moduloC PARECER&DE&AVALIAÇÃO&TÉCNICA&Revisão&de&Processos&ISO9001&

&&Processo&referencia:&Processo'Contrato'v1.1''Elaborador:&Ismailin'Schrotter''Resultado&da&avaliação:&APROVADO'COM'RESTRIÇÕES''''Em'função'do'estado'de'implementação'e'maturidade'dos'processos'do'SGQ'da'prefeitura' de' Colombo' nesta' data,' o' processo' avaliado' encontraIse' com' falha'quanto'ao'controle'de'seu'desempenho.'''Campos'Fatores'de'sucesso'do'processo'e'Indicadores:''O'fator'de'sucesso'Prazo'de'Execução'está'monitorado'pelo'indicador'Tempo'de'Execução,' entretanto'a'Acuracidade'da' informação' (requisito/qualidade)'não'é'compatível'com'o'indicador'Percentagem'de'processos'concluídos'(eficácia).'''É' requerida' a' análise' e' registro' desta' sinalizando' as' alterações' feitas,' ou'justificando'e'explicando'o'mantenimento'do'processo.'Os' campos'Fatores'de' sucesso,'Registros' e' Indicadores'de'desempenho'devem'ter'alinhamento'por'serem'complementares'entre'si.'''''Sem'mais,''''' ' '''' ' ' ' ' Curitiba,'01/09/2011'11:15''''

José'Emilio'Porto'Caldeira'Auditor'Líder'ISO9001'

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PROCESSO CONTRATOS v1.1 Descrição São gerados documentos numerados cronologicamente de instrumentos de contratação com a finalidade de formalizar e acordar as vontades entre as partes em procedimentos de compras desta prefeitura.

Fatores de sucesso do processo Prazo de execução Acuracidade de informações.

Limites de Processo Início: Recebimento da RMS, processo licitatório homologado, processo de dispensa ou inexigibilidade e licitatório, solicitação de aditivo. Fim: Devolução para correção da RMS, devolução para correção do processo de dispensa ou inexigibilidade, envio da solicitação de empenho e envio do instrumento de contratação ao fiscal de contrato, devolução para correção da solicitação do termo aditivo, envio do termo aditivo ao fiscal de contrato.

Termos e definições específicos OBS: Consultar Glossário neste site.

Requisitos Decreto municipal 2289/2010. Lei 8.666/1993 e alterações posteriores da Constituição Federal Lei 10.520/2002 e alterações posteriores da Constituição Federal. Instruções Normativas do Tribunal de Contas do Estado. Manual da Qualidade. Norma ISO 9001. Requisitos da Organização.

Registros RNC Tempo de execução.

Responsabilidades Gestão do sistema de qualidade - Rita de Cássia Camargo Gonçalves. Gerenciamento dos recursos e resultados - Vanderlei Cardoso da Silva. Execução do processo – Elisangela Rena Beraldo; Sônia Roseli Chicora; Lucas Faret Teixeira dos Santos; Mariele Maria Meira. Versão atualizada dos procedimentos e divulgação de novas versões – Ismailin Schrotter

Fluxogramas Processo Contratos Parte 1

!

!Processo Contratos Parte 2

!Processo Aditivo

Descritivo das atividades

! Processo Contratos Parte 1 Etapa Responsável Tipo Descritivo / Ação Requisitos Início Diretoria de

Compras / Compras Direta / Licitações

Início do Processo

Vinda da divisão de licitações: processo licitatório homologado. Vinda da diretoria de compras: RMS vinculada a um procedimento licitatório. Vinda do Compras Direta: elaborar Instrumento de contratação em procedimento de dispensa ou inexigibilidade de licitação.

- Processo licitatório homologado ou; - RMS vinculada a Licitação e Aprovada ou; - Processo de dispensa ou inexigibilidade.

Vinculada? Contratos Decisão

Verifica se a documentação é ou possui uma RMS vinculada a um procedimento licitatório com Instrumento de contratação assinado. Sim: Dar continuidade no tramite de solicitar empenho. Não: Se for um processo licitatório ainda com instrumento de contratação não formalizado segue para analisar de que modalidade de licitação que se trata.

- Documento para análise.

Solicitação empenho (Ver SIPOC)

Contrato Registro Solicita o empenho vinculando-a ao procedimento licitatório e ao Instrumento de contratação, a encaminhando para o setor de empenho.

- RMS aprovada. - Sistema gerenciador de informações.

Compra direta?

