PDF & ACROBAT X@ BEG

Ver 1.0

• Volledig gestroomlijnde user interface• Panels• Toolbar area

• Aangepaste commentaar panel• Actions• Lees-modus• Converteer mogelijkheid naar Word, RTFs,

spreadsheets …• Consulteer de sectie : “What's new” in de ‘help

file’

WAT IS NIEUW IN ACROBAT X ?

Ver 1.0

• Simplicité d’emploi et productivité• Panneaux• Barre d’outils

• Procédure de commentaire optimisé• Assistant Actions• Mode Lecture• Amélioration de la numérisation• Conversion aux formats Excel et Word …• Voir: nouveautés décrites dans le fichier d’aide

QUOI DE NEUF EN ACROBAT X ?

Ver 1.0

• Create button• Toolbars

• Quick tools• Common toolbars

• Navigation• Selection and Zoom• Page views

• Panes• Task panes• Navigation panes

OMGEVING

• Managing toolbars• manage quicktools

• from Customize• dragging and

dropping

• Adding tools on common toolbars

• Reset & Hiding

• Properties bar• Preferences

Ver 1.0

• Bouton Créer• Zone des barres d’outils

• Barre d’outils rapides• Barre d’outils communs

• Commandes de navigation de pages

• Commandes de sélection et de zoom

• Commandes d’affichage de page

• Panneaux• volets des tâches• panneaux de navigation

ENVIRONNEMENT

• Gestion des barres d’outils•Personnaliser les outils

rapides • par l’outil de

customisation• par glisser déplacer

•Customiser les barres d’outils communes

•Reset et masquer

• La barre des propriétés• Les préférences

Ver 1.0

• Noodzaak om kwaliteitsdocumenten te kunnen bewaren en te beheren

• Keuze voor een electronisch formaat dat een exacte copie en print-out biedt en dus garant staat voor een correcte inhoud en opmaak

• ‘Wyiswyg’ formaat, onafhankelijk van om het even welk medium (printer, scherm, pda, ,..)

• Veilig en onveranderbaar formaat• Tijdsbestedig formaat• Open ISO standaard

WAAROM PDF @ ELECTRABEL?

Ver 1.0

• Une nécessité afin de pouvoir sauvegarder et gérer des documents de qualité

• Un choix pour un format électronique qui fournit une copie exacte et un print-out exact; donc garantit le contenu et format correct

• Un format ‘wyiswyg’ avec indépendance complète du périphérique (imprimante, écran, portable ,..)

• Un format securisé et inchangeable • Un format résistant au temps• Un standard ISO ouvert

POURQUOI PDF @ ELECTRABEL?

Ver 1.0

Autonoom – bijv. embedded fonts & kleur informatie / profielen

Zichzelf beschrijvende bestanden – bijv. ingebedde metadata, structuur

Apparaat onafhankelijk

Onbelemmerde toegang – bijv. geen encryptie of toegangs controle buiten de file

Overal beschikbaar, wijdverspreid formaat

Geen multimedia

Formulier velden zijn toegelaten, weliswaar zonder verborgen velden of javascript

Geen bijlagen op dit moment: PDF/A-2 laat PDF/A attachments wel toe

HET CONCEPT PDF/A

Ver 1.0

Autonome – p.ex. polices incorporées, profils couleurs incorporés

Auto-description des fichiers – p.e. metadata incorporés , structure logique

Indépendant des périphériques

Accès sans entraves – pas de cryptage, contrôle d’accès hors du fichier

Format disponible partout et bien répandu

Pas de multimédia

Champs formulaire permis, mais pas de champs cachés et pas de javascript

Pas de pièces jointes pour le moment

PDF/A – CONCEPT

Ver 1.0

PDF/A creatie &‘Draft’

Watermerk

LIFE CYCLE VAN KWALITEITSDOCUMENTEN

Gebruik van PDF/A

view format

Verwijderen watermerk

SAP: nieuwe voorpagina

Gebruik van PDF/Aview format

Toevoegen watermerk‘Obsolete’

Ver 1.0

création PDF/A &filigrane ‘Draft’

LE CYCLE DE VIEDES DOCUMENTS DE QUALITÉ

Utilisation du PDF/A

‘view’ format

enlèvement filigraneSAP: nouvelle page de

garde

Utilisation du PDF/A‘view’ format

ajout filigrane‘Obsolete’

Ver 1.0

SAP DMS DIR

Ver 1.0

SAP DMS DIR

• Description• Code classification• Editeur• Auteur• Business process• Code Doc type• ....

• Liens• Compétences• ...

plusieurs fichiers.docx.pptx.dwg.pdf...

