panduan pengurusan pejabat short version ceramah

42
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT PP BIL: 5 Tahun 2007 (berkuatkuasa mulai 30 April 2007 & menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974)

Upload: samsudin-ahmad

Post on 28-May-2015

1.390 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

PANDUAN PENGURUSANPEJABAT

PP BIL: 5 Tahun 2007(berkuatkuasa mulai 30 April 2007 &

menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974)

Page 2: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

ARAHAN PERKHIDMATAN

Panduan asas pentadbiran sesebuahpejabat / jabatan yang meliputi

pentadbiran am, perkara perkhidmatan,alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan

kemudahan perhubungan.

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 3: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

ARAHAN PERKHIDMATAN

Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda:

- memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalamperkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatanpos & cetak dan penggunaan ICT;- memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih

tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi

kandungan; danmemberi penekanan terhadap kepentingan sistempenyampaian perkhidmatan dan integriti dalamperkhihmatan awam

Page 4: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

- digubal berasaskan AP dan ditambahbaikdengan

mengambil kira ICT

- meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang untukperubahan bakal berlaku serta inovasi/ kreativiti

- agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk

laksana dan jelaskan mana-mana perkara- penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuat

kuasa dari semasa ke semasa AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 5: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

KANDUNGANBAHAGIAN TAJUK

III

III

PENGURUSAN AM PEJABATPENTADBIRAN SUMBER

MANUSIAKEPERIBADIAN DANKETRAMPILAN

IV PENGURUSAN

5

VPERHUBUNGAN PELANGGANSISTEM PENYAMPAIANPERKHIDMATAN

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 6: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

KANDUNGAN (SAMB.)

BAHAGIANTAJUK

VI

VIIVIII

IX

DAN

KERAJAAN

AWAM

URUSAN SURATPENGURUSAN FAIL

PENYELENGGARAAN,PEMELIHARAANPELUPUSAN REKOD

PENGURUSAN

KOMUNIKASI

DANTEKNOLOGIMAKLUMAT

X INVENTORI DAN BEKALAN

PEJABAT

JPA

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA

Page 7: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Peruntukan barupenekanan kepada pematuhan undang-undangkemudahan komunikasi

program kebajikan

BAHAGIAN IPENGURUSAN AM PEJABAT

(AP- JABATAN DAN ORANG RAMAI)

Menjelaskan tanggungjawab ketua jabatan dalam urusanpejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaianaktiviti dan senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatanruang pejabat

Page 8: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IPENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Undang-undang dan peraturan

- maklum dan difahami oleh setiap pegawai- kaji dan kemaskini agar relevan dengan perkembangan

semasa dan boleh tingkatkan sistem penyampaian

Senarai Tugas

- sediakan untuk semua pegawai

- sentiasa dipantau agar kemaskini dengan perubahandasar Kerajaan atau jabatan

Page 9: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

9

BAHAGIAN IPENGURUSAN AM

PEJABAT (samb)

Kemudahan Komunikasi

- gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi

- perkhidmatan pos untuk hantar surat dan bungkusan. Pos berdaftardibuat jika bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan

- perkhidmatantelefon termasuktelefon bimbit dikawalpenggunaannya mengikut peraturan semasa

- penggunaan mesin faksimili ikut peraturan semasa

ditetapkanpersidangan video mengikut peraturan yang

- kaedah komunikasi manual lain seperti telegram- boleh guna kaedah komunikasi terbaharu selaras dengan ICT

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 10: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IPENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Program Kebajikan

- adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan

sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan

- contoh: hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelabkebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak,majlis

keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 11: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA

JPA

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

(AP – PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN)

Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran,penilaian prestasi , sijil perhargaan dan pewartaan.

Peruntukan barupemupukan budaya kerja positif

pembangunan modal insan

pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik

Page 12: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan Pegawai

Tanggungjawab Ketua Jabatan

- pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawahpenyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap danterkini. Direkod dalam komputer/ buku khas. Secaramanual direkod dengan dakwat kekal

Tanggungjawab Pegawai

- maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri danperubahan maklumat agar kemas kini

Page 13: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan

Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:

i.maklumat peribadi pegawai;ii.semua maklumat perkhidmatan pegawai;

i.maklumat cuti;

i.lembaran kelakuan; dani.maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan darsemasa ke semasa.