Contratos Decisão

Verifica se o procedimento licitatório chegou do setor de compras direta ou licitações, analisando a modalidade de licitação. Sim: Se for um procedimento de dispensa ou Inexigibilidade de Licitação teve origem do compras direta. Não: Se for qualquer outra modalidade de licitação teve origem da divisão de licitações.

- Procedimento de compra para análise.

A Contratos Ligação Conexão com o fluxo de processo parte 2 (procedimento de compra vindos da divisão de licitações).

Minuta instrumento de contratação

Contrato Atividade Em se tratando de um processo de Dispensa ou Inexigibilidade de licitação, o setor de contratos elabora a minuta do Instrumento de contratação conforme informações contidas no projeto básico e demais documentos do processo e envia o mesmo para o setor jurídico.

- Elabora a minuta do instrumento de contratação.

Jurídico Procuradoria Jurídica

Decisão

:

Analise jurídica da minuta do instrumento de contratação. Não OK: Emite parecer opinativo sobre a necessidade de alteração ou inclusão de informações ao procedimento de compra. OK: Emite parecer opinativo pelo prosseguimento e apontando correções caso necessário.

- Minuta do instrumento de contratação. - Procedimento de compra.

|Compras Direta|

Compras Direta

Atividade Providenciam as alterações, adequações e providências para que possa ser emitida novamente a minuta do instrumento de contratação, caso de interesse.

- Parecer jurídico. - Procedimento de compra.

Emissão instrumento de contratação (ver SIPOC)

Contratos Atividade Emissão do instrumento de contratação com informações tais como: dados da empresa, representantes, objeto, forma de execução, prazos de execução e vigência, etc. Inclusive a portaria do fiscal de contrato. Cadastro do mesmo no sistema gerenciador de informações

- Minuta do instrumento de contratação. - Portaria de nomeação do fiscal. - Sistema gerenciador de informações.

Assinaturas Procuradoria / Secretários / Contratados

Atividade Coletar as assinaturas no Instrumento de contratação do representante legal da empresa.

- Três vias originais do instrumento de contratação. - Dados da Empresa e do seu representante.

Processo de Publicação (ver SIPOC)

Contratos Processo Encaminha extrato do instrumento de contratação (após a assinatura do representante da empresa) para publicação na mídia oficial do município. Se for Ata de Registro de Preços publicação no site do Município.

- Extrato do instrumento de contratação. - Acesso ao site da Prefeitura.

!Fiscal / Assinatura

Secretarias de Origem

Atividade Com o instrumento de contratação publicado já pode ser solicitado seus serviços ou bens, por isso neste momento encaminha-se a cópia do Instrumento de contratação para o fiscal de contrato bem como coleta sua assinatura neste para que este acompanhe a execução do contrato, bem como dentro das possibilidades coletar as assinaturas dos demais assinantes no contrato e obrigatório a rubrica da Procuradoria.

- Cópia da publicação do instrumento de contratação. - Cópia do instrumento de contratação.

Possui RMS Contratos Decisão:

Verifica se há RMS no procedimento de compra. Sim: Segue para solicitar empenho. Não: Segue para fim do processo.

- Procedimento de compras para analise.

Solicitação Empenho (ver SIPOC)

Contratos Registro Se houver RMS aprovada junto ao procedimento licitatório deverá neste momento ser solicitado o empenho vinculando-o ao procedimento e ao Instrumento de contratação, encaminhando-o para o setor de empenho.

- RMS aprovada. - Sistema gerenciador de informações.

Fim Contratos Fim Final das atividades no setor de contratos.

Processo Contratos Parte 2 Etapa Responsável Tipo Descritivo / Ação Requisitos A Contratos Ligação Continuação do fluxograma contratos parte

1 - Procedimento licitatório.

Requer Contrato?

Contratos Decisão

O setor de contratos analisa o edital e seus anexos juntamente com o parecer jurídico e constata a necessidade ou não da elaboração do instrumento de contratação. Com base no modelo constante no edital é: Sim: incluída as informações necessárias e emitido o instrumento de contratação. Não: Se não houver necessidade de formalizar o instrumento de contratação segue para solicitação de empenho.

- Edital licitatório e seus anexos. - Parecer jurídico de analise do Edital.

Emissão instrumento de contratação. (ver SIPOC)

Contratos Atividade Formalização do instrumento de contratação, conforme o modelo constante no anexo ao edital do procedimento licitatório, incluindo informações da empresa vencedora do certame licitatório para aquele objeto, e portaria de nomeação do fiscal de contrato.

- Processo licitatório. - Portaria de nomeação do fiscal de contrato.

