parcours thèses - le coordinateur thèses : un rôle à géométrie variable
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Présentation par Aude Henry (ENS Lyon) et Adeline Rege (Université de Strasbourg) - Journées ABES 2013TRANSCRIPT
Le coordinateur thèses : un rôle à
géométrie variable
Aude Henry – Bibliothèque Diderot de Lyon, Service des thèses
Adeline Rege – SCD Université de Strasbourg, responsable du Département des Collections
Parcours Thèses – Journées ABES – 15 mai 2013
Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
15/05/2013
1. Présentation des établissements
L’Université de Strasbourg Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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Université unique et pluridisciplinaire depuis 2009.
L'Université de Strasbourg est issue de la fusion des trois ex-universités strasbourgeoises : l’Université Louis Pasteur, l’Université Marc Bloch et l’Université Robert Schuman
Le Service Commun de la Documentation gère le réseau des bibliothèques de l'Université de Strasbourg. Ce réseau compte 32 bibliothèques réparties sur les différents campus qui couvrent l'ensemble des disciplines de l'Université.
Elles offrent l'accès à de très nombreux documents imprimés ou électroniques ainsi qu'à de multiples services.
L’Ecole normale supérieure de Lyon Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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L’ENS de Lyon est membre fondateur de l’Université de Lyon.
Elle résulte de la réunion en 2010 de l’ENS Sciences et l’Ecole normale supérieure Lettres et sciences humaines.
Depuis septembre 2012, l'ENS de Lyon exerce la tutelle de la Bibliothèque Diderot de Lyon, qui fusionne de 3 établissements :
Bibliothèque de l'ENS de LyonBibliothèque Inter Universitaire Lyon 2 Lyon 3Bibliothèque de l'Institut français de l'Éducation
Unistra – ENSL - en chiffres Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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Université de Strasbourg :
42 000 étudiants
2700 doctorants
10 écoles doctorales
Environ 450 thèses soutenues chaque année
ENS de Lyon :
2000 étudiants
430 doctorants 100 post-doctorants
10 écoles doctorales
Environ 90 thèses par an
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2. Projet et mise en place du dépôt des thèses électroniques
Thèses électroniques à l’Unistra 1/2
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Un projet inscrit dans la politique de l’Université :
La mise en œuvre du projet de dépôt légal électronique des thèses s’inscrit dans le Schéma directeur du Numérique. Vote du Conseil d’Administration en 2010Dépôt électronique des thèses au 1er janvier 2012Création du service des thèse au sein du SCD, en septembre 2009.
Le projet est piloté par : - deux chefs de projets côté maîtrise d'ouvrage : DIRE et SCD, à égalité- un chef de projet côté maîtrise d'oeuvre : DI
Thèses électroniques à l’Unistra 2/2
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Les étapes du projet :
Un état des lieux du traitement des thèses imprimées et électroniques
L’expression des besoins : - une plateforme pour diffuser les thèses sur Internet et en Intranet, qui puisse diffuser les thèses issues du dépôt légal électronique et les thèses issues du dépôt volontaire
(2006-2011), qui soit compatible avec STAR
- un workflow qui évite la double saisie et partage le travail entre la DIRE et le SCD
- une procédure de dépôt dématérialisée
Mise en œuvre de la solution retenue avec la DI
Ouverture des nouvelles plateformes en mai 2012
Thèses électroniques à la BDL Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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Lancement de la réflexion en 2008, réalisation en 2011 :
Les étapes du projet : Avis du Conseil Scientifique daté du 02 décembre 2010Le dépôt électronique des thèses est effectif au 1er janvier 2011Passage en production dans STAR en mars 2011
Les grands axes du projet : Le projet s'appuie sur les propositions de l'étude de Mme Nelly Kabac, Mise en place à l’École normale supérieure de Lyon du dépôt électronique et du circuit de traitement et de diffusion des thèses avec l’application STAR : gestion de projet, octobre 2008
Ces propositions visaient : - l'exhaustivité du signalement - la visibilité de la production scientifique
Collaboration entre le pôle administratif de la Direction des Etudes et la Bibliothèque
Formation aux applications de gestion du signalement des thèses
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3. Le circuit de dépôt et de traitement des thèses
Le circuit de dépôt et de traitement des thèses 1/5
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Le signalement des thèses en préparation
A l’ENS Lyon comme à l’Université de Strasbourg, la question du signalement des thèses en préparation n’a pas été incluse dans le projet de dépôt électronique des thèses.