Page 14: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

14

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan

a.semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpakebenaran pegawai diberi kuasa

a.maklumat perlu direkod dengan segeradengan

mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekodberkomputer). Jika manual, ditandatangani

pegawaidan dicop jabatan. Rekod disimpan di lokasi pegawai

berkhidmatdokumen tindakan sesuai untuk iapenting, pastikanselamat. Adakan rekod pendua dan disimpan selamat

rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat dengankebenaran

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 15: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Kehadi ran

- selenggara rekod kehadiran mengikut kaedahyang

sesuaiuntuk merekod waktu sampai dan waktumeninggalkan pejabat

- adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang

bercuti atau tugasan di luar untuk tujuan pemantauan

Page 16: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

iii. ekspektasi dari tahap yang perlu dicapai dimaklumkepada pegawai yang dinilai

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Penilaian Prestasi

- sebahagian dari sistempengurusan personelyang

penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasikerja. Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut

prosedur yang ditetapkan

- kaedah prestasi yang baik mempunyai ciri berikut:i. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan

yangditetapkan

. penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim

Page 17: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Penilaian Prestasi (samb)

iv.pegawai penilaibersedia mendengar pandanganpegawai yang dinilai

i.pegawai penilai tidak guna penilaian prestasi sebagai

instrumen untuk menekan / mengugut pegawai yangdinilaisebaliknya untuk meningkat motivasi/ prestasi

pegawai AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 18: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Pemupukan Budaya Kerja Positif

Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan laksanakanperananberikut:

i.wujud dan memupuk semangat kerja berpasukan;

ii.memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;i.beri tunjuk ajar dan bimbingan;

i.beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawaimelaksana tugas yang telah diamanahkan; dan

i.beri pengiktirafan dan perhargaan kepada pegawai yang telahmemberi sumbangan

Page 19: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah
Page 20: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IIPENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik

Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut:

- selaraskan di peringkat Jabatan/ Bahagian/Cawangan/ Unit

menguruskan sumber manusia- sediakan pegawai yang melaksanakan tugas- sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi

- pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa kemas kiniikut latihan dan lantik di

- pastkan pegawai program sebagai jurulatihperingkat jabatan

lantik pentadbir sistem

aspek keselamatan mengikut standard yang ditetapkanwujudkan meja bantuan (help desk)uruskan inventori perkakasan

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 21: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IV

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA

JPA

BAHAGIAN IIIKEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

(Bahagian baru)

Menjelaskan aspek keperibadian danketrampilan meliputi cara berpakaian, carakerja, adab sopan semasa menjalankan tugas,kepentingan menjaga emosi, sikap keterbukaan,bijaksana, berhemah, berfikiran positif, soal

disiplin dan tatakelakuan serta keperluanmematuhi Aku Janji

Page 22: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IV

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA

JPA

PENGURUSAN PERHUBUNGAN

PELANGGAN

(Bahagian baru)- Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada

pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesradan adil kepada pelanggan, pengurangan karenahbirokrasi, penyediaan perkhidmatan kepadapelanggan dan piagam pelanggan.

- Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti HariBersama Pelanggan, pengurusan aduan awam danpengurusan media.

Page 23: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IV

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IVPENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan Pelanggan

Ketua Jabatan memberi penekanan kepada perkhidmatan berkualitiseperti:

- beri layanan yang mesra & adil kepada pelanggan;

- wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

- perluaskan mekanisme penyebaran & penyampaian

kemudahan danperkhidmatan;

-kurangkan kerenah birokrasi dalam urusan dengan pelanggan.

Page 24: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

Menekankan kepentingan sistem penyampaianperkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatankaunter dan telefon, keperluan mempermudahkansistem dan prosedur kerja, borang permohonan,menyemak semula keperluan lesen atau permit sertamempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.

