pcm – upravljanje projektnim ciklusom
TRANSCRIPT
PCM –Upravljanje projektnim
ciklusom
Irena DžimrevskaVera Jovanovic
Predrag MarkovicAleksandar Damnjanovic
ciklusom
CILJEVI TRENINGA
� razumeti šta je projekat i njegova uloga doprinosu loklnom i regionalnom razvoju
� razumeti principe upravljanja projektima i faze u procesu upravljanja projektimaprocesu upravljanja projektima
� ovladati alatima za upravljanje projektima, npr. logički okvir projekta
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Upravljanje projektimaii
naše iskustvo u tome
OSNOVNE KARAKTERISTIKE PROJEKTA
� odgovor na određeni problem
� orijentisan je ka cilju
� ima jasno određen datum početka i završetka
� ima obezbeđeno finansiranje� ima obezbeđeno finansiranje
� zasnovan je na timskom radu
� oslanja se na prethodno razrađen plan
PROJEKAT
predstavlja
skup aktivnosti međusobno povezanih i
organizovanih na takav način da vode ka
ostvarenju unapred definisanog ciljaostvarenju unapred definisanog cilja
ELEMENTI PROJEKTA
CILJCILJ
ResursiResursiOsoblje, finansije,
oprema, prostor, informacije
VremeVremeDatum početka i
završetka
Zašto je upravljanje projektima važno u
kontekstu unapređenja kontekstu unapređenja znanja i kompetencija svih
učesnika?
I VEŽBA
� Predstavljanje projektnih ideja/problema –diskusija
� Kreiranje radnih grupa radi dalje razrade projektnih ideja
PROJEKTNI CIKLUS
Analiza situacije
Planiranje projekta
Sprovođenje i praćenje projekta
EvaluacijaFinansiranje
Programiranje
Praćenje i evaluacija
Identifikacija projekta
Ovlašćenja Strategija
evaluacija projekta
Implementacija Razvoj / Predlog
Ocena i odobrenjeFinansiranje i
sredstvaPrioriteti
ANALIZA
SITUACIJE
ANALIZA SITUACIJE
� Cilj svake analize je da se dobije najcelovitija i najrealnija slika stvarnosti
� Svaka analiza se sastoji od
• prikupljanja informacija • prikupljanja informacija • obrade prikupljenih informacija
� Izrada analize vrši se prema određenoj metodologiji koja se koristi u celini ili se prilagođava specifičnostima projekta.
ANALIZA SITUACIJE
Analiza zainteresovanih strana
Analiza stanja(npr S.W.O.T.)
Dodatne analizei razmatranja
Analiza problema
zainteresovanih strana
S A D A Š NJ O S TUNUTRA
SNAGE SLABOSTI
S A D A Š NJ O S TUNUTRA
SNAGE SLABOSTI
Analiza stanja –
S.W.O.T.
BUDUĆNOST/ TRENDOVI
AŠNjI
SPOLjAŠNjI
ŠANSE PRETNJE
BUDUĆNOST/ TRENDOVI
AŠNjI
SPOLjAŠNjI
ŠANSE PRETNJE
I PREZENTACIJA
� Postojeće SWOT analize
ZAINTERESOVANE STRANE
ENGL. STAKEHOLDERS
� Zainteresovane strane su svi oni pojedinci, grupe ljudi, udruženja, organizacije, institucije i privredni subjekti koji imaju bilo kakav interes ili uticaj u projektu projektu
ZAŠTO ANALIZA ZAINTERESOVANIH
STRANA?
