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PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN
para auditores y abogados
Docente: Mariela Pérez
Módulo 01 : Sistema Nacional de Control Fiscal
PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN
para auditores y abogados
Vamos a presentarnos
Docente: Mariela Pérez
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Docente: Mariela Pérez
Guía para la presentación
NombreProfesiónUbicación administrativaCargoTiempo en el cargoExperiencia en control fiscalCómo cree que será su participación en la actividadCómo cree será el trato con sus compañerosPara que le será útil esta actividad en lo personalPara que le será útil esta actividad en su trabajo
PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Pre test
PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Lectura Introductoria
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Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
6PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
Objetivo
Interpretar el objetivo del Sistema Nacional de Control Fiscal enVenezuela, dados los elementos conceptuales, integrantes,roles, procesos, base legal y de rango sub-legal, que sustentansu conceptualización
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Evaluación
Pre-test (Evaluación diagnóstica) Actividades prácticas(Evaluación formativa) Prueba Objetiva(Evaluación final sumativa)
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Unidad 01. Nociones desistema, control y sistema decontrol
Unidad 02. Control Interno
Unidad 03. Control Fiscal
Unidad 04. El control deEstado con visión sistémica
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Contenido
PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
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8PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
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Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control ysistema de control
9PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
En esta Unidad se desarrollará la noción de “sistema”, “control” y
“sistema de control”, a partir de una visión integradora de las
partes que conforman una organización
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Reconocer la noción de sistema y control y suvinculación, en términos de la definición y objetivosde un sistema de control
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Noción de Sistema
Conceptualización
Tipos
Componentes
Noción de Sistema
Conceptualización
Tipos
Componentes
Noción de Control
Conceptualización
Tipos
Factores de control
Métodos, técnicas y prácticas
Importancia
Noción de Control
Conceptualización
Tipos
Factores de control
Métodos, técnicas y prácticas
Importancia
Noción de Sistema de Control
Conceptualización
Partes
Mejoramiento continuo
Noción de Sistema de Control
Conceptualización
Partes
Mejoramiento continuo
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Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Contenido
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Noción de Sistema
ConceptualizaciónTipos
Componentes
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Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
13PROGRAMA BÁSICO DE FORMACIÓN para auditores y abogados
Entorno Integración
VisiónInteresesy valores
Cambios
Actividad práctica
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Los acontecimientos dentro de unaorganización pueden estar o parecerdistanciados, sin embargo, es posible que lainfluencia entre ellos esté oculta y todos esténconectados dentro del mismo patrón, siendosistemas o formando parte de los mismos comosubsistemas
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Qué se entiende por Sistema
No es una tecnología en sí, pero es resultantede ella
“Conjunto de elementos relacionados
entre sí y con el medio ambiente”
(Bertalanffy)
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Conceptualización de Sistema
De ahí se deducen dos conceptos: propósito(u objetivo) y globalismo (o totalidad)
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Conceptualización de Sistema
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos(u objetos), como también las relaciones, definen una distribuciónque trata siempre de alcanzar un objetivo
Propósito u objetivo:
Un cambio en uno de los procesos del sistema, con probabilidadproduce cambios en los otros, el efecto total se presenta comoun ajuste a todo el sistema. Es por ello que existe una relación decausa-efecto
Globalismo o totalidad:
Los cambios y ajustes en un sistema derivan en dos
fenómenos que implican mantenimiento del orden y logro
del equilibrio
Conceptualización de Sistema /relación causa - efecto
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Homeóstasis
Entropía
Una organización podrá ser entendida como un sistema,subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque.El "sistema total" está representado por todos loscomponentes y relaciones (internas y externas)necesarias para la realización de un objetivo, dado ciertonúmero de restricciones y condiciones
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Sistema Total