STEP à l’ENS LyonParticipation à STEP depuis le printemps 2012 : signalement de toutes les thèses 445 thèses signalées (15/04/13)Activation de la passerelle STEP-STAR au printemps 2013 : éviter la double saisie. Le signalement dans STEP est effectué par le B3C Correspondant STEP : A. Henry, service des thèses de la BDL
STEP à l’Université de StrasbourgParticipation à STEP depuis le printemps 2012 : signalement de toutes les thèses 2818 thèses signalées (25/04/13)La passerelle STEP-STAR n’a pas été activée car STAR est alimenté par un import des données d’Apogée (plus complètes que les données de STEP)Le signalement dans STEP est effectué par le Département Formation doctoraleCorrespondant STEP : J. Hubé, département Formation doctorale (Direction de la Recherche)
Le circuit de dépôt et de traitement des thèses 2/5
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Le dépôt électronique : un processus collaboratif
A l’ENS Lyon
Intervention dans STAR en rôles séparés B3C : saisie des métadonnées administratives (rôle SCOL)BDL : dépôt du fichier, saisie des métadonnées bibliographiques, et validation (rôles FICH, BIBL, et VALID)
Les métadonnées administratives saisies dans les logiciels de la scolarité (Scolarix et Physalis) ne sont pas importées dans STAR.
Le circuit des thèses à l’ENS Lyon
Le dépôt avant soutenance Intervention restreinte du doctorantDépôt à la bibliothèque sur rendez-vous
Période Doctorant Directeur de thèse Bureau du 3ème cycle Bibliothèque Diderot de Lyon
3 ans avant
3 mois avant la soutenance
Dépôt du résumé de thèse avec liste des publications
Proposition de jury de thèse
Transmission du dossier de projet de soutenance à la commission du 3ème cycle pour avis sur le
choix des rapporteurs et membres du jury
4 semaines Retour des rapports au B3C
Signale la date de soutenance prévue
3 semainesSaisie de la date prévisionnelle de
soutenance dans STEP
Réception de la thèse électronique, de l'autorisation et du contrat de diffusion
Attestation de dépôt au B3C
Après la soutenance
Remise au B3C du Procès verbal + l'avis du jury sur la reproduction
de la thèse soutenue
Saisie de la date réelle de soutenance dans STEP>STAR
Envoi l'Avis du jury à la BDL
Enregistrement des métadonnées, NNT, mots-clés, classification lien SUDOC
(rôle dans STAR : BIBL)
1 mois si aucune
correction ou 3 mois si
corrections
Attestation validant les corrections si nécessaire
Envoi de la copie du rapport de soutenance + attestation réussite
au docteur Complète et valide la fiche
rôle SCOL dans STAR
Réception du 2nd dépôt si nécessaire Enregistrement des fichiers et scénario
de diffusion (rôle dans STAR : FICH)
Si les corrections demandées par le jury au moment de la soutenance n'ont pas été effectuées,
arrêt du processus d'enregistrement de la thèse
et retour vers le docteur
Contrôle de conformité dans STAR Demande de vérifications au rôle SCOL si nécessaire (rôle dans STAR : VALID)
Validation finale dans STAR Bordereau Star signé
Émission du diplômeRenvoi du contrat de diffusion au
docteur avec le message de validation finale
SOUTENANCE
Accords pour la publication du sujet sur theses.fr Inscription en doctorat Création fiche STEP
Choix d'une Date de soutenance
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Le dépôt électronique : un processus collaboratif
A l’Université de StrasbourgIntervention dans STAR en rôles séparés Dpt Formation doctorale : saisie des métadonnées administratives et dépôt du fichier (rôles SCOL et FICH)SCD : saisie des métadonnées bibliographiques et validation (rôles BIBL, et VALID)
Les métadonnées administratives saisies dans le logiciel de la scolarité (Apogée) sont importées dans STAR.