� Da nam jasno ukaže na to da li projekat, zadovoljava potrebe krajnjih korisnikapotrebe krajnjih korisnika
� Radi procene ostvarljivosti ciljeva za čiju realizaciju su nam neophodni ključni partneri
SPROVOĐENJE ANALIZE
ZAINTERESOVANIH STRANA
�Identifikacija i grupisanje
�Sagledavanje stavova i potreba korišćenjem različitih tehnika (upitnici, intervjui, fokus različitih tehnika (upitnici, intervjui, fokus grupe, analiza postojećih dokumenata, izveštaja i sl)
�Obrada podataka, tj analiza
�Kategorizacija i definisanje strategija uključivanja, saradnje i komunikacije
IDENTIFIKACIJA I GRUPISANJE
ZAINTERESOVANIH STRANA
�Zainteresovane strane se dele u dve grupe/tipa:
� KRAJNJE KORISNIKE� KRAJNJE KORISNIKE
� KLJUČNE PARTNERE (oni koji na određen i utvrđen način učestvuju, doprinose, utiču ili imaju interes)
KRITERIJUMI ZA
KATEGORIZACIJU
ZAINTERESOVANIH STRANA
� Neki od kriterijuma za procenu autoritetazainteresovane strane mogu biti: zainteresovane strane mogu biti: • nivo finansijskih sredstava koje zainteresovana strana
obezbeđuje• stručnost zaposlenih i kvalitet usluga koje zainteresovana
strana pruža• brojnost (kod procene autoriteta krajnjih korisnika)
1
Zainteresovanastrana
2
Osnovnekarakteristike
3
Potrebe
4
Šta može da doprinese
5
Šta im je potrebno zauzvrat
6
Aktivnosti angažovanja
II PREZENTACIJA
Identifikacija zainteresovanih strana
ANALIZA
PROBLEMA
� Analiza problema se zasniva na sagledavanjunegativnih aspekata trenutne situacije
� Postojeći problemi se definišu kao postojeće negativno stanje, a ne kao odsustvo rešenjanegativno stanje, a ne kao odsustvo rešenja
� Utvrđuje se ključni problem, a zatim se definišu se uzroci koji su doveli do njega i posledice do kojih je problem doveo
� Na taj način dobija se drvo problema
Poželjno je da se u proces identifikacije problema uključe zainteresovane strane
DRVO PROBLEMA
KAKO SE SPROVODI
ANALIZA PROBLEMA?
� Definišite ključni problem;
� Počnite da uspostavljate veze između uzroka i posledica tako što ćete probleme koji su direktno prouzrokovali ključni problem nizati ispod njega, a one koji su nastali kao posledica iznad njega;one koji su nastali kao posledica iznad njega;
� Odgovarajući na pitanje:«Koji je uzrok toga što se to desilo?» i dalje se nižu problemi, istim logičkim sledom;
� Problemi se zatim strelicama povezuju sa njihovim posledicama;
II VEŽBA
� Za odabranu projektnu ideju uradite drvo problema
DRVO CILJEVA
� Kada se završi definisanje problema čitavo drvo problema inverzijom se pretvara u drvo ciljeva.
� Za ovako dobijene ciljeve neophodno je osmisliti načine � Za ovako dobijene ciljeve neophodno je osmisliti načine za njihovo ostvarivanje, a to se radi kroz definisanje projekata, odnosno očekivanih rezultata i aktivnosti
DRVO CILJEVA
P
Opšti Opšti ciljcilj
Specifi čniSpecifi čniciljcilj
RezultatiRezultatiAktivnostiAktivnosti
Ulov ribe i prihod
porodica koje žive od
ribolova je
stabilizovan ili
povećan
Ugroženost rečnog eko
sistema je smanjena
uključujući i povećanje
ribljeg fonda
Učestanost bolesti koje su
prouzrokovane
zagađenom vodom je
smanjena naročito u
siromašnim
domaćinstvima i kod dece
mlađe od 5. god.
Kvalitet vode u reci
Tamiš je poboljšan
za 80%
Smanjena je količina
čvrstog otpada koji se
baca u reku
Zagađivanje se
efektivno kontroliše
Stanovništvo je
svesno rizika od
bacanja otpada
RM i Agencije su
efektivne i štite
interese stejkholdera
Ustanovljeni su
obrazovni programi
Broj domaćinstava i
fabrika koje ispuštaju
u reku svoje otpadne
vode je smanjen
Uspostavljena je nova
pravna regulativa efektivna
u prevenciji zagađivanja
vodenih tokova
Zaštita životne sredine
je prioritet Vlade
Prečišćavanje
otpadnih voda
zadovoljava standarde
zaštite životne sredine
Povećan je %
domaćinstava i privrede
koji su priključeni na
kanalizaciju
Povećane su
kapitalne
investicije
Poboljšano je poslovno
planiranje lokalnih vlasti
uključujući mehanizme za
povraćaj troškova
III VEŽBA
� Za odabranu projektnu ideju uradite drvo ciljeva
ELEMENTI PROJEKTNOG
PREDLOGA/PROJEKTNIH APLIKACIJA