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Los sistemas existen dentro desistemas más grandes
Los sistemas básicamente son abiertos
Las funciones de un sistemadependen de su estructura
Premisas de la teoría de sistemas
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Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Tipos de sistemas /entre otros
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Abiertos
Físicos
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Insumoso
entradas
Proceso
Productoo salida
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Componentes de los sistemas
Componentes de los sistemas
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Entrada
Insumo o impulso (input): es la fuerza dearranque del sistema, que provee elmaterial o la energía para la operación delsistema
Proceso o procesamiento, procesadoro transformador (throughput)
Es el fenómeno que produce cambios, es elmecanismo de conversión de las entradasen salidas o resultados
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Componentes de los sistemas (cont…)
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Salida, producto o resultado (output):
Es la finalidad para la cual se reunieronelementos y relaciones del sistema. Losresultados de un proceso son las salidas, lascuales deben ser coherentes con elobjetivo del sistema. Los resultados de lossistemas son finales, mientras que losresultados de los subsistemas sonintermedios
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Componentes de los sistemas
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Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar lasalida con un criterio preestablecido, manteniéndolacontrolada dentro de aquel estándar o criterio
Retroalimentación, retroaccióno retroinformación
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Oportunidades ycondicionantesde los outputs
Fuentes deinputs y
condicionantes
Procesos
Imputs Transformación Outputs
Áreas decontacto conel exterior(Adquisición derecursos):Recursoshumanos,recursosfinancieros einformación
Administración(Toma dedecisiones,planificación,control yestructuración);producción;mantenimiento yadaptación
Áreas decontacto con elexterior(Transaccionesde salida):Ventas deoutputs,publicidad yrelacionespúblicas)
Entorno
Fuente: B.J., Hodge, W.P Anthony, L.M. Gales (2000). Teoríade la Administración. Mexico: Prentice Hall. 5ta. Edición
El modelo de sistema abiertos
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Marco legal
Clienteo usuario
Insumos nofinancieros
Proveedores
Costumbressociales
Gobierno
Órganosreguladores
Flujofinanciero
Competidores
Tecnología
Esquema de relaciones / Con el Entorno
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Insumos• Inputs o entradas
Proceso• Transformación
Producto• Outputs o salida
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Estructura yfunciones
Sistemasorientados alcumplimiento dela misión,legalidad,criterios degestión y deinformación
Capitalhumano
Tecnología
Sistema deValores yCostumbres
Esquema de relaciones / En lo Interno
Insumos•Inputs o entradas
Proceso•Transformación
Producto•Outputs o salida
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Esquema aplicable a una organización, dependencia dentro de ella, programa, proyecto uoperación-CGR-
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Visión sistémica organizacional
UsuariosProductos
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Actividadpráctica
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Modelo: Matriz Insumo –Proceso-Producto
1. Reunirse en equipos de 6 personas
2. Seleccione un proceso para aplicar la matriz e identifique:
2.1 Objetivo o misión de la organización donde se inserta el proceso
seleccionado
2.2 Objetivo del proceso objeto del análisis sistémico
2.3 Insumos o entradas del proceso / Proveedores
2.4 Proceso (procedimientos, actividades, tareas)
2.5 Producto / Cliente o usuario
2.6 Criterios de calidad del producto
3. Presentación de resultados por equipo y conclusiones generales del docente
Aplicación de la Visión sistémica
1. Sistema es un conjunto de unidades recíprocamenterelacionadas que comparten objetivos comunes
2. Los sistemas abiertos presentan intercambio con elambiente como es el caso de las organizaciones, que pormedio de este intercambio restauran su propia energía yreparan las perdidas
3. La teoría de sistemas es una consecuencia de la TeoríaGeneral de Sistemas, donde se afirma que las propiedadesde los sistemas no pueden ser estudiadas de forma aislada
4. Las organizaciones constituyen una clase de sistema socio-técnico, de tipo abierto que busca el logro de objetivos através de la interacción con el medio ambiente
5. La organización administrativa está formada por partes yéstas interactúan entre sí para alcanzar los objetivos de laentidad
Resumen
Módulo 01: Sistema Nacional de Control Fiscal
Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Noción de ControlConceptualización
TiposFactores de control
Métodos,técnicas y prácticas
Importancia
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Actividad Práctica
¿Qué se entiende por control?