(Authoring files)

Maximum 1fichier de

consultation = PDF/A-1b

Ver 1.0

Bevat alle objecten – pdf, metadata, links, bron documenten, status enz. mbt een correct gebruik

Stelt de PDF/A file ter beschikking = View Format = wat wordt gebruikt in de praktijk

Dit View Format kan worden geconsulteerd en geprint via Acrobat Reader

Garandeert via PDF/A de toegang tot het exacte document en de achterliggende tekst/bronnen, met of zonder OCR

DOCUMENT INFO RECORD (DIR)

Ver 1.0

Contient tous les objets - pdf, métadonnées, liens, sources, statut etc. pour une utilisation correcteFournit le fichier original (Original Application File - OAF) sous forme de fichier PDF = original

View format peut être consulté et imprimé avec Acrobat Reader

Avec ou sans OCR: PDF/A donne une image exacte du document

DOCUMENT INFO RECORD (DIR)

Ver 1.0

• Start idealiter vanuit de ‘authoring files’ aangemaakt via de officiële templates

• Strategische volgorde bij de aanmaak van PDFs:1.Via SAP: SAP voorziet in de mogelijkheid om PDF/A

formaten automatisch te genereren !2. Via de gebruikte applicatie: print to PDF (Office,

AutoCAD…)3. Via ‘Save as PDF’ binnen de applicatie (Office,

AutoCAD…) 4. Via een scan met een multifunctionele printer (of via

versturen naar DocMgt)5. Via de mailbox “PDF - Convert file to PDF” (vervallen)6. Via Acrobat Pro: voor specifieke doeleinden, als er geen

andere mogelijkheden zijn

• Annotaties1. PDF X-Change viewer2. Acrobat Pro

PDF/A CREATIE

Ver 1.0

• Idéal = partir des modèles officiels• Ordre séquentiel stratégique dans la création des

PDFs:1. Automatiquement via SAP2. Via l’impression de l’application utilisée: impression au

format PDF (Office, AutoCAD ...)3. Enregistrer au format PDF dans l'application (Office, ...)4. Scanner à travers une imprimante multifonctionnelle5. Mail à la boîte aux lettres « PDF - Convertir fichier au

format PDF » (obsolète)6. Acrobat Pro: pour des objectifs spécifiques, en absence

d’autres solutions

• Annotations1. PDF XChange Viewer2. Acrobat Pro

CRÉATION DE PDF

STRATEGIE BIJ PDF CREATIE

Methode Voordelen / troeven Beperkingen / gevaren

SAP •Beste methode waar mogelijk met het minste werk•Automatische ‘Draft watermark’ bij goedkeuring•Automatische frontpagina•Goede garantie voor een correcte conversie

•Niet mogelijk met alle formaten•Maximum 1 ‘authoring file’

Printen via de applicatie

•Eenvoudig in gebruik•Vaak de beste aanpak als andere methodes geen correcte PDF/A-1b standard aanmaken

•Mogelijke problemen met bookmarks•PDF/A-1b configuratie

Bewaren via de applicatie

•Eenvoudig•Aangewezen methode i.g.v. bookmarks & hyperlinks

•behoeft PDF/A-1b en andere configuraties

Scanning •Laat het scannen toe van alle papier-formaten •Geen PDF/A-1b garantie

Mailbox “PDF-Convert”

•Goede methode als niets anders beschikbaar is

•Geen support of ondersteuning meer

Acrobat Pro •Laat het integreren toe van meerdere files in 1 PDF •Conversie/upgrade mogelijkheid naar PDF/A-1b•Preflight/controle van de PDF/A-1b standaard•Vele features: watermarks, stamps, redmarking,…

•Complexe software•Duur

PDF Xchange viewer

•Goedkope soft (redmarking, watermarks, stamps,…)•Eenvoudig in gebruik

•Beperkt in mogelijkheden

STRATEGIE – CREATION PDF

Méthode Avantages / Atouts Limitations / Dangers

SAP •Meilleure méthode avec le moins de travail•Filigrane ‘Draft’ automatique après validation•Page de garde automatique•Bonne garantie pour une bonne conversion

•Pas possible avec tous les formats•Maximum 1 ‘authoring file’

Imprimer dans l’application

•Simple dans l’utilisation•Souvent la meilleure méthode pour arriver à un bon format PDF/A-1b

•Problèmes potentiels avec les signets•Configuration PDF/A-1b

Enregistrer dans l’application

•Simple•Méthode conseillée pour la bonne conversion de signets et hyperliens

•Configuration

Scanner •Permet de scanner tous les formats papier •Pas de garantie PDF/A-1b

Mailbox “PDF-Convert”

•Bonne méthode si rien d’autre n’est disponible •Plus de support

Acrobat Pro • Intégration de plusieurs fichier dans 1 PDF •Conversion vers PDF/A-1b et contrôle en amont•Fonctionnalités multiples: filigranes, tampons....

•Logiciel complexe•Cher

PDF Xchange viewer

•Bon marché (redmarking, filigranes, tampons,…)•Simple d’utilisation

•Fonctionnalités limitées

Ver 1.0

• ZST 10010043316 - Doc Mgt policy• ZST 10010223289 - Treat and manage quality

documents • ZNO 10010292063 - Manual treatment of

common documents• ZNO 10010244681 - Use of BEG/GMS templates• STAR DMS03 - Document management for

document managers - comprehensive slideshow manual

• STAR Quick News - 13/05/2011 – Automatic ACR creation

BRONDOCUMENTEN – DOCMGT

Ver 1.0

• ZST 10010043316 – Proc. de politique Gest. de Doc.

