paper 1 fauzi prima bintara
TRANSCRIPT
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
1/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
1
BAB I
SEJARAH BERDIRINYA DAN PROFILE UTR
1.1 Sejarah Berdirinya PT. Universal Tekno Reksajaya
Universal Tekno Reksajaya (UT Group) adalah anak perusahaan dari PT
United Tractors Tbk. yang merupakan jawaban atas kebutuhan pelanggan terhadap
komponen baik Exchangekomponen atau perbaikan komponen. Berada di bawah
langsung United Tractors dan masuk ke dalam construction machinery business.
Universal Tekno Reksajaya adalah Remanufacturing Plantyang bergerak dibidang
penyediaan dan perbaikan komponen dari alat-alat berat seperti Engine, Transmisi,
Final Drive dan lain-lain
Komponen Universal Tekno Reksajaya dikerjakan melalui proses Remanufacture
dengan standard yang telah ditetapkan mulai dari proses penerimaan komponen,
pembongkaran, pengukuran, perakitan dan pengetesan.
Dalam menjalankan bisnisnya, Universal Tekno Reksajaya menerapkan
ISO9001:2008 sebagai Sistem Manajemen Mutu.
a. Visi dan Misi Perusahaan Universal Tekno Reksajaya
Visi
To be the best component management solution provider in heavy equipment industry
in Asia Pacific
Mission
Assists our customer to achieve optimum unit lifetime and pruductivity by
providing unparalleled component mangement solution.
Provides opportunities for our people to enachance their social status and self
fulfillment based on their valuable achievement
Create sustainable value benefit for all stakeholder
Sebelum terbentuk UTR, bisnis remanufacturing ini merupakan bagian dari service division
UT dengan nama UT Reman. Remanufaktur (disingkat Reman) didefinisikan sebagai proses
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
2/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
2
untuk menghidupkan kembali fungsi, kinerja dan daya tahan komponen ke tingkat yang sama
dengan yang baru.
Pada tanggal 7 Juli 2011 berdirilah Universal Tekno Reksajaya. Lahirnya PT.
Universal Tekno Reksajaya menjadikan semangat baru untuk perusahaan,
semangat untuk mandiri dan menciptakan profit semaksimal mungkin. Pertumbuhan
bisinis remanufacturing UT Reman sangat cepat, hal ini dapat dibuktikan dengan
penjualan UT Reman yang pada awalnya tahun 2006 mencapai 9 Milyar rupiah
hingga pada tahun 2010 mencapai sekitar 370 Milyar rupiah. Dengan adanya
potensial pasar yang ada di Indonesia ini, diharapkan PT. Universal Tekno
Reksajaya yang menjadi perusahaan baru untuk UT dapat mencapai 1(satu) Trilliun
rupiah pada akhir tahun 2015.
Satu tahun sudah umur UTR dan hingga kini memiliki 7 plant yang tersebar di wilayah
Indonesia, yaitu:
1. UTR Plant Pekanbaru
Focus on KOMATSU Small Machine.
2. UTR Plant Jakarta
Focus on KOMATSU Genset & Big Machine.
3. UTR Plant Balikpapan Mulawarman
Focus on Small - Medium and Truck Power Train.
4. UTR Plant Balikpapan Sudirman
Focus on engine.
5. UTR Plant Balikpapan Cylinder
Focus on cylinder product.
6. UTR Plant Sangatta
Focus on electrical and cylinder product.
7. UTR Plant Timika
Focus on electrical and cylinder product.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
3/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
3
b. UTR Production Process
Production level UTR
Reuse : Proses pembersihan komponen/ parts untuk kemudian
digunakan kembali tanpa melakukan perbaikan.