Una vez conocida la visión sistémica delas organizaciones como un todointegrado e interrelacionado,continuamos con el control, comoproceso administrativo inmerso encada actividad dentro de lasorganizaciones
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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La palabra “Control”
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1. Como funcióncoercitiva y restrictiva
2. Como verificación
3. Como comparacióncon algún estándarde referencia
4. Como funciónadministrativa
Impedir conductasindeseables
Corrección
Corrección
Elemento dentro de losprocesos administrativos
Acepciones Sentido
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Factores de control
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Cantidad
………. controla volúmenes
Tiempo
……controla fechasprogramadasCosto …….. indicador deeficiencia administrativa
Calidad ……. especificacionesde los productos o servicios
Factores de control /formas de medirlos
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Cantidad
Presupuestos
Estimaciones
Productosterminados
Unidadesvendidas
Unidadesrechazadas
Inventarios depersonal
Tiempo
Estudios detiempos
Fechas límite
Programas
Tiempo –máquina
Horas hombre
Procedimientos
Costo
Presupuestos
Costo pormetro
cuadrado
Costosestándar
Pronósticos
Contabilidad
Productividad
Calidad
Evaluación dela actuación
Pruebaspsicológicas
Inspeccionesvisuales
Coeficientes
Rendimientodel personal
Informes
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Previo o Preliminar
Concurrente o Concomitante
Retroalimentación
De gestión
Tipos de control
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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• Establecimiento deestándares
• Medición deresultados
• Corrección
• Retroalimentación
• Presupuestos
• Reportes – Informes
• Auditoría
• Control estadísticode los procesos
Métodos, técnicas, procedimientose instrumentos de control
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Establece medidas
Es universal
Determina y analiza
Identifica los sectores responsables de la
administración
Proporciona información
Reduce costos y ahorra tiempo
Su aplicación incide directamente en los resultados
de la organización
Importancia del control
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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1. Control es el proceso que se emplea para asegurar quelos resultados se ajusten a lo programado
2. Se aplica como coerción, verificación, comprobación ocomo función administrativa
3. Al controlar se consideran factores cuantitativos(cantidad, tiempo y costo) o cualitativos (calidad)
4. Existen diferentes tipos de controles de acuerdo a laoportunidad en que se apliquen, estos pueden ser:previo o preliminar, concomitante o concurrente, deretro alimentación y de gestión
5. El control se enfoca en las unidades de trabajo o áreasde acción
Resumen
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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6. Las metodologías, técnicas, procedimientos einstrumentos de control más usados son: establecimientode estándares, indicadores, medición de resultados,corrección, retroalimentación, presupuesto, auditoría,entre otras
7. El control estadístico de los procesos es una herramientaobjetiva para la toma de decisiones que facilita elproceso de mejora en las organizaciones
8. La importancia del control radica en que determina yanaliza las causas que pueden originar desviacionespara que no se repitan y se puedan aplicar medidascorrectivas efectivas
Resumen (cont…)
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Noción de Sistema deControl
ConceptualizaciónComponentes
Mejoramiento continuo
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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El tema trata del control con una visión sistémica, comopremisa para entender el concepto de control interno,que se inserta dentro del sistema organizacional,orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales
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Interés de la temática
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
Conjunto de componentes que pueden regular su propia
conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un
funcionamiento predeterminado. Estos sistemas fueron
relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener
y se aplican en esencia para los organismos vivos, las
máquinas y las organizaciones
Sistema de control
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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Componentes de un sistema de control
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Objetivos, planes,estándares.
(Características a sercontroladas)
Captación y medida deldesempeño presente
(Sensor)
Acción correctiva(Efector)
Comparación de lopresente frente a los
estándares
Retroalimentación
Retroalimentación
Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling. P 505
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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El modelo gerencial actual busca adoptar esquemas queaseguren el cumplimiento de los objetivos, en términos decalidad, costo y tiempo, orientados al control de gestión,integrando a todos los sistemas
Los sistemas de control indistintamente del área quecontrolen se relacionan entre ellos, y llevan almejoramiento organizacional y éste al pasar el tiempo seajusta a las necesidades y supera el mejoramientotendiendo al autocontrol
Mejoramiento continuo o autocontrol
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Unidad 01. Nociones de sistema, control y sistema de control
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1. Los sistemas de control utilizan diferentes medios(métodos, metodologías, procedimientos, técnicas) queconstituyen todos los mecanismos creados por unaorganización para controlar sus operaciones
2. No hay acuerdo entre los diferentes autores de cuálesson las partes que componen un sistema de control; sinembargo, señalan elementos comunes como son: ladefinición de objetivos, planes y estándares; ladeterminación y medida del desempeño presente; lacomparación de lo presente frente a los estándares; laacción correctiva, todo dentro de un esquema deretroalimentación y el seguimiento
Resumen
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