� OPIS:� Naslov� Ukupna vrednost projekta� Sažetak� Ciljevi i obuhvat projekta (opšti i specifični)� Kontekst i opravdanost (relevantnost projekta u odnosu na lokalna,
sektorski specifična i nacionalna strateška dokumenta, relevantnost sektorski specifična i nacionalna strateška dokumenta, relevantnost aktivnosti u odnosu na cilj, identifikacija potreba i ograničenja ciljnih grupa/zainteresovanih strana, njihov opis i procena broja)
� Detaljan plan aktivnosti (tabelarno)� OČEKIVANI REZULTATI
� Konkretni rezultati� Rizici� Održivost� Logička matrica
� BUDŽET� Tabelarni prikaz budžeta
OBUHVAT PROJEKTA, OBUHVAT PROJEKTA, OPŠTI I POSEBNI CILJEVI, REZULTATI I AKTIVNOSTI
Faza planiranja projekta
PROJEKTNI CIKLUS
U PROJEKTNO-ORIJENTISANOJ
ORGANIZACIJI
Analiza situacije
Planiranje projekta
Sprovođenje i praćenje projekta
EvaluacijaFinansiranje
OBUHVAT PROJEKTA (SCOPE)
� opisuje probleme koje bi projekat mogao da reši ili izmeni� daje osnovu za početak procesa planiranja i razvoja projekta� kontekst i opravdanost (na osnovu sprovedenih analiza)� veza sa strateškim dokumentima � predloženo rešenje
� korisnici � vremenski okvir� okvirna sredstva� pretpostavke
CILJEVI
Sažete izjave o tome kako treba da izgleda željeno promenjeno stanje kome težimo, a koje predstavlja promenu u odnosu na identifikovanu situaciju tj.problem
VREMEAAAA
BBBB
Identifikovana situacija-problem
Željeno promenjeno stanje
VRSTE CILJEVA
� U funkciji vremena:� Dugoročni� Srednjoročni � Kratkoročni
� U funkciji opštosti i specifičnosti:opšti � opšti
� specifičan� U funkciji nivoa planiranja:
� ciljevi višeg reda npr. programski ciljevi� ciljevi nižeg reda npr. projektni
OPŠTI CILJ PROJEKTA
širi cilj kome projekat nastoji nastoji
da doprinese ili da ga održi
SPECIFIČAN CILJ PROJEKTA
konkretni cilj/ciljevi koje konkretni cilj/ciljevi koje projekat treba da postigne
M.U.D.R.O. – S.M.A.R.T.
Prilikom postavljanja specifičnog cilja mora se voditi računa o parametrima koji daju odgovore na pitanja da li je cilj
Merljiv?Merljiv?Uokviren vremenski?Dostižan?Realan?Određen?
Postupak se ponavlja kada želimo da proverimo da li ciljevi koje smo formulisali u sebi sadrže sve gore navedene parametre.
REZULTATI PROJEKTA (OUTPUTS)
�� Ono što projekat mora da ostvari da bi se postigao cilj Ono što projekat mora da ostvari da bi se postigao cilj � Parametri kojima se definišu konkretna očekivanja
od realizacije jedne ili više aktivnosti u jedinici vremenavremena
� Predstavljaju ključne parametre -”međaše” ciljnog planiranja, praćenja izvršenja plana i izveštavanja prema rezultatima koji povezuju nivo aktivnosti sa ciljevima
� Mogu biti proizvodi, mere ili usluge koji se ostvaruju u procesu rada, a kojima se doprinosi ostvarenju cilja!
EFEKTI PROJEKTA (OUTCOMES)� Kumulativno, očekivano dejstvo promene koje
ostvareni rezultati treba da proizvedu kao međukorak u postizanju ciljeva.
� Očekivana kvalitativna mera napretka ka cilju
� Očekivana kvalitativna mera napretka ka cilju
IZRADA PLANA AKTIVNOSTI
Planiranje projekta
AKTIVNOSTI
� Niz zadataka koje treba obaviti ili niz uslugakoje treba obezbediti kako bi se postigli očekivani rezultati programa/projekta, odnosno planirane promene
� Aktivnosti se sprovode određenim redosledom (hronološkim i logičkim)
� Tabelarni prikaz aktivnosti daje se u planu aktivnosti (gantogram)
� Na ovom nivou vrši se procena potrebnih sredstava i troškova tj. budžetiranje
IZRADA PLANA AKTIVNOSTI
početni koraci
� skicirajte vremenski okvir projekta� identifikujte odgovorne osobe i institucije/organizacije � identifikujte odgovorne osobe i institucije/organizacije
koje učestvuju u planiranju i realizaciji projekta� organizujte aktivnosti u odgovarajućem vremenskom
sledu
ZATIM……
� odredite datum početka i završetka svake aktivnosti
� odredite ko je odgovoran za svaku aktivnost� odredite potrebna sredstva za svaku aktivnost
PLAN AKTIVNOSTI
AktivnostDatum
početkaDatum
završetkaOdgovorna
osoba
Sredstva
Materij. Ljudska Finansij.
IV VEŽBA
� Za odabranu projektnu ideju i na osnovu analize � Za odabranu projektnu ideju i na osnovu analize situacije definišite opšti i specifične ciljeve projekta, poštujući princip M.U.D.R.O.