Assinatura contratada

Contratado Atividade Coletar as assinaturas no instrumento de contratação da empresa contratada.

- Três vias originais do instrumento de contratação.

Processo de Publicação

Contratos Atividade Encaminha extrato do instrumento de contratação para publicação na mídia oficial do município. Obs. Neste momento já pode ser emitida a solicitação de empenho, desde que o contrato seja publicado no período determinado póla lei.

- Extrato do instrumento de contratação.

Fiscal / Assinaturas

Procuradoria /Secretários

Atividade Coletar as assinaturas no Instrumento de contratação do fiscal bem como encaminhar cópia para o mesmo, coleta rubrica da procuradoria e dos secretários envolvidos.

- Três vias originais do instrumento de contratação.

Possui RMS Contratos Decisão:

Verifica se há RMS no procedimento licitatório. Sim: Segue para solicitar empenho. Não: Segue para fim do processo.

- Processo licitatório para analise.

Solicitação Empenho (ver SIPOC)

Contratos Registro Se houver RMS aprovada junto ao procedimento licitatório deverá neste momento ser solicitado o empenho vinculando-o ao procedimento licitatório e ao Instrumento de contratação, a encaminhando para o setor de Empenho o qual dará continuidade ao procedimento de compra.

- RMS aprovada. - Sistema gerenciador de informações.

Empenho Setor de Empenho

Processo Processo do setor de empenho elabora a nota de empenho e depois repassa uma via para o setor de contrato.

- Solicitação de empenho. - Sistema gerenciador de informações.

Processo de Publicação (ver SIPOC)

Contratos Atividade Encaminha extrato do empenho para publicação na mídia oficial do município.

- Cópia do empenho.

Fim Contratos Final Final das atividades no setor de contrato.

!Processo Aditivo Etapa Responsável Tipo Descritivo / Ação Requisitos Início Fiscal de

Contrato/Protocolo Início Solicitação da empresa contratada ou

da secretaria de origem/ fiscal de contrato de aditivo ao instrumento de contratação.

- Processo administrativo de solicitação de aditivo. - Solicitação ou parecer de aditivo da contratada. - Solicitação ou parecer do fiscal de contrato. - (Orçamentos ou documento atestando alteração do valor contratual). - (RMS aprovada)

Analise Solicitação Aditivo

Setor de Contratos Dúvida:

Verifica se há parecer ou solicitação do fiscal de contrato e da empresa contratada juntamente ao processo de aditivo, atestando e justificando a solicitação de aditivo que também deve estar assinado pelo secretário da pasta responsável pelo instrumento de contratação. Verifica também se a solicitação de aditivo está de acordo com as clausulas do instrumento de contratação. Sim: Dar continuidade. Não: Encaminha para fiscal de contrato para parecer.

- Solicitação ou parecer de aditivo da contratada. - Solicitação ou parecer do fiscal de contrato. - (Orçamentos ou documento atestando alteração do valor contratual).

Correção Contratos Registro Registra as correções a serem feitas na solicitação de aditivo.

- Analise completo da solicitação do aditivo.

Secretaria de Origem

Secretaria de Origem / Fiscal de Contrato

Atividade Corrige ou altera o que foi necessário de acordo com informação vinda do setor de contratos.

- Documento ou despacho emitido pelo setor de contratos apontando as correções necessárias.

Acréscimo Valor?

Contratos Duvida:

Verifica se o termo aditivo envolve acréscimo de valor. Sim: Segue para verificação. Não: Dar continuidade sem a necessidade de parecer da SEFAZ.

- Solicitação de parecer jurídico.

Parecer Contabilidade

Contratos Duvida:

Verifica se a solicitação de aditivo que envolva valor possui declaração de SEFAZ ou RMS aprovada. Sim: Da continuidade a solicitação de aditivo. Não: Retorna ao fiscal de contrato para inclusão da declaração da SEFAZ. Por meio de informação correção.

- Solicitação ou parecer de aditivo da contratada.

Solicitação de Parecer Jurídico

Contratos Atividade Apensa a solicitação de aditivo ao procedimento de compra principal o qual originou o instrumento de contratação e o encaminha para a procuradoria.

- Procedimento de compra principal. - Solicitação de aditivo.

Parecer Jurídico

Procuradoria Jurídica

Registro Emite parecer jurídico sobre a solicitação de aditivo ao Instrumento de contratação, fazendo a validação da documentação, confrontando com as informações do Instrumento de contratação original e no procedimento licitatório.

