COMMUNICATION INTERNE

PAPILLON D’ISTANBULASSOCIATION DES PARENTS D’ELEVES

DE PIERRE LOTI« C’est mon école, okulum benim. »

Notre association doit répondre à 3 éxigences fondamentales .

• toujours travailler pour une meilleure école. • être un outil, un guide et une référence pour les parents durant toute la scolarité de leurs enfants. • être en parfaite harmonie avec le calendrier des différents cycles scolaires.

Cette multi-fonctionnalité pluridisciplinaire sur des timings scolaires précis, impose la mise en place d’une communication Interne .

une chartede

communication

Communication Interne

Un système d’archivage

et de transmission

Création d’outils de

communicationFormation

et information

Chaque action de communication tiendra compte de la règle dite « des 6 dimensions ».

Charte de communicationNous fonctionnons selon le schéma suivant :

Bureau

groupe Prévention

groupe Cantine groupe Com

groupe Festives

Le bureau, le coeur de notre système.

• Il donne les directions de travail.• Il recueille les résultats à travers les comptes

rendus.• Il crée les groupes de travail. Il nomme le

responsable de chacun d’entre eux.• Il est le garant de la communication interne et

externe.• Il décide des plénières et des réunions

générales.• Il a accès à toutes les archives.• Il est en attente de stratégie et des calendriers

des groupes de travail.• Il valide les outils de communication.• Il applique les consignes et codes de la

communication interne de l’association.

Le groupe de travail,la force de notre système.

• Il nomme les rédacteurs.• Il forme lui-même son équipe .• Il fixe la routine des sessions de travail.• il travaille, conseille et agit en fonction de la

problématique générale donnée par le bureau.

• Les responsables participent aux plénières et aux réunions générales.

• Il a accès à toutes les archives.• Il propose une stratégie et un calendrier.• Il fournit un compte-rendu obligatoire au

bureau après chaque session de travail.• Il applique les consignes et codes de la

communication interne de l’association.

Chaque action de communication tiendra compte de la règle dite « des 6 dimensions ».

1. INFORMATION

Etre bien informé, c’est être informé utilement, avec une information qui arrive à temps, une information claire et précise. C’est aussi savoir être sélectif tant dans la diffusion d’information que dans sa lecture, c’est rechercher un équilibre entre « sur » et « sous » information..

2. CONVIVIALITÉ,

La convivialité c’est aussi le maintien d’une relation affective et émotionnelle (Bateson, Watzlawick, 1972) qui permet de faire vivre un bon climat relationnel. Une relation totalement dénuée de sentiments ne peut conduire qu’à un monde de relations artificielles source d’une ambiance sans attrait voire repoussante, de stress individuel et de mèche explosive dans le domaine social.

3. PARTICIPATION,

Une communication qui s’appuie sur une démarche participative enrichit la vision de la position de travail et donne une plus grande conscience des enjeux de son rôle et du rôle de l’autre, conduit à une posture psychologique orientée vers la résolution de problèmes et non vers la recherche d’un pouvoir individuel, à une meilleure compréhension des objectifs et des obstacles à surmonter, à un plus grand souci de responsabilité dans la diffusion de l’information, enfin, à une plus grande conviction dans la défense de la stratégie collective (Michon, Stem, 1985).Le dialogue et la concertation, la prise en compte des idées de chacun, la valorisation des mérites individuels et la reconnaissance du rôle de chacun, la valorisation du travail en petit groupe, la délégation, l’autonomie et la confiance sont l’expression d’un management participatif.

Les principes et règles d’or

Pour chaque groupe de travail nous proposons un même processus.

• Des sessions récurrentes de travail par exemple: 1 fois / semaine.• Un compte-rendu de chaque session transmis au bureau.• Par soucis d’efficacité le compte rendu devra être envoyé sous 24H aux membres du groupe et

48H au bureau.• Tous les mois, un résumé des actions, des projets et des échéances du groupe de travail.• Ci-joint un exemple de méthode de rédaction d’un compte-rendu « O.O.M ».• Une réponse obligatoire à chaque mobilisation.