� U odnosu na definisane ciljeve odredite rezultate projekta
� O odnosu na rezultate definišite aktivnosti projekta
KLJUČNA PITANJA
� Da li je opis aktivnosti dovoljno jasan?
� Možete li precizno da procenite koliko će aktivnost trajati?
� Možete li precizno da procenite potrebna sredstva?
UPRAVLJANJE RIZIKOM
Planiranje projekta
RIZIK JE
mogućnost da se cilj/ciljevi projekta ne postignu zbog nepredviđenih nepovoljnih dešavanja
UPRAVLJANJE RIZIKOM
Upravljanje rizikom je :
proces identifikacije mogućih rizika, procene njihovog potencijalnog uticaja na projekat, izrade i sprovođenja potencijalnog uticaja na projekat, izrade i sprovođenja planova za smanjenje negativnih posledica promene
CIKLUS UPRAVLJANJA RIZIKOM
Definišite okvir
Identifikujte rizike
Procenite
Analiza rizika Upravljanje rizikom
Praćenje i Proceniterizike
Identifikujte odgovarajuće
reakcije
Izaberite odgovorekoje ćete primeniti
Praćenje i izveštavanje
Planiranje i sprovođenje
IDENTIFIKACIJA MOGUĆIH RIZIKA
� pregledajte izveštaje o problemima koji su se pojavili u sličnim projektima
� razmotrite ih sa kolegama, ekspertima i profesionalcima sličnog iskustva
� pogledajte iskustva drugih zemalja vezana za iste ili � pogledajte iskustva drugih zemalja vezana za iste ili slične projekte
� sprovedite dodatna istraživanja� budite precizni u opisivanju rizika
PROCENA MOGUĆIH RIZIKA NA
SPROVOĐENJE PROJEKATA
� odredite verovatnoću pojave određenog rizika
� razmotrite obim posledica� razmotrite obim posledica
VEROVATNOĆA – MATRICA UTICAJA
S S V V V
N S S V V
Ver
ovat
noća
Veo
ma
M
ala
Sre
dnja
V
elik
a V
eom
am
ala
v
elik
a
N S S V V
N N N S S
N N N N S
Uticaj
Ver
ovat
no
Veoma Nizak Srednji Visok Veomanizak visok
Veo
ma
M
ala
Sre
dnja
V
elik
a V
eom
am
ala
v
elik
a
PLANIRANJE REAKCIJA (ODGOVORA) NA RIZIK
� ignorisanje rizika� podnošenje rizika� smanjivanje rizika� prebacivanje rizika
podela rizika � podela rizika
Reakcije na rizik treba da budu:
� održive� ostvarive� finansijski prihvatljive
ANALIZA RIZIKA – PRIMER MATRICE
Tip
rizikaOpis rizika
Verovatnoća
nastupanjaUticaj Plan reagovanja
Interni,Visoka, Visok, Opis šta treba uraditi kako bi se
Interni,
EksterniKratak opis rizičnog
događaja
Visoka,
Srednja,
Niska
Visok,
Srednji,
Nizak
Opis šta treba uraditi kako bi se
minimizirao uticaj rizičnog događaja
1 Interni
2 Interni
3 Eksterni
4 Eksterni
V VEŽBA
� Identifikujte rizike za odabrani projekat i odredite im stepen verovatnoće
…I NA KRAJU
� možete ignorisati rizike ali rizici neće ignorisati vas
� upravljanje rizikom zahteva preduzimanje akcija i donošenje odluka
� upravljanje rizikom je aktivan i stalan proces, nije samo prosta vežba u kojoj ćete štiklirati šta ste obavilisamo prosta vežba u kojoj ćete štiklirati šta ste obavili
LOGIČKA MATRICA
PROJEKTAPlaniranje projekta
LOGIČKA MATRICA PROJEKTA
Logička matrica projekta je vizuelni instrument planiranja koji predstavlja,u četiri kolone i četiri reda,
glavne komponente projekta, njihove odnose i glavne komponente projekta, njihove odnose i strukturu
ZAŠTO SE KORISTI PRISTUP
LOGIČKE MATRICE PROJEKTA?