- Solicitação ou parecer de aditivo da contratada. - Solicitação ou parecer do fiscal de contrato. - (Orçamentos ou documento atestando alteração do valor contratual). -(declaração SEFAZ). - Procedimento licitatório o qual deu origem ao instrumento de contratação. - Instrumento de contratação

Parecer Favorável?

Contratos Duvida:

Verifica se o parecer jurídico é favorável à emissão do termo aditivo. Sim: Dar continuidade ao tramite de emissão do termo aditivo. Não: Encaminha para correção apontando as desconformidades do parecer jurídico.

- Parecer jurídico emitido pela procuradoria.

Informar Fiscal

Contratos Registro Informa fiscal de contrato sobre apontamentos do parecer jurídico.

- Parecer jurídico. - Processo de Solicitação de aditivo.

Emite Aditivo Contratos Atividade Emissão do termo aditivo, indicando - Processo

!as alterações ao instrumento de contratação inicial ou termo anterior. Bem como lançar o termo aditivo no sistema gerenciador de informações.

administrativo de solicitação de aditivo. - Solicitação ou parecer de aditivo da contratada. - Solicitação ou Parecer do fiscal de contrato. - (Orçamentos ou documento atestando alteração do valor contratual). - (Declaração SEFAZ). - Parecer jurídico. - Instrumento de contratação. - Sistema gerenciador de informações.

Assinatura Contratada

Empresa Contratada

Atividade Coleta-se a assinatura da contratada nas três vias do termo aditivo.

- Três vias do termo aditivo.

Publicação Setor de Contratos Processo Após o termo aditivo ser assinado pela contratada este segue para o processo de publicação do extrato do termo aditivo.

- Termo aditivo assinado pela contratada. - Extrato do termo aditivo.

Assinaturas Secretarias Atividade Fica disponível para o(s) secretario(s) envolvidos e do fiscal de contrato, assinar as três vias do termo aditivo, rubrica da procuradoria nas vias do termo aditivo e entrega de cópia do termo aditivo ao fiscal de contrato.

- Três vias do termo aditivo. - Cópia do termo aditivo.

Possui RMS? Setor de Contratos Duvida:

Verifica se junto ao termo aditivo há RMS aprovada. Sim: Encaminha para solicitação de empenho. Não: Encaminha para assinatura dos secretários envolvidos no aditivo.

- Análise á documentação verificando se há RMS. - Cópia da publicação na mídia oficial do município.

Solicitação Empenho

Setor de Contratos Registro Elabora a solicitação de empenho vinculando ou indicando o termo aditivo ao Instrumento de contratação, e encaminha para o setor de Empenho.

- RMS aprovada. - Sistema gerenciador. - Termo aditivo.

Fim Fim Fim das atividades.

SIPOC

S I P O C Processo: Processo de Dispensa ou Inexigibilidade: Responsável pelas Informações: Secretaria de Origem.

- Projeto Básico, indicando: Valor máximo, forma de execução, descrição do objeto, dados do fiscal de contrato, dotação orçamentária, prazo de execução e vigência, forma de pagamento e principais obrigações da contratada e contratante. - Orçamento contendo no mínimo: CNPJ, telefone para contato e (marca do produto) e Contrato Social.

Minuta do Instrumento

de Contratação

Minuta deve mencionar: - Dados do representante da Contratante. - Dados do representante da Contratada. - Cláusula do Objeto. - Cláusula do Regime de Execução. - Cláusula de Responsabilidades da Contratada e Contratante. - Cláusula de prazo de vigência e execução. - Cláusula de pagamento. - Cláusula de Penalidades.

Jurídico.

! Responsável pelas Informações: Compras direta.

- Parecer Jurídico, (sugerindo a necessidade de Parecer Jurídico). - Cópia da publicação do Extrato da Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação.

- Cláusula da prorrogação. - Cláusula de rescisão. - Cláusula “das disposições finais”. - Cláusula da Fiscalização do Instrumento de contratação. - Cláusula “do Forro”. - Assinatura da Contratada. - Dotação Orçamentária. Para Termo de Parceria ainda: - Cláusula do programa de trabalho, das metas, dos indicadores de desempenho e da previsão de receitas e despesas. - Cláusula da Liberação de Recursos. - Cláusula da prestação de contas. - Cláusula da modificação.

S I P O C Processo: Processo Licitatório das Modalidades: Convite; Tomada de Preços; Concorrência Publica; Pregão e Concessão. Responsável pelas Informações: Divisão de Licitações.

- Minuta de Contrato contida no Edital.

Processo: Processo de Dispensa e Inexigibilidade Responsável pelas Informações: Procuradoria Jurídica.