Un partage des tâches entre la DIRE et le SCD : le travail dans STAR des gestionnaires de la DIRE est supervisé par le SCD
Le circuit des thèses à l’Université de StrasbourgDépôt après soutenance Intervention restreinte du doctorantDépôt en ligne, via une application accessible dans l’ENT étudiant
Période Doctorant Directeur de thèseDpt Formation Doctorale
(FD)Ecole Doctorale Rapporteurs
Service Commun de Documentation
2 mois avant la soutenance
Dépôt du résumé de thèse avec liste des publications
Proposition de jury de thèseCommission de validation de
jury de thèseEnvoi des courriers aux membres du jury validé par l'ED - Demande
des rapports aux rapporteurs
6 semaines avant la
soutenance
Envoi des exemplaires de thèse aux membres du jury
et au Dpt FD
Courrier au Dpt FD attestant de l'envoi du manuscrit aux membres du jury + indications date, heure
et lieu de soutenance.
Envoi du lien relatif aux formulaires d'enregistrement de
thèse et au contrat de diffusion au doctorant
2 semaines avant la
soutenance
Validation des rapports et autorisation soutenance
Envoi des rapports au Dpt FD au plus tard 2 semaines
avant soutenanceValidation des rapports par VP
recherche et préparation registre de soutenance. Envoi des
convocations et des copies de rapports à tous les membres du
jury et au candidat. Enregistrement des données dans
APOGEE
Quelques jours avant la
soutenance
Après la soutenance
Renvoi du registre de soutenance avec le rapport et l'avis du jury
Enregistrement des résultats dans APOGEE et import dans STAR (import fait par DI). Puis
mise à jour du dossier dans STAR (rôle dans STAR : SCOL)
1 mois si aucune
correction ou 3 mois si
corrections
Dépôt de la thèse et de tous les documents
d'accompagnement sur le guichet dépôt-thèses, dans
l'ENT
Attestation validant les corrections si nécessaire
Vérification du fichier thèse : version diffusion, version
archivage, existence table des matières, titre, résumés français
et anglais, etc.
Enregistrement des métadonnées, N° national thèse, indexation, autorités, exemplarisation SUDOC (rôle dans
STAR : BIBL)
Si les corrections demandées par le jury au moment de la
soutenance n'ont pas été effectuées, arrêt du processus de mise en ligne de la thèse et retour
vers le doctorant.
Vérification et contrôle de conformité dans STAR-Validation finale dans
STAR. (rôle dans STAR : VALID)
Si corrections demandées ont été effectuées ou s'il n'y a pas de
corrections : Dépôt manuel dans STAR du fichier de la thèse (rôle
dans STAR : FICH)
Moissonnage de STAR par la plateforme locale de diffusion Thèses-
Unistra (ORI-OAI)
Envoi de la copie du rapport de soutenance + attestation réussite
Renvoi du contrat de diffusion au docteur avec le message de validation
finale.
Choix d'une Date de soutenance
Récupération du registre de soutenance au Dpt FD
SOUTENANCE
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4. La diffusion des thèses
La diffusion à l’ENS Lyon 1/2 Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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La diffusion au sein de l’établissement
La situation actuelle
Pas de diffusion électronique au sein de l’établissementLes doctorants continuent à fournir une version imprimée pour consultation dans les locaux de la BDL
En projet : une diffusion sur le réseau informatique de la BDL
Les outils techniques : DigiTool (ExLibris), reconnaissance IP des postes de la BDL et accès authentifié
Des mesures pour assurer la bonne consultation des documents : - l’acceptation des conditions de consultation par le lecteur ; - un filigrane « ENS de Lyon » sur toutes les pages de la thèse ; - verrouillage du copier-coller ; impression autorisée.
