk. Seperti pada gambar.
Pada halaman surat akan terlihat detil dari Surat masuk yang telah diregistrasi oleh
petugas tata usaha, Tombol action untuk melihat detail dan lampiran dari isi surat
serta terdapat tombol disposisi untuk mendisposisikan surat.
-
Pada halaman terdapat tombol :
1) , digunakan untuk melihat isi surat
2) , digunakan untuk membuat disposisi
3) , digunakan untuk membatalkan disposisi
Pada halaman disposisi, penerima surat bisa memberikan disposisi kepada yang
terkait
Setelah tombol simpan dipilih akan muncul tombol untuk mengirim notifikasi ke
handphone dan email penerima disposisi.
-
Notifikasi akan masuk ke handphone melalui sms dan juga email penerima disposisi
Disposisi yang berhasil dibuat akan masuk pada menu disposisi keluar seperti pada
gambar.
B. Penerima Disposisi
Untuk penerima disposisi, semua disposisi yang diterima akan masuk ke dalam menu
disposisi masuk. Penerima disposisi untuk level pimpinan (pejabat esselon) bisa
mendisposisikan kembali disposisi yang telah diterima kepada staff (non esselon).
-
1. Untuk melihat semua disposisi masuk dilakukan dengan cara klik pada menu
disposisi masuk
Terdapat tombol detail dan print disposisi pada kolom action.
a) Detail, untuk melihat detail dari disposisi masuk.
b) Print, untuk memprint lembar disposisi yang masuk.
2. Untuk memprint lembar disposi yang masuk, klik tombol print pada kolom
Action.
-
3. Untuk melihat detail dari disposisi masuk klik tombol detail disposisi pada kolom
Action
Pilih yang akan dilakukan dengan disposisi masuk. Pada halaman detail disposisi
terdapat beberapa tombol yang fungsinya sebagai berikut :
a) , digunakan untuk melihat halaman isi surat yang didisposisi.
b) , , digunakan untuk memilih jika akan mengerjakan sendiri
disposisi yang masuk
c) , digunakan untuk menginput laporan, jika memilih
mengerjakan sendiri disposisi masuk.
d) , digunakan untuk membuat disposisi kepada bawahan,
contoh dari kepala seksi kepada staff.
Pada pembuatan disposisi disesuaikan instruksi yang akan diberikan kepada staff
dan pilih simpan.
-
Setelah tombol simpan dipilih akan muncul tombol kirim notifikasi, untuk
memberitahukan notifikasi melalui sms dan email penerima disposisi.
Surat Keluar
Surat keluar di scan dan diregistrasi oleh operator surat, surat yang telah di registrasi akan masuk
pada Data Surat Keluar.
Cara Buat Surat Keluar
Menu input surat keluar hanya terdapat pada operator surat
1. Klik Input Surat Keluar pada menu surat Keluar dan akan tampil seperti pada gambar
-
2. Isi semua data
Tanggal Surat, diisi dengan cara memilih tanggal surat
Kepada, diisi dengan cara pilih tujuan yang akan menerima surat
No. Surat, Diisi sesuai dengan registrasi Nomor surat yang dikeluarkan
Kategori surat, memilih klasifikasi kategori dari jenis surat yang akan dikeluarkan
Perihal, Diisi dengan perihal surat keluar
Catatan, diisi untuk menambahkan catatan surat keluar
Lampiran, pada kolom lampiran diisikan dengan file dokumen yang telah disiapkan
dengan format file *.pdf atau *.Jpeg
Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan surat keluar yang telah diisi.
-
Cara Memilih Surat Keluar
Semua surat yang telah disimpan akan masuk ke dalam menu data surat keluar
Untuk melihat detail pada surat keluar silahkan klik tombol detail pada kolom Action.
Klik tombol preview lampiran untuk melihat isi surat keluar yang telah discan.
Arsip Surat
Menu Arsip surat digunakan untuk melihat Arsip dari Surat Masuk dan Surat masuk, pengguna dapat
memasukan nomor surat pada kolom search untuk mendapatkan surat yang akan dicari.
-
Klik tombol lampiran surat untuk melihat isi surat yang telah discan.
Statistik Surat
Untuk memantau statistik dari setiap surat masuk dan surat keluar yang telah diregistrai oleh
operator surat, pengguna dapat masuk ke menu statistik surat untuk melihat jumlah dari setiap
surat masuk dan surat keluar setiap bulannya dalam satu tahun.