• ZST 10010223289 – Gérer et traiter des doc. de qualité

• ZNO 10010292063 – Traitement doc. communs• ZNO 10010244681 – Utilisations des canevas

BEG-DMS• STAR DMS03 – Gestion doc. pour Document

Managers• STAR Quick News - 13/05/2011 – Création

automatique ACR

DOCUMENTS SOURCE – DOCMGT

Ver 1.0

AUTOMATISCHE PDF AANMAAK IN SAP DEMO

Ver 1.0

CREATION AUTOMATIQUE DU PDF DEMO

Ver 1.0

AUTOMATIC PDF AANMAAK IN SAPEINDRESULTAAT

Ver 1.0

CREATION AUTOMATIQUE DU PDFRESULTAT FINAL

Ver 1.0

• F8 : hide toolbar area • F9 : hide menu• F4 : hide/show panes• Ctrl-K : preferences• Ctrl-F : search, Ctrl-G : next• Ctrl-H: read mode• Ctrl-L : full Screen mode• Ctrl + : zoom in• Ctrl-R : activate ruler• Het gebruik van single key accelerators

SHORTCUTS

Ver 1.0

• F8: masquer zone barres d’outils• F9: masquer menu• F4 : masquer/afficher panneaux• Ctrl-K: préférences• Ctrl-F: recherche, Ctrl-G : suivant• Ctrl-H: mode lecture• Ctrl-L: mode plein écran• Ctrl + : zoom• Ctrl-R: règle• L’utilisation des ‘single key accelerators’

RACCOURCIS

• http://www.pdfa.org – PDF association• http://www.validatepdfa.com – online PDF/A validator • http://www.pdflib.com/knowledge-base/pdfa - PDF/A technische info

• http://blogs.adobe.com/acrolaw - blog met how to’s• http://acrobatusers.com – Adobe community• http://blogs.adobe.com/acrobat• http://www.designgeek.com

Algemeen

• http://www.enfocus.com/product.php?id=855 – Enfocus Pitstop Pro• http://www.evermap.com

Add-ins

• http://acrobatusers.com/forum/collaboration-commenting/preflight-errors-during-pdfa-1a-validation

• http://www.pdfscripting.com• http://www.evermap.com/javascript.asp

Technisch

LINKS

• http://www.pdfa.org – PDF association• http://www.validatepdfa.com – online PDF/A validator • http://www.pdflib.com/knowledge-base/pdfa - PDF/A info technique• http://blogs.adobe.com/acrolaw - blog• http://acrobatusers.com – Adobe community• http://blogs.adobe.com/acrobat• http://www.designgeek.com

Général

• http://www.enfocus.com/product.php?id=855 – Enfocus Pitstop Pro• http://www.evermap.com

Add-ins

• http://acrobatusers.com/forum/collaboration-commenting/preflight-errors-during-pdfa-1a-validation

• http://www.pdfscripting.com• http://www.evermap.com/javascript.asp

+ Technique

LIENS

Ver 1.0

• Hoe snel een PDF creëren van meerdere documenten?• Kleine tekstaanpassingen maken met de typewriter tool.• Snel iets redmarken en voorzien van commentaar.• Bookmarks aanmaken en verbeteren.• Formules in documenten omzetten.• Word bookmarks recupereren bij het omzetten.• PDF/A documenten (read-only) toch aanpassen.• Een of meerdere watermerken aanbrengen en beheren.• Documenten splitsen.• Zelf stempels aanmaken en gebruiken.• Meerdere sheets uit Excel naar a PDF bestand omzetten.• De omvang van een PDF bestand reduceren.• PDF/A-1 bestanden valideren.• Een of meerdere bestand optisch zoekbaar maken (OCR).• Pagina nummering in header of footer aanbrengen.• Foto’s kunnen toevoegen en kunnen bewerken.

OEFENINGENTOPICS DIE AAN BOD KOMEN

Ver 1.0

• Comment rapidement créer un PDF à partir de plusieurs documents?

• Faire des petites modifications de texte avec le ‘typewriter’.• Rapidement ajouter du redmarking et un commentaire.• Créer et modifier des signets.• Convertir des formules dans des documents.• Récupérer des signet Word pendant la conversion.• Comment éditer des documents PDF/A (lecture seul).• Ajouter et gérer un ou plusieurs filigranes.• Diviser des documents.• Créer ses propres tampons.• Convertir plusieurs feuilles en Excel au format PDF.• Réduire la taille d’un PDF.• Valider des documents PDF/A-1.• Rendre des documents aptes à la recherche textuelle (OCR).• Ajouter une numérotation de page dans l’en-tête ou pied de page.• L’ajout des images.

EXERCICESSUJETS TRAITES