La diffusion à l’ENS Lyon 2/2 Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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La diffusion en dehors de l’établissement
La diffusion sur Internet
60% des doctorants choisissent la diffusion sur Internet Plateforme de diffusion : Thèses En Ligne (CCSD)
Prêt entre bibliothèques
En projet : demander au doctorant, en cas de choix de la diffusion restreinte, l’autorisation d’imprimer sa thèse et de l’adresser dans le cadre du PEB pour une consultation sur place dans l’enceinte de l’établissement demandeur
La diffusion à l’Université de Strasbourg 1/2
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La diffusion au sein de l’établissement
Une plateforme locale : Thèses-Unistrahttp://theses.unistra.fr/ori-oai-search/index.htmlLogiciel ORI-OAI Moissonnage de STAR et de l’ancien serveur des thèses (Eprints) qui contient les thèses déposées jusqu’en 2011Accès authentifié (CAS) réservé à la communauté universitaire
51% des thèses diffusées en Intranet
La diffusion à l’Université de Strasbourg 2/2
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La diffusion en dehors de l’établissement
Une plateforme locale : Thèses-Unistrahttp://theses.unistra.fr/ori-oai-search/index.htmlLogiciel ORI-OAI Moissonnage de STAR et de l’ancien serveur des thèses (Eprints) qui contient les thèses déposées jusqu’en 2011Accès libre
49% des thèses diffusées sur Internet
Diffusion également sur TEL
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5. Formation et information des doctorants
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Des formations spécifiques mais qui ne concernent pas toutes les disciplines
Formation Isidoc’tMise en place par les bibliothèques des établissements de lettres et sciences humaines du l’Université de Lyon : Lyon 2, Lyon 3, Saint-Etienne, BDLPas d’équivalent pour les sciences et techniques
Un module de formation (21h) comprenant un atelier (6h) dédié à : - la mise en forme de la thèse (feuille de style) ; - au dépôt électronique ; - aux questions de propriété intellectuelle
Des sollicitations ponctuelles Organisation de sessions d’information sur les thèses électroniques pour l’association des doctorants de l’ENSL
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Pas de formations spécifiques, mais une diffusion d’informations la plus large possible
L’absence de formations spécifiques Echec du projet d’une journée de formation obligatoire et intégrée au PIF pour les doctorants à partir de la 2 e année (projet proposé par le SCD et par la DIRE au Collège des Ecoles doctorales)Echec des demi-journées de formation facultative (pas d’inscrits)les doctorants sont invités à suivre les formations de l’URFIST
Une large diffusion d’informations Des outils sur le site web du SCD : tutoriels (création des PDF de la thèse), FAQ, liens et contacts utiles ([email protected]), etc. Les consignes de l’Université pour la mise en forme des thèses ont été intégrées aux formations de l’URFISTPrésentation du dépôt électronique des thèses par le SCD lors de la journée de rentrée des doctorants
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6. Le rôle du coordinateur thèses
Coordinateur thèses Le coordinateur thèses A. Henry/A. Rege – Journées ABES
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Des missions communes :
Il est l’interlocuteur privilégié de l’ABES, des doctorants et des services de l’établissement Il est chargé de la collaboration avec les différents services Il assure le suivi du conventionnement avec l’ABES Il est chargé de la communication avec le réseau Thèses
Des situations différentes :
À l’ENS de Lyon Le coordinateur thèses est également correspondant STAR et correspondant STEP
À l’université de Strasbourg - Des rôles partagés : Correspondant STAR : responsable du service Entrées et traitement du Dpt des Collections du SCDCorrespondant STEP : responsable du Dpt Formation doctorale à la DIRECoordinateur thèses : responsable du Dpt des Collections du SCD
Il coordonne l’action des correspondants STEP et STAR pour toute question commune ; Il est la personne-ressource au SCD pour le dépôt et la diffusion des travaux académiques (thèses d’exercice, HDR, mémoires…).