Repair : Proses peningkatan performance parts dengan
melakukan perbaikan pada bagian yang rusak dari komponen/ parts
Recondition : Proses perbaikan komponen/ parts untuk
meningkatkan performance component/ parts
Reman : Proses perbaikan komponen/ parts untuk
mengembalikan performancenya seperti performance komponen/ parts
baru
Refurbish : Proses perbaikan komponen/ parts untuk
meningkatkan performancenya lebih dari performance komponen/ parts
baru.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
4/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
4
BAB II
UTR PLANT JAKARTA
2.1 Berdirinya UTR Plant Jakarta
Plant Jakarta berdiri sejak Feb 2007 yang dulunya UT Reman dan ketika
bertransformasi menjadi UTR, plant Jakarta ini Go Alive pada tanggal 7 Juli 2011
hingga kini.
Kegiatan produksi dari UTR Plant Jakarta sendiri adalah sebagai berikut:
Production Capacity
Engine : 25 comp / month
Non Engine :120 comp / month
2.2Struktur Organisasi PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta
(tercetak pada halaman berikutnya)
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
5/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
5
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
6/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
6
BAB III
TUGAS DAN FUNGSI DARI DEPARTEMEN ADMINISTRASI
3.1Administration Departement
Adalah bagian dari perusahaan yang melakukan tertib administrasi / pengurusan
berkas atau dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dokumen-
dokumen yang terkait biasanya adalah PO, SPB, quotation, invoice, faktur pajak.
Posisi ini membawahi adm staff, cleaning service, GA & Maintenance staff dan
pantry.
Selain dari tugas umum ini, berikut adalah tanggung jawab dari seorang ADM SPV.
a. Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)
Mengelola AP ( Account Payable )
Mengelola AR ( Account Recievable )
Mengelola OPEX ( Operating Expanse )
Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan General Affair, IT dan EHS
b. Kewenangan yang dimiliki oleh Administration Departement adalah memutuskansemua masalah keadministrasian di lingkungan Plant.
3.1.1 Gambaran Tugas dan Tanggung Jawab ADM SPV.
1. AP (Account Payable)
Kontrol pengeluaran perusahaan juga menjadi tugas dari SPV ADM. Dalam hal ini
dituntut dalam optimalisasi (efektif dan effisien) keuangan.
AR (Account Receiveable)
Melakukan pengawasan terhadap AR dan melakukan posting terhadap AR.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
7/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
7
2. HR
Pada departement ini, seorang SPV ADM mempunyai tugas sebagai kontrol karyawan
yang bertujuan optimalisasi sumber daya manusia dalam berbagai kegiatan. Hal-hal
yang bersangkutan dengan karyawan dapat dibagi menjadi 5 bagian di bawah ini.
a. Personnal administration
b. Time management
c. Payroll
d. Benefit
e. Travel
Selain itu, untuk menjalankan fungsi kontrol terhadap sumber daya manusia, ADM
SPV menjalankan aturan atau policy dari Surat Keputusan yang berlaku demi
tercapainya keteraturan dan keselarasan guna pencapaian cita-cita perusahaan.
Cepat tanggap atas keluhan-keluhan karyawan dan mengantisipasi agar keluhan-
keluhan itu dapat diatasi juga menjadi tanggung jawab seorang ADM SPV agar
kesejahteraan pekerja semakin meningkat.
3. ESRGA & IT
SPV ADM bertanggung jawab dan mempunyai tugas antara lain:
a. Purchasing Asset & Non Asset
Yaitu yang berkaitan dalam hal pembelian asset dan non asset untuk keperluan
kantor.
b. Services
Maintenance perencanaan untuk merekondisi / melakukan pengecekan
agar dapat diketahui bahwa peralatan dapat digunakan secara optimal.
Akomodasi ADM SPV bertugas dalam pengaturan dan kontrol
akomodasi yang harus diberikan kepada karyawan.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
8/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
8
Event pembuatan acara khusus.
Komunikasi penggantian pulsa untuk karyawan (yang digunakan untuk
kepentingan kantor)
c. GA & IT Project & Maintenance
Yaitu perencanaan ke depan dalam perbaikan dan perencanaan asset dan non
asset. Pembuatan schedule dalam melakukan inspeksi fasilitas-fasilitas yang
berhubungan dengan kantor.