BAHAGIAN VSISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

(Bahagian baru)

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA

JPA

Page 25: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VSISTEM PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN (samb)

Perkhidmatan Telefon Berkualiti

Ketua Jabatan meningkat kualiti layanan telefon dengan melaksanakan

langkah berikut:

- pastikan layanan telefon cekap, berkesan dan memenuhistandard kualiti yang ditetapkan

- pastikan sambutan telefon oleh pegawai sentiasa mesra, sopandan berbudi bahasa

- bekalkan maklumat tepat dan kemas kini- sistem telefon diprogramkan jika panggilan tidak dijawab

mesin rakaman dalam answering machine mesra pelanggansistem telefon lain yang diperkenalkan berkesan

Page 26: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN VIURUSAN SURAT KERAJAAN

(AP- SURAT-MENYURAT)

Memperincikan cara penyediaan suratrasmi kerajaan, kaedah pendaftaran,

pengedaran surat dan pengurusan surat

terperingkat. AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 27: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

perakukan kepada Pegawai Pengelas menentukan taraf keselamatan

BAHAGIAN VIURUSAN SURAT KERAJAAN

Pendahuluan- Satu cara perhubungan penting- dokumen dan rekod rasmi

- penyaluran maklumat- jelas, tepat dan ringkas- sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos/ serahan tangan

Penyediaan- alamat pengirim- alamat penerima- nombor rujukan- tarikh surat

tajuk surat

pembukaan dan pengakhiran suratpenomboran perenggan, muka surat dan lampirandisediakan tiga salinan (penerima, fail & fail timbul)

Page 28: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIURUSAN SURAT KERAJAAN (samb)

Pendaftaran dan Pengedaran

- surat untuk Ketua Jabatan/ Timb. Ketua Jabatan diserahkankepada

Pembantu khas. Surat ‘untuk perhatian’ kepada pegawai;- Pembantu Khas / pegawai bertanggungjawab boleh buka surat & daftar suratikut prosedur yang ditetapkan;- sebelum edar , masukkan surat dalam fail;- semua surat ambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan melalui suratakuan terima;- surat dihantar keluar,pastikan lengkap dan ditandatangani; dan- hantar melalui mesin faksimile/ e-mel, peraturan hendaklah dipatuhi.

Pengurusan Surat Terperingkatpengurusan dikawal dengan selamat ikut Arahan Keselamatan & peraturanyang berkaitan

Page 29: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL

( AP – FAIL – MEMAIL)Menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedahpengkelasan fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dankeperluan Fail Timbul.

Peruntukan Baru

- Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik- Pembangunan sistem aplikasi komputer

Page 30: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL (samb)

Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik

selaras dengan perkembangan ICT, digalakkan membangunkan aplikasiagar penyimpanan capaian maklumat & rekod secara maya (virtual)

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

pembangunan sistem aplikasiberkomputer bagi rekod elektronikmendapatkan nasihat daripada Jabatan Arkib Negara agar ikut piawaian

kearkiban

Pelupusan Fail

Jabatan Arkib Negara dirujuk untuk mendapatkan nasihat bagipelupusan fail

Page 31: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL

( AP – FAIL – MEMAIL)Menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedahpengkelasan fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dankeperluan Fail Timbul.

Peruntukan Baru

- Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik- Pembangunan sistem aplikasi komputer

Page 32: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

fungsi dan aktiviti jabatan/ agensifail diberi pengkodan yang menjadi nombor rujukandapatkan khidmat nasihat daripada Jabatan Arkib Negara

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail

- semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandungdalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan- fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yangditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara

Pengelasan Fail

- fail dikategorikan kepada fail urusan am dan urusan fungsian- fail terperingkat dikelaskan ikut Arahan Keselamatan

Pengelasan Perkara dan Pengkodan

f il dib i t j k b d k k l k b k

Page 33: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

33

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL (samb)

Pembukaan Fail

- semua dokumen diterima difailkan

- fail dilengkap dengan kertas minit dan dikandungkan surat yangdisusunkan seturut ikut tarikh transaksi , dakwat merah (masuk), biru /hitam (keluar)

- fail lebih 100 kandungan/ 4 cm ditutup dan fail baru

Fail Sementara

- dibuka apabila surat / dokumen memerlukan tindakan segera dan failtak dapat dikesan atau lebih seorang pegawai guna fail yang sama- guna nombor dan tajuk yang sama. Apabila selesai masukkan fail & isi

kandungan dalam fail asal sebagai satu kandungan. Jika tak dapatdikesan, buka fail baru

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 34: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL (samb)

Penyimpanan dan Pergerakan fail

- fail terbuka disimpan di Bilik Rekod, guna rak yang sesuai. Rakdisusun berturutan ikut nombor rujukan dan dilabel untukpengesanan;- fail terperingkat disimpan ikut Arahan Keselamatan; dan- pergerakan fail direkod untuk kawalan dan pengesanan.

