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• Einführung - Uwe Ulrich
• Pause (5 min.)
• Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender
• Pause (20 min.)
• Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski
• Pause (5min.)
• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich
• Diskussion / Fragen
Browserbasiertes, intuitives und intelligentes
Erfassen und Scannen mit
Info Activate
Meike Walther
Steffen Bossack
Axel Schlender
Was erwartet Sie in diesem Webinar:
Teil 1: Einführung
1. Warum Browserbasiertes, verteiltes Erfassen?
2. Architektur und Grundelemente von Info Activate.
3. Anwendungsbeispiele. Mobiles Erfassen.
4. Info Activate Live
Teil 2: Neuigkeiten V 2.0
1. Neue Features und Funktionen.
2. Preismodell
3. Fazit und Ihre Fragen
Die Themen von Document Imaging
30.07.2015
• Einführung - Uwe Ulrich
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• Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender
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• Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski
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• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich
• Diskussion / Fragen
Erstaunliche Vielfalt!
Das Hardware - Portfolio 2013
Für jede Anwendung die passende Komponente!
Trūper
3210/3610
ScanMate
i1120
i1405 Scan Station
500 i2400
i2600
i2800
sceye
i920
i2900
i4200
i4600
i1860
Ngenuity
9090/9125/
9150
ImageTrac
i5200
i5600
ii5800
i3200
i3400
30.07.2015
• Einführung - Uwe Ulrich
• Pause (5 min.)
• Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender
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• Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski
• Pause (5min.)
• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich
• Diskussion / Fragen
Papierdokumente in SharePoint integrieren
Verteiltes Erfassen unternehmensweit
Logistik Service Personal Rechnungen
Niederlassung
Agenturen Kunden
Niederlassung
Lieferanten AD Mitarbeiter
30.07.2015
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• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich
• Diskussion / Fragen
Papierdokumente in SharePoint integrieren (2)
Verteiltes Erfassen weltweit
2 Medienbruch soweit wie möglich zur Entstehung verschieben
3 Flexibilität. Mobilität. Anpassungsfähigkeit. Einfachheit.
4 Perfekte Ergänzung für jedes ECM oder SharePoint.
5 Scanner, Smartphones, Multifunktionsgeräte sind nahezu überall verfügbar.
6 Sehr einfach, schnell und administrationsarm realisierbar.
1 Die Trends: 1. Verteiltes, dezentrales Scannen & Erfassen.
2. Automatisierung von Geschäftsvorfällen und Prozessen.
Warum ist verteiltes Erfassen eines der “Hype” Themen?
30.07.2015
Branchenübergreifende Anwendungen
Wirtschaftsprüfer
Kanzleien
Steuerbüros
Praxen
Handwerk
• Verträge
• Verwaltungsakten
• Prüfungsunterlagen
• Beweismittel
• Forderungsprozesse
• Juristische Genehmi-
gungsverfahren
Mittelstand
Industrie, Zulieferer
Kommunen
Kliniken
Behörden, etc.
• Kaufmännische Belege
• Rechnungen, Lieferscheine
• Posteingang
• Verträge
• Entwicklungsunterlagen
Versicherungen
Krankenkassen
Banken
Industrie
Behörden
Retail
• Formulare
• Serviceunterlagen
• Personalunterlagen
• Einstellungsmanagement
• Mahnungen, AD Abrechnungen
• Zahlungsfreigaben
• Genehmigungsworflows
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• Diskussion / Fragen
Warum ein Produkt für SP 2010/2013?
