panduan pengisian maklumat risiko operasi (e …reg.upm.edu.my/eiso/portal/pentaksiran...
TRANSCRIPT
1
PANDUAN PENGISIAN MAKLUMAT
RISIKO OPERASI (e-OPRISK)
Disediakan oleh:
Pusat Jaminan Kualiti (CQA)
Jun 2019
PANDUAN PENGISIAN MAKLUMAT RISIKO OPERASI (e-OPRISK)
2
3
21
4.2
4
4.1
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumat Perkara 3(Input Penilaian Risiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
LANGKAH 1
3
3
21
4.2
4
4.1
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
LANGKAH 1MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN RISIKO OPERASI PTJ
4
1Kenalpasti ‘Kod PTJ’ bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing
Kod PTJ adalah unik bagi setiap PTJ & tidak boleh diubah
2 Dapatkan ‘Kod e-OPRISK PTJ’ melalui Portal eISO
LANGKAH 2
5
3
21
4.2
4
4.1
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
2
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
LANGKAH 2MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
6
1Dapatkan ‘Templat e-OPRISK’ PTJ masing-masing
2Muatturun ‘Templat e-OPRISK’ melalui Portal eISO di bawah pautan menu Dokumen Risiko & Peluang QMS
LANGKAH 3
7
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
3
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
LANGKAH 3MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL MACRO
8
Klik menu ‘File’1
Pilih ‘Options’2
Paparan Templat Excel
LANGKAH 3MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL MACRO
9
Pilih ‘Trust
Center’
3
Paparan ‘Excel Options’
Klik ‘Trust Center
Setting’
4
LANGKAH 3MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL MACRO
10
Paparan ‘Trust Center’
Pilih ‘Macro
Settings’5
Pilih ‘Disable all macros with
notification’ 6
Klik butang
‘OK’
7
LANGKAH 3MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL MACRO
11
8 Buka fail
excel
risiko PTJ
Klik butang
‘Enable Editing’ 9
Klik butang ‘Enable
Content’ 10Klik butang
‘OK’ 11
LANGKAH 4
12
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
4
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
LANGKAH 4.1
13
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
4.1
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
LANGKAH 4.1Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
14
1 Pilih Kategori
PTJ (Droplist)
2 Pilih Nama
PTJ (Droplist)
3 Masukkan nama TWP
PP/PTJ
4 Masukkan tahun 2019
pada ruangan Tahun
Penilaian (Tahun
semasa)
LANGKAH 4.2
15
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
4.2
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
16
1Pada
ruangan
Perkara 1,
klik butang
‘Input
Pernyataan
Risiko’
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
17
NOTA:
Ruangan berwarna PUTIH – PTJ
boleh masukkan maklumat
Ruangan berwarna
PINK/MERAH – PTJ boleh pilih
berdasarkan droplist
Ruangan berwarna KELABU –
Maklumat auto terpapar setelah
PTJ membuat pilihan droplist
pada ruangan berwarna
PINK/MERAH
Ruangan berwarna HITAM – PTJ
tidak perlu masukkan apa-apa
maklumat (Ruangan Strategi
Tindakan ini akan auto berubah
mengikut penilaian risiko). # Rendah - ruangan berwarna
HITAM; Sederhana & Tinggi –
ruangan berwarna PUTIH maka PTJ perlu isi maklumat
2 Paparan PENYATAAN
RISIKO terpapar
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
18
ISI MAKLUMAT
- Penyataan isu & risiko, penilaian risiko dan tindakan risiko operasiberdasarkan
keputusan akhir pelaporan risiko PTJ Q4 tahun 2018.
Q4 TAHUN 2018
Sila ISI sekiranya keputusan tindakanterhadap risiko adalah: TERIMA/KURANGKAN/BELUM NILAI PINDAH
KECUALI
DITOLAK - tidak perlu isi maklumat dalamtemplat.
Bagi kes Pindah/Kongsi
risiko perlu mendapat
persetujuan PTJ yang terlibat
3
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
19
Bil > input bilangan
Penyataan Isu > input penyataan isu PTJ
Dalaman / Luaran > pilih (Droplist)
Kategori Isu > pilih (Droplist)
Penyataan Risiko > input penyataan risiko PTJ
Kawalan Sedia Ada > input kawalan sedia ada di PTJ
ISI MAKLUMAT
PENYATAAN ISU
& RISIKO4
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
20
LENGKAPKAN
RUANGAN PENILAIAN
RISIKO5 Keterukan
- Tahap > pilih (Droplist) berdasarkan Pilihan Tahap Keterukan
- Penerangan Tahap & Skor > automatik terpapar mengikut pilihan
Kemungkinan- Tahap > pilih (Droplist)
berdasarkan - Pilihan Tahap Kemungkinan- Penerangan Tahap & Skor >
automatik- Total Skor Isu > automatik
terpapar mengikut pilihan
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
21
ISI RUANGAN
TINDAKAN RISIKO6 Nyatakan Strategi Tindakan untuk Risiko Kuning dan Risiko
Merah sahaja. Input maklumat dokumen sokongan & bukti tindakan.