4. Kepengurusan Dokumen
ADM SPV mempunyai tanggung jawab untuk mengurusi berbagai dokumen yang
berkaitan dengan kegiatan perusahaan seperti PO, quotation, SPB, invoice dan faktur
pajak.
5. Seleksi dan Pembayaran ke Vendor
Dalam setiap kegiatan yang berkaitan dengan vendor, SPV ADM mempunyai peranan
untuk memberikan masukan kepada setiap departement dan memberikan penilaian
vendor.
Segala hal yang berkaitan dengan pembayaran vendor, tugas SPV ADM adalah
membuat payment proposal ke Head Office guna melakukan pembayaran vendor.
6. Dropping Cash
Yaitu melakukan perencanaan permintaan cash ke Head Office yang digunakan untuk
pembayaran dan pembiayaan kegiatan plant selama satu periode kerja (5 hari kerja /
minggu).
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
9/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
9
BAB IV
BAGIAN-BAGIAN DI DALAM PLANT DAN KETERKAITANNYA DENGAN
TUGAS DAN FUNGSI DARI ADM SPV
4.1Plant Manager
Plant Manager merupakan orang yang sangat penting dalam berjalannya proses
operasi di pabrik. Tugas dari seorang plant manager adalah memimpin, mengontrol, dan
mengawasi keseluruhan dari operasi yang berjalan di pabrik dan juga bertanggung jawab
untuk semua kegiatan di pabrik. Dalam melakukan suatu proses operasi baik di pabrik
maupun di luar lingkungan pabrik harus berdasarkan izin dari plant manager.
Seorang Plant Manager membawahi berbagai departemen, antara lain:
Production Departement
Production Support Departement
Marketing Departement
Administration Departement
Quality Assurance
Branch Instructure
4.1.1 Keterkaitan Plant Manager dengan SPV ADM
Authorized Input
PM
SPV ADM
Invoice, SPB, faktur pajak, Quotation dan PO
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
10/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
10
Seorang SPV ADM mempunyai intentias keterkaitan yang cukup tinggi dengan Plant
Manager. Dalam hal ini, Plant Manager mempunyai kewenangan untuk mengesahkan
dokumen-dokumen (invoice, SPB, faktur pajak, quotation dan PO) yang sebelumnya
sudah dicek akan kebenarannya oleh SPV ADM yang akan diinput apabila telah
disetujui atau disahkan oleh Plant Manager ke dalam sistem.
Dalam kepengurusan plant (penggantian fasilitas kantor) ataupun terdapat masalah
yang berhubungan dengan plant maka alangkah lebih baik terlebih dahulu
didiskusikan dengan PM agar mendapatkan pemecahan masalah yang lebih bijak.
4.2Production Departement
Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan suatu produk yang menghasilkan barang
yang bernilai. Dapat disimpulkan bahwa Production Departement memiliki tanggung
jawab dalam mengelola job dan operasional production sehingga tercapai keberhasilan
dalam proses produksi. Production Departement memiliki hubungan dengan intensitas
tinggi dengan Production Support Departement.
Production Departement terdiri dari production head yang membawahi supervisor,PPC. Kemudian mekanik-mekanik yang berada di bagian washing, P/T Assy, PPM, HYD
test, Disassy P/T, Fabrikasi, Engine Assy, Engine test, Sub I II & III, FIP. Dalam
production departement juga terdapat manpower di bagian administrasi.
4.2.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Production Departement
Seorang SPV ADM harus mampu mengontrol dan mengecek kebenaran biaya-biaya yang
dikeluarkan oleh Production Departemen dalam melakukan proses produksinya. Biaya-biaya
yang keluar dalam berproduksi inilah yang di sebut dengan Cost of Goods Manufactured
yang harus selalu dipantau. SPV ADM dapat memantaunya melalui analisa cost
menggunakan data keuangan yang diinginkan lalu dianalisa dengan aplikasi Excel. Apabila
total COGM satu periode berjumlah 0 maka dalam proses produksi tersebut sudah benar.