Simpan Dalam Perhatian (SDP)

kaedah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.

Fail Timbuldigunakan untuk maklumkan Ketua Jabatan/ pegawai atasan

tindakan yang telah diambil. Jika pengedaran secara ICT, fail timbultidak perlu.

Page 35: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN VIIIPENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM

( AP – Memelihara dan menyimpan rekod – rekod Kerajaan)

Menjelaskan peranan ketua jabatan dalampenyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod

awam.

Peruntukan Baru

- Jadual Pelupusan Rekod

- Program Rekod Penting- Pelan Tindakan Bencana

Page 36: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN VIIIPENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM (samb)

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

- sediakan JPR Rekod Fungsian dan mendapat kelulusan JAN- bagi pelupusan Rekod Urusan Am, tindakan hendaklah mengikutiJPR Am sediaan JAN

Program Rekod Penting

- kenalpasti dan membuat perancangan memelihara rekod penting

- salinan keselamatan hendaklah dibuat dan disimpan di lokasiberasingan

sediakan pelan tindakan bencana untuk hadapi bencana, tindakanpemulihan dan dapatkan nasihat daripada JAN

- dapatkan nasihat daripada JAN

Pelan Tindakan Bencana

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 37: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN IXPENGURUSAN KOMUNIKASI

DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(Peruntukan Baru)

Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologimaklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangkakeselamatan IT, pembangunan sistem aplikasi dan lamanjabatan.web

Menekankan keperluanpenggunaan perkhidmatan

internet dam emel sebagai saluran komunikasi.

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 38: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN IXPENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT (samb)

Penggunaan Perkhidmatan – Internet

- rangkaian komputer global yang menyediakan pelbagai maklumatsebagaialat meningkatkan prestasi, keupayaan dan

produktivitipegawai & jabatan

- pastikan penggunaan ikut etika, garis pansuandan prosedur

keselamatan Internet dipatuhi

- layari laman yang dibenarkan dan dilarang melayari,menyedia,

memuat naik / turun dan simpan laman web dilarang

- dilarang guna untuk tujuan peribadi kerana boleh ganggu kestabilantalian rangkaian (networking)

Page 39: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

39

BAHAGIAN IXPENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT (samb)

Penggunaan Perkhidmatan e-mel

- aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronikBilakukan lebih Bari Bua hala Bengan cara yang pantas

- Bigunakan mengikut proseBur Ban kaeBahyang betul BanBisesuaikan Bengan keperluan jabatan

- E-mel aBalah rekoB awam, menghantar e-mel tiBak aktif yangmempunyai nilai arkib ikut format Ban proseBur Bitetapkan oleh JAN- pegawai harus gunakan iBentiti / akaun e-mel senBiri apabila guna e-

Ban Bilarangmel guna e mel untuk tujuan peribaBi termasuk yangBilarang

- masalah berkaitan penggunaan e-mel ke MAMPU, keselamatanBirujuk ke Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 40: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

BAHAGIAN XINVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

( AP- KELENGKAPAN PEJABAT)

Keperluan mematuhi peraturan berhubungurusan perolehan bekalan pejabat, kawalan

penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pemerikaaan dan pelupusan / hapuskira

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

Page 41: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

AHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PERKHIDMATANJABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

BAHAGIAN XINVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (samb)

Kawalan PenggunaanUntuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan

danpenyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:

- merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan sertadisimpan dengan selamat

- pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggarankeperluan

semasa. Pengeluaran perlu dilulus & direkod dalam daftar. Pengeluarandilakasanakan secara ‘masuk dahulu keluar dahulu’

- mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selarasdengan peraturan kewangan

- jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuakuasajika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian

kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj / tatatertib

Page 42: Panduan pengurusan pejabat short version ceramah

S[kIAN,~[ RIMA kAS Ill