Größter Wachstumsbereich bei Microsoft
Zentrale Business Plattform für Unternehmen
Zentrale Installation, leichte Administration
Trend zu browserbasierten Systemen
Kein eigener Erfassungsclient enhalten
30.07.2015
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• Diskussion / Fragen
Drei verschiedene Anforderungen:
Knowledge Worker
Entscheider
IT Administrator
• einfach, intuitiv
• Metadaten sicher u. einfach mitgeben
• in der gewohnten Software bleiben
• NULL Training
• ortsunabhängig, jederzeit einsetzbar
• zentrale Installation (SP Server) und Admin
• NULL Software auf den Clients
• Browser basiert (Browser unabhängig)
• simple Erstellung der Apps und Workflows
• Kosten deutlich senken, IT Resourcen
• Standard Tools
• klare, übersichtliche Infrastruktur
• Ausbaufähigkeit
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• Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich
• Diskussion / Fragen
Accounting
Legal
Human Resources
Customer Service
Order Processing
Customers Supply
Government
Resellers / Agents
Sales
Geschäftsvorfälle / Workflows
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• Diskussion / Fragen
Kodak Info Activate Solution
Legal
Human Resources
Customer Service
Order Processing
Sales
Accounting
Streamlines Dokumentenerfassung und Prozesse
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• Diskussion / Fragen
Info Activate
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• Diskussion / Fragen
Die Info Activate Bedieneroberfläche
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• Diskussion / Fragen
Der Info Activate Scan Client
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Der integrierte Viewer:
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• Diskussion / Fragen
Die Info Activate Ausgabe nach SharePoint
… oder FileShare !
30.07.2015
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• Diskussion / Fragen
Smart, Intelligent, Einfach! I
Die Möglichkeiten im Überblick:
Barcode Erkennung integriert • Matching mit Content Types
• Splitting auf Content Types
• Alle wichtigen 1D + 2D Codes
Indexierung • direkt beim Erfassen oder separat
• SP Content Types
• manuell, Lasso OCR, Datenbank Anbindung
Volltext PDF/A • komplette Nuance (Omnipage) Integration
• Volltextrecherche
Viewer
• optional
• > 300 Formate
• Thumbnail-, Vollansicht, Annotationen, etc.
Workflowmodul
• optional
• Ninetex
30.07.2015
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• Diskussion / Fragen
Ganz genau hingeschaut!
Bestechende Bildqualität am Beispiel einer Rechnung (schwarz/weiss)
45 KByte 250 KByte
1 1
Info Activate Version 2.0
Neue Funktionen und Features
Infrastruktur:
Unterstützung von
SharePoint 2013
Info Activate
Versions-Upgrade (V1.2 auf
2.0)
Erfassen von mobilen Endgeräten (Android + iOS)
1. Job auswählen 2. Fotografieren
und korrigieren
3. Indexieren
Unterstützung von Multifunktionsgeräten
Multifunktionsgerät Email Server
Accounting
Legal
Human Resources
Customer Service
Order Processing
Sales
Info Activate
Definierte Mail Adresse pro Job
Managed Metadata (Verwaltete Metadaten)
Im Managed Metadatenfeld werden angezeigt:
a) Verschiedene Treffer bei Eingabe
b) Vordefinierte Werte/Felder stehen zur Auswahl
SharePoint Inhaltstypen (Content Types / Lookup Fields)
Document Sets (Dokumentenmappen)
One Click OCR (“Point & Shoot”)
• Automatisches
Weiterspringen
in das nächste
Index-Feld
• “Rechts Click”
Auswahl der OCR Sprache
Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten
Import / Export von Aufträgen
Importieren
Exportieren
Verschieben / Kopieren von Aufträgen
verschieben
kopieren
Verschieben und kopieren
von Dokumenten während
der Ausgabe
• Bisher nur mit Hilfe von
Workflows möglich
• Nun im Ausgabe-Setup
integriert
Indexieren nach dem Scannen (“Index later”)
ANHALTEN/HOLD
Anpassung an Benutzertypen
1. Bearbeiten und übertragen (skip
indexing)
2. Indexieren und übertragen (skip
editing)