- Minuta de Instrumento de contratação analisada e com sugestões de alterações feitas pela Procuradoria Jurídica.

Elaboração do Instrumento de

Contratação

Instrumento de contratação deve mencionar: - Dados do representante da Contratante. - Dados do representante da Contratada. - Cláusula do Objeto. - Cláusula do Regime de Execução. - Cláusula de Responsabilidades da Contratada e Contratante. - Cláusula de prazo de vigência e execução. - Cláusula de pagamento. - Cláusula de Penalidades. - Cláusula da prorrogação. - Cláusula de rescisão. - Cláusula “das disposições finais”. - Cláusula da Fiscalização do Instrumento de contratação. - Cláusula “do Forro”. - Assinatura da Contratada. Para Termo de Parceria ainda: - Cláusula do programa de trabalho, das metas, dos indicadores de desempenho e da previsão de receitas e despesas. - Cláusula da Liberação de Recursos. - Cláusula da prestação de contas. - Cláusula da modificação.

Empresas/Fiscal de Contrato/Secretarias solicitantes

!S I P O C

Documento: RMS Aprovada Origem do Documento: Secretaria de Origem.

- RMS Vinculada ao Procedimento Licitatório ou acompanhando o procedimento licitatório homologado. Além de Informações Orçamentárias: Projeto, Atividade, Categoria da Despesa, Fonte do Recurso e Desdobramento da Despesa; - Descrição e Código do Item da Despesa no Sistema Gerenciador; - Quantidade dos Itens; - Dados Procedimento Licitatório, empresa vencedora dos itens constantes na RMS e modalidade e número do procedimento licitatório.

Solicitar Empenho

- Informações Orçamentárias: Projeto Atividade, Categoria da Despesa, Fonte do Recurso e Desdobramento da Despesa; - Descrição e Código do Item da Despesa no Sistema Gerenciador; - Quantidade dos Itens; - Dados Procedimento Licitatório. - Dados Fornecedores; - Condição de Pagamento; - Prazo de Entrega - (Número do Instrumento de contratação); - (Número do Termo Aditivo); - Definição Valor Unitário e total dos itens;

Setor de Empenho

S I P O C Documentos Necessários: - Processo Administrativo. - Parecer ou Solicitação do Fiscal de Contrato. - Parecer ou Solicitação da empresa contratada. - (Declaração da SEFAZ) - Parecer Jurídico. - Processo de aquisição que deu origem ao instrumento de contratação. - Instrumento de contratação. Estes deveriam ser Imputs.

- Número do Processo Administrativo. - Justificativa ou parecer do Fiscal de contrato da solicitação de aditivo. - Justificativa ou parecer da empresa contratada para o aditivo. - (Indicação de dados orçamentários) - Nº. do termo aditivo; modalidade e seu nº. de ID. - Dados dos representantes das partes. - Cláusula do Objeto. - Demais Cláusulas.

Elaboração do Termo Aditivo

Termo Aditivo deve mencionar: - Dados do representante da Contratante. - Dados do representante da Contratada. - Cláusula do Objeto. - Cláusulas alteradas. - Campo para assinatura das partes. - Nº. do termo aditivo; modalidade e seu nº. de ID.

Empresas/Fiscal de Contrato/Secretarias solicitantes

Indicadores:

Tempo de execução do processo concluído: Nome Objetivo Método/ Cálculo. Limite Ação Tempo de Execução

Monitorar o tempo de execução do processo.

Serão registradas e medidas através do sistema de gerenciamento as datas de início e Término do Processo de Contrato, Data Final do processo (DF) menos a data da inicial (DI) que será igual ao número de dias corridos necessários para a finalização de um processo concluído(NDC).

*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.

N/A

! Porcentagem de Processos Concluídos: Nome Objetivo Método/ Cálculo. Limite Ação Porcentagem de Processos Concluídos

Monitorar o percentual de processos concluídos.

O número de processos em andamento e finalizados serão conseguidos através do sistema de gerenciamento de informação da Prefeitura de Colombo, onde serão medidos os processos finalizados (PF) e dividindo estes pelo número total de processo iniciados (TPI) vezes cem que será igual a porcentagem de processos concluídos (PPC).

*Obs. Não há histórico para definição de limite aceitável.

N/A

PF TPI

x100 = PPC

Controle de Versões Versão Data Alteração Elaborador Revisor 1.0 09/11/2010 Versão inicial Ismailin Emílio 1.1 1º Revisão do processo de contratos ismailin Emílio