Bagi Total Skor Risiko Rendah
(HIJAU), tidak perlu nyatakan Strategi tindakan (Ruangan berwarna HITAM)
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
22
KEMASKINI
(SIMPAN)
MAKLUMAT7
Klik butang ‘Kemaskini’ untuk menyimpan maklumat. Klik icon ‘Dashboard’ untuk memaparkan pelaporan risiko PTJ
LANGKAH 4.2Isi maklumat Perkara 1 (Input Penyataan Risiko)
23
PAPARAN
DASHBORD
PTJ8
LANGKAH 4.3
24
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
4.3
LANGKAH 4.3Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko – Q2)
25
Pada ruangan Perkara 2, klik butang
‘Input Penilaian Risiko – Q2’1
LANGKAH 4.3Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko – Q2)
26
LENGKAPKAN
PENILAIAN
RISIKO – Q22
Maklumat Penyataan Risiko & Tindakan yang telah diinput pada Perkara 1 akan automatik berada dalam rekod pada Perkara 2. PTJ
tidak perlu input sebarang data pada ruangan ini.
Isi maklumat Perkara 2 bagi ruangan Keberkesanan Tindakan -
Semakan Sukuan Kedua 2019 Q2 pada ruangan Penilaian Risiko dan Keputusan / Kawalan Tindakan Risiko sahaja.
LANGKAH 4.3Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko – Q2)
27
PILIH
TINDAKAN KE
ATAS RISIKO3
Tindakan ke Atas Risiko > pilih (Droplist) berdasarkan Pilihan Kawalan
Penerangan Tindakan > automatik terpapar berdasarkan pilihan droplist
Catatan > input oleh PTJ bagi sebarang status/ maklumat (terutama risiko yang belum nilai)
LANGKAH 4.3Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko – Q2)
28
KEMASKINI
(SIMPAN)
MAKLUMAT4
Klik butang ‘Kemaskini’ untuk menyimpan maklumat. Klik icon ‘Dashboard’ untuk memaparkan pelaporan risiko PTJ
LANGKAH 4.3Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko – Q2)
29
PAPARAN
DASHBORD
PTJ –
PELAPORAN
SEHINGGA Q2
5
LANGKAH 4.4
30
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumat Perkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
4.4
Isi maklumat Perkara 3(Input Penilaian Risiko – Q4)
LANGKAH 4.4Isi maklumat Perkara 3 (Input Penilaian Risiko – Q4)
31
Pada ruangan Perkara 3, klik butang
‘Input Penilaian Risiko – Q4’ 1
LANGKAH 4.4Isi maklumat Perkara 3 (Input Penilaian Risiko – Q4)
32
LENGKAPKAN
PENILAIAN
RISIKO – Q4
& TINDAKAN
KE ATAS
RISIKO
2Maklumat Penyataan Risiko & Tindakan yang
telah diinput pada Perkara 1 dan Perkara 2 akan automatik berada dalam rekod pada Perkara 3.
PTJ tidak perlu input sebarang data pada
ruangan ini.
Isi maklumat Perkara 3 pada ruangan
Keberkesanan Tindakan - Semakan SukuanKetiga/Keempat 2019 Q3/Q4 sahaja.
Pilih Tindakan ke atas Risiko
(Langkah sama sebagaimana PERKARA 2)
Menu Perkara 3 hanya akan dibuka
pada tempoh pelaporan Sukuan
ke4
LANGKAH 5
33
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
5 MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
LANGKAH 5MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
34
Klik butang KEMASKINI untuk paparan terkini pelaporan
LANGKAH 6
35
3
21
4.2
4
4.1
MENGENALPASTI KOD PENGURUSAN
RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat Perkara 1(Input Penyataan Risiko)
4.4
Isi maklumatPerkara 2 (Input Penilaian Risiko –Q2)
Isi maklumatPerkara 3(Input PenilaianRisiko – Q4)
5
4.3
MENYEMAK HASIL PELAPORAN RISIKO PTJ MELALUI PAPARAN DASHBOARD
MEMUAT TURUN TEMPLAT e-OPRISK
MENYEMAK TETAPAN MICROSOFT EXCEL
MACRO
MENGISI MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ
Isi maklumat PTJ pada Menu Utama
MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
LANGKAH 6MENGHANTAR MAKLUMAT RISIKO OPERASI PTJ KE CQA SECARA BERKALA
36
Q2 2019Pelaporan
2x
setahun
Jawatankuasa Kualiti UPM pada bulan
Julai 2019
dimajukan ke CQA sebelum/selewat-lewatnya
pada 28 Jun 2019
Q4 2019Jawatankuasa
Kualiti UPM pada
awal tahun 2020
37
Sekian, terima kasih