3. Direkt-Scan zu SharePoint
Manueller Import von Dokumenten
Integration in Capture Pro Version 4.5
Batch-orientierte
Erfassungs-Lösung
• Schnelles, effektives Erfassen von
Business Dokumenten in hoher
Qualität
• Hohe Produktivität und erweiterte
Index-Möglichkeiten
• Kritische Dokumente und
Datenbankanbindung
• Unterstützt Kodak und 3rd-Party
Scanner
Scan- und Workflow-Lösung für
Microsoft SharePoint
• Business-Dokumente erfassen mit
“One-Click” erfassen
• Volle Integrieration in die SharePoint
Plattform
• Browser basierend und leicht zu
bedienen
• Beständigkeit und Exaktheit von
Business Daten
• On-Premise und zukünftig SaaS
(Cloud-basierend)
Erfordert Kodak Alaris Capture Pro Version 4.5 und Auto-Import Modul
Integration in Capture Pro
KIAS Job 1
Capture Pro 4.5
Scanner
Input Split Docs Send to KCP Save Temp Doc Delete Temp Docs
Read Docs Fill in Index fields Send to
KIAS OCR Zones Delete Temp Images
Verify
Index
Data
Output to SharePoint
Library Rename
Initiate workflow for
approval
KIAS Job 2
Beispiel Flow chart für KIAS 2.0 / CSPro 4.5 Zonal OCR
Info Activate Lizensierungsmodell
Volumen und Transaktionsfrei, unbegrenzte Scanmengen, Scannerunabhängig
„Named CAL`s, Lizensierung pro Anwender (20, 50,100 ,200, 500, unlimitiert)
CAL`s werden Benutzern zugewiesen, nicht Geräten
CAL`s können wiederbenutzt werden (Anmelden/Abmelden/Neue Benutzer)
Basispaket: Server + 20 CAL`s
Erweiterung: CAL`s (20, 50, 100, 200, 500, unlimitiert)
und/ oder Server nach Bedarf
Software Assurance 1 Jahr inclusive (3/5 Jahre optional)
Vizit Viewer und Nintex Workflow als Option
CAL = Client Access Licence
30.07.2015
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Die Architektur: Info Activate Solution
QC client
Kodak Perfect Page Post-scan
Bildoptimierung
Dashboard client
Reporting Statistic
Management Scan client
Browser Shortcuts / Profile
TWAIN
Index client
Manueller Index Metadaten Validierung Lasso OCR
Admin client
Scanner Setup Applikations Setup
Info Activate Clients
Capture Workflow OCR
Bildverarbeitung Ausgabe /Option. Module
Info Activate Server
Browser basierter Drag n`Drop Workflow Designer
Einfache Verteilung und Verwaltung
Info Activate Workflow Modul
Info Activate Server
Technische Vorausetzungen (minimum Voraussetzungen)
Server hardware 64-bit, four core CPU; 8 GB RAM; 80 GB hard drive
Server operating system Microsoft Windows Server 2008 Enterprise R2 SP1, Server 2012
SharePoint requirement SharePoint Foundation 2010 SP1, 6/2011 CU, SP 2013 ein oder mehrere Server
Database requirement Microsoft SQL Server 2008 R2 (64 bit), Server 2012
Client PC requirement 2 GB RAM
Scanner requirement TWAIN-compliant driver
Browser requirement Internet Explorer 7, 8 or 9; Silverlight 5 (andere Browser möglich)
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• Diskussion / Fragen
Was tun bei sehr großen Dokumentenmengen?
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• Pause (20 min.)
• Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski
• Pause (5min.)
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• Diskussion / Fragen
SharePoint mit ECM oder FileShare verbinden
slight powered by
• bei sehr großen Datenmengen gerät SharePoint schnell an seine Grenzen
• Dokumente können mit SP nicht in externe FileShare`s oder Archive geschrieben werden
• hohe Geschwindigkeiten und sicheres, robustes Handling großer Datenmengen mit
detaillierter Protokollierung erforderlich
• revisionskonforme und mandantenfähige Ablage erforderlich
Die Lösung: Active Migration und Active Repository Manager von Tecmasters
Verlinkung von SharePoint mit beliebigen Repository Systemen
Metadaten Erfassung Bilder
File System extern
Fazit:
30.07.2015
www.kodakalaris.com/go/infoactivate
Präsentation auf: www.scanloesungen.de
Download der Aufzeichnung auf YouTube
Informationen unter: www.kodakalaris.com/go/events
Capture
Software
Pro
Info
Activate Info
Insight
Vielen Dank für Ihr Interesse!