Pomaže u:
� Postavljanju logičke strukture projekta sa hijerarhijom ciljevaciljeva
� Identifikovanju pretpostavki za postizanje ciljeva i za održive ishode
� Određivanju kako učinak i ishodi mogu najbolje da se prate i evaluiraju
� Prikazu rezimea projekta u standardnom formatu
� Praćenju i razmatranju projekta tokom faze implementacije
LOGIČKA MATRICA PROJEKTA
Opis IndikatoriIzvori
proverePretpostavke
Opšti cilj
Specifični Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti
LOGIKA MATRICE LOGIČKOG OKVIRA
Opis Indikatori Izvori provere
Pretpostavke
Opšti cilj
Specifični Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti
LOGIKA MATRICE LOGIČKOG
OKVIRA
Opis Indikatori Izvori provere
Pretpostavke
Opšti cilj
Specifični Specifični cilj
Rezultati
Aktivnosti
Preduslovi
KAKO POPUNITI MATRICU
Opis Indikatori Izvori provere Pretpostavke
Opšti cilj
Specifični cilj
1
2 7
8 9
10 11Specifični cilj projekta
Rezultati
Aktivnosti
sredstva troškovi
2
3
4
6
710 11
13
5
12
Opis projekta Indikatori -
Pokazatelji
Izvori verifikacije Pretpostavke
Opsti cilj -Kako projekat
doprinosi realizaciji cilju
politike ili izabranom
strateskom cilju za
realizaciju te politike-koji
je njegov krajnji efekat?
Kako ce se meriti opsti
cilj i to kvantitativno
kvalitativno, vremenski
Kako ce se sakupljati
informacije i podaci,
kada ce se sakupljati i ko
ce ih sakupljati
Ako je postignut
specifičan cilj koje
pretpostavke treba da se
pokazu kao tacne da bi
bio postignut opšti cilj
Specifičan cilj projekta –
Koji je to specifičan cilj
projekta kojim se
doprinosi opštem cilju?
Kako ce se meriti
specifičan cilj i to
kvantitativno
kvalitativno, vremenski
Kako ce se sakupljati
informacije i podaci,
kada ce se sakupljati i ko
ce ih sakupljati
Ako su postignuti
ocekivani rezultati, koje
pretpostavke treba da se
pokazu kao tacne da bi doprinosi opštem cilju? kvalitativno, vremenski ce ih sakupljati pokazu kao tacne da bi
se postigao specifičan cilj
Rezultati- Konkretni
proivodi i konretne mere,
usluge koje projekat daje
Kako ce se meriti
rezultati i to
kvantitativno
kvalitativno, vremenski
Kako ce se sakupljati
informacije i podaci,
kada ce se sakupljati i ko
ce ih sakupljati
Ako su Aktivnosti
obavljene, koje
pretpostavke treba da se
pokazu kao tacne da bi
se doslo do ocekivanih
rezultata
Aktivnosti- Skup zadataka
koje treba obaviti da bi se
doslo do zeljenog
rezultata
Sredstva - Koja su
potrebna sredstva za
obavljanje tih
aktivnosti npr. osoblje,
oprema, obuka,
istraživanja, roba,
prostor...
Cena
Koliki su troškovi
projekta?
Kako su troškovi
klasifikovani?
Koji preduslovi treba da
budu zadovoljeni pre
početka rada da bi se
obavile aktivnosti?
Opis
Opšti cilj
Specifi čni cilj
Rezultati
Aktivnosti
PRETPOSTAVKE
Pretpostavke su:spoljni faktori koji mogu da utiču na projekat,
koje morate da uzmete u obzir, alikoje morate da uzmete u obzir, alinad kojima nemate kontrolu
Za razliku od rizika, pretpostavke se uvek saopštavaju na pozitivan način…
Opis Pretpostavke
Opšti cilj
Specifi čni cilj
Rezultati
Aktivnosti
INDIKATORI
� Kvantinativni i kvalitativni metod merenja napretka i procene da li su ostvareni rezultati,posebni i opšti ciljevi projekta
Indikatori moraju da budu specifični i da ukazuju na:
� Kvantitet (Quantity) – obim promene – za koliko;
� Kvalitet (Quality) – vrsta promene;� Vreme (Time) – za koje vreme bi trebalo da dode
do promene.
INDIKATORI
Cilj Indikator/pokazatelji
Očekivani rezultat/ciljani indikatori
Izvor podataka
Izvor provere
Siromaštvo u Srbiji smanjeno za 2% do 2013. godine.
Procenat siromašnih ispod linije siromaštva
6% RZS Kvartalni izveštaj RZS
IZVORI PROVERE
Izvori provere navode:
koji izvori informacija će se koristiti u proveri
definisanih indikatora kojima se meri postizanje
očekivanih rezultata
Indikatori Izvori provere
Opšti ciljOpšti cilj
Specifi čni cilj
Rezultati
Aktivnosti
VI VEŽBA
� Popunite matricu logičkog okvira za odabrani projekat
PCM-Upravljanje projektnim ciklusom
Hvala !