Le compte-rendu est primordial. Il permet de contrôler, valoriser la qualité et la progression de notre travail. Nous pourrons les archiver et les consulter à tout moment.

4. FÉDÉRATION,

c’est l’adhésion de tous à des objectifs partagés et à des valeurs communes. La fédération se traduit par un esprit de groupe. Elle s’exprime par une entraide et une solidarité collective.Le projet de l’association, la charte de valeurs, la plateforme des objectifs, le code d’éthique, les règles de management, l’histoire de l’association et de ses dirigeants, etc. sont les supports d’une communication fédératrice.La fédération participe à la formation d’une communauté de pensée qui oriente les actions, les initiatives, dans le même but et avec un même respect des valeurs et des sous – cultures. Elle suppose que les objectifs soient clairs et compréhensibles par tous, Elle favorise la conscience d’un intérêt collectif qui dépasse le cadre individualiste ou bien même le cadre du groupe de collègues que l’on fréquente au quotidien. Elle permet de regrouper et de faire jouer toutes les individualités pour défendre les buts de l’organisation. Elle est source de cohérence culturelle indispensable au bon fonctionnement de l’organisation (Schein, 1985).

5. IMPLICATION,

La fierté d’appartenance, la défense de l’association, l’effort professionnel, la fidélité, la capacité de réaction sont les signes de l’implication.

L’implication est source de satisfaction quand elle ne trouve pas d’obstacles à sa mise en œuvre. Elle contribue à une plus grande efficience et a une plus grande qualité du travail. Elle communique son énergie à la communication interne et la rend motrice. Une absence d’implication réduit le niveau d’échanges et appauvrit la qualité de la communication interne.

6. IDENTIFICATION.

L’identification est un acte de reconnaissance et d’intégration à une communauté. S’identifier à l’association, c’est adhérer à sa culture, à ses valeurs, à sa personnalité et cela se traduit également par un ensemble de comportements qui respectent et renforcent les valeurs et la culture de l’organisation. Elle entraîne un sentiment de fierté qui s’exprime et contribue à l’image de l’organisation tant au niveau de l’extérieur qu’au niveau des nouveaux membres.

LA DÉFINITION DU LEADER OU RESPONSABLE DU GROUPE DE TRAVAIL

Le leader est le garant de l’application des règles et des principes de notre communication interne. En ce sens :

• il veille, aide à la rédaction et à la remise des compte-rendu en temps et en heure.• il forme et préside les sessions de travail. • il représente son groupe aux plénières et aux réunions générales.• il forme et transmet nos procédures.• il manage la vie de son groupe en fonction de la règle des « 6 dimensions ».• il met en valeur les compétences et le travail des personnes impliquées.• il assimile et applique notre charte, notre communication interne et externe.

LA DÉFINITION DU MEMBRE « ACTIF »

Le membre dit « actif » participe et s’implique dans la vie d’un groupe de travail.Il peut ainsi :

• apporter son expertise, sa compétence et son expérience au groupe.• aider aux investigations.• participer aux actions comme « tester la cantine »• rédiger des rapports• faire jouer son réseau de connaissances • assimiler, appliquer notre charte , notre communication interne et externe.

LA DÉFINITION DU MEMBRE « DYNAMIQUE »

De part son acte d’adhésion le parent qui le désire devient membre « dynamique » de notre association .Il prend part à la dynamique de notre association. C’est à dire :

• il peut devenir membre « actif » d’un groupe de travail et même responsable.• il est une force de proposition • il nous communique ses attentes• il participe aux plénières • il peut accéder aux archives sur tous les sujets déjà traités• il s’informe et informe• il élit le bureau• il adhère à notre charte• il est garant de notre communication interne et externe• il est nos yeux et nos oreilles. Il est à l’écoute.