Namun apabila terdapat jumlah COGM yang tidak sama dengan 0 maka dalam proses
produksi terdapat suatu kesalahan dalam perencanaan atau terdapat biaya-biaya tambahan
yang muncul.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
11/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
11
Pada gambar di atas (lingkaran hijau) menunjukkan movement prosentase dari berbagai HPP.
Hal ini perlu dikontrol oleh SPV ADM dengan melihat perubahan prosentasenya. Apabila
perubahan prosentase besar maka SPV ADM harus bertanya `ada apa dengan perubahan
tersebut ke bagian produksi`. Perlu untuk dilakukan suatu kontrol guna efisiensi dan
keefektifan biaya produksi dapat optimal.
Keterkaitan SPV ADM dengan PH :
Proses Produksi
PH
ADM
SPV
Bersama dengan PH:
1. Control cost
2. Monitoring
3. Pengawasan LK3
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
12/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
12
4.3Marketing Departement
Manajemen pemasaran adalah suatu usaha untuk merencanakan,
mengimplementasikan (yang terdiri dari kegiatan mengorganisaikan, mengarahkan,
mengkoordinir) serta mengawasi atau mengendalikan kegiatan pemasaran dalam suatu
organisasi agar tercapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Di dalam fungsi
manajemen pemasaran ada kegiatan menganalisis yaitu analisis yang dilakukan untuk
mengetahui pasar dan lingkungan pemasarannya, sehingga dapat diperoleh seberapa besar
peluang untuk merebut pasar dan seberapa besar ancaman yang harus dihadapi.
Gambar 1. Fungsi Manajemen Pemasaran (Kottler, 2000)
Marketing Departement terdiri dari marketing head yang membawahi marketing officer dan
ADM marketing.
ANALISIS
PENGENDALIAN
- Mengukur hasil
- Mengevaluasi hasil
- Mengambil tindakan
IMPLEMENTASI
- Menjalankan
PLANNING
- Mengembangkan
- Mengembangkan
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
13/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
13
4.3.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Marketing Departement
1. Melakukan kontrol AR dan AP yang berkaitan dengan kegiatan marketing
Contoh:
a. Kegiatan sales yang sudah melakukan perjanjian pembayaran dengan
customers. Maka harus dilakukan pengawasan pembayaran agar pembayaran dari
customers sesuai dengan perjanjian.
b. Kegiatan marketing harus didukung atau ditunjang dan oleh sebab itu biaya-
biaya yang keluar untuk salesman / bc harus dilakukan kontrol.
2. Kontrol dokumen yang ada akibat dari adanya kegiatan marketing
Contoh: a. PO, SPB, quotation, invoice dan faktur pajak.
ADM
SPVSales & MKT
Permintaan
Customers
Quotation
Terima PO
Membuat Sales Order
Invoice & Faktur PajakKirim komp. & doc.
Pemberian
Perjalanan Dinas
Catat
Kirim
Terima
PA : membuat delivery order
WHS: pengiriman & SPB
PM
authorized
Dilengkapi PO,
Quo, Inv, Faktur
Pajak & SPB w
InputAR
4.4Production Support Departement
Departemen ini memiliki keterkaitan yang tinggi dengan marketing
departement dan production departement. Dalam hal perencanaan pembelian parts
untuk stock, production support departement melakukan komunikasi dua arah dengan
marketing departement yang bertujuan untuk menentukan barang-barang apa saja
yang dibutuhkan oleh customers. Sedangkan keterkaitan dengan production
departement adalah memberikan fasilitas parts yang akan digunakan untuk proses
produksi.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
14/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
14
Production support departement terdiri dari head, part analyst, PDC officer,
pick & pack dan POP.
4.4.1 Keterkaitan SPV ADM dengan Production Support Departement
1. AP (Account Payable)
SPV ADM harus melakukan control atas cost yang keluar yang digunakan oleh
Production Support Departement. Cost ini dapat berupa pembelian spare part yang
memunculkan invoice dan mengakibatkan pembayaran (uang keluar) dengan
membuat payment proposal yang akan dikirim ke HO.
Ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.