« TOUS NOS MEMBRES SONT DYNAMIQUES »

PROFIL ET QUALITÉS REQUISES DE NOS MEMBRES « DYNAMIQUES »

• Disponibilité, dynamisme, ouverture au dialogue• Sens des responsabilités et de la confidentialité• Il doit faire preuve de respect, d’écoute, et de tact auprès de tous les acteurs, pour

remplir efficacement son rôle et contribuer à un dialogue constructif.• Faire preuve de discernement, tenir compte du ressenti de tous les protagonistes en

s’ouvrant à tous les points de vue, être objectif en mesurant ses propos dans les échanges. Faire preuve de courtoisie et de diplomatie.

• Il adhère au pacte de la laïcité à l’école

LE PARENT D’ÉLÈVE MEMBRE « DYNAMIQUE » NE DOIT PAS

• Voir l’établissement et la classe en particulier, seulement au travers de son enfant.• Colporter des rumeurs ou cristalliser des revendications individuelles.• Agir seul sur un sujet, sans avoir pris avis auprès d’autres membres de l’association.• Avoir une attitude systématiquement critique, dramatiser• Remettre en cause les méthodes pédagogiques des professeurs, conformément au

rôle du parent d’élève défini par le ministère de l’Éducation National• Donner une interprétation personnelle aux comptes rendus de réunion

Cette charte de communication est loin d’être exhaustive. En revanche elle pose les bases d’un cadre essentiel pour la meilleure dynamique et efficacité. Elle peut toujours évoluer.

1 I La France est une République indivisible, laïque, démocratique et sociale. Elle assure l’égalité devant la loi, sur l’ensemble de son territoire, de tous les citoyens. Elle respecte toutes les croyances.

4 I La laïcité permet l'exercice de la citoyenneté, en conciliant la liberté de chacun avec l’égalité et la fraternité de tous dans le souci de l’intérêt général.

5 I La République assure dans les établissements scolaires le respect de chacun de ces principes.

6 I La laïcité de l’École offre aux élèves les conditions pour forger leur personnalité, exercer leur libre arbitre et faire l'apprentissage de la citoyenneté. Elle les protège de tout prosélytisme et de toute pression qui les empêcheraient de faire leurs propres choix.

7 I La laïcité assure aux élèves l’accès à une culture commune et partagée.

9 I La laïcité implique le rejet de toutes les violences et de toutes les discriminations, garantit l’égalité entre les filles et les garçons et repose sur une culture du respect et de la compréhension de l’autre.

12 I Les enseignements sont laïques. Afin de garantir aux élèves l’ouverture la plus objective possible à la diversité des visions du monde ainsi qu’à l’étendue et à la précision des savoirs, aucun sujet n’est a priori exclu du questionnement scientifique et pédagogique.Aucun élève ne peut invoquer une conviction religieuse ou politique pour contester à un enseignant le droit de traiter une question au programme.

13 I Nul ne peut se prévaloir de son appartenance religieuse pour refuser de se conformer aux règles applicables dans l'École de la République.

3 I La laïcité garantit la liberté de conscience à tous. Chacun est libre de croire ou de ne pas croire. Elle permet la libre expression de ses convictions, dans le respect de celles d’autrui et dans les limites de l’ordre public.

2 I La République laïque organise la séparation des religions et de l’État. L’État est neutre à l’égard des convictionsreligieuses ou spirituelles. Il n’y a pas de religion d’État.

14 I Dans les établissements scolaires publics, les règles de vie des différents espaces, précisées dans le règlement intérieur, sont respectueuses de la laïcité. Le port de signes ou tenues par lesquels les élèves manifestent ostensiblement une appartenance religieuse est interdit.

15 I Par leurs réflexions et leurs activités, les élèves contribuent à faire vivre la laïcité au sein de leur établissement.

8 I La laïcité permet l'exercice de la liberté d'expression des élèves dans la limite du bon fonctionnement de l’École comme du respect des valeurs républicaines et du pluralisme des convictions.

10 I Il appartient à tous les personnels de transmettre aux élèves le sens et la valeur de la laïcité, ainsi que des autres principes fondamentaux de la République. Ils veillent à leur application dans le cadre scolaire. Il leur revient de porter la présente charte à la connaissance des parents d’élèves.

La Nation confie à l’École la mission de faire partager aux élèves les valeurs de la République.

11 I Les personnels ont un devoir de stricte neutralité : ils ne doivent pas manifester leurs convictions politiques ou religieuses dans l’exercice de leurs fonctions.

Notre association travaille sur plusieurs disciplines différentes . Elle est sollicitée tout au long du calendrier des différents cycles scolaires . Elle entreprend plusieurs actions différentes en même temps. Son efficacité repose sur la qualité d’archivage, de transmission des informations et des expériences vécues. Capitaliser son expérience c’est se rendre plus crédible et incontournable .

• Chaque groupe doit créer un cloud qui sera accessible par le bureau.• Le bureau décide des règles de consultation .• La mise en place d’une nomenclature de classement est essentiel.• Cette ressource doit être un outil pour nos membres, mais surtout pour les

représentants. Ils sont nos porte-paroles dans les instances.

La transmission est le changement d’équipes ou de leader .Tous les responsables doivent remettre tous les codes et les modes d archivages au bureau ou à la nouvelle équipe.

Le support et les moyens techniques doivent êtres sécurisés, adaptés. Cela mérite de mettre en place une veille technologique.

La création d’outils de communication nous permet de canaliser, filtrer et rendre plus efficace notre action.

Chaque groupe de travail pourra créer ses propres outils ( modèle de rapport, échéanciers, statistiques, ou même galerie photos,etc…).

En revanche quand ils s’agit de la remise de compte-rendus , ils doivent être rédigés selon le modèle décidé par le bureau .

Actuellement nous disposons :

• d’une communication interne ( charte et protocole)• d’une plaquette sur la représentation des parents• d’un site web : www.papapillondistanbul.com en cour de mise à jour• d’un modele de compte rendu dit « objet,objectif,méthode »• d’une mise en place de formations des responsables de groupes• d’un projet « Raklet » réseau social privé en construction• d’une publication mensuelle « quoi de neuf? »• d’une plénière mensuelle• d’une plénière d’adhésion (de Bienvenue)

Nos outils doivent être adaptés et maitrisés, d’où la nécessité de mettre en place une formation et information.

Archivage et transmission

Création d’outils de communication

Le bureau doit informer et former chaque parent adhérent , sur le code et les principes de notre communication interne et externe .

Il est donc essentiel :

• de créer des plénières d’information et de formation tout en restant dans la règle des « 6 dimensions ».

• créer des supports d’information et de formation (par exemple en pdf ou power point).• d‘éditer un référent une charte ou un journal interne.• créer une équipe de formateurs . Tous les responsables et membres du bureau seront

des formateurs.• créer un calendrier de formation• créer un calendrier de diffusion.• que chaque action de formation et d’information doit être référencée ( par

qui,quand ,ou).

Aucune information ou formation n’est diffusée en interne ou externe sans la validation du bureau.

"Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite." Henry Ford, industriel

BIBLIOGRAPHIE / REFERENCES

• https://communicationorganisation.revues.org/1713• http://www.education.gouv.fr• http://www.lesenfantsdabordnlg.fr/PDF/CharteDuParentDeleve_LEDA.pdf• http://www.flexijobsglobal.com/fr/entreprises/flexi_formation/management_et_leadership/

le_management_participatif

Ce document est rédigé par le groupe KOM de l ‘association des parents d’élèves du lycée Pierre Loti « Papillon d’Istanbul ». Le 16 /01/ 2016.

• Luis Ernesto Gomez (resp. groupe)• Catherine Dubruel• Lerna Mankeoğlu• Jihan Jabsheh• Florence Saidi (présidente)

Informations et formations