ADM
SPV
PO, Quo, Inv,
Faktur Pajak &
SPB
Barang
diterima
Vendor
warehouse
OKIR, pembuatan Payment
Proposal
Vendor Evaluation untuk
bahan pertimbangan ke
depan
kirim
1
2
3
4
5
2. Melakukan Pencatatan dan Kepengurusan Berkas
SPV ADM bertugas juga dalam pencatatan dan pengurusan berkas-berkas
yang berfungsi untuk kontrol dan memeriksa kebenaran akan spare part yang
dibeli oleh Production Support Departement. Selain itu, SPV ADM juga harus
mengurus dalam hal pemilihan vendor dengan Production Support
Departement, pembelian ke vendor, pengecekan barang (good received),
invoice, faktur pajak dan SPB dari forwarder. Berikut adalah gambar
diagramnya.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
15/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
15
4.5Quality Assurance
Secara umum, tugas pokok dari posisi Quality Assurance adalah mengembangkan dan
melaksanakan Quality Assurance procedure & policy. Selain itu, dalam hal menjamin dan
memastikan bahwa seluruh pekerjaan produksi memenuhi standard quality assurance
yang telah ditetapkan.
Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)
Mengembangkan dan mengikuti Part service news terbaru; ( membuat check sheet
untuk semua proses produksi sesuai Shop Manual dan PSN terbaru.
Memastikan semua proses kerja menggunakan check sheet ( qa ) yang berlaku.
Mengevaluasi & mengembangkan informasi-informasi program-program danproduct image dan prodution , agar bisa bermanfaat bagi seluruh bagian yang
berkepentingan dan bagi customer.
Bertanggungjawab atas kualitas hasil production.
Bertanggungjawab atas kelengkapan, ketepatan dan pengguaan check sheet (QA),
shop manual serta recording /reporting dari semua operasi production.
Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan mekanik
dan seluruh staff production, baik itu dengan cara training, mentor
system,supervisi awal dan lain-lain.
Menjamin bahwa semua manufacturer warranty dan product improvement
program benar-benar sesuai standard kualitas yang berlaku .
4.6Branch Instructure
Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO)
Mengembangkan dan mengikuti service Objective yang berkaitan sesuai operation
guide service division; Mempersiapkan Service Objective yang realistic,
attainable dan dapat diukur yang mendukung Corporate Objective serta sesuai
dengan yang telah digariskan oleh PM.
Mengembangkan dan melaksanakan Manual Plan dan Activity Plan yang
merangsang/mendorong tercapainya peningkatan skill & Knowledge seluruh
karyawan reman.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
16/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
16
Mengevaluasi & mengembangkan metode pelatihan yg tepat sesuai kebutuhan
reman.
Bertanggungjawab atas keutuhan dan pemeliharaan didalam penggunaan peralatan
training yg ada.
Bertanggungjawab atas recording /reporting dari semua pelaksanaan pelatihan.
Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan karyawan,
baik itu dengan cara training, mentor system,supervisi awal dan lain-lain.
-
7/28/2019 Paper 1 Fauzi Prima Bintara
17/17
PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA
17
BAB V
KESIMPULAN
ADM SPV adalah bagian dari perusahaan yang pada intinya melakukan tertib
administrasi. Adapun tanggung jawab dari bagian ini antara lain sebagai berikut.
1. Pengelolaan Account Payable
2. Pengelolaan Account Receiveable
3. Pengelolaan Operating Expanse
4. Bertanggung jawab atas kegiatan GA, IT dan EHS
Tugas-tugas dari ADM SPV sendiri secara garis besar:
Kepengurusan pekerja UTR
Melakukan tugas-tugas atau fungsi-fungsi yang diminta oleh atasan (Plant
Manager) dan management yang sesuai dengan Corporate Objective.
Cepat tanggap atas keluhan-keluhan Karyawan dan mengantisipasi agar keluhan-
keluhan itu dapat diatasi.
Pengecekan secara berkala atas fasilitas yang ada
Mengontrol pekerjaan yang dilakukan oleh Adm Staff
Melakukan monitoring problem-problem di lingkungan Administrasi.
PerencanaanDropping Cash mingguan